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Negociación
NEGOCIACIÓN
CONCEPTO:
La negociación se puede definir
como la relación que establecen
dos o más personas en relación
con un asunto determinado con
vista a acercar posiciones y poder
llegar a un acuerdo que sea
beneficioso para todos ellos.
La negociación se inicia cuando hay diferencias
en las posiciones que mantienen las partes.
La negociación busca eliminar esas diferencias,
normalmente acercando las posiciones en forma
gradual hasta llegar a un punto aceptable para todos.
Sólo con que una de las partes no tuviera esta
voluntad de entendimiento no habría negociación.
Una regla que debe presidir cualquier negociación y
que facilita enormemente el poder llegar a un acuerdo
es el respeto a la otra parte.
Hay que tener muy claro que cuando se negocia, uno
no se enfrenta con personas sino con problemas. Hay
que buscar un acuerdo que satisfaga las necesidades
de todos los implicados.
Riesgos de una negociación :
1.- Que la parte perdedora no cumpla luego lo
acordado.
2.- Que la parte perdedora cumpla lo acordado pero
no esté dispuesta a negociar nunca más con quien
le ha vencido, imposibilitando establecer relaciones
económicas duraderas.
CARACTERÍSTICAS DE UN BUEN NEGOCIADOR
1.- Le gusta negociar
2.- Entusiasta
3.- Gran comunicador
4.- Persuasivo
5.- Muy observador
6.- Perspicacia psicológica
7.- Sociable
8.- Respetuoso
9.- Honesto
10.- Profesional
11.- Detesta la
improvisación
12.- Es meticuloso
13.- Firme, sólido
14.- Autoconfianza
15.- Ágil
16.- Resolutivo
17.- Acepta el riesgo
18.- Paciente
19.- Creativo
ESTILOS DE NEGOCIACIÓN
Cada negociación es diferente y exige una
aproximación específica. No se puede tratar de utilizar
siempre el mismo esquema de negociación, pues no
hay dos clientes iguales y cada uno de ellos exige un
trato determinado.
No obstante, se podría hablar de dos estilos básicos de
negociación :
Negociación inmediata
Negociación progresiva
•La negociación inmediata busca llegar con rapidez a
un acuerdo, sin preocuparse en tratar de establecer
una relación personal con la otra parte. Se busca
maximizar su beneficio a costa del otro.
• La negociación progresiva busca en cambio una
aproximación gradual y en ella juega un papel muy
importante la relación personal con el interlocutor. Se
intenta crear una atmósfera de confianza antes de
entrar propiamente en la negociación.
A algunas personas les gusta ir directamente al grano
mientras que otras prefieren establecer un vínculo
personal antes de entrar a discutir posiciones.
•Negociación inmediata: no es tan importante
establecer una relación personal con el interlocutor.
Ejemplo : Una compra ocasional o aislada.
•Negociación progresiva: muy importante
establecer una relación duradera.
Ejemplo: La relación con un proveedor.
CRITERIO PARA DETERMINAR EL ESTILO DE NEGOCIACION
TIPOS DE NEGOCIADORES
a.- Enfocado en los resultados
Solo le interesa alcanzar su objetivo a toda costa; intimida,
presiona, no le importa generar un clima de tensión. Elevada
autoconfianza, se cree en posesión de la verdad. Considera a la
otra parte como un contrincante al que hay que vencer con objeto
de conseguir el máximo beneficio posible. Usa el poder.
b.- Enfocado en las personas
Le preocupa especialmente mantener una buena relación personal.
Evita a toda costa el enfrentamiento; prefiere ceder antes que
molestar a la otra parte. Juega limpio y busca colaboración. Puede
ser ingenuo.
ESTRATEGIAS
La estrategia de la negociación define la manera en que cada
parte trata de conducir la misma con el fin de alcanzar sus
objetivos.
Se pueden definir dos estrategias típicas:
1.- Estrategia de "ganar-ganar", en la que se busca
que ambas partes ganen, compartiendo el beneficio.
2.- Estrategia de "ganar-perder" en la que cada parte
trata de alcanzar el máximo beneficio a costa del
oponente.
3.- Estrategia de “perder-perder” en la que no se
llega a ningún acuerdo por ambas partes.
.
a) Negociación integradora (ganar- ganar)
Se caracteriza por una solución integradora de los deseos y las aspiraciones de ambas
partes. Las partes crean varias opciones para llegar a acuerdos, las cuales pueden
generar una solución de tipo ganar/ganar para ambas. Pretende encontrar sinergia e
intereses comunes, y requiere que las dos partes tengan habilidades para negociar.
b) Negociación distributiva (ganar-perder)
Se trata de un enfoque tradicional para negociar. Los negociadores normalmente adoptan
un enfoque de canje en la distribución o un enfoque de canje de posiciones:
•Canje en la distribución. Se caracteriza porque suma cero, es decir, una parte gana algo a
costa de la otra. Una parte gana en la medida en que la otra pierde. Las estrategias para
manejar conflictos (hacer compromisos, obligar, evitar) se relacionan con la estrategia de
la negociación distributiva.
•Canje de posiciones. Este enfoque se relaciona estrechamente con el canje distributivo,
pero involucra una secuencia de posiciones sucesivas. Se utiliza cuando se aborda un
mercado abierto y no una meta fija, es decir, una parte contra la otra, basándose en una
situación incierta y bajo presión, pero produce términos de un acuerdo aceptable.
c)Negociación Perder –perder
ESTRATEGIAS (Cont.)
TÁCTICAS
Las tácticas definen las acciones particulares
que cada parte realiza en la ejecución de su
estrategia.
ESTRATEGIA VS. TÀCTICA
La estrategia marca la línea general de actuación; las
tácticas son las acciones en las que se concreta dicha
estrategia.
Si bien se decía anteriormente que la estrategia es, en esencia, lo que
piensan los negociadores, la táctica es lo que hacen los negociadores. Si se mira
sólo a la estrategia se puede tropezar con obstáculos que están a la vista y
nunca alcanzar los objetivos.
No existen tácticas correctas para la estrategia equivocada. Si no sabe a
dónde va, qué sentido tendría discutir cómo puede llegar. La táctica se refiere a la
formulación de pautas a corto plazo que permiten alcanzar los objetivos a largo
plazo. Por tanto, en la táctica es necesario tener en cuenta cómo se inicia el
proceso negociador, cómo se abandona, cuál será la primera oferta y qué
concesiones se pueden hacer. Esto incluye también organizar el equipo
negociador, o sea, designar funciones que cumplirán los miembros del equipo,
cómo se coordinarán dichas funciones, cómo se distribuirá la información sobre
las necesidades y objetivos de la otra parte y cómo concretamente se pueden
satisfacer.
TÁCTICAS
HAY DOS TIPOS DE TÁCTICAS:
1.- Tácticas de desarrollo: se limitan a concretar la
estrategia elegida, sea ésta de colaboración o de
confrontación, sin que supongan un ataque a la otra
parte.
2.- Tácticas de presión: tratan de fortalecer la propia
posición y debilitar la del contrario.
TÁCTICAS
1.- Tomar la iniciativa presentando una propuesta o
esperar a que sea la otra parte quien vaya por delante.
2.- Facilitar toda la información disponible o, por el
contrario, la estrictamente necesaria.
3.- Hacer la primera concesión o esperar a que sea la
otra parte quien de el primer paso.
4.- Elegir el lugar de la negociación : oficinas propias,
las de la otra parte, o lugar neutral.
TÁCTICAS DE DESARROLLO
1.- Desgaste: aferrarse a la propia posición y no hacer ninguna
concesión o hacer concesiones mínimas. Se busca agotar a la otra
parte hasta que ceda.
2.- Ataque: atacar, presionar, intimidar, rechazar cualquier intento
de la otra parte de apaciguar los ánimos. Se busca crear una
atmósfera tensa, incómoda, en la que uno sabe desenvolverse y
que perjudica al oponente.
3.- Tácticas engañosas: dar información falsa, manifestar opiniones
que no se corresponden con la realidad, prometer cosas que no se
piensan cumplir, simular ciertos estados de ánimo. En definitiva,
engañar al oponente.
TÁCTICAS DE PRESIÓN
4.- Ultimátum: presionar a la otra parte, empujarle a que tome una
decisión sin darle tiempo para reflexionar. El típico "o lo tomas o lo
dejas", "tengo otros interesados, así que o te decides ahora o dalo
por perdido".
5.- Exigencias crecientes: ir realizando nuevas peticiones a medida
que la otra parte va cediendo, sin que lo concedido resulte nunca
suficiente.
6.- Autoridad superior: negociar bajo la apariencia de que se cuenta
con delegación suficiente para cerrar el trato. Al final, cuando tras
muchas cesiones de la otra parte se ha alcanzado un acuerdo, se
comunica que éste queda pendiente a la aprobación de los órganos
superiores de la empresa, que plantearán nuevas exigencias.
TÁCTICAS DE PRESIÓN (Cont.)
7.- Hombre bueno, hombre malo.
8.- Lugar de la negociación: se trata de que el interlocutor se sienta
incómodo, infravalorado, etc., pero de una manera sutil.
Ejemplos:
•Esperar un buen rato antes de iniciar la reunión
•Se le ofrece una silla más baja que la del anfitrión
•Se le sitúa de cara a una ventana por donde entra una claridad
muy incómoda
•Se le coloca en el extremo de la mesa
•Se interrumpe la negociación continuamente con llamadas de
teléfono, etc.
•Alargar la reunión hasta agotar
TÁCTICAS DE PRESIÓN (cont)
COMUNICACIÓN
El éxito de una negociación depende en gran
medida de conseguir una buena comunicación entre
las partes.
Cada uno de ellos tiene que ser capaz de
comunicar de forma clara cuáles son sus
planteamientos y cuales son sus objetivos, y
cerciorarse de que la otra parte ha captado con
exactitud el mensaje.
La causa principal de los fallos de comunicación
reside generalmente en que no sabemos escuchar.
Estamos más preocupados en lo que queremos decir
que en oír lo que nos dicen.
El proceso de negociación
Es una metodología, sistematización mental de
una serie de condiciones y causas que nos llevan de
una etapa inicial a los términos finales con el fin de
mejorar las posiciones de tiempo, alcance y
presupuesto. Este proceso consiste en cuatro grandes
fases:
1) Pre – negociación
2) Negociación gruesa
3) Negociación fina
4) Post - negociación
Pre-negociacIón
La base principal de esta fase es empezar a conocer cual es el
verdadero interés detrás de la posición de las partes.
¿Que pasaría si?, ¿Cuáles serian los puntos a ceder? La crítica de
ideas no se recomienda en esta fase, especialmente para evitar que
las ideas dejen de fluir.
En otras palabras esta es una fase de simulación de la negociación,
de invención de opciones, de expandir posibilidades sin llegar a un
acuerdo. Se recomienda:
•Promover la tormenta de ideas
•Entrevistar las partes que formarán el equipo de negociación
•Conocer quien forma parte a priori.
Negociación Gruesa
Es típico que en esta fase la mayor parte de los negociadores exitosos
concedan la mayor parte de los puntos que no son tan importantes como estrategia inicial
y en la siguiente fase ya no se concede prácticamente nada se trata de conseguir los
puntos finos. Esta no es una regla general, sin embargo hay quienes toman la estrategia
contraria dan pocos puntos al principio y cambian al final.
En esta fase se recomienda:
•Entender la posición de la otra parte
•Seguir cuestionando para encontrar el interés
•Dar opciones preguntando
•Tener la creatividad de invención de opciones
•Comparar con los estándares de la industria en cuestión
•Entender el factor humano
•Tener Alternativas (Plan B por si falla el Plan A)
•Identificar los puntos importantes para el cliente
•Escuchar pro activamente
•Dejar los puntos más difíciles para la negociación final
Negociación Fina
Esta es la fase de los pequeños detalles que hacen
que se de o no la negociación, de esta fase depende si fue
eficaz la negociación o no.
Se recomienda se cheque a detalle:
•Revisión de abogados de ambas partes
•Negociar los puntos más difíciles
•No presionarse
•Llegar a un acuerdo preliminar
Post-Negociación
Esta fase es la del papeleo, primera piedra y
formalización. Aquí se recomienda:
•Se termine adecuadamente ya que todo mundo quiere
empezar los trabajos y se olvidan del archivo.
•Se cierren los últimos detalles.
•Se mantenga un archivo de lecciones aprendidas para
futuras negociaciones.
Proceso de la negociación
El proceso de la negociación incluye cinco pasos:
1.- Es la etapa preliminar de la negociación. En ésta se deben hacer
preguntas como:
¿De qué naturaleza es la negociación?
¿Quién está involucrado en ella?
¿Cuáles son las metas y resultados que debemos alcanzar?
¿Cuál será la mejor estrategia para alcanzar los objetivos?.
Es necesario poner las metas por escrito y trazar una gama
de resultados del “más deseado” al “mínimo aceptable”, para
mantener la atención enfocada. Prepare también una evaluación de
las que crea son las metas de la otra parte en la negociación.
2.- Definición de reglas básicas
En ésta etapa hay que definir, con la otra parte, las reglas
del juego para la negociación.
¿Quién hará la negociación?
¿Dónde tendrá lugar? ¿Qué restricciones existen?
¿Cómo procederíamos en caso de llegar a un punto muerto?
En esta etapa las partes intercambian sus propuestas o sus
exigencias iniciales.
3.- Aclaraciones y justificaciones
Después de presentar las propuestas iniciales, se inicia
ésta etapa en que las dos partes explican, amplían, refuerzan y
justifican sus exigencias originales. Si fuera necesario, se deben
presentar documentos y registros.
Proceso de la negociación (Cont.)
4. Canjes y solución de problemas
Esta etapa es esencial en el proceso de negociación, las
dos partes tendrán que hacer concesiones hasta llegar a un
consenso o aceptación recíproca.
5. Fechas y aplicación.
Es la etapa final del proceso de negociación, en ella se
formaliza el acuerdo que fue negociado. En muchos casos la
formalización se reduce a un simple apretón de manos.
Proceso de la negociación (Cont.)
•El cierre de la negociación puede ser con acuerdo o sin él.
•Antes de dar por alcanzado un acuerdo hay que cerciorarse de
que no queda ningún cabo suelto y de que ambas partes
interpretan de igual manera los puntos tratados.
•Una vez cerrado hay que recoger por escrito todos los aspectos
del mismo. Conviene estar muy atento ya que en el documento se
tienen que precisar muchos detalles que hasta ese momento
probablemente apenas se hayan tratado.
•Un malentendido que no se detecte a tiempo o una cláusula del
contrato que quede ambigua puede dar lugar el día de mañana a
una disputa legal.
Proceso de la negociación (Cont.)
Acuerdo
•La negociación también puede finalizar con ruptura y aunque no
conviene precipitarse a la hora de tomar esta decisión, es una
posibilidad que conviene contemplar cuando se negocia.
•El acuerdo marca el final de una negociación que ha concluido
con éxito.
•Cuando por fin se alcanza un acuerdo no hay que arriesgarse a
estropearlo planteando nuevas exigencias.
•Cuando finalmente se alcanza un acuerdo hay que plasmarlo por
escrito, no puede quedar exclusivamente en un compromiso verbal.
Más vale no firmar un acuerdo que firmar un mal
acuerdo
ROMPER LA NEGOCIACIÓN
•Cuando se inicia una negociación se debe tener muy claro que,
aunque lo ideal sea llegar a un acuerdo, es posible que en algún
momento no quepa más alternativa que romper la misma.
•Hay que tener muy presente que no hay que llegar forzosamente a
un acuerdo; hay que intentar por todos los medios lograrlo, pero si
esto no es posible, es preferible dar por concluida la negociación.
La negociación cara a cara
Los negociadores exitosos se preocupan mucho por su
comportamiento "cara a cara". Ellos evitan cuidadosamente el uso
de las frases irritadoras como: "Mi oferta es generosa" o "mi oferta
es justa o razonable".
Para ello, es necesario tener una clara idea acerca del
proceso de negociación cara a cara, comenzando por conocer las
etapas de dicho proceso y cómo canalizar sus energías durante la
misma mediante la aplicación de los diferentes estilos de
influencia.
Etapas de la negociación cara a
cara
La negociación cara a cara cuenta de cinco etapas bien definidas,
estas son:
•La apertura. En esta etapa se da inicio al proceso, por lo que resulta
necesario en la misma hacer las presentaciones formales, exponer y acordar la
agenda, definir las reglas de trabajo para llevar a cabo la negociación y concretar
la logística del proceso.
•Las expectativas. En esta etapa las partes presentan sus expectativas,
hacen las aclaraciones correspondientes y efectúan los ajustes necesarios a la
agenda como resultado de este proceso.
•El intercambio. Es aquí donde comienzan a ponerse en práctica las
estrategias y tácticas previamente definidas, se produce en un primer momento
una especie de comparación opciones vs. demandas, en la que se evalúan las
formas de hacerlas corresponder para llegar a resultados concretos. Se
desarrollan las juntas privadas, los lobbies, empiezan los impasses y comienzan
a manifestarse los conflictos.
Etapas de la negociación cara a
cara
•El acercamiento. Es, posiblemente, la etapa más decisiva para el logro de
resultados concretos y la más creativa desde el punto de vista de las decisiones
que se adoptan para alcanzarlos. En la misma se identifican las áreas comunes
de las partes, se generan nuevas opciones, se plantean las concesiones, se
solucionan los conflictos y se toman un grupo de acuerdos preliminares.
•El cierre. Incluye la revisión de los acuerdos, la definición de las fechas y los
responsables, los mecanismos de seguimiento y monitoreo de los
acuerdos y la aprobación final.
Análisis posterior. En esta etapa se analizan los resultados del proceso, las
experiencias adquiridas, las perspectivas futuras y el control o seguimiento de
los resultados.
Fórmulas para el Éxito de la Negociación
1. La negociación no es una competencia. Se puede encontrar un
mejor trato para ambas partes.
2. Tiene más poder del que usted cree. Busque los límites del poder
de su oponente.
3. Escriba un plan. Nunca decida en ningún punto a menos que
este preparado para hacerlo.
4. Sin importar que tan grandes sean las diferencias, nunca tenga
miedo de negociar.
5. No hable. Escuche sin criticar.
Fórmulas para el Éxito de la Negociación
6. No se sienta limitado por la posición o la autoridad. Una vez que
haga su tarea, debe estar dispuesto a enfrentarlos.
7. No se sienta limitado por los hechos, promedios o estadísticas.
8. Una negociación difícil tiene conflictos. La persona que tiene una
necesidad de caer bien esta propenso a ceder demasiado.
9. Ponga metas más altas. Prepárese para tomar los riesgos.
También esté preparado para trabajar duro y ser paciente.
10. Pruebe a su oponente. Nunca sabe lo que él estará dispuesto a
ceder. Tome el tiempo y sea persistente.
Negociación Colectiva
Es un tipo de negociación que se emplea para resolver
conflictos entre los trabajadores y la administración. El proceso de
la negociación colectiva se realiza por medio de un sindicato y
conduce a un acuerdo que específica la responsabilidad de las
partes durante un periodo definido.
Implica una serie de reuniones en las que se confrontan la
administración de una organización y el sindicato para discutir
puntos e interés mutuo, los cuales exigen que las partes lleguen a
un acuerdo. En éstas reuniones, los representantes de la
organización y los representantes del sindicato intercambian ideas,
peticiones, exigencias y expectativas entre sí, y tratan de llegar a
un acuerdo que después convertirán en un contrato sindical que
tendrá vigencia durante un tiempo determinado.