Download - MAKALAH MSDM DAN SIKLUS PENGGAJIAN (1).doc
-
8/21/2019 MAKALAH MSDM DAN SIKLUS PENGGAJIAN (1).doc
1/23
MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA DAN SIKLUS PENGGAJIAN
Disusun untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Sistem Informasi dan PengendalianInternal
Oleh:
Areta Widya Kusuade!i "#$%&$'&()
*us+u++ida Mahara+i "#$%&$',-)
M.+i/a Audrey Jaya Su!a+a "#$%&$',0)
Nurul 1aaril Raadha+i "#$%&$'(#)
PPAK #& Kelas Pa2i
JURUSAN AKUN3ANSI
4AKUL3AS EKONOMI DAN BISNIS
UNI5ERSI3AS BRAWIJAYA
MALANG
#$%&
ABS3RAK
-
8/21/2019 MAKALAH MSDM DAN SIKLUS PENGGAJIAN (1).doc
2/23
Proses bisnis telah mengalami perkembangan dari masa ke masa.
Perkembangan itu memicu peningkatan permintaan sumberdaya manusia oleh
suatu perusahaan. Akibatnya, tingkat kompleksitas manaemen sumber daya
manusia di suatu perusahaan pun semakin meningkat.
Sistem paling krusial dalam akti!itas ini adalah terkait penggaian. Akti!itas penggaian terdiri dari tiga tahap, yaitu melakukan update master data,
menyiapkan penggaian serta mengeluarkan gai. Proses dalam penggaian sangat
rentan terhadap ancaman, akibatnya diperlukan pengendalian yang kuat dalam
sistem ini. "erbagai macam pengendalian dibutuhkan untuk melindungi
sistem ini. Pengendalian tersebut dipengaruhi oleh enis ancamannya dan kondisi
perusahaan sendiri.
#amun, disisi lain, karena besarnya biaya untuk karya$an, perusahaan
uga memiliki opsi untuk melakukan outsourcing pega$ai. "eberapa keuntungan
yang dapat diberikan melalui sistem outsourcing ini adalah pengurangan biaya.
angkauan manfaat yang lebih luas dan penghematan dalam sistem komputer.
Kata 6u+/i: Sistem Pengendalian Internal, Sistem Penggaian, Manaemen
Sumber Daya Manusia
BAB I
PENDA*ULUAN
-
8/21/2019 MAKALAH MSDM DAN SIKLUS PENGGAJIAN (1).doc
3/23
%7% Latar Bela6a+2
Setiap perusahaan baik perusahan dagang maupun perusahaan asa seperti
rumah sakit membutuhkan informasi akuntansi yang rele!an, tepat $aktu,
lengkap, dan mudah dipahami oleh pengguna internal %manaemen& maupun
eksternal %in!estor, kreditur, pemerintah& perusahaan dalam mengendalikan
perusahaannya. 'ntuk mendapatkan informasi akuntansi tersebut, perusahaan
dituntut untuk membuat sistem yang dapat mengatur alur informasi akuntansi
yang dibutuhkan %"lackburn, et. al., ()*+&.
Sistem informasi akuntansi merupakan salah satu sistem dari sistem informasi
yang banyak digunakan oleh perusahaan. Sistem informasi akuntansi adalah
sistem informasi yang mengubah data akuntansi menadi informasi yang berguna
dalam penentuan keputusan oleh manaemen perusahaan, mulai dari
pengumpulan, pencatatan, penyimpanan, dan pemrosesan data hingga menadi
informasi yang kemudian didistribusikan kepada para pengguna informasi
tersebut. "odnar dan op$ood %())- *& mengungkapkan bah$a sistem informasi
akuntansi merupakan kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan, yang
diatur sedemikian rupa untuk mengolah data menadi suatu informasi. Tuuan dari
sistem informasi akuntansi adalah untuk menyediakan informasi akuntansi kepada
pengguna internal maupun pengguna eksternal perusahaan, mendukung kegiatan
operasional, dan mendukung pengambilan keputusan manaemen.
Sistem informasi akuntansi terdapat lima subsistem informasi akuntansi, yaitu
sistem pendapatan, sistem pengeluaran, sistem produksi, sistem manaemen
sumber daya, dan sistem keuangan. Sistem pendapatan merupakan subsistem
informasi akuntansi yang berhubungan dengan penualan barang atau asa yangdihasilkan oleh perusahaan kepada konsumen dan mendapatkan pembayaran dari
mereka serta menabarkan bagaimana sistem pendapatan dan pengakuan
pendapatan dapat dicatat dan diakui serta diinterpretasikan kemudian dilaporkan.
Sedangkan menurut /omney dan Steinbeart %()*0 -12&, 3Manaemen Sumber
Daya Manusia atau Siklus Penggaian merupakan seperangkat akti!itas bisnis
yang berulang dan kegiatan pemrosesan data saling terhubung berkaitan dengan
pengelolaan tenaga kera secara efektif.4
-
8/21/2019 MAKALAH MSDM DAN SIKLUS PENGGAJIAN (1).doc
4/23
5ai merupakan pembayaran atas penyerahan asa yang dilakukan oleh
karya$an yang mempunyai enang abatan manaer. 'mumnya gai dibayarkan
secara tetap perbulan. Tuuan utama yang dapat dicapai oleh sebuah perusahaan
melalui kebiakan dari siklus penggaian yang tepat adalah untuk menamin bah$a
perusahaan itu mampu menarik, mempertahankan dan memoti!asi karya$an yang
berkualitas tinggi. Adanya kebiakan dan prosedur yang tepat dan baik, reputasi
perusahaan sebagai maikan akan terangkat dan sumber daya manusia yang
berkualitas tinggi akan terpikat melamar kera ke perusahaan itu.
%7# Ruusa+ Masalah
/umusan masalah dalam bab ini adalah sebagai berikut*. Apa yang dimaksud dengan Manaemen Sumber Daya Manusia6 Siklus
Penggaian7
(. "agimana akti!itas bisnis dan e!aluasinya7
%78 3u9ua+
Tuuan dalam bab ini adalah sebagai berikut
*. Mengidentifkasi akti!itas bisnis utama dan pemrosesan informasi dalam
manaemen sumber daya manusia dan siklus penggaian
(. Mengidentifikasi major threat dalam akti!itas penggaian dan
menge!aluasi kecukupan pengendalian internal dalam suatu bisnis.
BAB II
ANALISIS DAN PEMBA*ASAN
-
8/21/2019 MAKALAH MSDM DAN SIKLUS PENGGAJIAN (1).doc
5/23
/et, iki pembukaan e ambilen dari skripsi6urnal mu tentang apa itu sistem,
sistem informasi, kutipen Sedangkan adi %())8*1& menyatakan bah$a sistem
adalah satu kesatuan atau sekelompok komponen9komponen yang terdiri atas
dokumen9dokumen, catatan9catatan, prosedur9prosedur, dan alat9alat yang
digunakan untuk mengolah data penggaian dengan tuuan menghasilkan laporan
dalam bentuk informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manaemen perusahaan
dan pihak9pihak lain yang berkepentingan. Primatika %())28& menyatakan unsur9
unsur dari suatu sistem adalah
*. Setiap sistem terdiri dari unsur9unsur yang terdiri dari subsistem yang
lebih kecil dan terdiri pula dari kelompok unsur yang membentuk
subsistem tersebut.
(. 'nsur9unsur tersebut merupakan bagian terpadu dari sistem yang bersangkutan, berhubungan erat satu dengan yang lain dan sifat serta
kerasama antar unsur sistem tersebut mempunyai bentuk tertentu.
+. Setiap sistem mempunyai tuuan tertentu, sedangkan unsur9unsur sistem
bekera berasama untuk mencapai tuuan sistem. 'nsur sistem bekera
bersama satu dengan yang lain dengan proses tertentu untuk mencapai
tuuan tertentu7
-. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar.
Salah satu dari berbagai macam sistem informasi akuntansi yang diciptakan
untuk menunang kegiatan perusahaan adalah sistem penggaian atau sistem
sumber daya manusia. Sebelum didefinisikan mengenai sistem informasi
akuntansi penggaian, perlu uga dipahami tentang makna dari gai. 5ai
mempunyai arti sebagai suatu penghargaan dari usaha karya$an atau tenaga kera
yang sudah pasti umlahnya pada setiap $aktu yang telah ditentukan, misalnya
bulanan. 5ai merupakan biaya tenaga kera yang merupakan unsur terbesar yang
memerlukan ketelitian dalam penempatan, penggolongan, pencatatan serta
pembayarannya %Primatika, ())2(&. Keadaan tersebutlah yang kemudianmendorong perusahaan untuk membentuk suatu sistem informasi akuntansi terkait
penggaian.
/omney dan Steinbeart %()*0 -12& menyatakan bah$a Manaemen Sumber
Daya Manusia atau Siklus Penggaian merupakan seperangkat akti!itas bisnis
yang berulang dan kegiatan pemrosesan data saling terhubung berkaitan dengan
pengelolaan tenaga kera secara efektif. Sedangkan menurut Primatika %())2*)&,
Sistem informasi akuntansi penggaian adalah gabungan antara sekumpulan
-
8/21/2019 MAKALAH MSDM DAN SIKLUS PENGGAJIAN (1).doc
6/23
manusia dan sumber9sumber modal dalam suatu organisasi yang bertanggung$ab
atas tersedianya informasi keuangan dalam bidang pembayaran gai, dimana
informasi yang diperlukan tersebut bersal dari pengumpulan dan pengolahan data9
data transaksi yang teradi.
Akti!itas utama dalam kegiatan MSDM atau siklus penggaian adalah
*. Perekrutan pega$ai baru
(. Pelatihan
+. Penugasan kera
-. Kompensasi %penggaian&
0. Penilaian kinera
1. Pemutusan ubungan Kera %PK& baik suka rela ataupun terpaksa
Tugas * dan 1 dilakukan hanya sekali untuk karya$an, sedangkan tugas (
sampai 0 dilakukan berulang kali selama karya$an bekera untuk perusahaan. Di
sebagian besar perusahaan, 1 kegiatan ini dibagi antara dua sistem yang terpisah.
Tugas -, kompensasi karya$an, adalah fungsi utama sistem penggaian ini. Sistem
Manaemen Sumber Daya Manusia melakukan lima tugas lainnya. Di banyak
perusahaan, kedua sistem ini secara organisasi terpisah Sumber Daya Manusia
Pengembangan sistem biasanya tanggung a$ab direktur sumber daya manusia,
sedangkan controller mengelola sistem penggaian. Sistem :/P mengintegrasikan
dua set kegiatan.
"ab ini difokuskan terutama pada sistem penggaian, karena akuntan secara
tradisional bertanggung a$ab untuk fungsi ini.
*RM Payr.ll ;y/le I+
-
8/21/2019 MAKALAH MSDM DAN SIKLUS PENGGAJIAN (1).doc
7/23
"erbagai macam fungsi terlibat dalam menunang sistem akuntansi
penggaian di perusahaan. Menurut Primatika %())2*1& fungsi9fungsi yang terkait
dalam penggaian adalah
a. ;ungsi Kepega$aian
;ungsi ini bertanggunga$ab untuk mencari karya$an baru, menyeleksi
calon karya$an baru, membuat surat keputusan tarif gai dan upah
karya$an, memutuskan penempatan karya$an baru, menaikkan pangkat
dan golongan gai, mutasi karya$an, dan pemberhentian karya$an. Dalam
struktur organisasi, fungsi kepega$aian berada ditangan bagian
kepega$aian, diba$ah departemen personalia dan umum.
b. ;ungsi Pencatat
-
8/21/2019 MAKALAH MSDM DAN SIKLUS PENGGAJIAN (1).doc
8/23
mempengaruhi kualitas barang dan asa yang di berikan ke para pelanggan.moral
dan sikap pega$ai dapat secara signifikan mempengaruhi kinera keuangan
organisasi, tiga fungsi dasar yang di berikan oleh SIA dalam siklus manaemen
SDM6pengaian pemrosesan data transaksi mengenai akti!asi pega$ai, penagaan
asset organisasi, dan penyediaan informasi untuk pengambilan keputusan.
'ntuk secara efektif memanfaatkan karya$an organisasi, MSDM sistem6
penggaian harus mengumpulkan dan menyimpan informasi yang dibutuhkan
manaer untuk mena$ab enis pertanyaan berikut
*. "erapa banyak karya$an yang dibutuhkan organisasi untuk mencapai
rencana strategis7
(. karya$an yang memiliki keahlian khusus7+. keterampilan yang dalam pasokan pendek7 Keterampilan yang dalam
kelebihan pasokan7
-. Seberapa efektif program pelatihan saat ini dalam menaga dan
meningkatkan tingkat keterampilan karya$an7
0. Apakah kinera secara keseluruhan meningkatkan atau menurun7
1. Apakah masalah ini dengan omset, keterlambatan, atau ketidakhadiran7
Ga=ar % Ba2ia+ ERP ya+2 Me+du6u+2 Ma+a9ee+ Su=er Daya Ma+usia
da+ Pe+22a9ia+
-
8/21/2019 MAKALAH MSDM DAN SIKLUS PENGGAJIAN (1).doc
9/23
'ntuk lebih efektif menggunakan pengetahuan dan keterampilan karya$an,
banyak organisasi telah diberikan kepada sistem manaemen pengetahuan. Sistem
manaemen pengetahuan tidak hanya berfungsi sebagai direktori mengidentifikasi
bidang9bidang keahlian yang dimiliki oleh karya$an indi!idu, tetapi uga
menangkap dan menyimpan pengetahuan itu sehingga dapat dibagi dan digunakan
oleh orang lain. Sistem manaemen pengetahuan secara signifikan dapat
meningkatkan produkti!itas. Misalnya, perusahaan konsultan profesional sering
menyediakan layanan mirip dengan banyak klien yang berbeda. Perangkat lunak
manaemen pengetahuan memungkinkan konsultan untuk menyimpan solusi
untuk masalah9masalah tertentu dalam database bersama uga memungkinkan
karya$an untuk belaar dari rekan9rekan geografis yang telah memiliki
pengalaman sebelumnya yang menangani masalah tertentu.
3a=el A+/aa+ da+ Pe+2e+dalia+ dala MSDM Si6lus Pe+22a9ia+
-
8/21/2019 MAKALAH MSDM DAN SIKLUS PENGGAJIAN (1).doc
10/23
Su=er: R.+ey da+ Stei+=art "#$%&: -(8)
A6ti>itas Si6lus Pe+22a9ia+
Pengaian adalah salah satu aplikasi SIA yang terus di proses dalam bentuk
batch, karena
*. cek gai di buat secara periodik %mingguan, dua mingguan, atau
bulanan&
(. sebagian besar pega$ai di bayar pada $aktu yang bersamaan.
-
8/21/2019 MAKALAH MSDM DAN SIKLUS PENGGAJIAN (1).doc
11/23
Memperlihatkan sistem manaemen SDM6penggaian berorientasi batch seperti
yang di gunakan di A>:.
A6ti>itas Si6lus Pe+22a9ia+
*. Memperbarui Master Database Penggaian
Akti!itas pertama dalam siklus MSDM6penggaian melibatkan
pembaruan master database penggaian yang mencerminkan berbagai
enis perubahan yang diaukan secara intenal seperti perekrutan baru,
pemberhentian, perubahan dalam tingkat bayaran, atau perubahan dalam
gai tertahan yang ditetapkan. Selain itu, master data perlu diperbarui
secara berkala untuk menunukkan perubahan9perubahan tarif paak dan potongan untuk asuransi.
Ga=ar # Dia2ra P.rsi Pe+22a9ia+ dari MSDM Si6lus Pe+22a9ia+
Pada gambar di atas dapat dilihat bah$a terdapat lima sumber utama
input pada sistem penggaian yaitu departemen MSDM, pega$ai, berbagai
departemen, badan pemerintah, dan perusahaan asuransi serta perusahaan
lain. Departemen MSDM memberikan informasi mengenai perekrutan,
pemberhentian, dan perubahan tingkat pembayaran %kenaikan gai dan
promosi abatan&. Para pega$ai mengaukan perubahan terkait potongan
yang mereka tentukan secara bebas. Departemen9departemen memberikan
data mengenai am kera aktual para pega$ai. Para petugas pemerintahan
memberikan tingkat paak dan instruksi untuk memenuhi ketentuan
peraturan. "egitu pula dengan perusahaan asuransi serta organisasi lain
yang memberikan instruksinya agar menghitung dan membayarkan
berbagai potongan gau untuk pembayaran paak.
Seumlah cek merupakan output utama sistem penggaian. Para
pega$ai menerima cek gai indi!idu sebagai kompensasi atas asa mereka.
-
8/21/2019 MAKALAH MSDM DAN SIKLUS PENGGAJIAN (1).doc
12/23
=ek penggaian dikirim ke bank dengan tuuan untuk mentransfer dana
dari rekening umum perusahaan ke rekening penggaian perusahaan.
Seumlah cek uga diberikan ke agen9agen pemerintah, perusahaan
asuransi, dan organisasi lain untuk memenuhi ke$aiban perusahaan.
a. Proses
Departemen MSDM bertanggung a$ab memperbarui database
penggaian untuk perubahan yang diaukan secara internal terkait
ketenagakeraan, sedangkan departemen penggaian memperbarui
informasi mengenai tarif paak dan potongan penggaian lainnya ketika
ia menerima pemberitahuan perubahan dari berbagai unit pemerintahan
dan perusahaan asuransi. Meskipun pnggaian diproses dalam batch
mode, departemen MSDM memiliki akses online untuk memperbarui
master database penggaian sehingga seluruh perubahan penggaian
dimasukkan secara tepat $aktu dan ditunukkan dalam periode
pembayaran berikutnya dengan benar. =atatan9catatan atas pega$ai
yang keluar atau dipecat sebaiknya segera dihapus karena beberapa
laporan paak akhir tahun.
b. Ancaman dan pengendalian
Perubahan yang tidak terotorisasi atas master data penggaian
dapat mengakibatkan peningkatan biaya pembayaran kepada pega$ai
yang tidak dibenarkan. Pemisahan tugas secara tepat merupakan
prosedur pengendalian utama untuk menghadapi ancaman tersebut.
anya departemen MSDM yang diperbolehkan memperbarui master
file penggaian untuk perekrutan, pemecatan, kenaikan gai, dan
promosi. Para pega$ai departemen MSDM sebaiknya tidak secara
langsung ikut serta dalam pemrosesan penggaian atau pendistribusian
cek gai. Pemisahan tugas ini mencegah seseorang yang memiliki
akses terhadap cek gai untuk menciptakan pega$ai fiktif atau
mengubah tingkat bayaran dan kemudian mengambil cek palsu
tersebut. Selain itu, perubahan terhadap master file penggaian tersebut
harus diperiksa dan disetuui oleh seseorang, yaitu selain pihak yang
merekomendasikan perubahan tersebut. 'ntuk memfasilitasi
pemeriksaan ini, sistem harus dikonfigurasikan agar menghasilkan
seluruh laporan yang mencantumkan keseluruhan perubahan yang
-
8/21/2019 MAKALAH MSDM DAN SIKLUS PENGGAJIAN (1).doc
13/23
berhubungan dengan penggaian, kemudian mengirimkan laporan
untuk pemeriksaan ke masing9masing super!isor departemen yang
dapat terpengaruh dengan perubahan tersebut.
Pengendalian akses sistem penggaian uga penting. Sistem
tersebut seharusnya diatur untuk membandingkan ID pengguna dan
kata sandi dengan sebuah matriks pengendalian akses yang
menelaskan tindakan apa yang diperbolehkan untuk dialankan setiap
pega$ai dan menginformasikan file apa yang diperbolehkan untuk
diakses setiap pega$ai.
Ancaman lainnya adalah ketidakakuratan dalam meperbarui
master data penggaian sehingga dapat menghasilkan kesalahan dalam
pembayaran pega$ai dan denda karena tidak membayarkan umlah
yang benar atas paak penggaian kepada pemerintah. 'ntuk mengatasi
ancaman ini, pengendalian integritas pemrosesan secara tepat
sebaiknya diterapkan ke seluruh transaksi perubahan penggaian.
Selain itu, memiliki laporan pemeriksaan manaer departemen atas
seluruh perubahan terhadap pega$ai di departemennya memberikan
sebuah cara yang tepat $aktu untuk mendeteksi kesalahan.
(. Mem!alidasi Data
-
8/21/2019 MAKALAH MSDM DAN SIKLUS PENGGAJIAN (1).doc
14/23
profesional di organisasi asa seperti KAP, kantor hukum, dan kantor
konsultan dengan cara yang sama melacak $aktu yang mereka
habiskan untuk melakukan berbagai tugas dan bagi klien yang mana
saa, mereka mencatat data9data tersebut dalam lembar $aktu % time
sheet &. Para pemberi kera6atasan menggunakan lembar $aktu tersebut
untuk menentukan biaya dan menagihkan kepada para klien atas asa
yang telah diberikan perusahaan secara akurat.
Staf penualan biasanya dibayar berdasarkan pada komisi murni
atau gai ditambah komisi. Pembayaran ini memerlukan kecermatan
staf untuk mencatat umlah penualan mereka. Selain itu, beberapa staf
penualan uga diberi bonus bayaran untuk target yang terlampaui.Penggunaan insentif, komisi, dan bonus memerlukan penghubungan
sistem penggaian dan sistem informasi atas penualan dan siklus
lainnya guna mengumpulkan data yang digunakan untuk menghitung
bonus. Selain itu, skema bonus6insentif harus didesain dengan tuuan
realistis yang dapat dicapai, sehingga dapat diukur secara obektif.
Tuuan tersebut harus sama dengan tuuan korporasi dan para manaer
menga$asi untuk memastikan bah$a tuuan tersebut akan terus
sesuai.
b. Ancaman dan pengendalian
Ancaman utama terhadap akti!itas penggaian adalah data $aktu
dan kehadiran yang tidak akurat. Ketidakakuratan dalam catatan
$aktu dan kehadiran dapat mengakibatkan biaya tenaga kera yang
meningkat dan laporan biaya tenaga kera yang salah. Ketidakakuratan
dapat menurunkan semangat kera pega$ai atau mengakibatkan gai
asa tenaga kera yang tidak terbayarkan.>tomatisasi data sumber dapat mengurangi risiko kesalahan
yang tidak diinginkan dalam pengumpulan data $aktu dan kehadiran.
=ontohnya adalah seperti alat pembaca tanda pengenal dapat
digunakan untuk mengumpulkan data $aktu kera bagi para pega$ai
produksi dan secara otomatis menyimpan data ke sistem pemrosesan
penggaian. Dengan menggunakan teknologi untuk menangkap data
$aktu dan kehadiran uga dapat meningkatkan produkti!itas dan
memotong biaya.
-
8/21/2019 MAKALAH MSDM DAN SIKLUS PENGGAJIAN (1).doc
15/23
Teknologi informasi %TI& uga dapat mempengaruhi risiko
ketidakakuratan yang disengaa untuk data $aktu dan kehadiran.
=ontohnya adalah penggunaan teknik autentikasi biometri seperti
pemindai tangan yang digunakan di perusahaan untuk mem!erifikasi
identitas pega$ai yang masuk dan keluar kera. al ini bertuuan
untuk mencegah pega$ai yang meninggalkan pekeraan lebih dini
serta mencegah adanya rekan kera yang salah mencatat kehadiran
orang tersebut di tempat kera. Pemisahan tugas uga penting. Data
kartu $aktu yang digunakan untuk menghitung penggaian, harus
direkonsiliasi terhadap kartu am kera yang digunakan untuk tuuan
penentuan biaya dan manaerial, semuanya dilakukan oleh seseorang
yang tidak terlibat dalam pembuatan data tersebut.
-
8/21/2019 MAKALAH MSDM DAN SIKLUS PENGGAJIAN (1).doc
16/23
?angkah pertama yang perlu dilakukan adalah melakukan pengeditan data
dan pensortiran berdasarkan nomor pega$ai. @ika dalam sebuah organisasi terbagi
atas di!isi9di!isi, perlu dilakukan penggabungan data dahulu terlebih dahulu.
Perusahaan menghitung, dalam langkah pertama ini, umlah gai bersih yang
diterima pega$ai. 5ai bersih tersebut terdiri dari gai pokok ditambah insentif9
insentif atau bonus dikurangi semua potongan gai, seperti paak, pembayaran
asuransi, dan sebagainya. Perhitungan gai bersih pega$ai ini dilakukan untuk
memperbarui master data penggaian. Seluruh setiap gai kotor karya$an,
potongan gai dan pembayaran bersih dimasukkan dalam register penggaian
dalam format multi9kolom. Sebagai data pendukung, apabila diperlukan,
perusahaan uga bisa membuat register potongan gai yang berisi rincian dari
potongan gai secara sukarela. Kemudian, perusahaan membuat laporan
pendapatan %earning statement & yang berisi daftar umlah gai pokok, potongan
Ga=ar 8 ;lo$chart Sistem Penggaian %Sumber/omney dan Ste$bart, ()*(00&
-
8/21/2019 MAKALAH MSDM DAN SIKLUS PENGGAJIAN (1).doc
17/23
gai dan gai bersih untuk periode beralan. ?aporan ini disertakan dalam membuat
cek pembayaran gai karya$an.
Selagi transaksi penggaian diproses, sistem uga senantiasa mengalokasikan
biaya gai ke akun buku besar terkait dengan cara memberikan tanda check pada
kode di catatan job-time ticket. Sistem ini menaga semua total alokasi sampai
semua catatan gai pega$ai diproses. Total tersebut kemudian digunakan pada
daftar gai, sebagai dasar dari urnal umum yang kemudian diposting ke buku
besar setelah semua cek pembayaran telah dicetak. "erikut adalah laporan9laporan
yang buisa dihasilkan dari sistem penggaian.
Sistem penggaian ini cukup rumit, terutama dalam hal perpaakannya.
@umlah gai yang salah selain akan mempengaruhi umlah yang salah yang
dibayarkan, keterlambatan pembayaran gai, uga akan mempengaruhi umlah
paak yang dibayarakan. Dampaknya beberapa sanksi pun mungkin akan
diberikan pada perusahaan. 'ntuk itu, perusahaan haruslah menyusun sistem
pengendalian yang baik atas penggaian ini. 'saha pengendalian yang dapat
memitigasi kesalalahan sistem penggaian adalah
Ga=ar & Daftar nama laporan, isi dan tuuan laporan yang bisa dihasilkan dari
sistem penggaian %/omney dan Ste$bart, ()*(01*&
-
8/21/2019 MAKALAH MSDM DAN SIKLUS PENGGAJIAN (1).doc
18/23
a. Dengan melakukan pemrosesan batch pada sistem penggaian, perusahaan
pun harus mencocokkan hasil perhitungan saat entri data dengan total yang
dapat dibandingkan yang dihitung dari setiap tahap pemrosesan.
b. Melakukan cross-footing daftar gai dengan cara mencocokkan total umlah
gai bersih dengan total umlah gai kotor dikurangi total potongan gai
c. Akun kliring penggaian. Mekanisme akun kliring penggaian dilakukan
dengan melakukan zero-balance check. Pertama, saat gai dibayarkan maka
urnal yang dibuat adalah dengan mendebet akun beban gai pada kas dan
liabilitas. Sedangkan pada proses akuntansi biaya, perusahaan uga
melakukan penurnalan dengan mendebit biaya9biaya tenaga kera dan
mengkredit akun gai. Sehingga umlah kedua akun gai itu harusnya saling
menghapuskan bila tidak teradi kekeliruan.
d. Penga$asan oleh super!isor sebagai pengendalian detektif.
e. Mengklasifikasikan dengan benar apakah seseorang merupakan pega$ai atau
bukan pega$ai
PEMBAYARAN GAJI
Kebanyakan pega$ai dibayar dengan cek atau transfer langsung ke rekening
bank mereka. Tidak seperti pembayaran dengan kas, kedua metode diatas
menyediakan sarana untuk mendokumentasikan umlah upah yang dibayarkan.
Pr.ses
Setelah cek gai disiapkan, bagian utang memeriksa kembali dan mensetuui
pencatatan penggaian. Slip gai lalu disiapkan untuk mengotorisasi pentransferan
dana dari rekening perusahaan ke rekening pega$ai. Slip gai dipakai untuk
memperbarui urnal umum
Setelah memeriksa kembali pencatatan penggaian dan pencairan slip gai,
bagian kasir menyiapakn dan menandatangani sebuah cek %atau mengaukan
transaksi electronic funds transfer (EFT && untuk mentransfer dana kepada
rekening bagian penggaian. Apabila perusahaan masih menggunakan cek dalam
bentuk kertas maka kasir memeriksa kembali, menandatangani dan membagikan
slip gai pega$ai. Daftar dari slip gai yang belum dicairkan akan dikirim ke
departemen audit internal untuk diselidiki lebih lanut.
Transfer langsung adalah salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi dan
mengurangi biaya dari pemrosesan gai. Pega$ai yang dibayar dengan transfer
-
8/21/2019 MAKALAH MSDM DAN SIKLUS PENGGAJIAN (1).doc
19/23
langsung umumnya akan mendapat duplikat dari slip gai yang mencantumkan
berapa umlah yang ditransfer. Sistem pembayaran harus memiliki sekumpulan
file pentransferan gai, masing9masing untuk setiap bank yang digunakan untuk
transfer gai. Setiap catatan memuat nama pega$ai, nomor aminan sosial, nomor
rekening bank, dan umlah bersih yang dibayarkan. Data9data tersebut dikirim
secara elektronik menggunakan electronic data interchange (ED! ke masing9
masing bank yang terlibat. Dana kemudian secara elektronik di transfer dari
rekening bank pemberi kera ke rekening pega$ai. Transfer langsung akan
mengeliminasi kebutuhan tanda tangan kasir untuk masing9masing slip gai.
Tetapi kasir tetap harus mengotorisasi pengeluaran dana dari akun pemeriksaan
perusahaan.
Transfer langsung akan membantu perusahaan dalam menghemat dengan cara
menghilangkan biaya pembelian, pemrosesan dan pembagian slip gai. al ini
uga mengurangi biaya bank dan biaya pengiriman. Akibatnya sekarang
kebanyakan perusahaan mena$arkan kepada pega$ainya pilihan untuk transfer
langsung dan mengarahkan mereka untuk memilih enis pembayaran ini.
A+/aa+ Da+ Pe+2e+dalia+
Kontrol yang berhubungan dengan pengaian secara tunai, dapat mengurangi
ancaman adanya pencurian slip gai atau dikeluarkannya slip gai untuk pega$ai
fiktif, misalnya dengan cara
a. Akses ke slip gai kosong dan ke mesin pemeriksa tanda tangan
seharusnya dibatasi. Selain itu, kemampuan untuk mengotorisasi transaksi
:;T harus dibatasi dan dikontrol melalui otentikasi multifaktor yang kuat.
b. Semua slip gai harus secara diurutkan dengan diberi nomor dan setiap
periode dihitung kembali. Apabila penggaian dilakukan !ia transfer
langsung, maka semua transaksi :;T harus diperiksa kembali.
c. Kasir hanya menandatangani slip gai apabila didukung oleh adanya
dokumen yang memadai %pendaftaran gai dan !oucher pencairan gai&
Sebagai salah satu bentuk kontrol, slip gai sebaiknya tidak dikeluarkan atas
nama rekening regular perusahaan, tetapi menggunakan rekening penggaian yang
terpisah. al ini akan mempermudah dalam melakukan rekonsiliasi gai dan
mendeteksi pemalsuan slip gai. Selain itu, pemisahan tugas uga merupakan salah
-
8/21/2019 MAKALAH MSDM DAN SIKLUS PENGGAJIAN (1).doc
20/23
satu kontrol yg penting. "agian utang %account pa"able& memiliki tanggung a$ab
untuk mencatat penggaian dan kasir bertugas untuk membagikan slip gai.
Penggunaan otentikansi multifaktor dan kontrol lainnya untuk membatasi
akses ke database penggaian akan mengurangi resiko dibuatnya slip gai palsu
untuk pega$ai fiktif. Selain itu, pega$ai yang bertanggung a$ab untuk
membagikan slip gai harus dapat mengidentifikasi secara pasti orang yang
menerima slip gai sesuai dengan nama yang tercantum di slip gai. Slip gai yang
tidak dicairkan harus dikembalikan ke kantor bendahara agar segera dilakukan
pengembalian deposit.
MEN*I3UNG DAN MEN;AIRKAN PEMBAYARAN PAJAK PEMBERI
KERJA DAN PENGURANGAN PEGAWAI SUKARELA
Akti!itas penggaian yang terahkir adalah menghitung dan mengirimkan
pembayaran paak penghasilan dan imbalan kera karya$an kepada lembaga
pemerintah yang bersangkutan atau lembaga lain.
Pr.ses
Pemberi kera harus membayar paak aminan sosial sesuai umlah yang
dipotong dari gai pega$ai. Pemberi kera bertanggung a$ab untuk memastikan
bah$a dana yang dipotong dari gai pega$ai sudah dihitung dan disetorkan secara
benar dan tepat $aktu kepada lembaga yang bersangkutan. "anyak pemberi kera
uga berkontribusi dalam pembayaran aminan kesehatan, disabilitas, asuransi
i$a dan dana pensiun pega$ai.
Sebagian besar pemberi kera uga mena$arkan fle#ible benefits plan, yaitu
program dimana setiap pega$ai menerima hak untuk pembayaran minimum yang
ditanggung perusahaan untuk asuransi i$a dan dana pensiun, uga manfaattambahan yang dapat digunakan untuk $aktu cuti ekstra atau tambahan asuransi
kesehatan.
A+/aa+ da+ Pe+2e+dalia+
Ancaman utama dari akti!itas ini adalah kegagalan dalam melakukan
pengiriman uang yang diperlukan, pengiriman uang yang tidak tepat $aktu atau
kesalahan dalam pengiriman uang. Masalah ini dapat menyebabkan denda dari
-
8/21/2019 MAKALAH MSDM DAN SIKLUS PENGGAJIAN (1).doc
21/23
pemerinta dan keluhan pega$ai apabila ada kesalahaan yang mempengaruhi dana
pensiun mereka atau manfaat lainnya.
'ntuk mengurangi resiko atas pengiriman uang yang tidak tepat $aktu,
informasi yang tercantum dalam $ircular E % Emplo"er%s Ta# &uide yang
diterbitkan oleh I/S& dapat digunakan untuk mengkonfigurasi sistem penggaian
untuk secara otomatis mengeluarkan dana saat penggaian diproses. Melakukan
kontrol integritas misalnya pengecekan ulang untuk slip gai dan dokumen untuk
meminimalkan resiko kesalahan. Pemeriksaan ulang oleh super!isor secara rutin
atas laporan penggaian dapat digunakan sebagai kontrol deteksi. Selain itu,
menyediakan laporan pendapatan pega$ai diperlukan agar mereka dapat
mendeteksi dan melaporkan apabila teradi masalah secara tepat $aktu.
PILI*AN OU3SOUR;ING: BIRO LAYANAN PENGGAJIAN DAN
ORGANISASI PEMBERI KERJA PRO4ESIONAL
Sebagai usaha untuk mengurangi biaya, banyak perusahaan melakukan
outsourcing untuk fungsi penggaian dan sumber daya manusia kepada biro
layanan penggaian. "iro layanan penggaian % 'a"roll er)ice *ureau& adalah
sebuah organisasi yang menaga dokumen utama penggaian untuk masing9
masing kliennya dan melakukan akti!itas penggaian dengan tarif tertentu. @asa
outsourcing lainnya adalah organisasi pemberi kera profesional % 'rofessional
Emplo"er +rganization&, yaitu organisasi yang memproses penggaian dan uga
menyediakan asa manaemen sumber daya manusia misalnya merancang dan
mengatur administrasi untuk manfaat yang diterima pega$ai.
"iro layanan penggaian dan organisasi pemberi kera profesional khususnya
menarik bagi bisnis kecil atau menengah karena alasan9alasan berikut
a. Mengurangi biaya asa outsourcing tersebut biasanya menetapkan tarif yang lebih murah apabila dibandingkan dengan memproses penggaian
sendiri. @asa yang disediakan oleh outsourcing ini biasanya lebih hemat
karena menghilangkan biaya untuk membangun dan menaga keahlian
yang dibutuhkan akibat peraturan paak yang terus berganti.
b. =akupan manfaat yang lebih luas asa outsourcing seperti 'rofessional
Emplo"er +rganization mengumpulkan biaya administrasi manfaat semua
klien mereka. Karena itu mereka memudahkan perusahaan kecil untuk
-
8/21/2019 MAKALAH MSDM DAN SIKLUS PENGGAJIAN (1).doc
22/23
mena$arkan cakupan manfaat yang sama dengan yang disediakan oleh
perusahaan besar
c. Membebaskan dari sumber daya komputer asa outsourcing dapat
menghilangkan satu atau lebih aplikasi sistem informasi akuntansi %sistem
penggaian dan manaemen manfaat&. "ebasnya perusahaan atas
kebutuhan komputer dapat dipakai untuk meningkatkan layanan di area
lainnya.
BAB III
KESIMPULAN
Sistem yang terkait dalam manaemen sumber daya manusia terbagi menadi
dua subsitem, yaitu sistem dasar SDM dan sistem penggaian. Sistem pada
manaemen sumber daya manusia mencatat dan memproses data tentang akti!itas
yang terkait dengan karya$an, seperti rekruitmen, pelatihan, e!aluasi dan
pemecatan karya$an. Sedangkan sistem penggaian merupakan sebuah sistem
yang mencatat dan memproses data yang dapat digunakan untuk membayar asa
yang telah dilakukan karya$an.
Sistem dalam ranah ini didesain untuk bisa memenuhi ketentuan dari
pemerintah terkait ketenagakeraan yaitu tentang pembayaran paak yang tepat
dan praktik perlakuan karya$an dengan baik. Selain itu, sistem ini dirancang
untuk mencegah teradinya kecurangan, seperti pembayaran gai pada pega$ai
fiktif, maupun kesalahan, seperti kelebihan atau kekurangan pembayaran gai.
Potensi tersebut bisa diminimalkan dengan berbagai cara pengendalian, terutama
terkait pengendalian akses, pengendalian organisasi dan pengendalian
dokumentasi. #amun, karena besarnya biaya yang mungkin dikeluarkan untuk
sistem penggaian ini, perusahaan pun bisa memilih melakukan outsourcing
pekera yang dinilai bisa mengurangi biaya.
-
8/21/2019 MAKALAH MSDM DAN SIKLUS PENGGAJIAN (1).doc
23/23
DA43AR PUS3AKA
/omney, Marshall ". /omney dan Paul @ohn Steinbart. ()*0. Sistem Informasi
Akuntansi. @akarta Salemba :mpat.
https66$$$.youtube.com6$atch7!Br@8fgiD@)Sg. Diakses pada tanggal * Mei
()*0.
https://www.youtube.com/watch?v=rJ7fgiDJ0Sghttps://www.youtube.com/watch?v=rJ7fgiDJ0Sg