Download - Managementul Documentelor
-
Prof. Vasile Baltac
Managementul documentelor
Ediia 2012
-
2
Profesor Vasile Baltac 2012
Numai pentru uzul studenilor; reproducerea sau utilizarea comercial integral sau
parial nu sunt permise fr acceptul autorului.
-
CONINUTUL
DOCUMENTELE I TEHNOLOGIILE DIGITALE 4
Redefinirea documentului ............................. 4
Documente interactive .................................. 4
Fluxuri de documente.................................... 5
Biroul fr hrtie? ......................................... 5
Tiprirea (printarea) la cerere .................... 7
Managementul coninutului ......................... 7
Managementul informaiilor ......................... 8
Studiu de caz Ministerul Finanelor Publice8
Managementul cunotinelor ........................ 9
Documentele ca structuri de date .................. 9
Cutarea ......................................................10
Documentele - esena activitii organizaiei 10
SISTEME DE MANAGEMENT AL DOCUMENTELOR 12
Caracteristici ale SMD .................................12
Funciile SMD ..............................................12
Avantaje ale SMD ........................................13
Tipuri de aplicaii ale SMD ..........................13
Biblioteci de documente .............................13
Aplicaii de flux (workflow) .......................14
Funcionaliti de baz SMD .......................14
CRM n administraia public ......................15
Implementarea sistemelor de management de documente 16
Costul instalrii ........................................16
Instruirea personalului .............................16
Opoziia la trecerea ctre documente gestionate electronic 17
Securitatea documentelor ..........................17
Anexa 1 Studiu de caz: Soluia OfficeLink ...18
Flux de cereri de avans si deconturi ..........19
-
DOCUMENTELE I TEHNOLOGIILE DIGITALE
Documentele sunt elemente cheie pentru succesul organizaiilor. Odat ce am intrat n
secolul 21 i pe msur ce tehnologiile se dezvolt, este de ateptat ca documentele s
mbrace noi forme i s ofere noi posibiliti de comunicare. Ne putem ntreba justificat
ce ne rezerv viitorul n privina documentelor?
Ce impact au ele n organizaii, fie le private sau publice?
Redefinirea documentului
nainte de revoluia digital, documentul era ceea ce definea dicionarul: "act prin care
se adeverete, se constat sau se preconizeaz un fapt, se confer un drept, se recunoate o
obligaie; text scris sau tiprit, inscripie sau alt mrturie servind la cunoaterea unui
fapt real actual sau din trecut" (DEX ediia a II-a 1996, Editura Univers Enciclopedic).
Pentru muli, pe scurt, un document este o foaie de hrtie pe care e scris ceva important,
ce poate fi o informaie.
Astzi, tehnologiile integrate, puternice, pe care le avem permit o redefinire a
documentului: "orice pachet de date structurate care poate fi folosit ca informaie". Cu
alte cuvinte se poate defini i ca orice informaie nregistrat sau obiect care conine
informaie i poate fi tratat ca o unitate. Adic un document poate fi n forme variate:
holograme, CD-ROM-uri, secvene video. Esenial este c documentul va fi definit chiar
de autorul su. n clipa n care autorul l numete document devine document.
Un document tipic devine o compoziie cu text i elemente multimedia, i care se afl n
form tiprit mult mai rar ca nainte. Documentul poate fi citit, vizualizat, auzit,
simultan pe dispozitive wireless portabile sau pe echipamente de birou. Cu ajutorul
documentului se pot realiza tranzacii de oriunde, fr constrngeri de spaiu i timp.
Documente interactive
Documentul ne ajut mult mai mult n prezent ca nainte s crem noi relaii, prin
posibilitatea de a-l particulariza n concordan cu dorinele destinatarului. A aprut i
varianta de document interactiv. Acest lucru ofer autorului documentului posibilitatea
de a diversifica accesul, coninutul i modalitatea de transmitere a documentului, n
funcie de destinatar.
Noile structuri de administrare, noile tehnici i strategii vor fi efectul adoptrii unui
marketing de tipul unu la unu. Documentul viitorului va sprijini comunicarea i
colaborarea n sensul mririi eficienei i a gradului de satisfacie n munca noastr. De
-
5
asemenea, documentele ne-ar putea permite s construim mai multe medii de
comunicare conectate ntre ele.
Fluxuri de documente
n orice organizaie se definete un flux al documentelor care are ca scop eficiena i
calitatea actului definitoriu al activitii.
Fluxurile trebuie s precizeze modalitile de creare, verificare sau modificare, aprobare,
control i publicare a documentelor, precum i actorii implicai.
Figura 1 Flux de documente
n cele mai multe organizaii fluxul documentelor este manual i adesea implic:
Rutare prin transportarea de ctre persoane a documentelor fizice
Lipsa de informaie precis prin locul i persoana unde au ajuns documentele
Pierderea de documente
Blocarea fluxului prin absena temporar a unor persoane din organizaie
Nerespectarea procedurilor
Biroul fr hrtie?
O conectare global prin intermediul documentelor nu va avea ca efect obligatoriu
apariia birourilor fr hrtie1. Tehnologiile care ne permit s administrm i s
gestionm documente, fr necesitatea de a le tipri, cresc semnificativ cantitatea de
informaie nglobat n documentele unei firme, aceasta putndu-se dubla chiar anual.
1 Paperless office
-
6
Dar n ciuda conversiilor digitale a documentelor, cantitatea de hrtie consumat n
firme este n cretere an de an.
Nu exist soluii unice pentru un birou fr hrtie, concept aprut nc din 1975. Hrtia
are avantaje prin:
Obinuina de a folosi notiele pe hrtie
Documente care trebui s rmn pe hrtie: financiare i juridice
dar i dezavantaje prin:
Greuti n regsirea informaiei
Probleme de arhivare a documentelor pe hrtie
Volatilitate mare
Figura 2 Birou fr hrtie?
Formatul digital are:
Flexibilitate mai mare
Posibilitatea de a nota din multiple locuri:
o noaptea, n avion sau tren, etc.
Acces la distan
Backup simplu
Folosire cloud computing
Partajare a folosirii i elaborrii documentelor
Protejare mai mare a mediului
-
7
Tiprirea (printarea) la cerere
Se mai afirm c "biroul fr hrtie" are anse de existen graie tehnologiei de
"tiprire la cerere", care nseamn un soi de tiprire a documentelor atunci cnd se cere
acest lucru, eliminndu-se astfel necesitatea de a se tipri de pild un ntreg inventar
deoarece tocmai au aprut anumite actualizri. C aceast tehnologie se va numi
"tiprire la cerere" sau, dup alte propuneri, "tiprire la nevoie" are mai puin
importan. Mult mai important este tehnologia n sine, de care vom tot auzi n
urmtorii ani. Potenialul real al tipririi la cerere este tocmai posibilitatea de a tipri
ceea ce este necesar, atunci cnd este nevoie. Utilizatorul documentului are posibilitatea
de a asambla doar informaia de care are nevoie i s tipreasc astfel documentul, cnd
are nevoie. Valoarea economic n birouri a acestui concept va putea fi observat i
printr-o simpl privire spre coul de hrtii.
Nu ne putem imagina o eliminare imediat i total a hrtiei. Ea se face gradual
i n anumite cazuri, legea cere ca unele documente s fie pstrate pe suport de
hrtie.
Biroul fr hrtie este un concept viabil, dar strns legat de implementarea unor
sisteme de management de documente, aa cum se va vedea mai departe.
Managementul coninutului
Volumul de informaie n era digital crete continuu2. Managementul coninutului3
devine preocupare de baz a organizaiilor. Datele prelucrate devin informaie i
informaia util organizaiei devine coninut.
Managementul coninutului implic:
Colectarea i filtrarea informaiei utile
Implementarea unui sistem de stocare, organizare i arhivare a informaiei utile
Existena unei interfee cu beneficiarii informaiei att interni ct i externi;
portalul sau un site web sunt forme predilecte n prezent
Managementul modern al coninutului conduce la:
viteze mari de distribuire a informaiei,
pstrarea formatului original al documentelor,
partajarea coninutului funcie de politici de distribuire,
2 Baltac, Vasile; Tehnologiile informaiei Noiuni de baz, Editura Euroaptitudini, 2011, Date i informaie
n Internet i intraneturi, pag. 46
3 Content management
-
8
posibilitatea automatizrii procesului de postare de noi informaii,
folosirea de personal fr instruire special n IT,
implementarea de msuri de protecie la atacuri informatice, etc.
Managementul informaiilor
Administraia public interacioneaz cu cetenii i alte organizaii publice i private
oferind un numr important de informaii, att fiind obligate prin lege, ct i pentru
buna funcionare a acestora. Managementul coninutului i fluxului de informaie este o
funcie important a sistemelor de e-Guvernare. Astfel de sisteme se regsesc n
administraia public i conin sisteme de management relaiei cu cetenii, proceduri i
biblioteci de informaii publice i interne, etc.
Studiu de caz Ministerul Finanelor Publice
Ministerul Finanelor Publice din Romnia a dezvoltat un portal4 care ofer un volum
important de informaiei:
Astfel seciunea Ageni economici cuprinde:
Ajutor de stat
Ghidul investitorului
Ghid concesiuni Parteneriat Public Privat
Info TVA
Verificare online rambursare TVA
Informaii fiscale i bilanuri
ANAF - Programe utile (Declaraii-ghieu, fie fiscale, ordine de plat,
centralizator autovehicule in leasing)
Informaii depunere declaraii electronice
Informaiile sunt actualizate pe msura necesarului. Informaiile despre instituii
publice, agenii economici, societi de asigurare, brokeri, organizaii neguvernamentale
sunt oferite cu selecie dup codul unic de identificare sau nume i jude i sunt
actualizate anual pe baza declaraiilor fiscale ale organizaiilor respective i acolo unde
exist datele sunt prezentate pe fiecare an ncepnd cu 1999.
4 http://www.mfinante.ro
-
9
Figura 3 Date firm MFP
Managementul cunotinelor
Informaia prelucrat devine cunotine. Cunotinele sunt un activ esenial al unei
organizaii i permit eficientizarea i performana acestora.
Cunotinele pot fi:
explicite sub form documentat, uor de organizat n baze de date
tacite, n form nedocumentat, idei, notie necentralizate, opinii n ntlniri de
lucru, etc.
Prin managementul global al cunotinelor n organizaie se acumuleaz valoare prin
integrarea cunotinelor tacite cu cele explicite se susine inovarea, colaborarea, se
creeaz noi oportuniti.
Managementul cunotinelor este un aspect important legat de documentele viitorului,
cu toate c nu exist o adeziune global n ceea ce privete definiia managementului
cunotinelor. Oricum, aproape orice implementare de management al cunotinelor se
bazeaz pe o tehnologie inteligent. Fie c aplicaiile sunt destinate lucrului n
colaborare sau partajrii cunotinelor, acestea sunt dependente de tehnologiile din
spatele documentelor, cum sunt managementul coninutului, crearea de legturi ntre
documente sau uneltele pentru bazele de date integrate destinate magaziilor de date sau
mineritul datelor.
Documentele ca structuri de date
Este o eviden c organizaiile sunt diferite att ca percepie pentru persoane diferite,
ct i privind comportamentul n cazul unor persoane diferite care fac parte din
organizaie. Diferenele individuale conteaz i tehnologiile noi fac ca vechile reguli de
-
10
organizare s fie depite. Este necesar o abordare nou a organizrii, putem fi aparent
dezorganizai, dar n realitate organizarea de ansamblu s fie performant.
Se cunoate c datele care sunt la baza documentelor pot fi structurate i nestructurate5.
Pentru prelucrarea lor n calculator datele sunt organizate n anumite structuri pentru
eficiena operaiunilor la care sunt supuse. O structur rspndit este cea
arborescent. Exist i alte tipuri de structuri de date i algoritmi de acces la date.
Datele nestructurate sunt acela care nu corespund unor structuri de date i sunt mai
greu prelucrate de calculator. n orice organizaie exist un volum im-portant de date
nestructurate: documente, notie, mesaje e-mail, nregistrri audio i video, etc.
Tendina de structurare a datelor n organizaii a precedat era digital prin introducerea
de formulare, apariia de metode de arhivare, crearea de registraturi i altele.
Cutarea
Tehnologiile moderne de cutare6 au simplificat considerabil efortul de structurare.
Datele i implicit documentele pot fi n prezent accesate simplu, chiar dac sunt
nestructurate, prin instrumentele de cutare, fie ele Google, Bing, Ask, Yahoo Search,
etc. Cel mai utilizat motor de cutare este n prezent Google i utilizarea lui se poate
face i local.
Existena motoarelor de cutare permite s pstrm n memorie numai ce este necesar,
s filtrm informaia util personal, s crem filtre i marcaje.
Cteva reguli de cutare cu Google mai puin cunoscute sunt: folosirea ghilimelelor
pentru a restrnge aria de cutare, folosirea semnelor speciale ~, -, , utilizarea
sintaxelor name site: si name filetype: tip fiier pentru cutarea n anumite site-uri
sau n anumite tipuri de fiiere, calculator valutar, conversie uniti de msur prin
ntrebare, ora pe glob time: locaia, starea zborurilor , traducere, numere de telefon (mai
mult din SUA), definiii, cotaii, calculator de birou, etc.
Documentele - esena activitii organizaiei
Este greu de subestimat importana documentelor. Organizaia este structurat n jurul
acestora: teancuri de scrisori, copii dup diverse documente, rafturi pline cu dosare,
cutia potal plin de mesaje electronice - sunt doar cteva exemple.
5 Baltac, Vasile, Tehnologiile Informaiei Noiuni de baz, Editura Andreco Educational, 2011 Structuri de
informaie, pag. 41-43
6 n limba englez Search
-
11
Iar ntreaga activitate a firmei este organizat n jurul acestor documente. S amintim
de contractele aranjate n raft, la bazele de date din departamentul TI i la tranzaciile
diverse. Afacerea poate fi definit ca o arhitectur de documente. De aceea, putem spune
c documentele reprezint esena ntregii afaceri.
O simpl analiz a problemelor legate de fluxul manual de documente arat dificultile
managementului clasic de documente n condiiile unei organizaii moderne.
-
SISTEME DE MANAGEMENT AL DOCUMENTELOR
Managementul documentelor se poate face n prezent prin sisteme de management al
documentelor (SMD) care reprezint sisteme informatice care permit circulaia (pentru
informri, aprobri sau modificri), stocarea i regsirea documentelor aflate in orice
format electronic, cu facilitai de conectare la alte sisteme informatice sau dispozitive
electronice (de exemplu, prin conectarea la dispozitive de scanare pot fi introduse
automat in sistem documentele pe hrtie).
Statisticile arat c pentru ncheierea unei tranzacii, n prezent sunt necesare de dou
ori mai multe documente dect n urm cu cinci ani. Introducerea unui sistem de
asigurarea calitii (condiie obligatorie pentru companiile care doresc s se ncadreze
standardelor europene), aduce cu sine un volum impresionant de documente care
trebuie s circule n interiorul firmei sau n relaiile cu partenerii.
Sistemul de management al informaiilor i documentelor prin care s se:
transmit informaia exact
exact oamenilor care trebuie
atunci cnd ei au nevoia de ea
asigure deplina siguran a informaiilor
urmreasc permanent stadiul deciziilor i instruciunilor transmise
Caracteristici ale SMD
Un sistem performant de management al documentelor:
implementeaz rapid fluxuri de documente
este flexibil la orice structur organizaional
are un grad nalt de securitate
este adaptabil la orice tip de document
este conectabil la alte aplicaii
prezint uurin n exploatare
este scalabil la dezvoltri ulterioare
Funciile SMD
Sistemele de management al documentelor asigur:
alocarea unui numr unic de nregistrare fiecrui document
stabilirea locului unde se afl fiecare document activ
urmrirea ntregului ciclu de via al unui document
-
13
personalul nsrcinat cu recepia acestuia
momentul la care a fost recepionat
persoana care rspunde de avizarea/rspunsul formulat
data la care rspunsul/avizarea au fost finalizate
Avantaje ale SMD
Spre deosebire de sistemele manuale sistemele automate de management al
documentelor:
stocheaz informaiile legate de document ntr-un singur loc
permit accesul rapid la locul n care se afl documentul n organizaie
informeaz privind stadiul de avizare (rezoluie) n care se afl un document
urmresc timpul necesar finalizrii unei avizri (rezoluii) i cele care au depit
acest termen
vizualizeaz numrul de documente intrate zilnic, sptmnal i lunar
Figura 4 Flux automat de documente
Tipuri de aplicaii ale SMD
Biblioteci de documente
Element central al unui sistem de management de documente, bibliotecile de documente
conin:
Documente relative la un proiect
-
14
Proceduri ale sistemului calitii, manualul calitii
Norme, proceduri, regulamente care trebuiesc consultate de personal
Documente interne etc.
Aplicaii de flux (workflow)
Documentele ntr-o organizaie nu sunt statice. Ele sunt create, modificate, distribuite
pe rute clar definite. De aceea, sistemele de management de documente conin aplicaii
de flux care determin cu precizie unde se trimite un document, dac a ajuns la
destinaie, cnd a fost redirectat i care este statutul lui la un moment dat.
Modul n care se face procesarea fluxurilor de documente sub coordonarea unui
administrator de workflow este ilustrat n figura 5.
Figura 2 Administrator de flux automat
Printre aplicaiile de flux se pot aminti:
Informaii trimise din/n sistemul intern spre informare / aprobare
Planuri i Rapoarte de activitate
Referate, Note, Cereri, Cereri de concediu, Cereri de Transport, Cereri de
Achiziii
Generarea i publicarea de politici pentru asigurarea calitii, a politicilor de
resurse umane
Transmiterea spre aprobare a documentelor cerute de procedurile sistemului
calitii, multiple aprobri
Tratarea neconformitilor
Funcionaliti de baz SMD
Un sistem de management de documente conine aplicaii uor de utilizat, foarte
intuitive si bine organizate, are un sistem integrat de mesagerie electronica pentru
comunicaii rapide i sigure n interiorul companiei, i cu alte organizaii sau ageni
economici conectai la Internet i permite:
-
15
Circulaia documentelor pe trasee ierarhice bine precizate, sau definite de ctre
autorul documentului, cu posibilitatea aprobrii sau respingerii acestora;
Crearea standardizat, distribuirea i circulaia informaiilor i documentelor
interne din companie, precum i a celor generate n relaia cu alte organizaii,
asigurndu-se cele mai nalte standarde de securitate i confidenialitate;
Urmrirea strii documentelor, n diferitele stadii prin care trec acestea,
evidenierea modului de rezolvare a documentelor. Sistemul permite persoanelor
autorizate din companie s cunoasc n orice moment unde se afl un document
i care este starea acestuia, prin nregistrrile care se fac asupra documentelor.
Posibilitatea de a obine rapid statistici i situaii privind dosarele rezolvate sau
n lucru, dup stare, tip, responsabili, etc.
Comparativ cu sistemele manuale, fluxul automat de documente prezint astfel
numeroase avantaje.
CRM n administraia public
Managementul relaiei cu clienii (CRM7) este un instrument vital pentru o companie
sau administraie public modern. El a evoluat dintr-o tehnologie mai veche care unea
un apel telefonic cu un ecran de calculator care oferea anumite informaii CTI8 .
Clientului i se oferea o posibilitate de a se simi important prin mesajul personalizat pe
care l putea primi.
Evoluia spre CRM a constat n folosirea Internet i utilizarea potenialului bazelor de
date. Abundena de date personale, folosirea caracteristicilor specifice clientului
indiferent de modul n care el contacteaz firma transform marketingul clasic n
marketing personalizat sau 1 la 1.
Nu exist n prezent o definiie unic pentru CRM, n primul rnd pentru c exist a
varietate foarte mare de CRM. Important este c un client constat c este tratat cu
consideraie, c sunt cunoscute problemele lui i uneori este redirectat la acelai
operator, crendu-se o relaie aproape personal. Operatorul va fi perceput ca o
persoan apropiat dac el va avea pe ecran i va folosi n convorbire date ale clientului
cum ar fi ziua naterii i zodia, detalii despre familie, copii, fotografia.
7 Customer Relationship Management
8 Computer Integrated Telephony
-
16
Desigur CRM este un instrument i totul depinde de modul n care este folosit. Relaia
cu cetenii poate fi optimizata folosind un pachet de tip CRM adaptat la tipul de servicii
oferit cetenilor.
Piaa de CRM este uria i potenialul n cretere. Totui multe proiecte de CRM
eueaz sau nu i ating obiectivele, n primul rnd din nenelegerea modului n care
trebuie privit relaia cu clientul. Tehnologia ofer un CRM ideal, dar folosirea lui
neadecvat nu conduce la rezultatele dorite.
La utilizarea unui CRM trebuie definit noiunea de relaie n contextul organizaiei
respective i n continuare acordat atenia cuvenit ctre:
Protejarea intimitii
Proprietatea informaiei
Protecia consumatorului
Mai ales c aceste noiuni au a anumit rezolvare local i multe companii globale nu
in cont ntotdeauna de diferenele culturale.
Dispozitivele mobile, telefoane, PDA sau notebook-uri devin din ce n ce mai rspndite.
Ele se cupleaz mai nou n multe situaii folosind tehnologia Wi-Fi. Un CRM care le
ncorporeaz devine un atu pentru firma respectiv.
Implementarea sistemelor de management de documente
Un sistem de management de documente nu este n sine complex, dar necesit
implicarea i instruirea tuturor participanilor din organizaie. Exist numeroase piedici
i preconcepii privind folosirea lor n organizaii.
Costul instalrii
Sisteme de management de documente exist n abunden pe pia i costul lor este
relativ redus, prin structura lor modular beneficiarul putnd alege numai modulele de
care are nevoie. n consecin i amortizarea unei investiii n sisteme de management
de documente se face ntr-un timp scurt.
Instruirea personalului
Ca n orice aplicaie informatic personalul implicat trebuie instruit s o foloseasc.
Instruirea este uurat de interfaa prietenoas pe care o au sistemele de management
de documente, foarte apropiat de forma documentelor pe care oamenii le procesau
manual (vezi studiul de caz din anexa 1).
-
17
Pentru ntreinerea sistemelor de management de documente nu este necesar personal
specializat n tehnologiile informaiei, operaiile de configurare i actualizarea sunt
simple i pot fi realizate de un utilizator desemnat din organizaie.
Opoziia la trecerea ctre documente gestionate electronic
Un sistem de management de documente aduce creteri importante de eficien n
organizaie. El pretinde un spor de atenie i disciplin, ceea ce la prima vedere l face
nepopular i genereaz o anumit reinere, mai ales c pentru multe persoane
tehnologiile digitale pare inaccesibile9.
Dup folosirea sistemului o perioad scurt de timp, personalul realizeaz avantajele de
eficien i la nivel personal fa de gestionarea documentelor pe hrtie.
Securitatea documentelor
Nu arareori apare teama c documentul electronic este mai uor de alterat, distrus sau
furat n comparaie cu documentele pe hrtie. Realitatea este c tehnologiile digitale
permit un mai mare grad de protecie i securizare prin metode de asignare a drepturilor
de acces, prin tehnologii de criptare i urmrire a acceselor pe persoane i n timp.
Fa de securizarea documentelor pe hrtie prin folosirea de dulapuri, fiete, birouri,
securizarea documentelor digitale este mult mai puternic. Este adevrat totodat c
documentele digitale sunt mai vulnerabile dect cele clasice n absena unor msuri de
protecie la riscuri naturale sau provocate de om10.
9 Vezi Baltac, Vasile, Tehnologiile Informaiei Noiuni de baz, Editura Andreco Educational, 2011
Competene digitale, pag. 8-11
10 Vezi Baltac, Vasile, Tehnologiile Informaiei Noiuni de baz, Editura Andreco Educational, 2011
Asigurarea securitii sistemelor informatice, pag. 158-165
-
Anexa 1 Studiu de caz: Soluia OfficeLink
OfficeLink11 este un sistem de management de documente elaborat de SoftNet, care
funcioneaz pe platforma open source, o soluie complet i ofer toate funcionalitile
unui sistem performant: nregistrare, indexare, vizualizare dup criterii multiple,
cutare, workflow, arhivare de documente; folosirea de grupuri; drepturi de acces pana
la nivel de cmp din document; integrarea cu alte sisteme informatice i dispozitive
electronice; istoricul fiecrui document. De menionat ca accesul serverului se poate face
prin browser Internet.
OfficeLink, este format din mai multe module din care clienii i pot alege exact
Funcionalitile care le sunt necesare pentru rezolvarea problemelor specifice.
Figura 6 SoftNet OfficeLink
Folosind aceast soluie se pot utiliza aplicaii standard sau specifice activitii fiecrei
companii,
Registratur,
Managementul relaiilor cu clienii - CRM,
Cereri de Achiziii, Referate de necesitate,
Cereri diverse,
Aplicaii care stocheaz informaii utile organizaiei,
Aplicaii care trebuie s circule pe fluxuri bine definite sau ad-hoc.
Funcionalitile actuale ale OfficeLink cuprind (figura 5):
11 www.softnet.ro OfficeLink
-
19
Registratura
Parteneri si Contacte
Contracte
Comenzi Prnz
Cereri avansuri financiare i deconturi
Achiziii
Resurse Umane
o Solicitani
o Angajai
o Interviuri
o Posturi Vacante
tiri
Comenzile de mas de prnz reprezint o particularitate a firmei, salariaii putnd opta
pentru prnz printr-o firm de catering cu alegerea felurilor de mncare conform unei
aplicaii specifice.
Figura 7 Centralizator concedii
Flux de cereri de avans si deconturi
Un exemplu tipic de documente care circul ntr-o firm sunt cererile de avans de
numerar i deconturile ulterioare. Ele sunt originate de regul de o persoan de
execuie, avizate de eful ierarhic, de contabilitate i aprobate de conductorul
organizaiei sau sucursalei.
Sistemul implementat in SoftNet automatizeaz fluxul documentelor i reduce
consumul de hrtie la minimum.
-
20
Documentul de cerere de avans spre decontare este emis electronic de solicitant. El are
o forma similar cu cel standard pe hrtie (figura 6). Documentul este rutat automat prin
email ctre persoanele care trebuie sa-l avizeze sau aprobe. n caz de respingere sau
cerere de refacere documentul se ntoarce la emitent. Dup aprobarea cererii se
tiprete chitana de avans i casieria elibereaz numerarul. Decontul se ntocmete tot
electronic. Dup aprobarea decontului se tiprete borderoul pentru semnarea de ctre
contabilitate i descrcarea posesorului de avans. Se menioneaz c aprobarea a fost
dat electronic.
Traseul documentelor de cerere de avans si decont este urmrit strict de sistem cu
menionarea datei si orei exacte cnd documentele au fost emise, avizate sau aprobate.
Singurele documente tiprite conform legislaiei actuale sunt cele legate de primirea de
numerar i decontare. Utilizatorul este informat privind destinaia urmtoare a
documentului .
Sistemul de cereri de avans i deconturi poate fi util i prin datele suplimentare ce le
ofer. Ca de exemplu totaluri de cereri, cereri aprobate i respinse, sume nedecontate,
etc. Ca exemplu se poate vedea n figura 7 situaia concediilor solicitate i aprobate sau
neaprobate.
Toate documentele sistemului sunt salvate periodic i pe suport fizic CD-ROM.
Varianta Decembrie 2012