Perpustakaan Sultanah Zanariah
Bahagian Perkhidmatan Maklumat
JULAI - DISEMBER 2008
LAPORAN PERLAKSANAAN DAN
PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI
CERTIFIED TO ISO 9001:2000CERT. NO. : AR 1405
LAPORAN PERLAKSANAAN DAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI BAHAGIAN PERKHIDMATAN MAKLUMAT
JULAI - DISEMBER 2008 UNIT PROMOSI
Prosedur Objektif Kualiti Pencapaian Tindakan Cadangan Penambahbaikan
Prosedur Penerbitan Buletin Perpustakaan
Buletin Perpustakaan diterbitkan mengikut jangkamasa yang ditetapkan iaitu 3 bulan sekali atau 4 kali setahun (Januari-Mac, April-Jun, Julai-September dan Oktober-Disember)
Buletin telah dihasilkan sepenuhnya oleh P (P1) dan percetakan luar iaitu:
i. Jilid 19, Bil.1, Jan-Mac 2008 ii. Buletin Keluaran Khas
Pengisytiharan Dasar Akses Terbuka UTM (500 naskhah)
iii. Jilid 19, Bil.2, April-Jun 2008
iv. Jilid 19, Bil.3, Julai-September 2008
v. Jilid 19, Bil.4, Oktober – Disember 2008
Kesemua penerbitan buletin telah berjaya diterbitkan secara cetak dan online dan boleh diakses dari portal PSZ pada setiap kali keluaran.
Buletin PSZ pada tahun ini telah banyak memuatkan berita dan maklumat berhubung kemudahan dan perkhidmatan perpustakaan. - Sebahagian berita telah diubah kepada versi Bahasa Inggeris.
LAPORAN PERLAKSANAAN DAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI BAHAGIAN PERKHIDMATAN MAKLUMAT
JULAI - DISEMBER 2008
Prosedur Objektif Kualiti Pencapaian Tindakan Cadangan Penambahbaikan
Prosedur Penerbitan Buku Panduan Perpustakaan
Buku Panduan Perpustakaan (versi Bahasa Malaysia dan Bahasa Inggeris) diterbitkan dalam bentuk cetak sebelum permulaan sesi baru pada setiap semester sementara objektif kualiti Buku Panduan Perpustakaan versi ‘online’ adalah memastikan maklumat terkini dapat diakses melalui portal PSZ.
Bagi tahun 2008, P(P1) telah membuat pembaharuan sedikit terhadap ‘layout’ dan ‘design’ dengan beberapa perubahan di mana sesuai. Penerbitan Buku Panduan selesai sepenuhnya dalam bulan Julai. Telah berjaya menerbitkannya secara cetak dan online dan boleh diakses dari portal PSZ mulai Julai 2008.
Buku Panduan disemak dengan teliti oleh bahagian terlibat bagi memastikan ketepatan maklumat.
LAPORAN PERLAKSANAAN DAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI BAHAGIAN PERKHIDMATAN MAKLUMAT
JULAI - DISEMBER 2008
Prosedur Objektif Kualiti Pencapaian Tindakan Cadangan Penambahbaikan
Prosedur Perkhidmatan Halaman Kandungan
(i) Memastikan proses
penghantaran Halaman
Kandungan kepada pemohon dibuat dalam masa 7 hari bekerja untuk jurnal bercetak dan jurnal atas talian bermula dari tarikh penerimaan jurnal bercetak di Buku Rekod Penerimaan Jurnal sehingga tarikh surat penghantaran Halaman Kandungan.
(ii) Memastikan
penghantaran judul jurnal memenuhi 80% permintaan pemohon Halaman Kandungan setahun.
Laporan Julai – Disember 2008.
i. Penghantaran Halaman Kandungan kepada pemohon telah dibuat dalam masa kurang dari 7 hari bekerja kecuali pada bulan Ogos dan Oktober berikutan masalah rangkaian Internet UTM (Rujuk Lampiran 1).
ii. Jumlah keseluruhan penghantaran Halaman Kandungan berjaya memenuhi lebih dari 80% permintaan pemohon setahun iaitu 96.33% (Rujuk Lampiran 2).
i. Borang soal-selidik
mengenai perkhidmatan telah diedarkan kepada pemohon termasuk ahli Korporat pada akhir tahun 2008. Jumlah maklumbalas yang diterima semula setakat ini sebanyak 6 daripada 29 pemohon.
ii. Kaedah menerusi
panggilan telefon atau emel selain mengedarkan borang soal-selidik akan dilaksanakan bagi mendapatkan maklumbalas perkhidmatan daripada pemohon. Laporan lengkap termasuk keperluan judul semasa akan siap pada akhir Mac 2009.
Lampiran 1
Bulan
Penerimaan
Jurnal Bercetak
Penghantaran
Halaman Kandungan
Bil. Hari
Memproses
Jumlah
Penghantaran
Format Jurnal
Julai 25.07.2008 30.07.2008 4 hari 3 hari
94 101
Bercetak Atas talian
Ogos 26.08.2008 05.09.2008 9 hari 2 hari
72 37
Bercetak Atas talian
September 19.09.2008 24.09.2008 4 hari 4 hari
67 130
Bercetak Atas talian
Oktober 28.10.2008 06.11.2008 8 hari 6 hari
97 99
Bercetak Atas talian
November 27.11.2008 04.12.2008 6 hari 5 hari
61 83
Bercetak Atas talian
Disember 15.12.2008 19.12.2008 5 hari 4 hari
66 60
Bercetak Atas talian
Jumlah
967
Lampiran 2
Bulan
Format Jurnal
Jumlah Penghantaran
Januari-Jun
Bercetak
Atas talian
528 555
Julai-Disember
Bercetak
Atas talian
457 510
Jumlah Penghantaran Januari-Disember 2008 Bercetak & Atas talian 2050
Jumlah penghantaran yang sepatutnya
Januari-Disember 2008
Bercetak & Atas talian
2128
Jumlah peratus yang berjaya memenuhi permintaan pemohon Halaman Kandungan setahun dikira seperti berikut:
Jumlah penghantaran Januari-Disember 2008 ______________________________________________________________ X 100
Jumlah penghantaran yang sepatutnya Januari-Disember 2008
2050 ____ X 100 = 96.33%
2128
LAPORAN PERLAKSANAAN DAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI BAHAGIAN PERKHIDMATAN MAKLUMAT : JULAI – DISEMBER 2008
UNIT RUNDING MAKLUMAT
Prosedur
Objektif Kualiti
Pencapaian
Tindakan Penambahbaikan
Prosedur Menguruskan Perkhidmatan Interlibrary Loan (ILL Daripada PSZ Kepada PSZ Cawangan dan Institusi Luar) Prosedur Menguruskan Perkhidmatan Interlibrary Loan (ILL Kepada PSZ Daripada PSZ Cawangan dan Institusi Luar)
Memastikan bahan permohonan melalui ILL dibekalkan kepadapelanggan dalam tempoh yang ditetapkan.
Pencapaian bagi Julai – Disember 2008.
PSZ Cawangan Kuala Lumpur – 3 minggu dari tarikh permohonan. Institusi tempatan dan Singapura – 1 bulan dari tarikh permohonan. BLDSC dan luar- 2 bulan dari tarikh permohonan. Bahan akan dibekalkan dalam jangkamasa 5 hari bekerja bagi bahan yang berstatus available (ada di rak).
Tempoh Perolehan Bahan ILL
i) ILL Dari PSZ Cawangan KL.
< 3 minggu – 98%
> 3 minggu – 2%
ii) ILL Dari Institusi Tempatan dan Singapura
< 1 bulan – 82%
> 1 bulan – 18%
iii) ILL Dari BLDSC
< 2 bulan – 100% Tempoh Pembekalan Bahan ILL ke Institusi Luar.
1 hingga 5 hari – 83%
1)Mulai Julai 2008 perangkaan pembekalan ILL dari PSZSKD Kepada PSZKL diperincikan bagi memudahkan pengesanan maklumat setiap permohonan yang diterima sehingga kepada maklumbalas dan pembekalan. 2)Dicadangkan supaya disediakan satu sistem bagi proses ILL yang melibatkan PSZSKD dengan PSZ Cawangan
JUMLAH PERMOHONAN BAHAN KE PSZ Cawangan KL
Bulan Bilangan Dipohon
Bilangan Diterima
Bilangan Tidak Diterima
Julai
14 14 0
Ogos
24 22 2
September
8 8 0
Oktober
6 5 1
November
11 11 0
Disember
3 2 1
JUMLAH
66 62 4
Tempoh Proses Pembekalan Bahan ILL dari PSZ Cawangan KL.
Hari
Bilangan
Peratus
< 3 minggu
61
98%
> 3 minggu
1
2%
Jumlah
62
100%
Tempoh Proses Pembekalan Bahan ILL dari Institusi Tempatan dan Singapura.
Hari
Bilangan
Peratus
< 1 bulan
62
82%
> 1 bulan
14
18%
Jumlah
76
100%
Tempoh Proses Pembekalan Bahan ILL dari BLDSC
Hari
Bilangan
Peratus
< 2 bulan
17
100%
> 2 bulan
0
-
Jumlah
17
100%
JUMLAH PEMBEKALAN BAHAN KE PSZ Cawangan KL
Bulan Bilangan Dipohon
Bilangan Dibekal
Bilangan Tidak Dibekal
Julai
29 20 9
Ogos
26 25 1
September
24 19 5
Oktober
4 4 0
November
17 17 1
Disember
1 4 5
JUMLAH
101 89 21
Tempoh Pembekalan Bahan ILL Ke Institusi Luar
Hari
Bilangan
Peratus 1 37 15%2 36 15%3 10 4%4 105 44%5 11 5%6 40 17%
Jumlah 239 100%
LAPORAN PERLAKSANAAN DAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI BAHAGIAN PERKHIDMATAN MAKLUMAT : JULAI – DISEMBER 2008
Prosedur
Objektif Kualiti
Pencapaian
Tindakan penambahbaikan
Prosedur Pengendalian Maklumbalas Perkhidmatan Perpustakaan
a) Borang Maklumbalas
i) Maklumbalas diakui penerimaan serta melayan pertanyaan ringkas bagi aduan dan penghargaan dalam masa 2 hari bekerja. ii) Tempoh tindakan edaran kepada Pustakawan tidak melebihi daripada tiga (3) hari bekerja. iii)Status maklumbalas diperolehi dalam masa 3 hari bekerja setelah borang diedarkan kepada bahagian berkenaan.
iv) Pelanggan diberi maklumbalas 2 hari bekerja selepas menerima maklumbalas daripada bahagian berkenaan
i) Penerimaan = 100 % berjaya dicapai Bil.Hari Jumlah % capai< 2 hari 28 Tiada maklumbalas, Maklumat patron tiada
2
100
>2 hari - - ii) Tempoh edaran= 100 % berjaya dicapai
Bil.Hari Jumlah % capai< 3 hari 30 100 >3 hari - -
iii) Perolehi status maklumbalas = 100% berjaya dicapai. Bil.Hari Jumlah % capai< 3hari 10 Tiada perlu hantar status, aduan telah selesai
20
100
iv) Beri maklumbalas = 86.7% berjaya dicapai
Bil.Hari Jumlah % capai< 2 hari 24 Tiada maklumbalas, Maklumat patron tiada
2 86.7
>2 hari 4 13.3
LAPORAN PERLAKSANAAN DAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI BAHAGIAN PERKHIDMATAN MAKLUMAT : JULAI – DISEMBER 2008
Prosedur
Objektif Kualiti
Pencapaian
Tindakan penambahbaikan
Prosedur Pengendalian Maklumbalas Perkhidmatan Perpustakaan
Daripada 30 maklumbalas, 26 adalah kategori perkhidmatan, 2 adalah staf, 1 koleksi serta 1 adalah lain-lain. Ini melibatkan 41 perkara iaitu aduan 30 isu, 3 cadangan dan 8 adalah penghargaan. Rujuk Lampiran 1 Perincian bagi kategori aduan maklumbalas perkhidmatan perpustakaan melalui (Borang PSZ27.1) 2008 di Lampiran 2. Laporan keseluruhan maklumbalas Perkhidmatan Perpustakaan Melalui Borang Maklumbalas di Lampiran 3.
LAPORAN PERLAKSANAAN DAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI BAHAGIAN PERKHIDMATAN MAKLUMAT : JULAI – DISEMBER 2008
Prosedur
Objektif Kualiti
Pencapaian
Tindakan penambahbaikan
Prosedur Pengendalian Maklumbalas Perkhidmatan Perpustakaan
b) Maklumbalas melalui emel dan Modul Online Reference Desk i) Maklumbalas diakui penerimaan
serta melayan pertanyaan ringkas bagi aduan dan penghargaan dalam masa 2 hari bekerja.
ii) Tempoh tindakan edaran kepada Pustakawan tidak melebihi Daripada tiga (3) hari bekerja. iii)Status maklumbalas diperolehi dalam masa 3 hari bekerja setelah borang diedarkan kepada bahagian berkenaan.
iv) Pelanggan diberi maklumbalas 2
hari bekerja selepas menerima maklumbalas daripada bahagian berkenaan
i) Penerimaan = 100 % berjaya dicapai Bil.Hari Jumlah % capai< 2 hari 2 100 >2 hari - -
ii) Tempoh edaran= 100 % berjaya dicapai
Bil.Hari Jumlah % capai< 3 hari 2 100 >3 hari - -
iii) Perolehi status maklumbalas = 100% berjaya dicapai. Bil.Hari Jumlah % capai< 3hari - Tiada perlu hantar status, aduan telah selesai
2
100
iv) Beri maklumbalas = 100% berjaya dicapai Bil.Hari Jumlah % capai< 2 hari 2 100
>2 hari - -
1) Mulai laporan tahunan objektif kualiti Jan – Jun 2009 maklum- balas bagi modul Online Reference Desk akan dimasukkan pelanggan dalaman selain daripada pelanggan luaran.
LAPORAN PERLAKSANAAN DAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI BAHAGIAN PERKHIDMATAN MAKLUMAT : JULAI – DISEMBER 2008
Prosedur
Objektif Kualiti
Pencapaian
Tindakan penambahbaikan
Prosedur Pengendalian Maklumbalas Perkhidmatan Perpustakaan
c) Maklumbalas melalui emel (pertanyaan secara umum)
2 maklumbalas diterima. Ini melibatkan 2 perkara iaitu aduan sebanyak 1 isu dan 1 penghargaan. Rujuk Lampiran 4 Laporan keseluruhan maklumbalas Perkhidmatan Perpustakaan Melalui Emel dan Modul Online Reference Desk di Lampiran 5. Sebanyak 206 emel diterima diklasifikasi sebagai pertanyaan perpustakaan secara umum. Maklumbalas yang diterima adalah melibatkan kategori perkhidmatan dan kemudahan (189) , koleksi (16) dan lain-lain (1) di Lampiran 6
Perincian Kategori Emel Mengenai Perpustakaan Secara Umum di Lampiran 7
Lampiran 1
PERKARA KATEGORI
MAKLUMBALAS
BIL.
M/BALAS ADUAN
(a) CADANGAN
(b) PENGHARGAAN
(c)
JUMLAH
(a+b+c)
PERKHIDMATAN
DAN KEMUDAHAN
26 26 3 5 34
KOLEKSI 1 1 - 1 2
STAF 2 2 - 2 4
LAIN-LAIN 1 1 - - 1
JUMLAH 30 30 3 8 41
Bilangan Borang Maklumbalas Mengikut Kategori serta Aduan, Cadangan dan Penghargaan
Lampiran 2 Perincian bagi kategori aduan maklumbalas perkhidmatan perpustakaan melalui (Borang PSZ27.1) 2008
Bil.
PERINCIAN KATEGORI ADUAN MENGIKUT ISU
JUMLAH
1. Akses kepada Internet/networking 7
2. “Liquid soap” 3
3. PC 3
4. Notis peringatan 2
5. Penghawa Dingin 3 6. Peminjaman Bahan 2
7. Bilik Karel 1
8. Perkhidmatan fotokopi 1
9. Koleksi buku
1
10. Sikap staf memberi perkhidmatan
2
11. Surat khabar 1
12. ILL 1
13. Bising 1
14. Plug di kawasan PC 1 15. Payung 1
JUMLAH KESELURUHAN MELIBATKAN ADUAN 30
Lampiran 3
ANALISIS MAKLUMBALAS PERPUSTAKAAN PERTANYAAN MELALUI BORANG MAKLUMBALAS PELANGGAN Bil. Tarikh Aduan / Penghargaan Siasatan/
Hasil Siasatan Pembetulan Pencegahan Punca Masalah Catatan
17
2/7/08 Complaint Since hygiene is so important is campus and importance of this matter is clean to all of us. I’m in weird that why I couldn’t find little cheap soap in any of toilet. I’ve caught all of floors but I couldn’t. Please consider and solve.Sincerely
Investigation Please check availability of soap at all toilets. Pls monitor regularly, Do a checklist
The contractor was informed that term of contract from Harta Bina, the contractor should refill twice per month.
PSZ will check once a week and grading report will be monitored. A survey on the usage of the library facilities (toilet) will be conducted by PSZ . Currently is in the progress of preparing the questionnaire. On Dec 2008, 377 questionaires from 400 have been received. BTK is in the process of data analysis.
The liquid soap is highly used.
- No.Siri : 17/08 Kod:P - Emel kepada : Mr.Mohammad Bagher Status : Selesai.
18
7/7/08 Aduan Suratkkhabar yang disediakan dibawa jauh daripada tempat pembacaan dan tidak dipulangkan ke tempat asal.
Siasatan Lokasi sudut bacaan akhbar di aras 2 adalah sementara. Lokasi sudut bacaan akhbar dipindakan dari aras 3 ke aras 2 pada 16 Jun 2008, untuk memberi laluan kepada pameran sempena lawatan menteri pengajian tinggi ke PSZ pada 20 Jun 2008. Makluman kepada pengguna telah dihebahkan melalui notis mulai 18 Jun 2008 sehingga kini di papan kenyataan. Hasil siasatan Siasatan telah dilakukan pada 10 Julai 2008 jam 9.30 pagi didapati pelajar cenderung membaca suratkhabar diruang bacaan di aras 2. Alasan diberi kerana lebih selesa dan ruang yang agak terhad di kawasan sudut bacaan akhbar.
Sudut bacaan akhbar akan kembali ke tempat asal di aras 3 setelah selesai pameran pada minggu ke-4 bulan Julai 2008. Sudut bacaan akhbar telah ditempatkan semula ke aras 3 pada minggu pertama bulan Ogos 2008.
Pemantauan secaraberkala akan dibuat di aras 2 sehingga sudut bacaan akhbarditempatkan semula di aras 3.
Suratkhabar dirujuk di ruang bacaan terbuka dan tiada di ruang akhbar disebabkan ruang rujukan terbuka berhampiran dengan lokasi sementara sudut bacaan akhbar.
- No.Siri : 18/08 Kod:P - Emel kepada : En.Lau Su Chien
Status : Selesai
19 22/7/08 Complaint Courtesy notice diberi setelah buku due. Malah setelah lima hari setelah due. Cadangan : Coutesy notice diberi seminggu sebelum due.
Investigation KPK Please check with BPA if courtesy notice boleh dikeluarkan sama untuk semua. Sila hubungi PM Dr Muhammad Hisyam ntuk penjelasan lanjut.
Forward the following suggestion to BPA : Set courtesy notice date 2 days before due date (as displayed in INFOLAN2).Sent report to BPA through SAMA on 31 July 2008
Courtesy notice diterima setelah buku due.
- No.Siri : 19/08 Kod: P - Emel kepada : PM Dr. Muhammad Hisyam Lee
Status : Belum selesai
20 26/7/08 Aduan Plug di tempat excess laptop di foyer tidak dapat digunakan dan rosak sejak semester lepas.
Siasatan Terdapat 20 plug pada partition di foyer berkenaan. Lokasiberkenaan merupakan tumpuan kepada pelajar-pelajar untuk membuat tugasan mereka.
Setiap aduan yang telah dikemukakan telahdiperbaiki sebagaimana status laporan ’siap’ pada tarikh tertentu, dan kedudukan terkini telah boleh digunakan sepenuhnya.
Hasil Siasatan Berdasarkan report SILK (Sistem laporan kerosakan) untuk tempoh 25/2/08 – 28/7/08 telah berlaku 8 aduan.
Pejabat Harta Bina perlu menyemak situasi ini.
Plg soket kuasa di kawasan laptop zon tidak dapat digunakan.
- No.Siri : 20/08 Kod:P - Emel kepada : Pn.Napisah Mohd.
Status : Selesai
21 28/7/08 Complaint I have problem using PC no. 31, it shuts down whenever I on it. Most PC’s are not available. Kindly maintain the library if UTM wants to be a world class university. As a student of UTM, I’m sad to see the ranking of UTM among the universities. I believe e should start with little things.
Investigation PC shutdown apabila di’on’kan No.siri PC : SGN 82403ZI – PC baru ditempatkan oleh CICT di PSZ pada 18/6/08 Root Cause Masalah pada operating system (OS) – windows XP
PC dihantar ke BBA untuk penyelengaraan pada 27/7/08-Installation OS others applications yg berkaitan dibuat. Windows update masih belum berjaya due to naiktaraf dan pengujian rangkaian oleh CICT/Vendor.
Pemasangan Diskprotection card untuk memastikan keselamatan partition yg dibuat.
PC No.31mengalami masalah pada operating system
- No.Siri : 21/08 Kod:P - Emel kepada : En.Koay Dong Liang
Status : Selesai
22 30/7/08 Aduan Saya adalah pegawai kastam yang menyambung Master HRD di UTM, 2B, dalam semester 2. Pada 30/7/0/, dlm pukul 11.20-11.50am. Saya cuba untuk print report saya diprinter dibawah kendalian
Siasatan KSP, Please investigate and call Yahya to verify the incident. Hasil Siasatan Didapati tiada masalah pada printer. Ianya memakan masa yg lama kerana tidak adjust margin.
Telah memanggil En. Yahya pada 31/7/08, menasihatkan agar memberi bantuan yang diperlukan oleh pelajar tersebut daripada hanya membiarkan masa
- No.Siri : 22/08 Kod:S - Emel kepada : Pn.Noryati Mat Yunus Status :Selesai
En.Yahya. Saya tidak berpuashati dgn cara En.Yahya membebelkan kami yang tidak berjaya untuk print, membuat bising disitu dan tidak bersikap professional untuk membantu. Yang paling saya tidak boleh terima ialah apabila saya tidak boleh print hampir 30 minit dan saya berkata sendiri “this thing is crazy”, En.Yahya terus mjerit kpd saya dihadapan org ramai “You are the one who is crazy!!!”. Saya terus berlalu dari tempat En.Yahya dan pergi ke tingkat 5 untuk print report saya dan saya tidak menghadapi masalah untuk mencetak laporan tersebut. Apa yang saya kesalkan adalah sikap En.Yahya yang angkuh, tidak mesra pelanggan, tidak boleh membantu dan pempunyai sikap panas baran dan menengking pelanggan perpustakaan ini. Sikap beliau adalah sangat dikesali.
Bila ditanya En. Yahya kenapa tidak dibantu sahaja pelajar tersebut untuk adjust. Beliau memaklumkan yang pelajar tersebut ingin membuatnya sendiri. En Yahya memaklumkan yang beliau tidak menjerit sepertimana yang telah dilaporkan oleh pelajar tersebut.
berlalu ½ jam kerana ada pelajar lain menunggu untuk mencetak. Telah telefon pelajar pada 1.8.08 dan meminta maaf bagi pihak PSZ diatas apa yang telah berlaku.
Masalah komunikasi di antara staf dengan pelanggan
23 2/8/08 Aduan Saya rasa kecewa dengan perkhidmatan kaunter PSZ yang tidak mengurus aduan yang telah dibuat seminggu yang lepas, iaitu aduan mengenai ”buku yang tidak dipinjam tercatat dalam rekod pinjaman saya”. Akhirnya saya pula yang cari buku tersebut yang masih terdapat dirak. Apa yang menbinggungkan lagi adalah saya pula yang dipersalahkan dan disyaki meminjam kad saya kepada pihak lain. Saya ingin mendapat penjelasan PSZ, kenapa perkara ini boleh berlaku? Sekian terima kasih
Siasatan KPK Please call the student dan
Tanya details of complaints.-KKM
Hasil siasatan Judul bahan : Mathematical Bioscience : an int.journal (barcode 30000010048712), ‘Last check in’ pada 2/8/08 dibawah nama Lim Yong Long. Maklumat staf yang menguruskan pinjaman bahan melalui kaunter tidak dapat dikesan melalui system kerana bahan telah dipulangkan dan CCTV tidak berfungsi
Teguran terhadap staf yang bertugas pada hari Sabtu (2/8/08, jam 2.00 ptg) supaya mempunyai komunikasi yang baik dengan pelanggan.
Menyediakan Skrip SPP (Standard People Practise) khusus untuk menangani masalh semasa bertuhas di kaunter. Menghantar staf menghadiri kursus komunikasi.
- No.Siri : 23/08 Kod:P - Emel kepada : En.Lim Yong Long
Status :Selesai
24 13/8/08 Complaint Hello to who is responsible for PSZ. First, thanks for all doing, have you done better. But in this semester always me and my friends go to toilet and see the box of shampoo always is empty. Would you plz tell to PSZ contractor to check it (all levels) better they want to go back home.
Investigation Semak segera tindakan oleh PHB Root Cause We investigated and found the cause of the problem was frequently used by students. As per contract from Harta Bina with the contractor, refill hand soap only 2 times per mth, but we suggest it to 2 times per week.
The cleaner contractor was informed to refill as soon as possible.
We have submitted a letter to Harta Bina regarding this matter and furtherly waiting for them responds and also fully assure the contractor will refill as per schedule. A survey on the usage of the library facilities (toilet) will be conducted by PSZ . Currently is in the progress of preparing the questionnaire. On Dec 2008, 377 questionaires from 400 have been received. BTK is in the process of data analysis.
- No.Siri : 24/08 Kod :P - Emel kepada : Mr. Saman
Status : Selesai
25 28/8/08 Complaint: About the internet access of best library in Malaysia I should say,its awful. Its about 1 hour that I want to check my mail but I cannot. I tried with 10 computers.THanks
Investigation 1)P(RM1) has called Mr.Reza on 29 August 2008 at 8.15 am to inform PSZ has received his complaint on internet and PC dated 28 August 2008.Meeting with the patron has been set on the same day at 3.00 pm at PSZ to get details on his complaint.The patron did not turn up on that day. On 30 August 2008 the patron came and P(RM1) has explained that the interruption involving the whole campus.
1)CICT is doing maintenance progress due to the changes of ISP (Internet Service Provider) from JARING to TIMES and TM.Due to the progress there is interruption for internet access in and out from UTM and it occurs not only in PSZ but the whole campus. CICT is doing their best to overcome the problem. Notice on the interruption is posted at http://utmonline.utm.my. Users also has been informed by notices posted at the internet areas in PSZ. 2)PSZ also has called
Interruption related o internet accessibility involving in and out from UTM
- No.Siri : 25/08 Kod : P Emel dan telefon kepada Mr.Reza Aghlara. Status : Selesai
the patron on 10 Sept 2008 for updating the status upon received the letter from CICT dated 8 Sept 2009 pertaining on the problem. No Ruj UM.07/10.12/21 Jld .11 (41). 3) Internet is available at PSZ starting on the second week of Sept 2008. Patron has been updated on the matter via phone.
26 03/09/08 Complaint: The most important thing in academic study is the internet. We couldn’t use the internet because it is out of order.
Investigation PSZ has received his complaint on internet dated 03 Sept 2008. On 03 Sept 2008 the patron came and P(RM1) has explained that the interruption of the internet involving the whole campus.
1)CICT is doing maintenance progress due to the changes of ISP (Internet Service Provider) from JARING to TIMES and TM.Due to the progress there is interruption for internet access in and out from UTM and it occurs not only in PSZ but the whole campus. CICT is doing their best to overcome the problem. Notice on the interruption is posted at http://utmonline.utm.my. Users also has been informed by notices posted at the internet areas in PSZ. 2)PSZ also has called the patron on 10 Sept 2008 for updating the status upon received the letter from CICT dated 8 Sept 2009 pertaining on the problem No Ruj
Interruptionrelated o internet accessibility involving in and out from UTM
- No.Siri : 26/08
Kod: P Telefon kepada Mr.. Yousef Mohammed Abuejeela Status : Selesai
the problem. No Ruj UM.07/10.12/21 Jld .11 (41). 3) Internet is available at PSZ starting on the second week of Sept 2008. Patron has been updated on the matter via phone.
27 3/9/08 Complaint The internet facilities are not good in the library.Please investigate to problem because we need to search internet and please help us.
Investigation PSZ has received his complaint on internet dated 03 Sept 2008. On 03 Sept 2008 P(RM1) has called and explained that the interruption of the internet involving the whole campus.
1)CICT is doing maintenance progress due to the changes of ISP (Internet Service Provider) from JARING to TIMES and TM.Due to the progress there is interruption for internet access in and out from UTM and it occurs not only in PSZ but the whole campus. CICT is doing their best to overcome the problem. Notice on the interruption is posted at http://utmonline.utm.my. Users also has been informed by notices posted at the internet areas in PSZ. 2)PSZ also has called the patron on 10 Sept 2008 for updating the status upon received the letter from CICT dated 8 Sept 2009 pertaining on the problem. No Ruj UM.07/10.12/21 Jld .11 (41). 3) Internet is available at PSZ starting on the
Interruptionrelated o internet accessibility involving in and out from UTM
- No.Siri : 27/08 Kod: P Telefon Mr Amir Hossein Basrani Status : Selesai
second week of Sept 2008. Patron has been updated on the matter via phone.
28 3/9/08 Complaint Internet connection is never available in the library.
Investigation PSZ has received his complaint on internet dated 03 Sept 2008. On 03 Sept 2008 P(RM1) has called and explained that the interruption of the internet involving the whole campus
1)CICT is doing maintenance progress due to the changes of ISP (Internet Service Provider) from JARING to TIMES and TM.Due to the progress there is interruption for internet access in and out from UTM and it occurs not only in PSZ but the whole campus. CICT is doing their best to overcome the problem. Notice on the interruption is posted at http://utmonline.utm.my. Users also has been informed by notices posted at the internet areas in PSZ. 2)PSZ also has called the patron on 10 Sept 2008 for updating the status upon received the letter from CICT dated 8 Sept 2009 pertaining on the problem. No Ruj UM.07/10.12/21 Jld .11 (41). 3) Internet is available at PSZ starting on the second week of Sept 2008. Patron has been updated on the matter via phone.
Interruptionrelated o internet accessibility involving in and out from UTM
- No.Siri : 28/08 Kod:P Telefon Mr Ali Akhbar Iman Status : Selesai
29 3/9/08 Complaint We have huge problem with the internet connection it doesn’t work all times
Investigation PSZ has received his complaint on internet dated 03 Sept 2008. On 03 Sept 2008 P(RM1) has called and explained that the interruption of the internet involving the whole campus
1)CICT is doing maintenance progress due to the changes of ISP (Internet Service Provider) from JARING to TIMES and TM.Due to the progress there is interruption for internet access in and out from UTM and it occurs not only in PSZ but the whole campus. CICT is doing their best to overcome the problem. Notice on the interruption is posted at http://utmonline.utm.my. Users also has been informed by notices posted at the internet areas in PSZ. 2)PSZ also has called the patron on 10 Sept 2008 for updating the status upon received the letter from CICT dated 8 Sept 2009 pertaining on the problem. No Ruj UM.07/10.12/21 Jld .11 (41). 3) Internet is available at PSZ starting on the second week of Sept 2008. Patron has been updated on the matter via phone.
Interruptionrelated o internet accessibility involving in and out from UTM
- No.Siri : 29/08 Kod:P Telefon Mr. Foad Marzoughi Status : Selesai
30 6/9/08 Aduan 1. Air-cond terlalu sejuk 2. Networking problem baru-
baru ini Penghargaan 1. Excellent service
Hasil Siasatan - Suhu dalam bangunan
PSZ telah diselaraskan kepada 23ºC
Standard suhu dalam bangunan perpustakaan ialah 19ºC - 20ºC dengan tujuan menjaga bahan daripada rosak, Oleh itu PSZ tidak boleh untuk meningkatkan suhu yang
- Berlakunya kekerapanhujan pada tempoh berkenaan
PSZ perlu mengekalkan suhu 23ºC supaya bahan terutama bahan bercetak tidak berkulat
Suhu yang sejuk di PSZ.
- No.Siri : 30/08 Kod:P - Emel kepada : Tan Yu Tian
Status : Selesai
2. Staffs nice & friendly 3. veriety of service provided &
long time service provided Excellent! Keep going on, thanks
Punca Masalah - Sistem hawa dingin berpusat di PSZ adalah berteknologi lama, Apabila berlaku hujan disekita UTM, mode sedia ada tidak boleh diselaraskan secara automatik mengikut kesesuaian pengguna.
boleh menjejaskan keselamatan bahan. - Pengguna PSZ adalah dinasihatkan untuk memakai pakaian yang bersesuaian dengan keadaan suhu di PSZ
31 9/9/08 Aduan Buku di bawah kategori subject construction Industry – Material management sangat terhad. Walaupun dapati satu TA190 S78 1995, stukhart, George : construction material management. Tetapi buku ini hanya terdapat satu salinan dan susah untuk meminjam untuk tempoh yang lama. Penghargaan Good Performance by PSZ staff. Thanks for always help and guide us in searching information and materials.
Hasil Siasatan Semakan diINFOLAN2 dibawah subject “Construction material management’ mendapatimempunyai 205 judul.(lampiran 1)
Pihak URM telah mengambil beberapa tindakan begimembolehkan pelajar dapat merujuk buku tersebut dengan cara seperti berikut :
Punca Masalah Buku yang ingin dirujuk oleh pelajar berjudul : construction material management. Oleh pengarang stukhart, George ; no. panggilan TA190 S78 1995, telah dipinjam oleh pengguna lain dengan tarikh due pada 11 Sept 2008
1. Pihak BPM telah mengambil inisiatifmenghantar suratkepada semua staf akademik bagimendapatkan cadangan belian selain daripada proses sediaada iaitu hasil cadangan daripada staf akademik sendiri. Bagi FAB surat telah dimajukan pada 5/8/08 no.Ruj: UTM.04/22/24./41 Jld 11 (25).
1. Telah menempah (hold) bagi judul tersebut pada 11/9/08 semakan di modul sirkulasimenunjukkan saudara Wong NN adalah penempah yang kedua. 2. Membuat
permohonan InterLibrary Loan bagi judul yang sama pada11/9/08 pihak PSZ akan cuba mendapatkan judul ini di kalangan perpustakaan IPTA tempahan untuk pinjaman.
2. Selain itu pihak saudari juga boleh memohon staf akademik dalam bidang ini untuk memajukan cadangan belian bagi bidang : ”construction material managemant” kepada pihak PSZ bagi menambah koleksi sediaada.
3.Cadangan belian bagi judul yang sama telah dimajukan kepada unit perolehan pada 11/9/08 bagi naskah tambahan
Buku di bawah subjek construction -industryial management
- No.Siri : 31/08 Kod:K - Emel kepada : Cik Wong N N
Status : Selesai
32 15/9/08 Aduan Saya rasa tidak adil kad fotokopi yang masih mempunyai baki tidak dipulangakn kepada pengguna. Telah berjumpa dengan Puan Junaidah Isnain. Ini merugikan pelajar-pelajar yang tamatpelajaran, pekerja-pekerja kontrak dan pensyarah yang cuti belajar dan memaksa merekamenghabiskan baki.
Pengguna seharusnya sediamaklum syarat-syarat pembelian dan pemulangan kad sebagaimana yang tertera pada kad fotokopi dan PSZ juga telah sedia maklum tentang prosedur ini. Pemulangan baki kad fotokopi adalah atas budibicara pemilik syarikat berkaitan.
Hasil Siasatan Baki kad fotokopi - No.Siri : 32/08 - Emel kepada : Lim Yong Long
Status : Selesai
33 22/9/08 Aduan Banyak PC di library mengandungi virus, saya ingin sarankan pihak perpustakaan menggunakan anti-virus yang lebih berkesan , bagi mengelakkan virus ini tersebar dengan mudah kedalam laptop pelajar
Hasil siasatan 1. Tiada spesifik no.PC
yang dilaporkan
Lebih kurang 60 pc masih belum dipasang dengan sistem protection card. Proses ini masih dalam pelaksanaan secara batches.
2. External pendrive/external gadget yang digunakan perlu discan sebelum membuat sebarang proses download
3. Setiap PC telah di install antivirus sophos
Punca Masalah 1. Pengguna
tidak melaksanakan pengimbasan pen drive/external HDD sebelum memuat turut fail.
2. Penerimaan PC sebyk 200 unit serentak, melambatkan proses pemasangan dengan protection system
3. Masalah rangkaian updating kepada patches windows/ antivirus lambat
No.Siri : 33/08 Kod:P - Emel kepada : En. Muhammad Hafizzudin Status : Selesai
34 24/9/08 Complaint I borrowed a book title handbook of cheminformatic few week ago. After a few days I have borrowed the book. I found that a student call me up my mobile phone asking me
Investigation I have contacted Wong Bing Ming asking for detail information’s regarding this matter on 24/9/05. I also identified the person that borrowed the book after Wong
E-mail was sent on 25th Sept 2008 to all librarians and circulation unit staffs who are involve in counter service not to reveal the identity of the
Patron beingcontacted by other user asking for books which is being borrowed by the patron.
No.Siri : 34/08 Kod:P - Emel kepada : Wong Bing Ming
for the book. According to that student, he got my mobile number from the librarian. I think that the library should not give my personal information such as my mobile phone to the third party. I have learn that it is againt the policy at the library but it had happen to me.
Bing Ming. Unfortunately. There is no telephone no. e-mail and send message through patron function on 25/9/08. Notes have been locked at patron function message ‘to see KPK’
borrower. However the circulation unit staffs have an authority to recall the book from the student if needed, especially overdue book.
Status :Selesai
35 25/9/08
Complaint I am Phd student and during this month I used to read more than 10 new articles that I couldn’t find it the database of library so what can I do with only 5 articles possible for order? I Think this is a problem should be solved.Thanks,
Investigation P(RM1) has contacted the patron and informed the request of the Inter Library Loan service can be issued only 5 titles per request.
Nevertheless if the patron has more than maximum of requests, PSZ will accept the requests but will advised the user to set priority among the articles. We will process the top 5 articles and upon receipt the title , we will issue the following five for ILL.
Limited request articles under ILL service.
No.Siri : 35/08 Kod:P Status:Selesai
36
7/10/08
Complaint Staff attitude is not good especially during the busy time. The student already line up for borrowing books but the staff accuse falsely the student. After that, the staff didn’t appologise to the student.
Investigation I have contacted Ms. Wong Sook Lee pertaining the incident. All staffs from group D have been called for clarification and advised duty – 25/9/08, 3.00-4.00pm (counter circulation C)
Staffs are advised to follow standard people practice while working in the library
Provide refresher training of people standard practice for counter service staffs and standard script dialogues as guidance at the counter.
No.Siri : 36/08 Kod:S - Emel kepada : Wong Sook Lee Status :Selesai
37 6/10/08 Complaint I would like to complain about the single study rooms. 1.After 6.00pm the rooms are very dim because the lightings are not enough. 2. The hinges of the doors also need oiling, because they make noise when opening and closing of the doors. 3. The liquid soap in the toilet is also not enough and finish very quickly. Please instell two sets at least. 4. We aften need the room and the
Investigation From the report, we don’t know which room that you complaint. But we do some random check and everything are in good condition.
Handsoap – We already increase the frequent of handsoap refill from 2 times perweeks.
Handsoap – used handsoap liquid wisely to avoid it’s always not enough A survey on the usage of the library facilities (toilet) will be conducted by PSZ . Currently is in the progress of preparing the questionnaire. On Dec 2008, 377 questionaires from 400 have been received. BTK is in the process of data
No.Siri : 37/08 - Emel kepada : Mr. Vahid Moarref
Status :Selesai
head phones together, but the pule does not permit us. 5. All curtains in the rooms need repairing
is in the process of data analysis.
38 7/10/08 Aduan Internet server di perpustakaan sangat lambat, saya perlu habiskan banyak masa untuk muat turun satu-satu fail atau dokumen. Di cyber café luar kampus, ianya adalah 110kb/s dan bayangkan di PSZ Cuma 8kb/s.Sila pertimbangkan masalah ini secara teliti kerana ini akan menjejaskan kecekapan dan keberkesanan pelajar dalam memperolehi maklumat akademik yang seterusnya akan mempengaruhi prestasi akademik pelajar secara tidak langsung. Selain itu, sila senantiasa upgrade ‘virus engine’ sini agar pelajar dapat menggunakakn perkhidmatan on-line/computer dengan senang hati. Sekian, terima kasih.
Hasil siasatan Testing dibuat denganmemuatturun ‘application’ dari cyber UBP (Internet UTM) adalah laju tetapi memuatturunapplication dari internet perlahan kerana ini melibatkan laluan keluar rangkaian UTM melalui ‘ internet service provider’ (ISP) baru.
Pihak CICT, UTM masih di dalam proses memantapkan rangkaian keluar UTM memalui ISP baru (Time, TM1 & TM2). Oleh itu, masih terdapat kekangan yang perlu diselesaikan oleh pihak CICT dan juga pihak ISP berkenaan
PC dikawasan internet dalam proses pemasanagn ‘disk protection card’ dan Installation antivirus secara berpangkat.
Internet lambat
No.Siri : 38/08 Tiada butiran maklumat di borang. Status :Selesai
39 10/10/08 Aduan -Connection internet ke main pages UTM susah nk masuk -INFOLAN2 sentiasa susah nk surf dari luar PSZ (sekitar UTM)
Penghargaan -Perkhidmatan yang cekap dan mesra -Mudah dapat bahan rujukan
Hasil Siasatan PTM(USR) telah hubungi pustakawan di Pusat Sumber FAB dan Pegawai Teknologi Maklumat di CICT untuk menyemak samada Infolan2 bermasalah untuk diakses, Melalui maklumbalas Infolan2 boleh diakses dari luar PSZ (sekitar UTM)
Masalah akses ke Infolan2 mungkin berpunca dari proses naiktaraf rangkaian PSZ yang menyebabkan gangguan akses dari semasa ke semasa
Akses ke mainpagei UTM sukar untuk diakses dan INFOLAN2 sukar akses dari luar.
No.Siri : 39/08 Kod:P - Emel kepada : En. Mohamiad Norhidayat
Status :Selesai
40 28/10/08 Complaint Actually there are many students do some noisy (laugh, eating, taking lawelly, playing games)in fifth floor, so please do something
Investigation Upon received the complaint at 9.30pm, Chief Asst. library Baharuddin Seman) went to the location and found out the
1.Display more posters of library regulation at reading areas, especially fourth & fifth floor. 2.regular monitoring and
We will proposed PSZ to purchase CCTV that will enable us monitoring. The users activity effectivenly
Making noise in the library
No.Siri : 40/08 Kod:L - Emel kepada : En,Salem Mohamed
to prevent this noise. situation was in control logged report by the staff.
Status :Selesai
41 31/10/08 Aduan Harap dapat perhatian daripada pihak PSZ bahawa membenarkan membawa masuk payung. Perkara ini amat penting kerana letak dirak muar kurang selamat. Ini kerana payung saya sudah hilang kelmarin akibat daripada letak dirak luar PSZ. Sebelum ini boleh dibenarkan bawa masuk jadi jarang kedengan ran hal sebegini tetapi sejak kebelakangan ini apabila payung tidak dibenarkan membawa masuk kePSZ, sering kedengaran bahawa payung hilang apabila letak di luar rak yang disediakan sebelum hal semlm. Harap beri perhatian atas perkara ini. Penghargaan Harap perkhidmatan yang baik terus dikekalkan.
Hasil Siasatan Payung sememangnya tidak dibenarkan didalam PSZ atas sebab-sebab keselamatan bahan dan ruang
Simpan payung diluar PSZ adalah dibawah tanggungjawab pengguna dan peringatan ini telah diletakkan di lokasi tersebut. Tempat penyimpanan juga disediakan di luar foyer PSZ.
Kehilanganpayung
No.Siri : 41/08 Kod:P En. Tan Yu tian – tiada no handphone atau emel. Status :Selesai
42 5/11/08 Aduan Saya mencadangkan agar lantai diseluruh perpustakaan digantikan dengan karpet sepenuhnya seperti dikebanyakkan perpustakaan di niversiti-universiti awam diMalaysia. Masalah bunyi tapak kasut pengguna perpustakaaan yang menganggu pengguna lain dapat diselesaikan. Selain itu, image PSZ juga dapat ditingkatkan selaras dengan misi UTM untuk menjadi Universiti bertaraf dnia pada tahun 2010. terima kasih
Terima kasih diatas pandangan saudara terhadap keadaan persekitaran PSZ. Untuk makluman saudara PSZ telahpun menghantar cadangan penggantian vinyl yang sediaada kepada vinyl yang bermutu tinggi kepada bendahari UTM melalui surat bertarikh 17/11/2008
Hasil Siasatan Pengguna dikehendakimematuhi kod etika pakaian yang ditetapkan UTM selaras dengan peraturan PSZ yang melarang pengguna memakai selipar/sandal yang mengeluarkan bunyi kuat.
Lantai dipasang karpet
No.Siri : 42/08 Kod: P - Emel kepada : Cik Safizahanin Status :Selesai
43 14/11/08 Aduan Diharap dapat sediakan beg plastic untuk memudahkan pelajar meminjam buku
Hasil Siasatan Terima kasih atas cadanagn saudara, Untuk makluman Jawatankuasa sebutharga PSZ memutuskan pembelian beg plastik tidak dapat dilaksanakan kerana faktor kos yang tinggi.
Beg plastik untukkemudahan peminjaman
No.Siri : 43/08 Kod:P - Emel kepada : Abdul Hadi Status :Selesai
44
14/11/08
Aduan Saya ditegur oleh staf kerana membawa makanan ke dalam bili perbincangan. Saya akui kesilapan, tetapi saya juga inginmencadangkan supaya staf juga mampu menegur studentantabangsa yang turut berpesta memakan dalam bilik karel dan bilik perbincangan.
rondaan pada jam 4.00 ptg (14/11/08) dan mendapati 2 org pelajar lelaki dan perempuan di dalam bilik perbincangan. Teguran dibuat dan meminta pelajar meninggalkan perpustakaan (pelajar tidur dan makan), pelajar antarabangsa di bilikbersebelahan juga telah ditegur kerana membuat bising.
Penghargaan Sangat menghargai kerjasama yang diberikan oleh kakitangan yang bertugas di kaunter Media yang menguruskan bilik karel dan bilik perbincangan. Melakukan tugasan dengan cemerlang dan berhemah. Terima kasih, tanggungjawab anda sangat dihargai
Hasil Siasatan Pembantu perpustakaan USK, En.Azman telah mengadakan
2. menguatkuasa
peraturan yang sediaada keatas pengguna yang melanggar peraturan (nama akan direkodkan)
1. Makluman berkaitan peraturan perpustakaan serta perlanggaran peraturan akan diletakkan dikawasan berhampiran bilik perbincangan dan karel
1. Menyedia / memasang CCTV di ruang bacaan dan semua bilik karel/perbincangan
2. Menampal poster.makluman ’No Food’ disetiap bilik karel, perbincangan dan ruang-ruang lain.
Teguran membawa makanan di dalam PSZ
No.Siri : 44/08n tp Kod: S Tiada butiran maklumat di borang. Status :Selesai
45 17/12/08
Complaint Previously, while doing my masters when I borrow books, I put remnder in my mobile for the due date.Now from the second semester of my phd I start getting email when ever my books got due two days before.Last month I did not get any email and I got fined for about RM25.relaying on library system is my mistake. Suggestion If some system is going to be offline I think better to send notice to users of the system.I have the complete record of every thing.I do not know that you will refund RM25 or not but please from next time send me the notice before getting some thing offline.I will be grateful for this act of kindness.
Investigation Jun, please check whether it is true that problem is because of the system. There are 2 patron records under Kashif and Kashif Saleem. The latest record (under Kashif) is using gmail not UTM e-mail domain.The system could not recognise the gmail.Thus the reminder could not be sent to the email address.
Update patronrecord;UTM emailaddress,patron name and patron code to enable you o received the reminder later from the library.We ar
Provide notice regarding the provision of the UTM email to the postgraguate and acdemic staff Apologize for not giving the refund
2 email account under 2 patron record.
No.Siri : 45/08n tp Kod: S Emel kepada Mr Rashif Saleem Status :Selesai
46 30/12/08 Aduan Air cond bilik Mesyuarat tidak dimatikan.Kejadian ini dikesan pada 8.10 am pada 30/12/08.Ini menyebabkan berlakunyapembaziran tenaga.
Pihak Bahagian Pentadbiran dan Kewangan mendapati penghawa dingin masih di dalam keadaaan”on” (hidup) semasa semakan dilakukan pada 30 Dis 2008 jam 8.10 pagi
Siasatan
Penghawa dingin telah dimatikan suis oleh staf Bahagian Pentadbiran dan Kewangan pada 30 Dis 2008 jam 8.10 pagi.
Pihak AJK Projek Rikh 30 DU di bawah AJK Dokementasi telah memaklumkankepada semua AJK Projek RU untuk mematikan suis penghawa dingin setiap kali meninggalkan Bilik Mesyuarat setelah selesai digunakan, Rujuk emel bertarikh 30 Dis 2008:Makluman RU Bil.4/08
Penghawa dingin
No.Siri : 46/08 Kod: P Emel kepada mailing list RU Status :Selesai
Lampiran 4
PERKARA KATEGORI
MAKLUMBALAS
BIL.
M/BALAS ADUAN (a)
CADANGAN (b)
PENGHARGAAN (c)
JUMLAH
(a+b+c)
PERKHIDMATAN
KEMUDAHAN
1 1 - - 1
KOLEKSI - - - - -
STAF 1 - - 1 1
LAIN-LAIN - - - - -
JUMLAH 2 1 - 1 2
Bilangan Maklumbalas Emel Mengikut Kategori serta Aduan , Cadangan dan Penghargaan
Lampiran 5
ANALISIS MAKLUMBALAS PERPUSTAKAAN PERTANYAAN MELALUI EMEL DAN MODUL ONLINE REFERENCE DESK Bil. Tarikh Aduan / Penghargaan Siasatan/
Hasil Siasatan Pembetulan Pencegahan Punca Masalah Catatan
1 07/01/08
Aduan : I have just talked over the phone to a lady in charge of the Meja Penasihat pengguna on 22 July 2008 at 5.25pm. I did not manage to catch her name but she was very efficient in handling my case. She was very polite and professionaltoo.Congratulation to PSZ for having a staff like her.Hopefully she would get credits for this.Thank you.
Salam Pn Mahani,Truly appreciate the email sent and will surely convey it to librarion mentioned.Do Inform us for future assistance.Our staffs are most happy to assist you in anyway possible
Siasatan -Pn Junaidah Abdullah was on duty at that session.
Polite and professional staff
- No.Siri : 05/08 Kod : S Status : Selesai
2
09/1/008
Aduan : Salam/// Baru-baru ini sayamengalami traumadisebabkan mesinpeminjaman buku….sepatutnya gambar diambil bukan hanya muka saje….tapi perlu disertakan muka
Judul buku “A symptotic and hybrid. Bahan dalam pinjaman peminjam tetapi berjaya dkesan di rak
Buku tersebut adakah patut mustahil saya sentuh tiba-tiba dituduh tak pulang…maca, nak giler rase bila dapat tahu….
Semakan mendapati patron adalah Herman Tuminoh dengan
Aduan saudara telah dimajukan ke Bahagian Pembangunan Automasi untuk makluman dan tindakan selanjutnya. Pihak BPA telah menghantar emel bertarikh 4 Nov 2008
Peminjaman buku di SPLD
- No.Siri : 06/08 Kod : P Status :Selesai
Kepada sesiapa staf yang tolong selesaikan masalah saya tq very much Saya amat kesal dengan “teknologi” yg ada di psz utm skudai…bend ini akan saya ingat hingga ke anak cucu saya lahir. Sampai sekarang saya masih belum lagi berani nak pinjam buku di psz…memang seperti satu mimpi ngeri
Lampiran 6 KATEGORI
JUMLAH EMEL
PERKHIDMATAN DAN KEMUDAHAN
189
KOLEKSI 16
LAIN-LAIN
1
STAF
0
JUMLAH
206
Bilangan Maklumbalas Emel (Umum) Mengikut Kategori
Lampiran 7 Perincian bagi kategori maklumbalas emel (Umum)
Bil.
Perincian bagi Kategori
Jumlah
1. Mendapatkan artikel teks penuh 112 2. Pertanyaan berkaitan Perkhidmatan Sokongan
Penyelidikan 14
3. Pembaharuan 23 4. Kemaskini Rekod Patron 21 5. Koleksi 14 6. Tempahan 8 7. “Blocks” di rekod patron 5 8. Dendaan 3 9. Pinjaman 3 10. Pemulangan 2
11. Pendaftaran 1 Jumlah Keseluruhan 206
LAPORAN PERLAKSANAAN DAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI BAHAGIAN PERKHIDMATAN MAKLUMAT
JULAI - DISEMBER 2008 UNIT PENGURUSAN MAKLUMAT
Prosedur Objektif Kualiti Pencapaian Tindakan Cadangan Penambahbaikan
Prosedur Perlaksanaan Kelas Kemahiran Pencarian Maklumat
Memastikan maklumbalas pelajar yang menghadiri kelas kemahiran mencapai 80% tahap kepuasan.
Laporan Julai – Disember 2008. a) Tahap kepuasan pelajar adalah seperti
berikut; i) Kelas Kemahiran Asas = 63.5% ii) Kelas Kemahiran Lanjutan = 82.4% iii) UQP1211:Asas Kemahiran
Pencarian Maklumat = 90.2 % b) Tahap kepuasan terhadap pengajaran
Fasilitator kelas kemahiran:
i) Kelas Kemahiran Asas = 69.8 % ii) Kelas Kemahiran Lanjutan = 92 % iii) UQP1211:Asas Kemahiran
Pencarian Maklumat = 95.1 % Laporan terperinci adalah seperti di Lampiran 1.
Semua modul kelas kemahiran akan dikaji semula mengikut perkembangan semasa.
Lampiran 1
Prosedur Perlaksanaan Kelas Kemahiran Pencarian Maklumat Kajian dibuat berdasarkan borang penilaian yang diedarkan kepada pelajar yang menghadiri kelas kemahiran asas dan kelas kemahiran lanjutan dari Julai – Disember 2008. Analisis data dilaksanakan dengan menggunakan kaedah analisis deskriptif. Dalam kaedah ini, skor yang diberikan oleh pelajar untuk Soalan 1 hingga Soalan 5 dalam borang penilaian akan dijumlahkan. Jumlah skor ini akan dikategorikan kepada tiga tahap kepuasan, iaitu Rendah, Sederhana dan Tinggi seperti di Jadual 1.
Jadual 1: Kategori Jumlah Skor
Jumlah Skor
Tahap
5 hingga 15
Rendah
16 hingga 26 Sederhana
27 hingga 37 Tinggi
Kelas Kemahiran Asas
(i) Tahap kepuasan pelajar terhadap Kelas Kemahiran Asas Tahap kepuasan pelajar secara keseluruhan terhadap kelas kemahiran asas adalah seperti di Jadual 2.
Jadual 2: Tahap Kepuasan Pelajar Terhadap Kelas Kemahiran Asas
Tahap Kekerapan ( n = 1463 )
Peratus (%)
Rendah
15
1.0 %
Sederhana 519 35.5 % Tinggi 929 63.5 %
Jumlah 1463 100 %
Min : 28 Minimum : 9 Sisihan Piawai : 4.6 Maksimum: 35 Jadual 2 menunjukkan 63.5% (929 orang pelajar) menyatakan tahap kepuasan terhadap Kelas Kemahiran Asas yang dianjurkan oleh PSZ adalah pada tahap tinggi dan 35.5% (519 orang pelajar ) menyatakan kepuasan terhadap mereka pada tahap sederhana. Hanya sebilangan kecil pelajar iaitu 1.0% (15 orang pelajar) mempunyai tahap kepuasan yang rendah terhadap Kelas Kemahiran Asas yang mereka ikuti. Secara keseluruhannya, tahap kepuasan pelajar terhadap Kelas Kemahiran Asas adalah pada tahap tinggi di mana purata jumlah skor yang diberikan oleh pelajar ketika membuat penilaian adalah 28 dan sisihan piawaian ialah 4.6. Nilai minimum menunjukkan jumlah skor yang paling rendah diberikan oleh pelajar. Jadual di atas menunjukkan jumlah skor terendah adalah 9 manakala jumlah skor yang tertinggi adalah 35, iaitu menyamai jumlah skor yang sebenar. Ini memberi gambaran positif mengenai tahap kepuasan pelajar terhadap Kelas Kemahiran Asas yang dianjurkan.
(ii) Jumlah skor untuk Soalan 1 hingga Soalan 5.
Jadual 3: Skor Soalan 1 hingga 5
Soalan
1 (Strongly Disagree)
2
3
4
5
6 7 (Strongly
Agree)
Jumlah
1. After attending this class, I am more confident in using the library facilities.
3
(0.2%)
16
(1.1%)
24
(1.6%)
190
(13%)
466
(31.9%)
469
(32.1%)
294
(20.1%)
1462
(100%)
2. The class modules met my expectations.
2
(0.1%)
13
(0.9%)
40
(2.7%)
235
(16.1%)
485
(33.2%)
462
(31.6%)
224
(15.3%)
1461
(100%) 3. Audio-visual devices function properly without any technical interruption.
3
(0.2%)
12
(0.8%)
48
(3.3)
144
(9.9%)
336
(23%)
461
(31.6)
456
(31.2%)
1460
(100%)
4. The room is suitable and comfortable for the class.
23
(1.6%)
34
(2.3%)
64
(4.4%)
157
(10.7%)
299
(20.4%)
459
(31.4%)
427
(29.2%)
1463
(100%)
5. In my opinion, this class is effective.
6
(0.4%)
13
(0.9%)
47
(3.2%)
178
(12.2%)
361
(24.7%)
533
(36.4)
325
(22.2%)
1463
(100%)
Jadual 3 menunjukkan skor untuk soalan 1 hingga 5 untuk tahap kepuasan pelajar terhadap kelas kemahiran asas.Dari analisa yang dibuat peratus pelajar yang berpuas hati dengan kelas kemahiran asas yang diadakan adalah tinggi. Analisa terperinci mendapati kekerapan pelajar memilih skor 5 sehingga 7.
(iii) Penilaian Fasilitator Kelas Kemahiran Asas
Lima (5) soalan dalam borang penilaian membenarkan pelajar menilai fasilitator yang memberi taklimat dalam kelas kemahiran tersebut. Untuk menganalisis data ini, satu jadual ‘cross tabulation’ diwujudkan. Jadual ini mengandungi initial nama fasilitator serta skor yang diberi oleh pelajar dari soalan 1 hingga soalan 5.Jumlah skor dikategorikan kepada 3 tahap kepuasan iaitu rendah, sederhana dan tinggi.
Jadual 4: Skor Penilaian Fasilitator Kelas Kemahiran Asas
Tahap kepuasan terhadap pengajaran fasilitator Fasilitator 1
(rendah) 2
(sederhana) 3
(tinggi)
Jumlah pelajar
HZ 0 (0%)
32 (29.1%)
78 (70.9%)
110 (100%)
HS 1 (0.9%)
41 (38.3%)
65 (60.7%)
107 (100%)
HH 1 (1.3%)
27 (36%)
47 (62.7%)
75 (100%)
HN 0 (0%)
16 (21.3%)
59 (78.7%)
75 (100%)
JA 2 (3.2%)
19 (30.2%)
42 (66.7%)
63 (100%)
KMJ 0 (0%)
16 (48.5%)
17 (51.5%)
33 (100%)
KBY 0 (0%)
17 (19.3%)
71 (80.7%)
88 (100%)
MFMY 0 (0%)
21 (41.2%)
30 (58.8%)
51 (100%)
MN 0 (0%)
19 (34.5%)
36 (65.5%)
55 (100%)
MRK 0 (0%)
15 (23.1%)
50 (76.9%)
65 (100%)
MMY 0 (0%)
16 (45.7%)
19 (54.3%)
35 (100%)
NAS 0 (0%)
20 (29.4%)
48 (70.6%)
68 (100%)
NEH 1 (1.4%)
28 (39.4%)
42 (59.2%)
71 (100%)
NHDK 0 (0%)
9 (13.8%)
56 (86.2%)
65 (100%)
NS 0 (0%)
13 (32.5%)
27 (67.5%)
40 (100%)
SS 0 (0%)
4 (10%)
36 (90%)
40 (100%)
SEI 0 (0%)
15 (22.1%)
53 (77.9%)
68 (100%)
SN 0 (0%)
8 (11.1%)
64 (88.9%)
72 (100%)
SAR 0 (0%)
19 (29.2%)
46 (70.8%)
65 (100%)
YH 1 (1.1%)
28 (31.5%)
60 (67.4%)
89 (100%)
YP 7 (13.7%)
26 (51%)
18 (35.3%)
51 (100%)
ZD 1 (1.5%)
7 (10.4%)
59 (88.1%)
67 (100%)
ZA 0 (0%)
30 (42.9%)
40 (57.1%)
70 (100%)
Jumlah
14 (0.9%)
446 (29.3%)
1063 (69.8%)
1523 (100%)
Berdasarkan Jadual 4, secara keseluruhannya fasilitator kelas kemahiran asas telah melaksanakan tugas dengan baik. Tahap kepuasan pelajar terhadap pengajaran fasilitator berada di tahap yang tinggi iaitu 69.8% (1063 orang pelajar). Perincian skor setiap soalan untuk penilaian fasilitator kelas kemahiran asas secara individu adalah seperti di Lampiran 2. Initial dan nama fasilitator adalah seperti di Lampiran 5.
Subjek ko-kurikulum UQP1211: Asas Kemahiran Pencarian Maklumat (i) Tahap kepuasan pelajar terhadap kelas UQP1211: Asas Kemahiran Pencarian Maklumat
Tahap kepuasan pelajar secara keseluruhan terhadap kelas UQP1211 adalah seperti di Jadual 5. Jadual 5 : Tahap Kepuasan Pelajar Terhadap Kelas UQP1211
Tahap Kekerapan ( n = 61 )
Peratus (%)
Rendah
Sederhana
0 6
0%
9.8% Tinggi 55 90.2%
Jumlah 61 100% Min : 30 Minimum : 25 Sisihan Piawai : 2.8 Maksimum: 35 Jadual 5 menunjukkan 90.2% (55 orang pelajar) menyatakan tahap kepuasan terhadap Kelas UQP1211 yang dianjurkan oleh PSZ adalah pada tahap tinggi, manakala 9.8% (6 orang pelajar) mempunyai tahap kepuasan yang sederhana terhadap Kelas UQP1211 yang mereka ikuti. Purata jumlah skor yang diberikan oleh pelajar ketika membuat penilaian adalah 30 dan sisihan piawaian ialah 2.8. Nilai minimum menunjukkan jumlah skor yang paling rendah iaitu 25 dan nilai maksimum ialah 35 iaitu jumlah skor yang sebenar.
(ii) Jumlah skor untuk Soalan 1 hingga Soalan 5.
Jadual 6: Skor Soalan 1 hingga 5
Soalan 1
(Strongly Disagree)
2
3
4
5
6 7 (Strongly
Agree)
Jumlah
1. After attending this class, I am more confident in using the library facilities.
0
(0%)
0
(0%)
0
(0%)
1
(1.6%)
13
(21.3%)
22
(36.1%)
25
(41%)
61
(100%)
2. The class modules met my expectations.
0
(0%)
0
(0%)
0
(0%)
0
(0%)
8
(13.1%)
40
(65.6%)
13
(21.3%)
61
(100%) 3. Audio-visual devices function properly without any technical interruption.
0
(0%)
0
(0%)
4
(6.6%)
14
(23%)
17
(27.9%)
16
(26.2%)c
10
(16.4%)
61
(100%)
4. The room is suitable and comfortable for the class.
0
(0%)
0
(0%)
0
(0%)
1
(1.6%)
16
(26.2%)
23
(37.7%)
21
(34.4%)
61
(100%) 5. In my opinion, this class is effective.
0
(0%)
0
(0%)
0
(0%)
0
(0%)
6
(9.8%)
17
(27.9%)
38
(62.3%)
61
(100%)
Perincian skor untuk soalan 1 hingga 5 adalah seperti di Jadual 6. Analisa terperinci mendapati kekerapan pelajar memilih skor **.
(iii) Penilaian Fasilitator Kelas UQP1211
Lima (5) soalan dalam borang penilaian membenarkan pelajar menilai fasilitator yang memberi taklimat dalam kelas kemahiran tersebut. Untuk menganalisis data ini, satu jadual ‘cross tabulation’ diwujudkan. Jadual ini mengandungi Nama Fasilitator serta skor yang diberi oleh pelajar dari soalan 1 hingga soalan 5. Jumlah skor dikategorikan kepada 3 tahap kepuasan, iaitu rendah, sederhana dan tinggi.
Jadual 7 : Skor Penilaian Fasilitator Kelas UQP1211
Tahap kepuasan terhadap pengajaran fasilitator UQP1211
Fasilitator 2.00
(sederhana) 3.00
(tinggi)
Jumlah Pelajar
Zafarina 2 (9.5%)
19 (90.5%)
21 (100%)
Salina 0 (0%)
23 (100%)
23 (100%)
Muzaimah 1 (5.9%)
16 (94.1%)
17 (100%)
Jumlah 3 (4.9%)
58 (95.1%)
61 (100%)
Berdasarkan skor di Jadual 7, secara keseluruhannya fasilitator kelas UQP1211 telah menjalankan tanggungjawab dengan baik. 95.1% (58 orang pelajar) pelajar memberi skor tahap kepuasan yang tinggi kepada pengajaran fasilitator kelas UQP1211. Perincian skor setiap soalan untuk penilaian fasilitator secara individu adalah seperti di Lampiran 3.
Kelas Kemahiran Lanjutan
(i) Tahap kepuasan pelajar terhadap Kelas Kemahiran Lanjutan
Tahap kepuasan pelajar secara keseluruhan terhadap Kelas Kemahiran Lanjutan adalah seperti di Jadual 8.
Jadual 8: Tahap Kepuasan Pelajar Terhadap Kelas Kemahiran Lanjutan
Tahap Kekerapan ( n = 336 )
Peratus (%)
Rendah
1
0.3
Sederhana 58 17.3 Tinggi 277 82.4
Jumlah 336 100
Min : 30 Minimum : 7 Sisihan Piawai : 3.7 Maksimum: 35
Jadual menunjukkan 82.4% (277 orang pelajar) menyatakan tahap kepuasan terhadap Kelas Kemahiran Lanjutan yang dianjurkan oleh PSZ adalah pada tahap tinggi. 17.3% (58 orang pelajar) pelajar menyatakan tahap kepuasan terhadap kelas adalah pada tahap yang sederhana, manakala hanya sebilangan kecil pelajar iaitu 0.3% (1 orang pelajar) mempunyai tahap kepuasan yang rendah terhadap Kelas Kemahiran Lanjutan yang mereka ikuti.
Secara keseluruhannya, tahap kepuasan pelajar terhadap Kelas Kemahiran Lanjutan adalah pada tahap tinggi di mana purata jumlah skor yang diberikan pelajar adalah 30 dan sisihan piawai ialah 3.7. Nilai minimum iaitu skor yang paling rendah adalah 7 manakala nilai maksimum adalah 35 iaitu jumlah skor yang sebenar.
(ii) Jumlah skor untuk Soalan 1 hingga Soalan 5.
Jadual 9: Skor Soalan 1 hingga 5
Soalan 1
(Strongly Disagree)
2
3
4
5
6 7 (Strongly
Agree)
Jumlah
1. The knowledge and skills that I have learned from this class helps in doing my assignment efficiently.
0
(0%)
1
(0.3%)
1
(0.3%)
8
(2.4%)
67
(19.9%)
123
(36.6%)
136
(40.5%)
336
(100%)
2. The class modules met my expectations.
0
(0%)
1
(0.3%)
2
(0.6%)
19
(5.7%)
62
(18.5%)
151
(45.1%)
100
(29.9%)
335
(100%)
3. Audio-visual devices function properly without any technical interruption.
2
(0.6%)
1
(0.3%)
11
(3.3%)
20
(6%)
64
(19%)
133
(39.6%)
105
(31.3%)
336
(100%)
4. Time allotted is sufficient.
1
(0.3%)
1
(0.3%)
3
(0.9%)
27
(8%)
80
(23.8%)
128
(38.1%)
96
(28.6%)
336
(100%)
5. The room is suitable and comfortable for the class.
1
(0.3%)
0
(0%)
5
(1.5%)
12
(3.6%)
38
(11.3%)
106
(31.5%)
174
(51.8%)
336
(100%)
Jadual 9 menunjukkan skor untuk soalan 1 hingga 5 untuk tahap kepuasan pelajar terhadap kelas kemahiran lanjutan yang mereka ikuti. Analisa terperinci mendapati kekerapan pelajar memilih skor 6 dan 7.
(iii) Penilaian Fasilitator Kelas Kemahiran Lanjutan
Lima (5) soalan dalam borang penilaian membenarkan pelajar menilai fasilitator yang memberi taklimat dalam kelas kemahiran tersebut. Untuk menganalisis data ini, satu jadual ‘cross tabulation’ diwujudkan. Jadual ini mengandungi initial nama fasilitator serta skor yang diberi oleh pelajar dari soalan 1 hingga soalan 5. Jumlah skor dikategorikan kepada 3 tahap kepuasan iaitu rendah, sederhana dan tinggi.
Jadual 10: Skor Penilaian Fasilitator Kelas Kemahiran Lanjutan
Tahap kepuasan terhadap pengajaran fasilitator
Fasilitator 1 (rendah)
2 (sederhana)
3 (tinggi)
Jumlah pelajar
HO 1
(4%) 0
(0%) 24
(96%) 25
(100%) JA 0
(0%) 4
(8.5%) 43
(91.5%) 47
(100%) MMY 0
(0%) 4
(9.1%) 40
(90.9%) 44
(100%) NAS 0
(0%) 5
(10.4%) 43
(89.6%) 48
(100%) SS 0
(0%) 2
(3.9%) 49
(96.1%) 51
(100%) ZD 1
(1.1%) 2
(2.3%) 84
(96.6%) 87
(100%) ZR 0
(0%) 2
(9.5%) 19
(90.5%) 21
(100%) HS 0
(0%) 7
(28%) 18
(72%) 25
(100%) JUMLAH 2
(0.6%) 26
(7.5%) 320
(92%) 348
(100%)
Berdasarkan pada skor di Jadual 10, fasilitator kelas kemahiran lanjutan telah menjalankan tugas mereka dengan baik di mana tahap kepuasan pelajar terhadap pengajaran fasilitator berada di tahap tinggi iaitu 92% (320 orang pelajar). Perincian skor setiap soalan untuk penilaian fasilitator secara individu adalah seperti di Lampiran 4. Kesimpulannya, secara keseluruhannya fasilitator-fasilitator kelas kemahiran asas dan kelas kemahiran lanjutan telah berjaya melaksanakan tugas yang dipertanggungjawabkan dengan baik.
Lampiran 5
SENARAI NAMA FASILITATOR & INITIAL Bil. Nama Initial 1 Haliza Zainal HZ 2 Hamizah Sumin HS 3 Haslina Hussein HH 4 Haslina Nasir HN 5 Haslina Othman HO 6 Junaidah Abdullah JA 7 Kamariah Mohamed Jong KMJ 8 Khairulbahiyah Yaakob KY 9 Mohd Fuad Mohd Yusuf MFMY 10 Mohd Nasir Ibrahim MN 11 Mohd Razib Karno MRK 12 Muzaimah Mohd Yunus MMY 13 Nazrinda A. Samah NAS 14 Noor Effendy Hamzah NEH 15 Nor Hafiza Daud Kaiyin NHDK 16 Norazila Safri NS 17 Salina Shamsuri SS 18 Sh. Ezathul Imma Syed Zainal Abidin SEI 19 Siti Nisrin Mohd Anis SN 20 Syaranah Ahmad Raqi SAR 21 Yusrul Hisham Mohd Yusof YH 22 Yahya Pakih YP 23 Zafarina Dol ZD 24 Zaleha Atan ZA 25 Zurina Rosmani ZR