[LAPORAN INOVASI SISTEM PEMANTAUAN BAYARAN PESANAN KERAJAAN (iORDER)]
KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI 1
LAPORAN INOVASI SISTEM PEMANTAUAN BAYARAN PESANAN KERAJAAN (iORDER)
i. Tujuan:
Laporan ini bertujuan untuk melaporkan projek inovasi yang telah dilaksanakan oleh Bahagian Kewangan bertajuk “Sistem Pemantauan Bayaran Pesanan Kerajaan”.
ii. Ringkasan Eksekutif Projek: a. Objektif
1) Memaklumkan kepada Bahagian/Unit yang memohon Pesanan Kerajaan (LO) agar menghantar dokumen kewangan yang lengkap untuk tujuan pembayaran dengan kadar segera selepas bekalan & perkhidmatan telah disempurnakan oleh pembekal;
2) Memudahkan Bahagian Kewangan memantau Pesanan
Kerajaan & dokumen sokongan yang lengkap yang masih belum dihantar untuk pembayaran;
3) Mengurangkan pembayaran dibuat dalam tempoh AKB & di
bawah AP58(a); dan
4) Mempercepatkan proses bayaran kepada pembekal. b. Isu dan masalah (situasi sebelum projek dibangunkan)
1) Kelewatan mengembalikan LO untuk pembayaran;
2) Kelewatan menerima maklumat untuk mesyuarat JPKA & JPAK; dan
3) Proses perekodan aset mengambil masa yang lama.
[LAPORAN INOVASI SISTEM PEMANTAUAN BAYARAN PESANAN KERAJAAN (iORDER)]
KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI 2
iii. Skop:
a. Piagam Pelanggan Bahagian menetapkan pembayaran akan disempurnakan dalam tempoh 14 hari;
b. Memastikan pembayaran dilakukan dalam tempoh masa yang ditetapkan;
c. Bertanggungjawab di dalam perancangan peruntukan tahunan semasa KPT;
d. Bahagian Kewangan bertanggungjawab dalam pembayaran bekalan/perkhidmatan yang diterima KPT; dan
e. Memastikan pelanggan menyanjung tinggi mutu perkhidmatan pelanggan di KPT.
iv. Penerangan projek PPPK: a) Kaedah-kaedah pelaksanaan projek
1) Menghantar peringatan melalui e-mel; dan
[LAPORAN INOVASI SISTEM PEMANTAUAN BAYARAN PESANAN KERAJAAN (iORDER)]
KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI 3
2) Mewujudkan Pengkalan Data Secara Sistematik
[LAPORAN INOVASI SISTEM PEMANTAUAN BAYARAN PESANAN KERAJAAN (iORDER)]
KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI 4
b) Proses dan prosedur kerja yang terlibat (carta alir)
1) Masalah sebelum penggunaan sistem iOrder:
Bil Proses Kerja Huraian Ringkas Masalah
1
Terima bil, inbois, tuntutan perjalanan, pesanan tempatan, dari pegawai/kakitangan/syarikat yang menuntut di atas kerja dan perkhidmatan yang telah dilaksanakan dan cop tarikh penerimaan
i. Tuntutan lewat diterima
ii. Hilang/tidak dikumpulkan
iii. Kuiri lambat dikembalikan
2 Semak semua dokumen untuk memastikan maklumat dan butir-butir yang diperlukan adalah lengkap dan tepat
i. Maklumat / Data tidak tepat/kemaskini
ii. Dokumen sokongan tidak disertakan
3 Memastikan maklumat pembekal/data kakitangan di dalam sistem adalah benar dan sahih
i. Berlaku perselisihan data
ii. Tidak mengikut prosedur
4
Memastikan prestasi perbelanjaan tidak melebihi peruntukan dan bayaran dibuat dalam tempoh 14 hari dari tarikh dokumen diterima.(rujuk : Arahan Ketua Setiausaha Negara yang bertanda ** )
i. Perbelanjaan melebihi peruntukan
ii. Tidak mengikut prosedur kewangan
[LAPORAN INOVASI SISTEM PEMANTAUAN BAYARAN PESANAN KERAJAAN (iORDER)]
KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI 5
**
[LAPORAN INOVASI SISTEM PEMANTAUAN BAYARAN PESANAN KERAJAAN (iORDER)]
KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI 6
2) Semasa penggunaan Sistem iOrder:
[LAPORAN INOVASI SISTEM PEMANTAUAN BAYARAN PESANAN KERAJAAN (iORDER)]
KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI 7
3) Selepas penggunaan Sistem iOrder:
c) Carta perbatuan pelaksanaan projek bagi tahun 2011
[LAPORAN INOVASI SISTEM PEMANTAUAN BAYARAN PESANAN KERAJAAN (iORDER)]
KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI 8
[LAPORAN INOVASI SISTEM PEMANTAUAN BAYARAN PESANAN KERAJAAN (iORDER)]
KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI 9
d) Uji cuba (1. Uji cuba 1, pada 2 Jun 2011)
(2. Uji cuba 2, pada 7 Julai 2011)
[LAPORAN INOVASI SISTEM PEMANTAUAN BAYARAN PESANAN KERAJAAN (iORDER)]
KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI 10
v. Hasil / faedah pelaksanaan projek:
- Pengurangan masa proses - Pengurangan bilangan aktiviti proses - Pengurangan /bilangan anggota dalam proses - Peningkatan penggunaan online - Penjimatan/ penghapusan kos/caj/fi - Pengurangan borang/ dokumen - Pindaan kepada perundangan/ akta - Pengurangan aduan
[LAPORAN INOVASI SISTEM PEMANTAUAN BAYARAN PESANAN KERAJAAN (iORDER)]
KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI 11
HASIL/ FAEDAH PELAKSANAAN SISTEM iORDER (SEBELUM DAN SELEPAS)
Bahagian/Jabatan : Bahagian Kewangan
Tajuk : Sistem Pemantauan Bayaran Pesanan Kerajaan (iORDER)
ELEMEN-ELEMEN KEBERKESANAN
PENILAIAN KEBERKESANAN CATATAN
SEBELUM SELEPAS i) Pengurangan masa proses
(Masa proses 8 hari) -Pembaziran waktu bekerja sedia ada untuk menyelesaikan pembayaran di bawah AP58(a)
(Masa proses 1 hari) -Penjimatan masa, mempercepatkan proses pembayaran
[LAPORAN INOVASI SISTEM PEMANTAUAN BAYARAN PESANAN KERAJAAN (iORDER)]
KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI 12
ii) Pengurangan bilangan aktiviti proses
Proses kerja melalui banyak peringkat
Pengurangan bilangan aktiviti proses
iii) Pengurangan aktor/bilangan anggota dalam proses
Bilangan anggota dalam proses masih sama tetapi tiada pemantauan.
Bilangan anggota masih sama tetapi dengan adanya Sistem iOder hanya sebagai pemudah cara untuk membuat pemantauan. -Pegawai yang terlibat boleh fokus kepada tugas-tugas lain.
[LAPORAN INOVASI SISTEM PEMANTAUAN BAYARAN PESANAN KERAJAAN (iORDER)]
KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI 13
iv) Peningkatan penggunaan online
Proses Secara Manual
Proses Secara iOrder -Penggunaan secara online
[LAPORAN INOVASI SISTEM PEMANTAUAN BAYARAN PESANAN KERAJAAN (iORDER)]
KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI 14
v) Penjimatan/ penghapusan kos/caj/fi;
Pembaziran Peruntukan Tahunan Semasa
Penjimatan kos -Dokumen (pos/faks) dapat dikurangkan -Kuiri dalam sistem
[LAPORAN INOVASI SISTEM PEMANTAUAN BAYARAN PESANAN KERAJAAN (iORDER)]
KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI 15
vi) Pengurangan borang/ dokumen
Peningkatan penggunaan kertas A4 di Bahagian Kewangan
Mengurangkan penggunaan kertas A4
[LAPORAN INOVASI SISTEM PEMANTAUAN BAYARAN PESANAN KERAJAAN (iORDER)]
KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI 16
viii) Pengurangan aduan
Banyak aduan. -Masalah dokumen tidak lengkap
Aduan dapat dikurangkan. -Peningkatan kepuasan pelanggan
[LAPORAN INOVASI SISTEM PEMANTAUAN BAYARAN PESANAN KERAJAAN (iORDER)]
KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI 17
[LAPORAN INOVASI SISTEM PEMANTAUAN BAYARAN PESANAN KERAJAAN (iORDER)]
KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI 18