ACNBH
Agrément FMCN° 100 168
DECLARATION D’INTERETDANS LE CADRE DE MISSIONS DE FORMATION
REALISEES POUR L’ACNBH
39ème Colloque Nationaldes Biologistes des Hôpitaux
Lille, 4 au 8 oct 2010
Mme. A. Wautersdans la société Clinical Laboratory ZNA déclare sur l’honneur
ne pas avoir d'intérêt, direct ou indirect (financier) avec les entreprisespharmaceutiques, du diagnostic ou d’éditionsen relation avec le DMDIV et/ou le sujet présenté.
Choix et évolution d’une solution robotiquedans un laboratoire hospitalierdans un laboratoire hospitalier
Colloque SNBH Lille, 5 octobre 2010
présentation
• Introduction
• EnGen à Middelheim
• Motivation, objectifs et choix
• Fonctionnement
• Résultats• Résultats
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ZNA Middelheim
ZNA Middelheim
• Middelheim (hôpital général): cardiochirurgie, cardiologie,(hémato)oncologie, fertilité, ….
• Hôpital d’Enfants Reine Paola (pédiatrie)
• Hoge Beuken (revalidation et gériatrie)
Lits 800
4
Admissions 25.000
Nombre de journées d'hospitalisation 220.000
Admissions de jour 30.000
Consultations >1.000/j
ZNA Middelheim: Laboratoire en 2009
Demandes de laboratoires 400.000
Prestations (INAMI) 3.500.000
Nombre de tubes/jour 2500
Biologistes 8,5
5
Biologistes 8,5
Membres du staf 82 FTE
Laboratoire accredité ISO 15189
Automatisation du Laboratoire
• Totale
>pré-analytique
>analytique
>post-analytique
7
• Système: EnGen (Ortho-Clinical Diagnostics)
>installation en novembre 2003: 7 ans d’expérience
>Thermo Clinical Labsystems (Finlande)
exit
VITROS 5.1 FS
VITROS 5.1 FS
VITROS ECi
SYSMEX HST
exitzone de sortie
Input
Input
DecapTubesortingCentrifuges
AliquotageDébouchage
entrée/triage/exit
Centrifugeuses
zone d’entrée
zone d’entrée
Motivation pour automatisation
• consolidation des différents laboratoires de l’hôpitalen 2000: impact sur la phase pré-analytique
erreurs dans la zone de réception des échantillons
aliquotage, volumes, conservation, …
• pénurie en techniciens de laboratoire : problèmepour les postes spécialisés, ICT, QA
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pour les postes spécialisés, ICT, QA
• amélioration de TAT: réduction du nombre dedemandes urgentes
• maximaliser la sécuritépersonnel, patients
OBJECTIFS: qualitatifs!
automatisation: exigences
• Système ‘ouvert’> compatible avec les analyseurs actuels et futurs,
SIL
> indépendant des fabricants en diagnostique
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• Flexibilité:> modularité
> expansion future possible
> bâtiment existant
Choix du système (1 an)
• analyse approfondie du processus
• choix dépend du bénéfice attendu> différent pour chaque laboratoire
> situation de départ
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> situation de départ
> nombre de demandes / tubes par unité de temps
• centrifugation automatique?centrifugation impacte la vitesse de traitement des échantillons,manuellement toujours plus rapide, mais pas toujourscentrifugeuse ou technicien disponible
Choix du système
> aliquotage: idéalement dans un labo ‘LEAN’pas d’aliquots, en pratique nécessaire pour les analyseurs non-connectés, les analyses en batch ou les analyses en sous-traitance
> connexions avec les automates?gain de temps?le principe de la connexion?tubes restent ou ne restent pas sur le système de convoyage
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tubes restent ou ne restent pas sur le système de convoyagefile d'attente ou bypass
> considérationajuster TLA (automatisation totale) au fonctionnement dulaboratoire ou ajuster le fonctionnement du laboratoire au TLA?automatisation à 100% où 80%?
Automate
Avant l’automatisation
Integrate
Simplify
Simplify
Simplify
Remove from pneumatic
tube
14.6%
Label/rack aliquot tubes
4.9%
Attach extra labels to
racks
2.4%
Aliquot(s) made
4.9% Deliver to Analyzer for
testing
4.9%
Label/inspect tube
2.4%
Deliver aliquot rack to
drop counter
1.9%
Sample processing area: average 23 min(10 min centrifugation, hands on 3.43 min per tube)
Etude du processus (AVANT):Traitement de l’échantillon: moyenne de 23 minutes
(10 min de centrifugation, 3,43 minutes de manipulation par tube )
Order entry
58.3%
Other
12.6%
Load tube into centrifuge
1.5%
Aliquot tube placed into
rack
0.5%
Decap tube
0.5%
Load tube onto analyzer
tray
1.0%
Relabel tube
1.5%
Unload tube from
centrifuge
1.0%
Pre Analytical Processing Steps (Tube)Avg Tme
per TubeUnit
1. Remove from pneumatic tube 30 secs
2. Order entry 120 secs
3. Primary tube label/inspected 5 secs
4. Extra labels attached to racks 5 secs
5. Aliquot tubes labeled and placed in racks 10 secs
6 Primary tube loaded into centrifuge 3 secs
7. Primary tube unloaded from centrifuge 2 secs
8. Delay (tube waiting in rack) 237.9 secs
9. Primary tube relabeled/inspected 3 secs
10. Primary tube decapped 1 secs10. Primary tube decapped 1 secs
11. Aliquot(s) made 10 secs
12. Primary tube loaded onto analyzer tray 2 secs
13. Delay (tube waiting in tray) 348.5 secs
14. Aliquot tube placed into rack 1 secs
15. Aliquot rack delivered to drop counter 4 secs
16. Delivery to Analyzer for testing 10 secs
OperationInspectionRequired non-value activityWasteTransportValue Add
Observed Delays: Pre-Analytical Phase
200
300
400
500
600
Se
co
nd
s
Wait in rack after
centrifuging
Wait in 950 trays before
delivery to workstation
Wait for sampling on-
0
100
200
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Batch Number
Se
co
nd
s
Wait for sampling on-
analyzer
Choix?
• Décision: automatisation uniquement pré-analytiqueou totale?
• Intérêt premier sur l’automatisation du pré-analytique, sans connexion des analyseurs sur lachaine nécessité d’aliquots pour les
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chaine nécessité d’aliquots pour lesanalyseurs
• Trop de coûts supplémentaires si en deux phases
TLA !
TAT Hemoglobine
80
100
120
140
160
180
200
TA
T(m
in)
Mean
Median
97,5p
95p
90p
0
20
40
60
80
jan/
06
mar
t/06
mei
/06
jul/0
6
sep/
06
nov/06
jan/
07
mrt/
07
mei
/07
jul/0
7
sep/
07
nov/07
jan_
08
mar
t_08
mei
_08
jul_08
sep/
08
nov/
08
jan/
09
mar
t 09
mei
/09
jul/0
9
sep/
09
nov/
09
jan/
10
mrt/
10
mei/1
0
jul/1
0
maand
90p
75p
période avant l’ installation (1 an)
• infrastructure• optimisation du process
> flux du travail> consolidation préalable (sérologie, hormonologie,
immunologie)
• analyseur – connexions SIL
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• analyseur – connexions SIL• définition des routes, volume d’aliquotage
appropriés.. pour chaque analyse• algorithmes de validation technique automatique• harmonisation des tubes de prélèvements, code à
barres
15/11/2003 installation au laboratoire
24/11/2003 premier tube passe sur le système!
13/01/2004 routine (7am – 4pm)
27
13/01/2004 routine (7am – 4pm)
01/04/2004 24/24h +/- 60 techniciens qualifiés
06/10/2006 remplacement analyseurs du chimie de routine
(Vitros 5.1FS) et remplacement software PGP par IM
avril - mai 2007 installation Sysmex HST sur-EnGen
installation 3ième Vitros 5.1FS
• tout (Ø 13mm)
sauf> services d’urgence et demandes de l’hôpital ‘très’ urgentes
motivées: tube centrifugé sur le système> prélèvements micro en pédiatrie> tubes diamètre différent
Que passe t-on sur le système EnGen?
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> tubes diamètre différent> fluides, urines: après transfert dans un récipient adapté
• sauf pendant:> entretien quotidien 10min> entretien hebdomadaire 1h> entretien annuel 2-3 jours> entretien/3ans 3-4 jours
fonctionnement: 24/24h
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• en cas de problèmes avec une module: les autresmodules restent en opération
• en 2009: 13 interventions OCD (>> software)
Objectifs obtenus ?
1) Réduction d’erreurs
> pas de données mesurables en relation avec les erreurspré-analytiques par le passé
> risque d’erreur réduit :> risque d’erreur réduit :nombre d’aliquots diminué de >1.250 à
+/- 150 par jour sur Engen
> risque pour les aliquots manuels: micro tubespédiatriques, tubes insuffisamment remplis
Objectifs atteints ?
2) Techniciens de Laboratoire
> au départ : objectif qualitatif
> Quantitatif ?
Pe. C.D. Hawker et al. (ARUP laboratoires), ClinChem 2002, 48:10 1761-1767Pe. C.D. Hawker et al. (ARUP laboratoires), ClinChem 2002, 48:10 1761-1767
25% réduction FTE: 49/200
> ROI: aspects financiers: amortissement annuel,contrat d’entretien et consomables:
par réduction des FTE
110%
120%
130%
140%
prestaties %
FTE labo %
70%
80%
90%
100%
2004 2005 2006 2007 2008 2009
Evolution nombre de techniciens FTE core lab
40
45
50
55
60
65
70
tota
ala
an
talF
TE
(ML
T+
Ad
m)
10
15
20
25
aa
nta
lFT
E(S
tra
at)
33%
1 tech/instrument
20
25
30
35
40
2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009
tota
ala
an
talF
TE
(ML
T+
Ad
m)
0
5
10
aa
nta
lFT
E(S
tra
at)
21%
of
- 8 FTE18,5 % of
- 10 FTEconsolidation
par jour 10 FTE:
ICT, QA, POCT...
Objectif atteint: Temps de réponse?
temps de réponse= TATtemps entre l’enregistrement SIL et le temps du résultatvalidé technique, disponible pour l’hôpital
devrait êtreTemps entre ‘prise de sang’ et résultat disponible
50 %
60 %
70 %
80 %
90 %
100 %
TAT Glucose
0 %
10 %
20 %
30 %
40 %
50 %
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
10
0
11
0
12
0
13
0
14
0
15
0
16
0
17
0
18
0
19
0
20
0
%
TAT Glucose: % (min)
TAT CRP
50 %
60 %
70 %
80 %
90 %
100 %
0 %
10 %
20 %
30 %
40 %
50 %
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
10
0
11
0
12
0
13
0
14
0
15
0
16
0
17
0
18
0
19
0
20
0
21
0
22
0
23
0
24
0
25
0
26
0
27
0
28
0
29
0
30
0
%
Résultats TAT
>Résultats ‘routine’ disponible ~1h30 aprèsréception dans le laboratoire
>Conséquences logistiques: complainte capacitédu système pneumatique de transportdu système pneumatique de transport
Automatisation post-analytique
> Validation technique: +/- 90% auto-validation enbiochimie
Deltacheckvaleurs de référence
> Addition automatique de commentaires (H,I,L)
> Réroutage (les tubes repassent pour dilution, re-> Réroutage (les tubes repassent pour dilution, re-analyse, en fonction des codes d’erreur)
> Réflexe (en fonction du résultat effectuer des analysessupplémentaires)
> archivage des tubes avec l’envoi des positionsd’archivage au LIS
conditions requises au système?
• Flexible/extensible: 3ième configuration en 4années
• Ouvert à: analyseurs hors connexion/en ligneanalyseurs non-OCDanalyseurs non-OCD> Expérience avec la liaison du Sysmex HST:
processus de longue durée (ZNA, OCD, TCA, Goffinet Meyvis, Sysmex Europe); bonne volonté cheztoutes les parties (5!)
> connexion réussie
> la plupart des problèmes à cause du software
HIS
LIS
LinkIT
Valab
Hémoglobine: de lademande au résultat: 14étapes
IM
TWIST
SIS
instrument analytique
TCA
LASC
Avenir/liste de souhaits
• Remplacement et connexion immuno-analyseurs
• Connexion coagulation routine
• Prescription connectée (electronic ordercommunication)communication)
• caméra: tubes reconnus
• module de rebouchage
• stockage réfrigéré, archivage réfrigéré de tubesprimaires et aliquots secondaires
questions?