MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Nova versão 2011
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Manual de Procedimentos
ProcedimentosEstrutura Volume Introdução
O Manual de Procedimentos (MP) é um conjunto de normas, procedimentos, funções, actividades, objectivos e orientações, que devem ser cumpridas pelos funcionários e ainda descreve a forma de serem executados, quer individualmente, quer em conjunto.
Introdução Estrutura Volume Procedimentos
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Manual de ProcedimentosIntrodução Estrutura Volume Procedimentos
As pessoas em todos os níveis, são a essência de uma organização e o seu pleno envolvimento permite que as suas aptidões sejam utilizadas em benefício da Organização.
Definição da NP EN ISO 9000:2005
Através dos seus conhecimentos, da sua prática e da sua experiência, qualquer funcionário pode contribuir para a elaboração do MP do IST.
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Coordenar eficiente-mente a
actividade
Prevenir e detectar a
ausência de conformida-des e erros
Atingir os objectivos de gestão da escola
Fonte de informação
sobre os serviços
Estabelecer relações de confiança
Assegurar o rigor e a plenitude registos
Instrumento de consulta orientação
para os serviços
Manual de Procedimentos?
Manual de ProcedimentosIntrodução Estrutura Volume Procedimentos
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Vantagens
Manual de ProcedimentosIntrodução Estrutura Volume Procedimentos
Clarificar os Processos – representa uma restrição à improvisação inadequada
Coerência e continuidade – normas e procedimentos pelos vários serviços
Ajudar na Integração de Novos Colaboradores – passagem de testemunho
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A Q A ICoordenar
o MP no seu todo
Divulgar
Manual de Procedimen
tos
Apoiar na elaboração
dos diversos volumes
Promover a uniformi-
zação do documento
Analisar, avaliar e
validar os pedidos
Submeter para
aprovação do C.G.
?Manual de Procedimentos
Introdução Estrutura Volume Procedimentos
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Manual de ProcedimentosEstrutura Introdução Volume Procedimentos
Partes Volumes Capítulos Processos Subpro cessos
Procedi mentos
Parte I - Introdutória Parte II - Procedimentos
Parte III – Doc. apoio
Da parte II e III correspondem às
diferentes matérias/ áreas
Capítulos Tantos quantos os
núcleos que integram as diferentes
matérias/áreas
Uma actividade ou um conjunto de actividades que
utilizam recursos para converter elementos de
entrada em saída
Tarefas levadas a cabo de forma
isolada mas que fazem parte
integrante de um processo
Sequência de acções/instruções a seguir para tratar de um subprocesso e consequentemente de um processo
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Índice do volume (introduzir índice automático)
Princípios gerais
Manual de ProcedimentosVolumes Introdução Estrutura Procedimentos
Volume de procedimentos
Volume de apoio
Princípios Gerais
Descrição Sumária das competências e funções da área/núcleo
A área x tem como objectivos …..A área x tem como competências…A área x tem as seguintes funções….Esta área compreende os seguintes núcleos:
- Núcleo y Núcleo y tem como objectivos ….. Núcleo y tem como competências…Núcleo y tem as seguintes funções….
Manual de ProcedimentosVolumes Introdução Estrutura Procedimentos
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Índice do volume (introduzir índice automático)
Princípios gerais
Abreviaturas e acrónimos
Manual de ProcedimentosVolumes Introdução Estrutura Procedimentos
Volume de procedimentos
Abreviaturas e Acrónimos
AAI Área de Assuntos Internacionais AEP Área de Estudos e PlaneamentoAOP Área Orçamental e Patrimonial AP Área de ProjectosAQAI Área para a Qualidade e Auditoria InternaNT Núcleo de Tesouraria
Manual de ProcedimentosVolumes Introdução Estrutura Procedimentos
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Índice do volume (introduzir índice automático)
Princípios gerais
Abreviaturas e acrónimos
Legislação aplicável
Manual de ProcedimentosVolumes Introdução Estrutura Procedimentos
Volume de procedimentos
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Legislação aplicável
Legislação Descrição
Decreto-Lei nº 137/2010, de 28 de Dezembro
Valores das ajudas de custo e subsídio de transporte.
Manual de ProcedimentosVolumes Introdução Estrutura Procedimentos
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Índice do volume (introduzir índice automático)
Princípios gerais
Abreviaturas e acrónimos
Legislação aplicável
Manual de ProcedimentosVolumes Introdução Estrutura Procedimentos
Volume de procedimentos
Mapa de actualização do documento
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Mapa de actualização do documento
Responsável O quê Quando Como Resultado
Clara LopesActualização
do subprocesso
2.1 do Processo 2Capítulo 1 Volume 1
Anualmente / alteração legislativa
Rever legislação e
adequação dos processos
Processo de revisão 0.1
Data: __/__/___
Manual de ProcedimentosVolumes Introdução Estrutura Procedimentos
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Índice do volume (introduzir índice automático)
Princípios gerais
Abreviaturas e acrónimos
Legislação aplicável
Manual de ProcedimentosVolumes Introdução Estrutura Procedimentos
Volume de procedimentos
Mapa de actualização do documento
Capítulos – (referentes aos núcleos)
Capítulo I – (referente ao núcleo X)
Quando a um volume corresponde uma área composta por núcleos , devem os capítulos corresponder aos núcleos.
Exemplo: Volume 4 – Projectos Capítulo 1 – Projectos Nacionais
Capítulo 2 – Projectos Comunitários Processo 1- Candidatura (Mapa do processo)
Subprocesso 1.1 – verificação da documentação Subprocesso 1.2 – análise viabilidade financeira Subprocesso 1.3 – submissão da candidatura
Manual de ProcedimentosVolumes Introdução Estrutura Procedimentos
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Manual de ProcedimentosVolumes Introdução Estrutura Procedimentos
A construção de cada volume vai obedecer a um formato próprio, que vos será facultado através de um modelo, para garantir a uniformidade do documento.
1 - Capítulo(Arial, 16, alinhamento centrado, título nível 1)
1.1 - Processo
(Arial, 14, alinhamento centrado, título nível 2)
1.1.1 - Subprocesso (Arial, 13, alinhamento centrado, título nível 3)
Corpo de texto Arial 12, paragrafo com espaçamento entre linhas de exactamente 18.
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Índice do volume (introduzir índice automático)
Manual de ProcedimentosVolumes Introdução Estrutura Procedimentos
Volume de procedimentos
Volume de apoio
O volume de apoio integra apêndices e/ ou anexos
- Entende-se por apêndice todo o documento que seja elaborado pelo próprio serviço. Ex.: um formulário, um mapa, um quadro….
- Entende-se por anexo, um documento elaborado por terceiros e que serve de suporte ao trabalho do serviço. Ex: a legislação, normas, notas informativas…
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Manual de ProcedimentosVolumes Introdução Estrutura Procedimentos
Volume de Apoio
Identificação do volume de apoio: Volume 1A-Gestão Académica;
Todos os documentos de apoio têm de estar identificados e referenciados no volume de procedimentos;
Os apêndices, devem ser uniformizados, identificados alfa e numericamente e conter o número da versão: Ficha de abertura de projecto – Formulário AP 1_v0.0;
Índice: deve seguir a ordem com que os documentos de apoio foram apresentados ao longo do volume de procedimentos.
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Manual de ProcedimentosProcedimentos Introdução Estrutura Volumes
• Os procedimentos devem ser descritos detalhadamente;
Detalhados
•Os processos podem ser representados, também, por meio de fluxogramas;
Esquematizados
•Para cada processo ou subprocesso devem ser incluídos mapas definindo responsabilidades por colaborador, promovendo um melhor desempenho do serviço.
Mapeados
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Manual de ProcedimentosProcedimentos Introdução Estrutura Volumes
Ao descrever os procedimentos devem ser utilizadas as seguintes sugestões de aplicação, que visam alertar para situações importantes:
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Manual de ProcedimentosProcedimentos Introdução Estrutura Volumes
Exemplo: – Submissão da tese de doutoramento 1. São requisitos prévios para a submissão da tese:
- A conclusão do curso de doutoramento;- A aprovação no(s) exame(s) de qualificação (se aplicável);- O relatório da CAT sobre a avaliação da proposta de tese;- O pagamento de propinas e demais emolumentos regularizados;- …
2. O requerimento de provas e a documentação exigida, deverão ser entregues na secretaria do núcleo X.
A submissão da tese deverá ser efectuada no prazo mínimo de 2 anos e máximo de 5 anos a contar da data da matrícula
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Índice do volume (introduzir índice automático)
Princípios gerais
Abreviaturas e acrónimos
Legislação aplicável
Manual de ProcedimentosIntrodução Estrutura
Volume de procedimentos
Mapa de actualização do documento
Capítulos – (referentes aos núcleos)
Mapa de Processos
Procedimentos Volumes
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Manual de ProcedimentosProcedimentos Introdução Estrutura Volumes
MAPA de PROCESSO
Descrição do Processo:________________________________________________________________________________
Mapa de Processo
Responsável
Identificação (processo,
subprocesso procedimento)
Quando se procede/
prazo
Como se procede
Resultado/ registo
Fluxo do processo
Quemvalida
Quem aprovaRecepcionado
de:Expedido
para:
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