Download - Lập Kế Hoạch và Triển Khai Công Việc
LẬP KẾ HOẠCH VÀ TRIỂN KHAI CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ
Giảng viên: Nguyễn Tuấn Anh
KHÓA HỌC
ĐI TÌM MỘT NỬA TRÁI TIM
TRÒ CHƠI
MỤC TIÊU
Biết được lợi ích và tầm quan trọng của lập kế hoạch;
Lập kế hoạch và tổ chức công việc theo quy trình;
Xây dựng kế hoạch công việc hàng ngày hiệu quả;
Sắp xếp công việc, quản lý thông tin hiệu quả;
NỘI DUNG
① Tổng quan về lập kế hoạch và tổ chức công việc.
② Phương pháp lập kế hoạch công việc.
③ Cách thức tổ chức công việc hiệu quả.
④ Quản lý và giám sát triển khai kế hoạch.
Chia nhóm – Giới thiệu – Chấm điểm
CHIA NHÓM
• Đặt tên Nhóm.
• Thiết kế Logo của Nhóm.
• Bầu Trưởng nhóm.
GIỚI THIỆU
• Tên & Logo của Nhóm.
• Ý nghĩa tên Nhóm.
• Mong đợi của nhóm.
1Tổng Quan Về Lập Kế Hoạch
Và Tổ Chức Công Việc
HOẠT ĐỘNG XÂY CẦU BẰNG BÁO LẦN 1
5 Phút thực hiệnBao gồm: Báo, dây, kéo,băng dính, 2 ghế
HOẠT ĐỘNG XÂY CẦU BẰNG BÁO LẦN 2
4 Phút lập kế hoạch + 5 phút thực hiệnBao gồm: Báo, dây, kéo,băng dính, 2 ghế
Lập kế hoạch là gì?
Vì sao lại cần phải lập kế hoạch?
Những loại kế hoạch nào mà các nhà Quản lý ởCông ty mạng lưới VIETTEL thường xuyên phải lập?
Bạn hiểu “Luôn bắt đầu từ mục tiêuđã được xác định” là gì?
• Lần thứ nhất: sáng tạo về mặt tinh thần (thiết kế).
• Lần thứ hai: sáng tạo về mặt vật chất (xây).
Mọi sự vật đều được sáng tạo hai lần
Đâu là sự khác nhau giữa Lãnh đạo và Quản lý?
Lãnh đạo và Quản lý
Lãnh đạo và Quản lý
Thấy
Làm
Được
7 Việc quan trọng nhất cần làm
•Cải thiện việc giao tiếp với mọi người.
• Làm công việc chuẩn bị tốt hơn.
• Lập kế hoạch và tổ chức tốt hơn
•Chăm sóc sức khỏe bản thân tốt hơn.
•Tìm kiếm các cơ hội mới.
•Rèn luyện bản thân.
•Trao quyền cho người khác.
Vị trí của việc lập kế hoạch đối với nhà quản lý
Trò chơi đuổi hình bắt gà
BA
2Phương Pháp Lập Kế Hoạch Công Việc
Việc lập kế hoạch của các đơn vị thuộcCông ty Mạng lưới VIETTEL diễn ra như thế nào?
Đánh giá thực trạng các nguồn lực
Dự đoán, dự báo
Xác định mục tiêu
Phân loại mục tiêu
Công ty
Bộ phận
Cá nhân
Phương pháp SMART
Specific: Cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu
Measuable: Đo đếm được
Attainable: Có thể đạt được bằng sức của mình
Relevant: Liên quan đến tầm nhìn chung
Time-bound: Có thời hạn
Xây dựng các phương án
Đánh giá các phương án
Lựa chọn các phương án
Xây dựng các kế hoạch bổ trợ
Hoạt động: Sợi dây kết nối
MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP LẬP KẾ HOẠCH
5W1H
How
What
Who
WhyWhen
Where
5WH2C5M
•Xác định mục tiêu yêu cầu công việc 1W (Why).
•Xác định nội dung công việc 1W (What).
•Xác định 3W còn lại (Where,When,Who).
•Xác định cách thức thực hiện 1H (How).
•Xác định phương pháp kiểm soát 1C (Control).
•Xác định phương pháp kiểm tra 1C (Check).
•Xác định nguồn lực thực hiện 5M (Man, Money,Material, Machine, Method).
LẬP KẾ HOẠCH TRÊN MỘT TRANG GIẤY
Tầm nhìn
Sứ mệnh
Các chiến lược
Mục tiêu
Kế hoạch
Thực hành lập kế hoạchcho một công việc cụ thể tại VIETTEL
3Cách Thức Tổ Chức Công Việc Hiệu Quả
Việc tổ chức và phân công công việc ở VIETTEL?
Xác định chức năng nhiệm vụ
•Xác định chức năng.
•Xây dựng quy trình.
•Định biên công việc.
•Xác định mô tả công việc.
•Phân công công việc.
Sắp xếp nơi làm việc
Quản lý thông tin và Công việc
Xem xét đánh giá và điều chỉnh
Chương trình hóa tổng thể
6 BƯỚC TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ
Kết nối tầm nhìn với sứ mệnh của bạn
1
Nhận diện các vai trò
22
Lựa chọn mục tiêu phần tư thứ hai cho từng vai trò
3
Tạo quy chuẩn cho quyết định hằng tuần
24
Rèn luyện tính chính trực khi ra quyết định
25
Đánh giá
26
ĐI TÌM KHO BÁU
4Quản lý và Giám Sát Triển Khai Kế Hoạch
Quản trị thời gian
Nhật ký thời gian
Thế hệ quản trị thứ nhất
• Là “Các công cụ nhắc nhở” bao gồm những mẩu ghichép đơn giản và bản liệt kê công việc.
•Bạn luôn mang những bản liệt kê và thường xuyênđối chiếu với nó để khỏi quên việc định làm.
1
2
Thế hệ quản trị thứ hai
• Là phương pháp “lập kế hoạch và chuẩn bị” bao gồm
xác lập mục tiêu, đặt kế hoạch, lên lịch hoạt động.
•Đặc trưng là lịch công tác và sổ ghi các cuộc hẹn.
•Bạn thường lập kế hoạch các cuộc hẹn, viết ra các cam
kết, xác định thời hạn, địa điểm diễn ra các cuộc hẹn.
3
Thế hệ quản trị thứ ba
• Lập kế hoạch, đặt ưu tiên, và kiểm soát.
•Bạn sẽ dành thời gian để làm rõ các giá trị và các ưu
tiên, bạn sẽ đặt ra các mục tiêu dài ,trung và ngắn hạn.
•Đặc trưng của thế hệ này là các công cụ lập kế hoạch và
tổ chức công việc với các biểu mẫu chi tiết cho kế hoạch
hằng ngày.
4
Mô thức tầm quan trọng Thế hệ quản trị thời gian thứ tư
•Quan tâm đến cả hai yếu tố tính khẩn cấp và tầmquan trọng trong cuộc sống cũng như công việc.
•Khi ra quyết định hằng ngày, một trong hai yếu tốnày có xu hướng chi phối.
•Vấn đề nảy sinh khi chúng ta hành động chủ yếuxuất phát từ mô thức tính khẩn cấp hơn là mô thứctầm quan trọng.
Mô thức tầm quan trọng Thế hệ quản trị thời gian thứ tư
•Hành động phải xuất phát từ mô thức tầm quan trọng.
•Dành nhiều thời gian cho sự chuẩn bị, lập kế hoạch vàtrao quyền, chúng ta sẽ giảm thời gian cho chữa cháy,khủng hoảng và cấp bách thuộc phần tư thứ I.
4
Làm Và Được
Được ít Được nhiều
Làm ít
Làm nhiều Làm nhiềuĐược ít
Làm nhiềuĐược nhiều
Làm ítĐược ít
Làm ítĐược nhiều
80/20
80%
20%
Ma trận thời gian
Khẩn cấp Không khẩn cấp
Quan trọng
Không quan trọng
I II
III IV
Ma trận quản lý thời gian
Khẩn cấp Không khẩn cấp
Quan trọng
Khôngquan trọng
I Khủng hoảng Các vấn đề cấp bách Các dự án đến hạn Công việc tồn đọng
II Làm việc trong chiến lược Tìm kiếm cơ hội Lập kế hoạch Xây dựng mối quan hệ Trao quyền Nghỉ ngơi thực sự
III Các việc đột xuất Thư từ, email Họp hành Các vấn đề cấp bách Các hoạt động ưu thích
IV Các công việc vô bổ Điện thoại Tán gẫu Hoạt động giải trí Những việc lãng phí thời gian Thư từ không liên quan
Khẩn cấp – Quan trọng
Khẩn cấp Không khẩn cấp
Quan trọng
Khôngquan trọng
IKết quả: Căng thẳng. Kiệt sức mệt mỏi. Bận rộn công việc. Làm việc ngoài phạm vi chức năng. Quản trị khủng hoảng. Luôn phải chữa cháy.
II
III IV
Không khẩn cấp – Quan trọng
Khẩn cấp Không khẩn cấp
Quan trọng
Khôngquan trọng
I IIKết quả: Tầm nhìn, viễn cảnh. Cân bằng. Sống có kỉ luật. Chủ động. Quan hệ tốt. Ít khủng hoảng.
III IV
Khẩn cấp – Không quan trọng
Khẩn cấp Không khẩn cấp
Quan trọng
Không quan trọng
I II
IIIKết quả: Tập trung vào mục tiêu ngắn hạn. Xử lý khủng hoảng. Tìm cách háo danh. Công việc vụn vặt. Xem nhẹ mục tiêu,kế hoạch lâu dài. Cảm giác là nạn nhân, thụ động, mất kiểm soát. Quan hệ hời hợt, nông cạn và tan vỡ.
IV
Không khẩn cấp – Không quan trọng
Khẩn cấp Không khẩn cấp
Quan trọng
Khôngquan trọng
I II
III IV
Kết quả: Vô trách nhiệm. Bị đuổi việc.
Tách rời công việc. Phụ thuộc vào người khác hoặc phụ thuộc về
tổ chức về những điều cơ bản.
Phân công công việc
Giám sát công việc
HOẠT ĐỘNG
TRANH CHẤP TỔ ONG QUÝ
Chúc các Anh/Chị thành công!