Aleph 18.01
Manual de utilização do módulo de
aquisições
Elaborado por:
Ana Cosmelli e
Amélia Janeiro
SDUL
2008
Índice
1. Gestão de encomendas .................................................................................................................................. 4
1.1 Criar uma nova encomenda...................................................................................................................... 4
1.1.1 Associar uma encomenda a um registo bibliográfico........................................................................ 4
a. Pesquisar registos bibliográficos........................................................................................................ 4
b. Catalogar registos directamente no módulo de aquisições ............................................................... 5
c. Catalogar novos registos no módulo de catalogação ........................................................................ 6
1.1.2 Associar uma encomenda a um orçamento...................................................................................... 8
1.1.3 Criar uma nova encomenda .............................................................................................................. 8
1.2 Cabimentar uma encomenda.................................................................................................................. 10
1.3 Facturar uma encomenda....................................................................................................................... 10
1.4 Dar entrada de uma encomenda ............................................................................................................ 12
2. Gestão de orçamentos .................................................................................................................................. 15
2.1 Criar um novo orçamento ....................................................................................................................... 15
2.2 Transferir orçamentos............................................................................................................................. 16
2.3 Alocar recursos aos orçamentos ............................................................................................................ 18
3. Gestão de fornecedores................................................................................................................................ 20
3.1 Criar um novo fornecedor ....................................................................................................................... 20
4. Reclamações................................................................................................................................................. 23
4.1 Criar uma nova reclamação.................................................................................................................... 23
Aleph 18.01 - Módulo de Aquisições – Manual prático
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O módulo de Aquisições inclui 6 áreas.
Principais procedimentos disponíveis neste módulo:
•••• Criação e gestão de encomendas
a. Facturação
b. Cabimentação
c. Chegada de encomendas
•••• Criação e gestão de orçamentos
a. Gestão de moeda usada nas transacções
•••• Criação e gestão de fornecedores
•••• Reclamações
Pesquisa de registos bibliográficos
Pesquisa de encomendas
Pesquisa de fornecedores
Facturação
Administração (fornecedores, orçamentos…)
Gestão de encomendas
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1. Gestão de encomendas
1.1 Criar uma nova encomenda
1.1.1 Associar uma encomenda a um registo bibliográfico
Para criar uma nova encomenda é necessário seleccionar ou catalogar o registo bibliográfico referente
ao documento a ser encomendado. Para tal, deve optar por uma das 3 possibilidades:
a. Pesquisar um registo bibliográfico já existente
b. Catalogar um registo directamente no módulo de aquisições
c. Catalogar um novo registo no módulo de catalogação
a. Pesquisar registos bibliográficos
1- Seleccione a zona de pesquisa
2- Introduza os termos de pesquisa
3- Lance a pesquisa
4- Identifique e seleccione o registo
5- Envie o registo seleccionado para as aquisições
6- Aparece a indicação da informação sobre o documento a adquirir na linha das encomendas
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b. Catalogar registos directamente no módulo de aquisições
1- Seleccione Encomendas
2- Seleccione Catalogar encomenda
3- Preencha campos
4- Verifique e aceite a informação introduzida, criando, deste modo, um novo registo bibliográfico
5- Aparece nas aquisições o registo bibliográfico a adquirir
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c. Catalogar novos registos no módulo de catalogação
1- Abra a template das aquisições
2- Em alternativa, abra a template na barra de links rápidos
3- Seleccione a template acq.mrc
4- Catalogue o documento que vai adquirir com o máximo de informação que tiver
5- Envie o registo para as aquisições
6- Em alternativa, pode enviar o registo para as aquisições pela barra de links rápidos
7- Verifique que o registo relativo ao documento a adquirir aparece indicado na linha das encomendas no
módulo de aquisições
Menu das funções
Barra de links rápidos
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1.1.2 Associar uma encomenda a um orçamento
Deve verificar se já tem orçamentos disponíveis. Caso não tenha terá de criar um novo orçamento.
1.1.3 Criar uma nova encomenda
1- Na Lista de encomendas seleccione Adicionar
2- Escolha um dos três tipos de encomenda: Monografia, Periódico, Encomenda pendente
3- Preencha os campos que aparecem nos 3 separadores activos
Nota: O Nº de encomenda aparece automaticamente. Os campos mínimos a preencher:
Separador 2: Formato do material, Tipo de material, Sub-biblioteca, Método de aquisição. Se for uma
nova encomenda, o Estado é NEW
Separador 3: Código do fornecedor
Separador 4: Nº de unidades, Preço unitário, Preço total, Orçamento para Cabimentação
4- Seleccione Adicionar
5- A informação relativa à encomenda aparece no menu e na lista das encomendas. A partir deste momento,
a encomenda poderá ser alterada, actualizada (poderá, por exemplo, alterar os diversos estados da
encomenda) e geridas a sua cabimentação, a facturação, a chegada e a sua possível reclamação
6- É activado o 1º separador com informação sobre a encomenda
7- No botão Imprimir / cancelar, pode imprimir informação sobre o registo, imprimir carta a realizar ou a
cancelar a encomenda. No botão Enviar, sai uma carta para encomenda ao fornecedor
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1.2 Cabimentar uma encomenda
É necessário cabimentar a encomenda antes de facturar e realizar o pagamento.
No caso de orçamentos não geridos autonomamente pela biblioteca, a cabimentação deverá ser realizada
antes do envio do pedido de encomenda ao fornecedor. A diferença é que só após se passar o passo da
cabimentação e de concedida a autorização se poderá enviar o pedido de aquisição/encomenda.
1.3 Facturar uma encomenda
Quando chegar a factura da encomenda, deve facturar o pedido:
1- Seleccione Factura
2- Seleccione Adicionar
3- Introduza o número que vem na factura
4- Preencha os campos (não se esqueça de incluir os valores, o IVA, o código do objecto, o estado, o tipo
de pagamento e as datas). Seleccione Adicionar
5- Indique se o material foi ou não recepcionado
6- Aparece a indicação da factura na Lista de facturas
7- Seleccionando Orçamentos, vê-se o valor debitado ao orçamento escolhido para a factura (desde que o
tipo de pagamento seleccionado tenha sido Débito)
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1.4 Dar entrada de uma encomenda
Quando chegar a encomenda deverá dar a sua entrada:
Se a encomenda chegar com a factura, dê entrada da factura e no passo 5 da facturação indique que o
material foi recepcionado. Se a encomenda chegar depois da factura, no passo 5 da facturação indique que
o material não foi recepcionado. Nessa altura:
1- Quando o material chegar, faça a pesquisa da encomenda e no ecrã das Encomendas, seleccione
Chegada na zona de navegação (indicará 0/1)
2- Seleccione Adicionar para dar entrada do material
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3- Preencha os campos necessários (datas e número de documentos chegados) e seleccione Adicionar
4- Na zona de navegação, verifique que a indicação mudou para 1/1
5- No ecrã central, aparece a indicação da chegada com a respectiva data
6- Verifique que o estado da encomenda está completo na Chegada e na Facturação
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2. Gestão de orçamentos
Os procedimentos relacionados com os orçamentos gerem-se no ecrã de administração
Principais procedimentos disponíveis neste ecrã:
•••• Criação e gestão de orçamentos
•••• Criação e gestão de fornecedores
•••• Selecção de moeda para transacções
2.1 Criar um novo orçamento
Passos para criar um novo orçamento:
1- No ecrã de administração, seleccione Orçamentos
2- Seleccione Adicionar
3- Preencha os campos do separador 1. Info orçamento 1 (nome, código, tipo, validade, estado)
4- Preencha também os campos do separador 2. Info orçamento 2 (código objecto, valores de cabimentação
e de facturação e limitações). Os outros separadores ainda se encontram inactivos
5- Seleccione Adicionar
Orçamentos
Fornecedores
Moeda
Zona de pesquisa
Lista de orçamentos disponíveis
Detalhes dos orçamentos
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2.2 Transferir orçamentos
Caso o orçamento não seja gasto na totalidade e possa ser transferido para o ano seguinte ou caso existam
vários orçamentos em simultâneo e seja necessário transferir alguma quantia de um orçamento para outro (é
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possível uma biblioteca gerir orçamentos de projectos, ou preferir fazer a distinção entre o orçamento de
periódicos e de monografias):
1- No ecrã de administração, seleccione Orçamentos
2- Escolha o orçamento a transferir. Seleccione o separador Transacções
3- Seleccione Transferir
4- Indique o montante a transferir
5- Seleccione o orçamento para onde vai transferir o montante introduzido
6- Quando seleccionar a seta para executar a transferência, aparece a confirmação da transacção
7- Aparece a lista das transacções associadas ao orçamento que está seleccionado. O código das
transferências é TRN
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2.3 Alocar recursos aos orçamentos
Caso necessite de realizar uma alocação (adicionar ou subtrair recursos) a algum orçamento:
1- No ecrã de administração, seleccione Orçamentos
2- Escolha o orçamento a alocar. Seleccione o separador Transacções
3- Seleccione Alocação
4- Preencha os campos do ecrã de alocação (data, divisa, montante, tipo de transacção). Seleccione OK
5- Aparece a lista das transacções associadas ao orçamento que está seleccionado. O código das alocações
é ALC
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3. Gestão de fornecedores
Os procedimentos relacionados com os orçamentos gerem-se no ecrã de administração
3.1 Criar um novo fornecedor
Passos para criar um novo fornecedor:
1- No ecrã de administração, seleccione Fornecedores
2- Seleccione Adicionar
3- Preencha os campos do separador 1. Info Fornec. 1 (código do fornecedor, nome do fornecedor, estado,
país, língua)
4- Preencha também os campos do separador 2. Info Fornec. 2 (divisa, entrega encomenda, formato carta,
método envio carta)
5- Preencha ainda os campos do separador 3. Info Fornec. 3 (contacto, entrega, indicação de existência de
e-mail). O separador relativo à sub-biblioteca ainda se encontra inactivo
6- Seleccione Adicionar para activar o separador sub-biblioteca
7- Seleccione a sub-biblioteca a que corresponderá o fornecedor
8- Para acrescentar informação relativa às moradas ou acrescentar o e-mail, estando no ecrã principal do
fornecedor, seleccione morada e preencha os campos necessários
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4. Reclamações
Os procedimentos relacionados com os orçamentos gerem-se no ecrã das encomendas
4.1 Criar uma nova reclamação
Passos para criar uma nova reclamação:
1- Depois de pesquisar a encomenda que pretende reclamar, no ecrã das encomendas, seleccione
Reclamações
2- Seleccione Adicionar
3- Preencha os campos. Seleccione Adicionar
4- Verifique que a reclamação criada consta da lista de reclamações
5- Verifique que na zona de navegação das encomendas surge o número de reclamações com a respectiva
data
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