AZAS-AZAS MANAJEMENDOSEN: EKO BUDI S.,M.AP
Files: Hand Out OM/Materi/FISIP…Halaman 1
MANAJEMEN (MANAGEMENT)
Setiap manusia tidak akan lepas dari proses-proses organisasi, setiapmanusia pasti terlibat dalam suatu organisasi. Oleh karena itu pengelolaorganisasi harus bisa mengelola organisasi dengan baik sehingga organisasitersebut bisa berjalan secara efektif dan efisien. Pengelolaan organisasisering disebut sebagai Manajemen.
Posisi Manajemen dalam Organisasi
WHAT IS MANAGEMENT?
Secara Etimologis: 1). mengurus, mengatur, melaksanakan, mengelola. 2).memperlakukan (seseorang).
Manusia
Administrasi
Manajemen
Organisasi
Kepemimpinan
AZAS-AZAS MANAJEMENDOSEN: EKO BUDI S.,M.AP
Files: Hand Out OM/Materi/FISIP…Halaman 2
Pengertian ‘MANAJEMEN’ dapat didekati dengan tiga pengertian:
1. Sebagai Benda: adalah orang yang duduk di atas yang mengatursegala urusan dalam organisasi
2. Sebagai Proses: adalah fungsi manajemen seperti Planning,Organizing, staffing, directing, coordinating, controlling danmotivating
3. Sebagai Disiplin: sebagai Ilmu Pengetahuan dan juga sebagai seniuntuk mendapatkan sesuatu melalui kegiatan orang lain.
Secara Terminologi/ Istilah:
R.C. Davis:
Management is function of executive leadership anywhere (Manajemenadalah fungsi dari kepemimpinan eksekutif dimanapun juga)
E.F.L. Brech
Management is concerned with seeing that the job gets done; its tasks allcenter on planning and guiding the operations that are going in enterprise(Manajemen adalah kegiatan untuk menyelesaikan pekerjaan; yangfungsinya membuat perencanaan dan memberikan pengarahan bagaimanapenyelesaian tugas itu harus dilakukan)
Stanely Vance
Manajemen adalah proses pengambilan keputusan dan pengendalianterhadap tindakan-tindakan yang dilakukan untuk mencapai tujuan yangtelah ditetapkan sebelumnya.
George R. Terry
Management is prosess of planning, organizing, actuating and controllingperformed to determine and accomplish common goals by use of human andother resources (Manajemen adalah suatu proses perencanaan,pengorganisasian, penggerakan dan pengendalian yang ditetapkan untukmenetapkan dan mencapai tujuan dengan menggunakan sumber dayamanusia dan sumber-sumber lainnya)
AZAS-AZAS MANAJEMENDOSEN: EKO BUDI S.,M.AP
Files: Hand Out OM/Materi/FISIP…Halaman 3
Marry Parker Follet
Manajemen adalah seni mencapai tujuan dengan menggunaka orang lain.
Sondang P. Siagian
Manajemen adalah suatu proses kerjasama yang dilakukan oleh dua orangatau lebih untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
Kesimpulan:
Manajemen merupakan kegiatan para pimpinan dengan menggunakanberbagai sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuanorganisasi
Dari uraian di atas maka terdapat tiga unsur penting dalam Manajemen:
1. Tujuan
2. Kegiatan Orang-orang
3. Pembinaan dan Pengawasan Kegiatan
MANAJEMEN SEBAGAI ILMU DAN SENI
MANAJEMEN
ILMU
SENI
Manajemen menggunakan kerangka yang sistematis,bersifat universal, mencakup kaidah-2, prinsip-2 dankonsep-2 yang cenderung benar dalam semua situasimanajerial.
Manajemen merupakan ketrampilan seseorangdalam menggunakan orang lain untuk mencapaitujuan yang diinginkannya
AZAS-AZAS MANAJEMENDOSEN: EKO BUDI S.,M.AP
Files: Hand Out OM/Materi/FISIP…Halaman 4
Mengapa Manajemen dibutuhkan?
1. Untuk Mencapai Tujuan
Manajemen dibutuhkan untuk mengatur dan sekaligus mencapaitujuan-tujuan individual maupun organisasional
2. Untuk menjaga keseimbangan diantara tujuan-tujuan yang salingbertentangan
Manajemen digunakan untuk menjaga keseimbangan antara tujuan-tujuan, sasaran-sasaran dan kegiatan-kegiatan yang salingbertentangan dari pihak-pihak yang berkepentingan dalam organisasiseperti: karyawan, kreditur, pelanggan, konsumen, supplier, serikatpekerja, asosiasi perdagangan, masyarakat dan pemerintah.
3. Untuk mencapai Efektifitas dan Efisiensi
Efektif adalah melakukan pekerjaan yang benar
Efisien adalah melakukan pekerjaan dengan benar
A. Unsur – Unsur Penting dalam Manajemen
4. Tujuan
5. Kegiatan Orang-orang
6. Pembinaan dan Pengawasan Kegiatan
Tujuan
Dalam setiap kegiatan Manajemen pasti mempunyai tujuan yangdiharapkan. Kegiatan yang dilakukan, meskipun secara bersama-sama,tanpa mempunyai tujuan tidak dapat dinamakan Manajemen.
Paling tidak ada beberapa manfaat tujuan:
1. Kegiatan menjadi terarah
2. Mudah menilai kegiatan
3. Adanya standar
4. Mudah memberikan Prioritas pada suatu kegiatan
Tujuan dalam Manajemen paling tidak bermakna kepentingan baikseseorang, kelompok maupun organisasi.
AZAS-AZAS MANAJEMENDOSEN: EKO BUDI S.,M.AP
Files: Hand Out OM/Materi/FISIP…Halaman 5
Kegiatan Orang-orang
Aktivitas Manajemen adalah aktifitas mengelola kegiatan orang lain.Seorang manajer dikatakan berhasil secara manajerial manakala sanggupmemanfaatkan orang lain secara baik (efektif dan efisien) guna mencapaitujuan yang diinginkannya.
Kegiatan orang-orang ini sangat menentukan dalam setiap aktifitasmanajemen. Artinya tanpa adanya aktifitas orang-orang maka kegiatanmanajemen tidak akan berjalan.
Pembinaan dan Pengawasan
Manajer, sebagai orang yang bertanggung jawab untuk menggunakan oranglain dalam mencapai tujuan atau kepentingan tertentu, harus melakukanpembinaan sekaligus pengawasan terhadap kegiatan-kegiatan organisasionalyang dijalankan oleh anggotanya itu. Jika tidak dilakukan pembinaandikhawatirkan angora organisasi akan mudah mengalami hal-hal yang tidakdiinginkan, misalnya:
1. Jenuh
2. Malas
3. Tidak Profesional
4. Tidak Kreatif
5. Kerja apa adanya
Begitu pula jika tidak dilakukan kegiatan pengawasan, dikhawatirkan akanterjadi:
1. Kerja sembarangan (tidak maksimal)
2. Tidak Tepat waktu dan sasaran
3. Banyak melakukan kesalahan-kesalahan
Prinsip-prinsip Manajemen
Prinsip Manajemen adalah suatu dasar/ asas bagaimana manajemen itudilakukan agar mendapatkan hasil yang maksimal, sehingga sesuai dengankondisi yang diharapkan
AZAS-AZAS MANAJEMENDOSEN: EKO BUDI S.,M.AP
Files: Hand Out OM/Materi/FISIP…Halaman 6
Henry Fayol
1. Pembagian Kerja / spesialisasi, Agar pelaksanaan kerja menjadiefektif dan efisien
2. Wewenang – untuk memberi perintah dan di taati
3. Disiplin – adanya respek dan ketaatan pada norma
4. Kesatuan Perintah – one man one boss
5. Kesatuan arah – operasi-operasi/ pekerjaan yang mempunyaitujuan yang sama harus diarahkan oleh seorang manajer saja
6. Meletakkan kepentingan individu dibawah kepentingan organisasi
7. Balas Jasa – balas jasa (reward) harus dilaksanakan secara adil dantransparan, sesuai dengan tingkat kesulitan pekerjaan, senioritas/pengalaman, dan pendidikan
8. Sentralisasi – untuk mengendalikan organisasi secara keseluruhan,sehingga tidak terjadi overlapping
9. Rantai Skalar (Scalar Chain) – adanya wewenang dan perintah yangjelas
10. Order/ peraturan – harus ada peraturan/ prosedur yang baku yangdapat dipahami oleh anggota organisasi
11. Keadilan – kesamaan perlakuan dalam organisasi
12. Stabilitas staf organisasi – mutasi/ pertukaran tenaga kerja yangtinggi tidak baik bagi pelaksanaan fungsi-fungsi organisasi
13. Inisiatif – bawahan harus diberikan inisiatif/ kebebasan untukmenjalankan dan menyelesaikan rencananya, walaupun beberapakesalahan mungkin saja terjadi
14. Semangat Kesatuan (Esprit de Corps) – “Kesatuan adalahkekuatan”, pelaksanaan operasi organisasi perlu memilikikebanggaan, kesetiaan dan rasa memiliki dari anggota organisasiyang tercermin pada semangat corps
James D. Mooney
1. Prinsip Koordinasi, meliputi: wewenang, saling melayani, doktrin(perumusan tujuan) dan disiplin
2. Prinsip Skalar, meliputi: kepemimpinan, delegasi dan fungsi
3. Prinsip Fungsional, yakni: fungsionalisme bermacam-macam tugasyang berbeda
4. Prinsip Staf, yakni: perbedaan yang jelas antara staf dan lini
AZAS-AZAS MANAJEMENDOSEN: EKO BUDI S.,M.AP
Files: Hand Out OM/Materi/FISIP…Halaman 7
Frederick Winslow Taylor (Prinsip Manajemen Ilmiah)
1856 – 1915
1. Pengembangan metode-metode ilmiah dalam manajemen, agar,dapat ditentukan metode yang paling tepat/ terbaik untukpelaksanaan setiap pekerjaan dapat ditentukan
2. Seleksi ilmiah untuk karyawan, agar setiap karyawan dapat diberikantanggung jawab atas sesuatu tugas sesuai dengan kemampuannya
3. Pendidikan dan pengembangan ilmiah para karyawan
4. Kerjasama yang baik antara manajemen dan tenaga kerja
Menurut Harrington Emmerson (1853 – 1931), untuk menyelesaikanmasalah system industri perlu diterapkan 12 prinsip efisiensi:
1. Tujuan-tujuan dirumuskan dengan jelas
2. Kegiatan yang dilakukan masuk akal
3. Adanya staf yang cakap
4. Disiplin
5. Balas jasa yang adil
6. Laporan-laporan yang terpecaya, segera, akurat dan tetap
7. Pemberian perintah – perencanaan dan pengurutan kerja
8. Adanya standar-standar dan skedul-skedul – metode dan waktu setiapkegiatan
9. Kondisi yang distandarisasi
10.Operasi yang distandarisasi
11.Instruksi-instruksi praktis dan tertulis yang baku
12.Balas Jasa Efisiensi –rencana insentif
Prinsip Langkah Manajemen Science sebagai berikut:
1. Perumusan Masalah
2. Penyusunan suatu model matematis
3. Mendapatkan penyelesaian dari Model
4. Pengujian Model dan hasil yang didapatkan dari model
5. Penetapan pengawasan atas hasil-hasil
AZAS-AZAS MANAJEMENDOSEN: EKO BUDI S.,M.AP
Files: Hand Out OM/Materi/FISIP…Halaman 8
6. Pelaksanaan hasil dalam kegiatan – implementasi
TINGKATAN MANAJEMEN/ MANAJER
1. Lower Manager
Disebut juga manajer lini/ manajer pertama.
Merupakan tingkatan manajer yang terendah dalam suatu organisasidimana seseorang bertanggung jawab atas pekerjaan orang lain
Tugas: Mengarahkan Karyawan Operasional
Disebut: Penyelia, Mandor, Supervisor
2. Middle Manager
Merupakan tingkatan manajemen yang mencakup lebih dari satu tingkatanjenjang manajemen dibawahnya dalam satu organisasi.
Tugas: Mengarahkan kegiatan-kegiatan manajer yang lebih rendah dankadang-kadang juga karyawan operasional
Lower Manager
Middle Manager
Top Manager
Karyawan Operasional
TingkatanManajemen
AZAS-AZAS MANAJEMENDOSEN: EKO BUDI S.,M.AP
Files: Hand Out OM/Materi/FISIP…Halaman 9
ManajerFungsional
ManajerFungsional
Manajer Umum (GeneralManager)
Tanggung jawab Utama: Mengarahkan kegiatan yangmengimplementasikan kebijaksanaan organisasi dan membuatkeseimbangan antara tuntutan manajemen puncak dengan kemampuanmanajemen lini.
Disebut: Kepala Bagian, Chief of Departement
3. Top Manager
Merupakan sekelompok eksekutif organisasi yang jumlahnya kecil danpenentu arah organisasi. Manajemen punak bertanggung jawab ataskeseluruhan manajemen dari organisasi yang bersangkutan.
Tugas: Menetapkan Kebijaksanaan umum organisasi dan kebijaksanaaneksternal organisasi terhadap lingkungannya.
Disebut: Eksekutif Kepala (CEO-Chief Excecutive officer), Direktur Utama(President), Wakil Direktur Utama Senior (Senior vice president).
Berdasarkan Tugasnya, Manajer diklasifikasikan menjadi 2:
Manajer Umum:
Manajer (pejabat) yang bertanggung jawab atas jalannya organisasi secarakeseluruhan. Tugasnya adalah mengatur, mengawasi dan bertanggung jawabatas satuan kerja keseluruhan divisi operasi yang mencakup semua ataubeberapa fungsi satuan organisasi.
Misalnya: Seorang Bupati bertanggung jawab atas segala apa yang terjadi dilingkup/ wilayah kabupaten bersangkutan
AZAS-AZAS MANAJEMENDOSEN: EKO BUDI S.,M.AP
Files: Hand Out OM/Materi/FISIP…Halaman 10
Manajer Fungsional:
Manajer yang bertanggung jawab pada satu bidang tugas tertentu saja.
Misalnya: Seorang kepala Bagian Pemasaran bertanggung jawab atas seluruhkegiatan distribusi tetapi dalam masalah tenaga kerja harus memintabantuan pada bagian personalia
KEAHLIAN/ SKILL UTAMA YANG DIPERLUKAN DARI TIAP-TIAP LEVELMANAJEMEN
Robert L. Kartz
Keterangan:
1. KETRAMPILAN TEKNIS
Adalah kemampuan seseorang untuk menggunakan alat-alat (perangkat),prosedur dan teknik dari suatu Bidang tertentu
Misalnya: Seorang Akuntan--------- ahli dalam bidang Akuntansi,
Seorang Pengaracara ------------- ahli dalam bidang Hukum
Seorang Analis ------------ ahli dalam bidang statistika
Seorang Programer --------- ahli dalam bidang Komputer
Salesman ------------ ahli dalam bidang pemasaran
Manajer Lini Manajer Menengah Manajer Puncak
AZAS-AZAS MANAJEMENDOSEN: EKO BUDI S.,M.AP
Files: Hand Out OM/Materi/FISIP…Halaman 11
2. KETRAMPILAN KEMANUSIAAN
Adalah kemampuan seseorang untuk bekerja dengan orang lain, baiksebagai perorangan maupun kelompok. Ketrampilan ini menyangkutmasalah: Human Relation (pola hubungan), Leadership, Communication danReferent (keteladanan). Seorang Manajer yang mempunyai keahlian inidapat dipastikan akan mampu memberikan suasana yang menyenangkandalam organisasi dan menimbulkan kepuasan angggota organisasi
3. KETRAMPILAN KONSEPTUAL
adalah kemampuan untuk mengkoordinasikan dan mengintegrasikan(memadukan) semua kegiatan dan kepentingan organisasi
kemampuan untuk melihat organisasi secara keseluruhan, memahamibagaimana bagian-bagian organisasi saling tergantung dan mengantisipasiperubahan pada setiap bagian yang dapat mempengaruhi keseluruhanproses organisasi
PERBEDAAN TINGKATAN MANAJEMEN AKAN MEMBEDAKAN PULA FUNGSIMANAJEMEN YANG DILAKUKAN
Manajer Administratif berurusan dengan penetapan tujuan hinggapengwasan kegiatan agar terkoordinasi demi pencapaian tujuan.
MANAJEMEN ADMINISTRATIFPenentuan tujuan, Perencanaan,Pengorganisasian, PenyusunanPersonalia, dan Pengawasan
MANAJEMEN OPERATIFPengarahan dengan memotivasi,
Supervisi,Dan komunikasi
TopManagement
MiddleManagement
LowerManagement
AZAS-AZAS MANAJEMENDOSEN: EKO BUDI S.,M.AP
Files: Hand Out OM/Materi/FISIP…Halaman 12
Manajer Operatif berkaitan dengan memberikan motivasi kepada karyawanserta berkomunikasi dengan karyawan untuk mengarahkan kegiatankaryawan agar tercapai hasil yang maksimal.
Kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh suatu Perusahaan antara laindiklasifikasikan menjadi:
1. Kegiatan Teknik (Produksi dan manufaktur)
2. Kegiatan Komersial (Pembelian dan penjualan)
3. Kegiatan Keuangan (Pencarian dan pemanfaatan modal)
4. Kegiatan Keamanan (perlindungan karyawan dan kekayaan)
5. Kegiatan Akuntansi (pencatatan, pelaporan, penghitungan laba/rugidan hutang)
6. Kegiatan Manajerial (Planning, Organizing, Leading, Controlling)
TUGAS MANAJERIAL (PERAN MANAJEMEN)
PERAN MANAJER DALAM ORGANISASI
1. Sebagai Tokoh dan Pemimpin
2. Penghubung
3. Pemantau Informasi dan Menyebarkan Informasi
4. Juru Bicara Organisasi
5. Membuat Kebijakan
6. Mendelegasikan tugas dan wewenang
7. MemberikanPengarahan
8. Melakukan pengawasan dan evaluasi atas kerja organisasi
AZAS-AZAS MANAJEMENDOSEN: EKO BUDI S.,M.AP
Files: Hand Out OM/Materi/FISIP…Halaman 13
MANAJER DAN LINGKUNGAN EKSTERNAL
Manajer tidak boleh selalu berpijak pada kondisi internal saja dalammengambil kebijakan, melainkan perlu mempertimbangkan pula lingkunganeksternal organisasinya. Bagaimanapun juga lingkungan eksternal menjadisalah faktor penentu keberhasilan organisasi dalam mencapai tujuannya.Misalnya: kondisi sosial-politik masyarakat, ekonomi, budaya, teknologi,peraturan pemerintah dan sebagainya. oleh karena itu seorang manajerharus mampu mengidentifikasi, menganalisa, mengevaluasi, mendiagnosadan bereaksi terhadap kekuatan-kekuatan lingkunan itu.
Lingkungan eksternal itu dapat dibedakan menjadi 2 yaitu; LingkunganMikro dan Lingkungan Makro
Wewenang Formaldan
Status
PERAN ANTARPRIBADITokoh
PemimpinPenghubung
PERANINFORMATIONAL
PemantauPenyebar
Juru Bicara
PERANPENGAMBILKEPUTUSAN
WiraswastawanPereda Gangguan
Pengalokasi SumberDaya
Perunding
AZAS-AZAS MANAJEMENDOSEN: EKO BUDI S.,M.AP
Files: Hand Out OM/Materi/FISIP…Halaman 14
LINGKUNGAN MIKRO
(lingkungan eksternal yang berpengaruh langsung pada kinerja organisasi)
1. Pesaing yang dihadapi (competitors), dengan memahami lingkunganpesaing yang dihadapinya organisasi dapat mengetahui posisipersaingannya, sehingga organisasi dapat lebih mengoptimalkanoperasi usahanya. Persaingan lebih terjadi pada organisasi privatdaipada organisasi publik.
2. Pemasok, organisasi sangat tergantung pada sumber-sumber penyediasumber daya yang dibutuhkan oleh organisasi, misalnya: Bahanmentah, bahan pembantu, pelayanan, energi dan peralatan. Olehkarena itu organisasi harus menjalin hubungan yang baik dengan parapenyedia sumber daya tersebut.
3. Langganan yang harus dilayani (customers), kebijaksanaan, strategidan taktik (pemasaran) organisasi sangat tergantung pada situasipasar dan langganan
4. Pasar Tenaga Kerja (Labour Supply), organisasi memerlukankaryawan/ tenaga kerja yang bermacam-macam kualifikasinya/ketrampilan, kemampuan dan pengalaman. Sehingga organisasi perlumenggunakan berbagai saluran untuk menarik dan mendapatkantenaga kerja tersebut.
Ada tiga faktor yang paling berpengaruh terhadap pemenuhankebutuhan karyawan, yaitu: Reputasi (nama baik) perusahaan di matatenaga kerja, tingkat pertumbuhan angkatan kerja dan tersedianyatenaga kerja yang sesuai dengan persyaratan yang dibutuhkan.
5. Lembaga-lembaga Keuangan, organisasi tergantung pada lembaga-lembaga keuangan seperti Bank-bank Komersial, Bank-Bank Instansidan perusahaan-perusahaan asuransi termasuk pasar modal, untukmenjaga dan memperluas kegiatan-kegiatannya. Perusahaan/organisasi perlu menjaga hubungan baik dengan lembaga-lembagakeuangan tersebut. Dalam rangka itu organisasi perlu memahamiprosedur-prosedur perbankan, mampu membuat transaksi berhargadan mempunyai pembukuan yang lengkap serta jaminan yangdiperlukan.
6. Perwakilan Pemerintah, perwakilan pemerintah adalah pihak yangmembuat peraturan yang sangat mempengaruhi dan dipatuhi olehorganisasi dalam operasinya, prosedur perjanjian. Oleh sebab ituorganisasi harus menjalin hubungan yang baik dengan perwakilanpemerintah dengan tujuan agar mendapatkan akses yang memadai.
AZAS-AZAS MANAJEMENDOSEN: EKO BUDI S.,M.AP
Files: Hand Out OM/Materi/FISIP…Halaman 15
LINGKUNGAN MAKRO
(Lingkungan eksternal yang berpengaruh secara tidak langsung pada kinerjaorganisasi)
1. Perkembangan Teknologi, tingkat kemajuan teknologi memainkanperanan yang sangat berarti pada penentuan produk dan jasa yangakan diproduksi, peralatan yang akan digunakan dan bagaimanaoperasi organisasi akan dikelola.
Contoh pengaruh: Teknologi akan mempengaruhi permintaanterhadap manajer menengah dan lini pertama. Misalnya saat inibanyak perusahaan yang telah memanfaatkan komputer untukmelakukan perencanaan opreasi dan jadwal produksinya, dimanapada waktu yang lalu dikerjakan oleh manajer lini
2. Ekonomi, organisasi selalu tergantung pada biaya-biaya produksi.Biaya ini selalu berubah setiap waktu karena pengaruh faktor-faktorekonomi, seperti: Inflasi dan Deflasi, kebijaksanaan moneter,devaluasi dan revaluasi dan tingkat suku bunga
3. Politik, Manajer tidak mungkin mengabagaikan variabel/ pengaruhpolitik dalam membuat dan melaksanakan kebijaksanaannya.
4. Sosial-Budaya, lingkungan ini mencakup: kepercayaan, nilai-nilai,sikap, ideology, tradisi, pendidikan, agama dan sebagainya.
5. Dimensi Internasional, pengaruh dan tekanan dunia internasionalsangat menentukan bagaimana organisasi itu akan berjalan danmenentukan strategi organisasi. Globalisasi dan liberalisasiperdagangan dan komunikasi sangat berpengaruh pada bentuk danproses organisasional. Oleh karena itu seorang manajer harus mampumenganalisa dan mengantisipasi lalu melektakkan dasar yang kuatdalam menghadapi perkembangan dunia internasional.
AZAS-AZAS MANAJEMENDOSEN: EKO BUDI S.,M.AP
Files: Hand Out OM/Materi/FISIP…Halaman 16
Manajemen
Internal
1. Modal2. Tenaga Kerja3. Faktor Produksi4. Manajerial
Eksternal
Mikro
Makro
1. Pesaing2. Pemasok3. Langganan4. Pasar Tenaga Kerja5. Lembaga Keuangan6. Perwakilan Pemerintah
1. Teknologi2. Ekonomi3. Politik4. Sosial –Budaya5. Dimensi Internasional
AZAS-AZAS MANAJEMENDOSEN: EKO BUDI S.,M.AP
Files: Hand Out OM/Materi/FISIP…Halaman 17
PERKEMBANGAN TEORI MANAJEMEN
Periode Waktu Aliran Manajemen Kontibutor/ Tokoh
1771 - 1871 Manajemen Klasik Robert Owen n’ CharlesBabbage
1870 - 1930 Manajemen Ilmiah F.W. Taylor, Frank n’Lillian Gilbert, HenryGrantt dan HaringtonEmerson
1900 - 1940 Teori Organisasi Klasik Henry Fayol, Jame D.Mooney, Marry ParkerFollet, Herbert Simondan Chester I. Banard
1930 - 1940 Hubungan Manusiawi(Human Relation)
Hawtorne Studies,Elthon Mayo, FritzRoethlisberger, HugoMusternberg
1940 - Sekarang Manajemen Modern Abraham Maslow, ChrisArgyris, DouglasMcGregor, EdgarSchien, DavidMcLenand, RobertBlake n’ Jane Mouton,Ernest Dale, PeterDrucker, serta ahli-ahlioperation reseach
Empat Prinsip Dasar MANAJEMEN ILMIAH (F.W. Tylor, 1856 – 1915)
1. Pengembangan metode-metode ilmiah dalam manajemen, agar,dapat ditentukan metode yang paling tepat/ terbaik untukpelaksanaan setiap pekerjaan dapat ditentukan
2. Seleksi ilmiah untuk karyawan, agar setiap karyawan dapat diberikantanggung jawab atas sesuatu tugas sesuai dengan kemampuannya
3. Pendidikan dan pengembangan ilmiah para karyawan
4. Kerjasama yang baik antara manajemen dan tenaga kerja
AZAS-AZAS MANAJEMENDOSEN: EKO BUDI S.,M.AP
Files: Hand Out OM/Materi/FISIP…Halaman 18
Menurut Harrington Emmerson (1853 – 1931), untuk menyelesaikanmasalah system industri perlu diterapkan 12 prinsip efisiensi:
1. Tujuan-tujuan dirumuskan dengan jelas
2. Kegiatan yang dilakukan masuk akal
3. Adanya staf yang cakap
4. Disiplin
5. Balas jasa yang adil
6. Laporan-laporan yang terpecaya, segera, akurat dan tetap
7. Pemberian perintah – perencanaan dan pengurutan kerja
8. Adanya standar-standar dan skedul-skedul – metode dan waktu setiapkegiatan
9. Kondisi yang distandarisasi
10.Operasi yang distandarisasi
11.Instruksi-instruksi praktis dan tertulis yang baku
12.Balas Jasa Efisiensi –rencana insentif
Lima Unsur Manajemen Menurut Fayol (1841 – 1925)
1. Perencanaan
2. Pengorganisasian
3. Pemberian Perintah
4. Pengkoordinasian
5. Pengawasan
Kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh suatu Perusahaan antara laindiklasifikasikan menjadi:
1. Kegiatan Teknik (Produksi dan manufaktur)
2. Kegiatan Komersial (Pembelian dan penjualan)
3. Kegiatan Keuangan (Pencarian dan pemanfaatan modal)
4. Kegiatan Keamanan (perlindungan karyawan dan kekayaan)
5. Kegiatan Akuntansi (pencatatan, pelaporan, penghitungan laba/rugidan hutang)
AZAS-AZAS MANAJEMENDOSEN: EKO BUDI S.,M.AP
Files: Hand Out OM/Materi/FISIP…Halaman 19
6. Kegiatan Manajerial
Prinsip-prinsip Manajemen menurut Henry Fayol:
1. Pembagian Kerja / spesialisasi
2. Wewenang – untuk memberi perintah dan di taati
3. Disiplin – adanya respek dan ketaatan pada norma
4. Kesatuan Perintah – one man one boss
5. Kesatuan arah
6. Meletakkan kepentingan individu dibawah kepentingan organisasi
7. Balas Jasa
8. Sentralisasi
9. Rantai Skalar
10.Order/ peraturan
11.Keadilan
12.Stabilitas staf organisasi
13.Inisiatif
14.Semangat Kesatuan
Langkah-langkah Pendekatan Manajemen Science sebagai berikut:
1. Perumusan Masalah
2. Penyusunan suatu model matematis
3. Mendapatkan penyelesaian dari Model
4. Pengujian Model dan hasil yang didapatkan dari model
5. Penetapan pengawasan atas hasil-hasil
6. Pelaksanaan hasil dalam kegiatan - implementasi
AZAS-AZAS MANAJEMENDOSEN: EKO BUDI S.,M.AP
Files: Hand Out OM/Materi/FISIP…Halaman 20
FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN MENURUT PARA AHLI:
HenryFayol
WilliamNewman
Oey LiangLie
Koontz &O’Donnel
ErnestDale
GeorgeTerry
LutherGullick
James A.F.Stoner
P L A N N I N G
O R G A N I Z I N G
Commanding
Staffing Actua-ting
C O N T R O L L I N G
Staffing Staffing Directing Asemblingof
Resources
Leading
Coordina-ting
Directing Directing Directing DirectingCoordinating
Coordinating
Reporting
Innovating
Represen-ting
AZAS-AZAS MANAJEMENDOSEN: EKO BUDI S.,M.AP
Files: Hand Out OM/Materi/FISIP…Halaman 21
Fungsi – fungsi Pokok Manajemen
Fungsi Manajemen merupakan rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh suatuproses manajemen. Tidak ada kesepakatan dari para ahli Manajementerhadap studi fungsi Manajemen. Sebagaimana tidak adanya kesepakatantentang definisi-definisi ilmu sosial dari para ahli-ahlinya.
Namun demikian dari berbagai pendapat yang dikemukakan para ahlimanajemen, dapat ditarik benang merah tentang fungsi-fungsi Manajemen,diantaranya sebagaimana dikemukakan oleh: Henry Fayol, Luther Gullick,George R. Terry, Ernest Dale, Koont’z and O’Donnel, Oey Liang Lie, WilliamNewman dan James A.F. Stoner.
Dalam kuliah Manajemen ini akan dibahas secara mendalam tentang fungsiManajemen sebagaimana dikemukakan oleh James A.F. Stoner. DenganPertimbangan:
1. Hal yang dikemukakan oleh James A.F. Stoner merupakan inti darifungsi Manajemen
2. Meskipun termasuk inti namun mencakup fungsi-fungsi yang lain
Barangkali yang agak mirip adalah sebagaimana dikemukakan oleh Terry.Akantetapi fungsi ‘Actuating’ (penggerakan) telah termasuk dalam‘leading’nya Stoner.
Fungsi Manajemen menurut James A.F. Stoner adalah sebagai berikut(POLECI):
1. Planning/ perencanaan
2. Organizing/ pengorganisasian
3. Leading/ Pemimpinan
4. Controlling/ Pengendalian
Perencanaan adalah:
Suatu usaha untuk merencanakan hal-hal yang akan dilakukan ataudilaksanakan oleh organisasi, baik secara keseluruhan maupun bagian-bagian di masa yang akan datang.
AZAS-AZAS MANAJEMENDOSEN: EKO BUDI S.,M.AP
Files: Hand Out OM/Materi/FISIP…Halaman 22
Organizing adalah:
Proses pengaturan dan pengalokasian kerja, wewenang, dan sumber daya dikalangan anggota organisasi sehingga mereka dapat mencapai tujuanorganisasi secara efisien
Leading adalah:
Proses mengarahkan (directing), mempengaruhi (influencing) danmemotivasi (motivating) karyawan untuk dapat melaksanakan tugas-tugaspokoknya. Dalam proses ‘leading’ ini manajer berhubungan langsung dengankaryawannya sehingga kegiatan ini juga dapat dikatakan menggerakkankaryawan untuk melakukan sesuatu tugas.
Controlling adalah:
proses pengendalian terhadap tindakan-tindakan karyawan agar sesuaidengan kegiatan dan tujuan yang telah ditentukan oleh organisasi.
AZAS-AZAS MANAJEMENDOSEN: EKO BUDI S.,M.AP
Files: Hand Out OM/Materi/FISIP…Halaman 23
FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN MENURUT JAMES A.F. STONER
MA
NA
GEM
ENT
PLANNING
CONTROLLING
LEADING
ORGANI-ZING
R. Strategis
R. Taktis
Organisasi
Fungsional
Unit Usaha
Departementasi
PembagianKerja
Fungsional
Devisional
Program &Matrik
Directing
Motivating
Influencing
Feed Foreward Control
Feedback Control
Concurrent Control
AZAS-AZAS MANAJEMENDOSEN: EKO BUDI S.,M.AP
Files: Hand Out OM/Materi/FISIP…Halaman 24
PERENCANAAN (PLANNING)
Perencanaan merupakan salah satu kegiatan dalam organisasi yang sangatesensial, sebab dalam proses perencaanlah segala apa yang akan dilakukanoleh organisasi dibuat, terutama masalah tujuan dan sarana/ kegiatan apayang harus dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut. Sebelum dilakukanproses perencanaan ini, hal bijaksana manakala dilakukan analisis terlebihdahulu terhadap berbagai hal, misalnya:
1. Bagaimana Prospek organisasi ke depan
2. Bagaimana kondisi organisasi sejenis yang telah lebih dahulu ada saatini
3. Bagaimana antusiasme masyarakat terhadap usaha organisasi
4. Apakah kehadiran organisasi di harapkan dan dibutuhkan olehmasyarakat, dan sebagainya.
Dikatakan sebagai fungsi yang Esensial sebab proses-proses selanjutnyasebenarnya merupakan tindak lanjut dari proses perencanaan ini.
Tanpa perencanaan, para manajer tidak akan dapat mengetahui bagaimanamereka harus mengorganisasi orang dan sumber daya. Mereka (para manajeritu) bahkan bisa tidak memiliki gagasan sedikitpun tentang apa yang merekabutuhkan untuk mengorganisasi.
Tanpa rencana yang baik, manajer tidak dapt memimpin dengan penuhkeyakinan atau mengharapkan orang lain untuk mengikuti mereka.
Tanpa perencanaan, para manajer maupun karyawan tidak memilikikesempatan untuk mencapai tujuan dan dimana mereka menyimpang darijalur organisasi.
AZAS-AZAS MANAJEMENDOSEN: EKO BUDI S.,M.AP
Files: Hand Out OM/Materi/FISIP…Halaman 25
Tujuan Organisasi sangat penting untuk dibicarakan pada saat prosesperencanaan. Paling tidak ada 4 alasan mengapa hal ini diperlukan:
1. Tujuan memberikan suatu kepekaan akan arah (sense ofdirection)
Tanpa tujuan, suatu organisasi atau individu akan cenderung selalukacau, bereaksi terhadap perubahan-perubahan lingkungan tanpamengetahui secara jelas apa yang sesungguhnya ingin dicapai.Dengan adanya tujuan yang jelas akan memberikan motivasi kepadakaryawan sekaligus mampu memberikan isnpirasi untuk membantumereka mengatasi hambatan-hambatan yang tak terelakkan dalamsuatu pekerjaan.
2. Tujuan memfokuskan usaha-usaha kita
Keterbatasan sumber daya organisasi membuat kita harusmemberikan prioritas pada kegiatan tertentu. Usaha prioritas iniditujukan untuk mencapai tujuan utama daripada tujuan-tujuanorganisasi yang seringkali banyak itu
3. Tujuan memandu rencana dan kegiatan kita
Organisasi/Manajer tanpa
Rencana
Tidak bisa/ sulit melakukan usahapengorganisasian
Tidak memiliki gagasan yang jelasterhadap kebutuhan organisasi
Tidak bisa memimpin dengan penuhkeyakinan
Tidak bisa menilai penyimpangan-penyimpangan yang telah dilakukan
AZAS-AZAS MANAJEMENDOSEN: EKO BUDI S.,M.AP
Files: Hand Out OM/Materi/FISIP…Halaman 26
Tujuan-tujuan organisasi dan individu, baik jangka pendek maupunjangka panjang akan turut menentukan suatu rencana atas kegiatanapa yang akan kita lakukan
4. Tujuan membantu memberikan Penilaian terhadap kemajuan kita
Tujuan yang dapat diukur secara jelas menjadi standar kinerja yangmemungkinkan individu maupun organisasi menilai kemajuan mereka.Karena itu tujuan juga terkait dengan proses akhir suatu manajemenyakni Pengendalian, dimana pengendalian digunakan untukmengarahkan kegiatan agar sesuai dengan tujuan yang diinginkan.
Tujuan dalamPerencanaan
Tujuan memberikan suatukepekaan akan arah (sense of
direction)
Tujuan memfokuskan usaha-usahakita
Tujuan memandu rencana dankegiatan kita
Tujuan membantu memberikanPenilaian terhadap kemajuan kita
Rencana yang baik adalah Rencana yang Fleksibel, dapatmenyesuaikan dengan kebutuhan yang tidak direncanakan
AZAS-AZAS MANAJEMENDOSEN: EKO BUDI S.,M.AP
Files: Hand Out OM/Materi/FISIP…Halaman 27
Di dalam proses perencanaan ini para manajer merumuskan:
1. Apa yang harus dilakukan
2. Kapan Melakukannya
3. bagaimana melakukannya
4. Siapa yang melakukannya
Karena itu Proses Perencanaan ini juga dapat dikatakan sebagai:
Pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa yang harusdilakukan, kapan, bagaimana dan oleh siapa (Handoko, 1984).
Perencanaan yang baik adalah perencanaan yang dapatmempertimbangkan kondisi di masa yang akan datang dimana perencanaandan kegiatan ini diputuskan dan dilaksanakan, serta periode sekarang padasaat rencana itu dibuat.
JENIS-JENIS PERENCANAAN
1. PERENCANAAN STRATEGIS
Perencanaan Strategis (Renstra) adalah suatu rencana organisasi yangdibuat/ dirancang oleh para manajer puncak dan menengah untuk mencapaitujuan organisasi yang lebih luas
2. PERENCANAAN TAKTIS (OPERASIONAL)
Adalah suatu rencana-rencana teknis bagaimana mengimplementasikanrencana strategis dalam kehidupan organisasi sehari-hari.
Perbedaan antara Rencana Strategis dan Rencana Taktis
AZAS-AZAS MANAJEMENDOSEN: EKO BUDI S.,M.AP
Files: Hand Out OM/Materi/FISIP…Halaman 28
Dimensi Renstra Rentis
Horison Waktu Membutuhkan waktuyang cukup lama
Membutuhkan waktuyang cukup singkat
Ruang LingkupMempengaruhirangkaian kegiatanorganisasi yang luas
Kegiatannya sempitdan terbatas padabagian tertentu
Tingkat kesulitan danDampaknya
Memiliki tingkatkesulitan yang tinggidan dampak yangmeluas
Tingkat kesulitannyarendah dandampaknya terbatas
KetidaktergantunganMemiliki tingkatinisiasi yang tinggi
Tingkat inisiatifnyaterbatas karena sudahdibatasi oleh renstra
Langkah – langkah Proses Perencanaan dalam Organisasi Formal
1. Perumusan Tujuan
Perumusan tujuan ini berkaitan dengan apa yang kita inginkan.Perumusan tujuan mencakup penilaian misi organisasi dan selanjutnyaditerjemahkan ke dalam istilah-istilah praktis. Tujuan organisasi inilebih banyak dirumuskan oleh para manajer, sehingga nilai-nilai yangdianut oleh para manajerlah yang mempengaruhi tujuan suatuorganisasi. Nilai-nilai itu misalnya: pandangan politik, pendidikan,kondisi sosial-ekonomi, pengalaman dan sebagainya. dan nilai-nilaiitulah sesungguhnya menggerakkan organisasi (value driven).
2. Identifikasi Strategi dan Sasaran Sekarang
Langkah ini merupakan langkah susulan, jika terjadi perubahanmendasar pada misi organisasi. Kegiatan ini pada umumnya dibuat olehseorang pemimpin organisasi yang kuat
3. Analisis Lingkungan
AZAS-AZAS MANAJEMENDOSEN: EKO BUDI S.,M.AP
Files: Hand Out OM/Materi/FISIP…Halaman 29
Pemahaman terhadap tujuan dan strategi yang ada pada organisasiakan memberikan suatu kerangka untuk menentukan aspek mana darilingkungan yang paling berpengaruh terhadap kemampuan organisasimencapai sasaran.
Maksud dilakukannya Analisis Lingkungan ini adalah mengidentifikasicara yang dapat ditempuh agar perubahan dalam lingkungan ekonomi,teknologi, sosio-kultural, politik dan hukum suatu organisasi dapatsecara tidak langsung mempengaruhi organisasi. Juga untukmengidentifikasi cara bagaimana para pesaing, pemasok, pelanggan,lembaga pemerintah, dan sebagainya dapat mempengaruhi secaralangsung.
4. Analisis Sumber daya
Analisis ini diperlukan untuk mengidentifikasi kelebihan dankekuarangan organisasi, kekuatan dan kelemahannya dalamhubungannya dengan pesaing yang ada sekarang dan yang mungkin adadi masa yang akan datang
5. Identifikasi Peluang Stategik dan Ancaman
Langkah ini merupakan penentuan peluang yang ada bagi organisasi danancaman yang dihadapinya. Peluang dan ancaman dapat timbul daribanyak faktor, salah satunya adalah permintaan pasar. Kegiatan padatingkat ini adalah bagaimana merubah ancaman menjadi peluang bagiorganisasi
6. Penentuan tingkat Perubahan Strategik yang dibutuhkan
Bila semua langkah di atas telah dilakukan dan strategi telahdiimplementasikan, maka perlu dipikirkan apakah hal tersebut sudahbenar-benar sesuai tujuan. Bila belum perlu dilakukan suatu upayaperubahan strategi lama sekaligus menciptakan strategi baru yangdapat menyelesaikan kekurangan-kekurangan pada strategi yang lama.
7. Pengambilan keputusan Strategik
Jika langkah merubah strategi diperlukan, maka langkah selanjutnyaadalah mengidentifikasi, mengevaluasi dan memilih pendekatanstrategik alternatif.
8. Implementasi Strategi
AZAS-AZAS MANAJEMENDOSEN: EKO BUDI S.,M.AP
Files: Hand Out OM/Materi/FISIP…Halaman 30
Strategi yang telah dibuat harus segera dipadukan dengan kegiatansehari-hari organisasi. Oleh karena itu strategi yang telah dibuat harusditerjemahkan ke dalam rencana operasional yang tepat.
9. Pengukuran dan Pengendalian Kemajuan
Manajemen harus melakukan pemeriksaan kemajuan kerja secaraberkala dan memastikan apakah organisasi bergerak pada sasarannyaatau tidak. Oleh karena itu perlu pula diciptakan sebuah systempengendalian yang strategic (Strategic Controlling).
Tahapan Perencanaan
Perumusan Tujuan(1)
Identifikasi sasarandan StrategiSekarang (2)
Analisis sumberdaya,kekuatan dan
kelemahan organisasi(4)
Analisis Lingkungan (3)
Identifikasi PeluangStrategik danAncaman (5)
Analisis kesenjangan;menetapkan luasnya
perubahan yangdiinginkan dalam
perubahan sekarang(6)
PengambilanKeputusan Strategik;
menegmbangkanalternatif, evaluasi
alternatif dan seleksialternatif (7)
Tanggung jawabSosial
Nilai-nilaiManajemen
TanggungJawab Sosial
Nilai-NilaiManajemen
AZAS-AZAS MANAJEMENDOSEN: EKO BUDI S.,M.AP
Files: Hand Out OM/Materi/FISIP…Halaman 31
Apakah Strategi itu?
Konsep ini dapat didekati dengan 2 jalan.
1. Perspektif mengenai apa yang hendak dilakukan
2. Perspektif mengenai apa yang sesungguhnya dilakukan
Perspektif 1:
Strategi adalah suatu program yang besar (luas cakupannya) untukmenentukan dan mencapai suatu tujuan (organisasi) dan melaksanakan misiorganisasi. Kata ‘Program’ menurut Stoner adalah peran aktif, sadar, danrasional yang dimainkan oleh seorang manajer dalam menentukan strategiorganisasi
Perspektif 2:
Strategi adalah pola tanggapan (respon) organisasi yang sekali-sekalidilakukan terhadap lingkungannya. Strategi semacam ini umumnya tidakdirumuskan secara eksplisit.
Tingkatan-tingkatan Strategi
1. Strategi Tingkat Korporat (Perusahaan)
Strategi yang dirumuskan oleh manajemen puncak untuk mengaturkepentingan dan kegiatan organisasi yang mencakup semua unit usahaorganisasi
2. Strategi Tingkat Unit Usaha
Strategi yang menyangkut pengelolaan kepentingan dan operasi unitusaha tertentu
3. Strategi Tingkat Fungsional
Strategi yang dilakukan oleh manajer lini dan karyawan untuk mencapaiusaha organisasi.
AZAS-AZAS MANAJEMENDOSEN: EKO BUDI S.,M.AP
Files: Hand Out OM/Materi/FISIP…Halaman 32
Dalam rangka Perencanaan Umumnya para Manajer menetapkan sasaranyang ingin dicapai. Sasaran-sasaran itu biasanya adalah:
1. Efisiensi Organisasi
2. Produktifitas Tinggi
3. Maksimasi Laba/ keuntungan
4. Pertumbuhan Organisasi
5. Kepemimpinan Industri
6. Stabilitas Organisasi
7. Kesejahteraan Karyawan
8. Kesejahteraan Sosial
Tahap-tahap dalam Proses Perencanaan
1. Menentukan Tujuan Umum
2. Menentukan Sasaran
3. Membuat Ramalan dan Asumsi Perencanaan (ANALISIS)
4. Mengevaluasi sumber-sumber Perusahaan
5. Menyusun beberapa Alternatif
ManajemenPuncak
Manajemen Tengah
Manajemen Lini danOperasional
Stratergi Tingkat Perusahaan
Stratergi Unit Usaha
Stratergi Tingkat Fungsional
AZAS-AZAS MANAJEMENDOSEN: EKO BUDI S.,M.AP
Files: Hand Out OM/Materi/FISIP…Halaman 33
6. Menguji Keselarasan
7. Memutuskan Suatu Rencana
8. Menerapkan Rencana
9. Mengevaluasi Rencana
PENGORGANISASIAN (ORGANIZING)
Pengorganisasian ini merupakan suatu proses penyusunan StrukturOrganisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya yang dimilikidan lingkungan yang melingkupinya.
Sebenarnya makna pengorganisasian ini dapat dipahami dari beberapaperspektif:
1. Cara manajemen merancang struktur formal untuk menggunakansumber daya keuangan, fisik, bahan baku, dan tenaga kerjaorganisasi secara paling efektif
2. Bagaimana organisasi mengelompokkan kegiatan-kegiatannya,dimana setiap pengelompokan diikuti dengan penugasan seorangmanajer yang diberi wewenang untuk mengawasi anggota-anggotanya
3. Hubungan-hubungan antara fungsi-fungsi, jabatan-jabatan, tugas-tugas dan para karyawan
4. Suatu cara dimana para manajer membagi lebih lanjut tugas-tugasyang harus dilaksanakan dalam departemen mereka danmendelegasikan wewenang yang diperlukan untuk mengerjakan tugastersebut
Aspek penting dalam proses Pengorganisasian ini adalah:
1. Departementasi
2. Pembagian Kerja
Departementasi merupakan usaha pengelompokan kegiatan-kegiatan kerjaorganisasi agar kegiatan yang sejenis dan saling berhubungan dapat
AZAS-AZAS MANAJEMENDOSEN: EKO BUDI S.,M.AP
Files: Hand Out OM/Materi/FISIP…Halaman 34
dikerjakan bersama. Departementasi ini tercermin dalam struktur formalsuatu organisasi dan tampak dalam bagan organisasi.
Pembagian Kerja adalah pemerincian tugas pekerjaan agar setiap individudalam organisasi bertanggung jawab untuk dan melaksanakan sekumpulantugas yang terbatas.
Proses pengorganisasian dapat ditunjukkan dalam 3 langkah:
1. Merinci seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapaitujuan organisasi
2. Membagi pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan yang secara logicdapat dilaksanakan oleh satu orang.
3. Pelaksanaan kegiatan koordinasi
STRUKTUR ORGANISASI
Disebut juga sebagai Desain Organisasi adalah mekanisme-mekanismeformal pengelolaan organisasi. Struktur organisasi ini menunjukkan kerangkadan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi dan orang-orang yang menunjukkankedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalamsuatu organisasi.
Faktor-faktor yang menentukan perancangan/ penyusunan struktur antaralain:
1. Strategi Organisasi
2. Teknologi yang digunakan
3. Anggota (karyawan) dan orang-orang yang terlibat
4. Ukuran Organisasi
Unsur-unsur Struktur Organisasi:
1. Spesialisasi Kegiatan
2. Standarisasi Kegiatan
3. Koordinasi Kegiatan
AZAS-AZAS MANAJEMENDOSEN: EKO BUDI S.,M.AP
Files: Hand Out OM/Materi/FISIP…Halaman 35
4. Sentralisasi dan Desentralisasi
5. Ukuran Satuan Kerja
DEPARTEMENTASI
Departementasi dapat dilakukan berdasarkan beberapa hal:
1. Fungsi: Pemasaran, Akuntansi, Produksi, Pelayanan (customer care)
2. Produk atau Jasa: divisi mesin A, Divisi Mobil B, Divisi Produk C
3. Wilayah: Divisi Jakarta, Jawa Barat
4. Langganan: Penjualan Industri, Pedagang Eceran, Pemerintah, Militer
5. Proses atau Peralatan: Perakitan, Pembungkusan, Finishing
6. Waktu: Sift Pertama, Shift Kedua, Shift Pagi, Siang dan Malam]
7. Pelayanan: Divisi Kelas Bisnis, Eksekutif, Ekonomi
8. Proyek dan Matrik: Div. Konstruksi, Divisis Konsultasi dan sebagainya
PEMBAGIAN KERJA
Dalam organisasi yang mempunyai tujuan perlu dilakukan pembagian kerja.Hal ini semata-mata untuk mencapai efektifitas dan efisiensi organisasi.Cth: Organisasi Tim Sepak Bola.
KOORDINASI
Adalah Proses pengintegrasian tujuan dan kegiatan pada satuan-satuan yangterpisah dalam suatu organisasi.
Koordinasi diperlukan dalam rangka memberikan pegangan bagi parakaryawan atas tugas dan peranan mereka. Tanpa koordinasi merekamungkin akan lebih mementingkan tujuan pribadi dan kelompoknnya.
Koordinasi ini juga diperlukan sebab antar departemen seringkali salingtergantung. Misalnya: out put bagian A adalah Input bagi Bagian B
Menurut James D. Thompson, ada tiga macam ketergantungan diantarasatuan-satuan organisasi (dalam Handoko, 1987:196)
AZAS-AZAS MANAJEMENDOSEN: EKO BUDI S.,M.AP
Files: Hand Out OM/Materi/FISIP…Halaman 36
1. Saling Ketergantungan yang menyatu (Pooled interdependence),yakni tergantung dalam melaksanakan kerja setiap satuan yangmemuaskan untuk suatu hasil akhir
2. Saling Ketergantungan berurutan (Sequential Interdependence), yaknisuatu satuan organisasi harus melakukan pekerjaannya terlebihdahulu sebelum satuan yang lain dapat bekerja
Pooled Interdependence
DivProduk
A
DivProduk
A
SequentialInterdependence
Departemen A
(penjua-an)
Departemen B
(produk-si)
AZAS-AZAS MANAJEMENDOSEN: EKO BUDI S.,M.AP
Files: Hand Out OM/Materi/FISIP…Halaman 37
3. Saling Ketergantungan Timbal Balik (Reciprocal Interdependence),yakni merupakan hubungan memberi dan menerima antara satuanorganisasi
Koordinasi dapat dilakukan dengan menggunakan beberapa cara:
1. Teknik Manajemen Dasar: Hirarki manajerial, rencana dan tujuansebagai pengarah utama
2. Peningkatan Koordinasi Potensial: penciptaan hubungan horizontal
3. Mengurangi Kebutuhan akan Koordinasi: penciptaan sumber dayatambahan dan penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri
LEADING (PEMIMPINAN)
Dalam fungsi pemimpinan ini, seorang manajer harus dapat mempengaruhi,mengarahkan dan memberikan motivasi agar karyawan dapat bekerja dalamkondisi yang baik, sesuai dengan keinginan karyawan.
Reciprocal Interdependence
BagianA
(pemeliharaan)
BagianB
(opera-si)
AZAS-AZAS MANAJEMENDOSEN: EKO BUDI S.,M.AP
Files: Hand Out OM/Materi/FISIP…Halaman 38
Dalam hal pelaksanaan suatu tugas manajer, tidak hanya menggerakkanorang-orang yang ada dalam kendalinya tetapi juga secara internalmenggerakkan dirinya sendiri untuk memberikan contoh bagaimanasebaiknya suatu tugas itu dikerjakan.
Influencing:
Yang dimaksud dengan mempengaruhi (influencing) adalah usaha-usahayang dilakukan oleh seorang pemimpin untuk mempengaruhi orang lain agarmau, baik secara terpaksa maupun sukarela mengikuti setiap instruksi/perintah yang diberikan kepadanya
Directing
Adalah usaha-usaha yang dilakukan oleh seseorang (pemimpin) untukmemberikan arahan kepada orang lain (bawahan) tentang bagaimanasesuatu (pekerjaan) itu dapat dilakukan secara efektif dan efisien.
Motivating
Adalah usaha-usaha yang dilakukan oleh seseorang (pemimpin) untukmemberikan semangat kerja kepada orang lain (bawahan) dalam rangkapenyelesaian suatu tugas tertentu agar sesuai dengan yang diharapkan
CONTROLLING (PENGAWASAN)
Proses Pengawasan pada umumnya dibedakan menjadi 3:
1. Pengawasan Pendahuluan
Pengawasan yang dibuat untuk mengantisipasi masalah-masalah ataupenyimpangan-penyimpangan dari standar atau tujuan danmemungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentudiselesaikan.
Pengawasan ini bersifat aktif dan agresif yakni dengan mendeteksimasalah-masalah dan mengambil tindakan yang diperlukan sebelumsesuatu terjadi.
Pengawasan ini akan efektif jika manajer memiliki informasi yang akuratdan tepat tentang perubahan-perubahan lingkungan dan tujuan.
AZAS-AZAS MANAJEMENDOSEN: EKO BUDI S.,M.AP
Files: Hand Out OM/Materi/FISIP…Halaman 39
2. Pengawasan pada saat
Pengawasan ini sering disebut sebagai Monitoring. Sifatnya ‘Ya – Tidak’,‘berhenti – terus’. Artinya ketika ditemukan suatu penyimpangan dalampelaksanaan kegiatan, maka dapat direkomendasikan apakah tindakandapat diteruskan ataukah harus dihentikan. Hal ini akan disesuaikandengan jenis penyimpangan dan kondisi organisasi.
3. Pengawasan Akhir
Pengawasan yang dilakukan untuk mengukur hasil dari suatu kegiatanyang telah selesai dilakukan. Penemuan-penemuan penyimpangan ataspelaksanaan kegiatan itu akan digunakan untuk menilai kegaiatan sejenisdimasa yang akan datang. Dengan demikian pengawasan ini bersifathistories.
Tahap-tahap Pengawasan
1. Penetapan Standar Pelaksanaan (Perencanaan)
a. Standar Fisik
Menyangkut jumlah produk, jumlah langganan dan kualitasproduk (barang atau jasa)
b. Standar Moneter
Biaya produksi, biaya tenaga kerja, biaya pelayanan dansebagainya
c. Standar Waktu
Kecepatan dalam pelaksanaan tugas atau batas waktupelaksanaan tugas
2. Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan
a. dalam berapa kali pengukuran dilakukan (waktu)
b. Bagaimana bentuk pengukurannya (laporan)
c. Siapa yang terlibat (manajer atau staf)
3. Pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata
a. Observasi
b. Laporan
c. Otomatisasi
d. Inspeksi
AZAS-AZAS MANAJEMENDOSEN: EKO BUDI S.,M.AP
Files: Hand Out OM/Materi/FISIP…Halaman 40
e. Pengujian
Dapat dilakukan oleh Auditor Internal
4. Pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standar dan menganalisapenyimpangan-penyimpangan
5. Pengambilan Tindakan Koreksi; bila perlu
a. Mengubah standar
b. Mengubah pengukuran
c. Mengubah cara Analisa dan Interpretasi
Pengawasan semakin diperlukan karena hal-hal sebagai berikut:
1. Perubahan Lingkungan Organisasi
2. Peningkatan Kompleksitas Organisasi
3. Adanya Kesalahan-kesalahan
4. Kebutuhan Manajer untuk mendelegasikan wewenangnya
Karakter Pengawasan yang Efektif:
1. Akurat; akurasi data menyebabkan organisasi dapat mengambilkeputusan yang tepat
2. Tepat – waktu
3. Objektif dan Menyeluruh
4. Terpusat pada titik-titik pengawasan strategis
5. Realistik secara ekonomis
6. Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi
7. Fleksibel
8. Bersifat sebagai petunjuk dan operasional
9. Diterima para anggota organisasi
Metode-Metode Pengawasan:
1. Metode Kuantitatif
a. Anggaran
AZAS-AZAS MANAJEMENDOSEN: EKO BUDI S.,M.AP
Files: Hand Out OM/Materi/FISIP…Halaman 41
b. Audit
c. Analisa Break Even
d. Analisa Rasio
2. Metode Non-Kuantitatif
a. Pengamatan c. Inspeksi
b. Pelaporan d. Evaluasi Pelaksanaan