Download - manajemen resiko
3
BAB 2
TUNJAUAN PUSTAKA
2.1 MANAJEMEN KONTRUKSI
Berlawanan dengan teknologi kontruksi, manajemen konstruksi mengacu
pada bagaimana sumber daya tersedia bagi manajer sehingga dapat diaplikasikan
dengan baik pada suatu proyek konstruksi. Biasanya, pada saat kita berbicara
mengenai sumber daya konstruksi, maka yang teringat adalah lima M yaitu:
1. Manpower (tenaga kerja)
2. Machines (alat dan perlatan)
3. Material (bahan bangunan)
4. Money (uang)
5. Method (metode)
Manajemen melibatkan waktu dan pengaplikasian kelima sumber daya di
atas untuk membangun suatu proyek konstruksi. Banyak hal yang harus
dipertimbangkan pada saat mengatur suatu proyek dan secara sukses
mengaplikasikan kelima M tersebut. Keterliabatan perencanaan yang baik dari
segi waktu, biaya dan mutu merupakan hal penting dalam menyukseskan
pembangunan suatu proyek.
4
2.1.1 Hakikat Sasaran Proyek
Sasaran proyek adalah unsur anggaran atau biaya (cost), mutu (quality),
dan waktu (time). Ketiga sasaran proyek tersebut merupakan tiga kendala (triple
constraint) sebagai berikut (Soeharto I, 1995):
1. Anggaran (Cost)
Proyek harus diselesaikan dengan biaya yang tidak melebihi anggaran,
untuk proyek yang melibatkan dana dalam jumlah yang besar dan jadwal
betrahun-tahun, anggaran bukan hanya ditentukan untuk total proyek, melainkan
per periode tertentu (misalnya, per kwartal) yang jumlahnya disesuaikan dengan
keperluan. Dengan demikian, penyelesaian bagian-bagian proyek pun harus
memenuhi sasaran anggaran per periode.
2. Mutu (Quality)
Produk atau hasil kegiatan proyek harus memenuhi spesifikasi dan kriteria
yang dipersyaratkan. Sebagai contoh, apabila hasil kegiatan proyek tersebut
berupa instalasi pabrik, kriteria yang harus dipenuhi adalah pabrik harus mampu
beroperasi secara memuaskan dalam kurun waktu yang telah ditentukan. Jadi,
memenuhi persyaratan mutu berarti mampu memenuhi tugas yang dimaksudkan
atau sering disebut sebagai fit for the intended use.
3. Waktu (Time)
Proyek harus dikerjakan sesuai dengan kurun waktu dan tanggal akhir
yang telah ditentukan. Apabila hasil akhir adalah produk baru, penyerahannya
tidak boleh melewati batas waktu yang telah ditentukan.
5
2.1.2 Optimalisasi Waktu dan Biaya
1. Komponen Waktu
a. Jadawal kegiatan
Pengaturan waktu atau penjadwalan dari kegiatan-kegiatan yang terlibat di
dalamnya dimaksudkan agar suatu proyek dapat berjalan dengan lancar
danefektif. Oleh karena itu, pihak pelaksana dari suatu proyek biasanya membuat
suatu jadwal waktu kegiatan atau time schedule. Jadwal waktu kegiatan adalah
urutan kerja yang berisi tentang:
a) Jenis pekerjaan yang akan diselesaikan,
b) Waktu bilamana suatu pekerjaan dimulai dan diakhiri.
Pimpinan proyek dapat mengetahui dengan jelas rencana kerja yang akan
dilaksanakan dengan adanya jadwal waktu ini, sehingga kontinuitas dapat
dipelihara. Hal ini memudahkan pimpinan proyek untuk mengoordinasikan unit-
unit pekerjaan sehingga diperoleh efesiensi kerja tinggi.
b. Manfaat jadwal kegiatan
Secara umum jadwal kegiatan mempunyai manfaat, antara lain:
a) Memberikan pedoman terhaap unit pekerjaan atau kegiatan mengenai
batas-batas waktu untuk mulai dan akhir dari masing-masing,
b) Memberikan sarana bagi manajemen untuk koordinasi secara sistematis
dan realistis dalam penentu alokasi proiritas terhadap sumber daya dan
waktu,
c) Memberiakn saran untuk menilai kemajuan pekerjaan,
6
d) Menghindari pemakaian sumber daya yang berlebihan, dengan harapan
proyek dapat selesai sebelum waktu yang ditetapkan,
e) Memberikan kepastian waktu pelaksanaan pekerjaan,
f) Memberikan saran penting dalam pengendalian proyek.
c. Pertimbangan dalam menyusun jadwal kegiatan
Sebagai pertimbangan, yang harus diperhatikan dalam pembuatan jadwal
pelaksanaan proyek, yaitu sebagai berikut:
a) Situasi dan kondisi lapangan, dimaksudkan untuk mengetahui hambatan
dan kemudahan yang terdapat di lapangan.
b) Faktor cuaca yang akan berpengaruh terhadap prestasi kerja.
c) Sumber daya yang dimilki oleh pelaksana, seperti tenaga kerja.
kemampuan dan keterampilan tenaga kerja dan kapasitas alat-alat kerja.
d) Jenis dan volume pekerjaan yang akan dilaksanakan.
e) Batasan waktu yang diberikan oleh pemberi tugas.
f) Spesifikasi pekerjaan dilihat dari bestek yang direncanakan.
2. Komponen Biaya
Biaya proyek dikelompokkan menjadi dua komponen, yaitu biaya
langsung (direct cost) da biaya tidak langsung (inderect cost).
7
a. Biaya langsung (direct cost)
Biaya langsung adalah biaya yang diperlukan langsunguntuk mendapatkan
sumber daya yang akan dipergunakan untuk peneyelesaian proyek. Unsur-unsur
yang termasuk dalam biaya langsung yaitu sebagai berikut:
a) Biaya material
b) Biaya upah
c) Biaya peralatan
d) Biaya subkontraktor
b. Biaya tidak langsung (indirect cost)
Biaya tidak langsung adalah biaya yang berhubungan dengan pengawasan,
pengarahan kerja dan pengeluaran umum di luar biaya kontruksi. Biaya ini disebut
juga biaya overhead. Biaya ini tidak bergantung pada volume pekerjaan, tetapi
bergantung pada jangka waktu pelaksanaan pekerjaan. Biaya tidak langsung akan
naik apabila waktu pelaksanaan semakin lama karena biaya untuk gaji pegawai,
biaya umum perkantoran tetap dan biaya lainnya juga tetap dibayar. Unsur-unsur
biaya tidak langsng antar lain sebagai berikut:
a) Gaji pegawai
b) Biaya umum perkantoran
c) Biaya pengadaan sarana umum
8
2.2 MANAJEMEN RISIKO
Secara umum risiko (risk) diartikan sebagai kombinasi kemungkinan
terjadinya kejadian yang membahayakan (harm) dan tingkat keparahan (severity)
dari bahaya tersebut (ISO /EIC Guide 51). Sedangkan Manajemen Risiko (risk
management) didefinisikan sebagai aplikasi sistematis terhadap kebijakan
manajemen mutu, prosedur, serta penerapan sampai tugas penilaian,
pengendalian, komunikasi dan peninjauan resiko. Tim untuk Manajemen Risiko :
1) Merupakan tim interdisipliner yang khusus dibentuk untuk menangani
Pengkajian Risiko.
2) Terdiri dari tenaga ahli dari berbagai bidang yang dapat memberikan
kontribusi dalam pemecahan masalah.
3) Dipimpin oleh seorang penanggung jawab yang berkewajiban untuk
menetapkan proses pengkajian, melibatkan sumber yang memadai dan
mengkaji risiko mutu secara menyeluruh.
2.2.1 Penilaian Risiko
Penilaian risiko terdiri dari identifikasi bahaya, dan analisis serta evaluasi
risiko terkait dengan paparan bahaya (seperti yang dijelaskan di bawah ini).
Penilaian risiko mutu dimulai dengan penetapan masalah atau risiko yang
dipersoalkan yang diuraikan dengan baik . Ketika risiko yang dimaksud telah
diuraikan dengan baik, perangkat manajemen mutu yang layak dan jenis informasi
yang diperlukan untuk mengarahkan pertanyaan tentang risiko akan lebih mudah
9
teridentifikasi. Sebagai bantuan untuk menguraikan secara jelas risiko untuk
tujuan penilaian risiko, berikut ini tiga pertanyaan dasar yang dapat dipakai:
1. Apa yang mungkin menjadi salah?
2. Probabilitas akan terjadi kesalahan?
3. Apa konsekuensi yang mungkin terjadi (tingkat keparahan)?
2.2.2 Pengendalian Risiko
Pengendalian risiko mencakup pengambilan keputusan untuk mengurangi
dan/ atau menerima risiko. Tujuan pengendalian risiko adalah untuk mengurangi
risiko sampai batas yang dapat diterima. Tingkat usaha yang digunakan untuk
mengendalikan risiko hendaklah sebanding dengan signifikan risiko. Pembuat
keputusan mungkin menggunakan proses yang berbeda, termasuk analisis
keuntungan-biaya, untuk memahami tingkat yang optimal terhadap pengendalian
risiko. Pengendalian risiko terfokus pada pertanyaan di bawah ini:
a. Apakah risiko tersebut melebihi tingkat yang dapat diterima?
b. Apa yang dapat dilakukan untuk mengurangi atau menghilangkan risiko?
c. Apa keseimbangan yang layak antara keuntungan, risiko dan sumber daya?
d. Apakah muncul risiko baru sebagai hasil identifikasi risiko yang sedang
dikendalikan?
2.2.3 Kajian Risiko
Ketika proses Manajemen Risiko Mutu telah dimulai, proses tersebut
hendaklah dilanjutkan untuk digunakan dalam kejadian yang mungkin memberi
10
dampak pada keputusan Manajemen Risiko Mutu awal, baik kejadian tersebut
direncanakan (misal, hasil pengkajian produk, inspeksi, audit, pengendalian
perubahan) maupun yang tidak direncanakan (misal, akar penyebab masalah dari
investigasi penyimpangan, penarikan kembali produk jadi).
Frekuensi pengkajian hendaklah didasarkan pada tingkat risiko.
Pengkajian risiko dapat termasuk mempertimbangkan kembali keputusan
penerimaan risiko.
2.3 MANAJEMEN RISIKO MUTU
2.3.1 Proses Umum Manajemen Risiko Mutu
Model untuk Manajemen Risiko Mutu diuraikan dalam diagram berikut :
Gambar 2.1 Model untuk Manajemen Risiko Mutu
11
Bagan pengambilan keputusan tidak ditunjukkan dalam diagram di atas
karena keputusan dapat terjadi pada tahap manapun di dalam proses. Keputusan
dapat kembali ke langkah sebelumnya dan mencari informasi lebih jauh, untuk
menyesuaikan pengkajian model risiko atau bahkan mengakhiri proses
manajemen risiko berdasarkan informasi yang menunjang suatu keputusan.
Catatan: “tidak dapat diterima” dalam diagram alur tidak hanya mengacu pada
persyaratan peraturan, perundang-undangan atau regulasi, tetapi juga terhadap
kebutuhan untuk meninjau kembali proses penilaian risiko.
2.3.2 Memulai Proses Manajemen Risiko Mutu
Manajemen Risiko Mutu mencakup proses sistematis yang dirancang
untuk mengoordinasi, memberi kemudahan dan membuat pengambilan keputusan
lebih baik secara ilmiah dalam hal risiko. Langkah yang mungkin digunakan
untuk memulai dan merencanakan proses Manajemen Risiko Mutu mencakup hal
berikut:
1) Tetapkan masalah dan/atau risiko yang dipersoalkan, termasuk asumsi
terkait yang mengidentifikasi potensi risiko.
2) Kumpulkan latar belakang informasi dan/ atau data bahaya potensial,
ancaman atau pengaruh pada kesehatan manusia yang relevan untuk
penilaian risiko.
3) Tentukan pemimpin dan sumber daya yang diperlukan.
4) Tetapkan batas waktu, hasil yang akan dilaporkan dan tingkat
pengambilan keputusan yang layak untuk proses manajemen risiko.
12
2.3.3 Metodologi Manajemen Risiko (MRM)
Manajemen Risiko Mutu mendukung pendekatan secara ilmiah dan praktis
dalam pengambilan keputusan. MRM menyediakan metode terdokumentasi,
transparan, serta dapat diulang dalam menyelesaikan langkah proses Manajemen
Risiko Mutu berdasarkan pengkajian pengetahuan terkini tentang penilaian
probabilitas (probability, p), tingkat keparahan (severity, s) dan kadang-kadang
kemampuan mendeteksi risiko (detection, d). Cara Melakukan Manajemen Risiko
Mutu yaitu sebagai berikut:
1. Lakukan kajian awal (identifikasi) masalah
Basic Risk Management Facilitation Method (BRFM)
a. Flowchart
b. Check Sheets
c. Process mapping
d. Cause and Effect Diagrams (Ishikawa / fish bone / 6M)
2. Lakukan kajian terhadap “tingkat risiko”, menggunakan FMEA
FMEA merupakan teknik evaluasi tingkat keandalan dari sebuah sistem
untuk menentukan efek dari kegagalan dari sistem tersebut. Kegagalan
digolongkan berdasarkan dampak yang diberikan terhadap kesuksesan suatu misi
dari sebuah sistem. Istilah-istilah yang digunakan dalam FMEA berbeda dengan
yang digunakan dalam standar manajemen risiko, tetapi pengertiannya sama.
Istilah-istilah tersebut adalah :
a. Kesalahan (failure) adalah kegagalah proses atau produk,
13
b. Kegawatan (severity) adalah dampak yang timbul apabila suatu kesalahan
(failure) terjadi,
c. Kejadian (occurance) adalah kemungkinan atau probabilitas atau frekuensi
terjadinya kesalahan,
d. Deteksi (detection) adalah kemungkinan untuk mendeteksi suatu
kesalahan akan terjadi atau sebelum dampak kesalahan tersebut terjadi
e. Tingkat prioritas risiko (Risk Priority Number-RPN) adalah hasil perkalian
dari masing-masing tingkat kegawatan kejadian dan deteksi.
Terdapat sepuluh langkah dalam penerapan FMEA, yaitu ;
1) Peninjauan Proses
Tim FMEA harus meninjau ulang peta proses bisnis atau bagan alir yang
ada untuk di analisis. Ini perlu dilakukan untuk mendapatkan kesalahan paham
terhadap proses tersebut. Dengan menggunakan peta atau bagan alir tersebut,
seluruh anggota tim haruslah melakukan peninjauan lapangan (process walk-
through) untuk meningkatkan pemahaman terhadap proses yang dianalisa. Bila
peta proses atau bagan alir belum ada maka tim harus menyusun peta proses atau
bagan alir tersebut sebelum memulai proses FMEA itu sendiri.
2) Brainstorming berbagai bentuk kemungkinan kesalahan atau kegagalan
proses
Setelah melakukan peninjauan lapangan terhadap proses yang akan di
analisis maka setiap anggota tim akan melakukan brainstorming terhadap
kemungkinan kesalahan atau kegagalan yang dapat terjadi dalam proses tersebut.
Proses brainstorming ini dapat berlangsung lebih dari satu kali untuk memperoleh
14
satu daftar yang komperehensif terhadap segala kemungkinan kesalahan yang
dapat terjadi. Hasil brainstorming ini kemudian dikelompokkan menjadi beberapa
penyebab kesalahan seperti manusia, mesin/peralatan, material, metode kerja dan
lingkungan kerja. Cara lain untuk mengelompokkan adalah menurut jenis
kesalahan itu sendiri, misalnya kesalahan pada proses welding, kesalahan elektrik,
kesalahan mekanis dan lain-lain. Pengelompokkan ini akan mempermudah proses
analisis nantinya dan untuk mengetahui dampak satu kesalahan yang mungkin
menimbulkan kesalahan yang lain.
3) Membuat daftar dampak tiap-tiap kesalahan
Setelah diketahui semua daftar kesalahan yang mungkin terjadi maka
dimulai menyusun dampak dari masing-masing kesalahan tersebut. Untuk setiap
kesalahan, dampak yang terjadi bisa hanya satu, tetapi mungkin juga bisa lebih
dari satu. Bila lebih dari satu maka semuanya harus ditampilkan. Proses ini harus
dilaksanakan dengan cermat dan teliti, karena apa yang terlewat dari proses ini
tidak akan mendapatkan perhatian untuk ditangani.
Kriteria dampak, kemungkinan dan deteksi ini harus ditetapkan terlebih
dahulu. Kriteria mula-mula secara kualitatif dan kemudian dibuat secara
kuantitatif. Apabila bias langsung dibuat secara kuantitatif akan lebih baik. Skala
kriteria untuk ketiga jenis penilaian ini juga harus sama, misalnya terbagi dalam
skala 5 atau skala 10. Nilai 1 terendah dam nilai 5 atau 10 tertinggi. Penilaian
peringkat dari ketiga variabel yang dinilai dilakukan secara konsensus dan
disepakati oleh seluruh anggota tim.
15
4) Menilai tingkat dampak (severity) kesalahan
Penilaian terhadap tingkat dampak adalah perkiraan besarnya dampak
negatif yang diakibatkan apabila kesalahan terjadi. Bila pernah terjadi maka
penilaian akan lebih mudah, tetapi bila belum pernah maka penilaian dilakukan
berdasarkan perkiraan.
5) Menilai tingkat kemungkinan terjadinya (occurance) kesalahan
Sama dengan langkah keempat, bila tersedia cukup data maka dapat
dihitung probabilitas atau frekuensi kemungkinan terjadinya kesalahan tersebut.
Bila tidak tersedia maka harus digunakan estimasi yang didasarkan pada pendapat
ahli (expert judgement) atau metode lainnya.
6) Menilai tingkat kemungkinan deteksi dari tiap kesalahan atau dampaknya
Penilaian yang diberikan menunjukkan seberapa jauh kita dapat
mendeteksi kemungkinan terjadinya kesalahan atau timbulnya dampak dari suatu
kesalahan. Hal ini dapat diukur dengan seberapa jauh pengendalian atau indikator
terhadap hal tersebut tersedia. Bila tidak ada makan nilainya rendah, tetapi bila
indicator sehingga kecil kemungkinan tidak terdeteksi maka nilainya tinggi.
7) Hitung tingkat prioritas risiko (RPN) dari masing-masing kesalahan dan
dampaknya
Nilai prioritas risiko (RPN) merupakan perkalian dari :
RPN = (nilai dampak) x (nilai kemungkinan) x (nilai deteksi)
Total nilai RPN ini dihitung untuk tiap-tiap kesalahan yang mungkin
terjadi. Bila proses tersebut terdiri dari kelompok-kelompok tertentu maka jumlah
keseluruhan RPN pada kelompok tersebut dapat menunjukkan bahwa betapa
16
gawatnya kelompok proses tersebut bila suatu kesalahan terjadi. Jadi terdapat
tingkat prioritas tertinggi untuk jenis kesalahan dan jenis kelompok proses.
8) Urutkan prioritas kesalahan yang memerlukan penanganan lanjut
Setelah dilakukan perhitungan RPN untuk masing-masing potensi
kesalahan maka dapat disusun prioritas berdasarkan nilai RPN tersebut. Apabila
digunakan skala 10 untuk masing-masing variable maka nilai tertinggi RPN
adalah = 10 x 10 x 10 = 1000. Bila digunakan skala 5, maka nilai tertinggi adalah
= 5 x 5 x 5 =125. Terhadap nilai RPN tersebut dapatdibuat klasifikasi tinggi,
sedang dan rendah atau ditentukan secara umum bahwa untuk nilai RPN di atas
250 (cut-off points) harus dilakukan penanganan untuk memperkecil kemungkinan
terjadinya kesalahan dan dampaknya serta pengendalian deteksinya. Penentuan
klasifikasi atau nilai batas penanganan ditentukan oleh kepala tim atau oleh
manajemen sesuai dengan jenis proses yang dianalisis.
9) Lakukan tindak mitigasi terhadap kesalahan tersebut
Idealnya semua kesalahan yang menimbulkan dampak tinggi harus
dihilangkan sepenuhnya. Penanganan dilakukan secara serentak untuk ketiga
aspek, yaitu meningkatkan kemampuan untuk mendeteksi kesalahan, mengurangi
dampak kesalahan bila terjadi.
10) Hitung ulang RPN yang tersisa untuk mengetahui hasil dari tindak lindung
yang dilakukan.
Segera setelah tindak lindung risiko dilaksanakan, harus dilakukan
pengukuran ulang atau perkiraan nilai deteksi, nilai dampak dan nilai
kemungkinan timbulnya kesalahan. Setelah itu dilakukan perhitungan nilai tingkat
17
prioritas risiko kesalahan tadi. Hasil tindak lindung tadi harus menghasilkan
penurunan nilai RPN yang cukup signifikan ke tingkat yang cukup aman. Bila
belum tercapai maka tetap perlu dilakukan tindak lindung lebih lanjut.
2.3.4 AHP (Analytic Hierarchi Process)
Metode AHP dikembangkan oleh Thomas L. Saaty, metode ini adalah
sebuah kerangka untuk mengambil keputusan dengan efektif atas persoalan yang
kompleks dengan menyederhanakan dan mempercepat proses pengambilan
keputusan dengan memecahkan persoalan tersebut kedalam bagian-bagiannya,
menata bagian atau variabel ini dalam suatu susunan hirarki, memberi nilai
numerik pada pertimbangan subjektif tentang pentingnya tiap variabel dan
mensintesis berbagai pertimbangan ini untuk menetapkan variabel yang mana
yang memiliki prioritas paling tinggi dan bertindak untuk mempengaruhi hasil
pada situasi tersebut. Metode AHP membantu memecahkan persoalan yang
kompleks dengan menstruktur suatu hirarki kriteria, pihak yang berkepentingan
hasil, dengan menarik berbagai pertimbangan guna mengembangkan bobot atau
prioritas. Metode ini menggabungkan kekuatan dari perasaan dan logika yang
bersangkutan pada berbagai persoalan, lalu mensintesis berbagai pertimbangan
yang beragam menjadi hasil yang cocok dengan perkiraan kita secara intuitif
sebagaimana yang dipresentasikan pada pertimbangan yang dibuat. (Saaty, 1993).
2.3.5 Expert Choice ( EC )
Alat bantu yang penulis gunakan dalam penelitian ini adalah Expert
Choice (EC) Profesional 9.0. EC merupakan suatu program aplikasi yang
membantu para pengambil keputusan. EC menawarkan beberapa fasilitas mulai
dari input data-data kriteria, dan beberapa alternatif pilihan dan penentuan tujuan.
EC mudah dioperasionalkan dengan interface yang sederhana. Kemampuan lain
adalah melakukan analisis secara kuantitatif dan kualitatif sehingga hasilnya
rasional. Gambar grafik dua dimensi membuat EC menarik. EC didasarkan pada
metode/ proses hirarki analitik (Analytic Hierarchi Process/AHP).