![Page 1: M-Files Procurement Flow Management для эффективного управления закупками](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022103115/557f61a3d8b42a42328b511c/html5/thumbnails/1.jpg)
M-Files PFMЭффективное
управление закупками
Светлин Савов, FTS Russia
![Page 2: M-Files Procurement Flow Management для эффективного управления закупками](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022103115/557f61a3d8b42a42328b511c/html5/thumbnails/2.jpg)
Международные консультанты по автоматизации бизнес-процессов20-летний опыт работы250 клиентов в 11 странах мира
![Page 3: M-Files Procurement Flow Management для эффективного управления закупками](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022103115/557f61a3d8b42a42328b511c/html5/thumbnails/3.jpg)
Преимущества использования ИТ-системы для управления закупками
Лучший контроль расходов Обязательная авторизация расходов Автоматическая проверка бюджета
Повышение эффективности Сокращение ручных операций с бумажными документами Ускорение процесса согласования
Оптимизация затрат на снабжение Проведение тендеров, реестр одобренных поставщиков
Полное соответствие корпоративным правилам Автоматизированный контроль за соблюдением процессов История закупок и одобрений
![Page 4: M-Files Procurement Flow Management для эффективного управления закупками](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022103115/557f61a3d8b42a42328b511c/html5/thumbnails/4.jpg)
Возможности системы управления закупками M-Files PFM
Создание и согласование заявок/заказов на закупкуПроведение тендеров и выбор поставщиковРегистрация и утверждение поставщиковСогласование договоров с контрагентамиСоздание и согласование заявок на оплатуХранение истории закупок и утвержденийФормирование отчетности и аналитики по закупкамИнтеграция с учетными системами (SAP, 1C, Microsoft)Веб-доступ и мобильный доступ
![Page 5: M-Files Procurement Flow Management для эффективного управления закупками](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022103115/557f61a3d8b42a42328b511c/html5/thumbnails/5.jpg)
СОЗДАНИЕ И СОГЛАСОВАНИЕ ЗАКАЗА НА ЗАКУПКУ
![Page 6: M-Files Procurement Flow Management для эффективного управления закупками](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022103115/557f61a3d8b42a42328b511c/html5/thumbnails/6.jpg)
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Интерфейс пользователя системы
![Page 7: M-Files Procurement Flow Management для эффективного управления закупками](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022103115/557f61a3d8b42a42328b511c/html5/thumbnails/7.jpg)
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Создание заказа на закупку - поставщик может быть неизвестен, если
предполагается его выбор
![Page 8: M-Files Procurement Flow Management для эффективного управления закупками](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022103115/557f61a3d8b42a42328b511c/html5/thumbnails/8.jpg)
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Утверждающие по документу устанавливаются автоматически, в
зависимости от корпоративных правил утверждения (напр. в зависимости от
суммы закупки)
![Page 9: M-Files Procurement Flow Management для эффективного управления закупками](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022103115/557f61a3d8b42a42328b511c/html5/thumbnails/9.jpg)
1. Автоматическая проверка бюджета
2. Правила утверждения расходов в зависимости от:• Должности сотрудника• Типа товара/услуги• Суммы заявки...
Пример:Необходимо утверждение
Руководителя отдела
Финансовогоконтролера
Финансового директора
Заявка > 5000 USD
Заявка от 1000 до 5000 USD
Заявка до1000 USD
Авторизация расходов
![Page 10: M-Files Procurement Flow Management для эффективного управления закупками](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022103115/557f61a3d8b42a42328b511c/html5/thumbnails/10.jpg)
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Создаваемый заказ на закупку открывается в соответствующем приложении MS Office на основании привязанного шаблона с заполнением полей из карточки.
![Page 11: M-Files Procurement Flow Management для эффективного управления закупками](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022103115/557f61a3d8b42a42328b511c/html5/thumbnails/11.jpg)
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
После регистрации, заказ на закупку отправляется на согласование
![Page 12: M-Files Procurement Flow Management для эффективного управления закупками](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022103115/557f61a3d8b42a42328b511c/html5/thumbnails/12.jpg)
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Для следующего согласующего лица в цепочке утверждений формируется внутренняя задача и отправляется уведомление по электронной почте
![Page 13: M-Files Procurement Flow Management для эффективного управления закупками](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022103115/557f61a3d8b42a42328b511c/html5/thumbnails/13.jpg)
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENTУтверждающий может просмотреть все ожидающие его согласования документы.
![Page 14: M-Files Procurement Flow Management для эффективного управления закупками](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022103115/557f61a3d8b42a42328b511c/html5/thumbnails/14.jpg)
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Утверждающий может выполнить утверждение или отклонить документ
![Page 15: M-Files Procurement Flow Management для эффективного управления закупками](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022103115/557f61a3d8b42a42328b511c/html5/thumbnails/15.jpg)
Создание и утверждение заказов на закупку возможно также с мобильных
устройств
![Page 16: M-Files Procurement Flow Management для эффективного управления закупками](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022103115/557f61a3d8b42a42328b511c/html5/thumbnails/16.jpg)
ПРОВЕДЕНИЕ ТЕНДЕРА И ВЫБОР ПОСТАВЩИКА
![Page 17: M-Files Procurement Flow Management для эффективного управления закупками](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022103115/557f61a3d8b42a42328b511c/html5/thumbnails/17.jpg)
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Для проведения тендера первоначально требуется регистрация соответствующей
карточки тендера
![Page 18: M-Files Procurement Flow Management для эффективного управления закупками](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022103115/557f61a3d8b42a42328b511c/html5/thumbnails/18.jpg)
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
По тендеру могут регистрироваться различные типы документов
![Page 19: M-Files Procurement Flow Management для эффективного управления закупками](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022103115/557f61a3d8b42a42328b511c/html5/thumbnails/19.jpg)
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Регистрация карточки поставщика – участника тендера
![Page 20: M-Files Procurement Flow Management для эффективного управления закупками](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022103115/557f61a3d8b42a42328b511c/html5/thumbnails/20.jpg)
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Предложения от поставщиков загружаются с созданием карточки
По каждому предложению проставляются баллы по тендерным индикаторам
![Page 21: M-Files Procurement Flow Management для эффективного управления закупками](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022103115/557f61a3d8b42a42328b511c/html5/thumbnails/21.jpg)
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
По окончанию приема предложений доступна информация с тендерными
индикаторами для принятия решения
![Page 22: M-Files Procurement Flow Management для эффективного управления закупками](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022103115/557f61a3d8b42a42328b511c/html5/thumbnails/22.jpg)
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
После проведения анализ предложений регистрируется форма оценки тендера для
согласования
![Page 23: M-Files Procurement Flow Management для эффективного управления закупками](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022103115/557f61a3d8b42a42328b511c/html5/thumbnails/23.jpg)
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Форма оценки создается из шаблона, отображает участников тендера и их индикаторы, влияющие на принятие
решения
![Page 24: M-Files Procurement Flow Management для эффективного управления закупками](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022103115/557f61a3d8b42a42328b511c/html5/thumbnails/24.jpg)
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Согласование формы оценки тендера осуществляется по аналогии с
согласованием заказа на закупку
![Page 25: M-Files Procurement Flow Management для эффективного управления закупками](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022103115/557f61a3d8b42a42328b511c/html5/thumbnails/25.jpg)
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
После согласования формы оценки тендера, выигравший поставщик указывается в карточке тендера
![Page 26: M-Files Procurement Flow Management для эффективного управления закупками](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022103115/557f61a3d8b42a42328b511c/html5/thumbnails/26.jpg)
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Выигравший поставщик и тендер указываются в карточке заказа на закупку
![Page 27: M-Files Procurement Flow Management для эффективного управления закупками](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022103115/557f61a3d8b42a42328b511c/html5/thumbnails/27.jpg)
СОГЛАСОВАНИЕ ДОГОВОРА С ПОСТАВЩИКОМ
![Page 28: M-Files Procurement Flow Management для эффективного управления закупками](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022103115/557f61a3d8b42a42328b511c/html5/thumbnails/28.jpg)
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Карточка договора регистрируется отдельно с целью объединения всех
договорных документов
![Page 29: M-Files Procurement Flow Management для эффективного управления закупками](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022103115/557f61a3d8b42a42328b511c/html5/thumbnails/29.jpg)
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
При создании договора из шаблона, могут автоматически заполняться поля из
связанных карточек (в данном примере, реквизиты поставщика)
![Page 30: M-Files Procurement Flow Management для эффективного управления закупками](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022103115/557f61a3d8b42a42328b511c/html5/thumbnails/30.jpg)
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
После подготовки договора, он отправляется для комментариев
согласующим лицам, указанным в карточке
![Page 31: M-Files Procurement Flow Management для эффективного управления закупками](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022103115/557f61a3d8b42a42328b511c/html5/thumbnails/31.jpg)
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Все комментарии сохраняются в системе с указанием пользователя, даты и времени
создания комментариев
![Page 32: M-Files Procurement Flow Management для эффективного управления закупками](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022103115/557f61a3d8b42a42328b511c/html5/thumbnails/32.jpg)
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
После обработки комментариев к договору осуществляется его утверждение
![Page 33: M-Files Procurement Flow Management для эффективного управления закупками](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022103115/557f61a3d8b42a42328b511c/html5/thumbnails/33.jpg)
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
После согласования договора, информация о нем вносится в карточку
заказа на закупку
![Page 34: M-Files Procurement Flow Management для эффективного управления закупками](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022103115/557f61a3d8b42a42328b511c/html5/thumbnails/34.jpg)
СОЗДАНИЕ И СОГЛАСОВАНИЕ ЗАЯВКИ НА ОПЛАТУ
![Page 35: M-Files Procurement Flow Management для эффективного управления закупками](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022103115/557f61a3d8b42a42328b511c/html5/thumbnails/35.jpg)
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Регистрация заявки на оплату осуществляется с привязкой к
утвержденному заказу на закупку
![Page 36: M-Files Procurement Flow Management для эффективного управления закупками](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022103115/557f61a3d8b42a42328b511c/html5/thumbnails/36.jpg)
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Заявка на оплату создается из шаблона с автоматическим заполнений полей из
карточек
![Page 37: M-Files Procurement Flow Management для эффективного управления закупками](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022103115/557f61a3d8b42a42328b511c/html5/thumbnails/37.jpg)
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Процесс согласования заявки на оплату осуществляется по аналогии с процессом
согласования заказа на закупку