MANUAL DE UTILIZAÇÃO DO SISTEMA DE DIÁRIAS
DA MGS
Versão 1.0
SUMÁRIO
1. Descrição do Local de Acesso ................................................................................................... 1
2. Módulo Registrar Diárias ......................................................................................................... 3
3. Módulo Aprovar Diárias ......................................................................................................... 11
4. Registrar Prestação de Contas ................................................................................................ 12
5. Considerações ........................................................................................................................ 17
6. Telefones para Contato / Suporte .......................................................................................... 18
Manual de utilização do sistema de diárias da MGS v1.0
1
1. Descrição do Local de Acesso
Os Módulos do Sistema de Relatório de Viagens foram criados tendo com base a Regulamentação de
Viagem da MGS - Minas Gerais Administração e Serviços S/A (RG/AD/02/13ª).
Recomendamos a utilização do navegador Internet Explorer ou o Navegador Chrome, pois estes
navegadores são homologados para nosso servidor de aplicações. Outros navegadores não possuem
garantias de acesso. A versão do java mais atual que permite acesso é a versão 7.0. Atualizações
posteriores a este podem não conseguir acesso de forma correta.
Ao entrar no Site da MGS – www.mgs.srv.br , o usuário deverá clicar na área Cliente
Ao Clicar no Link Área Cliente, aparecerá a seguinte tela:
Após entrar com Login e Senha, o usuário entrará na sessão de Diárias de Viagem, na qual poderá
Gerar solicitações de Viagem, Aprovar e Gerar prestação de Contas.
Campo Login deverá
ser preenchido com o
CPF do usuário
Cadastrado e sua
senha pessoal.
Manual de utilização do sistema de diárias da MGS v1.0
2
Nesta Tela, temos as seguintes Opções:
Alterar Senha: Opção para trocar a senha de acesso atual por uma nova;
Registrar Diárias: Módulo para gerar a Solicitação de viagens;
Aprovar Diárias: Módulo para aprovar as solicitações de viagens;
Registrar Prestação de Contas: Módulo para fazer a prestação de contas da viagem efetuada;
OBS: Estes 3 últimos itens serão detalhados mais adiante.
Ao Clicar em um dos itens, aparecerá a seguinte mensagem:
Clicar na Opção
EXECUTAR
Marque esta opção
para não aparecer
novamente
Manual de utilização do sistema de diárias da MGS v1.0
3
Em seguida, aparecendo esta tela clique no botão Não.
2. Módulo Registrar Diárias
Neste módulo serão geradas as solicitações de viagens dos empregados da MGS pelos Centros de
Custo. IMPORTANTE: O módulo filtra os registros por Centros de Custo que estão cadastrados na
Clicar na Opção
NÃO
Manual de utilização do sistema de diárias da MGS v1.0
4
senha do usuário, ou seja, somente serão visualizados os registros dos empregados dos Centros de
Custo em que o usuário estiver previamente cadastrado.
Os campos na cor verde são somente para consulta, não podendo ser feita nenhuma alteração de
dados.
Os campos em branco serão preenchidos e/ou alterados pelo usuário.
Na parte Superior da tela, existe uma barra de ferramentas para auxiliar na geração / alteração do
registro.
Botão para sair do módulo;
Botão para Gravar alterações realizadas no módulo;
Botão para limpar os campos do módulo (desabilitado para este módulo);
Botão para Inserir um NOVO Registro (desabilitado para este módulo);
Botão para EXCLUIR um Registro Existente (desabilitado para este módulo).
Botão que “some” com o registro Temporariamente (desabilitado para este módulo);
Botão que abre o modo de Consulta dos Registros;
Botão que Executa o modo de Consulta desejado;
Botões de Navegação dos registros no módulo. ( Primeiro Registro, Registro
Anterior, Próximo Registro e último Registro respectivamente);
Barra de Ferramentas
Manual de utilização do sistema de diárias da MGS v1.0
5
4 – Na Regulamentação, foi criado um enquadramento dos funcionários da Seguinte forma:
Faixa I – Empregados que exerçam Cargo técnico, Administrativo, Operacional e Motoristas.
Faixa II – Coordenadores, Supervisores, Assistentes de Produção e de Comercialização, Secretárias de
diretoria, Analistas de Tecnologia da Informação, de Organização e Métodos e de Sistemas, e Técnicos
Jurídicos.
Faixa III – Gerentes, Assessores especiais, Auditor Chefe.
O Campo matrícula, ao ser informado, verifica se já existem solicitações pendentes com esta
matrícula que já ultrapassaram 5 dias úteis da data de retorno da viagem. Caso encontre, aparecerá
uma mensagem no rodapé do módulo e não será permitida mais nenhuma inclusão de Solicitação
para esta matrícula, até que todas as viagens pendentes sejam encerradas.
Inserir MATRÍCULA e tecle Enter
Informar o centro de custo. Esta informação é de extrema importância, para o
faturamento.
Manual de utilização do sistema de diárias da MGS v1.0
6
O botão de “Gerar Rota de Viagem” abre uma tela para
inserção da rota de viagem. Esta tela tem a função de calcular o valor das diárias por rota, conforme
informações cadastradas nos campos.
O item “Hotel Conveniado” foi desenvolvido para alguns clientes que possuem convênio com o hotel
e não precisam gerar gastos com diária e alimentação do funcionário.
O cadastramento dos dados desta tela consiste em informar a rota de viagem que será efetuada.
Criar um registro constando as cidades de Origem e Destino com as horas de Saída e chagada quando
a viagem for somente de um dia. Havendo pernoite será necessário informar os trechos onde estas
ocorreram. Cidades em que o funcionário só passou, ou parou para abastecer ou alimentar, não
havendo pernoite, não necessitam serem inseridas.
Barra de
Ferramentas Cidade em que
o Funcionário
está saindo de
viagem.
Data e horário
de Saída da
Cidade Origem
Cidade Destino da
próxima parada.
Tipo do transporte
utilizado na viagem. Placa do veículo utilizado. Obrigatório
quando o transporte for Orgânico Fechar a tela
Tipo da
Localidade de
Destino
Data e horário
do final da
permanência
na cidade
Destino.
Manual de utilização do sistema de diárias da MGS v1.0
7
DICA: A data e hora referentes à cidade Destino devem ser preenchidas informando até quando o
funcionário ficou naquela cidade (horário em que o mesmo irá sair da cidade destino para outro
trecho, e no caso de ser retorno, colocar a hora já de chegada, considerando o fim daquele trecho).
É muito importante preencher estes campos (datas e horas) os mais corretos possíveis, pois é
através deles que o sistema irá calcular o valor das diárias previstas. O valor das diárias é calculado
por trechos (rotas).
Ao clicar no botão Fechar ( ), o valor do tipo de despesa referente à Hospedagem e
Alimentação será preenchido conforme calculado nas rotas.
OBS: Conforme regulamentação, as viagens programadas que não respeitarem os 3 dias de
antecedência, poderão ser pagas em trânsito ou após retorno do funcionário.
1 – A regulamentação divide as localidades em: Capitais, Municípios Especiais e Demais Municípios, sendo
assim o valor da diária varia de acordo com Local escolhido.
2 – Existem 4 tipos de Transporte definidos pela regulamentação, são eles: Aéreo, Particular, Coletivo e
Orgânico (Carro da Empresa).
3 – Conforme a regulamentação, as diárias são fracionadas, ou seja, as horas informadas de saída e
chegada da viagem também são calculadas no Valor:
Períodos inferiores a 6 horas de viagem, não geram nenhum valor;
Períodos entre 6 e 12 horas geram 35% do valor da diária de viagem;
Períodos entre 12 e 24 horas geram 50% do valor da diária de viagem;
Períodos com comprovação de Hospedagem ou acima de 24 horas geram diária integral;
OBS: Para inserir uma nova despesa, clique no botão
“Incluir” e selecione o ítem de despesa desejado. Por Ao acrescentar o item desejado, clicar
dentro do campo valor solicitado e digitar o
seu valor pretendido,
Manual de utilização do sistema de diárias da MGS v1.0
8
padrão será atribuído a este novo ítem o valor “0” cabendo
ao usuário atribuir o valor da despesa corretamente. Não é
permitido ao usuário alterar ou excluir o valor do ítem de
despesa tipo 1 referente a Diária (Hospedagem e
Alimentação).
Após preenchimento dos campos, lembre-se de gravar os dados com o botão Gravar da barra de
ferramentas ( ). Aparecerá um Status em Azul “Pendência de Aprovação do Responsável”, ou seja,
esta solicitação de Viagem está pendente de aprovação de um responsável para concluir a solicitação
através da tela de “Aprovar diárias”. As diária que ocasionalmente não for salva não poderá ser
aprovada.
OBS: Pela Regulamentação, só é permitida fazer 2 solicitações de viagem por vez, ou seja, só pode haver
duas solicitações em aberto. Para criar uma terceira solicitação, a primeira deve ser encerrada e liberada
pelo financeiro.
ATENÇÃO: Para abrir uma segunda solicitação, a primeira não pode ultrapassar 5 dias úteis da data de
retorno do funcionário. Período previsto na regulamentação para prestação de contas.
Botão Cancelar: Cancela a Solicitação de Viagem.
- Este Cancelamento pode ser por qualquer motivo, desde um cadastramento errado até uma
desistência ou discordância da necessidade da mesma. Esta opção fica válida somente antes da aprovação
do responsável, depois de confirmada a aprovação, este botão fica indisponível.
Botão Imprimir: Esta opção fica desabilitada até a aprovação da solicitação pelo
Responsável.
OBS: No momento do preenchimento dos campos, ao preencher o campo enquadramento, é gerada uma
despesa tipo 1 de Hospedagem/alimentação com um valor calculado conforme a Regulamentação.
Para cada situação no módulo de viagem, existe um Status para auxiliar o usuário. Ao gravar a solicitação
de viagem, note que na parte inferior da tela aparecem em Azul, algumas mensagens como:
Pendência de Aprovação do Responsável– Indica que aquela solicitação está pendente de aprovação para
que seja paga pelo Setor financeiro da MGS.
Solicitação Aprovada – Indica que a solicitação foi aprovada e que a ordem de pagamento foi enviada
para o Setor Financeiro da MGS e será encaminhada para o Banco para pagamento das diárias calculadas.
Solicitação CANCELADA – Indica que a solicitação foi cancelada.
Manual de utilização do sistema de diárias da MGS v1.0
9
Viagens já ocorridas e pagas pelo funcionário sem adiantamento.
Podem ocorrer viagens em que o funcionário viajou sem adiantamento prévio, ou seja, alguma viagem
urgente em que não foi possível solicitar o adiantamento das diárias a tempo e as despesas foram pagas
por conta do funcionário.
A mesma deve ser registrada para fim de Prestação de Contas e ressarcimento do funcionário da mesma
forma que as demais solicitações. Porém, existem algumas particularidades no registro da solicitação.
- Ao informar o período de viagem e este período for anterior ao cadastramento da solicitação, o sistema
entenderá que já foi uma viagem executada e irá incluir, na gravação do registro, os valores da despesa
de Hospedagem zerados.
- Estas viagens precisam de aprovação (módulo que será explicado adiante) no sistema, mesmo
entendendo que já foram autorizadas pela chefia imediata e executadas.
- Na Prestação de Contas (módulo que será explicado adiante), será o momento em que o funcionário irá
informar os gastos com a despesa ocorrida e que será ressarcido.
Como foi dito anteriormente, os campos na cor verde são somente para auxiliar o usuário na identificação
dos dados. Iremos comentar alguns campos para que o usuário tenha uma melhor visão e entendimento do
módulo de Registro de viagens.
Este Campo será preenchido no momento da gravação da solicitação com um valor seqüencial do
sistema. É o número de Protocolo da viagem, será único.
Estes campos armazenam as datas de gravação do registro.
Retorna o nome do Funcionário da matrícula informada.
Mostra qual a atividade executada pelo funcionário.
Mostra o nome da Unidade escolhida.
Mostra o valor da Solicitação da Viagem.
Mostra a Data em que a Solicitação foi Cancelada.
Manual de utilização do sistema de diárias da MGS v1.0
10
Mostra o dia em que foi feita a Prestação de Contas da viagem.
Mostra o Valor da Prestação de Contas.
Este campo informa os dias previstos da duração da viagem.
Mostra o valor da diária calculada.
Mostra a quantidade de diárias calculadas inclusive com as frações das horas. Este campo
em particular é importante para que o usuário entenda como funciona o cálculo das diárias.
Exemplo: Um Município Especial com um funcionário Enquadrado na Faixa II tem uma diária de R$
210,00. Um período de saída dia 01/04/2013 às 08:00 e chegada dia 04/04/2013 às 17:00, retornará no
campo de Diária Prevista o Valor 3,35 que quer dizer que são 3 diárias e mais 35% (9 horas) de uma diária
em função das horas. Cálculo: 3 X R$ 210,00 = R$ 630,00 + a fração de 35% de R$ 210,00 = R$ 73,50. Então,
o valor da Hospedagem/Alimentação será de R$ 703,50.
Resumo
Para podermos inserir uma solicitação de viagem, é necessário estar em mãos, matrícula do
funcionário, Centro de Custo pela qual o funcionário irá viajar, Cidades de destino, Justificativa e período da
viagem. Saber o Tipo de Localidade, tipo de Transporte e enquadramento do funcionário.
Após informar os dados necessários, clicar no botão GRAVAR ( ) na barra de Ferramentas.
Manual de utilização do sistema de diárias da MGS v1.0
11
3. Módulo Aprovar Diárias Este módulo somente é permitido para usuários responsáveis em aprovar as Solicitações de Viagens,
normalmente cargos de chefias nos Centros de Custo. É um módulo sem nenhum preenchimento, todos os
campos são verdes e o responsável pela aprovação só irá verificar os dados e clicar no botão “Responsável”
para aprovar a viagem.
Ao entrar no módulo, aparecerão as solicitações que precisam ser aprovadas, caso não exista nenhuma,
aparecerá uma mensagem “Nenhuma informação Cadastrada.”
Botão Cancelar: Cancela a solicitação de viagem antes de ser aprovada.
OBS: A Solicitação não poderá ser cancelada após o aprovador clicar no botão de Responsável.
Botão Histórico mostra quais as viagens já realizadas do funcionário que está na
aprovação corrente. Tem a função de informar os valores que o funcionário já recebeu para um controle
maior controle do aprovador.
Aparecendo as informações, o usuário responsável irá clicar no
botão “Responsável” para aprovar a solicitação após conferi-la.
Mensagem aparecerá quando
não houver nenhuma solicitação
para ser aprovada.
Manual de utilização do sistema de diárias da MGS v1.0
12
4. Registrar Prestação de Contas Este Módulo é destinado a Prestar contas da Viagem realizada. A tela aparecerá em modo de
Consulta para informar o Código (número do Protocolo que foi gerado na Solicitação de Diárias).
Caso o usuário não saiba o código, poderá informar o número da matrícula e clicar no botão executar
Pesquisa ( ).
OBS: Para fazer uma pesquisa através da matrícula do funcionário, digite 9 zeros antes da
matrícula desejada. EX: para pesquisar a matrícula 123456 digite: 000000000123456 e clique no
botão de pesquisa ( ).
A Pesquisa retorna sempre a viagem mais recente, do maior para o menor número do Código.
O preenchimento dos dados é muito simples, porém, existem procedimentos a serem seguidos:
1 – Devem-se preencher os campos de Valor Utilizado e Valor Comprovado. Havendo outros tipos de
despesa, estas também devem ser preenchidas. Campos de valores numéricos, para colocar decimais
tem que ser com ponto (.) e não com vírgula (,).
As outras despesas, quando solicitadas, o valor utilizado e o comprovado devem ser o mesmo valor
das notas de comprovação, pois o restante terá que ser devolvido ou caso tenha gastos a mais do
que o solicitado, o funcionário será ressarcido.
Manual de utilização do sistema de diárias da MGS v1.0
13
Iremos detalhar somente os campos brancos, por serem de preenchimento do usuário. Os outros
(Campos Verdes) são somente de consulta.
OBS: Campos de valores numéricos, para colocar decimais tem que ser com ponto (.) e não com
vírgula (,).
Neste Campo, temos algumas particularidades. Na Primeira linha que aparece o
Tipo da despesa, referente à Hospedagem/alimentação, o valor informado será o mesmo que foi
calculado na Solicitação de Viagem, independente do valor informado no campo de “Valor
comprovado”. Outros itens como as linhas tipo 8 e 4, o valor utilizado será igual ao valor
comprovado, pois a diferença será cobrada ou restituída ao funcionário.
O campo de Valor comprovado referente à hospedagem, (somente informar o
valor da Nota de Hospedagem), nos outros campos de despesas, informar os gastos que possuem
notas de comprovação.
OBS: Lembramos que o valor da diária é devido ao funcionário, não sendo cobrada diferença
alguma baseada na informação do campo de Valor comprovado. Porém, pela regulamentação,
diárias que não possuírem comprovantes de hospedagem, o funcionário terá direito somente a
50% do valor da diária. Devendo restituir os outros 50% à empresa.
Botões:
Após preenchimento dos campos, clicar no botão confirmar ou no botão
GRAVAR ( ) para gravar alterações no registro.
Após preenchimento e gravação do acerto da viagem, é possível imprimir o
relatório de viagem.
Botão que abre uma janela para poder informar qualquer tipo de
acontecimento e/ou alterações nas viagens, imprevistos, tanto de datas, quanto horário e rotas.
Valor utilizado igual ao
Valor aprovado.
Outros campos de despesas, o valor utilizado tem que ser igual ao valor
comprovado com notas. Independente do valor aprovado.
Manual de utilização do sistema de diárias da MGS v1.0
14
Este botão é para cancelar a viagem que por algum motivo foi solicitada,
aprovada, mas não foi efetuada. O procedimento será deixar todos os campos de Valores em branco
e clicar neste botão. O sistema entenderá que não houve viagem e o funcionário terá que devolver o
valor integral solicitado.
Este botão somente estará habilitado e poderá ser usado pelos conferentes
do setor financeiro da MGS.
Este botão serve para acompanhar junto ao sistema os documentos que
estão pendentes junto ao setor financeiro quando o status da diária estiver notificada como
“PENDENTE DE DOCUMENTAÇÃO”. Durante este status, caso não haja documentação pendente, o
campo de documentação pendente exibido após clicar neste botão será nulo.
Este botão de imprimir boleto é para os casos em que por
algum motivo, valor total da viagem foi menor do que o valor solicitado, será necessário imprimi um
boleto com o valor a devolver. Este botão só é habilitado quando o acerto de viagem gerar um valor
negativo (Valor a ser devolvido pelo Funcionário).
OBS: Em alguns casos, o navegador bloqueia a tela gerada do Boleto. Vá à opção Ferramentas do
seu navegador e desabilite a opção Bloqueador de Pop-ups.
Abrirá uma janela na qual o usuário informará dados do roteiro da Viagem.
2 – Após o preenchimento clicar no botão ( ) que será detalhado adiante.
Manual de utilização do sistema de diárias da MGS v1.0
15
Detalhe da Janela de Prestação de Contas.
Considerações: O horário tem que ser digitado com dois ponto (:) ou preencher com quatro dígitos
e após <Enter> ou <TAB>, os dois pontos serão incluídos.
O mesmo ocorre para o campo Data. EX: 02022013 torna-se 02/02/2013.
Lembre-se também, que antes de entrar nesta tela, os campos de Valor Utilizado e Valor
comprovado (QUANDO EXISTIR COMPROVANTE DE HOSPEDAGEM) devem ser preenchidos antes,
pois preenchendo os campos da tela de prestação de contas, ao fechar esta tela, o sistema verifica
os dias de viagem e verifica se existem comprovantes de hospedagem. Em caso negativo o sistema
automaticamente recalcula os valores de diária colocando somente 50% em cada diária.
Para cada trecho efetuado na viagem, será criado um registro. Os campos de data e hora da cidade
Destino sendo que o trecho é considerado bate e volta, devem ser preenchidos com a hora final da
viagem, incluindo já a hora do retorno.
Exemplo 1: Viagem de Cidade Origem para Cidade Destino sendo no mesmo dia,
Fazer o trecho considerando que a data final deste trecho é o horário de retorno à cidade Origem.
Exemplo 2: Viagem com mais de uma cidade, será inserido o trecho no qual o funcionário irá
pernoitar, cidades que o mesmo só passou ou parou para temporariamente não precisam ser
Barra de
Ferramentas
Cidade em que
o Funcionário
está saindo de
viagem.
Data e horário
de Saída da
Cidade Origem
Cidade Destino da
próxima parada.
Tipo do transporte
utilizado na viagem.
Placa do veículo utilizado. Obrigatório
quando o transporte for Orgânico Fechar a tela
Tipo da
Localidade de
Destino
Data e horário
da
permanência
na cidade
Destino.
Tem que informar se
houve comprovação de
Hospedagem no Trecho.
Manual de utilização do sistema de diárias da MGS v1.0
16
registradas (Os registros são para marcar os locais de pernoite.) e na última cidade antes do retorno,
incluir as horas de deslocamento até a cidade de origem.
Deve-se inserir um registro de “Origem” para “Destino”, sendo considerado um trecho.
Ao Clicar no botão “Fechar”, a janela será fechada e, baseado nas informações desta tela, o sistema
recalculará as diárias, podendo aparecer uma mensagem de alerta de divergências nos valores da
diária. Após isso, é só clicar no botão GRAVAR ( ) na Barra de Ferramentas.
OBS: Esta mensagem não bloqueia a prestação de Contas, ela somente dá um alerta de que o valor
recalculado está diferente do valor informado no Campo “Valor Utilizado” e que poderá, no
momento de Conferência pelo Setor Financeiro da MGS, gerar devolução de diária disponibilizada
irregularmente.
Na Descrição de Despesa, que aparece “DIÁRIA (HOSPEDAGEM E ALIMENTAÇÃO)”, se o campo de
Valor Comprovado ficar em branco e o período da viagem for superior a 1 dia, aparecerá uma
mensagem no rodapé do módulo dizendo que a diária será de 50%, e trará o valor correspondente.
Manual de utilização do sistema de diárias da MGS v1.0
17
Para cada situação no módulo de viagens, existe um Status para auxiliar o usuário. Ao abrir o módulo
e pesquisar a viagem desejada, note que na parte inferior da tela aparece em Azul, algumas
mensagens como:
Pendência de Prestação de contas – Indica que aquele código pesquisado está pendente de
prestação de contas do usuário.
Pendência de Documentação – Indica que a prestação de contas por parte do usuário foi realizada e
o sistema aguarda o recebimento da documentação pelo setor financeiro para a sequência do
processo de encerramento da diária. Caso haja acertos a serem compensados via pagamento de
boleto bancário, estes só estarão disponíveis durante o status de “Pendente do Conferente”
Pendência do Conferente – Indica que a o setor financeiro já recebeu os documentos referentes a
diária realizada e iniciou os acertos com a finalidade de encerrar o processo de prestação de contas e
liberação da diária no sistema.
Pendência do Superintendente – Indica que foi finalizada a prestação de contas e acertos pendentes
e aguarda a liberação de pagamento do Superintendente Financeiro da MGS para liberar o acerto
desta diária. Caso haja algum ressarcimento extra para pagamento, este será liberado após a
finalização desta etapa.
Acerto Liberado – Indica que a viagem já foi conferida e liberada, terminando o ciclo da viagem.
5. Considerações Para uma prestação de Contas, o usuário deve ter em mãos as Notas de comprovação, número da
placa do carro, datas e horários das rotas.
Lembrar de preencher primeiramente os campos de valores das despesas, valores dos
comprovantes e depois, no Botão de Prestação de contas, preencher os dados tendo o cuidado de
gravar todas as rotas da viagem para recálculo das mesmas.
Após entrar com os dados necessários, clicar no botão GRAVAR ( ) na barra de Ferramentas.
Manual de utilização do sistema de diárias da MGS v1.0
18
6. Telefones para Contato / Suporte
Suporte e/ou Correções do sistema. – Superintendência de Tecnologia da Informação
(SUTIN)
Telefone para Contato: 3239-8400 (Ramal 8680)
Analista responsável: Renato Alves Almeida
Email: [email protected]
Suporte e/ou dúvidas de liberação de protocolos e pagamentos. – Superintendência de
Finanças (SUFIN) – Diárias de Viagem
Telefone para contato 1: 3239-8400 (Ramal 8506)
Servidor Responsável: Hielen M. Nogueira
Email: [email protected]
Suporte e/ou dúvidas de liberação de protocolos e pagamentos. - Superintendência de Finanças (SUFIN) – Diárias de Viagem
Telefone para contato 2: 3239-8400 (Ramal 8506)
Servidor Responsável: Fernando Márcio Avelar
Email: [email protected]