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Sistema de Coordinación de
Acciones (SCA)
Manual de Usuario
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Elaboró Alma Rojo [email protected] Abril-2010
Tabla de contenido
Introducción
Ciclo de coordinación de acciones
Glosario de términos
Acceso al sistema
Registro de proyecto
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Tabla de contenido
Registro de actividad
Negociación
Actividades en proceso
Mis actividades
Supervisión de actividades
Elaboró Alma Rojo [email protected] Abril-2010
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Tabla de contenido
Seguimiento de actividades
Consultar proyecto
Concluir proyecto
Evaluación de resultado
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Introducción
El sistema de coordinación de acciones SCA es una aplicación diseñada para uso de todo el personal de VLCA/LCA con la intención de coordinar y dar continuidad a las actividades que se realizan como parte del cumplimiento de objetivos y compromisos .
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Introducción
Maneja grupos de trabajo y grupos de proyectos
Envío automático de mensajes de correo electrónico
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Ciclo de coordinación de
acciones
1. Generación del
contexto
2. Negociación
3. Realización
4. Evaluación
Ciclo de coordinación de
accionesSCA
1. Resultado de
conversaciones de
reuniones y necesidades
entre equipos de proyectos
y de trabajo. Alta de
proyecto
2. Negociación durante la
asignación de la actividad
3. Capturas de avance dentro
de una actividad.
Supervisión y comentarios
4. Evaluaciones de proyecto y
de equipos de trabajoElaboró Alma Rojo [email protected] Abril-2010
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Glosario de términos
Grupo de trabajo es el equipo natural de los
supervisores con el personal que trabaja con ellos
basado en el organigrama de la empresa.
Equipo de proyecto es un equipo conformado por
personas que de manera natural no pertenezcan a un
equipo de trabajo pero que necesiten colaborar juntos
para la realización de un proyecto.
Proyecto es la declaración formal del resultado del
contexto creado y puede ser como tal un proyecto en
el sentido formal como también la planeación de
actividades mensuales de una persona.
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Glosario de términos… (Cont.)
Actividad es una tarea que se realiza de manera
individual ya sea autoimpuesta o asignada por un
supervisor o líder de proyecto. Esta puede ser
asociada a un proyecto o no.
Negociación se da entre el supervisor o líder de
proyecto cuando se registra una actividad de
prioridad alta.
Entregable de proyecto es cualquier documento o
resultado tangible dentro del desarrollo de un
proyecto. Por ejemplo: Informe de resultados,
carpeta archivada, presentación de documento ante
alguna autoridad. Ir a captura de proyecto
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Acceso al sistema
Dentro del navegador de Internet que se use, se ingresa
la dirección
www.lca-consultores.mx/SCA
Se escribe usuario y contraseña
La primera vez la contraseña por omisión es la palabra
password y el sistema solicita crear una nueva contraseña.
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La nueva
contraseña no
puede ser la
misma palabra
password
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Registro de proyecto
En el menú Proyecto se selecciona la
opción registrar y el sistema presenta la
pantalla de captura de proyecto.
La clave del proyecto se define de la
siguiente manera:
Si es planeación de actividades mensuales la
clave se construye con las iniciales del
responsable, el mes y el año. Por ejemplo si se
trata de las actividades del mes de abril de 2010
de Ernesto Pérez, la clave que corresponde es : EPR-04-2010
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Registro de proyecto … (Cont.)
Si se trata de un proyecto
entonces la clave se conforma por
las iniciales del área, iniciales del
proyecto, el año y el consecutivo
del proyecto para ese año en caso
de que se realicen varios
proyectos similares. Por ejemplo el
área de TI va a desarrollar SOX en
su primer versión: TI-SOX-01-2010
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Registro de proyecto … (Cont.)
Dentro de contexto se describe la
justificación, aspectos generales y
alcance del proyecto a realizar.
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Registro de proyecto … (Cont.)
Equipo de proyecto: Responsable. es quien ejecuta el proyecto
Reporta a : generalmente es el líder del proyecto o
cliente principal. Cuando se trata de actividades del
mes esta figura es el supervisor de la persona
responsable de las actividades
Delega a: es la persona o grupo de personas a
quienes el responsable o el líder del proyecto puede
asignar actividades para el logro del cumplimiento del
proyecto.
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Registro de proyecto … (Cont.)
Cuando se trata de planeación de actividades
mensuales, el equipo del proyecto se conforma por
el responsable a realizar las actividades que reporta a
su supervisor y puede delegar a una tercera persona.
Si es un proyecto entonces el equipo se conforma
por las personas que van a participar que pueden ser
de diferentes áreas pero que participan con algún rol
dentro del proyecto.
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Registro de proyecto … (Cont.)
Entregables
Se escribe el nombre del entregable y para
agregar más se pulsa el símbolo
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Registro de actividad
Dentro del menú actividad se selecciona la opción
registrar.
La categoría de la actividad se refiere a poder
agregar clasificaciones para identificarlas y
asociar actividades de un mismo tipo, por
ejemplo: Consultoría,
Desarrollo,
Pruebas,
Pagos.
Cada área podrá ir definiendo y agregando categorías en el
catálogo.
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Registro de actividad … (Cont.)
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Tipo de actividad:
Si una actividad se indica como Propia, significa
que la persona que la registra es quien la va a
realizar
Cuando se registra una actividad para que otra
persona la realice entonces se marca como
Colaborativa y el sistema muestra el campo para
seleccionar el nombre de la persona a quien se le
asigna.
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Registro de actividad… (Cont.)
Prioridad
La prioridad Alta indica que es una actividad que debe
iniciar un proceso de negociación con el supervisor hasta
aceptar la fecha compromiso.
Cuando las prioridades son Media o Baja, únicamente se
registra para realizarse y no implica negociación.
Ponderación
Esta opción se utiliza únicamente cuando una actividad
está asociada a un proyecto. En el campo se captura el
porcentaje o peso que la actividad tenga como impacto
en el proyecto.
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Registro de actividad… (Cont.)
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Las ponderaciones de las actividades permiten tener un indicador
de desempeño del proyecto.
Se suman las ponderaciones por color de avance de la actividad,
es decir todas las que están en verde o amarillo o rojo
El proyecto tendrá en desempeño el que sume mayor
Debemos procurar siempre estar en verde
Recordemos que una actividad que no ha cumplido el 75% de su
tiempo tendrá color verde
Al llegar al 75 su color es amarillo
El día que vence se pondrá rojo
Actividades en negociación
Al acceder al sistema lo primero que se muestra son las actividades
que se encuentran en negociación. Se da click en el hipervínculo
del nombre para acceder a la visualización de los detalles de la
actividad, donde el usuario puede:
Aceptar
Declinar
Contraproponer
Si al acceder el sistema solo
presenta los menús es
porque no se tienen
actividades pendientes para
negociar
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Actividades en negociación
Símbolo Acción Rol Resultado
Aceptar
Supervisor/
Líder
Si acepta la actividad, queda asignada al
responsable. La puede visualizar en el menú
supervisar para emitir comentarios.
Responsable
de la
actividad
Si acepta la actividad le queda asignada y la
puede visualizar en el listado de actividades para
capturar avances.
Declinar
Supervisor/
Líder
Al declinar, escribe una justificación, se notifica al
responsable y la actividad no se realiza.
Responsable
de la
actividad
Escribe una justificación y el supervisor /líder de
proyecto recibe notificación para aceptar o hacer
nueva propuesta.
Contra
proponer
Supervisor/
Líder
Indica la fecha compromiso, justifica y el
responsable de la actividad recibe notificación
Responsable
de la
actividad
Indica la fecha compromiso, justifica y el
supervisor /líder recibe notificación
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Las actividades que se encuentran en
proceso se pueden visualizar tanto por el
supervisor /líder de proyecto como por el
responsable de realizarlas.
Responsable de la actividad
Menú ActividadListado de actividades
Supervisor /líder de proyecto
Menú Actividad Supervisar
Para visualizar las actividades asociadas a un
proyecto
Menú proyecto proyecto –Actividad
Actividades en proceso
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Mis actividades
El listado de actividades muestra
las actividades por estatus : sin
iniciar o en proceso y el
semáforo muestra el tiempo
transcurrido
Cuando una actividad llegó a su fecha compromiso y no se
concluyó, se indica con el botón rojo
Al haber transcurrido el 75% del tiempo de una actividad
se enciende el indicador amarillo
Cuando una actividad está en proceso y no ha transcurrido
el 75% de tiempo, el indicador es verde
Si una actividad no ha iniciado el indicador se muestra
color blancoElaboró Alma Rojo [email protected] Abril-2010
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Mis actividades … (Cont.)
Cuando una actividad se acepta, su estatus se
cambia a en proceso y durante esa etapa
El responsable:
Captura avances de la actividad
Solicita prórroga para concluirla
Concluye la actividad
El supervisor:
Puede consultar los avances
Emite comentarios
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Supervisión de actividades
Al dar click en el listado de las
actividades a supervisar el líder de
proyecto/supervisor puede emitir
comentarios y /o adjuntar algún
archivo al responsable. Este será
notificado vía correo electrónico
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Seguimiento a actividades
Cuando se accede a la
actividad es posible:
• Capturar avance,
•Concluir
• Solicitar prórroga.
•Al capturar avance se registra en el log de la actividad y se
envía notificación al supervisor o líder cuando es prioridad alta
•Si se solicita prórroga se notifica al líder /supervisor para
iniciar nuevamente fase de negociación
•Al concluir actividad, ésta pasa al listado de históricos y
cuando es prioridad alta se notifica al supervisor/líder de
proyecto
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Consultar proyectos
Los proyectos manejan dos
tipos de estatus:
•Por tiempo del proyecto
•Por desempeño.
El desempeño del proyecto depende de las
actividades de alta ponderación vencidas o por
vencerElaboró Alma Rojo [email protected] Abril-2010
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Concluir proyecto
Una vez que se han concluido las actividades de un proyecto éste puede ser terminado.
Para concluir el proyecto es necesario marcar como completos los entregables
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Concluir proyecto… (Cont.)
En el listado de proyectos se selecciona el proyecto y se da click en el hipervínculo con el nombre del proyecto para abrirlo.
Se pone en modo edición usando en botón editar y se concluye pulsando la opción concluir proyecto
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Una vez que concluye un proyecto el líder o supervisor realiza la evaluación de los resultados para concluir el ciclo de coordinación de acciones
Esta evaluación mide el resultado final del proyecto y del equipo de trabajo.
Evaluación de resultados de un
proyecto
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Dentro de la evaluación de proyecto se documenta el aprendizaje y experiencias adquiridas
Evaluación de resultados de un
proyecto… (Cont.)
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Evaluación de resultados de un
proyecto
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Rubros que se evalúan en un proyecto
Proyecto
• Si se cumplió en tiempo
• Dentro del presupuesto
• De acuerdo al requerimiento del cliente
Equipo del proyecto
• Desempeño
• Actitud
• Habilidades
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Evaluación de resultados de un
proyecto
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Rubros que se evalúan en un proyecto
Actividades
Con base en su ponderación, las actividades de un
proyecto terminadas en tiempo se contabilizan con
el total de su ponderación y la suma debe dar 100
como resultado ideal de la realización de
actividades
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Evaluación de resultados de un
proyecto
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Criterios de evaluación y ponderación:
Existen 4 criterios con los que se evalúan tanto los
proyectos como al equipo
Criterio Valor
Completamente satisfecho 100
Satisfecho 75
Insatisfecho 50
Completamente insatisfecho 25
39