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TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CODIGO: GJ-PT-02
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CONTROL DE REVISIONES
ELABORÓ CARGO FECHA
SULLY ALEXANDRA CORTES FETIVA Asesor 29/05/2019
APROBÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA
LAURA LILIANA OLAYA SUAREZ Secretaria Ejecutiva 30/05/2019
REVISÓ CARGO FECHA
CLAUDIA LILIANA PERDOMO ESTRADA Jefe Oficina Asesora
Jurídica Interna 30/05/2019
ANDRES LEONARDO MENDOZA PAREDES Coordinador Grupo Interno de Trabajo de
Asuntos Legales 30/05/2019
APROBÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA
LEONARDO CARVAJAL HERNANDEZ Jefe Oficina Asesora de Planeación y
Desarrollo Organizacional 05/06/2019
Fecha de Vigencia: 05/06/2019
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1. OBJETIVO Establecer la secuencia de actividades requeridas para atender por Delegación del Ministro de Relaciones Exteriores, o con Poder Especial otorgado por el funcionario que ostenta la Delegación de la Representación Judicial del Ministerio de Relaciones Exteriores, o por el Funcionario que ostenta la Delegación de la Representación Legal del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, los Procesos Judiciales, extrajudiciales y administrativos en que alguna de estas entidades es parte demandada o demandante. 2. ALCANCE Es de responsabilidad de aplicación del procedimiento la Oficina Asesora Jurídica y el Grupo Interno de Trabajo de Asuntos Legales, inicia con la instauración de la demanda o con la notificación del auto admisorio y finalizar con la respectiva sentencia ejecutoriada. 3. BASE LEGAL • Constitución Política de Colombia • Código de procedimiento administrativo y de lo contencioso administrativo. • Código General del Proceso • Ley Estatutaria de la Administración de Justicia • Ley 1564 de 2012, Código general del proceso • Decreto-Ley 019 de 2012, Ley anti tramites • Régimen de los Juicios y Actuaciones ante la Corte Constitucional • Reglamento Interno de la Corte Constitucional • Código Civil • Código de Comercio • Código Penal • Código de Procedimiento Penal anterior y Acusatorio nuevo • Código Sustantivo del trabajo • Código Procesal del Trabajo y Seguridad Social • Código de Régimen Político y Municipal • Estatuto Tributario • Estatuto Orgánico del Presupuesto • Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. • Código Disciplinario Único • Régimen de Carrera Administrativa General • Régimen del Servicio Exterior y de la Carrera Diplomática y Consular • Régimen de Tutela • Código Nacional de Policía • Código Nacional de Tránsito • Las demás codificaciones sustantivas y procesales en vigor • Reglamento del Comité de Conciliación
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• Reglamento Interno del Recaudo de Cartera de las obligaciones a favor del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.
4. DEFINICIONES Dentro de las actuaciones judiciales las definiciones están determinadas por la ley, la cual les otorga su valor y alcance 5. DOCUMENTOS ASOCIADOS • Solicitud de Iniciación de proceso judicial • Texto de la demanda y sus anexos • Auto admisorio de la demanda • Poder • Contestación de la demanda • Piezas procesales y escritos • Alegatos de Conclusión • Fallos 6. REGISTROS • GJ-FO-04 Lista de chequeo Procesos judiciales • GJ-FO-06 Lista de chequeo conciliaciones extrajudiciales • GJ-FO-07 Lista de chequeo cobro coactivo • GJ-FO-08 Salida de documentos • GJ-FO-09 Entrega Correspondencia – Reparto • GJ-FO-10 Control entrega de documentos judiciales • GJ-FO-11 Documentos para Reparto – Jefatura • GJ-FO-19 -Estudio jurídico para demandas y conciliaciones en el exterior • Actas del Comité de Conciliación • Certificación respecto de la decisión tomada por el Comité de Conciliación • Registro del proceso o conciliación diligenciado y descargado de la plataforma E-Kogui • Estudio de viabilidad de Conciliar diligenciado y descargado de la plataforma E-Kogui 7. SISTEMAS DE INFORMACION Y OTROS MEDIOS ELECTRONICOS
• Plataforma de Registro de Procesos Judiciales y Conciliaciones de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica
del Estado -e-KOGUI- • Sistema Integrado de Gestión / Sistema Maestro. • Office 365
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8. POLITICAS DE OPERACION El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio como personas jurídicas de Derecho Público, pueden ser parte en los procesos judiciales de todas las jurisdicciones, extrajudiciales como demandantes o demandados. Por lo anterior la gestión de defensa a cargo de los Abogados, se deberá enmarcar de acuerdo con la “Legitimidad por Pasiva o por Activa” o como terceros citados en ciertos tipos de procesos. El abogado asignado para cada proceso, deberá planear la estrategia de defensa de la(s) entidad(es), asistir a las audiencias y diligencias ordenadas por el Juez, Magistrado o Consejero, interponer los recursos e incidentes a los que haya lugar, así como realizar la presentación de memoriales y escritos, dirigidos a la defensa judicial de los intereses del Ministerio de Relaciones Exteriores. Se deberá hacer seguimiento permanente de todos los procesos judiciales y extrajudiciales en búsqueda de novedades que se presenten a nivel de despachos judiciales locales y nacionales, con el objeto de garantizar las oportunas actuaciones judiciales por parte de los apoderados lo cual conlleva a una defensa efectiva, con los respectivos soportes documentales en cada una de las instancias. Para efectos de lo anterior, el control de términos judiciales y audiencias (vigilancia del proceso) deberá efectuarse por parte de los abogados o los dependientes judiciales con los que cuenta el Grupo Interno de Trabajo de Asuntos Legales, programándose los mismos a través del calendario de correo electrónico institucional con copia a la Coordinación de Asuntos Legales. Así mismo, el funcionario encargado del buzón judicial, revisará diariamente el mismo y remitirá las notificaciones electrónicas correspondientes al apoderado que tenga a su cargo la gestión del mismo. Se deberá mantener actualizado por parte de los apoderados, el sistema de información litigiosa e-kogui o la plataforma que para el efecto disponga la Agencia Nacional de Defesa Jurídica del Estado, con todas las novedades que afecten los procesos judiciales y las conciliaciones, para lo cual contarán con un lapso de 10 días hábiles posteriores a la fecha de la notificación de la actuación u ocurrencia de la misma. En el evento que los apoderados no actualicen de manera correcta la plataforma, se actuará por medio de la coordinación reiterando su actualización o corrección inmediata. La coordinación del Grupo Interno de Asuntos Legales generará un reporte trimestral en la plataforma e-Kogui para verificar la actualización o congruencia de la información cargada a la plataforma frente al estado de los procesos que reporta la página web de la rama judicial y lo recibido a través de la correspondencia. En los eventos que la plataforma de e-kogui presente inconsistencias o no contenga todas las causas asociadas al estado del proceso, se dejará evidencia de ello por parte del apoderado o del Administrador de la plataforma. Todos los Requerimientos de Autoridades Judiciales Nacionales en donde el Ministerio de Relaciones Exteriores y/o su Fondo Rotatorio son parte de los procesos judiciales que se adelantan y que son radicados ante los demás
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procesos de la entidad, deberán ser atendidos e informados al Grupo Interno de Trabajo de Asuntos Legales, con el fin de coordinar la respuesta y contestar de manera oportuna. En relación con el archivo documental de cada expediente, en el mismo deberán obrar los documentos enunciados en la lista de chequeo y todos los documentos suscritos y presentados por el respectivo apoderado. Se deberá remitir mensualmente a la Dirección Administrativa y Financiera, el reporte correspondiente a los procesos litigiosos debidamente clasificados y cuantificados con el respectivo estado de los procesos judiciales, las novedades acerca de los cobros por jurisdicción coactiva y la información referente a las solicitudes de conciliaciones extrajudiciales, en relación con el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio. El Grupo Interno de Trabajo de Asuntos Legales deberá atender la solicitud semestral realizada por la Dirección Administrativa y Financiera, remitiendo el reporte correspondiente a los deudores morosos con los cortes a las fechas requeridas dentro dicha solicitud. Se deberá informar a la Dirección Administrativa y Financiera cuando se expidan actos administrativos que generen flujo de fondos tales como acuerdos de pago, sanciones, etc. a fin de que sean revelados en la contabilidad. Se deberá remitir copia de las providencias judiciales debidamente ejecutoriadas a la Dirección Administrativa y Financiera, una vez se obtengan por parte de la Coordinación de Asunto Legales.
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9. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
9.1 PROCESOS DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y DEL FONDO ROTATORIO ANTE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO Y LA JUSTICIA ORDINARIA LABORAL EN CALIDAD DE DEMANDADO
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE
TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
1 Iniciar proceso
2 Notificar auto admisorio de la demanda Auxiliar Administrativo
La notificación del auto admisorio de la demanda puede ser por aviso o personalmente
3 Recibir traslado y entregar al jefe de la Oficina Asesora Jurídica Interna
Auxiliar Administrativo
4 Asignar el reparto a la Coordinación, a efecto que el Coordinador del GIT de Asuntos Legales, adelante el reparto correspondiente.
Jefe Oficina Asesora Jurídica Interna/
Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Asuntos
Legales
Formato GJ-FO-11 Documentos para
Reparto
La asignación deberá registrarse en el Formato GJ-FO-11 Documentos para Reparto
5 Proyectar poder para revisión de la Jefatura, el Coordinador y el apoderado a quien se designe el proceso.
Técnico Administrativo
6 Otorgar poder Jefe Oficina Asesora
Jurídica Interna
7 Crear carpeta del expediente, adjuntar lista de chequeo y entregar al funcionario encargado de las bases de datos y luego al abogado asignado
Auxiliar Administrativo Formato GJ-FO-09 Correspondencia-
Reparto
La entrega del proceso deberá registrarse en el Formato GJ-FO-09 Correspondencia-Reparto
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9.1 PROCESOS DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y DEL FONDO ROTATORIO ANTE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO Y LA JUSTICIA ORDINARIA LABORAL EN CALIDAD DE DEMANDADO
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE
TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
8 Revisar y/o hacer el registro del proceso en la plataforma e-Kogui, realizado por parte de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado
Abogado asignado ¿Se tiene toda la información? SI
Proceso radicado en la plataforma e-kogui
Remitirse a la actividad 10
NO Remitirse a la actividad 9
9 Adquirir información conducente a preparar la estrategia de defensa
Abogado asignado Especificar el término dentro del cual deben ser remitidos los insumos
10 Preparar y elaborar la estrategia de defensa del proceso asignado
Abogado asignado
11 Presentar dentro de la oportunidad legal establecida la contestación de la demanda
Abogado asignado
12 Preparar el estudio jurídico de viabilidad de conciliar o no el asunto
Abogado asignado Estudio jurídico radicado en la plataforma e-kogui
El estudio debe ser preparado y puesto a consideración de los miembros del comité de conciliación, conforme a los formatos dispuestos en la plataforma Ekogui
13 Sustentar el estudio jurídico ante el comité de conciliación
Abogado asignado
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9.1 PROCESOS DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y DEL FONDO ROTATORIO ANTE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO Y LA JUSTICIA ORDINARIA LABORAL EN CALIDAD DE DEMANDADO
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE
TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
14 Asistir a la primera audiencia de tramite Abogado asignado ¿Se llegó a un acuerdo
conciliatorio?
SI
En la audiencia se transmitirá la decisión adoptada por el comité de conciliación, con la respectiva certificación del secretario técnico Finalizar proceso
NO
Continuar con la actividad 15
15 Participar activamente en la práctica y contradicción de pruebas
Abogado asignado
16 Presentar escrito de alegatos de conclusión Abogado asignado
De acuerdo con la naturaleza de cada proceso el abogado presentará alegatos de conclusión y memoriales dirigidos a la defensa del Ministerio de Relaciones Exteriores o el Fondo Rotatorio
17 Notificarse oportunamente de la sentencia Abogado asignado ¿El resultado del fallo es favorable para la entidad?
SI
Remitirse a la actividad 20 si la contraparte interpone recurso, de lo contrario finalizará el proceso
NO Remitirse a la actividad 18
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9.1 PROCESOS DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y DEL FONDO ROTATORIO ANTE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO Y LA JUSTICIA ORDINARIA LABORAL EN CALIDAD DE DEMANDADO
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE
TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
18 Interponer recurso ordinario de apelación Abogado asignado
En el evento que haya condena para el Ministerio o el Fondo, deberá someterse a consideración del Comité de Conciliación, la etapa conciliatoria previo a la concesión del recurso por parte del Juez de primera instancia.
19 Sustentar en la oportunidad legal el recurso interpuesto
Abogado asignado ¿Se admite el recurso? SI
Remitirse a la actividad 218
NO Finalizar Proceso
20 Participar si hubiere lugar en la práctica de pruebas
Abogado asignado
21 Presentar alegatos de conclusión Abogado asignado
De acuerdo con la naturaleza de cada proceso el abogado presentara alegatos de conclusión y memoriales dirigidos a la defensa del Ministerio de Relaciones Exteriores o el Fondo Rotario
22 Notificarse del fallo Abogado asignado
23 Finalizar Proceso
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9.2 PROCESOS DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y DEL FONDO ROTATORIO EN CALIDAD DE DEMANDANTE
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE
TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
1 Iniciar proceso
2 Solicitud de iniciación de proceso Jefe del área
3 Recibir la solicitud y entregar al Jefe de la Oficina Asesora Jurídica Interna
Auxiliar Administrativo
4 Asignar el reparto a la Coordinación, a efecto que el Coordinador del GIT de Asuntos Legales, adelante el reparto correspondiente.
Jefe Oficina Asesora Jurídica Interna/
Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Asuntos
Legales
Formato GJ-FO-11 Documentos para
Reparto
La asignación deberá registrarse en el Formato GJ-FO-11 Documentos para Reparto
5 Proyectar poder para revisión de la Jefatura, el Coordinador y el apoderado a quien se designe el proceso.
Técnico Administrativo
6 Otorgar poder Jefe Oficina Asesora
Jurídica Interna
7 Adquirir información conducente para preparar la demanda y recopilar las pruebas
Abogado asignado
El abogado asignado deberá observar los términos de caducidad y prescripción en cada caso
8 Presentar la demanda, anexos y traslados ante la Oficina de Apoyo Judicial respectiva y obtener la respectiva acta de reparto
Abogado asignado
9
Crear carpeta del expediente, adjuntar lista de chequeo, acta de reparto de la Rama Judicial y entregar al funcionario encargado de las bases de datos
Auxiliar administrativo
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9.2 PROCESOS DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y DEL FONDO ROTATORIO EN CALIDAD DE DEMANDANTE
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE
TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
10
Una vez el Despacho judicial admita mediante auto la demanda se deberá efectuar el registro del proceso en la plataforma e-Kogui, de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado o la entidad que haga sus veces
Abogado asignado
11
Cumplir con las cargas ordenadas en el auto Admisorio, tales como el pago de gastos procesales y/o adelantamiento de las notificaciones, entre otras.
Abogado asignado
12 Asistir a la primera audiencia de tramite Abogado asignado ¿Se llegó a un acuerdo
conciliatorio?
SI
Finalizar proceso
NO Continuar con la actividad 13
13 Participar activamente en la práctica y contradicción de pruebas
Abogado asignado
14 Presentar escrito de alegatos de conclusión Abogado asignado
De acuerdo con la naturaleza de cada proceso el abogado presentará alegatos de conclusión y memoriales dirigidos a la defensa de los intereses del Ministerio de Relaciones Exteriores o el Fondo Rotatorio
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9.2 PROCESOS DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y DEL FONDO ROTATORIO EN CALIDAD DE DEMANDANTE
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE
TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
15 Notificarse oportunamente de la sentencia Abogado asignado ¿El resultado del fallo es favorable para la entidad?
SI
Remitirse a la actividad 18 si la contraparte interpone recurso, de lo contrario finalizará el proceso
NO Remitirse a la actividad 16
16 Interponer recurso ordinario de apelación Abogado asignado
17 Sustentar en la oportunidad legal el recurso interpuesto
Abogado asignado ¿Se admite el recurso? SI
Remitirse a la actividad 19
NO Finalizar Proceso
18 Participar si hubiere lugar en la práctica de pruebas
Abogado asignado
19 Presentar alegatos de conclusión Abogado asignado
De acuerdo con la naturaleza de cada proceso el abogado presentará alegatos de conclusión y memoriales dirigidos a la defensa de los intereses del Ministerio de Relaciones Exteriores o el Fondo Rotario
20 Notificarse del fallo Abogado asignado
21 Finalizar Proceso
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9.3 COBRO COACTIVO
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE
TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
1 Iniciar proceso
2 Solicitar iniciación de cobro coactivo y/o persuasivo Director de Talento Humano
Dentro de la ejecución de este procedimiento se deben aplicar las ritualidades del Estatuto tributario y las demás normas concordantes
3 Recibir solicitud y entregar al Jefe de la Oficina Asesora Jurídica Interna
Técnico Administrativo
4 Revisar y repartir la solicitud al coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Asuntos Legales
Jefe Oficina Asesora Jurídica Interna
Formato GJ-FO-11 Documentos
para Reparto
La asignación deberá registrarse en el Formato GJ-FO-11 Documentos para Reparto
5 Otorgar poder Jefe Oficina Asesora
Jurídica Interna
6 Reparto del proceso al abogado Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de
Asuntos Legales
Formato GJ-FO-09
Correspondencia-Reparto
La entrega del proceso deberá registrarse en el formato GJ-FO-09 Correspondencia-Reparto
7 Crear carpeta del expediente y estudiar la solicitud Abogado asignado
8 Proyectar los autos de trámite para el cobro persuasivo e integración del respectivo titulo
Abogado asignado ¿El deudor acepta cancelar la
obligación y presenta propuesta de pago?
SI
Pasar a la actividad 9
Pasar a la actividad 12 NO
9 Se realiza el acuerdo de pago Abogado asignado ¿Es aceptado el acuerdo de pago?
SI
Pasar a la activada 10
NO Pasar a la actividad 12
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9.3 COBRO COACTIVO
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE
TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
10 Suspensión del cobro coactivo Abogado asignado ¿El deudor paga? SI Pasar a la actividad 11
NO Pasar a la actividad 12
11 Solicitar validación del pago a pagaduría Abogado asignado Pasar a la actividad 17
12 Iniciar el trámite de cobro coactivo mediante el mandamiento ejecutivo
Abogado asignado
13 Investigar acerca de los bienes del deudor Abogado asignado
14 Decretar medidas cautelares Abogado asignado
15 Notificar el mandamiento de pago Abogado asignado ¿Propone excepciones?
SI
Pasar a la actividad 16
NO Pasa a la actividad 18
16 Decide sobre ellas ordenando previamente la práctica de las pruebas
Abogado asignado ¿Proceden las excepciones? SI
Pasa a la actividad 17
NO Pasa a la actividad 18
17 Declara y ordena la terminación del proceso Abogado asignado
18 Ordena seguir adelante con el proceso Abogado asignado
19 Ejecutar el remate de los bienes directamente o a través de entidades de derecho público o privado y adjudica los bienes a favor de la Nación
Abogado asignado
20 Elaborar auto de archivo definitivo Abogado asignado
21 Finalizar proceso
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NOMBRE: ASUNTOS LEGALES Y PROCESOS JURIDICOS VERSION: 13
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9.4 SOLICITUD DE CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL ANTE EL MINISTERIO PÚBLICO
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE
TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
1 Iniciar proceso
2 Recibir del convocante copia de la solicitud de conciliación extrajudicial dirigida a la Procuraduría General de la Nación
3 Asignar el reparto Jefe Oficina Asesora Jurídica Interna
Formato GJ-FO-11 Documentos para Reparto-Jefatura
La asignación deberá registrase en el Formato GJ-FO-11 Documentos para Reparto-Jefatura
4
Proyectar poder para revisión de la Jefatura Jurídica, del Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Asuntos Legales y del apoderado a quien se designe el proceso
Auxiliar Administrativo
5 Otorgar poder Jefe Oficina Asesora Jurídica Interna
6 Reparto de la solicitud al abogado Coordinador de Grupo Interno de Trabajo de Asuntos Legales
Formato GJ-FO-09 Correspondencia-Reparto
La entrega del proceso deberá registrarse en el Formato GJ-FO-09 Correspondencia-Reparto
7
Crear carpeta de la solicitud y adjuntar lista de chequeo, entregar al funcionario encargado de las bases de datos y luego al apoderado designado por el Coordinador de Grupo Interno de Trabajo de Asuntos Legales
Auxiliar Administrativo
8 Recibir solicitud, registrar en e-KOGUI y hacer análisis jurídico previo
Abogado asignado ¿Se tiene toda la información necesaria?
SI
Pasa a la actividad 10
NO Pasa a la actividad 9
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9.4 SOLICITUD DE CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL ANTE EL MINISTERIO PÚBLICO
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE
TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
9 Adquirir información conducente al análisis de la propuesta presentada
Abogado asignado Especificar el término dentro del cual deben ser remitidos los insumos
10 Preparar y elaborar el estudio jurídico sobre la viabilidad de presentar propuesta conciliatoria
Abogado asignado
El estudio debe ser preparado y puesto a consideración de los miembros del comité de conciliación, conforme a los formatos dispuestos en la plataforma Ekogui
11 Sustentar el estudio jurídico ante el comité de conciliación
Abogado asignado
12 Asistir a la audiencia de conciliación ante la Procuraduría Judicial
Abogado asignado
El apoderado transmitirá la decisión adoptada por los miembros del comité de conciliación y anexará la respectiva acta o la certificación expedida por la secretaria técnica
13 Atender la actividad judicial de aprobación ante el respectivo Despacho Judicial
Abogado asignado
14 Finalizar Proceso
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TRABAJO DE ASUNTOS LEGALES Página 17 de 26
Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
9.5 COMITÉ DE CONCILIACIÓN
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE
TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
1 Iniciar proceso
2
Recibir la solicitud de conciliación y preparar el estudio jurídico que determina la viabilidad de conciliar, interponer acción de repetición y hacer llamamiento en garantía
Abogado asignado
Estudio jurídico radicado en la plataforma e-kogui Formato de estudio jurídico para casos del exterior GJ-FO-19
El estudio debe ser preparado por el apoderado y entregado a la secretaria técnica del comité de conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, conforme a los formatos dispuestos en la plataforma Ekogui
3
Revisar el estudio jurídico adelantado por el funcionario encargado y verificar la existencia de elementos necesarios para la presentación ante los miembros del comité de conciliación
Secretario Técnico ¿Están los elementos necesarios?
SI
Pasa a la actividad 5
NO Pasa a la actividad 4
4 Solicitar al abogado asignado, la recopilación de la información e insumos necesarios para el análisis jurídico
Secretario Técnico
5 Promover reunión de los miembros del comité de conciliación
Secretario Técnico
6
Remitir a los miembros del comité el estudio jurídico para determinar la viabilidad de conciliar, interponer acción de repetición y hacer llamamiento en garantía, según el caso
Secretario Técnico
7 Adelantar la sesión del comité de conciliación Secretario Técnico
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9.5 COMITÉ DE CONCILIACIÓN
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE
TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
8 Suscribir junto con el funcionario que preside la reunión, el acta de la sesión celebrada por el Comité de Conciliación
Acta de Comité de Conciliación
9 Expedir certificación sobre la respectiva decisión y/o expedir copia autentican del acta
Certificación
10 Presentar informes a las dependencias internas y externas
Funcionario encargado
11 Finalizar Proceso
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9. PUNTOS DE CONTROL PROCESOS DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y DEL FONDO ROTATORIO ANTE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO Y LA JUSTICIA ORDINARIA LABORAL EN CALIDAD DE DEMANDADO
PUNTOS DE CONTROL
No. ACTIVIDAD
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD CRITICA O
VULNERABLE
DESCRIPCION DEL CONTROL
FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
2 y 8 Que el traslado de la
demanda se encuentre incompleto
Revisar la documentación recibida.
Cada vez que se requiera
Abogado asignado Auxiliar
Administrativo
Anotación en el documento de
notificación
13
No tener certificación y/o copia autentica del acta
expedida por la secretaria técnica del
Comité de conciliación
Hacer la solicitud a la Secretaria Técnica del Comité de Conciliación
Cada vez que se requiera
Abogado Asignado
Oficios, correos electrónicos
7
La carpeta del expediente no contiene
los documentos relevantes del proceso.
Diligenciar el formato de lista de chequeo y adjuntarla a
cada carpeta.
Cada vez que se requiera
Abogado asignado Auxiliar
Administrativo
Formato GJ-FO-04 Lista de Chequeo
Del paso 11 en adelante
Vencimiento de Términos
Dependencia Judicial, Entrega de documentos Judiciales con Planilla,
Consultar calendario del correo institucional, Consultar
Cartelera.
Cada vez que se requiera
Abogado asignado,
Dependiente Judicial
Correos
Electrónicos, Oficios, Formato
GJ-FO-10 Entrega de Documentos
Judiciales
Todo el Proceso
Pérdida de documentos Judiciales
Diligenciar Planillas de entrega, Revisar documentos
recibidos y recibir con planilla.
Cada vez que se requiera
Abogado asignado, Auxiliar
Administrativo, Dependiente
Judicial
Formato GJ-FO-09 Formato GJ-FO-10 Formato GJ-FO-11
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CODIGO: GJ-PT-02
NOMBRE: ASUNTOS LEGALES Y PROCESOS JURIDICOS VERSION: 13
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: OFICINA ASESORA JURÍDICA INTERNA/ GRUPÓ INTERNO DE
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PROCESOS DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y DEL FONDO ROTATORIO EN CALIDAD DE DEMANDANTE
PUNTOS DE CONTROL
No. ACTIVIDAD
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD CRITICA O
VULNERABLE
DESCRIPCION DEL CONTROL
FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
8 Que no se presente la
demanda con el lleno de los requisitos legales
Revisar la documentación a radicar en la Oficina de
Apoyo Judicial
Cada vez que se requiera
Abogado asignado
Anotación para la subsanación o
corrección de la demanda
9
La carpeta del expediente no contiene
los documentos relevantes del proceso.
Diligenciar el formato de lista de chequeo y adjuntarla a
cada carpeta.
Cada vez que se requiera
Abogado asignado Auxiliar
Administrativo
Formato GJ-FO-04 Lista de Chequeo
Del paso 10 en adelante
Vencimiento de Términos
Dependencia Judicial, Entrega de documentos Judiciales con Planilla,
Consultar calendario del correo institucional, Consultar
Cartelera.
Cada vez que se requiera
Abogado asignado,
Dependiente Judicial
Correos
Electrónicos, Oficios, Formato
GJ-FO-10 Entrega de Documentos
Judiciales
Todo el Proceso
Pérdida de documentos Judiciales
Diligenciar Planillas de entrega, Revisar documentos
recibidos y recibir con planilla.
Cada vez que se requiera
Abogado asignado, Auxiliar
Administrativo, Dependiente
Judicial
Formato GJ-FO-09 Formato GJ-FO-10 Formato GJ-FO-11
COBRO COACTIVO
PUNTOS DE CONTROL
No. ACTIVIDAD
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD CRITICA O
VULNERABLE
DESCRIPCION DEL CONTROL
FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
2 No es enviada la
documentación completa Solicitar la remisión de la
documentación Cada vez que se
requiera
Abogado Ejecutor asignado
Oficios, correos electrónicos
15 No es posible notificar al
accionado
Solicitar a otras dependencias del MRE u otras entidades los
datos del domicilio del accionado
Cada vez que se requiera.
Abogado Ejecutor asignado
Oficios, correos electrónicos
Todo el procedimient
o
No se logra obtener el pago por parte del
accionado
Solicitar garantías / Buscar acuerdos de pago
Cada vez que se requiera
Abogado Ejecutor asignado
Oficios, correos electrónicos,
documentación y registros de
llamadas
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CODIGO: GJ-PT-02
NOMBRE: ASUNTOS LEGALES Y PROCESOS JURIDICOS VERSION: 13
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SOLICITUD DE CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL ANTE EL MINISTERIO PÚBLICO
PUNTOS DE CONTROL
No. ACTIVIDAD
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD CRITICA O
VULNERABLE
DESCRIPCION DEL CONTROL
FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
2 y 7 Que la solicitud de
conciliación se encuentre incompleta
Revisar la documentación recibida.
Cada vez que se requiera
Abogado asignado Auxiliar
Administrativo
Anotación en el documento de
notificación
11
No tener certificación y/o copia autentica del acta
expedida por la Secretaria Técnica del Comité de Conciliación
Hacer la solicitud a la Secretaria técnica del comité
de conciliación
Cada vez que se requiera
Abogado Asignado
Oficios, correos electrónicos
10. ANEXOS
No Aplica
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CODIGO: GJ-PT-02
NOMBRE: ASUNTOS LEGALES Y PROCESOS JURIDICOS VERSION: 13
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HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO
1 • Adopción del procedimiento
2 • Ajuste de las actividades propias del desarrollo del procedimiento, la responsabilidad por
aplicación y nombre del procedimiento a lo estipulado en el decreto 3355 de 2009.
• Ajuste del alcance al desarrollo del procedimiento
3
• Actualización de la Base legal
• Actualización de los Registros: Eliminación del Auto de Pruebas
• Actualización del Desarrollo del Procedimiento
4 • Actualización de los Registros: Se incluye lista de chequeo
5
• Actualización de la base legal
• Actualización de registros: inclusión de los formatos GJ-FO-04 Lista de chequeo Procesos judiciales, GJ-FO-06 Lista de chequeo conciliaciones extrajudiciales, GJ-FO-07 Lista de chequeo cobro coactivo, GJ-FO-08 Planilla control de documentos (Ingreso) y GJ-FO-09 Planilla control de documentos (Salida)
• Actualización del Desarrollo del procedimiento: Se actualizaron las actividades del flujo “Cobro Coactivo”
6 • Actualización del registro: inclusión del formato GJ-FO-10 Control entrega de documentos
judiciales
7
• Actualización Base Legal.
• Actualización Documentos Asociados.
• Actualización de Registros. Se incluyeron los formatos GJ-FO-10 Control Entrega de Documentos Judiciales y GJ-FO-11 Documentos para Reparto – Jefatura.
• Actualización de Políticas de Operación. Se ajustaron las políticas existentes y se incluyeron dos.
• Actualización Desarrollo del Procedimiento. Se incluyeron observaciones sobre los formatos a utilizarse en los procesos donde hay manejo de documentos judiciales. Se agregó el proceso donde se adjunta lista de chequeo a la carpeta y donde se hace registro a Litigob.
• Actualización de diagrama del proceso de Cobro Coactivo. Se eliminó Comité de Normalización de Cartera.
• Actualización Puntos de Control
8
• Actualización de Políticas de Operación. Se incluyeron dos nuevas Políticas correspondientes al control de términos judiciales y a los Requerimientos de Autoridades Judiciales Nacionales.
• Actualización Desarrollo del Procedimiento. Se incluyeron observaciones sobre Control de términos Judiciales (Vigilancia del Proceso) por parte de los Dependientes Judiciales y Respuesta a todos los requerimientos Judiciales.
• Actualización de diagrama del proceso de Cobro Coactivo. Se incluyó el proceso de solicitud de validación de pago a Pagaduría. Se incluyó observación sobre el pago por parte del deudor.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CODIGO: GJ-PT-02
NOMBRE: ASUNTOS LEGALES Y PROCESOS JURIDICOS VERSION: 13
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HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO
9 • Actualización de Políticas de Operación. Se incluyeron cinco nuevas políticas en relación
con información remitida a la Dirección Administrativa y Financiera sobre las novedades de actividad litigiosa por parte de la Oficina Asesora Jurídica Interna – Asuntos legales.
10
• Actualización Registros: Se incluyen como registro las Actas de Comité de Conciliación
• Actualización Políticas de Operación:
*Cambio la redacción en las Políticas de Operación en modo imperativo de acuerdo a los parámetros establecidos en la Guía GD-GS-01.
*En la política relacionada con los informes de la gestión del Grupo Interno de Trabajo de Asuntos Legales, se eliminó lo correspondiente a los términos y se ajustó para que indique la obligatoriedad de atención a estos requerimientos.
*Se incluye la política de operación correspondiente a la actualización del sistema de información litigiosa en la plataforma de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado
• Actualización Desarrollo del Procedimiento: Se incluye la columna “registros” y se actualiza el nombre de la plataforma Litigob por “Sistema ANDJE (Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado)”
11
• Actualización la descripción del alcance se define los responsables de aplicar el procedimiento.
• Se incluye numeral 7. Sistemas de información y otros medios electrónicos: Plataforma de Registro de Procesos Judiciales y Conciliaciones de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado -EKOGUI-.
• Actualización en el diagrama de Procesos del Ministerio de Relaciones Exteriores y del Fondo Rotatorio ante lo contencioso administrativo y la justicia ordinaria laboral: Se actualiza la actividad No. 8, “Revisar el registro del proceso en la plataforma Ekogui, realizado por parte de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica De Estado.
• Actualización en el diagrama de Procesos del Ministerio de Relaciones Exteriores y del Fondo Rotatorio ante lo contencioso administrativo y la justicia ordinaria laboral: Se elimina el cuadro entre las actividades 11 y 12, “Es necesario audiencia de conciliación o audiencia previa”
• Actualización en el Diagrama de Procesos del Ministerio de Relaciones Exteriores y del Fondo Rotatorio ante lo contencioso administrativo y la justicia ordinaria laboral: Se incluye modifica la actividad No. 14 “Asistir a la primera audiencia de trámite”.
• Actualización en el diagrama de Procesos del Ministerio de Relaciones Exteriores y del Fondo Rotatorio ante lo contencioso administrativo y la justicia ordinaria laboral: Se incluye cuadro entre las actividades No. 14 y No. 15, ¿Se llegó a un acuerdo conciliatorio?
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CODIGO: GJ-PT-02
NOMBRE: ASUNTOS LEGALES Y PROCESOS JURIDICOS VERSION: 13
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HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO
12
• Se actualizó en Base Legal el Código General del Proceso
• Se eliminó en Base Legal el Código de Procedimiento Civil • Se actualiza el numeral de Sistemas de Información y otros medios electrónicos
incluyendo Sistema Integrado de Gestión / Sistema Maestro. Office 365
• En el procedimiento “SOLICITUD DE CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL ANTE EL MINISTERIO PUBLICO”, en la actividad 8 se elimina Litigob y se incluye e-Kogui
• Se actualizan los flujogramas de los procedimientos en la nueva plantilla
• Se actualiza en POLITICAS DE OPERACIÓN los controles del nuevo riesgo
13
• Se traslada el historial de cambios para el final.
• Se actualiza el objetivo: se incluye ‘’extrajudiciales y administrativos’’ y "demandante" al final
dada la inclusión de la actividad 9.2
• Se incluye dentro del alcance la palabra “ejecutoriada”
• Se actualiza la base legal: Se incluye el reglamento del Comité de Conciliación y el
Reglamento Interno del Recaudo de Cartera de las obligaciones a favor del Ministerio de
Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.
• Se actualizan los documentos asociados: se reemplaza la palabra ‘’memoriales’’ por ‘’piezas
procesales y escritos’’.
• Se actualizan los registros: se incluye el documento GJ-FO-19 -Estudio jurídico para demandas y conciliaciones en el exterior, Actas del Comité de Conciliación, certificación respecto de la decisión tomada por el Comité de Conciliación, Registro del proceso o conciliación diligenciado y descargado de la plataforma E-Kogui y Estudio de viabilidad de Conciliar diligenciado y descargado de la plataforma E-Kogui
• Se actualizan las políticas de operación:
Se incluye el término ‘’Extrajudiciales’’.
Se reemplaza el término ‘’apoderado’’ por ‘’asignado para cada caso’’.
Se añaden políticas en materia de control de términos judiciales y actualización del sistema
de información litigiosa e-kogui y el registro de las inconsistencias que se presenten
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CODIGO: GJ-PT-02
NOMBRE: ASUNTOS LEGALES Y PROCESOS JURIDICOS VERSION: 13
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HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO
13
Se cambian de lugar algunas políticas para mejorar la comprensión
Se cambia la frecuencia del reporte de la Coordinación del Grupo Interno de Asuntos Legales
de mensual a trimestral.
• Se actualiza el desarrollo del procedimiento: En los procesos del Ministerio de Relaciones
Exteriores y del Fondo Rotatorio ante lo Contencioso Administrativo y la justicia ordinaria
laboral en calidad de demandado se añade ‘’en calidad del demandado’’ al título.
En el cuarto punto se reemplaza ‘’a los abogados por medio de a’’ por ‘’a efecto que el
coordinador de GIT de Asuntos Legales, adelante el reparto correspondiente’’, se selecciona
como responsable al Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Asuntos Legales.
En el quinto punto se añade ‘’del apoderado a quien se designe el proceso’’.
En el séptimo punto se añade ‘’funcionario encargado de las bases de datos y luego al’’.
En el octavo punto se añade ‘’y/o hacer’’ y se actualizan los registros.
En el noveno punto se añaden observaciones respecto al termino de entrega de insumos.
En el duodécimo punto se añaden registros y observaciones.
Se añade el décimo tercer punto y se cambia la siguiente numeración
En el punto 17 (antes 16) se añaden observaciones.
En el punto 18 (antes 17) se añaden observadores.
• Se actualiza el desarrollo del procedimiento: Se adiciona como actividad la 9.2 Procesos del
Ministerio de Relaciones Exteriores y del Fondo Rotatorio en calidad de demandante.
• Se actualiza el desarrollo del procedimiento: En los procesos de Cobro Coactivo
En segundo punto se añade como responsable al Director de Talento Humano.
En el décimo punto se actualizan las preguntas y respuestas.
En el duodécimo punto se añade la expresión ‘’mediante el mandamiento ejecutivo’’.
En el décimo séptimo punto se eliminan las observaciones.
• Se actualiza el desarrollo del procedimiento: En los procesos de Solicitud de Conciliación
Extrajudicial ante el Ministerio Público
En el cuarto punto se añade ‘’del coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Asuntos
Legales y del apoderado a quien se designe el proceso’’, se pone como responsable al
Auxiliar Administrativo.
En el séptimo punto se añade ‘’entregar al funcionario encargado de las bases de datos’’.
En el noveno y décimo punto se añaden observaciones.
• Se actualiza el desarrollo del procedimiento: En los procesos del Comité de Conciliación:
En el segundo punto se adiciona como responsable al Abogado asignado y se actualizan los
registros y observaciones.
En el cuarto punto se añade ‘’Solicitar al abogado asignado’’.
En el noveno punto se añade registros
• Se actualizan los puntos de control: En los procesos del Ministerio de Relaciones Exteriores
Y del Fondo Rotatorio ante lo Contencioso Administrativo y la Justicia Ordinaria Laboral en
calidad de demandado: Se incluye la actividad 2 en el control dirigido a que el traslado de la
demanda este incompleto y en la referida al vencimiento de términos de eliminan las
actividades descritas para concluir que el control opera desde el paso 11 en adelante, así
como se modifica la descripción del control.
• Se actualizan los puntos de control: Se crean los puntos de control para la actividad Procesos
del Ministerio de Relaciones Exteriores o del Fondo Rotatorio en calidad demandante
• Se actualizan los puntos de control en los Procesos de Cobro Coactivo, en todas las
actividades se pone como responsable al Abogado Ejecutor
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CODIGO: GJ-PT-02
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RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: OFICINA ASESORA JURÍDICA INTERNA/ GRUPÓ INTERNO DE
TRABAJO DE ASUNTOS LEGALES Página 26 de 26
Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO
• Se actualizan los puntos de control en las solicitudes de conciliación extrajudicial ante el
Ministerio Publico: Se incluye la actividad 2 en el control relativa a que la solicitud de
conciliación extrajudicial se encuentre incompleta.