Marché coopératif du secteur de l’éducation de l’Ontario
Au premier rang de la transformation de la gestion de la chaîne d’approvisionnement
Association canadienne du personnel administratif universitaire
20 juin 2006
Programme :
Aperçu du MCSÉO – Franca Gemignani
Aperçu des marchés électroniques – Yves Jobin
Bilan de l’avancement du MCSÉO et prochaines étapes – Renata Faverin
Représentants du MCSÉO et personnes-ressources –
Aperçu des marchés électroniques
Bilan de l’avancement du MCSÉO et prochaines étapes
Représentants du MCSÉO et personnes-ressources
Aperçu du MCSÉO
Qu’est-ce que le MCSÉO? – Nos objectifs clés
Qui participe au MCSÉO? – Établissements qui participent actuellement
Pourquoi le MCSÉO? – Les avantages pour les établissements, les professionnels de l’achat et les fournisseurs
Aperçu du MCSÉO
Aperçu des marchés électroniques
Bilan de l’avancement du MCSÉO et prochaines étapes
Représentants du MCSÉO et personnes-ressources
Aperçu du MCSÉO :
Qu’est-ce que le MCSÉO?
Le MCSÉO est un marché électronique qui permet de réunir des acheteurs et des fournisseurs et d’en arriver ainsi à un processus d’approvisionnement plus efficace
Le MCSÉO est dirigé par les acheteurs (nos établissements en tirent donc le plus grand profit)
Le modèle de fonctionnement et le modèle de gouvernance à long terme du MCSÉO sont actuellement à l’étude
Le gouvernement de l’Ontario finance le coût de développement du MCSÉO
20 juin 2006
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Qu’est-ce que le MCSÉO? Le modèle proposé
20 juin 2006
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Marché du MCSÉOMarché du MCSÉO
Gestion des contrats
Portail des fournisseurs
Analyse des dépenses
Services du marché
Réquisitions
Catalogues
Appels d’offres
Transactions et intégration des applications de l’entreprise
acheteursacheteurs
navigateur
système d’achats
fournisseursfournisseurs
navigateur
système de gestion des commandes
Commandes
Qu’est-ce que le MCSÉO? Le modèle proposé
June 20, 2006
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Toutes les transactions d’achat (demandes et panier d’achat jusqu’à la saisie des données de facturation) créées et sauvegardées dans le marché
Les données de facturation sont envoyées au système principal de l’utilisateur (un peu comme pour PCard)
EduBuys / Edubuys
Plus
Procéder à des enchères normales et des enchères inversées Signaler les évènement d’enchères aux fournisseurs inscritsEnchères
Gestion électronique des appels d’intérêt, des DP, des appels d’offre et de l’affichage public des documents de RFX (parallèlement à l’affichage dans MERX)
Plusieurs utilisateurs peuvent élaborer en commun des contrats électroniques eRFX
Analyse électronique des données d’achat afin de découvrir les invariants et les tendances en matière de dépense pour une entité donnée
Analyse des dépenses
Créer, archiver, modifier et gérer tous les types de contrat Surveiller la conformité au contrat du fournisseur
Gestion des contrats
Services d’accueil des nouveaux fournisseurs, hébergement des catalogues, vérification automatisée
Comparaison du prix d’un article dans les catalogues de plusieurs fournisseurs Des services en option (par ex. conception de catalogues, automatisation de la facturation)
sont offerts
Portail des fournisseurs
Fonctionnalité au lancement
Fonctionnalité prévue
Qui participe au MCSÉO? 20 juin 2006
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Les établissements qui participent actuellement au MCSÉO dépensent chaque année à peu près 1,3 milliard de dollars :
Un pouvoir d’achat important
Les écoles, les collèges et les universités de l’Ontario dépensent à peu près deux milliards de dollars annuellement.
Qui participe au MCSÉO?
Et les candidats se bousculent au portillon…
June 20, 2006
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Établissements qui ont exprimé leur soutien
• Brock University• Carleton University• Dufferin-Peel Catholic District
School Board• Fleming College• George Brown College• Georgian College• Lakehead University• Université Laurentienne• Queen’s University• University of Guelph• University of Windsor• Wilfrid Laurier University• McMaster University
Établissements qui ont manifesté un intérêt
• Conseil scolaire catholique Franco-Nord
• Huron Superior Catholic District School Board
• Conseil d’administration du Niagara College of Applied and Technical Arts
• Upper Grand District School Board
Pourquoi le MCSÉO?
Dans le secteur de l’éducation, des établissements partagent depuis de nombreuses années leurs bonnes idées en matière de gestion des activités d’approvisionnement
Il serait souhaitable de tirer profit des pratiques exemplaires en matière d’approvisionnement et des exemples de réussite de l’Université de Toronto et du secteur public, e-Virginia (eVA)
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Source: sondage de l’Université de Toronto, février 2003
3,46 heures
L’approvisionnement électronique demande moins de temps, est plus efficace et coûte moins cher que les méthodes
traditionnelles
0,33
29+7
129 $12 $
Nombre d’heures consacré à une commande
Étapes d’une commande
Coût par transaction
Approvisionnement électronique
Approvisionnement traditionnel
Pourquoi le MCSÉO? Les avantages pour les établissements
Répondra aux besoins de la majorité des établissements, quels que soient la taille, le mode de gestion ou l’emplacement
La conception, le développement et la mise en œuvre du marché est financé par le ministère des Finances dans le cas des établissements signataires d’une lettre d’engagement
Le MFO, le MFCU, ainsi que l’EDU voient d’un très bon œil les établissements qui souhaitent participer au MCSÉO
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À venir à l’automne 2006 : campagne de recrutement de nouveaux établissements participants
Le MCSÉO souhaite vivement ajouter de nouveaux collèges, universités et conseils scolaires à sa liste d’établissements membres! Nous allons fournir au ministère des Finances une liste de membres mise à jour, conformément à ses exigences.
Pourquoi le MCSÉO? Les avantages pour les établissements
Maximiser l’efficacité en première ligne – simplifier des processus complexes et les rendre moins coûteux et plus convivial pour les utilisateurs
Des achats plus simples pour les chercheurs, le personnel administratif, les enseignants, etc.
Un plus grand poids aux yeux des fournisseurs – normalisation accrue, meilleurs services de traitement
Investissements réduits de la part de chaque participant sur le plan des technologies de la chaîne d’approvisionnement
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Que ferez-vous de votre part des économies réalisées?
Il est prévu que les économies réalisées grâce au MCSÉO sur le plan de l’efficacité opérationnelle et de la sélection stratégique des fournisseurs s’élèveront à plus de 85 millions de dollars d’ici l’exercice 2009-2010.
Pourquoi le MCSÉO? Les avantages pour les professionnels de l’achat
Veiller au respect des politiques en matière d’achats – le flux de travail du MCSÉO fait en sorte que les utilisateurs ne peuvent faire autrement que de respecter les politiques applicables, les lois et les approbations
Gagner du temps – le MCSÉO simplifiera le processus d’achat, et éliminera certaines tâches manuelles liées au support papier
Favoriser la reddition de comptes, et une piste de vérification complète – Le MCSÉO conserve des traces des actions et des décisions de chaque transaction
Faire plus avec moins dans un contexte d’austérité budgétaire –
L’automatisation permet de réduire le coût des transactions d’achat
Un pouvoir d’achat collectif plus important débouche sur des prix réduits pour les participants au marché
Les économies réalisées sont réinvesties dans l’éducation
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Le MCSÉO soutient la mission et les objectifs de l’Ontario University Purchasing Management Association (OUPMA)
Le MCSÉO soutient la mission de l’OUPMA, qui est de favoriser la collaboration et l’échange d’information (par ex. les pratiques exemplaires en matière d’achats) ainsi que l’objectif consistant à encourager les initiatives d’approvisionnement coopératif qui permettent de faire le meilleur usage possible du pouvoir d’achat des établissements.
Pourquoi le MCSÉO? Les avantages pour les professionnels de l’achat
Recevoir plus rapidement les biens et les services commandés – le marché électronique permet de réduire le temps de traitement des transactions
Améliorer l’exactitude des commandes grâce au MCSÉO en ligne, et aux catalogues de fournisseurs du marché électronique
Trouver de meilleurs produits et services – Les établissements ont des contacts avec une gamme plus vaste de fournisseurs grâce au MCSÉO
Mieux comprendre les activités d’achat –
Commander la bonne quantité au bon moment
Une plus grande marge de manœuvre dans la négociation des contrats
Capacité améliorée sur le plan des rapports de gestion
Rester à jour – le MCSÉO informera les établissements des mises à jour et des changements relatifs aux produits par l’entremise des catalogues des fournisseurs
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Pourquoi le MCSÉO? Les avantages pour les fournisseurs
Occasion d’accroître les recettes – point d’accès centralisé pour des universités, des collèges et des écoles dont les dépenses annuelles s’élèvent à 2 milliards de dollars
Réduire le coût par article vendu – Le MCSÉO propose un processus d’approvisionnement commun pour tous les acheteurs participants
Favoriser le libre jeu de la concurrence – les fournisseurs, quels que soient leur taille et leur emplacement, peuvent se faire concurrence pour obtenir des contrats des mêmes acheteurs
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Guichet unique d’un marché de 2 milliards de dollars
L’excellente proposition de valeur du MCSÉO aux fournisseurs permettra de proposer aux établissements participants un choix plus vaste de produits au meilleur prix possible.
Technologie sous-jacente des marchés électroniques
Transformation des marchés électroniques (en Amérique du Nord, dans le secteur public)
1er étude de cas : eVA
2e étude de cas : les hôpitaux du Québec
Principales difficultés à surmonter sur le plan de la mise en œuvre
Aperçu du MCSÉO
Aperçu des marchés électroniques
Bilan de l’avancement du MCSÉOet prochaines étapes
Représentants du MCSÉOet personnes-ressources
Aperçu des marchés électroniques :
Marchés électroniques – Technologie sous-jacenteÉléments principaux
Les quatre principales caractéristiques de la technologie des marchés électroniques :
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La technologie est un outil habilitant
qui permet l’amélioration continue des
pratiques d’appro-visionnement.
Offre la fonctionnalité de marché Compatible avec plusieurs types de serveurs et de bases de
données
Applications pour le marché
Les outils EAI assure l’interface entre les applications du marché et les systèmes principaux des établissements ou des fournisseurs
Fournit des modèles prêt-à-utiliser pour accélérer le transfert de données entre les applications du marché et les systèmes principaux des établissements ou des fournisseurs
Fournit le matériel et les réseaux pour des applications ayant une architecture à n-niveaux
Compatible avec des couches d’application, de sécurité et d’intégration
Sécurité de la transmission des données, des coupe-feu, de la détection et du blocage des virus et des intrusions, de la vérification de l’utilisateur
Sécurité
Couche d’interface
interentreprise et A2A
Infrastructure du système
Transformation des marchés électroniques (Amérique du Nord)
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Fin des années 90
Premiers balbutiements des marchés électroniques grâce à l’arrivée de logiciels fiables d’approvisionnement en ligne
2000 – 2001
Réduction du nombre de joueurs après l’éclatement de la bulle Internet
Fin des années 90 à 2000-2001
Le secteur public et le secteur privé s’empressent de mettre en place des marchés électroniques.
Segmentation en fonction des divers types de marché : marchés axés sur les acheteurs; marchés axés sur les
fournisseurs; et marchés gérés par une tierce
partie.
2000-2001 à aujourd’hui
Les marchés électroniques cessent de jouer au champion du multi-services et proposent plutôt un ensemble de services qui répondent aux principaux besoins des participants.
Les nouveaux marchés cherchent à éviter les erreurs du passé et profitent de l’amélioration constante des logiciels.
Transformation des marchés électroniques (Secteur public)
Le secteur public a su tirer profit de l’approvisionnement en ligne :
Niveau élevé de dépenses combiné à une dissémination des points de commande
Capacité d’utiliser le total des dépenses afin d’aller chercher le meilleur prix possible
Rapports transparents avec un grand nombre de fournisseurs
Plusieurs exemples de marchés électroniques, 2 cas seront décrits
1er étude de cas : eVA
2e étude de cas : les hôpitaux québécois
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« Aucun secteur n’est mieux placé que le secteur public, aujourd’hui et dans les prochaines années, pour ce qui est des occasions de tirer profit de l’approvisionnement en ligne, à cause du total très élevé des dépenses et de la dissémination des points de commande. »
Andy KyteVP directeur de
recherche, secteur interentreprise, Gartner
Group
1er étude de cas : eVA
La difficulté à surmonter
Activités d’approvisionnement fortement décentralisées, plus de 180 points d’achat en l’occurrence (y compris des écoles, des collèges et des universités) – systèmes et procédés excédentaires
Les activités d’approvisionnement utilisaient divers logiciels, divers systèmes d’achats automatisés et divers procédés manuels
Aucune utilisation du pouvoir d’achat collectif
Absence de rapports sur les fournisseurs et les achats
Utilisation non uniforme de la technologie la plus récente, des normes applicables et des pratiques exemplaires
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Une identité centrale pour l’appro-visionnement
En mai 2000, Le gouverneur James Gilmore décide de mettre en œuvre un nouveau système d’approvisionnement en ligne afin de centraliser l’approvisionnement pour les utilisateurs et les fournisseurs du Commonwealth.
1er étude de cas : eVA
La solution Activités d’approvisionnement automatisées –
simplification et accélération de l’ensemble du processus (du besoin à l’adjudication)
Centre commercial électronique – les acheteurs font des recherches en ligne, comparent des offres; les fournisseurs ont un guichet unique pour tout le marché gouvernemental
Inscription en ligne des fournisseurs – les fournisseurs ne s’inscrivent qu’une seule fois; les acheteurs ont une source centralisée de renseignements lorsqu’ils cherchent des fournisseurs
Intégration avec les autres systèmes PRO du Commonwealth – permet un fonctionnement de type « branchez et payez » du système d’approvisionnement pour les diverses entités du Commonwealth
Entrepôt de données sur les fournisseurs et les achats – repérer les possibilités d’économies pour les produits courants, information financière en temps réel pour la prise de décisions
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Activités d’approvisionneme
nt automatisées
Centre commercial électronique
Catalogues en ligne
Inscription en ligne des fournisseurs
Intégration avec les systèmes PRO du Commonwealth
Entrepôt de données sur les
fournisseurs et les achats
1er étude de cas : eVA 20 juin 2006
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Portail eVA
Entrepôt de transactions
d’achat
Entrepôt de données sur les
fournisseurs
Centre commercial électronique
Affichage public, Push
Inscription des fournisseurs
Données sur les
fournisseurs
Soumissions et passation de
marché
Enchères
Demandes d’achat et
commandes
Réception et facturation
Authentication Intégrité Efficacité Exhaustivité
Système d’approvisionnement de l’organisme
Enchères, données sur les fournisseurs
Commandes, offres
fournisseurs
Réception de la
commande
Catalogues en temps
réel
Envoi d’offres, factures EDI
1er étude de cas : eVA June 20, 2006
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Économies de 114 M$
Économies annuelles de 36,5 M$, évitement des coûts
Le coût par achat réduit de 50 %
Durée du cycle de traitement (de l’appel d’offres à la passation de marché) réduite parfois de 70%
Traitement de plus de 960 000 commandes
Valeur totale des commandes : 8,8 milliards de dollars
983 catalogues
32 482 fournisseurs
171 organismes, 492 emplacements
9 100 utilisateurs
Les résultats eVA est la solution intégrée d’appro-visionnement en ligne la plus ambitieuse aux États-Unis, et sa mise en œuvre à l’échelle de l’État s’est fait en un temps record.
eVA est un modèle facilement transposable.
2e étude de cas : les hôpitaux du Québec
La difficulté à surmonter
Cinq hôpitaux participants (plus de 11 000 employés) utilisant divers types d’infrastructures, de systèmes existants, d’enchaînement des opérations, de procédures administratives – systèmes et processus excédentaires
Processus d’achat long et pénible, beaucoup de manipulations, tâches devant être effectué deux fois
Erreurs dans les commandes à cause de la retranscription manuelle de longues unités textuelles
Manque d’informations à jour sur les produits
Pas d’utilisation du pouvoir d’achat collectif
Utilisation non uniforme de la technologie la plus récente, des normes applicables et des pratiques exemplaires
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2e étude de cas : les hôpitaux du Québec
La solution
Mise en œuvre du premier fournisseur de services applicatifs (ASP) de SAP dans le secteur des soins de santé au Québec
Pratiques simplifiées, propositions de processus normalisés
Mise en œuvre de pratiques exemplaires en matière d’approvisionnement
Mise en œuvre d’un marché électronique, de solutions de gestion du contenu et de services d’intégration en faisant appel à :
Connect Plus du Global Health Exchange (GHX)
GHX Content Centre
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2e étude de cas : les hôpitaux du Québec
Les résultats
Le traitement des commandes, qui prenait 2 jours en moyenne, ne prend plus que 10 minutes
L’Hôpital du Sacré-Cœur prévoit réaliser des économies de 1,8 M$ en heures de soins infirmiers au cours des cinq prochaines années, 1,2 M$ au chapitre des coûts
Élimination des renseignements désuets, redondants ou inexacts sur les produits
Réduction importante des erreurs de transactions en éliminant l’étape de la saisie manuelle des documents
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Principales difficultés à surmonter
Définir une fonctionnalité qui répond aux besoins les plus urgents de l’ensemble des établissements participants
Convaincre sans relâche un grand nombre d’intervenants (à savoir les acheteurs, les fournisseurs, le gouvernement et les citoyens)
Définir le mode de gouvernance et le PE entre les participants et le marché
Préserver le niveau d’engagement et de participation du comité directeur du MCSÉO
Trouver une expertise crédible en matière de marchés électroniques afin de livrer le MCSÉO
20 juin 2006
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Une gestion du changement efficace a plus d’importance que la technologie utilisée lorsqu’il s’agit de mettre en œuvre des marchés électroniques
Bilan de l’avancement du MCSÉO
Prochaines étapes du MCSÉO
Représentants des établissements participants
Personnes-ressources du MCSÉO
Aperçu du MCSÉO
Aperçu des marchés électroniques
Bilan de l’avancement du MCSÉOet prochaines étapes
Représentants du MCSÉO et personnes-ressources
Bilan de l’avancement du MCSÉO et prochaines étapes :
Bilan de l’avancement du MCSÉO 20 juin 2006
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mars 2004
AchatsOntario est lancé
aout 2005
Le MCSÉO débute la phase 1 de ses travaux, à savoir l’évaluation de la possibilité de mise en
œuvre d’un marché pour l’approvisionnement en
ligne
avril 2006
La phase 2 du MCSÉO
reçoit un financement de 1,2 M$
novembre 2005
Le MCSÉO complète la phase 1,
et relève d’importantes
économies à réaliser sur le plan des finances et des
opérations
mai 2006
Début de la phase 2 du MCSÉO : la sélection du logiciel et la conception
détaillée
mars 2005
Un petit groupe de professionnels en
approvisionnement, représentant des universités, des collèges et des
conseils scolaires, élaborent une demande de financement pour le ministère des Finances
Les prochaines étapes du MCSÉO
Printemps-été 2006
Phase 2: sélection du logiciel et début de la conception détaillée (CGI est le fournisseur de service)
Élaboration d’un plan des communications et d’un plan de marketing afin de s’assurer que les intervenant reçoivent en permanence les nouvelles les plus récentes
• Le site Web est en construction et sera prêt à l’automne
• Élaboration de bulletins d’information pour les trois secteurs pertinents, qui seront distribués par intermédiaire des associations (le CNA transmettra des mises à jour pour l’ACPAU)
Élaborer des stratégies pour l’adoption du marché par les acheteurs, par les fournisseurs
Élaborer ce qui sera le modèle de gouvernance du MCSÉO
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Les prochaines étapes du MCSÉO
Printemps-été 2006
Élaborer un cadre de diligence raisonnable afin de :
• Vérifier le bien-fondé du modèle financier et des hypothèses utilisées grâce à un examen indépendant de l’analyse de rentabilisation
• Vérifier le degré de préparation technologique du secteur public en général à des marchés électroniques
• Définir les « traces écrites » virtuelles de vérification susceptibles de satisfaire aux exigences des divers intervenants
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Les prochaines étapes du MCSÉO
Automne 2006
Tenue de quatre (4) séminaires intensifs régionaux sur le projet du MCSÉO à l’intention des universités, des collèges et des écoles
Début de la campagne de recrutement d’établissements participants
La campagne de recrutement de fournisseurs se poursuit
Début des travaux de conception du marché
20 juin 2006
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Représentants des établissements participants
June 20, 2006
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MEMBRE ÉTABLISSEMENT PARTICIPANT
DAVIES, John VP, Services administratifs
Humber Human Institute of Technology and Advanced Learning
EVELYN, Allan Directeur, Services financiers, Seneca College
FAVERIN, Renata – présidente
Directrice, Services d’approvisionnement, York University
HAYES, Lorraine Gestionnaire, Services des achats, Trent University
KYRITSIS, Terry Contrôleur adjoint, Services administratifs, Toronto District School Board
MOORE, Bob Directeur, Achats, The University of Western Ontario
PITMAN, Wade Gestionnaire, Achats et paiement, Ryerson University
SBAHI, Abder Directeur, Approvisionnements et Services, Université d’Ottawa
WHITTAKER, Stephen Directeur,Services d’approvisionnement, University of Toronto
Personnes-ressources du MCSÉO 20 juin 2006
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Renata Faverin, Présidente du comité directeur du MCSÉO,Directrice, Services d’approvisionnement, York University (416) 736-5143
Franca Gemignani, Coordinatrice de projet, MCSÉ[email protected] (416) 627-3489
Merci