PROIECT
MONITORIZAREA I EFICIENTIZAREA PROCESELOR DE LUCRU
I A FLUXULUI DE DOCUMENTE LA NIVEL CENTRAL I LA
NIVELUL UNITILOR TERITORIALE, PSTRAREA INFORMAIEI
N CONDIII SIGURE I CU COSTURI OPTIME
SMIS 32662
EVENIMENT DE FINALIZARE
27 martie 2015
www.fonduriadministratie.roLaureniu PRICOP
Constana 2015
Documentele, mai mult sau mai puin standardizate, pe hrtie sau n format electronic,
au o prezen i un rol deosebit de important n orice organizaie de orice tip, indiferent
daca e vorba de o instituie a statului sau o companie privata. Statistic, peste 80% din
informaiile vehiculate ntr-o instituie sunt cuprinse n documente tiprite, si se
estimeaz o cretere anual semnificativa a volumului de informaii care, bineneles
este reflectata in si mai multe documente.
Atunci cnd ne gndim la un birou ne este greu sa ni-l imaginam fr o tava plina
de documente sau mcar cteva hrtii aezate pe un colt. Practic, o masa goala
ne duce cu gndul la faptul ca acel biroul nu este utilizat. In general, in orice
mediu de lucru hrtia este baza.
Atunci cnd informaiile se gsesc doar in format tiprit apar probleme
Nu se poate cuta prin documente utilizand functia
search intr-un dosar, nu se pot extrage rapoarte sau
intocmi grafice din bibliorafturi, indiferent cat de frumos
sunt aranjate si etichetate documentele din ele
Nu se pot reutiliza datele de pe hrtie
dect daca, intr-un fel sau altul le
aducem in format electronic. Cu toii
ne-am nvat sa editam rapid
documentele pe calculator, sa
extragem nite rapoarte din baze de
date sau din fiiere Excel si apoi sa le
transmitem rapid prin email efilor,
colegilor sau partenerilor.
Realitatea e nconjurat de hrtii.
n acest context, de cele mai multe ori procesele de lucru dintr-o
instituie se bazeaz pe informaii prezente n documente pe hrtie -
informaii care, pentru a fi utilizate eficient, trebuie culese n sisteme
informatice sau n baze de date.
Procesul de culegere este executat de cele mai multe ori manual, fiind consumator de
timp, de resurse umane i de bani
Aflndu-se in aceasta situaie, Autoritatea Navala Romana a cutat soluii pentru
a eficientiza utilizarea informaiilor si a elimina pe cat posibil hrtiile.
In final s-a optat pentru implementarea si utilizarea unui sistem specializat care
sa permit capturarea informaiilor de pe hrtie si transformarea lor in format
electronic, procesarea, utilizarea, stocarea i arhivarea informaiilor ntr-un
depozit unificat de coninut, cu posibiliti de cutare/regsire rapid, bineneles
toate acestea n condiii de securitate i siguran maxima i cu posibilitatea de
recuperare rapida n caz de dezastru. Cu un astfel de sistem informaia "nchis"
iniial n documentele tiprite pe hrtie devine imediat disponibil utilizatorilor.
O astfel de implementare nu este deloc uoar. S-au fcut analize pe fiecare compartiment,
birou, serviciu, direcie, cpitnie. S-au analizat tipuri de documente, situaii, fluxuri de lucru.
Rezultatul acestor analize au condus ctre acest proiect pe care noi l ncheiem astzi, aici, cu
succes.
Proiectul a avut ca scop final ntrirea capacitii instituionale, crend premisele ca n viitor
instituia s poat fi considerat un exemplu de bun practic n domeniu, la nivel naional i
internaional.
Plecnd de la acest scop, obiectivele principale ale proiectului au vizat implementarea
urmtoarelor sisteme
- un Sistem de Management al documentelor care s eficientizeze fluxurile de lucru i de
documente, s asigure timpi de rspuns optimi i n condiiile legii ctre participanii la flux
i/sau solicitani n condiii corespunztoare de transparen.
- un Sistemul de arhivare electronic a datelor n condiiile legii.
- un Sistem de etichetare/clasificare a documentelor si mesageriei electronice astfel nct sa se
asigure premisele unei arhivri electronice inteligente, a faptului ca documentele si mesajele nu
vor ajunge la destinatari nedorii.
- o Soluie Business Intelligence care s ofere managementului de orice nivel un suport real i
la timp (in timp real) pentru fundamentarea deciziilor.
- Un Sistem de Semntura electronic sistem ce ofer posesorului unui document o
confirmare a faptului ca mesajul sau documentul digital este creat de ctre persoana care l-a
semnat, iar coninutul mesajului sau documentului digital nu a fost modificat de la data emiterii
acestuia.
Crearea unui portal care s asigure necesitile de informare, comunicare i prezentare n
interiorul organizaiei dar i deschiderea ctre exteriorul ei
- un Disaster Recovery Data Center un centru de date, dotat cu echipamente hardware
moderne, sistem antiefracie, sistem de monitorizare i control acces, sistem de prevenire i
stingere a incendiilor, sistem de ventilaie cu podea tehnologic, software specializat de
arhivare i compresie, etc
AutoritateaNaval Romn
CZ Constana
CZ Galai CZ Giurgiu
CZ Tulcea
CZ Drobeta Turnu Severin
Foarte important este faptul c Sistemul de Management al
Documentelor implementat in Autoritatea Navala Romana este
bazat pe o arhitectur moderna, deschis ceea ce faciliteaz
integrarea cu alte soluii existente sau viitoare, astfel nct costul
implementrii i conectrii la celelalte sisteme operaionale sau
viitoare se reduce semnificativ
Arhitectura este distribuit, fiind compusa din
o locaie central la Autoritatea Naval Romn Constana ce:
-adpostete fizic serverele centrale i logic aplicaiile necesare
pentru realizarea funcionalitilor sistemului;
-stocheaz datele rezultate din activitatea instituiei;
-stocheaz copii de siguran;
5 locaii n teritoriu (Cpitnii Zonale): Constana, Tulcea, Galai,
Giurgiu, Drobeta Turnu-Severin
- fiecare locaie adpostete fizic un server local i logic
aplicaiile necesare pentru realizarea funcionalitilor
sistemului;
- datele rezultate din activitatea unitilor subordonate sunt
stocate n sistemul de arhivare a datelor instalat n locaia
central
Sistem de management al documentelorSolutia se bazeaz pe tehnologia EMC, productorul fiind lider n domeniul Enterprise
Content Management (conform Gartners Magic Quadrant)
Soluia EMC Documentum aleasa ofer o platform complet de gestiune a
documentelor i coninutului la nivelul institutiei, perfect scalabil att din punct de
vedere al dimensiunilor, ct i al funcionalitilor. Fiind mult mai mult dect o baz de
date pentru coninut nestructurat, EMC Documentum s-a dovedit a fi o soluie
complet pentru gestiunea ntregului ciclu de via al documentelor la nivel de
organizaie cu funcii specifice de arhivare electronic, managementul documentelor
(controlul versiunilor, check-in, check-out, audit), flux de lucru colaborativ, colaborare
(spaiu de lucru comun virtual, forum), managementul nregistrrilor etc., oferind
posibilitatea implementrii unor proceduri pentru crearea, modificarea, stocarea,
regsirea, diseminarea, pstrarea i distrugerea informaiilor n funcie de activitatea
specific, reglementri legale i regulamente interne.
n timpul procesrii sistemul poate ruta documentele ctre modulele ce permit
asocierea de informaii imaginilor. Aceste informaii pot fi complet configurate n funcie
de specificul fiecrui flux de documente permind scheme extrem de flexibile de
clasificare a documentelor (ex. documente financiare, reglementri, documentaie de
proiect). Informaiile pot fi asociate manual sau automat prin realizarea de OCR
(recunoatere optic a caracterelor tiprite), i OMR (recunoaterea codurilor de bare).
Sistemul permite mbinarea facil a celor dou metode de completare a informaiilor
(manual i automat) astfel nct procesul de captur s se desfoare natural i facil
Un sistem de arhivare electronica a documentelor este o necesitate n cadrul oricarei institutii datorita posibilitatilor
uriase de interogare pe care le ofera si nu n ultimul rnd datorita micsorarii spatiilor de depozitare necesare unei
arhive manuale.
Reprezentand o solutie bazata pe medii de stocare de tip WORM (write once read many), EMC Centera
faciliteaza complianta cu prevederile legislative si politicile interne ale organizatiei in ceea ce priveste stabilirea
perioadelor de retentie in functie de tipul continutului, asigurand, in acelasi timp accesul rapid si securizat la
informatiile dorite. Astfel, gestiunea continutului este asigurata prin intermediul functionalitatilor avansate destinate
stabilirii regulilor de retentie, cum ar fi:
Perioade de retentie conditionate de declansarea unui anumit eveniment
Restrictii de stergere ale unui anumit tip de continut
Stabilirea perioadelor minime/maxime de retentie pentru un anumit tip de continut
In ceea ce priveste regasirea datelor, EMC Centera permite indexarea continutului pe baza atributelor specifice. in
acest mod, nu va mai fi necesara regasirea locatiei fizice a informatiei solicitate
n plus, sistemul implementat in Autoritatea Navala Romana permite institutiei s eficientizeze costurile viitoare
printr-o utilizare optim a spaiilor de stocare iar decizia alocarii acestor spatii se poate lua automat n funcie de
reguli prestabilite cum ar fi: perioade de timp, tip de informaiei sau alte atribute ale documentelor (de exemplu,
datele curente vor fi stocate p