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Los Metadatos, una Huella Digital en el Tiempo
Por: M.Sc. Germán E. Torres H.
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Agenda• ¿Qué son los metadatos?• ¿Para que se usan?• Tipos de Metadatos• Estándares Internacionales• Legislación Colombiana• El Contexto• Esquema de Metadatos• Campos de Aplicación• Conclusiones
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¿Qué son los Metadatos?
• Datos sobre los Datos• Información estructurada• Descripción
Fuente: http://4.bp.blogspot.com/_DNdoo2UCTLw/TJCHF4mm05I/AAAAAAAACI0/G5nFB77SVX0/s400/esquema.png
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¿Para que usan?
• Sistemas de Información– Gestores Documentales– Sistemas de Archivo– Gestores de Contenido– Bibliotecas
• Descripción de Información• Búsqueda y Recuperación• Clasificación• Normalización
Fuente: http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Nube-etiquetas.png
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Tipos de Metadatos
• Descriptivos / Normativos• Estructurales• Administrativos o de Negocio
Fuente: http://latingeo.upm.es/Intranet/proyectos/Imgenes_Proyectos/MetadatosIII.png
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Normas Internacionales• ISO 23081 – Metadatos para la Gestión de Documentos• ISO 15489 – Gestión de Documentos• ISO 16175 – Documentos en el Entorno de Oficina Electrónica• ISO 15801 – Almacenamiento de Imágenes Electrónicas• ISO 15836 – Doublin Core• ISO 12033 – Gestión de documentos. Imágenes electrónicas.
Directivas para la selección de métodos de compresión deimágenes de documentos
• ISO 18492 – Conservación a Largo Plazo• ISO 27001 – Seguridad de la Información• ISO 30300 – Sistemas de Gestión para Registros• MoReq2 – Diseño de Gestión para Sistemas de Documentos• DoD5015 – Gestión de Registros• OAIS - Open Archival Information System
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Legislación Colombiana
• Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos• Ley 1437 de 2011 - Código de Procedimiento Administrativo
y de lo Contencioso Administrativo que fueron reglamentadas a través del decreto 2609 de 2012 –“…Disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado“
• Ley 1712 de 2014 – Ley de Transparencia• Decreto 2364 de 2012 - "Por medio del cual se reglamenta el
artículo 7 de la Ley 527 de 1999, sobre la firma electrónica yse dictan otras disposiciones"
• Ley 1581 de 2012 - Protección de Datos Personales
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El Contexto
Objeto / Documento
Metadatos Técnicos
Metadatos de Autenticidad
Metadatos de Gestión
Metadatos de Conservación
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El Contexto
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ISO 23081
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Esquema de Metadatos
• Agrupación por temáticas• Descriptores de Campo• Valores Permitidos• Condición de Uso• Obligatoriedad• Repetible• Diccionario de Datos• Se pueden definir diferentes
esquemas.
Fuente: Icon made by Freepik from www.flaticon.com is licensed under CC BY 3.0
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EjemploCreación
DocumentalConversión y
Firma GestiónConservación y
Preservación Metadatos
TIEMPO
• Fecha• Id documento• Creado por• Formato• Info. Técnica.• Clasificación de
Seguridad• Datos personales
• Fecha• Digitalizado por• Formato• Versión• Info. Técnica
Digitalización.• Firma
• Fecha• Usado por• Proceso• Relaciones con
otros documentos.• Reglas de negocio.
• Fecha• Expediente• Serie• Conservación.• Formatos• Info. Técnica.
• Versión• Esquema• Hash• Contexto
(metadatos)
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Campos de Aplicación
• Gestión Documental / Información• Repositorios Digitales• Interoperabilidad• Preservación Digital• Descriptores Documentales• Búsquedas Cruzadas y Semántica• Seguridad y Auditoría
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Conclusiones• Para realizar una adecuada gestión de metadatos, se debe contar con
un área responsable dentro de la organización que garantice sudefinición, uso, implementación y mantenimiento.
• Toda organización debe contar por lo menos con un esquema demetadatos.
• El ciclo de vida de los documentos debe garantizar el acopio de losmetadatos durante el tiempo que dure dicho ciclo.
• Todo programa de gestión documental y/o de información, se debeapoyar en un esquema de metadatos único dentro de laorganización.
• Todo sistema que genere, use, administre y conserve informacióndebe aplicar el esquema de metadatos definido en la organización.
• Los metadatos asociados a un documento deberían ser exportables(xml) para así garantizar el contexto y migración hacia otrossistemas.
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Muchas GraciasM.Sc. Germán E. Torres H.Twitter: @gtorrehe - @gobiernodeinformacionEmail: [email protected] Linked-In: Germán E. Torres Hernándezwww.gobiernodeinformacion.com
Conferencias y Consultorías por German E. Torres H. se distribuye bajo una Licencia Creative Commons Atribución-CompartirIgual 4.0 Internacional