MOBILITY TOOL +
ΝΟΕΜΒΡΙΟΣ 2014
User profiles
Administrator Ε.Μ.Σ.
• Διαχείριση χρηστών Ε.Μ.Σ. και δικαιούχων
• Πρόσβαση στα project• Επικύρωση δραστηριοτήτων
(mobilities)
Χρήστης Ε.Μ.Σ.
• Πρόσβαση στα project• Διαχείριση χρηστών
δικαιούχων• Επικύρωση δραστηριοτήτων
(mobilities)
Δικαιούχος
• Διαχείριση πληροφοριών του Προγράμματος
• Διαχείριση και προσθήκη άλλων χρηστών
• Διαχείριση partners
• Διαχείριση δραστηριοτήτων (mobilities)
• Διαχείριση των participant reports
• Οριστικοποίηση των projects -> Προϋπολογισμός
• Το πρόγραμμα μεταφέρεται στο Mobility Tool από την Ε.Μ.Σ. αμέσως μετά την υπογραφή της σύμβασης
• Αν το email του δικαιούχου δεν υπάρχει στο σύστημα, τότε δημιουργείται ένας λογαριασμός για το συγκεκριμένο mail και ο δικαιούχος λαμβάνει ένα ενημερωτικό email.
EPlusLink
Project
Project data+ Benef. Contact
Data
Mobility Tool +
Δημιουργία λογαριασμού
Δημιουργία λογαριασμού
Mobility Tool
• Αμέσως μόλις λάβει το mail με την επιτυχή δημιουργία τουλογαριασμού του, ο δικαιούχος μπορεί να συνδεθεί στο MobilityTool.
• Ο δικαιούχος δημιουργεί ένα λογαριασμό ECAS, αν δεν έχει ήδη,χρησιμοποιώντας το email που έχει δηλώσει στην αίτηση.
Δημιουργία λογαριασμού
Αν το email (στην αίτηση) δεν είναι σωστό:
× Ο λογαριασμός του δικαιούχου δεν δημιουργείται.
× Ο δικαιούχος δεν λαμβάνει ενημερωτικό email και δεν έχει πρόσβαση στην πλατφόρμα.
!ΠΡΟΣΟΧΗ
Αν το email (στην αίτηση) είναι διαφορετικόαπό αυτό που χρησιμοποιήθηκε για τηνδημιουργία λογαριασμού ECAS:
× Ο δικαιούχος δεν έχει πρόσβαση στην πλατφόρμα.
Διαχείριση project
• Το project πρέπει να έχει ήδη μεταφερθεί στο Mobility Tool από την Ε.Μ.Σ.
• Ένας νέος χρήστης μπορεί να προστεθεί για να κάνει την διαχείριση του project.Με ποιον τρόπο?• Από τον αρχικό χρήστη• Από την Ε.Μ.Σ.
Σημ.Όταν δημιουργείται ένα project, έχει ήδη ένα χρήστη. (contact person)
Mobility Tool +
Mobility Tool +
Select all (in list)
Add new (partner / mobility / κλπ)
Delete (after selecting)
Export to .pdf
Export to excel / .csv
Add / remove columns
Reset filters
Printer Icon
Διαχείριση project
Search = Ctrl-F
Διαχείριση project
Διαχείριση project
Διαχείριση project
Export Data
Import Data
Διαχείριση project
e.g. Excel
Mobility Tool
Δικαιούχος
Διαχείριση project
• Διαχείριση:
Mobilities + Συμμετέχοντες
• Προσθήκη mobility
• Εξαγωγή mobility
• Εισαγωγή mobility
• Προϋπολογισμός
General User Interface
Import / export file
Προσθήκη Mobility
View Mobility
• Ο συνολικός προϋπολογισμός εμφανίζεται στο Budget menu
Εξαγωγή Mobility
Εξαγωγή Mobility
Εξαγωγή Mobility
Εισαγωγή Mobility
Εισαγωγή Mobility
Εισαγωγή Mobility
Error Log
Error Log
! Field name
Μαρκάρονται οι γραμμές και οι στήλες που έχουν πρόβλημα
Import did not succeed
Error Log
Για να την αποφυγή σφαλμάτων:
• Σιγουρευτείτε ότι έχετε εισάγει όλα τα υποχρεωτικά πεδία.• Χρησιμοποιείστε τις σωστές τιμές στα πεδία.• Δώστε προσοχή στο format των πεδίων.
Σε περίπτωση σφάλματος:
• Χρησιμοποιείστε το Error Log για να διορθώσετε το αρχείο .csv• Εισάγετε ξανά το αρχείο.
Διαχείριση ΠροϋπολογισμούProject:
MobilitiesOrganisations Budgets
Beneficiary
+ Partners
Mobility budget
Exceptional costs
Total Grant €
Reports
Youth Workers
VoluntaryServices
Youth Exchange
Διαχείριση Προϋπολογισμού
Participant Report
Send data
Fill in + SubmitMobility Tool
Συμμετέχων
End date of mobility
Participant Report
• Στο τέλος της δραστηριότητας (mobility) το σύστημα στέλνει αυτόματα email στον συμμετέχοντα και του ζητά να συμπληρώσει το participant report.
• Η κατάσταση του report φαίνεται στο Mobility Tool
• Ο δικαιούχος μπορεί να διαχειριστεί tα participant reports, να τα αποθηκεύσει (.csv ή .pdf), να εξάγει δεδομένα.
Η διαχείριση των reports, μπορεί να γίνει είτε μεμονωμένα, είτε όλα μαζί.
Υποβολή Απολογισμού
Αποστολή Απολογισμού
Mobility Tool
Συμπλήρωση απολογισμού
Prj: 12345
Δικαιούχος
Υποβολή Απολογισμού
Αλλαγές - Τροποποιήσεις
Τροποποίηση στα στοιχεία του Οργανισμού.
1. Κάνετε τις τροποποιήσεις στο URF.
2. Η Ε.Μ.Σ. αποδέχεται τις αλλαγές στο EPlusLink.
3. H Ε.Μ.Σ. στέλνει τις αλλαγές στο Mobility Tool +.
4. Ο δικαιούχος κάνει τις αλλαγές στο Mobility Tool +.
Σημ. Ισχύει και για τους partners
Mobility Tool
EPlusLink
Αλλαγές - Τροποποιήσεις
Προσθήκη – αλλαγή partner:
1. Ο partner πρέπει να υπάρχει στο URF (PIC)
2. Ο δικαιούχος στέλνει αίτημα τροποποίησης στην E.Μ.Σ.
3. Η Ε.Μ.Σ. αποδέχεται την τροποποίηση και κάνει την αλλαγή στο EPlusLink.
4. H Ε.Μ.Σ. στέλνει τις αλλαγές στο Mobility Tool +.
5. H Ε.Μ.Σ. κάνει τις αλλαγές στο Mobility Tool +.
Διαγραφή partner:
1. Ο δικαιούχος στέλνει αίτημα τροποποίησης στην E.Μ.Σ.
2. Η Ε.Μ.Σ. αποδέχεται την τροποποίηση και κάνει την αλλαγή στο EPlusLink.
3. Η Ε.Μ.Σ. στέλνει τις αλλαγές στο Mobility Tool +.
4. Η Ε.Μ.Σ. ταυτοποιεί ποιες δραστηριότητες (mobilities) επηρεάζονται.
5. H E.M.Σ. διαγράφει τις δραστηριότητες που επηρεάζονται από την διαγραφή του φορέα ή επιλέγει κάποιον άλλο φορέα.
6. Η Ε.Μ.Σ. διαγράφει τον φορέα από το Mobility Tool +.
Αλλαγές - Τροποποιήσεις
Προσθήκη contact person
Αλλαγές - Τροποποιήσεις
Επιλέγουμε το εικονίδιο “Add New”
Αλλαγές - Τροποποιήσεις
Ευχαριστούμε πολύ !