Download - Merancang & mengurus kerja
DEFINISI
• Definisi Penyelia
Seseorang yang diberi kuasa dan tanggungjawab untuk merancang dan mengawal tugas-tugas dalam sesuatu organisasi di bawah pengawasan beliau.
Peranan PenyeliaElemen-elemen asas :-
• Membina dan mengekalkan satu organisasi yang cekap
• Mencipta dan mengekalkan suasana bekerja yang berkesan
• Mengawal tugas-tugas tersebut
Membina dan merancang satu organisasi yang cekap
• Merancang objektif organisasi
• Memastikan orang bawahan faham objektif organisasi
• Mengekalkan hubungan organisasi dan orang bawahan
• Menjelaskan, mengarah dan
mengawal segala aktiviti organisasi
• Kumpulan perlu dalam organisasi
• Mencadangkan perubahan dalam
organisasi - jika perlu
• Gunakan kepakaran sewajarnya
• Menyelaras semua aktiviti
kumpulan bagi mencapai objektif
Mencipta dan mengekalkan suasana bekerja yang berkesan
• Hubungan yang baik di kalangan pekerja
• Ujudkan komunikasi yang baik
• Maklumat yang tepat dan lengkap - polisi,misi,visi,objektif
• Pertingkatkan morale kakitangan
• Kekalkan tindakan tatatertib
• Kursus orientasi / Induksi
• Latihan pekerja baru / baru bertukar
• Menyelaras hal berkaitan pertukaran,
naik pangkat atau tatatertib
• Kenaikan gaji
Mengawal Kerja-kerja Tersebut
• Penurunan kuasa / tanggungjawab
• Keputusan yang baik dan tepat
• Peraturan dalaman
• Motivasi
• Kawalan kualiti
Tugas dan Tanggungjawab Penyelia
• Tanggungjawab kepada :-– Pengurusan Atasan– Kakitangan Lain– Kakitangan Unit/Seksyen Lain– Penyelia Lain– Kesatuan Sekerja
Peranan PenyeliaPerancangan :-• Tetapkan objektif• Tentukan andaian/anggapan/sasaran• Menyemak segala kemungkinan
perancangan/strategi• Kenalpasti plan tindakan yang sesuai/plan
kotegensi• Pilih pilihan plan terbaik • Tukar plan kepada tindakan dan laksanakan• Tindakan susulan
Peranan PenyeliaOrganising / Mengelola :-• Kerja dijelaskan mengikut objektif organisasi• Membahagikan tenaga kerja dengan
sewajarnya• Kumpul aktiviti tertentu dalam satu
kumpulan tertentu• Pilih mekanisma yang sesuai / pilih anggota
sesuai• Memantau keberkesanannya dan buat
penyelarasan jika perlu untuk meningkatkan keberkesanan tersebut
Peranan PenyeliaStaffing (Menyelaras) :-• Tentukan pekerja diletakkan mengikut
kepakaran• Latihan dan Perkembangan Staf• Penempatan• Program Orientasi• Persekitaran Yang Produktif
Peranan PenyeliaLeading (Mengetuai) :-• Menentukan pekerja membuat mengikut apa yang
telah ditetapkan• Berkaitan kualiti pemimpin/penyelia atau gaya, kuasa
dan aktiviti komunikasi, kepimpinan, motivasi dan disiplin
• Aktiviti ‘Directing’ / Mengarah :-•Komunikasi•Membuat Keputusan•Penyelesaian Masalah•Motivasi•Kepimpinan•Penugasan (Delegation)
Peranan PenyeliaKawalan/Mengukur (Controlling) :-• Proses untuk memastikan matlamat /
objektif organisasi tercapai– Proses Kawalan/Pengukuran
• Menetapkan sasaran atau indikator• Mmengukur pencapaian prestasi
berdasarkan standard• Analisa dan mengukur prestasi dan
mengambil tindakan pembetulan berdasarkan standard yang telah ditetapkan.
MENGATUR/MENGELOLA (ORGANISING)
“Organising” ialah “mengumpulkan aktiviti-aktiviti yang perlu untuk mencapai objektif organisasi dan menugaskan tiap-tiap kumpulan aktiviti kepada seseorang berserta dengan autoriti untuk menguruskannya”
MENGATUR/MENGELOLA (ORGANISE)Melibatkan 3 langkah utama :-
1. Menetapkan kerja yang hendak dibuat
2. Membuat struktur
3. Memperuntukkan
sumber-sumber
MENETAPKAN KERJA
• Gunakan prinsip “Persamaan Tugas”
MEMBENTUK STRUKTUR
• Carta Organisasi - menunjukkan kedudukan kerja dan kepada siapa ia bertanggugjawab.
• Memberi panduan kepada ‘superior’ dan ‘surbordinat’ arah sebenar yang hendak ditujui.
• Menolong menyelesaikan masalah
• Kunci kepada penyusunan semula.
MEMPERUNTUKKAN SUMBER
• Manusia dan peralatan - pekerja dipertugaskan dengan kerja yang boleh dilaksanakannya.
• Kebolehan, minat dan kecenderungan pekerja perlu diambilkira.
PLACE THE RIGHT MAN TO THE RIGHT JOB
• Menyediakan peralatan dan mesin yang sesuai dengan kerja (dan pekerja).
MENGATUR KERJA
LANGKAH-LANGKAH
LANGKAH 1
MENGETAHUI OBJEKTIF
? ? ?
BOLEH TAHU
• KERJA-KERJA YANG TERLIBAT
• JENIS KAKITANGAN
• BILANGANNYA
• TEMPAT DAN
BENTUKNYA
• ALAT-ALAT DAN KELENGKAPAN YANG DIPERLUKAN
• WANG YANG
DIKEHENDAKI
LANGKAH 2
A. SENARAIKAN AKTIVITI-AKTIVITI YANG TERLIBAT
CAWANGAN PUNGUTAN HASIL
• MEMUNGUT HASIL
• MINYIMPAN KIRA-KIRA
• TAIP MENAIP
• PENGUATKUASAAN
• SURAT MENYURAT
• FAIL MEMAIL
B. KUMPULAN YANG KAIT MENGAIT
1. MEMUNGUT HASIL
MENYIMPAN KIRA-KIRA
2. PENGUATKUASAAN
3. FAIL MEMAIL (SURAT
MENYURAT, TAIP MENAIP)
C. BAHAGIAN KERJA KEPADA TUGAS
1. MEMUNGUT HASIL
MENYIMPAN KIRA-
KIRA
(I) MENERIMA WANG
(II) KELUARKAN RESIT
(III) CATIT DALAM BUKU TUNAI
(IV) MENYEDIAKAN BANK SLIP
(V) PENYATA PEMUNGUT
(VI) “BANK IN”
(VII) PENYATA BULANAN
LANGKAH 3
A. BENTUK STRUKTUR
* CARTA ORGANISASI
- PANDUAN ARAHAN
- BIDANG KAWALAN
B. PERHUBUNGAN KERJA
* KUASA DAN TANGGUNGJAWAB
- TINGGI/RENDAH
- SENIOR/JUNIOR
- PENGALAMAN TAK
PENGALAMAN
?
C. TETAPKAN
* PERATURAN-PERATURAN
* CARA-CARA
* STANDARD
D. SEDIAKAN
* SENARAI TUGAS
LANGKAH 4DAPATKAN SUMBER
* TEMPAT * MANUSIA
* ALAT-ALAT * BAHAN
* MESIN * WANG
PASTIKAN PEMBEKALAN
LANGKAH 5MEMPERUNTUKAN SUMBER
*MANUSIA -
SESUAI DENGAN KERJA
* ALAT-ALAT -
SESUAI DENGAN PEKERJA DAN KERJA
Sifat Kepimpinan Penyelia• Dapatkan keyakinan / hormat dari staff• Kerapkali berbincang dgn individu/ahli kumpulan• Penyertaan ahli kumpulan dalam perancangan• Perjelaskan sebarang perubahan perancangan segera• Ujud cadangan dalam setiap tindakan• Gunakan pengetahuan ahli kumpulan dan kenalpasti personaliti
ahli kumpulan• Beri penghargaan kepada ahli yang menyumbang• Kawal sensitiviti tingkahlaku ahli kumpulan• Beri pengiktirafan jika perlu• Kritikan membina• Be consistent (tetap dalam tingkahlaku)• Tentukan matlamat jelas dan berkesan• Demonstrate pride (maruah kumpulan)
Delegation/Penugasan• Penyelia yang baik perlu kepada
penugasan kerja. Penugasan kerja bukan bermaksud memberi kuasa memimpin secara total kepada orang bawahan atau orang yang dipimpin. Penugasan adalah memberi kepercayaan kepada pekerja
bawahan agar mereka
bertanggungjawab terhadap kerja
dengan memberikan sedikit
kuasa.
Kenapa ada penyelia TIDAK mahu penugasan kerja/delegation
• Ada beberapa sebab baik dan buruk, jika pekerja baru kepada tugas atau tiada kemahiran atau memerlukan latihan.
• Kakitangan tidak mempunyai masa/sumber• Penugasan hanya menyebabkan kerja penyelia ringan• Penyelia rasa dia sahaja yang tahu tentang kerja itu• Tidak yakin kepada orang lain• Tidak mahu ambil risiko• Suka berahsia dan tak percaya staff• Takut silap• Takut hilang kuasa/penghargaan
Kenapa orang bawahan TIDAK mahu penugasan kerja/delegation
• Tidak yakin kepada pengurusan atasan• Tidak yakin kepada penyelia dalam penugasan kerja
berdasarkan pengalaman lepas• Kurang yakin terutama pekerja baru, takut dikritik atau
takut gagal• Penolakan dari pihak bawahan sebab pihak
atasan tidak beri pengiktirafan• Kurang yakin pada keupayaan diri
sendiri
Kenapa Perlu Kepada Penugasan ?
• Anda tidak boleh membuat semua kerja
• Kerja anda adalah untuk mengurus
• Mereka yang hampir dengan masalah lebih mudah menyelesaikannya
• Penugasan menjurus kepada kepercayaan, penghormatan dan pengiktirafan kepada individu/kumpulan
• Penugasan menjurus kepada pengembangan dan pembangunan staff
The Limit Of Delegation Sebagai penyelia, tidak semua
kuasa dan tanggungjawab boleh diturunkan. Tidak boleh menurunkan semua tanggungjawab dan kuasa yang ada. Kepercayaan, keyakinan dan pengetahuan staff adalah penting dalam penentuan penugasan kerja. Latihan adalah perlu. Pemahaman staff adalah elemen penting dalam penugasan kerja iaitu sebagai garis pemisah setiap kuasa.
BILA BOLEH PENUGASAN KERJA ?
• Bila tidak ada masa untuk melaksanakan sesuatu tugas yang diserahkan kepada anda
• Bila penyelesaian masalah yang lebih bersifat domestik/bawahan
• Bila penyelia mementingkan pembangunan staff
• Bila ahli kumpulan sanggup menerima sebarang obligasi untuk melakukannya demi kejayaan organisasi
TAMAT• YANG BAIK DAN
SEMPURNA DARI
ALLAH• YANG LEMAH DAN
KEKURANGAN DARI SAYA SENDIRI
• SEKIAN
• TERIMA KASIH.