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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIN GENERAL ADJUNTA DE RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS GENERALES.
DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN.
FECHA DE ACTUALIZACIN: DICIEMBRE 2012.
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Nombre del rea o Unidad Administrativa.
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PGINA:
3
MES. 02
AO.
2010
FECHA DE ELABORACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
Direccin General Adjunta de Recursos Materiales y Servicios Generales.
PGINA:
3
MES. 12
AO.
2012
FECHA DE ACTUALIZACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
NDICE:
Pgina
I. INTRODUCCIN; 4
II. MARCO JURDICO-ADMINISTRATIVO; 5
III. GLOSARIO; 7
IV. OBJETO; 11
V. POLTICAS GENERALES; 12
VI. PROCEDIMIENTOS; 13
VII. FORMATOS E INSTRUCTIVOS; 526
VIII. CONTROL DE CAMBIOS, y 747
TRANSITORIOS. 749
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Nombre del rea o Unidad Administrativa.
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PGINA:
4
MES. 02
AO.
2010
FECHA DE ELABORACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
Direccin General Adjunta de Recursos Materiales y Servicios Generales.
PGINA:
4
MES. 12
AO.
2012
FECHA DE ACTUALIZACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
I. INTRODUCCIN.- De conformidad con lo dispuesto en el artculo 11 fraccin XVII del Reglamento Interior del Instituto Nacional de Estadstica y Geografa (INEGI) y en apego a lo sealado en los Lineamientos para la Elaboracin y Actualizacin de Manuales de Procedimientos del INEGI, se formul el presente Manual de Procedimientos de la Direccin General Adjunta de Recursos Materiales y Servicios Generales (DGARMSG) con el objeto de contar con el instrumento que permita conocer las actividades que se realizan en la ejecucin de los procedimientos para el mejor funcionamiento de las reas a su cargo. Mediante este Manual de Procedimientos se promover al interior de la DGARMSG, una administracin de calidad orientada al servicio y a los resultados, para mantener un funcionamiento eficaz, toda vez que ser el instrumento administrativo que debern observar las direcciones, subdirecciones y jefaturas de departamento responsables de los procedimientos mediante los cuales la DGARMSG cumple con las atribuciones que le confiere el Reglamento Interior del INEGI. El presente Manual se revisar anualmente con el fin de mantenerlo actualizado, de conformidad con el Programa de Documentacin de Procedimientos registrado en la Direccin General Adjunta de Programacin, Organizacin y Presupuesto (DGAPOP).
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Nombre del rea o Unidad Administrativa.
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PGINA:
5
MES. 02
AO.
2010
FECHA DE ELABORACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
Direccin General Adjunta de Recursos Materiales y Servicios Generales.
PGINA:
5
MES. 12
AO.
2012
FECHA DE ACTUALIZACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
II. MARCO JURDICO-ADMINISTRATIVO.- a) Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos. b) Tratados Internacionales:
b.1. Tratado de Libre Comercio de Amrica del Norte, Captulo X.
c) Leyes:
c.1. Ley de Ingresos de la Federacin para el Ejercicio Fiscal en vigor;
c.2. Ley de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con las Mismas;
c.3. Ley del Impuesto al Valor Agregado;
c.4. Ley del Impuesto Sobre Tenencia o Uso de Vehculos;
c.5. Ley del Sistema Nacional de Informacin Estadstica y Geogrfica;
c.6. Ley Federal de Archivos;
c.7. Ley Federal de Derechos;
c.8. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria;
c.9. Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Pblicos;
c.10. Ley General de Bienes Nacionales;
c.11. Ley General del Equilibrio Ecolgico y la Proteccin al Ambiente;
c.12. Ley General de Proteccin Civil, y
c.13. Leyes de los Sistemas Estatales de Proteccin Civil (Publicadas en los Peridicos Estatales de
los Gobiernos entre 1992 y 2000).
d) Reglamentos:
d.1. Reglamento de la Ley de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con las Mismas;
d.2. Reglamento de la Ley del Impuesto al Valor Agregado;
d.3. Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria;
d.4. Reglamento de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica del INEGI;
d.5. Reglamento Interior del Instituto Nacional de Estadstica y Geografa, y
d.6. Reglamento para el Transporte Terrestre de Materiales y Residuos Peligrosos.
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Nombre del rea o Unidad Administrativa.
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PGINA:
6
MES. 02
AO.
2010
FECHA DE ELABORACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
Direccin General Adjunta de Recursos Materiales y Servicios Generales.
PGINA:
6
MES. 12
AO.
2012
FECHA DE ACTUALIZACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
e) Decretos:
e.1. Decreto por el que se aprueban las bases para el Establecimiento del Sistema Nacional de
Proteccin Civil, 06/V/1986;
e.2. Decreto por el que se crea el Consejo Nacional de Proteccin Civil como rgano Consultivo de Coordinacin de Acciones y de Participacin Social en la Planeacin de la Proteccin Civil, 11/V/1990, y
e.3. Decreto por el que se declaran reformados los artculos 26 y 73, Fraccin XXIX-D de la
Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos.
f) Acuerdos:
f.1. Acuerdo por el que se crean 65 Consejos y Comits Municipales de Proteccin Civil de
diferentes estados de la Repblica Mexicana;
f.2. Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos a que se sujetar la guarda, custodia y plazo
de conservacin del Archivo Contable Gubernamental, D.O.F. 25/VIII/1998;
f.3. Acuerdo por el que se expide el Clasificador por Objeto del Gasto para la Administracin Pblica
Federal, 01/II/2008;
f.4. Acuerdo por el que se modifican las Medidas de austeridad y acciones para promover la eficacia
y eficiencia en la gestin del Instituto Nacional de Estadstica y Geografa, 03/V/2010, y
f.5. Acuerdo de la Junta de Gobierno del Instituto Nacional de Estadstica y Geografa por el que se establecen los lineamientos de Ahorro, Austeridad y Eficiencia en la gestin del Instituto Nacional de Estadstica y Geografa, publicado en el DOF el 25 de febrero de 2011 y sus actualizaciones para cada ejercicio fiscal.
g) Disposiciones administrativas Internas:
g.1. Las disposiciones internas de carcter administrativo que se encuentran disponibles para su consulta por cualquier interesado en la direccin electrnica:
http://www.inegi.org.mx/normateca.
h) Otros:
h.1. Acta Constitutiva de la Unidad Central de Proteccin Civil (VIII/1998);
h.2. Gua Tcnica del Programa Institucional de Proteccin Civil (VIII/2000);
h.3. Gua Tcnica para la Elaboracin de Programas Internos de Proteccin Civil de la Secretara de Gobernacin (VIII/2000);
h.4. Manual de Organizacin y Operacin del Sistema Nacional de Proteccin Civil (IX/1998), y
h.5. Norma de Archivo Contable Gubernamental 01 .- Disposiciones Aplicables al Archivo Contable Gubernamental, Secretara de Hacienda y Crdito Pblico, 27/9/2012.
http://www.inegi.org.mx/normateca -
Nombre del rea o Unidad Administrativa.
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PGINA:
7
MES. 02
AO.
2010
FECHA DE ELABORACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
Direccin General Adjunta de Recursos Materiales y Servicios Generales.
PGINA:
7
MES. 12
AO.
2012
FECHA DE ACTUALIZACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
III. GLOSARIO.- 1. Acervo Histrico.- Los documentos y expedientes que se conservan permanentemente por una
persona, familia o institucin como representativos de su desarrollo a travs del tiempo y se considera necesaria su descripcin, preservacin y difusin, como fuentes de primera mano, para la elaboracin de investigaciones y actividades histrico-culturales de una comunidad;
2. Archivo de Concentracin.- Unidad responsable de la administracin de documentos, cuya consulta es espordica por parte de las Unidades y reas Administrativas del Instituto y que permanecen en l hasta su destino final;
3. Archivo de Trmite.- Unidad responsable de la administracin de documentos de uso cotidiano y
necesario para el ejercicio de las atribuciones de una Unidad o rea Administrativa; 4. rea de Transportes.- El rea de las Unidades Administrativas, Direcciones Regionales y
Coordinaciones Estatales que tiene a cargo la administracin y control operativo de los vehculos terrestres;
5. rea Requirente (AR).- El rea en la Unidad Administrativa solicite o requiera formalmente la
adquisicin o arrendamiento de bienes o la contratacin de servicios, o bien, aqulla que los utilizar; 6. reas Administrativas.- Las Direcciones de Administracin de las Direcciones Generales, Junta de
Gobierno y Presidencia, Contralora Interna; las Direcciones de Administracin de las Direcciones Regionales; la Direccin de Servicios Generales de la Direccin General Adjunta de Recursos Materiales y Servicios Generales y las Subdirecciones de Administracin de las Coordinaciones Estatales;
7. Aseguradora.- El proveedor del servicio de aseguramiento de bienes del Instituto que mediante la
formalizacin de un contrato y/o pliza, asume ante ste las consecuencias daosas producidas por un siniestro, cuyo riesgo es objeto de la cobertura contratada;
8. Baja Documental.- Eliminacin de aquella documentacin que haya prescrito en sus valores
administrativos, legales, fiscales o contables y que no contenga valores histricos; 9. CAAS.- El Comit de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios; 10. CDD.- El Catlogo de Disposicin Documental; 11. CGCA.- El Cuadro General de Clasificacin Archivstica; 12. CI.- Contralora Interna; 13. Comit.- Comit de Informacin del Instituto Nacional de Estadstica y Geografa; 14. Compranet.- El Sistema Electrnico de Informacin Pblica Gubernamental sobre Adquisiciones,
Arrendamientos y Servicios; 15. Consigna.- La orden en materia de seguridad para que se observe a travs del vigilante; 16. CRETIB.- Los residuos considerados peligrosos por ser corrosivos, reactivos, explosivos, txicos,
inflamables o biolgico-infecciosos;
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Nombre del rea o Unidad Administrativa.
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PGINA:
8
MES. 02
AO.
2010
FECHA DE ELABORACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
Direccin General Adjunta de Recursos Materiales y Servicios Generales.
PGINA:
8
MES. 12
AO.
2012
FECHA DE ACTUALIZACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
17. CGCA.- El Cuadro General de Clasificacin Archivstica; 18. CVD.- El Comit de Valoracin Documental; 19. DCO.- La Direccin de Comunicacin Organizacional; 20. DECI.- El Departamento de Estrategia de Comunicacin Interna; 21. DGA.- La Direccin General de Administracin; 22. DGAAJ.- La Direccin General Adjunta de Asuntos Jurdicos; 23. DGAPOP.- La Direccin General Adjunta de Programacin, Organizacin y Presupuesto;
24. DGARMSG.- La Direccin General Adjunta de Recursos Materiales y Servicios Generales; 25. DGVSPI.- Direccin General de Vinculacin y Servicio Pblico de Informacin; 26. Difusin.- Conjunto de acciones que permiten hacer del conocimiento de las instituciones acadmicas,
gubernamentales y del pblico en general, el acervo que resguarda el Archivo Histrico del INEGI, ya sea por medios impresos, fsicos y electrnicos;
27. DOCORECO.- El Documento de Corresponsabilidad, Registro y Control; 28. D.O.F.- Diario Oficial de la Federacin; 29. Enlace Informtico.- El rea responsable de apoyar la coordinacin de la funcin informtica
institucional en las Direcciones Generales, en las Direcciones Regionales y en la Contralora Interna; 30. Fatiga.- La lista de asistencias e inasistencias de los guardias de seguridad, y de los lugares fsicos, ya
sea en edificio sede o edificios exteriores, donde se encuentra ubicado cada elemento de seguridad; 31. Gua EBC.- Gua Oficial de Informacin en la Repblica Mexicana para Comerciantes y Aseguradores
de Automviles, Camiones y Motocicletas; 32. Incidencia.- El suceso que surge en el curso de un asunto y tiene con ste algn enlace; 33. INEGI.- El Instituto Nacional de Estadstica y Geografa; 34. Ley.- La Ley del Sistema Nacional de Informacin Estadstica y Geogrfica; 35. LFTAIPG.- La Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental;
36. MANUAL.- Manual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Instituto Nacional de Estadstica y Geografa;
37. Monitoreo.- La actividad que se realiza a travs de la observacin y anlisis de las imgenes recibidas
por las cmaras de video vigilancia; 38. Norma Interna.- Norma Interna para el Control y Uso de los Vehculos del Instituto Nacional de
Estadstica y Geografa;
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Nombre del rea o Unidad Administrativa.
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PGINA:
9
MES. 02
AO.
2010
FECHA DE ELABORACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
Direccin General Adjunta de Recursos Materiales y Servicios Generales.
PGINA:
9
MES. 12
AO.
2012
FECHA DE ACTUALIZACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
39. Normas.- Normas en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Instituto Nacional de Estadstica y Geografa;
40. PAAAS.- El Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios; 41. PABI.- El Programa de Aseguramiento de Bienes del Instituto; 42. PANE .- El Programa Anual de Necesidades; 43. Portal de Transparencia.- Sitio Web del Instituto, en el que se divulgar la Informacin pblica a que
hace referencia el artculo 7 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental;
44. Producto de Difusin.- Material de audio, impreso, electrnico o audiovisual que conforme a la
normatividad vigente en la materia, cumple en contenido y estructura como un medio para informar a una comunidad sobre temas de su inters. Para efecto de este procedimiento se considera tambin producto de difusin toda actividad de extensin cultural como visitas guiadas, conferencias, plticas, exposiciones documentales permanentes o temporales, jornadas archivsticas, seminarios, reuniones, publicaciones peridicas, publicaciones nicas, reportajes culturales, talleres y toda aquella actividad de comunicacin interpersonal que permita fomentar en nuestros usuarios el acceso y uso de los servicios y documentos que preserva el Archivo Histrico;
45. Prototipo.- Ejemplar o primer molde de un objeto que se fabrica y permite detectar errores o
deficiencias antes de autorizar y generar su produccin; 46. Proveedor o Prestador de servicios.- La persona fsica o moral que proporciona un servicio o
abastece de bienes al INEGI, contratado mediante una orden de servicio, pedido o contrato de adquisiciones, arrendamientos o servicios;
47. Reposicin: Comprende la sustitucin de bienes muebles por robo, extravo o siniestro; as como el
reemplazo de bienes muebles instrumentales por dao parcial o total no susceptible de reposicin en cumplimiento a la prestacin de servicio de mantenimiento contratado por el Instituto;
48. Resguardante de vehculos.- El servidor pblico que tiene bajo su responsabilidad el resguardo temporal de uno o ms vehculos propiedad y/o al servicio del INEGI;
49. Resguardo Temporal.- El documento que ampara la asignacin de vehculos propiedad y/o al servicio
del INEGI, que precisa el estado y las condiciones en las que se entrega a los Resguardantes; 50. SAT.- El Servicio de Administracin Tributaria; 51. SFP.- La Secretara de la Funcin Pblica; 52. SHCP.- La Secretara de Hacienda y Crdito Pblico; 53. SIA.- El Sistema Integral de Administracin; 54. SIET.- El Sistema de Equipo de Transporte que registra y controla el parque vehicular institucional; 55. Siniestro.- El acontecimiento que indica la avera, destruccin o prdida de un vehculo como producto
de un suceso, entendindose por ste, la verificacin de un hecho de la naturaleza o un acto del hombre;
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Nombre del rea o Unidad Administrativa.
.
PGINA:
10
MES. 02
AO.
2010
FECHA DE ELABORACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
Direccin General Adjunta de Recursos Materiales y Servicios Generales.
PGINA:
10
MES. 12
AO.
2012
FECHA DE ACTUALIZACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
56. SRB.- El Subcomit de Revisin de Bases; 57. Tesorera del INEGI.- La Direccin de Tesorera, adscrita a la Direccin General Adjunta de
Programacin, Organizacin y Presupuesto, de la Direccin General de Administracin; 58. Transferencia Permanente de vehculos.- La entrega-recepcin de unidades vehiculares nuevas o
usadas para su reasignacin interna en las UA, Direcciones Regionales y Coordinaciones Estatales; 59. Transferencia Temporal de vehculos.- La Entrega-recepcin de unidades vehiculares nuevas o
usadas en prstamo para un Programa Institucional; 60. Unidades Administrativas y/o UA.- Las Direcciones Generales del INEGI previstas en el artculo 3 del
Reglamento Interior del INEGI; 61. Valoracin Documental.- Actividad que consiste en el anlisis e identificacin de los valores
documentales para establecer criterios de disposicin y acciones de transferencia; 62. Vehculos.- Los vehculos terrestres propiedad y/o al servicio del INEGI, y 63. Vigilante.- El elemento o guardia que presta el servicio de proteccin y vigilancia al INEGI.
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Nombre del rea o Unidad Administrativa.
.
PGINA:
11
MES. 02
AO.
2010
FECHA DE ELABORACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
Direccin General Adjunta de Recursos Materiales y Servicios Generales.
PGINA:
11
MES. 12
AO.
2012
FECHA DE ACTUALIZACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
IV. OBJETO.- Dar a conocer la descripcin de las actividades y polticas que integran los procedimientos mediante los que operan las reas de la DGARMSG para facilitar y homogeneizar el desarrollo de las tareas encomendadas a cada una de stas.
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Nombre del rea o Unidad Administrativa.
.
PGINA:
12
MES. 02
AO.
2010
FECHA DE ELABORACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
Direccin General Adjunta de Recursos Materiales y Servicios Generales.
PGINA:
12
MES. 12
AO.
2012
FECHA DE ACTUALIZACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
V. POLTICAS GENERALES.-
1. El presente Manual de Procedimientos ser de observancia obligatoria para las direcciones,
subdirecciones y jefaturas de departamento que conforman a la DGARMSG, en el mbito de su competencia, y
2. Corresponder a los titulares de las direcciones de rea de la DGARMSG asegurarse que las reas de
su adscripcin implementen y den cumplimiento al presente Manual de Procedimientos en el mbito de su competencia.
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Nombre del rea o Unidad Administrativa.
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PGINA:
13
MES. 02
AO.
2010
FECHA DE ELABORACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
Direccin General Adjunta de Recursos Materiales y Servicios Generales.
PGINA:
13
MES. 12
AO.
2012
FECHA DE ACTUALIZACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
VI. PROCEDIMIENTOS.-
Pgina Proceso de adquisicin de bienes y contratacin de servicios.
1. Procedimiento de solicitud, recepcin y anlisis de insumos (PANE). 16 2. Procedimiento de integracin y consolidacin de requerimientos (PANE). 21 3. Procedimiento de control y seguimiento de adquisiciones. 30 4. Procedimiento de publicacin y resumen de convocatoria (Licitacin
Pblica). 50
5. Procedimiento de junta de aclaraciones (Licitacin Pblica). 58 6. Procedimiento de presentacin y apertura de proposiciones (Licitacin
Pblica). 69
7. Procedimiento de determinacin del proceso de adjudicacin. 79 8. Procedimiento de invitacin a cuando menos tres personas. 84 9. Procedimiento de adjudicacin directa. 111
10. Procedimiento del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios.
123
Proceso de administracin de bienes.
11. Procedimiento de recepcin, resguardo y registro de bienes de consumo. 131 12. Procedimiento de guarda, custodia y suministro de bienes de consumo. 136 13. Procedimiento para el inventario cclico en el almacn de bienes de
consumo. 141
14. Procedimiento de toma fsica de inventarios en el almacn de bienes de consumo.
147
15. Procedimiento de registro de bienes muebles instrumentales nuevos. 155 16. Procedimiento de recepcin de bienes muebles instrumentales nuevos. 161 17. Procedimiento de suministro de bienes muebles instrumentales nuevos. 167 18. Procedimiento de conciliacin contable de activo fijo. 173 19. Procedimiento de coordinacin del levantamiento fsico de bienes
muebles Instrumentales a nivel nacional. 187
20. Procedimiento de enajenacin de bienes. 197 21. Procedimiento de Comit de Bienes Muebles. 209 22. Procedimiento del Programa Anual de Disposicin Final. 213 23. Procedimiento para la contratacin del Programa de Aseguramiento de
Bienes. 218
24. Procedimiento de inspeccin para identificacin de bienes y riesgos. 228 25 Procedimiento de recepcin de bienes muebles instrumentales 233
Proceso de administracin de servicios generales.
26. Procedimiento de servicio de limpieza de inmuebles. 242 27. Procedimiento de servicio de limpieza y desinfeccin de equipos
enfriadores de agua. 249
28. Procedimiento de servicio de lavado en seco. 256 29. Procedimiento de gestin de residuos. 261 30. Procedimiento de servicio de jardinera. 267 31. Procedimiento de servicio de fumigacin. 274 32. Procedimiento de abastecimiento de agua purificada envasada. 281 33. Procedimiento de solicitud y entrega de boletos areos. 290
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Nombre del rea o Unidad Administrativa.
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PGINA:
14
MES. 02
AO.
2010
FECHA DE ELABORACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
Direccin General Adjunta de Recursos Materiales y Servicios Generales.
PGINA:
14
MES. 12
AO.
2012
FECHA DE ACTUALIZACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
Pgina
34. Procedimiento de programacin y reservacin de espacios en el saln de usos mltiples y auditorio.
295
35. Procedimiento de administracin del servicio de maniobras de mobiliario y equipo.
298
36. Procedimiento de administracin de la seguridad. 306 37. Procedimiento de mantenimiento a equipo de seguridad. 313 38. Procedimiento del Programa Interno de Proteccin Civil. 320 39. Procedimiento de registro del parque vehicular. 325 40. Procedimiento de resguardo y uso de vehculos. 330 41. Procedimiento de suministro y control de combustibles. 336 42. Procedimiento de mantenimiento del parque vehicular. 343 43. Procedimiento de accidentes viales, robo de vehculos y prdida de
autopartes. 350
44. Procedimiento de baja y destino final de vehculos. 356 45. Procedimiento de control vehicular. 361 46. Procedimiento de conciliacin de vales de combustible y lubricantes. 365 47. Procedimiento de anlisis para otorgar dotaciones adicionales de
combustible. 368
Proceso de obras y mantenimiento.
48. Procedimiento de obras y proyectos. 372 49. Procedimiento del Programa de Uso Eficiente y Racional del Agua. 380 50. Procedimiento del Programa de Consumo Responsable de Materiales de
Oficina. 386
51. Procedimiento de mantenimiento y conservacin de inmuebles. 391 52. Procedimiento de mantenimiento y conservacin a bienes muebles. 395 53. Procedimiento de verificacin y gestin del cumplimiento ambiental,
seguridad ocupacional e infraestructura. 399
54. Procedimiento de control de rendimientos energticos. 405 55. Procedimiento de mantenimiento a instalaciones elctricas e
hidrosanitarias. 410
56. Procedimiento de mantenimiento a plantas generadoras de energa elctrica y UPS.
414
57. Procedimiento de integracin del Captulo 5000. 418 58. Procedimiento de control inmobiliario. 426 59. Procedimiento de reordenamiento de espacios fsicos. 429 60. Procedimiento de mantenimiento de equipos de aire acondicionado. 433 61. Procedimiento de mantenimiento de la plata de tratamiento de aguas
residuales. 436
62. Procedimiento de anlisis y validacin de consumos de energa elctrica de los aviso-recibo de la CFE.
441
63. Procedimiento de identificacin de circuitos elctricos de distribucin en el complejo Sede.
446
64. Procedimiento de mantenimiento a subestaciones elctricas en el complejo Sede.
451
65. Procedimiento de operacin de la infraestructura electromecnica. 456 66. Procedimiento de gestin de recursos para infraestructura
electromecnica. 462
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Nombre del rea o Unidad Administrativa.
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PGINA:
15
MES. 02
AO.
2010
FECHA DE ELABORACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
Direccin General Adjunta de Recursos Materiales y Servicios Generales.
PGINA:
15
MES. 12
AO.
2012
FECHA DE ACTUALIZACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
Pgina
67. Procedimiento de supervisin y validacin de los servicios de mantenimiento al equipo de infraestructura electromecnica.
467
68. Procedimiento de mantenimiento a los sistemas solares en las instalaciones del complejo Sede.
472
Proceso de Archivo Institucional.
69. Procedimiento de elaboracin y actualizacin del Cuadro General de Clasificacin Archivstica y el Catlogo de Disposicin Documental.
477
70. Procedimiento de seguimiento de la operacin de los archivos de trmite. 494 71. Procedimiento de difusin del acervo histrico. 513 72. Procedimiento de liberacin y baja documental. 519
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Nombre del rea o Unidad Administrativa.
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PGINA:
16
MES. 02
AO.
2010
FECHA DE ELABORACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
1. Procedimiento de solicitud, recepcin y anlisis de insumos (PANE).
PGINA:
16
MES. 12
AO.
2012
FECHA DE ACTUALIZACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
1. Objetivo.-
Solicitar, recibir y analizar el presupuesto anual autorizado y el catlogo de bienes en archivo electrnico e impresos, a fin de verificar el recurso econmico asignado a cada Unidad Administrativa y revisar el catlogo de bienes e integrarlo al reporte concentrado. 2. mbito de Aplicacin.-
2.a. El procedimiento es aplicable a la Subdireccin de Inventarios y Almacn y a las Unidades Administrativas.
3. Polticas de Operacin.- 3.a. El presupuesto anual autorizado nicamente podr ser obtenido por el personal de la Subdireccin de
Adquisiciones y Contratacin de Servicios del Mdulo de Informacin Presupuestal y Financiera (MIPF), y
3.b. El catlogo de bienes ser proporcionado por la Subdireccin de Inventarios y Almacn a la
Subdireccin de Adquisiciones y Contratacin de Servicios de acuerdo a las caractersticas solicitadas.
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Nombre del rea o Unidad Administrativa.
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PGINA:
17
MES. 02
AO.
2010
FECHA DE ELABORACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
1. Procedimiento de solicitud, recepcin y anlisis de insumos (PANE).
PGINA:
17
MES. 12
AO.
2012
FECHA DE ACTUALIZACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
4. Descripcin Narrativa.-
RESPONSABLE
ACTIVIDAD DOCUMENTOS INVOLUCRADOS
No. DESCRIPCIN
Subdireccin de Adquisiciones y Contratacin de Servicios (SACS). Departamento de Anlisis y Control Estadstico en Adquisiciones (DACEA). SACS. DACEA. SACS. DACEA.
1.
2.
3.
3.1
3.2
4.
4.1
5.
6.
Consulta a travs del Mdulo de Informacin Presupuestal y Financiera (MIPF) en intranet, el presupuesto autorizado, se imprime y turna. Recibe y prepara resumen de propuestas de partidas susceptibles de adquirir y turna. Recibe y determina las partidas que son susceptibles de adquirir. Elabora oficio de solicitud del Catlogo de bienes con caractersticas tcnicas y enva a la Subdireccin de Inventarios y Almacn. Demora. Recibe el Catlogo de bienes de la Subdireccin de Inventarios y Almacn y turna. Recibe el Catlogo de bienes y analiza. Cumple con las caractersticas solicitadas? No. Elabora resumen de observaciones para avisar al Subdirector y turna. Recibe y solicita a la Subdireccin de Inventarios y Almacn las correcciones del Catlogo de bienes con caractersticas tcnicas. Demora. Contina en la actividad No. 3.2. S. Integra al Sistema de captura del PANE
Presupuesto autorizado (original). Presupuesto autorizado (original). Resumen de partidas (original). Resumen de partidas (original). Oficio de solicitud de Catlogo de bienes (original). Catlogo de bienes (original). Catlogo de bienes (original). Resumen de observaciones (original). Resumen de observaciones (original). Sistema de captura del PANE.
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Nombre del rea o Unidad Administrativa.
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PGINA:
18
MES. 02
AO.
2010
FECHA DE ELABORACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
1. Procedimiento de solicitud, recepcin y anlisis de insumos (PANE).
PGINA:
18
MES. 12
AO.
2012
FECHA DE ACTUALIZACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD DOCUMENTOS INVOLUCRADOS
No. DESCRIPCIN
SACS.
6.1
7.
por partida y descripcin. Genera y entrega el Sistema de Captura del PANE para su Visto Bueno. Recibe y da el Visto Bueno al Sistema de Captura del PANE para iniciar su distribucin a las Direcciones Generales. Fin del procedimiento.
Sistema de captura del PANE. Sistema de captura del PANE.
-
Nombre del rea o Unidad Administrativa.
.
PGINA:
19
MES. 02
AO.
2010
FECHA DE ELABORACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
1. Procedimiento de solicitud, recepcin y anlisis de insumos (PANE).
PGINA:
19
MES. 12
AO.
2012
FECHA DE ACTUALIZACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
5. Diagrama de Flujo.-
O PRESUPUESTO AUTORIZADO
CONSULTA EL PRESUPUESTO
AUTORIZADO 1
SACS
DACEA
A
INICIO
RECIBE Y PREPARA EL RESUMEN DE PROPUESTAS DE PARTIDAS SUSCEPTIBLES DE
ADQUIRIR 2
O PRESUPUESTO AUTORIZADO
O
RESUMEN DE PARTIDAS
RECIBE Y DETERMINA LAS PARTIDAS SUSCEPTIBLES DE
ADQUIRIR 3
SACS
O RESUMEN DE
PARTIDAS
ELABORA OFICIO Y ENVA A LA
SUBDIRECCIN DE INVENTARIOS Y ALMACN
3.1
O OFICIO DE SOLICITUD
DE CATLOGO DE BIENES
D
MDULO DE
INFORMACIN
PRESUPUESTAL
Y FINANCIERA
-
Nombre del rea o Unidad Administrativa.
.
PGINA:
20
MES. 02
AO.
2010
FECHA DE ELABORACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
1. Procedimiento de solicitud, recepcin y anlisis de insumos (PANE).
PGINA:
20
MES. 12
AO.
2012
FECHA DE ACTUALIZACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
CUMPLE CON LAS CARACTERSTICAS
SOLICITADAS?
S
NO
A
RECIBE EL CATLOGO DE LA SUBDIRECCIN DE
INVENTARIOS Y ALMACN Y TURNA
3.2
O CATLOGO DE
BIENES
DACEA
RECIBE Y ANALIZA
4 O CATLOGO DE
BIENES
ELABORA RESUMEN
4.1 O RESUMEN DE
OBSERVACIONES
D
RECIBE Y SOLICITA LAS CORRECIONES DEL
CATLOGO DE BIENES 5
SACS
O RESUMEN DE
OBSERVACIONES
INTEGRA AL SISTEMA POR PARTIDA Y DESCRIPCIN
6
GENERA Y ENTREGA PARA VISTO BUENO
6.1
RECIBE Y DA EL VISTO BUENO
AL SISTEMA PARA SU DISTRIBUCIN
7
SACS
FIN
SISTEMA DE CAPTURA DE
PANE
SISTEMA DE CAPTURA DE
PANE
SISTEMA DE
CAPTURA
1
1
-
Nombre del rea o Unidad Administrativa.
.
PGINA:
21
MES. 02
AO.
2010
FECHA DE ELABORACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
2. Procedimiento de integracin y consolidacin de requerimientos (PANE).
2. Integracin y Consolidacin de Requerimientos.
PGINA:
21
MES. 12
AO.
2012
FECHA DE ACTUALIZACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
1. Objetivo.-
Solicitar a las Unidades Administrativas los requerimientos del Programa Anual de Necesidades (PANE) especificando los lineamientos a seguir, integrar un concentrado de las Unidades Administrativas para llevar a cabo la adquisicin de los productos requeridos, as como hacer llegar la informacin definitiva del PANE a las reas Tcnicas para que sea integrada en los procesos de adjudicacin.
2. mbito de Aplicacin.-
2.a. El procedimiento es aplicable a la Subdireccin de Inventarios y Almacn y a las Unidades
Administrativas Centrales. 3. Polticas de Operacin.- 3.a. Las Unidades Administrativas Centrales sern las responsables de elaborar sus requisiciones, las
cuales debern contener las necesidades de bienes y las autorizaciones correspondientes; 3.b. En caso de incluir bienes fuera del catlogo o cuadro bsico, el importe en conjunto por cada tipo de
bien, deber ser igual o superior a los cinco mil pesos, y
3.c. El registro de bienes nicamente deber realizarse en el sistema que la DGARMSG proporcione.
-
Nombre del rea o Unidad Administrativa.
.
PGINA:
22
MES. 02
AO.
2010
FECHA DE ELABORACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
2. Procedimiento de integracin y consolidacin de requerimientos (PANE).
2. Integracin y Consolidacin de Requerimientos.
PGINA:
22
MES. 12
AO.
2012
FECHA DE ACTUALIZACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
4. Descripcin Narrativa.-
RESPONSABLE
ACTIVIDAD DOCUMENTOS INVOLUCRADOS
No. DESCRIPCIN
Direccin General Adjunta de Recursos Materiales y Servicios Generales (DGARMSG). Subdireccin de Adquisiciones y Contratacin de Servicios (SACS). Departamento de Anlisis y Control Estadstico de Adquisiciones (DACEA).
1.
1.1
2.
2.1
3.
4.
4.1
Solicita la integracin del PANE a las UA. Demora. Recibe de las UA oficio y requerimientos del PANE y turna. Recibe y revisa los requerimientos. Est completa y correcta la informacin en forma Cuantitativa? No. Solicita informacin faltante a las UA. Demora. Contina en la actividad No. 2. S. Recibe y analiza la informacin de las UA. Est completa y correcta la informacin en forma Cualitativa? No. Contina en la actividad No. 2.1. S. Descarga la informacin al Sistema de captura del PANE y genera reporte. Analiza el reporte integrado del PANE y realiza observaciones y turna.
Oficio de PANE (original). Oficio de las UA (original). Requerimientos de PANE (original). Oficio de las UA (original). Requerimientos de PANE (original). Atenta nota (original). Requerimientos de PANE (original). Requerimientos de PANE (original). Sistema de captura del PANE Reporte. Requerimiento Integrado del PANE (original).
-
Nombre del rea o Unidad Administrativa.
.
PGINA:
23
MES. 02
AO.
2010
FECHA DE ELABORACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
2. Procedimiento de integracin y consolidacin de requerimientos (PANE).
2. Integracin y Consolidacin de Requerimientos.
PGINA:
23
MES. 12
AO.
2012
FECHA DE ACTUALIZACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD DOCUMENTOS INVOLUCRADOS
No. DESCRIPCIN
SACS. DACEA.
5.
5.1
5.2
6.
7.
8.
9.
10.
Recibe, elabora y enva oficio a las UA convocndolas a reuniones para revisin conjunta de requerimientos integrados del PANE. Demora. Realiza reuniones de trabajo con las UA. Asistieron todos los representantes de las UA convocadas? No. Realiza llamada a la UA faltante y solicita que acuda la persona asignada. Contina en la actividad No. 6. S. Da a conocer el objetivo y las recomendaciones de la reunin. Expone las partidas a revisar en la reunin, da lectura a los bienes que integran el PANE y anota modificaciones cuando sea el caso. Realiza las modificaciones presentadas por las UA para depurar el Requerimiento integral del PANE y concluye reunin. Actualiza el cuadro de requerimientos integrado del PANE. Se requieren otras reuniones de trabajo para la revisin del PANE con las UA? S. Contina en la actividad No. 5. No. Genera cuadro definitivo del PANE y turna.
Oficio (original). Requerimiento Integrado del PANE (original). Requerimiento Integrado del PANE (original). Requerimiento Integrado del PANE (original). Requerimiento Integrado del PANE (original). Requerimiento Integrado del PANE (original). Requerimiento Integrado del PANE Modificado (original). Requerimiento Integrado del PANE Modificado (original). Requerimientos definitivo por partida y grupo de licitaciones (original).
-
Nombre del rea o Unidad Administrativa.
.
PGINA:
24
MES. 02
AO.
2010
FECHA DE ELABORACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
2. Procedimiento de integracin y consolidacin de requerimientos (PANE).
2. Integracin y Consolidacin de Requerimientos.
PGINA:
24
MES. 12
AO.
2012
FECHA DE ACTUALIZACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD DOCUMENTOS INVOLUCRADOS
No. DESCRIPCIN
SACS. DACEA.
11.
12.
13.
14.
15.
Recibe, revisa y turna a las reas Tcnicas responsables de los procesos de licitacin del PANE para que nos representen en los procesos licitatorios. Demora. Recibe de las reas Tcnicas responsables de los procesos de licitacin del PANE la descripcin de bienes de las Convocatorias y el proyecto. Solicita al Departamento de Licitaciones la elaboracin de los Proyectos de Convocatorias de Licitaciones Pblicas para las adquisiciones del PANE. Demora. Recibe del Departamento de Licitaciones, la Convocatoria y Actas (Junta de Aclaraciones, Propuestas Tcnica y Econmica y Fallo). Genera las Afectaciones Presupuestales por pedidos y contratos y Unidades Administrativas y turna. Al Departamento de Control y Seguimiento. Fin del procedimiento.
Oficio para reas tcnicas (original). Requerimientos definitivo por partida y grupo de licitaciones (original). Proyectos de Convocatoria (original). Descripcin de bienes (original). Proyectos de Convocatorias de Licitacin Pblica (original). Descripcin de bienes (original). Convocatoria (original). Actas de Licitacin (original). Afectaciones Presupuestales (original).
-
Nombre del rea o Unidad Administrativa.
.
PGINA:
25
MES. 02
AO.
2010
FECHA DE ELABORACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
2. Procedimiento de integracin y consolidacin de requerimientos (PANE).
2. Integracin y Consolidacin de Requerimientos.
PGINA:
25
MES. 12
AO.
2012
FECHA DE ACTUALIZACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
5. Diagrama de Flujo.-
ESTA COMPLETA Y CORRECTA LA INFORMACION
CUANTITATIVAMENTE?
S
NO
A
SOLICITA EL PANE A
LAS UA 1
O OFICIO DE LAS UA
DGARMSG
SOLICITA INFORMACION
A LAS UA 2.1
SACS
RECIBE Y REVISA LOS
REQUERIMIENTOS 2
O ATENTA NOTA
INICIO
RECIBE DE LAS UA OFICIO Y REQUERIMIENTOS DEL
PANE Y TURNA 1.1
O REQUERIMIENTOS
DE PANE
O OFICIO DE LAS UA
O REQUERIMIENTOS
DE PANE
D
B
D
O OFICIO DE PANE
DE LAS UA
1
1
-
Nombre del rea o Unidad Administrativa.
.
PGINA:
26
MES. 02
AO.
2010
FECHA DE ELABORACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
2. Procedimiento de integracin y consolidacin de requerimientos (PANE).
PGINA:
26
MES. 12
AO.
2012
FECHA DE ACTUALIZACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
C
RECIBE Y ANALIZA LA INFORMACION DE LAS UA 3
DACEA
O REQUERIMIENTOS
DE PANE
A
ESTA COMPLETA Y CORRECTA LA INFORMACION
CUALITATIVAMENTE?
S
NO
DESCARGA LA
INFORMACION Y GENERA REPORTE
4
O REQUERIMIENTOS DE
PANE
ANALIZA EL REPORTE INTEGRADO DEL PANE Y
REALIZA OBSERVACIONES Y
TURNA 4.1
O REQUERIMIENTO
INTEGRADO DE PANE
SISTEMA DE
CAPTURA
B
-
Nombre del rea o Unidad Administrativa.
.
PGINA:
27
MES. 02
AO.
2010
FECHA DE ELABORACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
2. Procedimiento de integracin y consolidacin de requerimientos (PANE).
PGINA:
27
MES. 12
AO.
2012
FECHA DE ACTUALIZACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
D
CONVOCA A REUNIONES PARA
REVISIN DE REQUERIMIENTOS INTEGRALES DEL PANE
5
SACS
C
ASISTIERON TODOS LOS
REPRESENTANTES DE LAS UA?
S
NO
DA A CONOCER EL OBJETIVO Y
RECOMENDACIONES DE LA REUNION
6
O REQUERIMIENTO
INTEGRADO DE PANE
REALIZA REUNIONES DE TRABAJO
CON LAS UA 5.1
D
O OFICIO
O REQUERIMIENTO
INTEGRADO DE PANE
REALIZA LLAMADAS AL REA FALTANTE Y SOLICITA
ACUDAN A LA REUNION 5.2
O REQUERIMIENTO
INTEGRADO DE PANE
O REQUERIMIENTO
INTEGRADO DE PANE
E
-
Nombre del rea o Unidad Administrativa.
.
PGINA:
28
MES. 02
AO.
2010
FECHA DE ELABORACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
2. Procedimiento de integracin y consolidacin de requerimientos (PANE).
PGINA:
28
MES. 12
AO.
2012
FECHA DE ACTUALIZACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
F
CELEBRA REUNIN Y ANOTA
MODIFICACIONES 7
DACEA
D
SE REQUIEREN OTRAS REUNIONES
DE TRABAJO DE REVISION DEL
PANE?
NO
S
GENERA CUADRO
10
O REQUERIMIENTO
INTEGRADO DE PANE
REALIZA LAS MODIFICACIONES PRESENTADAS POR LAS UA,
DEPURA Y CONCLUYE REUNION 8
O REQUERIMIENTO
INTEGRADO DE PANE MODIFICADO
O REQUERIMIENTOS
DEFINITIVO DE PANE
ACTUALIZA EL CUADRO DE
REQUERIMIENTOS 9
O REQUERIMIENTO
INTEGRADO DE PANE MODIFICADO
E
-
2. Procedimiento de integracin y consolidacin de requerimientos (PANE). PGINA:
29
MES. 12
AO.
2012
FECHA DE ACTUALIZACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
RECIBE, ELABORA OFICIO Y
TURNA 11
SACS
F
RECIBE DE LAS AREAS TCNICAS RESPONSABLES LOS ANEXOS 1 Y PROYECTOS DE CONVOCATORIAS 12
TURNA Y SOLICITA AL DEPARTAMENTO LICITACIONES
ELABORAR PROYECTOS DE CONVOCATORIAS CON ANEXO1
13
O REQUERIMIENTOS
DEFINITIVOS DE PANE
O OFICIO PARA REAS
TECNICAS
D
O DESCRIPCIN DE
BIENES
O PROYECTOS DE
CONVOCATORIAS A L.P
FIN
DACEA
D
RECIBE DEL DEPARTAMENTO DE
LICITACIONES LA DOCUMENTACIN
14 O ACTAS DE LICITACION
O CONVOCATORIA
GENERA LAS AFECTACIONES PRESUPUESTALES POR PEDIDOS
Y CONTRATOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS Y TURNA
15
O AFECTACIONES
PRESUPUESTALES
O PROYECTOS DE
CONVOCATORIAS
O DESCRIPCIN DE
BIENES
-
Nombre del rea o Unidad Administrativa.
.
PGINA:
30
MES. 02
AO.
2010
FECHA DE ELABORACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
3. Procedimiento de control y seguimiento de adquisiciones.
PGINA:
30
MES. 12
AO.
2012
FECHA DE ACTUALIZACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
1. Objetivo.- Formalizar los pedidos y compras directas y dar seguimiento a las adquisiciones de bienes mediante el envo de requerimientos a los proveedores, para asegurar el cumplimiento de las obligaciones que se estipulan en los mismos, a fin de que las Unidades Administrativas cuenten en tiempo y forma con los bienes solicitados. 2. mbito de Aplicacin.- 2.a. El procedimiento es aplicable a las Unidades Administrativas del INEGI. 3. Polticas de Operacin.- 3.a. Previo a la firma de los pedidos mayores a trescientos mil pesos antes del impuesto al valor agregado
por parte de los proveedores, se deber contar con el acuse de respuesta del Sistema de Administracin Tributaria respecto a la opinin sobre el cumplimiento de obligaciones fiscales;
3.b. En los casos en que los proveedores no se presenten a la formalizacin del pedido o compra directa, al
trmino del plazo establecido en el artculo 64 de las Normas en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Instituto Nacional de Estadstica y Geografa, se proceder a verificar si existe participante en segundo lugar que cumpla los requisitos requeridos, para su adjudicacin;
3.c. Los pedidos se enviarn para registro presupuestal, una vez que haya sido formalizado por parte del
proveedor; 3.d. Las garantas de cumplimiento se recibirn dentro del plazo establecido en el artculo 68 de las Normas
en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Instituto Nacional de Estadstica y Geografa, caso contrario, se deber enviar oficio al proveedor informando que se proceder a la rescisin por incumplimiento en la entrega de las mismas. Asimismo, las garantas de cumplimiento se debern enviar dentro del siguiente mes calendario al de su recepcin a la DGAAJ para su custodia;
3.e. La solicitud del Documento de Aceptacin de Bienes a las reas requirentes, se har una vez que se
cuente con el informe de entrada que emite la Subdireccin de Inventarios y Almacn y/o al momento en que el proveedor presente su factura para su revisin, con el sello de entrada por dicha Subdireccin;
3.f. Los rechazos de bienes se notificarn por escrito al proveedor, una vez que se cuente con el oficio por
parte del rea Requirente; 3.g. En caso de que las facturas entregadas por los proveedores para su pago, presenten errores o
deficiencias, dentro de los 3 das hbiles siguientes a los de su recepcin, se deber indicar por escrito al proveedor las deficiencias que debe corregir;
3.h. Las penas convencionales por atraso, se calcularn de acuerdo al porcentaje establecido en el contrato,
pedido y/o compra directa, mismas que se harn del conocimiento mediante oficio al proveedor correspondiente, y
3.i. El formato Solicitud de Pago Interbancario citado en este procedimiento, est incluido en el Manual de
Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Instituto Nacional de Estadstica y Geografa.
-
Nombre del rea o Unidad Administrativa.
.
PGINA:
31
MES. 02
AO.
2010
FECHA DE ELABORACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
3. Procedimiento de control y seguimiento de adquisiciones.
PGINA:
31
MES. 12
AO.
2012
FECHA DE ACTUALIZACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
4. Descripcin Narrativa.-
RESPONSABLE
ACTIVIDAD DOCUMENTOS INVOLUCRADOS
No. DESCRIPCIN
Departamento de Control y Seguimiento de Adquisiciones (DCSA). rea Requirente (AR). DCSA.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Recibe de los Departamentos de Contratos y Adquisiciones, el contrato, pedido o compra directa, el expediente que soporta el proceso de contratacin y documentacin administrativa-legal del proveedor. Abre expediente de Control y Seguimiento, archiva documentacin administrativa-legal y registra en la Base de Datos de Control y Seguimiento. Elabora oficio recaba firma del Subdirector de Adquisiciones y Contratacin de Servicios y enva al servidor pblico responsable de administrar y dar seguimiento al Pedido o Compra Directa (rea Requirente), archiva y registra en la Base de Datos de Control y Seguimiento. Recibe, firma el pedido y devuelve. Recibe pedido y registra en la Base de Datos de Control y Seguimiento. Escanea el Contrato, Pedido o Compra Directa, y lo enva a travs de correo electrnico al rea Requirente y al almacn, involucrados en la entrega recepcin y la aceptacin de bienes; archiva y registra en la Base de Datos de Control y Seguimiento. Elabora relacin de pedidos para autorizacin presupuestal, enva a la UA, archiva y registra en la Base de Datos de Control y Seguimiento.
Nota (original). Expediente del proceso (original). Contrato (copia), o Pedido ( 3 originales) o Compra Directa ( 3 originales). Documentacin administrativa-legal (original). Expediente del proceso (original). Expediente de control y seguimiento (original). Contrato (copia), o Pedido (3 originales), o Compra Directa (3 originales). Oficio (original). Expediente de control y seguimiento (original). Contrato (copia), o Pedido (3 originales), o Compra Directa (3 originales). Oficio (original). Pedido (3 originales). Oficio (oficio). Pedido (3 originales). Expediente de control y seguimiento (original). Contrato (copia), o Pedido (3 originales), o Compra Directa (3 originales). Expediente de control y seguimiento (original). Relacin de pedidos enviados para su autorizacin presupuestal (original y copia) Pedido (3 originales).
-
Nombre del rea o Unidad Administrativa.
.
PGINA:
32
MES. 02
AO.
2010
FECHA DE ELABORACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
3. Procedimiento de control y seguimiento de adquisiciones.
PGINA:
32
MES. 12
AO.
2012
FECHA DE ACTUALIZACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD DOCUMENTOS INVOLUCRADOS
No. DESCRIPCIN
UA. DCSA.
7.1
8.
9.
10.
11.
Turna relacin al Subdirector de Adquisiciones y Contratacin de Servicios para su revisin y firma. Recibe, autoriza y devuelve. Recibe, archiva y registra en la Base de Datos de Control y Seguimiento. Demora. Se presenta a firmar el proveedor? No. Informa al Subdirector de Adquisiciones y Contratacin de Servicios y elabora nota al Departamento de Contratos para que notifique el incumplimiento del proveedor a CI y registra en la Base de Datos de Control y Seguimiento. Fin. S. Recibe por parte del proveedor escrito vigente emitido por el Sistema de Administracin Tributaria (SAT) respecto a la opinin sobre el cumplimiento de obligaciones fiscales, en su caso, y revisa. Est al corriente en sus obligaciones fiscales? No. Contina en la actividad No. 10.
Relacin de Envo de Pedidos para Autorizacin Presupuestal (original). Pedido (3 originales). Relacin de Envo de Pedidos para Autorizacin Presupuestal (original). Pedido (3 originales). Oficio (original). Pedido (3 originales). Expediente de control y seguimiento (original). Nota (original). Expediente de control y seguimiento (original). Expediente de control y seguimiento (Original). Pedido (3 originales). Escrito del SAT (copia).
-
Nombre del rea o Unidad Administrativa.
.
PGINA:
33
MES. 02
AO.
2010
FECHA DE ELABORACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
3. Procedimiento de control y seguimiento de adquisiciones.
PGINA:
33
MES. 12
AO.
2012
FECHA DE ACTUALIZACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD DOCUMENTOS INVOLUCRADOS
No. DESCRIPCIN
12.
13.
13.1
14.
15.
15.1
16.
S. Recaba firma del proveedor, le entrega un tanto original, archiva y registra en la Base de Datos de Control y Seguimiento. Recibe del proveedor garanta de anticipo, en su caso, de cumplimiento; revisa, archiva y registra en la Base de Datos de Control y Seguimiento. Solicita al proveedor, en su caso, haga las correcciones a la(s) garanta(s) y registra en la Base de Datos de Control y Seguimiento. Verifica en la Base de Datos de Control y Seguimiento si hay incumplimientos en las entregas de garantas por parte de los proveedores. Existen incumplimientos? S. Elabora oficio al proveedor para informarle que se proceder a la rescisin por incumplimiento; enva, archiva y registra en la Base de Datos de Control y Seguimiento. Turna oficio al Subdirector de Adquisiciones y Contratacin de Servicios para su revisin y firma. Elabora nota al Departamento de Contratos, enva expediente para que inicie el proceso de rescisin correspondiente y registra. Fin.
Pedido (2 originales). Expediente de control y seguimiento (original). Expediente de control y seguimiento (original). Garanta de anticipo y/o cumplimiento (original y copia). Expediente de control y seguimiento (original). Garanta de anticipo y/o cumplimiento (original y copia). Expediente de control y seguimiento (original). Oficio (original y copia). Nota (original y copia). Oficio (original). Nota (original). Expediente de control y seguimiento (original).
-
Nombre del rea o Unidad Administrativa.
.
PGINA:
34
MES. 02
AO.
2010
FECHA DE ELABORACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
3. Procedimiento de control y seguimiento de adquisiciones.
PGINA:
34
MES. 12
AO.
2012
FECHA DE ACTUALIZACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD DOCUMENTOS INVOLUCRADOS
No. DESCRIPCIN
AR. Subdireccin de Adquisiciones y Contratacin de Servicios (SACS). DCSA.
17.
17.1
18.
19.
20.
21.
22.
No. Elabora oficio a la DGAAJ y enva las garantas de cumplimiento para su custodia. Turna oficio al Subdirector de Adquisiciones y Contratacin de Servicios y al Director de Adquisiciones y Recursos Materiales para su revisin y firma. Demora. Recibe del Departamento de Almacn nota con informe de entrada de bienes, registra en la Base de Datos de Control y Seguimiento, y archiva. Solicita va correo electrnico al servidor pblico del rea Requirente la aceptacin de los bienes y registra en la Base de Datos de Control y Seguimiento. Demora. Son aceptados los bienes? No. Elabora nota a la Subdireccin de Adquisiciones y Contratacin de Servicios, notificando los motivos del rechazo de bienes. Recibe nota y turna con indicaciones. Recibe y elabora oficio al proveedor notificando los motivos del rechazo; enva, archiva y registra en la Base de Datos de Control y Seguimiento.
Expediente de control y seguimiento (original). Oficio (original y copia). Oficio (original). Expediente de control y seguimiento (original). Nota (original). Informe de entrada (original). Expediente de control y seguimiento (original). Nota (original). Nota (original). Expediente de control y seguimiento (original). Oficio (original y copia).
-
Nombre del rea o Unidad Administrativa.
.
PGINA:
35
MES. 02
AO.
2010
FECHA DE ELABORACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
3. Procedimiento de control y seguimiento de adquisiciones.
PGINA:
35
MES. 12
AO.
2012
FECHA DE ACTUALIZACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTOS INVOLUCRADOS
No. DESCRIPCIN
AR. DCSA.
22.1
23.
24.
24.1
Turna oficio al Subdirector de Adquisiciones y Contratacin de Servicios para su revisin y firma. Demora. El proveedor efecta el cambio de los bienes rechazados? No. Contina en la actividad No. 16. S. Emite documento de aceptacin de bienes al proveedor. Recibe del proveedor factura y documento de aceptacin de bienes, revisa requisitos fiscales en la factura y que los importes y descripcin de bienes sean de acuerdo a lo contratado; emite contrarecibo al proveedor, integra documentacin para el trmite de pago y registra en la Base de Datos de Control y Seguimiento. Solicita por escrito al proveedor, en su caso, efecte las correcciones a la factura y registra en la Base de Datos de Control y Seguimiento.
Oficio (original). Aceptacin de bienes (original). Expediente de control y seguimiento (Original). Factura (original y copia). Aceptacin de bienes (copia). Contrato (copia), o Pedido (original), Compra Directa (original). Contrarecibo (original y copia) . Solicitud de pago interbancario (original). Estado de cuenta bancario (copia). Dictamen tcnico, en su caso, (copia). Garanta de cumplimiento, en su caso (copia). Expediente de control y seguimiento (original). Factura (original y copia). Aceptacin de bienes (copia).
-
Nombre del rea o Unidad Administrativa.
.
PGINA:
36
MES. 02
AO.
2010
FECHA DE ELABORACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
3. Procedimiento de control y seguimiento de adquisiciones.
PGINA:
36
MES. 12
AO.
2012
FECHA DE ACTUALIZACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD DOCUMENTOS INVOLUCRADOS
No. DESCRIPCIN
25.
26.
26.1
26.2
Verifica en el sello de recepcin de los bienes plasmado en la factura, si stos fueron entregados dentro del plazo establecido en el Contrato, Pedido, o Compra Directa. Fueron entregados en el plazo establecido? No. Elabora el formato de Anlisis de Aplicacin de Penalizacin, y el oficio al proveedor para comunicarle el monto de la penalizacin, revisa, enva oficio, recibe acuse y archiva. Solicita, en su caso, al rea Requirente documentacin adicional que acredite el retraso del proveedor.
Turna oficio al Subdirector de Adquisiciones y Contratacin de Servicios para su revisin y firma.
Expediente de control y seguimiento (original). Factura (original y copia). Aceptacin de bienes (copia). Contrato (copia), o Pedido (original), o Compra Directa (original). Contrarecibo (original y copia) . Solicitud de pago interbancario (copia). Estado de cuenta bancario (copia). Dictamen tcnico, en su caso (copia). Garanta de cumplimiento, en su caso (copia). Anlisis de Aplicacin de Penalizacin. Expediente de control y seguimiento (original). Factura (original y copia). Aceptacin de bienes (copia). Contrato (copia), o Pedido (original), o Compra Directa (original). Contrarecibo (original y copia). Solicitud de pago interbancario (copia). Estado de cuenta bancario (copia). Dictamen tcnico, en su caso (copia). Garanta de cumplimiento, en su caso (copia). Penalizacin en su caso (original y copia). Oficio (original y copia). Documentacin Administrativa (original o copia). Oficio (original).
-
Nombre del rea o Unidad Administrativa.
.
PGINA:
37
MES. 02
AO.
2010
FECHA DE ELABORACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
3. Procedimiento de control y seguimiento de adquisiciones.
PGINA:
37
MES. 12
AO.
2012
FECHA DE ACTUALIZACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTOS INVOLUCRADOS
No. DESCRIPCIN
DCSA. UA.
27.
27.1
28.
S. Elabora solicitud de trmite de pago, enva a la UA correspondiente; archiva y registra la Base de datos de Control y Seguimiento. Turna solicitud de trmite de pago al Subdirector de Adquisiciones y Contratacin de Servicios y al Director de Adquisiciones y Recursos Materiales para su revisin y firma. Recibe, revisa y tramita pago en la fecha compromiso, en su caso.
Expediente de control y seguimiento (original). Solicitud de trmite de pago (original y copia). Contrarecibo (original y copia). Contrato (copia), o Pedido (original), o Compra Directa (original). Factura (original y copia). Aceptacin de bienes (copia). Solicitud de pago interbancario (copia). Estado de cuenta bancario (copia). Dictamen tcnico, en su caso (copia). Garanta de cumplimiento en su caso (copia). Penalizacin en su caso (original y copia).
Expediente de control y seguimiento (original). Solicitud de trmite de pago (original y copia). Contrarecibo (original y copia). Contrato (copia), Pedido (original), o Compra Directa (original). Factura (original y copia). Aceptacin de bienes (copia). Solicitud de pago interbancario (copia). Estado de cuenta bancario (copia). Dictamen tcnico en su caso (copia). Garanta de cumplimiento en su caso (copia). Penalizacin en su caso (original y copia). Solicitud de trmite de pago (original y copia). Contrarecibo (original y copia). Contrato (copia), o Pedido, o Compra Directa (original).
-
Nombre del rea o Unidad Administrativa.
.
PGINA:
38
MES. 02
AO.
2010
FECHA DE ELABORACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
3. Procedimiento de control y seguimiento de adquisiciones.
PGINA:
38
MES. 12
AO.
2012
FECHA DE ACTUALIZACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTOS INVOLUCRADOS
No. DESCRIPCIN
UA
DCSA.
28.1
29.
Devuelve a la Subdireccin de Adquisiciones y Contratacin de Servicios, en caso de que el trmite de pago est incorrecto.
Verifica en el Mdulo de Informacin Presupuestal Financiera la fecha en que la UA realiz el pago, sella expediente con la fecha de pago, etiqueta de finiquitado, registra en la Base de Datos de Control y Seguimiento, y archiva expediente. Fin del procedimiento.
Factura (original y copia). Aceptacin de bienes (copia). Solicitud de pago interbancario (copia). Estado de cuenta bancario (copia). Dictamen tcnico, en su caso (copia). Garanta de cumplimiento, en su caso (copia). Penalizacin, en su caso (original y copia). Solicitud de trmite de pago (original y copia). Contrarecibo (original y copia) . Contrato (copia), o Pedido (original), o Compra Directa (original). Factura (original y copia). Aceptacin de bienes (copia). Solicitud de pago interbancario (copia). Estado de cuenta bancario (copia). Dictamen tcnico en su caso (copia). Garanta de cumplimiento en su caso (copia). Penalizacin en su caso (original y copia). Expediente de control y seguimiento (original). Comprobante de pago (copia).
-
Nombre del rea o Unidad Administrativa.
.
PGINA:
39
MES. 02
AO.
2010
FECHA DE ELABORACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
3. Procedimiento de control y seguimiento de adquisiciones.
PGINA:
39
MES. 12
AO.
2012
FECHA DE ACTUALIZACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
5. Diagrama de Flujo.-
RECIBE CONTRATO, PEDIDO O COMPRA
DIRECTA, EXPEDIENTE DEL PROCESO DE CONTRATACIN Y DOCUMENTACIN
ADMINISTRATIVA-LEGAL DEL PROVEEDOR
1
DCSA
INICIO
O NOTA
O EXPEDIENTE
DEL PROCESO C u O
CONTRATO, O PEDIDO O COMPRA DIRECTA
O DOCUMENTACIN ADMINISTRATIVA-
LEGAL
ABRE EXPEDIENTE DE CONTROL Y
SEGUIMIENTO, ARCHIVA DOCUMENTACION
ADMINISTRATIVA-LEGAL Y REGISTRA
2
C u O CONTRATO, O
PEDIDO, O COMPRA DIRECTA
CONTROL Y
SEGUIMIENTO ELABORA OFICIO Y RECABA
LA FIRMA DEL SERVIDOR PBLICO RESPONSABLE DE
ADMINISTRAR Y DA SEGUIMIENTO AL PEDIDO O COMPRA DIRECTA, ENVIA,
ARCHIVA Y REGISTRA 3
O OFICIO
A
CONTROL Y
SEGUIMIENTO
O EXPEDIENTE
DEL PROCESO O
EXPEDIENTE DE CONTROL Y SEGUIMIENTO
O EXPEDIENTE DE CONTROL Y SEGUIMIENTO
C u O CONTRATO, O PEDIDO, O COMPRA DIRECTA
-
Nombre del rea o Unidad Administrativa.
.
PGINA:
40
MES. 02
AO.
2010
FECHA DE ELABORACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
3. Procedimiento de control y seguimiento de adquisiciones.
PGINA:
40
MES. 12
AO.
2012
FECHA DE ACTUALIZACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
TURNA AL SUBDIRECTOR
DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIN DE SERVICIOS PARA SU REVISIN Y FIRMA
3.1
O OFICIO
A
RECIBE, FIRMA EL
PEDIDO Y
DEVUELVE
4
O OFICIO
O-3 PEDIDO
AR
RECIBE PEDIDO Y
REGISTRA 5 O
OFICIO
O-3
PEDIDO
DCSA
B
CONTROL Y
SEGUIMIENTO
-
Nombre del rea o Unidad Administrativa.
.
PGINA:
41
MES. 02
AO.
2010
FECHA DE ELABORACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
3. Procedimiento de control y seguimiento de adquisiciones.
PGINA:
41
MES. 12
AO.
2012
FECHA DE ACTUALIZACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
ESCANEA EL CONTRATO,
PEDIDO O COMPRA DIRECTA, Y LO ENVA A
TRAVS DE CORREO ELECTRNICO AL REA
REQUIRENTE, AL ALMACN Y ACEPTACIN
DE BIENES; ARCHIVA Y REGISTRA
6
B
O EXPEDIENTE DE CONTROL
Y SEGUIMIENTO
C u O CONTRATO, O
PEDIDO, O COMPRA DIRECTA
DCSA
ELABORA RELACIN DE PEDIDOS PARA AUTORIZACIN
PRESUPUESTAL, ENVA A LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA, ARCHIVA Y REGISTRA
7
TURNA FORMATO DE RELACIN DE ENVO DE
PEDIDOS PARA AUTORIZACIN
PRESUPUESTAL AL SACS PARA SU REVISION Y FIRMA 7.1
O RELACIN O-3
PEDIDO
UA
RECIBE, AUTORIZA Y DEVUELVE
8
O RELACIN O-3
PEDIDO
C
O-3 PEDIDO
CONTROL Y
SEGUIMIENTO
CONTROL Y
SEGUIMIENTO
O EXPEDIENTE DE
CONTROL Y SEGUIMIENTO
O-C RELACIN DE
PEDIDOS PARA AUTORIZACIN
-
Nombre del rea o Unidad Administrativa.
.
PGINA:
42
MES. 02
AO.
2010
FECHA DE ELABORACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
3. Procedimiento de control y seguimiento de adquisiciones.
PGINA:
42
MES. 12
AO.
2012
FECHA DE ACTUALIZACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
NO SI
NO SI
C
DCSA
RECIBE, ARCHIVA Y REGISTRA
9
O OFICIO
O-3 PEDIDO O
EXPEDIENTE
SE
PRESENTA A
FIRMAR EL
PROVEEDOR?
INFORMA AL SACS Y ELABORA NOTA AL
DPTO. DE CONTRATOS PARA QUE NOTIFIQUE EL
INCUMPLIMIENTO DEL PROVEEDOR A CI Y
REGISTRA 10
O NOTA
O EXPEDIENTE
FIN
RECIBE POR PARTE DEL PROVEEDOR ESCRITO
VIGENTE EMITIDO POR EL SAT, RESPECTO A LA OPININ SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE
OBLIGACIONES FISCALES Y REVISA
11
O EXPEDIENTE O-3
PEDIDO C
ESCRITO
DEL SAT
EST AL
CORRIENTE DE
SUS
OBLIGACIONES?
RECABA FIRMA DEL PROVEEDOR
ENTREGA UN TANTO ORIGINAL, ARCHIVA Y
REGISTRA 12
O-2 PEDIDO O
EXPEDIENTE
D
CONTROL Y
SEGUIMIENTO
CONTROL Y
SEGUIMIENTO
10
CONTROL Y
SEGUIMIENTO
D
-
Nombre del rea o Unidad Administrativa.
.
PGINA:
43
MES. 02
AO.
2010
FECHA DE ELABORACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
3. Procedimiento de control y seguimiento de adquisiciones.
PGINA:
43
MES. 12
AO.
2012
FECHA DE ACTUALIZACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
SI NO D
D D
D
RECIBE DEL PROVEDOR
GARANTA DE ANTICIPO EN SU CASO Y DE
CUMPLIMIENTO, REVISA, ARCHIVA Y REGISTRA
13
O EXPEDIENTE O-C
GARANTIA DE ANTICIPO Y/O
CUMPLIMIENTO
SOLICITA AL PROVEDOR, EN SU CASO, HAGA LAS CORRECCIONES A LA(S)
GARANTA (S) Y REGISTRA 13.1
O EXPEDIENTE O-C
GARANTA DE ANTICIPO Y/O
CUMPLIMIENTO
VERIFICA EN EL CONTROL Y
SEGUIMIENTO SI HAY INCUMPLIMIENTOS EN LAS
ENTREGAS DE GARANTAS POR PARTE DE LOS PROVEEDORES 14
EXISTEN
INCUMPLIMIENT
OS?
ELABORA OFICIO AL PROVEEDOR PARA
INFORMARLE LA RESCISIN, ENVIA,
ARCHIVA Y REGISTRA
15
O EXPEDIENTE
O-C OFICIO
TURNA OFICIO AL SACS PARA SU
REVISIN Y FIRMA 15.1
O OFICIO
ELABORA NOTA AL DEPARTAMENTO DE CONTRATOS, ENVIA
EXPEDIENTE PARA INCIAR EL PROCESO DE
RESCISIN Y REGISTRA 16
O NOTA
O EXPEDIENTE
FIN
ELABORA OFICIO A LA DGAAJ PARA
ENVIAR GARANTAS PARA SU COSTODIA
17
O EXPEDIENTE
O-C OFICIO
TURNA OFICIO AL SACS Y AL DARM
PARA SU REVISIN Y FIRMA
17.1
O-1 OFICIO
E
CONTROL Y
SEGUIMIENTO
CONTROL Y
SEGUIMIENTO
CONTROL Y
SEGUIMIENTO
CONTROL Y
SEGUIMIENTO
O-C NOTA
-
Nombre del rea o Unidad Administrativa.
.
PGINA:
44
MES. 02
AO.
2010
FECHA DE ELABORACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
3. Procedimiento de control y seguimiento de adquisiciones.
PGINA:
44
MES. 12
AO.
2012
FECHA DE ACTUALIZACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
D NO
SI
RECIBE DEL
DEPARTAMENTO DE ALMACN NOTA CON
INFORME DE ENTRADA DE BIENES, REGISTRA Y
ARCHIVA 18
E
O
EXPEDIENTE
O NOTA
O INFORME DE
ENTRADA
RECIBE NOTA Y TURNA
INDICACIONES 21
F
SOLICITA VA CORREO
ELECTRNICO AL SERVIDOR PBLICO DEL REA REQUIRENTE LA
ACEPTACION DE BIENES Y REGISTRA
19
O
EXPEDIENTE
SON
ACEPTADOS
LOS BIENES?
ELABORA NOTA
NOTIFICANDO LOS MOTIVOS DEL
RECHAZO DE BIENES 20
O NOTA
AR
SACS
DCSA
O NOTA
CONTROL Y
SEGUIMIENTO
CONTROL Y
SEGUIMIENTO
-
Nombre del rea o Unidad Administrativa.
.
PGINA:
45
MES. 02
AO.
2010
FECHA DE ELABORACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
3. Procedimiento de control y seguimiento de adquisiciones.
PGINA:
45
MES. 12
AO.
2012
FECHA DE ACTUALIZACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
D NO S
RECIBE Y ELABORA OFICIO AL PROVEEDOR NOTIFICA
LOS MOTIVOS DEL RECHAZO ENVA, ARCHIVA
Y REGISTRA
22
TURNA AL SACS PARA SU REVISIN Y FIRMA
22.1
G
F
O
EXPEDIENTE
O-C OFICIO
O OFICIO
EL PROVEEDOR EFECTA EL CAMBIO DE LOS BIENES
RECHAZADOS?
S
EMITE DOCUMENTO DE ACEPTACIN DE
BIENES AL PROVEEDOR
23
AR
O ACEPTACIN
DE BIENES
CONTROL Y
SEGUIMIENTO
16
-
Nombre del rea o Unidad Administrativa.
.
PGINA:
46
MES. 02
AO.
2010
FECHA DE ELABORACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
3. Procedimiento de control y seguimiento de adquisiciones.
PGINA:
46
MES. 12
AO.
2012
FECHA DE ACTUALIZACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
G
O EXPEDIENTE
SOLICITA POR ESCRITO AL PROVEEDOR, EN SU CASO, EFECTE LAS CORRECCIONES A LA FACTURA Y REGISTRA
24.1
H
DCSA
O-C FACTURA
C ACEPTACIN
DE BIENES
C u O CONTRATO, O
PEDIDO, O COMPRA DIRECTA
O EXPEDIENTE
O-C FACTURA
C ACEPTACIN
DE BIENES
VERIFICA EN EL SELLO DE RECEPCIN DE LOS
BIENES PLASMADO EN LA FACTURA, SI STOS
FUERON ENTREGADOS EN EL PLAZO ESTABLECIDO
EN EL CONTRATO, PEDIDO Y/O COMPRA DIRECTA
25
O EXPEDIENTE
O-C FACTURA
C ACEPTACIN
DE BIENES
CONTROL Y
SEGUIMIENTO
CONTROL Y
SEGUIMIENTO
O-C CONTRARECIBO
O SOL. DE PAGO
INTERBANCARIO
C ESTADO DE
CUENTA
C DICTAMEN
TCNICO, EN SU CASO
C GARANTA DE
CUMPLIMIENTO, EN SU CASO
C u O CONTRATO, O PEDIDO, O
COMPRA
O-C CONTRARECIBO
C SOL. DE PAGO
INTERBANCARIO
C ESTADO DE
CUENTA
C DICTAMEN
TCNICO, EN SU CASO
C GARANTA DE CUMPLIMIENTO, EN SU CASO
RECIBE DEL PROVEEDOR FACTURA Y DOCUMENTO
DE ACEPTACIN DE BIENES, EMITE
CONTRARECIBO Y REGISTRA
24
14
-
Nombre del rea o Unidad Administrativa.
.
PGINA:
47
MES. 02
AO.
2010
FECHA DE ELABORACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
3. Procedimiento de control y seguimiento de adquisiciones.
PGINA:
47
MES. 12
AO.
2012
FECHA DE ACTUALIZACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
NO
SI
H
FUERON ENTREGADOS EN EL PLAZO
ESTABLECIDO?
S
TURNA OFICIO AL SACS PARA SU REVISIN Y
FIRMA 26.2
L
ELABORA ANLISIS Y OFICIO AL PROVEEDOR Y COMUNICA MONTO DE LA PENALIZACIN, REVISA, ENVA OFICIO, RECIBE
ACUSE Y ARCHIVA 26
C u O
DOCUMENTACIN
ADMINISTRATIVA
O EXPEDIENTE
DE C Y S
O-C FACTURA
C ACEPTACIN
DE BIENES
O OFICIO
ELABORA SOLICITUD DE TRMITE DE PAGO, ENVIA A LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA CORRESPONDIENTE, ARCHIVA Y REGISTRA
27
EXPEDIENTE DE C Y S
O-C SOL.
TRMITE DE PAGO
CONTROL Y
SEGUIMIENTO
C u O CONTRATO, O
PEDIDO, O COMPRA DIRECTA
O-C CONTRARECIBO
C SOLICITUD. DE
PAGO INTERBANCARIO C
ESTADO DE CUENTA
C DICTAMEN
TCNICO, EN SU CASO
C GARANTA DE
CUMPLIMIENTO, EN SU CASO
O-C PENALIZACIN,
EN SU CASO
O-C OFICIO
O-C CONTRARECIBO
C u O CONTRATO, O
PEDIDO, O COMPRA
O-C FACTURA
C ACEPTACIN
DE BIENES
C SOLICITUD DE
PAGO INTERBANCARIO
C ESTADO DE
CUENTA
C DICTMEN
TCNICO, EN SU CASO
C GARANTA DE
CUMPLIMIENTO, EN SU CASO
O-C PENALIZACIN,
EN SU CASO
C SOLICITA, EN SU CASO, AL REA REQUIRENTE
DOCUMENTACIN ADICIONAL QUE ACREDITE
EL RETRASO DEL PROVEEDOR.
26.1
-
Nombre del rea o Unidad Administrativa.
.
PGINA:
48
MES. 02
AO.
2010
FECHA DE ELABORACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
3. Procedimiento de control y seguimiento de adquisiciones.
PGINA:
48
MES. 12
AO.
2012
FECHA DE ACTUALIZACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
L
DCSA
TURNA SOLICITUD AL SACS Y AL DARM PARA SU
REVISIN Y FIRMA
27.1
O EXPEDIENTE DE CONTROL Y SEGUIMIENTO
C ACEPTACIN
DE BIENES
C SOLICITUD DE
PAGO INTERBANCA
RIO
C ESTADO DE
CUENTA
C DICTAMEN
TCNICO, EN SU CASO
C GARANTAS DE
CUMPLIMIENTO, EN SU CASO
O-C SOLICITUD
TRMITE DE PAGO
RECIBE, REVISA Y
TRAMITA PAGO EN LA FECHA COMPROMISO
28
O-C FACTURA
C ACEPTACIN
DE BIENES
C SOL. DE PAGO
INTERBANCARIO
C ESTADO DE
CUENTA
C DICTMEN
TCNICO, EN SU CASO C
GARANTA DE CUMPLIMIENTO, EN
SU CASO
O-C SOL. TRMITE
DE PAGO
UA
M
O-C PENALIZACIN
O-C PENALIZACIN EN
SU CASO
O-C CONTRARECIBO
C u O CONTRATO, O
PEDIDO, O COMPRA O-C
FACTURA
O-C CONTRARECIBO
O u C CONTRATO, O PEDIDO
Y/O C.D.
-
Nombre del rea o Unidad Administrativa.
.
PGINA:
49
MES. 02
AO.
2010
FECHA DE ELABORACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
3. Procedimiento de control y seguimiento de adquisiciones.
PGINA:
49
MES. 12
AO.
2012
FECHA DE ACTUALIZACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
M
DEVUELVE TRMITE DE PAGO
INCORRECTO A LA SACS
28.1
O-C SOL. TRMITE DE
PAGO
O-C CONTRARECIBO
C u O CONTRATO, O PEDIDO, O
COMPRA
O-C FACTURA
C ACEPTACIN
DE BIENES
C SOL. DE PAGO
INTERBANCARIO
C ESTADO DE
CUENTA
C DICTMEN
TCNICO, EN SU CASO
C GARANTA DE
CUMPLIMIENTO EN SU CASO
O-C PENALIZACIN, EN
SU CASO
VERIFICA EN EL MDULO DE INFORMACIN PRESUPUESTAL
FINANCIERA LA FECHA EN QUE LA UA REALIZ EL
PAGO, SELLA EXPEDIENTE ETIQUETA DE FINIQUITADO,
REGISTRA Y ARCHIVA EXPEDIENTE.
29
DCSA
O EXPEDIENTE
DE C Y S
C COMROBANTE
DE PAGO
FIN
CONTROL Y
SEGUIMIENTO
D
-
4. Procedimiento de publicacin y resumen de convocatoria (Licitacin Pblica). PGINA:
50
MES. 12
AO.
2012
FECHA DE ACTUALIZACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
1. Objetivo.-
Invitar al pblico en general a participar en los procesos de adquisicin de bienes o la contratacin de
servicios a travs del procedimiento de Licitacin Pblica, para que libremente se presenten proposiciones
solventes en sobre cerrado.
2. mbito de Aplicacin.-
2.a. El procedimiento es aplicable a nivel Central, Regional y Estatal.
3. Polticas de Operacin.-
3.a. Para la publicacin de la convocatoria y el resumen de convocatoria, se deber contar con el oficio de
autorizacin emitido por el Subcomit de Revisin de Bases;
3.b. Para proceder con la publicacin del resumen de convocatoria, se deber contar con el pago bancario
por concepto de derechos, productos y aprovechamientos;
3.c. Para tramitar la publicacin del resumen de convocatoria, se deber contar con el oficio y el resumen
de convocatoria debidamente firmados, y
3.d. La publicacin del resumen de la convocatoria en el Diario Oficial de la Federacin, deber tramitarse el
mismo da en que se publique en CompraNet las bases de la convocatoria.
-
4. Procedimiento de publicacin y resumen de convocatoria (Licitacin Pblica). PGINA:
51
MES. 12
AO.
2012
FECHA DE ACTUALIZACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
4. Descripcin Narrativa.-
RESPONSABLE
ACTIVIDAD DOCUMENTOS INVOLUCRADOS
No. DESCRIPCIN
Direccin de Adquisiciones y Recursos Materiales (DARM).
1.
Recibe del rea Requirente el oficio de autorizacin de las bases de la convocatoria para su publicacin en CompraNet y el resumen en el Diario Oficial de la Federacin (DOF) y turna expediente.
Oficio (original). Convocatoria (copia).
Subdireccin de Adquisiciones y Contratacin de Servicios (SACS).
2.
Recibe expediente y determina fecha para publicacin de convocatoria en CompraNet y resumen de convocatoria en el DOF; elabora programa de eventos del proceso y turna.
Oficio (original). Convocatoria (copia).
Departamento de Licitaciones (DL).
3.
Recibe el expediente y el programa de eventos del proceso.
Oficio (original). Convocatoria (copia).
4.
Publicacin de Convocatoria en CompraNet. Captura en el Sistema CompraNet los siguientes datos: Condiciones (tipo de contratacin, carcter de la licitacin, descripcin genrica y plazo de la licitacin, lugar de entrega de los bienes o de la prestacin del servicio, pago, etc.)
Convocatoria en medio magntico.
a. Crear expediente. b. Crear procedimiento. c. Configurar requerimiento tcnico. d. Configurar requerimiento econmico (partidas). e. Cargar anexos (documentos). f. Generar el nmero del procedimiento. g. Publicar procedimiento. h. Difusin de la oportunidad al pblico
en general.
-
4. Procedimiento de publicacin y resumen de convocatoria (Licitacin Pblica). PGINA:
52
MES. 12
AO.
2012
FECHA DE ACTUALIZACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD DOCUMENTOS INVOLUCRADOS
No. DESCRIPCIN
DL. SACS.
4.1
5.
Imprime el informe y turna para su autorizacin. Recibe y verifica datos de la convocatoria en cuanto a las fechas de programacin de los eventos y las partidas capturadas, autoriza en su caso y turna.
Resumen de Convocatoria de CompraNet. (original). Resumen de Convocatoria de CompraNet. (original).
DL.
6. Recibe instruccin, enva convocatoria a travs del sistema CompraNet, obtiene acuse y archiva.
Convocatoria (copia). Acuse de recibido (copia).
7. Verifica que aparezca en la pgina de CompraNet el da solicitado para su publicacin.
Convocatoria en medio magntico.
La publicacin es correcta?
8.
S. Integra en el expediente. Contina en la Actividad No. 12.
Convocatoria (copia).
9.
No. Revisa en Internet el expediente para verificar y detectar el error.
Convocatoria (copia).
10. Realiza correcciones en el Sistema CompraNet y reenva informacin correcta.
Convocatoria (copia).
11. Verifica en la pgina de CompraNet, que se haya publicado la convocatoria correcta. Contina en la actividad No. 8.
Convocatoria (copia).
-
4. Procedimiento de publicacin y resumen de convocatoria (Licitacin Pblica). PGINA:
53
MES. 12
AO.
2012
FECHA DE ACTUALIZACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD DOCUMENTOS INVOLUCRADOS
No. DESCRIPCIN
Publicacin del Resumen de Convocatoria en el Diario Oficial de la Federacin (DOF).
12. Genera resumen de convocatoria y solicita cotizacin al DOF para su publicacin, a travs de la pgina
http://www.dof.gob.mx/cotizador.php.
Resumen de convocatoria (original).
13. Recibe va correo electrnico la cotizacin y nmero de registro.
14. Requisita el formulario de compra de cotizaciones y elabora oficio de solicitud de pago y turna.
Oficio (original).
DARM.
15. Recibe oficio y formulario, autoriza con su firma y turna.
Oficio (original). Formulario de compra de cotizaciones (original).
DL. 16. Recibe y elabora oficio solicitando a la Direccin de Administracin (DA) de la Direccin General de Administracin (DGA), realice el pago de los derechos para la publicacin del resumen de convocatoria en el DOF.
Oficio (original). Formulario de compra de cotizaciones (original).
17. Recibe de la DA el pago de los derechos y verifica que sea el original bancario.
Pago bancario (original).
18. Elabora oficio de solicitud de publicacin en el DOF, del resumen de convocatoria; genera resumen de convocatoria en archivo electrnico y turna.
Oficio de solicitud de publicacin (original). Resumen de convocatoria (Medio magntico).
DARM. 19. Recibe oficio y resumen de convocatoria, revisa que las fechas sean las programadas y recaba firma del Titular de la Direccin General Adjunta de Recursos Materiales y Servicios Generales, para el trmite de publicacin en el DOF y turna.
Oficio de solicitud de publicacin (original). Resumen de convocatoria. (original).
DL.
20. Recibe e integra documentacin para gestionar publicacin y entrega en sobre cerrado.
Oficio de solicitud de publicacin (original). Resumen de convocatoria (3 originales). Pago bancario (original).
-
4. Procedimiento de publicacin y resumen de convocatoria (Licitacin Pblica). PGINA:
54
MES. 12
AO.
2012
FECHA DE ACTUALIZACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD DOCUMENTOS INVOLUCRADOS
No. DESCRIPCIN
Subdireccin de Servicios Administrativos (SSA).
21.
Recibe sobre cerrado y enva va paquetera a la Subdireccin de Recursos Materiales, Servicios Generales y Almacn en el D.F. (SRMSGA).
Sobre cerrado (original).
SRMSGA.
22. Recibe documentacin y tramita publicacin en el D.O.F. y regresa la documentacin por la misma va.
Acuses de oficio de solicitud de publicacin (copia) y resumen de convocatoria (copia).
23. Avisa va telefnica que ha realizado el trmite ante el DOF.
DL.
24. Verifica que aparezca la publicacin del resumen de convocatoria en el DOF el da solicitado, imprime e integra al expediente. Fin del procedimiento.
Resumen de convocatoria (copia).
-
4. Procedimiento de publicacin y resumen de convocatoria (Licitacin Pblica). PGINA:
55
MES. 12
AO.
2012
FECHA DE ACTUALIZACIN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
5.- Diagrama de Flujo.-
DARM
INICIO
O RESUMEN DE
CONVOCATORIA
O OFICIO
CAPTURA EN EL SISTEMA COMPRANET LOS DATOS 4
CONVOCATO
RIA
VERIFICA CONVOCATORIA Y AUTORIZA EN SU CASO
5
O
OFICIO
A
C
CONVOCATORIA
SACS
DL
SACS
O
OFICIO
AUTORIZA PARA LA PUBLICACIN DE
CONVOCATORIA EN COMPRANET Y DOF.
1
RECIBE EL EXPEDIENTE Y EL PROGRAMA EVENTOS
DEL PROCESO
3
C
CONVOCATORIA
RECIBE EXPEDIENTE Y DETERMINA FECHA DE
PUBLICACIN Y PROGRAMACIN DE
EVENTOS 2
C
CONVOCATORIA
O RESUMEN DE
CONVOCATORIA
IMPRIME Y TURNA PARA AUTORIZACIN
4.1
-
4. Procedimiento de publicacin y resumen de convocatoria (Licitacin Pblica). PGINA:
56
MES. 12
AO