Download - Ldb CultureLab 2.0 Cavaliere 01
IL PROJECT MANAGEMENTIL PROJECT MANAGEMENT DEGLI EVENTI CULTURALI
Vi C liVincenzo Cavaliere
Materiali didattici
LECCE5-6 dicembre 20145-6 dicembre 2014
Abstract pianificazione e budget
Fonte: L.Argano “la Gestione di progetti di spettacolo” ed. F.Angeli
IL PROJECT MANAGEMENTASPETTI GENERALI
IL PROJECT MANAGEMENTPUO’ ESSERE DEFINITO COMEPUO’ ESSERE DEFINITO COME:
gestione sistemica di un’attività complessa ed unica, con un inizio e una fine predeterminate, che viene svolta con risorse organizzate,
di t ti di i ifi i t llmediante un processo continuo di pianificazione e controllo, per raggiungere degli obiettivi predefiniti, rispettando vincoli interdipendenti di costo, tempo e qualità
Fonte: L.Argano “la Gestione di progetti di spettacolo” ed. F.Angeli
ASPETTI GENERALI
I PARAMETRI GUIDA
TEMPO COSTO QUALITA’
TERMINI BUDGET SPECIFICHETERMINI BUDGET SPECIFICHE
Fonte: L.Argano “la Gestione di progetti di spettacolo” ed. F.Angeli
LA QUALITA’ DEL PROGETTOASPETTI GENERALI
LA QUALITA’ DEL PROGETTO
Qualità artistica Qualità organizzativa
(
Qualità della comunicazione
(processo e competenze)
Qualità del progettoQualità culturale
Fonte: L.Argano “la Gestione di progetti di spettacolo” ed. F.Angeli
ASPETTI GENERALI
LE FASI DEL PROJECT MANAGEMENT CULTURALE
FASE 1 - IDEAZIONE
FASE 2 – ATTIVAZIONE
FASE 3 - PIANIFICAZIONE
FASE 4 - ATTUAZIONE
FASE 5 - COMPLETAMENTO
FASE 6 - VALUTAZIONE
Fonte: L.Argano “la Gestione di progetti di spettacolo” ed. F.Angeli
ATTIVAZIONE
La fase dell’attivazione nei progetti culturali riguarda 4La fase dell attivazione nei progetti culturali riguarda 4 aspetti fondamentali:
1. Definire la fattibilità del progetto2. Fare l’analisi delle forze in campo3 D li l li id di ti t t i d tti d3. Delineare le linee guida di tipo strategico, produttivo ed
organizzativo4. Attivare i primi comportamenti operativi e strategici basilari p p p g
che rendono possibile il progetto così come è stato ideato
Fonte: L.Argano “la Gestione di progetti di spettacolo” ed. F.Angeli
ATTIVAZIONE
La fase dell’attivazione nei progetti culturali deveLa fase dell attivazione nei progetti culturali deve consentire di ipotizzare:
COSTI, TEMPI E DURATA DEL PROGETTO (ordini di grandezza approssimativa)
RISORSE PRINCIPALI e FONDAMENTALIRISORSE PRINCIPALI e FONDAMENTALI ELEMENTI CHE CARATTERIZZANO LA QUALITA’ STRUTTURA DEL PROGETTO (PBS) PRIORITA’ SITUAZIONI A RISCHIO (Crash) e SOLUZIONI ALTERNATIVE
Fonte: L.Argano “la Gestione di progetti di spettacolo” ed. F.Angeli
ATTIVAZIONE
Dalla fase dell’attivazione derivano tre differenti output:
1. Il progetto viene avviato di fatto come è stato definito nella fase ideativafase ideativa
2. Il progetto viene modificato in alcune sue parti e/o riposizionato in termini di struttura, obiettivi, caratteristiche, ecc…
3. Il progetto non è realizzabile perché vengono meno requisiti e condizioni importanti pertanto viene annullatocondizioni importanti pertanto viene annullato
Fonte: L.Argano “la Gestione di progetti di spettacolo” ed. F.Angeli
ATTIVAZIONE
1 – La fattibilità del progetto
FATTIBILITA’ ORGANIZZATIVA
Mezzi, Risorse Umane, E i Skill A
Possediamo al nostroORGANIZZATIVA Expertise, Skills, Attrezzature,
Spazi e Location, ecc..FATTIBILITA’ Possibilità di allestimenti
Possediamo al nostro interno o possiamo acquisire dall’esterno?
FATTIBILITA TECNICO - LOGISTICA
Possibilità di allestimenti, Requisiti di sicurezza, Aspetti logistici, Requisiti Tecnici per l’uso di particolari
Ci sono queste condizioni?
l uso di particolari apparecchiature, ecc…
FATTIBILITA’ Struttura ed entità dei costi, Di i diECONOMICO
FINANZIARIAforme e fonti di ricavo, paternariati, fund raising e sponsorship, liquidità, ecc
Disponiamo di queste risorse o sappiamo dove e come reperirle?
p p, q ,FATTIBILITA’ DIMARKETING
Destinatari effettivi, pubblico, relazioni, modalità di
i i i
Ci sono queste condizioni?
comunicazione e promozione, eccFonte: L.Argano “la Gestione di progetti di spettacolo” ed. F.Angeli
ATTIVAZIONE
3 – Le linee guida di tipo strategico – organizzativo
Il soggetto attuatore del progetto (se diverso dal committente) o comunque il gg p g ( ) qsoggetto delegato alla produzione esecutiva
Le forme di alleanza e paternariato possibili e l’architettura degli accordi Il networking collegato al progettoIl networking collegato al progetto La definizione delle attività critiche e chiave del progetto Le strategie artistiche, produttive, organizzative, economico finanziarie, di
k ti i i t i l i ti h d ttmarketing e comunicazione, tecnico – logistiche da attuare I requisiti basic del team di lavoro La comunicazione esterna ed interna
In particolare a seguito delle Swot Analysis e dell’analisi delle forze in campocampo
La risoluzione delle debolezze, dei vincoli e degli ostacoli rilevantiL l i i d i ti di f d ll t ità d i t i La valorizzazione dei punti di forza, delle opportunità e dei vantaggi
Fonte: L.Argano “la Gestione di progetti di spettacolo” ed. F.Angeli
ATTIVAZIONE
4 – Attivare i primi comportamenti operativi e strategici basilari del progetto
In questa sede tramite contatti, incontri, desk research, sondaggi esplorativi, acquisizione di informazioni, sopralluoghi, si verifica SUL CAMPO:SUL CAMPO:
Disponibilità e requisiti di spazi e luoghi (location) Disponibilità delle risorse artistiche Disponibilità delle risorse artistiche Disponibilità di costi presunti Consistenza dei costi presunti Accesso a forme e fonti di finanziamento/introito Interesse dell’audience e dei mass media Altro Altro
E ci si attiva con pre impegni, richieste formali, accordi di p p g , ,massima
Fonte: L.Argano “la Gestione di progetti di spettacolo” ed. F.Angeli
LA PIANIFICAZIONEPIANIFICAZIONE
LA PIANIFICAZIONEUNA ARCHITETTURA DI VARI DOCUMENTI CORRELATI
Brief iniziale, progetto artistico / scientifico (dossier presentazione)Piano di produzione generale e palinsesto delle attività
Piano di produzione tecnica degli allestimenti on site design e setupPiano di produzione tecnica, degli allestimenti, on site design e setupPiano delle prove (progetti di spettacolo)
Piano delle burocracies (permessi, autorizzazioni)Piano della logistica (viaggi trasporti listing room)Piano della logistica (viaggi, trasporti, listing – room)
Piano della comunicazione e della promozionePiano di sponsorship e fund raising
Matri responsabilit (alloca ione compiti e responsabilità)Matrix responsability (allocazione compiti e responsabilità)Budget e piano di tesoreria
Checklist di controlloPiano dei rischi
Piano della contingenza (if)Schema della valutazione (in itinere, ex post)
Fonte: L.Argano “la Gestione di progetti di spettacolo” ed. F.Angeli
L’IMPORTANZA DELLA PIANIFICAZIONEPIANIFICAZIONE
L IMPORTANZA DELLA PIANIFICAZIONE
Permette l’Analisi delle condizioni restrittive e dei vincoli (tecnologici, di fornitura, artistici, organizzativi, legati alle risorse umane, strutturali, climatici, ecc…)
Aiuta a prendere decisioni, identifica i problemi e consente di Aiuta a prendere decisioni, identifica i problemi e consente di valutare le alternative
Permette di razionalizzare le azioni ed il controllo delle contraddizioni e delle impossibilità non rilevabili in sede dicontraddizioni e delle impossibilità non rilevabili in sede di ideazione ed attivazione
Consente di calcolare rischi, opportunità e soluzioni, identificare intasamenti scarti di tempo a disposizione scorciatoieintasamenti, scarti di tempo a disposizione, scorciatoie
Aiuta a pensare in termini di fatti e sviluppa una approfondita conoscenza della realizzazione
S il l ti ità Sviluppa la creatività Abitua a lasciare il meno possibile al caso ed a stare all’erta Aiuta a gestire gli accadimenti anziché subirlig g
Fonte: L.Argano “la Gestione di progetti di spettacolo” ed. F.Angeli
LA PIANIFICAZIONEPIANIFICAZIONE
RUN TROUGHT
RACCOLTA DELLE INFORMAZIONISTRUTTURARE IL DOSSIER GENERALE/ARCHIVIO DI PROGETTO
PROGRAMMAZIONE DELL’EVENTODEFINIRE IL LUOGO/SPAZIO/CONTENITOREDEFINIRE LA/E DATA/E ED IL PERIODODEFINIRE L’EVENTUALE AMBITO IN CUI SI INSERISCEDEFINIRE LE SINERGIE E GLI INTERLOCUTORI PRINCIPALI
ovvero: dove, quando, in che ambito, con chi
Fonte: L.Argano “la Gestione di progetti di spettacolo” ed. F.Angeli
PIANIFICAZIONE
PIANO OPERATIVO1 DEFINIRE L’ELENCO DELLE AZIONI/ATTIVITA’ OPERATIVE1. DEFINIRE L’ELENCO DELLE AZIONI/ATTIVITA’ OPERATIVE2. DEFINIRE I TEMPI E LA SCHEDULAZIONE DELLE ATTIVITA’3 DEFINIRE LE RISORSE UMANE E TECNICHE NECESSARIE3. DEFINIRE LE RISORSE UMANE E TECNICHE NECESSARIE
ovvero: ciò che si deve fare, quando, come e con cosa deve essere fatto, chi fa che cosa
PIANO ECONOMICO FINANZIARIOPIANO ECONOMICO – FINANZIARIO1. DEFINIRE IL BUDGET2. DEFINIRE IL P IANO DI TESORERIA
ovvero: quanto costa, chi paga, come e quando
Fonte: L.Argano “la Gestione di progetti di spettacolo” ed. F.Angeli
LA SCELTA DEL LUOGO/SPAZIO/CONTENITORE
PIANIFICAZIONE
LA SCELTA DEL LUOGO/SPAZIO/CONTENITORE
Criteri di valutazione e scelta
Funzionalità Economicità Opportunità Capienza I i Immagine Disponibilità Compatibilità Compatibilità
Fonte: L.Argano “la Gestione di progetti di spettacolo” ed. F.Angeli
PROGRAMMAZIONE DEL PERIODOPIANIFICAZIONE
Di d dDipende da:
• Permanenza dell’evento nello spaziop• Tempi di preparazione ed esecuzione del progetto• Disponibilità effettiva dei principali realizzatori coinvolti• Concomitanza con festività o con altre manifestazioni culturali• Concomitanza con festività o con altre manifestazioni culturali,
artistiche e sportive di pari o superiore importanza• Programmazione televisiva di avvenimenti artistici o sportivi di
ilirilievo• Presenza di possibili avvenimenti di grande rilievo legati alla vita
sociale, civile, politica della città• Impegni ed altra programmazione dello spazio scelto• Condizioni atmosferiche rispetto al periodo (evento all’aperto)• Situazione dello spazio rispetto a possibili vincoliSituazione dello spazio rispetto a possibili vincoli
Fonte: L.Argano “la Gestione di progetti di spettacolo” ed. F.Angeli
PIANIFICAZIONE
L’AMBITO IN CUI IL PROGETTO SI INSERISCE
L’ambito può riguardare programmi o progetti più ampi, politiche dell’istituzione pubblica o del committente nelle quali il progettodell istituzione pubblica o del committente nelle quali il progetto va inserito
LE SINERGIE E GLI INTERLOCUTORI PRINCIPALI
Alcuni soggetti possono essere determinanti per il successo e laAlcuni soggetti possono essere determinanti per il successo e la realizzazione del progetto in termini di cooperazione, coproduzione, supporto.E i i i i i bbli h i i iEssi possono essere istituzioni pubbliche, soggetti privati, sponsor, organi di informazione
Fonte: L.Argano “la Gestione di progetti di spettacolo” ed. F.Angeli
IL PIANO OPERATIVOPIANIFICAZIONE
O O OLE ATTIVITA’ E LE AZIONI OPERATIVE
E’ l’elenco di ciò che risponde alle seguenti domande:Che cosa deve essere fatto?Perché deve essere fatto?
vanno definiti
gli obiettivi, ovvero ciò che si intende ottenere;le specifiche, cioè come dovrà essere quella determinata attività o
iazione
Fonte: L.Argano “la Gestione di progetti di spettacolo” ed. F.Angeli
LE ATTIVITA’ E LE AZIONI OPERATIVEPIANIFICAZIONE
LE ATTIVITA E LE AZIONI OPERATIVE
Il i “ k” di l ( h i f i)Il progetto va scomposto in “task” di lavoro (pacchetti o fasi).Le attività riguardano le macro aree di lavoro (produzione, aspetti economico – finanziari, comunicazione, allestimento, ecc…), , , )
Le azioni sono la suddivisione in dettaglio “del lavoro” che per ogni P j t B kd St t h W B S W k B kdProject Breakdown Structure o anche W.B.S. Work Breakdown Structure
Essa può essere fatta in forma grafica o come elenco “lista della spesa”
Fonte: L.Argano “la Gestione di progetti di spettacolo” ed. F.Angeli
Prove di lettura
PIANIFICAZIONE
Esempio di
PBS / WBS Prove Prove costumi
Prove generaliPRODUZIONE
Scnotecnica
Prove generali
Allestimento
Noleggi
Conf. Costumi
MusicheRegistrazioni
Affitto partiture
ASPETTI ECONOMICI
Finanziamenti pubblici
RegioneECONOMICI pubblici
EPT
Fonte: L.Argano “la Gestione di progetti di spettacolo” ed. F.Angeli
LA SCHEDULAZIONEPIANIFICAZIONE
LA SCHEDULAZIONESi intende la calendarizzazione dei tempi necessari per svolgere le singole attività ed azioni operative e risponde alle seguenti domande:Quando deve essere fatto?Quando dovrebbe essere finito?Quando dovrebbe essere finito?Qual è il tempo più opportuno?Quando occorre?Q
vanno definiti partendo dalla data e dal periodo in cui è previsto l’ t it di tt t l d il’evento, a ritroso, direttamente su calendario:
1. Quando deve essere svolta ogni azione (data inizio e fine)2 Quanto tempo occorre per ogni azione (durata)2. Quanto tempo occorre per ogni azione (durata)3. Quali sono le azioni “critiche” che determinano il “cammino
critico” del progetto e qual è la sequenza delle stesse e le diverse i t i iinterconnessioni
Fonte: L.Argano “la Gestione di progetti di spettacolo” ed. F.Angeli
ALCUNE INDICAZIONI OPERATIVE SUI CRONOGRAMMA
PIANIFICAZIONE
ALCUNE INDICAZIONI OPERATIVE SUI CRONOGRAMMA
Considerare tempi tecnici delle forniture e del rilascio di concessioni Considerare per le lavorazioni tutti i possibili impedimenti (festività,
“ponti”, possibili scioperi, giorni di riposo contrattuali, ritardi consegna materiali, ecc…)
Considerare quei tempi che vanno concordati con soggetti terzi e l’elemento “preavviso” per alcune lavorazioni
Considerare le capacità e le attitudini dei collaboratori e componenti del Considerare le capacità e le attitudini dei collaboratori e componenti del team nell’esecuzione dei loro compiti (tempismo, celerità, affidabilità, ecc…)
Considerare i tempi di quelle attività che sono determinanti per Considerare i tempi di quelle attività che sono determinanti per l’attivazione di altre azioni operative
Considerare la “scadenza” naturale di certe azioni o la loro “urgenza” C id li i i l i i d ll l d lt Considerare quali azioni possono svolgersi in modo parallelo ad altre Prevedere su quelle azioni i cui tempi non sono disciplinati da accordi o
su cui c’è incertezza dei “paracadute” di giorni in più
Fonte: L.Argano “la Gestione di progetti di spettacolo” ed. F.Angeli
DIAGRAMMA DI GANTTPIANIFICAZIONE
DIAGRAMMA DI GANTTGiorni / SettimaneTempi
Giorno 1 Giorno 2 Giorno 3
Giorno 4 Giorno 5 Giorno 6 Giorno 7
Attività
Azione 1
CamminAzione 2oCritico
Azione 3
Attività Azione 4parallele
Azione 5
Fonte: L.Argano “la Gestione di progetti di spettacolo” ed. F.Angeli
LE RISORSEPIANIFICAZIONE
LE RISORSEPer risorse si intende ciò che serve per completare ogni azione nei tempi prefissati e corrisponde alle seguenti domande:domande:
Chi lo deve fare? Con che cosa va fatto?Come dovrebbe essere fatto? Come lo si può fare meglio?Come lo si può fare in altro modo? Che cosa è disponibile?Chi dovrebbe coordinarlo e controllarlo?Chi dovrebbe coordinarlo e controllarlo?Chi altri riguarda e chi deve approvarlo?Quali sono le norme e le direttive che riguardano il caso?
vanno definite
1. Le risorse umane (artistiche, tecniche, organizzative, amministrative, di servizio)
2 Le risorse materiali (mezzi strumenti attrezzature)2. Le risorse materiali (mezzi strumenti, attrezzature)
Fonte: L.Argano “la Gestione di progetti di spettacolo” ed. F.Angeli
RISORSE UMANEPIANIFICAZIONE
RISORSE UMANE Quali figure necessarie per lo svolgimento delle diverse azioni Quali figure necessarie per lo svolgimento delle diverse azioni Come e dove reperirle Come formalizzare il loro impiego (contratto) e tipologia del
trapporto Quali sono IN HOUSE e quali OUTSOURCING Quali limiti, livelli di responsabilità ed autonomia hanno nel loro , p
mandato
specifichespecifichecapacità, professionalità ed affidabilitàdeterminata esperienza in specifici settoricaratteristiche specifiche riferibili al tipo di evento (ad esempio per gli attori requisiti genotipici)disponibilità nei tempi previsti dalla schedulazione p p p
Fonte: L.Argano “la Gestione di progetti di spettacolo” ed. F.Angeli
IL PIANO ECONOMICO FINANZIARIOPIANIFICAZIONE
IL PIANO ECONOMICO FINANZIARIO
BUDGET PIANO DI TESORERIATESORERIA
COSTI FLUSSI IN USCITACOSTI
FLUSSI DI CASSARICAVI
FLUSSI IN USCITA
Fonte: L.Argano “la Gestione di progetti di spettacolo” ed. F.Angeli
PROCESSO DI BUDGETINGPIANIFICAZIONE
COSTI RICAVICOSTI RICAVI
Planning delle risorse Stima dei ricaviPlanning delle risorse Stima dei ricavi
Stima dei costi Mix fund raising
Budget dei costi Budget dei ricavi
Controllo dei costi Controllo dei ricavi
Fonte: L.Argano “la Gestione di progetti di spettacolo” ed. F.Angeli
BUGETPIANIFICAZIONE
Il budget va redatto secondo alcuni principi:
Principio della chiarezza Principio della chiarezza Principio dell’oculatezza Principio della prudenza Principio della prudenza Principio dell’operatività Principio del collegamento finanziario Principio della responsabilità
Fonte: L.Argano “la Gestione di progetti di spettacolo” ed. F.Angeli
IL BUDGETPIANIFICAZIONE
IL BUDGETAlcuni criteri di computo Alcuni criteri di stima
Costo unitario della risorsa moltiplicato per la quantità di utilizzo (su base temporale ora /giorno /
Costi storici Dimensione dei risultati Proiezioni e simulazioni( p g
mese oppure sulla sola quantità numero pezzi) Oppure costo forfettario della
Proiezioni e simulazioni Benchmarking Date inizio / fine e durataOppure costo forfettario della
risorsa (concordato a monte) Costo della risorsa umana maggiorato degli oneri sociali a
Riserve di contingenza
maggiorato degli oneri sociali a seconda della tipologia contrattuale conteggiati in % Forniture con o senza prestazioniForniture con o senza prestazioni accessorie (cosa è incluso/escluso) Paracadute
Fonte: L.Argano “la Gestione di progetti di spettacolo” ed. F.Angeli
BUDGET E PROJECT FINANCINGPIANIFICAZIONE
COSTI (valore assoluto e percentuali) Costi diretti di progetto (artistici, allestitivi, tecnici, logistici,
organizzativi)organizzativi) Costi di comunicazione e marketing Costi di funzionamento e spese generali
RICAVI (provenienza, valore assoluto e percentuali) Finanziamenti pubblici (comunitario locale regionale Finanziamenti pubblici (comunitario, locale, regionale,
nazionale) Finanziamenti privati (sponsorizzazioni, donazioni, servizi,
erogazioni liberali)erogazioni liberali) Autofinanziamento ed entrate proprie (mezzi propri, attività
commerciale, coproduzioni) Fi i ti i li Finanziamenti sovranazionali
Fonte: L.Argano “la Gestione di progetti di spettacolo” ed. F.Angeli
NATURA DI COSTI E RICAVIPIANIFICAZIONE
NATURA DI COSTI E RICAVI
COSTI Di tti I di ttiCOSTI Diretti Indiretti
Fissi Fitto cinema Uffici (fitti, utenze, ecc…)Noleggio films
( , , )
Variabili Proiezioni straordinarieD t t li it f
Oneri finanziari su scoperti c/cDecentramento zone limitrofe scoperti c/c
RICAVI Diretti Indiretti
Fissi Sovvenzioni finalizzate,Sponsorizzazioni dirette
Sovvenzioni generali all’attività
fVariabili Vendita biglietti Interessi finanziari attivi
Fonte: L.Argano “la Gestione di progetti di spettacolo” ed. F.Angeli
LA VALUTAZIONE DEI RISCHIPIANIFICAZIONE
LA VALUTAZIONE DEI RISCHI
Tutti i progetti implicano rischio ed incertezza, ma questi aspetti possono essere limitati:
1. Identificano il tipo, il livello e le fonti dei rischi del progetto o di talune sue aree
2. Valutando l’impatto, la probabilità e l’entità dei rischi stessi3. Intraprendendo le necessarie azioni (se possibile) per ridurre
o eliminare tali rischi elaborando un eventuale piano dellao eliminare tali rischi, elaborando un eventuale piano della contingenza
4. Decidendo se accettare o meno tali rischi
Fonte: L.Argano “la Gestione di progetti di spettacolo” ed. F.Angeli
LA VALUTAZIONE DEI RISCHIPIANIFICAZIONE
LA VALUTAZIONE DEI RISCHI
Le soluzioni
1. Elusione – si cambia il modo di procedere scegliendo una azione o dei tempi più sicuri
2 P i i di id l h2. Prevenzione – si cerca di ridurre le cause che possono generare il rischio e si pianificano le vie alternative
3. Assicurazione – ci si cautela trasferendo ad una compagnia p gassicurativa il rischio intero o parziale, subendone il costo
4. Trasferimento – il rischio viene affidato a terzi (fornitori, appalti ecc ) con un possibile aumento dei costiappalti, ecc.), con un possibile aumento dei costi.
Fonte: L.Argano “la Gestione di progetti di spettacolo” ed. F.Angeli