Rochester Project 2018
1
Sommaire
PRESENTATION DU PROJET Contexte et justification de la demande Objectifs vises
Estimation des enjeux
Equipe projet
Produits
MACRO PLANNING
WBS
Macro budget
ANALYSE DES RISQUES Indicateurs
Tableaux de bord
PLAN DE COMMUNICATION
Sommaire
PRESENTATION DU PROJET
Contexte et justification de la demande
2
CONTEXTE ET JUSTIFICATION DE LA DEMANDE
Leader mondial dans la fabrication de l’unidose stérile UNITHER
Le marché pharmaceutique mondial reste en croissance sur les prochaines années
.Marché français en récession depuis 2012..Marchés européens affichent une très faible croissance
.Marchés émergents affichent une croissance à 2 chiffres .Marchés matures affichent une petite croissance
3
Sommaire
PRESENTATION DU PROJET
Contexte et justification de la demande
Objectifs vises
4
OBJECTIFS VISES
ACCROITRE LE CA DU MARCHE AMERICAIN
ADAPTATION D’UN SITE DE PRODUCTION EXISTANT AUX USA
IMPLANTATION SUR MEME TERRAIN D’UN SITE DE PRODUCTION D’UNIDOSES STERILES
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PRESENTATION DU PROJET Contexte et justification de la demande Objectifs vises
Estimation des enjeux
Sommaire
6
ESTIMATION DES ENJEUX
MAITRISER LES RISQUES DE VARIATION DES PRIX
REDUIRE LE COUT DE PRODUCTION GLOBAL
ACCROITRE LA COMMERCIALISATION DES PRODUITS SUR PLACE
OBTENIR UN COUT DE REVIENT BAS
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PRESENTATION DU PROJET Contexte et justification de la demande Objectifs vises
Estimation des enjeux
Equipe projet
Sommaire
8
Equipe Projet
INTERVENANTS EXTERNES (USA)
• Cabinet d’ Architectes• Juristes• Bureau d’études techniques• Organismes de contrôles et certifications
FRANCE• Responsable Production
• Responsable Administratif et Financier
• Responsable Achats
ETATS UNIS• Responsable Usine
• Responsable Ressources Humaines
• Responsable R&D
•Responsable qualité
Chef ProjetDirecteur de Coutances
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PRESENTATION DU PROJET Contexte et justification de la demande Objectifs vises
Estimation des enjeux
Equipe projet
Produits
Sommaire
10
Produits Fonctions Performance (Indicateur Résultat)
•Bâtiment de 8.500 m2 Conforme et fonctionnel pour abriter une chaîne de fabrication
•Chaîne de fabrication= produire des unidoses stériles conformes.
•Mettre en place le ManagementFrance et US pour piloter le projet et démarrer l’activité.
•Embaucher US de 200 salariés .
•Obtenir Permis de Construire et autorisation d’exploitation d’usine .Obtenir Autorisation de Mise sur le Marché par la Food Drugs Administration•Obtenir des subventions
•Définir Politique d’achat•Fournir Matières premières et Petit matériel
LES PRODUITS
•Nombre de Non Conformité•Coût final•Délais réels de construction •Nombre d’unidoses produites par jour
•Taux de turn over• Total de journées de formation •Nombre de thèmes traités
•Taux de fréquence de retard de livraison•Taux de Non-conformité
•Date d’obtention des autorisations•Nombre d’autorisations obtenues•Montant de la subvention
11
USINE
RESSOURCES HUMAINES
ACHATS
AUTORISATIONS
PRESENTATION DU PROJET Contexte et justification de la demande
MACRO PLANNING
Objectifs vises
Estimation des enjeux
Equipe projet
Produits
Sommaire
12
MACRO-PLANNING
Juin 2018Avril 2016 Janvier 2018Août 2017
Janvier 2016
Elaboration et instruction du PC. Bâtiment neuf et VRD
Elaboration CCTP Appel d’offreChoix du constructeur
Elaboration Cahier des charges lignes de fabrication
Consultation industriels et choix du fournisseur
Evaluation besoins en recrutement Management et opérationnels
Fiches de poste
Installation équipe France aux US
Dossier AMM pour FDDFOOD DRUG ADMINISTRATION
Dossier Autorisation d’exploitation
Dossier Subvention Etat de New-York
Evaluation besoins Affectation des ressources
Recherche de fournisseurs local ou import MP et Petit matériel
OPC Chantier Usine et VRD1 réunion par semaine
Réception chantier et levée de réserves Conformité Normes
et validation bureaux de contrôle Consuel électrique
Montage ligne de fabrication et test de fonctionnement
Livrets du personnelTransferts compétences
Sessions de formation
Accord AMM
Visite installationAccord d’exploitation
Juin 2017
MARGE LIBRE 16 mois
novembre 2015
PILAN
Construction Ligne de fabrication
Lancement recrutement Managers et opérationnels US
Entretiens et choix des candidats
Choix Fournisseur Coût Qualité Délai
Négociation CGV et Délais
Dépôt des dossiers impératifs dès Janvier 2016
CONSTRUCTION
RH
ACHATS
ADMINISTRATIF
13
Préparation et Besoins Pilotage (mise en œuvre et mise en service)
Contexte et justification de la demande Objectifs vises
Estimation des enjeux
Equipe projet
Produits
PRESENTATION DU PROJET
MACRO PLANNING
WBS
Sommaire
14
LOT LIVRAISON USINE ET LIGNE DE FABRICATION WBS
CONSTRUCTION LIGNE DE FABRICATION (12mois)
Choix (mieux disant)
1-Usine
Cahier des charges
Appel d’offres
2- VRDVoirie Réseaux Divers
Appel d’offre
Choix (mieux disant)
CHOIX
VRD
PILOTAGE
1- Réalisation
Terrassement
Réseaux
Gros oeuvre
Avril 2016
CONSTRUCTION DU BATIMENT(18mois)
Clos et couvert
Lots techniques
Second oeuvre
Réception
2- Contrôle qualité
Commissions de sécurité Locales.Organismes certifiant locaux
Levée retenues
Réception
1- Réalisation
Montage 2- Contrôle qualité
Modifications
Mise en marche (juillet 2018)pour 4 mois d’essai etde validation du produit
TESTS
Août 2017
Bilans points stratégiques
Novembre 2015 BESOINS et PREPARATION
Juin 2017 Juin 2018
CONSTRUCTEUR
15
Définir impérativement 4 tranches de chantier pour 4 équipes qui vont travailler en parrallèle
ORGANIGRAMME DU CHANTIER USINE
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PRESENTATION DU PROJET
MACRO PLANNING
WBS
Macro budget
Contexte et justification de la demande Objectifs vises
Estimation des enjeux
Equipe projet
Produits
Sommaire
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MACRO-BUDGET
10 Millions € bâtiment1.5 Millions € réseaux
5 Millions € ligne de production
1 Million € RH
1 million € Autorisations2 Millions € Achats
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21 Millions d’Euros
PRESENTATION DU PROJET
MACRO PLANNING
WBS
Macro budget
Contexte et justification de la demande Objectifs vises
Estimation des enjeux
Equipe projet
Produits
Sommaire
19
ANALYSE DES RISQUES
Analyse des risques/ Description de la méthode
321 2 3 4
46
69
812 RISQUE MAJEUR
RISQUE A SURVEILLER
RISQUE FAIBLEOC
CU
REN
CE
GRAVITE
Criticité= fréquence x gravité
Fréquence Gravité1- Extrêmement rare
2- Peu fréquent
3- Fréquent
4- Très fréquent
1- Conséquences mineures
2- Conséquences acceptables
3- Conséquences graves
4- Conséquences très graves
20
Nous avons choisi de fixer le seuil d’action à 8 en combinant les conséquences graves et très graves avec des fréquences même rares.
Tableau analyse des risques
Description F G C Etat Action préventive Action corrective Responsable
CONSTRUCTION USINE ET LIGNE DE PRODUCTION
Non-conformité cahier des charges (matériau non conforme)
1 4 4 Risque Faible
Malfaçons 2 4 8 Risque Majeur
Conduite de chantier/ Compte rendu hebdomadaire de l’architecte/ Respect du cahier des charges
Une réunion de chantier par semaine
Maître d’oeuvre
Dépassement des délais 3 4 12 Risque MajeurCoordination et respect du planning chantier
Pénalité de retardMaître d’oeuvre
Dépassement du budget 2 4 8 Risque MajeurTableau de bord du suivi des coûts par l’architecte
Signature des travaux supplémentaires /Renégociation avec le commanditaire
Maître d’oeuvre
Défaut de montage ligne de production
1 4 4 Risque Faible
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Focus sur les risques majeurs pour le lot Construction
RISQUES ACTIONS PREVENTIVES ACTIONS CORRECTIVES
•Malfaçons• Criticité=8•Responsable: Maître d’oeuvre
Conduite de chantier/Compte rendu hebdomadaire de l’architecte/ Respect du cahier des charges
Une réunion de chantier par semaine
•Dépassement des délais•Criticité=12•Responsable: Maître d’oeuvre
Coordination et respectdu planning chantier Pénalités de retard
•Dépassement du budget•Criticité=8•Responsable: Maître d’oeuvre
Tableau de bord du suivi des coûts par l’architecte
Signature des travaux supplémentaires/Renégociation avec le commanditaire
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Focus sur les risques majeurs pour le lot RH
RISQUES ACTIONS PREVENTIVES ACTIONS CORRECTIVES
•Intégration équipes France-USA• Criticité=12•Responsables:Responsable RH et Chef de Projet
•Adaptation des expatriés français aux USA•Criticité=9•Responsable: Responsable RH
Tableau de bord pour suivi du budget
Réunion 1 fois/mois pour suivi de la coordination de l’équipe France-USA/Remise à niveau d’anglais/Livret du personnel bilingue
Journées d’intégrationSéminaires professionnels
Aide à l’installation aux USA:école; logement; avantages en nature
Cours de culture américaine/Organisation d’évènements
•Dépassement budget•Criticité=8•Responsable: Responsable RH
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Renégociation avec le commanditaire
Focus sur les risques majeurs pour le lot Administratif
RISQUES ACTIONS PREVENTIVES ACTIONS CORRECTIVES
•Refus de l’AMM• Criticité=8•Responsable: Juriste
Bilan mensuel de l’avancée de l’Autorisation de Mise sur le Marché auprès de la FDA (Food and Drug Administration)
Intervention du Juriste sur le site de la FDA
•Refus de l’exploitation usine• Criticité=8•Responsable: Responsable Qualité
Points de contrôle de la charte qualité environnementale
Recadrage et rappel des normes en vigueur
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Focus sur les risques majeurs pour le lot Achats
RISQUES ACTIONS PREVENTIVES ACTIONS CORRECTIVES
•Retard de livraison• Criticité=8•Responsable:Responsable Achats
Rappel des Conditions générales de vente / Pénalités de retardContrôle planning livraisons/
Rédaction Conditions Générales de Ventes
•Produits non conformes• Criticité=8•Responsable:Responsable Qualité
•Variation des prix• Criticité=8•Responsable:Responsable Achats
Liste de fournisseurs certifiés iso 9001Création fiches de non conformité
Politique d’achat locale/Liste fournisseurs locaux Suppression de la liste
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•Variation taux de change• Criticité=8•Responsable:Directeur Administratif et Financier
Assurances
Ristournes RenégociationsSuppression de la liste
PRESENTATION DU PROJET
MACRO PLANNING WBS
Macro Budget
Contexte et justification de la demande Objectifs vises
Estimation des enjeux
Equipe projet
Produits
Sommaire
26Indicateurs
ANALYSE DES RISQUES
Indicateurs de pilotage Indicateurs de résultats
Comptes rendus de chantier
Pourcentage d’avancement par lot
Pourcentage de dépassement du budget par lots
Nombre de non-conformité réception du chantier
Durée de la construction
Coût final
Mesure du taux de production d’unidoses selon objectif
Durée des tests et étapes
Nombre d’unidoses produites par jour
Date réelle de mise en service
CONSTRUCTION
LIGNE DE FABRICATION
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Indicateurs
Indicateurs de pilotage Indicateurs de résultats
Ecart entre date de livraison réelle et planning
Suivi du budget
Taux de non-conformités produits livrés.
Taux de fréquence retards des livraisons
Coût final des achats
Taux de non-conformités par fournisseur.
Respect des délais de dépôt des dossiers
Respect de la charte environnementale
ACHATS
Date d’obtention des autorisations
Nombre d’autorisations obtenues
Nombre de non conformités relevées lors de la visite d’inspection
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ADMINISTRATIF
Indicateurs
Indicateurs de pilotage Indicateurs de résultats
Nombre et fréquence de journées d’intégration prévues
Nombre d’embauches validés selon planning
Ecart entre journées prévues et journées réalisées
Bilan sur cohérence entre profils recherchés et profil embauchés
Nombre des sessions de formations
Fréquence des sessions de formation
Thémes des sessions
Total de sessions de formation dispensées
Respect du planning
Nombre de thèmes traités
RESSOURCES
29
Indicateurs
HUMAINES
PRESENTATION DU PROJET
MACRO PLANNING
WBS
Macro budget
Contexte et justification de la demande Objectifs vises
Estimation des enjeux
Equipe projet
Produits
Sommaire
30 Tableaux de bord
ANALYSE DES RISQUES Indicateurs
Indicateur de pilotage Administratifs
Respect de délais de dépôt de Dossier auprès de la FDA Janvier 2016 Mai 2016 Juin 2016
En temps
A surveiller
En retard
Pourcentage dépassement budget
≤5%
≤10%
≥11%
Respect du budget
A surveiller
Hors budget
Tableaux de bord
31
Indicateur de pilotage RH
≤ 5%
≤ 20%
>20%
Tableaux de bord
Indicateur Pilotage Achats
Taux de Non Conformités par produit livré
Acceptable
A surveiller
Inacceptable
32
33
Tableaux de bord
Indicateur pilotage Construction
Suivi de budget
1.5 1.1
7
1.90.600000000000001 0.45
4
0.81.45 1.13
6.9
1.85
Prévu Intermediaire Réception
Budget inférieur ou égal
Budget supérieur
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Tableaux de bord
Réseaux
Gros-œuvre
Clos et c
ouvert
Lots
techniques
0%20%40%60%80%
100%
Prévu milieu de chantier Réalisé milieu de chantier
Indicateur pilotage Construction
Taux d’avancement par lots
Avancement égal ou supérieur
Avancement inférieur
Sommaire
PRESENTATION DU PROJET Contexte et justification de la demande Objectifs vises
Estimation des enjeux
Equipe projet
Produits
MACRO PLANNING
WBS
Macro budget
ANALYSE DES RISQUES Indicateurs
Tableaux de bord
35PLAN DE COMMUNICATION
Communication
36
Managers
Quand CommentQuoi
Réalisation projet
Lancement construction
Suivi projet
Journée d’inauguration
Novembre 2015
Avril 2016
Juin 2018
septembre 2018
Mail/Intranet
Séminaires/ présentation planning
Support vidéo
Newsletter/Mail/Intranet
Salaries
Réalisation projet
Lancement construction
Lancement recrutement
Suivi projet
Journées intégration
Novembre 2015
Avril 2016
Juin 2017
Août 2017
Janvier 2018
Intranet / Affichage
Newsletter
Affichage- sites de recrutement
Intranet Rubrique ROCHESTER
Livrets du personnel etGuide visiteur bilingue
Communication
37
Quand CommentQuoi
Réalisation projet
Lancement construction
Journée d’inauguration
Novembre 2015
Avril 2016
Septembre 2018
Réunion Conseil d’administration
Invitation presse Américaine pour la pose de la 1er pierre
Invitation inauguration
InstitutionsReprésentative
PersonnelRéalisation projet Novembre 2015
Réunion des Comités d’entreprise sur les différents sites avec les Directeurs d’usine
Actionnaires
ClientsRéalisation projet
Journée d’inauguration
Avril 2016
Septembre 2018
Convention lieu de prestige
Invitation inauguration
Communication
38
Fournisseurs
Quand CommentQuoi
Réalisation projet Avril 2016Convocation mail pour réunions de mise en concurrence
Collectivités locales
Lancement construction
Journée d’inauguration
Pose de la première pierre
Invitation inauguration
Avril 2016
Septembre 2018
PresseLancement construction
Journée d’inauguration
Invitation presse pose 1er pierre
Invitation presse inauguration
Avril 2016
Septembre 2018
PLAN DE COMMUNICATION
Octobre 2018Avril 2016 Juin 2018Août 2017
Utilisation du site Intranet pour informer les salariés du lancement du projet
Affichage Bureaux et Usine des comptes -rendus des comités d’entreprise par site
Réunion sur le lancement du projet au Comité d’entreprise sur les différents sites avec les directeurs d’usine
Support vidéo sur clef USB suivi du projet
novembre 2015
Organisation Séminaires pour présenter le macro planning Lieu Rochester.
MANAGERS
SALARIES
InstitutionsReprésentatives
PersonnelComité
Entreprise
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Lancement du Projet Pilotage (mise en œuvre et mise en service)
Mail du CEO pour informer du lancement du projet les Managers d’Unither France et US
Envoi d’une newsletter à tous les salariés pour annoncer le lancement de la construction
Création sur le site INTRANET d’une rubrique ROCHESTER 2 pour illustrer l’avancement de la construction
Organisation journées d’intégration
Livrets du personnel bilingue distribués à tous les nouveaux salariés
Campagne de recrutement Panneaux d’affichage sur le site de ROCHESTER existant (juin 2017)
Guide du visiteur bilingue
Newsletter journée d’inauguration
InformerConvaincre
Agir
Octobre 2018Avril 2016 Juin 2018Août 2017novembre 2015
ACTIONNAIRES
COLLECTIVITES MAIRIE DE
ROCHESTER
Fournisseurs
Clients
Lancement de Projet Pilotage (mise en œuvre et mise en service)
Réunion extraordinaire du Conseil d’Administration pour informer du projet
Pose de la 1er pierre par les actionnaires avec présence impérative de la mairie
Conventions dans un lieu de prestige avec les principaux clients par zone géographique1 Europe 1 US
Convocations par mail au siège des principaux fournisseurs avec transmission d’un cahier des charges pour mise en concurrence et choix de la politique d’achat
Journées d’inauguration avec visites du site (septembre 2018)
Publi-reportage Presse Professionnelle sur l’existence de ROCHESTER 2
PLAN DE COMMUNICATION
InformerConvaincre
Agir40
PresseInvitation presse américaine pour la pose de la 1er pierre
40
MERCI POUR VOTRE ATTENTION