MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA
PREVENCIÓN
DE LAVADO DE ACTIVOS,
FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO,
COHECHO y OTROS DELITOS LEY 20.393
Consorcio Nacional de Seguros Generales S.A.
2018
1
1. INTRODUCCIÓN....................................................................................... 3
1.1. Fundamentos del Manual..................................................................... 3
1.2. Normativa aplicable............................................................................. 3
1.2.1. Las 40 Recomendaciones del GAFI…………………………. 4
1.3. Personas Sujetas a los términos del manual........................................ 4
1.4. Oficial de Cumplimiento ante la UAF y Encargado de
Prevención de delitos …………………….......................................... 4
1.5. Efectos en Procesos internos................................................................ 6
1.6. Productos Expuestos al Riesgo de LAFTCR ………………………. 7
1.7. Sanciones …………………................................................................. 7
2. POLITICA DE CONOCIMIENTO DEL CLIENTE.................................. 8
2.1. Objetivo................................................................................................ 8
2.2. Identificación de Clientes..................................................................... 9
2.2.1. Personas Naturales..................................................................... 9
2.2.2. Personas Jurídicas...................................................................... 9
2.3. Base de Datos....................................................................................... 10
2.4. Aceptación de Clientes......................................................................... 10
2.5. Confidencialidad de la Información..................................................... 11
2.6. Mantención de Datos de Clientes……………………………………. 11
2.7. Identificación Masiva de Clientes PEP………….…………………… 12
3. MEDIDAS DE PREVENCIÓN................................................................... 12
3.1. Listas Negras o de Sancionados............................................................ 13
3.2. Proveedores de Servicios….............................................................. 13
4. OPERACIONES INUSUALES Y/O SOSPECHOSAS............................... 13
4.1. Operaciones Inusuales…....................................................................... 13
4.2. Operaciones Sospechosas…………………………………………….. 13
4.3. Procedimiento de cómo actuar en caso de operaciones inusuales
y/o sospechosas……………………………..…………………............ 14
4.4. Reporte de Operación Sospechosa - ROS.............................................. 14
4.5. Registro de Operaciones en Efectivo – ROE......................................... 15
4.5.1. Declaración de Origen de fondos................................................ 15
4.5.2. Control de Cúmulos……………………………………………. 15
4.6. Reserva de la Información…………………..…………………........... 16
4.7. Archivo de Operaciones Inusuales y/o Sospechosas……………….… 16
5. CONSIDERACIONES ETICAS.................................................................. 16
5.1. Reclutamiento del Personal.................................................................. 16
5.2. Código de Ética y Estándares de Conducta ..….................................... 17
5.3. Línea Interna de Denuncia.................................................................... 17
5.4. Capacitación.......................................................................................... 18
5.4.1. Del Personal…………………………………………………… 18
5.4.2. Del Oficial de Cumplimiento y Colaboradores……………….. 18
5.5. Sanciones Administrativas…………………………………………… 18
2
6. CONSIDERACIONES FINALES............................................................... 19
6.1. Actualización........................................................................................ 19
6.2. Programas de Autoevaluación……………………………………….. 19
6.3. Obligatoriedad...................................................................................... 19
7. CONTROL DE CAMBIOS DEL MANUAL.................................................. 20
ANEXOS
I. Diagrama de las Operaciones Inusuales
II. Definiciones
III. Señales de Alerta
IV. Países/Territorios No Cooperantes y Paraísos Fiscales
V. Reporte de Operación Inusual
VI. Declaración de Origen de los Fondos
VII. Circular UAF N° 49
VIII. Cuestionario Persona Expuesta Políticamente (PEP)
IX. Las 40 Recomendaciones del GAFI
X. Circular UAF N° 57
XI. Procedimiento Solicitud de declaración y antecedentes para la identificación de
Beneficiarios Finales de clientes personas jurídicas
3
1. INTRODUCCIÓN
Este manual comprende los aspectos previstos en la Ley 19.913 y Ley 20.393, con el
objeto de definir las normas y pautas que se aplican en la Empresa para prevenir, detectar
y evitar la facilitación y realización de operaciones de Lavado de Activos, Financiamiento
del Terrorismo, Cohecho, Soborno y/o Receptación1 dentro de su giro.
Entre ellas está el conocimiento de los clientes de la compañía y advertir las actividades
que éstos realizan, particularmente cuando ellas difieran de lo habitual, así como, la
definición de los productos que presentan un mayor riesgo de estos delitos (Ley 19.913)
En el marco de la Ley 20.393 se consideran medidas aplicables a los trabajadores y/o
proveedores de servicios, para prevenir que éstos pudieran utilizar a la empresa para el
Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo, Cohecho (o Soborno) y/o
Receptación (en adelante LAFTCR).
1.1. Fundamentos del manual
Consorcio Nacional de Seguros Generales S.A., en adelante también la “Empresa”,
entiende el rol y la responsabilidad que tienen hoy en día para la economía global, las
empresas y personas que administran recursos de terceros. Asimismo, y al igual que a la
comunidad internacional, a la Empresa le preocupa el efecto negativo que producen los
delitos de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo, Cohecho y/o Receptación,
tanto en la economía global como en otros aspectos del orden social.
1.2. Normativa aplicable
Son aplicables las normas establecidas por las siguientes leyes:
Ley N° 19.913, que crea la Unidad de Análisis Financiero (U.A.F.) y sus modificaciones posteriores;
Ley N° 20.000 que sanciona el tráfico ilícito de estupefacientes y sustancias psicotrópicas;
Circular N° 1.809 dictada por la Comisión para el Mercado Financiero con fecha 10 de Agosto de 2006 y sus modificaciones posteriores
Normas y Circulares impartidas por la U.A.F. ( www.uaf.gob.cl)
Ley N° 20.393, que establece la responsabilidad penal de las personas jurídicas en los delitos de lavado de activos, financiamiento del terrorismo, cohecho y receptación.
1 Ver definiciones de “Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo, Cohecho o Soborno y Receptación” en
Anexo II.
4
1.2.1. Las 40 Recomendaciones del GAFI2
En febrero de 2012, el Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI/FATF), aprobó
40 Recomendaciones para combatir el lavado de activos y el financiamiento del
terrorismo. Estos estándares reemplazaron a los que habían sido difundidos en 2001,
tras el ataque a las Torres Gemelas.
En términos generales Las 40 Recomendaciones del GAFI se centran en los siguientes
aspectos, los cuales están claramente detallados en el Anexo IX de este manual.
A- Políticas y Coordinación
B- Lavado de Activos y Decomiso
C- Delito de Financiamiento del Terrorismo
D- Medidas Preventivas
E- Transparencia y Beneficiario Final de las Personas Jurídicas y Otras estructuras
Jurídicas
F- Facultades y Responsabilidades de las Autoridades Competentes y Otras
Medidas Institucionales
G- Cooperación Internacional
1.3. Personas Sujetas a los términos del manual
El presente Manual es de cumplimiento obligatorio para todas las personas que trabajen en
la Empresa; especialmente, aquellas que por su labor se relacionen o puedan llegar a
relacionarse con clientes; aquellas que trabajen en áreas que presten servicios a clientes, o
que puedan relacionarse con ellas; aquellas que trabajen en áreas que manejen fondos
provenientes de clientes; y aquellas que tengan facultades amplias dentro de la Empresa,
en especial en lo referido a la supervisión de sus funcionarios.
1.4. Oficial de Cumplimiento ante la UAF y Encargado de Prevención de Delitos
El Gerente General de la Empresa deberá velar por el cumplimiento de lo establecido en el
presente manual, y será el encargado de tomar contacto con la Unidad de Análisis
Financiero creada por la Ley Nº 19.913, cuando corresponda en forma directa o a través de
las personas que designe para estos efectos.
Con el propósito de dar cumplimiento a la normativa existente, se ha designado al Gerente
de Auditoría corporativo como el Oficial de Cumplimiento ante la UAF y como el
Encargado de Prevención del Modelo de Prevención de Delitos, contemplado en la Ley
20.393. Las funciones que implican estos roles, son las siguientes:
2 Ver “Las 40 Recomendaciones del GAFI”en Anexo IX
5
Oficial de Cumplimiento ante la UAF:
Su principal función es la coordinación de las políticas y procedimientos de prevención y
detección de operaciones sospechosas, como asimismo, responsabilizarse por el
cumplimiento de las obligaciones contenidas por la Ley 19.913 y circulares emitidas por la
UAF.
Para tal propósito, el Oficial de Cumplimento es responsable de:
Verificar la existencia y observancia de la totalidad de los procedimientos encaminados
a la prevención del lavado de activos y financiamiento del terrorismo.
Desarrollar un programa de comunicación y capacitación permanente al personal sobre
la prevención de Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo.
Velar por el correcto monitoreo de las transacciones de los clientes y proveedores para
determinar operaciones a informar a la UAF.
Presentar a la Alta Dirección y al Comité de Auditoría las operaciones inusuales
analizadas para resolver los casos que serán informados como operaciones sospechosas
a la UAF (ROS).
Preparar trimestralmente e informar a la UAF, los reportes de operaciones en efectivo
(ROE) y mantener un registro adecuado de éstos.
Velar por la actualización de manuales de procedimientos y reglamentos internos para
la prevención del lavado de activos y financiamiento del terrorismo, de tal manera que
éstos se archiven y custodien debidamente.
Velar por el cumplimiento de la normativa y las leyes en materia de lavado de activo y
financiamiento del terrorismo.
Coordinar las respuestas a requerimientos de los organismos de control relacionados
con materias de los delitos atingentes al lavado de activo y financiamiento del
terrorismo.
Presentar al Directorio o a la Alta Gerencia un informe anual de evaluación del
cumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos para la prevención de
lavado de activos y financiamiento del terrorismo.
Encargado de Prevención
Su objetivo principal es dirigir, promover la implementación del sistema de Prevención de
Delitos de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Cohecho (Ley 20.393),
velando por la gestión de la función de cumplimiento en estas materias y del eficiente uso
de los recursos asignados, de forma que pueda asegurar la existencia de un adecuado
ambiente de control.
6
Para tal propósito, el Encargado de Prevención, será responsable de:
Verificar la existencia y observancia de la totalidad de los procedimientos encaminados
a la prevención del lavado de activos, financiamiento del terrorismo y cohecho.
Establecer métodos formales para el desarrollo e implementación efectiva de un
Modelo de Prevención de Delitos que se fundamente en la presente Política y de su
supervisión.
Promover la definición de estrategias internas para establecer los controles necesarios
que aseguren la aplicación del sistema de Prevención de Delitos.
Evaluar constantemente la adecuación del Sistema de Prevención a fin de detectar y
corregir sus fallas, así como actualizarlo de acuerdo al cambio normativo, legal ,
observaciones de auditoría interna, auditoría externa, certificadores y entes reguladores.
Desarrollar un programa de comunicación y capacitación permanente al personal sobre
la Prevención de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Cohecho.
Reportar a la Alta Dirección y al Comité de Auditoría las faltas o posibles errores que
impliquen la responsabilidad de funcionaros.
Administrar el Canal Interno de Denuncias y gestionar la investigación de las
denuncias recibidas.
Mantener debidamente informado al Directorio, a través del Comité de Auditoría y a la
Alta Gerencia del cumplimiento de la aplicación del Sistema de Prevención y de los
hallazgos.
Velar por la actualización de manuales de procedimientos y reglamentos internos para
la prevención del lavado de activos, financiamiento del terrorismo y cohecho, de tal
manera que éstos se archiven y custodien debidamente.
Administrar los recursos asignados a su función.
Velar por el cumplimiento de la normativa y las leyes en materia de lavado de activo,
financiamiento del terrorismo y cohecho.
Coordinar las respuestas a requerimientos de los organismos de control relacionados
con materias de los delitos atingentes al lavado de activo, financiamiento del terrorismo
y cohecho.
1.5. Efectos en Procesos Internos
Se debe tener presente que cualquier procedimiento interno debe estar alineado a los
términos del presente manual, por lo que cada Gerencia deberá adecuar dichos
procedimientos al marco del presente reglamento y velar por el cumplimiento del mismo.
7
1.6. Productos Expuestos al Riesgo de Lavado de Activos, FT, Cohecho y/o Receptación
Los productos de seguros generales son considerados de bajo riesgo de Lavado de
Activos y Financiamiento del Terrorismo. No obstante, se deberán tomar medidas
razonables de conocimiento del cliente en los seguros de vehículos (livianos y pesados),
seguros incendio hogar y contrapartes de negocios masivos y riesgos comerciales.
La prevención de los delitos de Cohecho o Soborno y Receptación son abordados de
manera transversal en la Empresa con las medidas de prevención y consideraciones éticas
establecidas en las secciones de este Manual. Adicionalmente ya que la relación con
talleres tiene un riesgo inherente de receptación, los convenios deben incorporar una
cláusula relativa al conocimiento y cumplimiento de la Ley 20.393 por parte del proveedor
(Ver Sección 3.2 Proveedores de Servicios) y los procedimientos relacionados a la
compra de repuestos deben asegurar que la adquisición de éstos tengan asociado un
documento tributario que respalde la operación de compra.
1.7. Sanciones
La Ley 19.913 contempla un conjunto de infracciones y sanciones, para las compañías que
incumplan las obligaciones legales para prevenir el Lavado de activos y el Financiamiento
del Terrorismo y el Cohecho. A modo de ejemplo:
Debido a: Sanción
Infracciones y sanciones
LEVES
Incumplimiento de las
instrucciones impartidas en
las Circulares de la UAF .
Desde una amonestación a una
multa que puede ascender hasta
800 UF.
Infracciones y sanciones
MENOS GRAVES
Incumplimiento de la
obligación de Reporte de
Operaciones en Efectivo y la
mantención de registros.
La sanción va desde una
amonestación a una multa de
hasta 3.000 UF
Infracciones y sanciones
GRAVES
Incumplimiento de la
obligación legal de entregar
información y/o de remitir
Reportes de Operaciones
Sospechosas.
La sanción va desde una
amonestación a una multa de
hasta 5.000 UF.
La Ley 20.393 establece que la responsabilidad penal de las personas jurídicas es
autónoma de la responsabilidad de las personas naturales, pudiéndose aplicar a las
personas jurídicas una o más de las siguientes penas, de resultar responsable de delitos de
Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y/o Cohecho:
Disolución de la persona jurídica o cancelación de la personalidad jurídica
Prohibición temporal o perpetua de celebrar actos y contratos con los organismos
del Estado
Pérdida parcial o total de beneficios fiscales o prohibición absoluta de recepción de
los mismos por un periodo determinado
Multa a beneficio fiscal
8
Publicación de un extracto de la sentencia en el Diario Oficial u otro diario de
circulación nacional
Comiso, es decir, el producto del delito y demás bienes, efectos, objetos,
documentos e instrumentos del mismo serán decomisados.
Cabe señalar que las personas jurídicas no serán responsables en los casos que las
personas (funcionarios, dueños o controladores) hubieren cometido el delito
exclusivamente en ventaja propia o a favor de un tercero.
2. POLITICA DE CONOCIMIENTO DEL CLIENTE3
2.1. Objetivo
La Empresa considera como una medida fundamental para la prevención y detección del
Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y/o Cohecho, tener un conocimiento
completo y actualizado de cada uno de sus clientes, en lo que dice relación con las operaciones
que éstos desarrollen con la Empresa.
Por definición de la Empresa, son considerados clientes los Contratantes y Asegurados de las
pólizas.
El Oficial de Cumplimiento ante la UAF y Encargado de Prevención, cuenta con la facultad de
rechazar nuevos negocios a clientes que se vean relacionados en el transcurso de la relación
comercial, con casos de lavado de activos, financiamiento del terrorismo, cohecho, receptación
u otros delitos. Asimismo, cuenta con la facultad de no autorizar el establecimiento de la
relación comercial, con clientes que de acuerdo a la información que proveen los medios de
comunicación públicos o sistemas de prevención contratados por la empresa, puedan estar
asociados a este tipo de ilícitos.
De esta forma, se debe adoptar como práctica rutinaria y propia de la forma de operar de la
Empresa, un adecuado conocimiento de nuestros clientes, por lo que las disposiciones
establecidas a continuación, tienen por finalidad dar cumplimiento a los siguientes objetivos:
Verificar que todos los clientes de la Empresa entreguen, como mínimo, los
antecedentes establecidos de acuerdo a la normativa de la UAF (Ver Anexo VI).
Mantener vigentes los antecedentes de los clientes que permitan detectar cualquier
indicio de lavado de activos, financiamiento del terrorismo, cohecho o de una
Operación Sospechosa en general. La información de los clientes deberá ser actualizada,
al menos, anualmente.
Que la información registrada sobre las operaciones en los sistemas, permitan
identificar actividades inusuales que requieran de un mayor seguimiento o análisis; y
Tener conocimiento de la actividad del cliente, así como del mercado o sector asociado
al cliente.
3 Ver definición de “Cliente” en Anexo II.
9
2.2. Identificación de los clientes
Toda la información requerida en este punto debe ser debidamente documentada por el
Ejecutivo Comercial4 o por quien incorpore al Cliente.
Como norma general, los documentos recibidos por el Ejecutivo Comercial al momento de
ingresar al cliente deben ser originales, perfectamente legibles, y no pueden estar incompletos
ni enmendados.
La Empresa pedirá, en el caso de los nuevos clientes, y mantendrá, respecto de aquellos que ya
se encuentren registrados, específicamente los siguientes antecedentes:
2.2.1. En el caso de las personas naturales, se mantendrá, a lo menos:
Antecedente Requerido
Vehículos Hogar SOAP P & C y
Masivos
(Contraparte)
Masivos
(Propietarios
de la materia
asegurada)
Nombre x x x x x N° de Cédula de Identidad o
Pasaporte Vigentes x x x x (*)
Fecha de Nacimiento x x (*) x x Sexo x x (*) x x Nacionalidad x x (*) x (*)
Domicilio y país de residencia x x (*) x (*)
Actividad,Profesión u Ocupación x x (*) x (*)
Teléfonos particulares o Celular x x (*) x (*)
Dirección Comercial x x (*) x (*)
Teléfono Comercial o Celular x x (*) x (*)
Dirección de e-mail en el caso
que posea x x (*) x (*)
Firma del Cliente de
Verificación (Fotocopia de CI) x x (*) x (*)
(*) Por el tipo de canal de venta, los productos de P & C, masivos y soap la obtención de datos de los clientes podrá
realizarse en caso de presentarse un siniestro, o a través de compra masiva de datos.
2.2.2. Para el caso de Personas Jurídicas:
Razón social completa
RUT
Dirección Comercial en Chile
Giro Comercial
Teléfono Comercial
Email del contacto, en caso que posea
Si la persona jurídica que requiere los servicios es extranjera, debe tener una filial en
Chile, y además presentar estos antecedentes legalizados en Chile y traducidos.
En ambos casos se debe dejar copia de los antecedentes legales y la individualización de
sus representantes legales, cuando corresponda.
4 Ver definición de “Ejecutivo Comercial” en Anexo II
10
Identificación de los Beneficiarios Finales: En cumplimiento de la circular UAF N°57
(ver Anexo X) se solicitará completar una declaración jurada (Ver Anexo XI) en la cual
se identifiquen a las personas naturales que poseen directa o indirectamente, a través de
sociedades u otros mecanismos, una participación mayor al 10% del capital o de los
derechos a voto de la persona jurídica.
Asimismo, se deberán identificar a las personas naturales que ejercen el control efectivo
de la persona jurídica, es decir, aquellas que tienen las atribuciones de tomar decisiones
relevantes e imponer dichas resoluciones en la persona jurídica, ya sea por poseer un
número relevante de acciones, contar con la participación necesaria para designar y/o
remover a la alta gerencia y/o directorio, y/o por disponer del uso disfrute o beneficios
de los activos propiedad de la persona jurídica.
Adicionalmente, en ambos casos, se deberá consultar al Cliente y a los Representantes Legales
de los Clientes Personas Jurídicas, si cumplen con la condición de Persona Expuesta
Políticamente5 o PEP.
Los clientes que se incorporen a través de los Cotizadores Web de la Empresa, responderán la
consulta de su calidad de PEP de manera on-line, mientras que los clientes de canales
presenciales deberán completar el Cuestionario de Persona Expuesta Políticamente6 si es que
cumplen con esta condición.
2.3. Base de Datos
Los antecedentes mencionados en el punto 2.2. deberán ser solicitados y validados, de acuerdo
a los procedimientos existentes, y deben mantenerse almacenados en una base de datos
electrónica, o en las respectivas carpetas, según corresponda por un plazo no inferior a 10 años.
Dicha información contará con la organización y las medidas de seguridad que sean necesarias
para garantizar su acceso sólo a las personas que corresponda, resguardándose su
confidencialidad. Adicionalmente la Gerencia de Tecnología debe realizar respaldos periódicos
a las bases de datos.
Junto con lo anterior, también deberán almacenarse dentro de la base de datos los antecedentes
básicos de las operaciones realizadas por los clientes de la Empresa, sin perjuicio de los demás
registros que la Empresa, de acuerdo con la normativa vigente, deba mantener de las
operaciones por ella realizadas. Los datos que para cada operación se registren dependerán del
tipo de operación realizada por cada cliente y deberán mantenerse por un plazo no inferior a 10
años.
2.4. Aceptación de clientes
Si un cliente se negare injustificadamente a proporcionar alguno de los antecedentes
establecidos en el punto 2.2. anterior, el funcionario que esté a cargo del registro podrá
incorporar al cliente sólo si estos antecedentes vienen autorizados y firmados por el Gerente
de la Línea Comercial correspondiente e informar del caso al Oficial de Cumplimiento ante la
UAF
5 Ver definición de “Persona Expuesta Políticamente” en Anexo II.
6 Ver Cuestionario de Persona Expuesta Políticamente en Anexo VIII.
11
No obstante lo anterior, el retraso injustificado o negativa de los clientes personas jurídicas en
proporcionar la declaración jurada para la identificación de sus beneficiarios finales se
considerará una señal de alerta para el envío de un reporte de Operación Sospechosa a la
Unidad de Análisis Financiero
De todas formas, la Empresa no prestará servicios a aquellas personas donde no sea posible
verificar sus antecedentes personales o financieros. Así mismo, monitoreará especialmente las
operaciones de aquellos clientes respecto de los cuales se tengan antecedentes que den indicios
de relación con actividades ilícitas o vinculadas a delitos de Lavado de Activos, Financiamiento
del Terrorismo o Cohecho. Esto podrá ser corroborado al efectuar el cruce de información con
las listas disponibles en la OFAC7, o bien, utilizando el servicio de consulta a Base de Datos de
listas negras y sancionados por los delitos antes mencionados, que la empresa haya contratado
para estos efectos.
En el caso de clientes o potenciales clientes que estén clasificados como Persona Expuesta
Políticamente(PEP)8, se debe contar con la aprobación del Gerente General o Gerente
Comercial para poder prestar servicios, o bien establecer relaciones comerciales. Frente a
productos en donde se dificulte la identificación previa de un PEP, éstos serán identificados a
través de cruces masivos con Bases de Datos de PEP que se realizarán periódicamente, para así
obtener el V°B° de la alta gerencia.
2.5. Confidencialidad de la información
Toda la información que la Empresa mantenga de los clientes y sus operaciones en la base de
datos, será estrictamente confidencial y por lo tanto no podrá darse a ésta ningún uso que
exceda del necesario para prestar al cliente un servicio satisfactorio. De esta forma, la Empresa
velará para que los funcionarios que accedan a la información de la base de datos sean
solamente aquellos que en razón de su cargo o posición deban acceder a ésta.
Para dichos efectos, la Gerencia de Tecnología velará para que la información contenida en la
Base de Datos sea resguardada con las medidas básicas de seguridad que correspondan para
garantizar su integridad y buen estado.
Todo la información debe mantenerse respaldada y guardada por un plazo mínimo de 10 años
desde la fecha de su entrega, sin perjuicio de los plazos que para otros efectos sea necesario.
2.6. Mantención de Datos de Clientes
La Empresa deberá adoptar medidas de gestión que permita mantener actualizados los datos
relativos a identificación, domicilio, contacto, profesión u ocupación de los Clientes que tengan
contratados productos expuestos al riesgo de LAFTCR, con periodicidad anual, o aquella que
la Unidad de Análisis Financiero disponga.
7 Ver definición de OFAC en Anexo II.
8 Ver definición de “Persona Expuesta Políticamente” en Anexo II.
12
De manera similar, la empresa gestionará la actualización de los beneficiarios finales de los
clientes personas jurídicas, en la medida que la Declaración Jurada proporcionada cumpla la
vigencia establecida por la UAF.
Las iniciativas implementadas en este ámbito deberán estar documentadas al interior del área
de Prevención de Lavado de Activos.
2.7. Identificación Masiva de Clientes PEP
Con el objeto de identificar si un Cliente ha pasado a tener la calidad de PEP en el transcurso
de la relación comercial con la Empresa, el área de Prevención de Lavado de Activos realizará
cruces bimestrales de la cartera de clientes vigentes de la Empresa, contra la Base de Datos de
PEP y Funcionarios Públicos de Gesintel. Se incorporarán en los proceso de cruces masivos los
beneficiarios finales de los clientes personas jurídicas que hayan proporcionado esta
información.
En caso de identificarse personas que cumplen con la condición de PEP, éstos serán informados
al Gerente Comercial de la Empresa para la obtención de su aprobación.
3. MEDIDAS DE PREVENCIÓN
La mejor herramienta de prevención es aplicar medidas que permitan lograr un conocimiento
acabado de nuestros clientes y del mercado en el que ellos se desenvuelven, como por ejemplo:
Verificación de los datos de contacto, nacionalidad y de la actividad del cliente.
Que la documentación recabada sea fidedigna
Que no se omita información de los clientes
Generando instancias, que permitan mantener actualizada la información del cliente
(por ej: frente a contactos con el Call Center, visitas al sitio Web, contactos con su
Ejecutivo)
Conocer al cliente desde un punto de vista financiero
El no conocer bien a nuestros clientes puede conllevar riesgos de vernos involucrados en algún
caso de LAFTCR, afectando la reputación de la Empresa que es nuestro activo más
importante.
Se debe tener especial cuidado:
Si existen transacciones que impliquen participación de terceras personas, distintos de
nuestros clientes.
Cuando existan personas anónimas o con nombres ficticios.
Ante operaciones comerciales con eventuales clientes de países que se encuentren
calificados como territorios no cooperantes o paraísos fiscales de acuerdo a O.C.D.E9. y
a la G.A.F.I. 10
(Ver Anexo IV)
9 Ver definición de “O.C.D.E” en Anexo IV.
10 Ver definición de “G.A.F.I” en Anexo IV.
13
La empresa distingue el grado de riesgo relacionado a los clientes en función del área de
negocios o del producto asociado a ellos, tomando en cuenta sus antecedentes y actividades
empresariales entre otros.
La empresa cuenta con varias medidas de prevención ante la eventualidad de fraudes contra
ella. Algunas de estas contribuyen a prevenir actos de LA, FT y Cohecho. Sin embargo, hay
procedimientos que requieren la aplicación de prevenciones adicionales a las que ya se exponen
en los manuales de procedimientos vigentes. A continuación se ofrece una lista explícita de
disposiciones que se deben respetar:
Los abonos en efectivo que superen el monto de de MM$3 serán evaluados caso a caso.
Para ello se solicitará al Cliente una Declaración de Origen de Fondos (Ver punto. 4.5.1)
No se realizan depósitos en cuentas corrientes de terceros. En el caso de que un Cliente
no posea cuenta corriente vigente, se extenderá un cheque nominativo al Cliente.
Ante cualquier operación anormal, poco frecuente, o catalogada como inusual realizada
por algún cliente, ésta debe ser estudiada a nivel de jefatura y analizada para resolver si
se lleva a cabo o no. Adicionalmente se debe informar a la Gerencia de Auditoría
adjuntando toda la documentación de la operación, junto al formulario existente en la
Intranet N06: Manual de Prevención de Lavado de Activos - Formulario para
Reportar Operaciones Inusuales. (Ver Anexo V)
3.1 Listas Negras o de Sancionados
El Oficial de Cumplimiento ante la UAF y EPD deberá revisar y chequear de manera
periódica si se han establecido relaciones con clientes que estén individualizados en las
listas de sancionados emitidas por el Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas o que
pertenezcan a países no cooperantes o paraísos fiscales (Ver Anexo IV).
En caso de detectarse casos, el Oficial de Cumplimiento ante la UAF informará a este
organismo de manera inmediata y reservada, de acuerdo al procedimiento establecido para
el envío de ROS (Ver punto 4.4).
3.2 Proveedores de Servicio
Los contratos que se celebren con proveedores de servicios deben contener una Cláusula
relativa al conocimiento y cumplimiento de la Ley 20.393 por parte del proveedor. Es
responsabilidad de cada línea de Negocio solicitar la revisión y validación de los contratos
que celebren con Fiscalía previo a su firma.
Como medida de prevención adicional, las personas jurídicas y representantes legales de los
proveedores de servicios cuyos contratos son validados por Fiscalía serán verificados contra
las listas de sancionados y base de datos de PEP y funcionarios públicos, para evitar
posibles conflictos de interés o el establecimiento de relaciones con proveedores con
antecedentes en operaciones de LAFTCR
14
4. OPERACIONES INUSUALES Y/O SOSPECHOSAS
4.1. Operaciones Inusuales
Las Operaciones inusuales son aquellas que deben ser objeto de escrutinio para los efectos
de prevenir el Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Cohecho.
Se deberá dar especial atención a aquellas que presentan elementos o características
inusuales, irregulares o anormales, en relación con las actividades o giro del cliente o de
cualquiera de los que participan en ella, y/o que por su gestación, diseño financiero,
estructura, presentación, documentación utilizada, modificación de antecedentes ya
registrados, información proporcionada o falta de ésta, por la reiteración o cuantía de las
mismas o la intervención inusual de terceros o desconocidos, presentan dudas y sospechas.
4.2. Operaciones Sospechosas
De acuerdo a lo especificado en el inciso segundo del artículo 3° de la Ley N° 19.913, un
Operación Sospechosa es todo acto, operación o transacción que, de acuerdo con los usos y
costumbres de la actividad de que se trate, resulte inusual o carente de justificación
económica o jurídica aparente, sea que se realice en forma aislada o reiterada.
4.3. Procedimiento de cómo actuar en caso de operaciones inusuales y/o sospechosas
Cualquier persona que tenga conocimiento de la ocurrencia de una operación inusual y/o
sospechosa tiene la obligación de informar inmediatamente a su superior directo, quien
dentro de las 48 horas siguientes deberá informar de sus características a su Gerencia y al
Oficial de Cumplimiento ante la UAF, aportando todos los antecedentes necesarios que
permitan conocer la naturaleza de la operación y la identificación del Cliente (Ver Anexo V)
La información mínima aportada deberá ser la siguiente:
RUT o Cédula Nacional de Identidad o documento equivalente
Nombre completo del o los clientes
Identificación del producto o servicio
Montos involucrados para cada caso
Antecedentes o documentos relacionados
Observaciones del Caso
Declaración de Origen de los Fondos llenada por el Cliente, si corresponde. (Ver Anexo
VI)
4.4. Reporte de Operación Sospechosa – ROS
La Circular UAF N° 007 establece que la Empresa está obligada a informar a la UAF,
sobre actos, transacciones u operaciones sospechosas que advierta en el ejercicio de sus
actividades.
15
Frente al análisis de una operación inusual que a criterio del Oficial de Cumplimiento
ante la UAF, podría ser clasificada como sospechosa, éste deberá presentarla
inmediatamente y en forma reservada a la Alta Dirección o al Comité de Auditoría para
resolver si será informada como ROS.
Para estos efectos, la UAF ha dispuesto un Sistema de transmisión segura en su sitio
web institucional, a través del cual, el Oficial de Cumplimiento ante UAF debe enviar
los ROS.
4.5. Registro de Operaciones En Efectivo - ROE
Las Circular UAF N° 007 establece que la Empresa debe mantener registros especiales
por un plazo mínimo de 5 años e informar a la Unidad de Análisis Financiero, cuando
ésta lo requiera, de toda operación en efectivo superior a un monto de diez mil
dólares de Estados Unidos de América (US$10.000), o su equivalente en pesos
chilenos, según el valor del dólar observado el día en que se realizó la operación.
Con este propósito durante los primeros 10 días hábiles de los meses enero, abril, julio y
octubre de cada año, el Oficial de Cumplimiento ante la UAF enviará a esta Unidad un
registro de las operaciones efectuadas durante el trimestre inmediatamente precedente a
cada uno de los meses señalados. Si eventualmente no hubiera registro de operaciones
en efectivo superiores los US$10.000, reportará un ROE Negativo.
Para estos efectos, la UAF ha dispuesto un Sistema de “transmisión segura” en su sitio
web institucional, a través del cual, el Oficial de Cumplimiento ante la UAF enviará los
ROE.
4.5.1. Declaración de Origen de Fondos
A todo Cliente que realice un abono en efectivo11
por un monto igual o superior a
MM$3 en alguno de sus productos, se le debe solicitar una Declaración de Origen de
Fondos (Ver Anexo VI), con el objeto de obtener antecedentes actualizados y de primera
fuente del origen del efectivo.
La Declaración de Origen de los Fondos será enviada al Oficial de Cumplimiento ante
la UAF para su registro y análisis. Si éste determinara que se trata de una operación
sospechosa actuará de acuerdo a lo señalado en 4.4.
4.5.2. Control de Cúmulos
Semestralmente el Área de Prevención de Lavado de Activos analizará las
transacciones o pagos en efectivo que haya realizado un Cliente en la Compañía, y
cuyo monto total en efectivo supere los US$10.000 en el periodo.
De existir coincidencias, se evaluará la cantidad total de transacciones involucradas, la
existencia de Declaración de Origen de Fondos, y el perfil del Cliente.
11
Se debe considerar como efectivo, sólo aquellas operaciones que se materialicen mediante papel moneda
o dinero metálico.
16
Si el Oficial de Cumplimiento ante la UAF determinara que se trata de una operación
sospechosa actuará de acuerdo a lo señalado en 4.4.
4.6. Reserva de la Información
El personal de la empresa, debe mantener estricta reserva ante los clientes cuyas
operaciones estén siendo sometidas a revisiones especiales por el Oficial de
Cumplimiento ante la UAF. Lo anterior, en atención a que la Ley 19.913, señala
expresamente la prohibición a la Empresa y sus empleados de informar al afectado o a
terceras personas, la circunstancia de haberse requerido o remitido información a la
UAF, como asimismo, proporcionarles cualquier otro antecedente al respecto. Esta
prohibición rige también para las personas que presten servicios a cualquier título a la
Empresa.
4.7. Archivo de Operaciones Inusuales y/o Sospechosas
El Oficial de Cumplimiento ante la UAF llevará el registro de aquellos clientes que
hayan efectuado operaciones inusuales y/o sospechosas los que serán almacenados en la
Gerencia de Auditoría por un período mínimo de 10 años, permitiendo acceder a la
información completa del cliente involucrado con este tipo de transacciones en caso de
ser necesario.
La información aquí contenida es estrictamente confidencial y estará a disposición de
la autoridad en el tiempo y forma que determine.
5. CONSIDERACIONES ÉTICAS
Como menciona en el Código de Ética y Estándares de Conducta la reputación respecto a la
integridad de la Empresa es su más valioso activo y la conducta de los empleados debe
protegerlo en forma permanente.
En consecuencia, la Empresa evitará establecer relaciones comerciales o de otra índole, o
suscribir contratos o asumir compromisos con personas sancionadas o vinculadas en la
comisión de delitos de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo, Cohecho y
Receptación (Ley N°20.393) u otras conductas similares.
La Empresa y sus empleados se comprometen a conducir sus negocios personales y aquellos
realizados por cuenta de la Empresa de acuerdo a los más altos estándares éticos.
5.1. Reclutamiento del Personal
En concordancia con los altos estándares éticos, al momento de la evaluación de los
postulantes, la Empresa pone especial atención al problema ético, considerándolo como un
factor esencial catalogado dentro de las contraindicaciones. Los postulantes sólo
continuarán el proceso de selección si no presentan alguna contraindicación.
17
Por lo anterior, los postulantes seleccionados serán validados en los aspectos de la Ley
20.393, con el fin de comunicar a la Gerencia correspondiente, cualquier reparo que se
pudiera observar en esta materia y evaluar acciones a seguir.
Adicionalmente, la Empresa efectuará el cruce periódico de los funcionarios versus Listas
de Sancionados emitidas por organismos estatales o instituciones internacionales de
personas riesgosas a modo de advertir si personas dentro de la organización han sido
vinculadas a operaciones de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y/o cohecho
durante el transcurso de la relación laboral, y evaluar las acciones a seguir según cada caso
en particular.
5.2. Código de Ética y Estándares de Conducta
El personal debe tener una conducta acorde a los valores de la Empresa respecto de las
relaciones y operaciones que puedan efectuarse con los inversionistas, clientes o partes de
la operación para evitar un comportamiento de excesiva confianza que permite la
facilitación o realización de operaciones de Lavado de Activos, Financiamiento del
Terrorismo o Cohecho.
Para ello se deben cumplir las normas estipuladas en el Código de Ética y Estándares de
Conducta de la Empresa en el cual se señalan pautas específicas referidas a
comportamientos éticos, conflictos de intereses y estándares de conducta.
Es responsabilidad del personal estar constantemente informándose acerca de los
procedimientos de prevención y control que se explican en este manual, disponible en la
Intranet de la empresa, para conocer sus obligaciones al respecto.
5.3. Línea Interna de Denuncia
La Empresa dispone de una Línea Interna de Denuncia cuyo objetivo es permitir que
cualquier persona que tenga conocimiento o sospeche de alguna actividad que pudiese
implicar una infracción a las leyes y normas vigentes, tenga la posibilidad de hacerlo saber
al Oficial de Cumplimiento ante la UAF, en forma expedita y anónima, o si desea,
entregando datos que permitan contactarlo en caso de ser necesario contar con más
antecedentes, para investigar la denuncia.
Se puede acceder a la Línea Interna de Denuncia de tres formas:
A través del link "Línea Interna de Denuncia" que está alojado en el home de la Intranet
Accediendo al sitio www.consorcio.ethicspoint.com desde cualquier computador
conectado a internet
Llamando sin costo al número telefónico 800392626 de Ethicspoint.
18
5.4. Capacitación
5.4.1. Del Personal
El personal que ingresa a la Empresa tiene la obligación de realizar y aprobar el curso
“Prevención del Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Cohecho”, que
imparte la Gerencia de Desarrollo Organizacional bajo modalidad ClassroomTV.
Adicionalmente, el personal deberá asistir a los programas de capacitación que la
Empresa contemplará dentro del Plan de Capacitación anual de PLAFTCR, elaborado
por el Oficial de Cumplimiento ante la UAF, para efectos de mantener vigentes los
conocimientos y procedimientos en materias de PLAFTCR implementados por la
Empresa.
5.4.2. Del Oficial de Cumplimiento y Colaboradores
El Oficial de Cumplimiento ante la UAF y el personal que le reporta, deberá mantenerse
capacitado en las materias de prevención de LA, FT, Cohecho y Receptación de manera
continua, de modo de ir adecuando y optimizando el modelo de prevención en el marco
de la normativa vigente. Para ello debe visitar periódicamente la página web de la UAF,
y así estar informado respecto a los cambios en la normativa, cursos, noticias entre otras
novedades relacionadas con la labor en la prevención.
El Oficial de Cumplimiento ante la UAF, podrá solicitar a la Alta Gerencia el
nombramiento de Colaboradores que pertenezcan a las distintas áreas del negocio de la
Empresa, con el objeto de servir de apoyo en las tareas de prevención.
5.5. Sanciones Administrativas
Los trabajadores que no cumplan en forma oportuna e íntegra con las obligaciones de este
manual, y aquellas derivadas de la norma, se exponen a sanciones por parte de la Compañía, las
cuales, dependiendo de la gravedad y reiteración de la falta cometida, podrán ser: desde una
Amonestación por escrito con copia a su Jefatura y Carpeta Personal, hasta la desvinculación
de la Empresa.
19
6. CONSIDERACIONES FINALES
6.1. Actualización
El Directorio de la Empresa deberá evaluar, al menos una vez dentro de cada año calendario,
las políticas y procedimientos establecidos en el presente manual, junto al cumplimiento que se
esté dando a sus disposiciones, efectuando las modificaciones que sean necesarias de acuerdo a
la citada evaluación.
Sin perjuicio de lo anterior, el presente manual será actualizado cada vez que se presenten
circunstancias que así lo ameriten, previo acuerdo del Directorio en dicho sentido.
En el caso que cualquier disposición del presente manual sea modificada, está deberá ser puesta
en conocimiento de las personas que corresponda. Junto con lo anterior, se deberá emitir un
texto refundido del manual el cual deberá estar a disposición de todos los funcionarios que
corresponda, ya sea por medio escrito o electrónico.
6.2. Programas de Autoevaluación
La Gerencia de Auditoría realizará de manera semestral una actividad de Autoevaluación al
Modelo de Prevención de Delitos de la Empresa y del cumplimiento de las distintas materias y
disposiciones relativas a la prevención de LA, FT, Cohecho y Receptación (Ley 19.913, Ley
20.393 y Circulares UAF)
6.3. Obligatoriedad
El presente Manual de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Cohecho, es de
cumplimiento obligatorio para todo el personal de la Empresa y se encontrará publicado en la
Intranet para facilitar su continua consulta.
Las actualizaciones serán comunicadas a los empleados por el Oficial de Cumplimiento ante la
UAF, a través de los sistemas de comunicación formales existentes al interior de la Empresa,
quedando éstos inmediatamente sujetos a sus disposiciones y no podrán alegar
desconocimiento de éstas.
20
7. CONTROL DE CAMBIOS DEL MANUAL
Fecha de
modificación Descripción Responsable
05-10-2012
Se actualiza la definición de PEP, de acuerdo a Circular
UAF N° 48 de Abril de 2012
Jacqueline Yáñez/
Auditoría
26-12-2012
Se instruye que la documentación debe resguardarse por
plazo mínimo de 10 años
Se instruye de la obligación de mantener reserva ante los
clientes en el caso de que sus operaciones estén siendo
revisadas.
Se formalizan las funciones de Oficial de Cumplimiento
ante la UAF y Encargado de Prevención de Delitos.
Se instruye sobre la disponibilidad de la Línea Interna de
Denuncias.
Se dan a conocer las sanciones legales y administrativas
a que se ven expuestas las personas que no dan
cumplimiento a la normativa de LA, FT y Cohecho.
Se incorpora la responsabilidad de realizar programas de
autoevaluación al Modelo de Prevención de Delitos por
parte de la Gerencia de Auditoría.
Se explicita deber de aviso oportuno y reservado, en caso
de detectar clientes incorporados a listados de las
Naciones Unidas, o que pertenezcan a países no
cooperantes o paraísos fiscales.
Se actualiza Anexo con Circular UAF N° 49/2012, la
cual ordena y sistematiza las instrucciones de carácter
general impartidas por la UAF, dejando sin efecto varias
circulares anteriores y que se encuentran identificadas en
dicho anexo.
Francisco Goñi/
Oficial de
Cumplimiento ante la
UAF.
11-12-2013
Se realiza una revisión a todo el Manual y se determina
que sólo corresponde actualizar el contenido del Anexo
IV que hace referencia a la nómina de Países y
Territorios No Cooperantes y Paraísos Físcales
El resto de las instrucciones y disposiciones se
mantienen plenamente vigentes para el nuevo periodo
2014.
Francisco Goñi/
Oficial de
Cumplimiento ante la
UAF.
17-03-2014 Se formaliza el control semestral que se realiza de las
operaciones en efectivo de montos inferiores a UF 450
en 4.5.2 “Control de Cúmulos”
Jacqueline Yáñez/ Jefe
de Prevención de
Lavado de Activos
21
Fecha de
modificación Descripción Responsable
17-12-2014
Se incorpora referencia al Plan de Capacitación Anual
en materias de PLAFTC.
Se explicita que la Empresa debe realizar gestión de
actualización de datos de los clientes con la
periodicidad que la UAF disponga.
Se explicita que el responsable de chequear y revisar
las listas de sancionados es el Oficial de Cumplimiento
ante la UAF
Se explicitan los medios por los cuales se identifican a
los Clientes PEP en la Empresa.
Se incorpora el Anexo VIII- Cuestionario de Persona
Expuesta Políticamente
Francisco Goñi/
Oficial de Cumplimiento
ante la UAF.
27-02-2015
Se actualiza el umbral de los Reportes de Operaciones
en Efectivo (ROE), el cual se reduce de UF450 a
US$10.000, según lo establecido en Ley N°20.818 de
2015 y Circular UAF N°52/2015
Análogamente, se actualiza el umbral del control de
cúmulos semestral.
Jacqueline Yáñez/ Jefe de
Prevención de Lavado de
Activos
18-12-2015
Se incorpora definición de Productos expuestos al
riesgo de Lavado de Activos y Financiamiento del
Terrorismo
Se incorpora Anexo IX con las 40 Recomendaciones
GAFI
Se actualiza Cuestionario de Persona Expuesta
Políticamente, el cual contiene campo para
Declaración de Origen de Fondos de los Clientes PEP
Se actualiza Anexo IV con la nómina actualizada a
Octubre de 2015, de los países y jurisdicciones no
cooperantes GAFI.
Se incorpora validación en aspectos de la Ley 20.393
para funcionarios y postulantes seleccionados.
Se informan las penas que establece la Ley 20.393 a
las personas jurídicas.
Francisco Goñi/
Oficial de Cumplimiento
ante la UAF.
22
Fecha de
modificación Descripción Responsable
30-11-2016
Se incorpora la definición y evaluación de la
exposición riesgo de los productos frente al delito de
Receptación, el cual fue incluido dentro del catálogo
de delitos bases de la Ley 20.393 en Julio de 2016
Para la Versión 2017 el manual ha sido denominado
como “Manual para Prevención de Lavado de Activos,
Financiamiento del Terrorismo, Cohecho y Otros
delitos de la Ley 30.393’
Dentro de las Medidas de Prevención se incorpora la
sección 3.2 “Proveedores de Servicios”, formalizando
el deber de utilizar en los contratos con proveedores la
cláusula relativa al conocimiento y cumplimiento por
parte del Proveedor de la Ley 20.393.
Anexo II incorpora el delito de Receptación y la
actualización de la definición de Cohecho o Soborno
Francisco Goñi/
Oficial de Cumplimiento
ante la UAF
08/09/2017
Se incluye el Anexo X - Circular UAF N°57
Se incorpora Anexo XI – Procedimiento “Solicitud de
declaración y antecedentes para la identificación de
Beneficiarios Finales de clientes personas jurídicas”
Se formaliza facultad del Oficial de Cumplimiento y
Encargado de Prevención, para no autorizar el
establecimiento de relaciones comerciales con clientes
que presenten antecedentes relacionados con lavado de
activos, financiamiento del terrorismo, cohecho u otros
delitos.
Francisco Goñi/
Oficial de Cumplimiento
ante la UAF
22/12/2017
Se revisa Manual de PLAFTCR y se genera versión
2018 que considera la actualización de la Sección 5
Consideraciones Éticas en lo siguiente:
-Se suprime referencia al Reglamento Interno de
Disciplina, Orden, Higiene y seguridad, ya que el
nuevo Código de Ética y Estándares de Conducta,
emitido a fines de Julio de 2017, absorbió todas las
definiciones que en este ámbito que deben cumplir los
colaboradores en materias de prevención de LAFTCR.
-Se actualizan los mecanismos de accesos a la Línea
Interna de Denuncia, los cuales fueron informado al
personal a principios de en Mayo de 2017 .
-Se limita la revisión periódica de los colaboradores de
la Empresa, a listas de Sancionados en materias de
lavado de activos, financiamiento del terrorismo, así
como listas internacionales emitidas por organismos
estatales o instituciones internacionales de personas
riesgosas en esta materia.
Francisco Goñi/
Oficial de Cumplimiento
ante la UAF
23