Majlis istiadat raja
Majlis rasmi
Majlis separa rasmi
Majlis tidak rasmi
Majlis Antarabangsa – Persidangan OIC
Majlis Kebangsaan – Dianggotai oleh negeri
Majlis Negeri – Anjuran peringkat Negeri oleh
Jabatan Persekutuan – cth: Hari Belia
Peringkat Negeri Perak
Majlis Daerah : Peringkat Daerah anjuran
Jabatan Persekutuan peringkat
Daerah/Negeri
Majlis Persekutuan – Anjuran Kerajaan
Persekutuan – Hari Merdeka
Majlis Bersama Persekutuan dan Negeri –
Dianjur mengguna sumber kewangan negeri
dan persekutuan
Majlis Kendalian JK Majlis Rasmi Kerajaan
Majlis Kendalian JK Khas Peringkat Negeri
Majlis Kendalian Kerajaan Negeri
Majlis Kendalian Kementerian
Majlis Kendalian Jabatan Negeri
JK dianggotai dan Dikendalikan oleh Kem
Penerangan, PDRM, ATM, Kewangan, Dewan
Bandaraya KL dan Jabatan Perdana Menteri
Contoh majlis keraian ialah:-
Ulangtahun keputeraan/SPB Yang di-Pertuan
Agong
Lawatan Negara/Sultan Negara Brunei
Istiadat Pengkebumian Pembesar Negara/YAB
Perdana Menteri
Arahan Jemaah Menteri/PM
Urusetia Kementerian/JLM
Contoh Majlis
Perayaan Bulan Kemerdekaan – SPB Yang
Dipertuan Agong
Hari Kanak-Kanak Sedunia – SPB Raja
Permaisuri Agong
Tilawah Quran Peringkat Kebangsaan / YAB PM
Kendalian di peringkat negeri
Dianggotai oleh jabatan kerajaan negeri dan
jabatan persekutuan di negeri mengikut
keperluan pengerusi bersama
Contoh Majlis:-
Ulangtahun Keputeraan Sultan/Raja-Raja
Majlis Maulidur Rasul Peringkat Negeri
Urusetia ialah Kementerian/Jabatan
Contoh: Hari Polis –PDRM/KDN , Hari Guru –
Kementerian Pelajaran
Tuan Rumah adalah Ketua Jabatan
Persekutuan di Peringkat Negeri
Contoh:-
Hari Guru Negeri Johor
Hari Pahlawan Negeri Pahang
Majlis Istiadat
- Melibatkan Ketua Negara,jemputan terdiri
daripada pembesar Negara, acara dibaut
menzahirkan status tetamu kehormat/majlis
Ciri-ciri seperti kawalan kehormatan,
tembakan, meriam, pengawal tembah dan
pakaian istiadat
Pengurusan Majlis Kanan:-
Timbalan Ketua Setiausaha Kanan, JPM- Pengerusi
Ketua Protokol Kementerian Luar Negeri – timb Pengerusi
Ahli:-
Setiausaha daripada JPM
PDRM (Pengurusan)
Kem Pertahanan (Bhg Turus Anggota)
TKSU Kem Penerangan
JKR, Wilayah Persekutuan
Ketua Pengarah, Dewan Bandaraya
Setiausaha: Bahagian Istiadat, JPM
Jemputan dan Sambutan
Kewangan
Keselamatan dan lalu lintas
Penginapan
Kenderaan
Penyertaan Orang Ramai
Perhiasan
Istiadat
Majlis anjuran Kerajaan,melibatkan
pembesar utama negara dan masyarakat
Pakaian Lazim adalah suit/baju kebangsaan
Contoh Majlis:-
Majlis Maal Hijraj Tahun 2003
• Jawatankuasa-jawatankuasa yang terlibat
Pengerusi
• Urusetia
• Jawatankuasa Sambutan
• Jawatankuasa Makanan
• Jawatankuasa Logistik
• Jawatankuasa Media/Perhubungan Awam
• Jawatankuasa Teknikal
• Jawatankuasa Persembahan
SPB Yang Di Pertuan Agong – 2000 – 3000
Raja/Yang Di Pertua Negeri – 1500 -2000
PM/TPM – 1000 – 2000
MB/KM/Menteri – 500-1000
Tempoh sesuai adalah selama 90-120 minit
Majlis bermula jam 8.30 mlm dan tamat
10.30 mlm
Pembahagian masa:-
Sambutan : 10 minit
Persembahan 10-15 minit
Ucapan : 25-35 minit
Jamuan: 20-35 min
Meninggalkan majlis : 5 minit
• Tetamu tiada tempat duduk
• Tempat duduk yang salah
• Juruacara tersasul, tersalah sebut gelaran dsb
• Dulang atau alas dulang tidak disediakan
• Majlis penerimaa hadiah kelam kabut; hadiah/cenderahati tiada, penerima tiada/lambat naik. Hadiah/sijil tidak berada disusunan yang betul
• Persembahan kelam kabut atau tidak sesuai
• Jemputan : Senarai kehadiran
• Sambutan: Perlantikan LO, tugas-tugas LO
• Tempat duduk: Layout, tagging
• Makanan: jenis-jenis makanan, vege-non vege
• Persembahan: Bersesuaian, jenis-jenis persembahan
• Hiasan: Bunga, backdrop,
• Media/PR: Jemputan media,teks ucapan, banner/bunting, gambar, rakaman,bilik sidang media
• Teknikal Lampu, pembesar suara,persembahan video/montaj
• Hadiah/Cenderahati: bunga, food basket
Perlu sediakan beberapa senarai jemputan:-
Ringkasan setiap senarai jemputan
Senarai nama
Senarai keutamaan
Senarai kehadiran
Dibuat secara terperinci untuk menentukan
perjalan majlis
Item perlu ada ialah masa, aktiviti, pegawai
bertanggungjawab, no telefon dan
sebagainya
Perlu mendapat persetujuan semua
Dibentangkan kepada semua jawatankuasa
yang terlibat.
Salinan diberikan kepada ahli jawatankuasa
Tentukan jumlah kehadiran
Senarai keutamaan
Tetamu simpanan jika majlis nampak kosong
Logo
Nama Agensi/Jabatan/Kementerian
Nama Tuan Rumah
Nama Tetamu dijemput
No,fax,email RSVP/Orang untuk dihubungi
Dress code
Masa/tempat
Tetamu kehormat
Sebaik-baiknya perlu mempunyai konsep
sama
Tidak perlu tulis darjah kebesaran
Gambar terbaru
Logo agensi
Mempunyai nama majlis, tetamu
kehormat,masa,tempat, tarikh dan
sebagainya
Ringkas dan tidak serabut
Mudah difahami
Pendaftaran tetamu.
Ciri-ciri penyambut tetamu:
Kemas, berketrampilan menarik, cekap dan
pantas, kenal tetamu, sabar dan bersikap
toleransi
Tugas pemyambut tetamu: Kenal tetamu,
semak jadual, semak tempat duduk,beri
maklumat dan jangan duduk ditepi tetamu
ketika tetamu sedang makan
Jemputan dibuat oleh Urusetia Media/PR
Press kit yang mempunyai press release,
ucapan dan sebagainya
Meja disediakan khas untuk media
Sediakan tempat sidang media yang
sesuai,susunan tempat duduk adalah
mengikut kekananan
Terdapat dua jenis tagging iaitu am atau
spesifik
Jika tagging secara spesifik,pastikan nama
dan pangkat adalah betul. Jika tetamu yang
sudah mengesahkan kehadiran tidak hadir,
pastikan tagging itu ditukar/dicabut secepat
mungkin
Layout/floor plan wajib ada untuk setiap
majlis
Elok diletakkan di pintu-pintu masuk dewan
Mudah difahami
Tugas-tugas floor manager:-
Mengawal perjalanan majlis
Sebagai rujukan kepada ahli-ahli
jawatankuasa lain
Hanya seorang floor manager untuk
mengurangkan kekeliruan
Pastikan makanan yang ditempah boleh dimakan
oleh tetamu kehormat
Faktor-faktor seperti vege/non vege, allergic
dan sebagainya
Sebaiknya ada food tasting
Jika tempoh majlis adalah pendek (seperti majlis
makan tengah hari) elok menempah set dome
Jika tempoh majlis adalah panjang n(seperti
makan malam) elok menempah course by course
meal seperti chinese set.
Pastikan course yang dihidangkan selari dengan
perjalanan majlis.
Dif yang paling utama akan duduk disebelah
kanan tetamu kehormat
Jemputan tanpa isteri,bermula dengan
kanan, kiri , kanan dan seterusnya
BIlangan atas pentas:-
Jemputan tanpa isteri: 3, 5, 7, 9
Jemputan bersama isteri: 6,8,10
Wanita tidak duduk dihujung meja
Meja bulat hendaklah penuh satu bulatan
kecuali meja itu berhadapan dengan meja
tetamu/meja khas/meja diraja
Tiada kerusi yang membelakangkan meja
utama
Perlu disesuaikan dengan bentuk acara
Bentuk-bentuk persembahan dan lagu
seharusnya dimaklumkan kepada urusetia
Pemilihan artis yang membuat persembahan
perlu dibuat.
Muzik latar tidak terlalu kuat atau perlahan
Perlu bersesuaian degan majlis
Hiasan diatas pentas tidak perlu terlalu
banyak sehingga mengganggu perhatian
Seharusnya perlu ada tidak lebih daripada 3
atau empat warna untuk bunga yang disusun
Bunga yang dihadiahkan kepada tetamu perlu
tidak terlalu besar
Pembesar suara berfungsi dengan baik
Timing untuk lampu
Persembahan video mengikut masa
Hadiah dan cenderahati perlu sesuai dengan
majlis
Tidak semestinya memberi
hadiah/cenderahati kepada tetamu
Bunga untuk tetamu kehormat wanita
mestilah didalam saiz yang sesuai
Mesti ada penyambut hadiah/bunga untuk
tetamu yang datang.
Gambaran secara menyeluruh tentang acara
Memperbaiki kelemahan
Alternatif jika sesuatu acara tidak dapat
dijalankan
Semua orang mengetahui peranan masing-
masing
Perjalanan masa.
HAFIZ MUSTAPHA
cutecarry.com
Facebook: hafiz mustapha
Fanpage: cutecarry
Twitter: hafiz cutecarry
Keek/Instagram: cutecarry
Email: [email protected]
Phone: 0193290397