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CODIGO INSTITUCIONAL
12780
NOTAS A ESTADOS FINANCIEROS I trimestre del año 2018
Nombre Representante Legal: Dennis Portuguez Cascante
Nombre del Coordinador Unidad Financiero Contable:
Danilo Sanabria Vargas
Nombre del Contador: Nancy Blanco Borbón
Cédula Jurídica: 3-007-042029 Acuerdo Junta Directiva: Acuerdo N°
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Descripción de la organización
Nombre de la Institución: Junta Administrativa del Archivo Nacional
Ley y fecha de creación: El Archivo Nacional de Costa Rica es una institución desconcentrada
del Ministerio de Cultura y Juventud, rectora del Sistema Nacional de Archivos, mediante la
Ley No. 5574 del 25 de setiembre de 1974 se crea la Junta Administrativa del Archivo
Nacional, de No obstante esta Ley, con la nueva Ley del Sistema Nacional de Archivos No.
7202, del 24 de octubre de 1990, se retoman las funciones y atribuciones de esta Junta
Administrativa.
Fines de creación: El objetivo primordial dotar al Archivo Nacional, de un edificio funcional y
seguro.
Los objetivos de la Entidad son: Administra el Patrimonio Documental de la Nación y coadyuva en el control del ejercicio notarial en Costa Rica, con la finalidad de preservar y difundir el acervo documental de la nación que garantice el acceso de las personas a la información, la transparencia de la gestión administrativa y sustentar la toma de decisiones, a través de una gestión eficiente.
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Nota 1: Bases de Presentación, Preparación y Transición
Bases de Presentación y Preparación
1-Declaración de Cumplimiento
La Entidad APLICA POR PRIMERA VEZ NICSP SEGUN el Decreto No. 39665 MH. 01/01/2017.
MARQUE CON X
SI X
NO
JUSTIFIQUE:
Norma / Política
Concepto Referencia Norma Política
6 1. Notas NICSP N° 1, Párrafo 127.
Cumplimientos de las NICSP: en las Notas, se efectuará una declaración explícita y sin reservas, del cumplimiento completo de las NICSP, como
así también se deberán destacar las NICSP que no se aplican porque la entidad no realiza la transacción que la Norma regula y su posible
reversión. Los EEFF cumplen con las NICSP siempre y cuando se cumplan con todos los requisitos solicitados en las mismas, en la medida que las
entidades realicen todas las transacciones en ellas dispuestas.
La entidad se ubica en una de las dos siguientes situaciones y debe incluir la siguiente declaración:
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2- La Junta Administrativa del Archivo Nacional, cedula jurídica 3-007-042029, y cuyo Representante Legal es Dennis Portuguez Cascante, portador de la
cedula de identidad 3-332-277, CERTIFICA QUE: Los presentes Estados Financieros son elaborados bajo las Normas Internacionales de Contabilidad
del Sector Público (NICSP) y directrices emitidas por el órgano rector y técnico de la Contabilidad Nacional con excepción del transitorio del NISCP
de la NICSP 17 “Propiedades, Planta y Equipo”, el cual cita textualmente: “Punto N°95 Las entidades no están obligadas a reconocer propiedades,
planta y equipo para los periodos sobre los que se informe que comiencen en una fecha dentro de los cinco años siguientes a la fecha en que se
adopte por primera vez la contabilidad de acumulación (o devengo) de acuerdo con las NICSP” del cual la entidad se acogió, además de la brecha
en el cumplimiento de la Directriz DCN-004-2016/DGABCA-0009-2016 (Inventarios) del 18 de octubre del 2016 y que fueron comunicadas mediante
el oficio DGAN-DAF-0542-2017 del 14 de marzo de 2017.
2-Transitorios
Norma /
Política
Concepto Referencia
Norma Política
9 3. ESFA NIIF N° 1, Párrafos 6 y 10
9 3 1 Período de transición DGCN
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Norma /
Política
Concepto Referencia
Norma Política
9 3 2 Sustento normativo
9 3 3 Ajustes producto de la
transición a las NICSP
NIIF N° 1, Párrafo 11
Para la elaboración del ESFA de las Instituciones del Sector Publico Costarricense usarán las políticas contables establecidas en el PGCN y podrán
aplicar las disposiciones transitorias establecidas en las NICSP, para lo cual deberán informar en Nota al ESFA que han adoptado una disposición
transitoria.
MARQUE CON X- la entidad se acogió a transitorios SI NO NO
APLICA
NICSP 6- Estados Financieros Consolidados y Separados (3 años -2018-2020)
X
NICSP 8- Participación en Negocios Conjuntos (3 años-2018-2020) X
NICSP 13- Arrendamientos (5 años - 2018-2022) X
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MARQUE CON X- la entidad se acogió a transitorios SI NO NO
APLICA
NICSP 17- Propiedad, Planta y Equipo (5 años 2018-2022) X
NICSP 23- Ingresos de Transacciones sin Contraprestación (Impuestos) (5 años 2018-2022) X
NICSP 23- Ingresos de Transacciones sin Contraprestación (Contribuciones Sociales) (3 años 2018-2020) X
Si la Entidad se acogió a transitorios tiene un Plan de Acción para cada una de ellos X
Plan de acción de políticas contables y procedimientos para el cumplimiento de la NICSP a fecha de plazo del transitorio
A continuación se presenta una matriz de seguimiento de políticas y procedimientos para cumplir con las NICSP, en el plazo establecido en el
transitorio, para cada una de ellas.
Plan de Acción de Transitorios
La Entidad debe elaborar un Plan de Acción de la NICSP que se acogió al plazo del transitorio, indicando claramente a través de un proceso, la información necesaria para el seguimiento y cumplimiento de lo establecido. Indicar No. Oficio de comunicación a Contabilidad Nacional.
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NICSP 6- Estados Financieros Consolidados y Separados (3 años -2018-2020)
Año No. Política Procedimiento Meta Actividad Fecha de
Cumplimiento Responsable
2018
2019
2020
MARQUE CON X
Actividades año 2017 Responsables FECHA CUMPLE NO CUMPLE
Departamento Funcionario
1-
2-
3-
NICSP 8- Participación en Negocios Conjuntos (3 años-2018-2020)
Año No. Política Procedimiento Meta Actividad Fecha de
Cumplimiento Responsable
2018
2019
2020
MARQUE CON X
Actividades año 2017 Responsables FECHA CUMPLE NO CUMPLE
Departamento Funcionario
1-
2-
3-
8
NICSP 13- Arrendamientos (5 años - 2018-2022)
Año No. Política Procedimiento Meta Actividad Fecha de
Cumplimiento Responsable
2018
2019
2020
2021
2022
MARQUE CON X
Actividades año 2017 Responsables FECHA CUMPLE NO CUMPLE
Departamento Funcionario
1-
2-
3-
9
NICSP 17- Propiedad, Planta y Equipo (5 años 2018-2022)
Año No. Política Procedimiento Meta Actividad Fecha de
Cumplimiento Responsable
2018
2019
2020
2021
2022
MARQUE CON X
Actividades año 2017 Responsables FECHA CUMPLE NO CUMPLE
Departamento Funcionario
1-Revisión y Depuración de activos Proveeduría Elías Vega
II Trimestre 2018 X
2- Inclusión de activos Proveeduría Elías Vega II Trimestre 2018 X
3-Exclusión de activos Financiero Contable Nancy Blanco
II Trimestre 2018 X
4-Conciliación para revisión de que se cumple con la NICSP 17
Financiero Contable Nancy Blanco
II Trimestre 2018 X
Nota: Es importante mencionar que la persona Encargada de Bienes se trasladó para otra institución por lo que
actualmente el puesto se encuentro congelado y las funciones de ese puesto se recargaron al Coordinador de la Unidad de
Proveeduría, de ahí que puedan surgir atrasos en el cumplimiento del cronograma.
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NICSP 23- Ingresos de Transacciones sin Contraprestación (Impuestos) (5 años 2018-2022)
Año No. Política Procedimiento Meta Actividad Fecha de
Cumplimiento Responsable
2018
2019
2020
2021
2022
MARQUE CON X
Actividades año 2017 Responsables FECHA CUMPLE NO CUMPLE
Departamento Funcionario
1-
2-
3-
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NICSP 23- Ingresos de Transacciones sin Contraprestación (Contribuciones Sociales) (3 años 2018-2020)
Año No. Política Procedimiento Meta Actividad Fecha de
Cumplimiento Responsable
2018
2019
2020
MARQUE CON X
Actividades año 2017 Responsables FECHA CUMPLE NO CUMPLE
Departamento Funcionario
1-
2-
3-
3- Base de Medición
Los Estados Financieros han sido preparados según las bases de medición contenidas en las NICSP (2014) para cada saldo de cuenta. Las
principales bases están determinadas en las Políticas Contables Generales emitidas por la Contabilidad Nacional (2012) y el Marco Conceptual
para la Información Financiera con propósito general de las entidades del sector público (2014), emitido por el IPSASB (Consejo de Normas
Internacionales del Sector Publico).
4- Moneda Funcional y de Presentación
Los Estados Financieros se presentan en colones costarricenses (¢), la cual ha sido determinada por esta entidad como su moneda funcional. Toda
información financiera contenida en los Estados Financieros y sus notas se presentan en miles de colones.
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Norma / Política
Concepto Referencia
Norma Política
1 31. Moneda funcional MCC ítem 11.
La moneda funcional será la de curso legal del país. La misma refleja las transacciones, sucesos y condiciones que subyacen y son relevantes para
la misma.
Nota 2: Aspectos Generales NICSP y Políticas Contables
1- Adopción e Implementación NICSP (2014)
NICSP
Según Decreto No. 39665-MH (entidades que corresponden) y haciendo uso de las facultades que otorga el artículo 94 de la Ley de Administración Financiera de la República, para las entidades no contempladas en el decreto. La Entidad se acogió a transitorios pero además tienen pendiente completar determinados requerimientos de tratamiento contable para los cuales no hay transitorio en las NICSP en cuestión. (Brechas: tareas pendientes para aplicar totalmente la NICSP)
MARQUE CON X CUMPLE
REQUERIMIENTOS CON
BRECHA NO APLICA
NIC SP 1 Presentación Estados Financieros X
NIC SP 2 Estado Flujo de Efectivo X
NIC SP 3 Políticas Contables, Cambios en las estimaciones contables y Errores
X
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MARQUE CON X CUMPLE
REQUERIMIENTOS CON
BRECHA NO APLICA
NIC SP 4 Efectos de las variaciones en las tasas de cambio de la moneda X
NIC SP 5 Costo por Préstamos X
NIC SP 6 Estados Financieros Consolidados y separados. X
NIC SP 7 Inversiones en Asociadas X
NIC SP 8 Participaciones en Negocios Conjuntos X
NIC SP 9 Ingresos de transacciones con contraprestación X
NIC SP 10 Información Financiera en Economía Hiperinflacionarias X
NIC SP 11 Contrato de Construcción X
NIC SP 12 Inventarios X
NIC SP 13 Arrendamientos X
NIC SP 14 Hechos ocurridos después de la fecha de presentación. X
NIC SP 16 Propiedades de Inversión X
NIC SP 17 Propiedad, Planta y Equipo
X
NIC SP 18 Información Financiera por Segmentos X
NIC SP 19 Provisiones, Pasivos contingentes y Activos Contingentes
X
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MARQUE CON X CUMPLE REQUERIMIENTOS
CUMPLE REQUERIMIENTOS
CON BRECHA
NO APLICA
NIC SP 20 Información a Revelar sobre partes relacionadas X
NIC SP 21 Deterioro de Valor de Activos no generadores de Efectivo
X
NIC SP 22 Revelación de Información Financiera sobre Sector Gobierno General X
NIC SP 23 Ingresos de Transacciones sin contraprestación ( Impuestos y transferencias) X
NIC SP 24 Presentación de Información del presupuesto en los Estados Financieros X
NIC SP 25 Beneficios a los Empleados X
NIC SP 26 Deterioro del Valor de Activos generadores de efectivo
X
NIC SP 27 Agricultura X
NIC SP 28 Instrumentos Financieros- Presentación X
NIC SP 29 Instrumentos Financieros- Reconocimiento y Medición X
NIC SP 30
Instrumentos Financieros- Información a revelar X
NIC SP 31 Activos Intangibles X
NIC SP 32 Acuerdos de Concesión de Servicios la concedente.
X
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La Entidad tiene las siguientes brechas pendientes en la NICSP que no tienen transitorios, para poderla aplicar (Para cada una de las NICSP con brechas se debe llenar el siguiente cuadro)
No. NICSP: NICSP 12 “INVENTARIOS”
PLAN DE ACCIÓN AÑO 2017
Objetivo: Cumplir con la política emitida mediante la Directriz DCN-004-2016/DGABCA-0009-2016 del 18 de
octubre del 2016, sobre el uso de PEPS como método de valuación de los inventarios.
Metas
1-Cambiar el método de valuación de Promedio Ponderado a PEPS 1 año
2- PLAZO
Actividades de Cumplimiento
1- Seguimiento de las solicitudes a la empresa Tecapro 1 año
2- PLAZO
Requerimientos y recursos
Se requiere que la empresa encargada del Sistema Contable implemente el método PEPS.
Responsables de metas y actividades: Nancy Blanco
Fecha en que se completan los requerimientos del tratamiento contable: II trimestre 2018
2- Consolidación y Presentación
De acuerdo con la NICSP 6- Estados Financieros Consolidados y Separados
MARQUE CON X
APLICA
SI
NO X
16
Norma /
Política Concepto
Referencia
Norma Política
7 1. Responsabilidad de
emisión de los EEFFC
NICSP N° 1,
Párrafo 20.
LAFRPP Art. 95, y
124 y RLLAFRPP.
DGCN
Norma /
Política Concepto
Referencia
Norma Política
9 10 Período de gracia NICSP N° 6, Párrafos 65 y 66.
9 10 1 Tratamiento de los
saldos
DGCN
9 10 2 Plan de trabajo
9 10 3 Información a revelar NICSP N° 6, Párrafos 67
Norma / Política
Concepto Referencia
Norma Política
1 3 Imputación DGCN
17
Inversiones en entidades controladas, asociadas y negocios conjuntos: A veces, una entidad realiza lo que ella ve como una “inversión estratégica”
en instrumentos de patrimonio emitidos por otra entidad, con la intención de establecer o mantener una relación operativa a largo plazo con la
entidad en la que ha realizado la inversión. Estas inversiones, deben ser contabilizadas de acuerdo con la NICSP N° 6 “Estados Financieros
Consolidados y Separados”, NICSP N° 7 “Inversiones en Asociadas” o NICSP N° 8 “Participaciones en Negocios Conjuntos”. Todas las entidades
sin excepción deben llenar la siguiente matriz, con el fin de indicar los movimientos a través de las cuentas contables, que involucran transacciones
con otras entidades públicas. Cabe aclarar que la institución puede estar ubicada en cualquier de las siguientes opciones para lo cual debe analizar
las transacciones que se relacionen con las demás entidades públicas.
CODIGO CUENTA MARQUE CON X
CODIGO CUENTA MARQUE
CON X
1.1.1.01.02 DEPOSITOS BANCARIOS X 2.1.3.01 FONDOS DE TERCEROS CAJA UNICA
1.1.2.03 INSTRUMENTOS DERIVADOS 2.1.9.02 INSTRUMENTOS DERIVADOS
1.1.3.03 VENTAS A COBRAR X 2.1.1.01 DEUDAS COMERCIALES X
1.1.3.06 TRANSFERENCIA A COBRAR 2.1.1.03 TRANSFERENCIAS A PAGAR
1.1.3.07 PRESTAMOS A COBRAR 2.1.2.02 PRESTAMOS A PAGAR
1.1.3.09 ANTICIPOS 2.1.1.07 DEUDAS POR ANTICIPO A CORTO PLAZO
1.1.3.10 DEUDORES POR AVALES EJECUTADOS 2.1.1.06
DEUDAS POR AVALES EJECUTADOS
1.1.3.01 IMPUESTO POR COBRAR 2.1.1.02 DEUDAS SOCIALES Y FISCALES X
1.1.3.02 CONTRIBUCIONES SOCIALES A COBRAR 2.1.1.02
DEUDAS SOCIALES Y FISCALES
1.1.3.04 SERVICIOS Y DERECHOS A COBRAR 2.1.1.01 DEUDAS COMERCIALES X
1.1.3.05.01 ALQUILERES POR COBRAR C/P 2.1.1.01 DEUDAS COMERCIALES X
1.2.3.07 PRESTAMOS A COBRAR 2.2.2.02 PRESTAMOS A PAGAR
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CODIGO CUENTA MARQUE CON X CODIGO CUENTA
MARQUE CON X
1.2.3.10 DEUDORES POR AVALES EJECUTADOS 2.2.1.06
DEUDAS POR AVALES EJECUTADOS
4.5.9 OTROS INGRESOS DE LA PROPIEDAD
5.2.1.02
INTERESES SOBRE PRESTAMOS
4.5.9 OTROS INGRESOS DE LA PROPIEDAD 5.2.9 OTROS GASTOS FINANCIEROS
4.6.1 TRANSFERENCIAS CORRIENTES X 5.4.1
TRANSFERENCIAS CORRIENTES
4.6.2 TRANSFERENCIAS DE CAPITAL X 5.4.2 TRANSFERENCIAS DE CAPITAL
4.5.2 ALQUILERES Y DERECHOS SOBRE BIENES 5.1.2 SERVICIOS X
4.4.1 VENTA DE BIENES Y SERVICIOS X 5.1.2 SERVICIOS X
1.2.7 INVERSIONES PATRIMONIALES METODO DE PARTICIPACION 3.1.1 CAPITAL
La entidad confirmó saldos con las entidades públicas relacionadas en transacciones reciprocas.
MARQUE CON X
SI
NO X
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En el siguiente cuadro la entidad debe indicar las instituciones públicas con las cuales tenga participación de aporte de capital y que tenga control.
No aplica.
Lista de Entidades Controladas Significativamente
Nombre de entidad Código Institucional Consolidación
SI NO
REVELACION:
3- Participación en Negocios Conjuntos
De acuerdo con la NICSP 8- Participaciones en Negocios Conjuntos.
MARQUE CON X
APLICA SI NO X
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Norma / Política
Concepto Referencia
Norma Política
1 39. Formas de Negocios Conjuntos
NICSP N° 8, Párrafos 1, 11 y 12.
La naturaleza de estas actividades abarca desde una empresa comercial hasta el suministro de servicios a la comunidad en forma gratuita. Los
negocios conjuntos pueden tomar diferentes formas jurídicas y estructuras, independientemente de ello, tienen las siguientes características:
a) tienen dos o más participantes ligados por un acuerdo contractual; y
b) el acuerdo establece la existencia de control conjunto.
REVELACION:
4. Inversiones en Asociadas
De acuerdo con la NICSP 7- Inversiones en Asociadas
Contabilidad de Inversiones en Entidades Asociadas
MARQUE CON X
APLICA
SI NO X
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Norma / Política
Concepto Referencia
Norma Política
1 33. Inversión en una entidad asociada
NICSP N° 7, Párrafos 1 y 3.
DGCN
Son inversiones en una asociada, las realizadas por una entidad del sector público en su carácter de inversionista, que deberá originar la tenencia
de un interés patrimonial en la forma de una participación u otra estructura patrimonial formal. Es decir, la inversión efectuada en la otra entidad
confiere al inversor los riesgos y retribuciones relativos a una participación en la propiedad.
A continuación se indica las entidades asociadas:
Nombre de la entidad Código Institucional % Participación
REVELACION:
22
5. Segmentos
De acuerdo con la NICSP 18- Información Financiera por Segmentos
MARQUE CON X
APLICA
Norma / Política
Concepto Referencia
Norma Política
6 85 Definición de segmento
NICSP N° 18, Párrafo 9 y 12.
6 85 1
Segmentos para la administración financiera de Costa Rica
DGCN
Se define al segmento como una actividad o grupo de actividades de la entidad, que son identificables y para las cuales es apropiado presentar
información financiera separada con el fin de:
a) evaluar el rendimiento pasado de la entidad en la consecución de sus objetivos; y
b) tomar decisiones respecto de la futura asignación de recursos.
REVELACION ACLARATORIA:
SI NO X
23
6. Partes Relacionadas
De acuerdo con la NICSP 20- Información a revelar sobre partes relacionadas
MARQUE CON X
APLICA
Norma / Política
Concepto Referencia
Norma Política
7 32 Parte relacionada NICSP N° 20, Párrafo 4.
7 32 1 Grado de consanguinidad
DGCN, no es necesario párrafo 4.5
7 32 2 Personal clave de la gerencia
NICSP N° 20, Párrafos 4, 6 y 7.
7 32 3 Familiares próximos NICSP N° 20, Párrafos 4 y 5.
Una parte se considera relacionada con otra si una de ellas tiene la posibilidad de ejercer el control sobre la misma, o de ejercer influencia
significativa sobre ella al tomar sus decisiones financieras y operativas, o si la parte relacionada y otra entidad están sujetas a control común.
Incluye al personal clave de la gerencia u órgano de dirección de la entidad y familiares próximos a los mismos.
REVELACION ACLARATORIA:
SI NO X
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7. Moneda Extranjera
De acuerdo con la NICSP 4- Efectos de variaciones en las tasas de cambio de moneda extranjera. MARQUE CON X APLICA
Norma / Política
Concepto Referencia
Norma Política
1 32. Saldos en moneda extranjera
NICSP N° 4, Párrafo 26.
Las partidas monetarias en moneda extranjera se convertirán a la moneda funcional utilizando la tasa de cambio de la fecha de cierre de los EEFF.
REVELACION ACLARATORIA: ( Indicar tipos de cambios utilizados en las distintas operaciones)
Se debe que a la fecha de cierre de estos estados financieros el tipo de cambio se estableció según el Banco Central de Costa Rica (BCCR) en:
Compra en Dólares: 562.40 Venta en Dólares: 569.31
8. Hechos ocurridos después de fecha de presentación
De acuerdo con la NICSP 14- Hechos ocurridos después de fecha de presentación
SI X NO
25
Norma /
Política Concepto
Referencia
Norma Política
6 12 Fecha en la que se
autoriza su emisión
NICSP N° 14,
Párrafo 6.
LAFRPP Art. 52
La fecha de emisión de los EEFF es aquélla en que los mismos son remitidos por el Ministerio de Hacienda a la Contraloría General de la República
(conforme al plazo establecido en la normativa legal). La opinión de la Contraloría se efectúa sobre la base de dichos EEFF terminados.
MARQUE CON X
APLICA
Indique el periodo
Periodos Contables
Justifique en caso de Re expresión de Cifras:
SI X NO
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Indique los eventos posteriores después del cierre
No se presentan eventos posteriores después del cierre para el IV Trimestre del año 2017.
FECHA DE CIERRE FECHA DE EVENTO EVENTO CUENTA CONTABLE MATERIALIDAD
REVELACION:
9. Políticas contables cambios en las estimaciones contables y Errores
De acuerdo con la NICSP 3- Políticas contables, cambios en las estimaciones contables y errores.
MARQUE CON X
Norma / Política
Concepto Referencia
Norma Política
6 57 Políticas contables NICSP N° 3, Párrafo 3.
SI X NO
27
Norma / Política
Concepto Referencia
Norma Política
6 57 1 Selección y aplicación de las políticas contables
NICSP N° 3, Párrafos 9 y 11. DGCN
6 57 2 Directrices de la DGCN
NICSP N° 3, Párrafo 12.
6 57 3 Juicio profesional NICSP N° 3, Párrafos 14 y 15.
En el presente PGCN se establece, conjuntamente con las NICSP, la normativa que se deberá aplicar ante las siguientes situaciones:
a) la selección y aplicación de políticas contables;
b) la contabilización de los cambios en las mismas, en las estimaciones contables; y
c) la corrección de errores de períodos anteriores.
Cambio Estimación
Naturaleza Periodo Efecto futuro
Cambio Política Contable
Naturaleza Periodo Efecto futuro
28
Error Naturaleza Periodo Efecto futuro
REVELACION ACLARATORIA:
10- Contratos de Construcción
De acuerdo con la NICSP 11- Contratos de construcción
MARQUE CON X
CONTRATOS DE CONSTRUCCIÓN
MARQUE CON X SI APLICAN LAS SIGUIENTES OPCIONES
X PLAZO
Contratos de precios Fijos X
Contratos de Margen sobre costos
Devengamiento y Prudencia
SI X NO
29
Cumple con la Metodología
Calcular la Utilidad Esperada
Calcular el grado de avance
Calcular ingresos y costos por año
REVELACIONES
Ingresos Ordinarios del Contrato
Incentivos
Costos de Contrato
Reconocimiento de Pérdidas Estimadas
REVELACION ACLARATORIA:
30
11- Instrumentos Financieros
De acuerdo con la NICSP 28-29-30 Instrumentos Financieros (Presentación, reconocimiento medición y revelación).
MARQUE CON X
INSTRUMENTOS FINANCIEROS ESTADO DE SITUACION FINANCIERA
INSTRUMENTOS FINANCIEROS ESTADO RENDIMIENTO FINANCIERO
Revelar los cambios en las condiciones de mercado que ocasionan
Riesgo de Mercado (Tasas de Interés)
Revelar reclasificaciones de Activo Financiero
SI X NO
31
Revelar aspectos de Garantía Colateral
Revelar Instrumentos Financieros compuestos con múltiples
derivados implícitos
Revelar Valor Razonable de Activos y Pasivos Financieros
Revelar naturaleza y alcance de los riesgos que surgen
de los Instrumentos Financieros
Revelar análisis de sensibilidad
32
REVELACION ACLARATORIA:
12- FIDEICOMISO (NICSP 28)
MARQUE CON X APLICA
Numero Contrato
Fecha inicio
Fecha Final
Plazo Nombre de
Fideicomiso Nombre de
Fideicomitente Nombre de
Fideicomisario Objeto
Cesión de Activos
SI NO
REVELACION ACLARATORIA:
SI
NO X
33
13- Arrendamientos
De acuerdo con la NICSP 13 Arrendamientos.
MARQUE CON X
ARRENDAMIENTO OPERATIVO
DESCRIPCION No. CONTRATO FECHA INICIO FECHA FINAL PROVEEDOR
ARRENDAMIENTO FINANCIERO
DESCRIPCION No. CONTRATO FECHA INICIO PLAZO PROVEEDOR
REVELACION ACLARATORIA:
SI NO X
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14- Beneficios a los Empleados
De acuerdo con la NICSP 25 Beneficios a los empleados.
MARQUE CON X
Ejemplo para ilustrar el párrafo 73: límites en el reconocimiento del activo del plan
GA3. Un plan de beneficios definidos presenta las siguientes características:
Valor presente de la obligación XXX
Valor razonable de los activos del plan XXX
XXX
Pérdidas actuariales no reconocidas XXX
Costo de servicios pasados no reconocido XXX
Importe negativo determinado según el párrafo 65 XXX
Valor presente de los reembolsos futuros disponibles y reducciones de aportaciones futuras XXX
El límite establecido en el párrafo 69(b) se computa de la siguiente manera:
Pérdidas actuariales no reconocidas XXX
Costo de servicios pasados no reconocido XXX
Valor presente de los reembolsos futuros disponibles y reducciones de aportaciones futuras XXX
Límite XXX
SI X NO
35
Año 1 2 3 4 5
Beneficios atribuidos a – años anteriores – periodo corriente (1% del salario final) – periodo corriente y anteriores Año Importe inicial de la obligación Interés al 10% Costo de los servicios del periodo corriente Importe final de la obligación Notas:
1. El importe inicial de la obligación es el valor presente de los beneficios atribuidos a los años anteriores. 2. El costo por los servicios del periodo presente es el valor presente de los beneficios atribuidos a este
periodo. 3. El importe final de la obligación es el valor presente de los beneficios atribuidos al periodo corriente y a los anteriores.
REVELACION ACLARATORIA:
15- CONCESIONES (NICSP 32)
De acuerdo con la NICSP 32 Acuerdo de Concesión de Servicios: La Concedente
MARQUE CON X
SI NO X
36
Categoría Arrendatario Proveedor Propietario
Tipos de acuerdos
% Participación
Propiedad del activo
Inversión de capital
Riesgo de demanda
Duración habitual
Interés residual
NICSP correspondiente
REVELACION ACLARATORIA:
37
16- Activos Contingentes (NICSP-19)
Nº de Expediente
judicial Nombre Actor
Motivo de la demanda
Pretensión Inicial
Fecha Monto Moneda Tipo de Cambio
Monto colones
-
-
-
-
Total en colones -
Nº de Expediente
judicial Nombre Actor
Motivo de la demanda
Resolución provisional 1
Fecha Monto Moneda Tipo de Cambio
Monto colones
-
-
-
-
-
Total en colones -
38
Nº de Expediente
judicial Nombre Actor
Motivo de la demanda
Resolución provisional 2
Fecha Monto Moneda Tipo de Cambio
Monto colones
-
-
-
-
-
Total en colones -
Nº de Expediente
judicial Nombre Actor
Motivo de la demanda
Resolución en firme Fecha de recepción de
pago Monto recibido Observaciones
Fecha Monto Moneda Tipo de Cambio
Monto colones
-
-
-
-
-
Total en colones -
Hecho por:
Revisado por:
Aprobado por:
39
17- Pasivo Contingente (NICSP 29)
Nº de Expediente
judicial
Nombre Demandado
Motivo de la demanda
Pretensión Inicial
Fecha Monto Moneda Tipo de Cambio
Monto colones
14-001514-1178-LA
Junta Administrativo del Archivo Nacional
Proceso Ordinario Laboral
30 setiembre 2016
363,988.12 Colones 363,988.12
14-001910-1178-LA
Junta Administrativo del Archivo Nacional
Proceso Ordinario Laboral
-
14-001911-1178-LA
Junta Administrativo del Archivo Nacional
Proceso Ordinario Laboral
-
14-001912-1178-LA
Junta Administrativo del Archivo Nacional
Proceso Ordinario Laboral
-
15-000662-0166-LA
Junta Administrativo del Archivo Nacional
Proceso Ordinario Laboral
-
15-002554-1027-CA
Junta Administrativo del Archivo Nacional
Proceso Ordinario Laboral
-
14-002268-1178-LA
Junta Administrativo del Archivo Nacional
Proceso Ordinario Laboral
17-001136-0173-LA
Junta Administrativo del Archivo Nacional
Proceso
Ordinario Laboral
17-010866-1027-CA
Junta Administrativo del Archivo Nacional
Proceso
Ordinario Laboral
17-012401-1027-CA
Junta Administrativo del Archivo Nacional
Proceso
Ordinario Laboral -
Total en colones 363,988.12
40
Nº de Expediente
judicial
Nombre Demandado
Motivo de la demanda
Resolución provisional 1
Fecha Monto Moneda Tipo de Cambio
Monto colones
-
-
-
-
-
Total en colones -
Nº de Expediente
judicial
Nombre Demandado
Motivo de la demanda
Resolución provisional 2
Fecha Monto Moneda Tipo de Cambio
Monto colones
-
-
-
-
-
Total en colones -
41
Nº de Expediente
judicial
Nombre Demandado
Motivo de la demanda
Resolución en firme Fecha de recepción
de pago Monto recibido Observaciones
Fecha Monto Moneda Tipo de Cambio
Monto colones
-
-
-
-
-
Total en colones -
Hecho por:
Revisado por:
Aprobado por:
42
Políticas Contables
A continuación se presentan las Políticas Contables sustantivas de acuerdo con las Políticas
Generales Contables, sustentadas en NICSP, noviembre 2012; según lo dispuesto por Contabilidad
Nacional.
Para la siguiente matriz la entidad debe estudiar y analizar cada política sustantiva e indicar si es de
aplicación para la entidad.
Marque con X, si aplica
Política Detalle X Política Detalle X
1.29-30 Efectivo y Equivalente X 2.1 Pasivos X
1.33 Inversiones en una Asociada
2.2 Pasivo Financiero
1.48 Cuentas por Cobrar X 2.23
Deudas- Cuentas por Pagar X
1.51- Arrendamientos
2.28
Pasivos relacionados con ingresos sin contraprestación
X
1.67- Fideicomisos
2.34 Beneficios de Empleados X
1.72 Inventarios X 2.72 Endeudamiento Publico
1.92
Bienes Concesionados y no Concesionados
X 2.87 Fondos de Terceros y en garantía
X
1.96 Propiedad, Planta y Equipo X 2.88 Provisiones X
1.110 Propiedades de Inversión
2.104 Pasivo Contingente X
43
Política Detalle X Política Detalle X
1.139 Activos Biológicos
2.112 Pasivo por Concesión de Servicios Publico
1.147
Bienes de Infraestructura de Beneficio Publico
3.1 Patrimonio X
1.150 Bienes Históricos y Culturales
3.2
Instrumentos de patrimonio X
1.155 Recursos Naturales
3.5 Capital y Transferencias X
1.163 Construcciones en Proceso X 3.9 Reservas X
1.178 Concesiones
3.14 Resultados Acumulados X
1.189 Deterioro X 3.16 Intereses Minoritarios
1.199 Activos Generadores de Efectivo
4.1 Ingresos
X
1.207 Activos No Generadores de Efectivo
4.3
Transacciones y eventos con contraprestación que generan ingresos X
1.218 Depreciaciones X 4.4 Transacciones y eventos sin contraprestación
X
1.227 Activos Intangibles X 5.1
Gastos por beneficios a empleados X
1.244 Gastos de Investigación y Desarrollo
6.1
Estados Financieros
X
1.270 Activos Contingentes X
44
Con base a las políticas señaladas en el cuadro anterior revelar cualquier detalle de la política que
tenga relevancia para la entidad.
Política Detalle Política Detalle
Indicar las políticas a revelar expuestas en la Metodología de Implementación de las NICSP (2013)
que la entidad considere pertinente.
Política Detalle Política Detalle
Aspectos Particulares
1. Plan de Cuentas y Manual de Procedimientos Contables
MARQUE CON X
CN-006-2012: Oficialización de Plan General de Contabilidad Nacional
SI NO
La Entidad está registrando sus asientos contables a partir del 01 de Enero de 2017, basado en el Plan de Cuentas NICSP. X
45
MARQUE CON X
Manual de Procedimientos Contables
SI NO
La entidad remitió a Contabilidad Nacional de manual de procedimientos contables cumpliendo el formato establecido según Directriz 04-2013: Procedimientos Contables X
2. Cambios en la Información Contable
Efectos y cambios significativos en la información contable
SI NO
Se dieron cambios con la aplicación de métodos o Manual de Procedimientos Contables X
Se dieron reclasificaciones, depuración de cifras y conciliaciones X
Se dieron ajustes de ejercicios anteriores, producto de valores establecidos mediante inventarios físicos o reales de los bienes, derechos, y obligaciones. X
SI: (Justifique) Se llevó a cabo un proceso revisión de las cuentas contables con el fin de depurarlas y dejar saldos reales a la fecha. Así mismo se trabajó en estudiar y clasificar de la mejor manera las cuentas contables viejas al nuevo plan contable. Se realiza en trabajo de reconocimiento según cada NICSP
Esto genero ajustes a ejercicios anterior por reconocimientos de equipo, propiedad y planta y por depuración de cuentas
3. Eventos que incidieron en la información contable
Sistemas de Información
MARQUE CON X
SI NO
La entidad cuenta con un Sistema de Información para Contabilidad X
La Entidad cuenta con un Sistema de Información por Módulos X
La Entidad realiza sus Estados Financieros con Excel
X
La entidad utiliza todas las Plataformas que ha dispuesto la Contabilidad Nacional para subir información.(Plan Piloto) X
46
Limitaciones y debilidades de tipo operativo, informático o administrativo que tienen impacto contable
Existieron eventos que incidieron en el desarrollo del proceso contable o Sistemas Informáticos.
SI X NO
SI: (Justifique) El sistema contable actualmente solo cuenta con el método de valuación de
Promedio Ponderado.
4. Valuación
SI NO
A- Se realizó la conversión de cifras de moneda extranjera a moneda nacional X
B- Aplico un solo método de valuación de inventarios (PEPS ) X
C- Aplico un solo método de Estimación por Incobrables (ANTIGÜEDAD DE SALDOS ) X D- Aplico un solo método de Depreciación o agotamiento ( LINEA RECTA ) X
NO: (Justifique) Se usó un solo método de valuación, pero el usado fue Promedio
Ponderado
5. Estados Financieros
ESTADOS FINANCIEROS
Los Estados Financieros cumplen los requerimientos de la NICSP 1, y se emiten con formato establecido los siguientes Estados: (Política de emisión: Mensual, Trimestral, Semestral, Anual)
MARQUE CON X SI NO Política de
Emisión
Estado de Situación Financiera X Mensual
Estado de Rendimiento Financiero X Mensual
47
MARQUE CON X SI NO
Política de
Emisión
Estado de Cambio de Patrimonio X Mensual
Estado de Flujo de Efectivo X Mensual
Estado de Notas Contables X Mensual
6. Balanza de Comprobación Ajustada
BALANZA DE COMPROBACIÓN AJUSTADA
La Entidad emite una Balanza de Comprobación Ajustada (Balanza después de cierre, incluyendo los asientos de ajustes pertinentes) (Política de emisión- Mensual, Trimestral, Semestral, Anual)
MARQUE CON X SI NO Política de
Emisión
Después de cada cierre la entidad emite una Balanza de Comprobación ajustada X
7. Estado de Situación Financiera
ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA
El Estado de Situación Financiera cumple los requerimientos de la NICSP 1, en cuanto a la clasificación:
MARQUE CON X SI NO NO APLICA
Activos Corrientes X
Activos No Corrientes X
Activo Total X
Pasivo Corriente X
Pasivo No Corriente X
Pasivo Total X
Patrimonio X
Capital Inicial (Aporte del estado) X
48
8. Estados Financieros Auditados
ESTADO FINANCIEROS AUDITADOS
La Entidad tiene como procedimiento auditar Estados Financieros
MARQUE CON X SI NO NO APLICA
La Entidad audita Estados Financieros X
Indique los últimos periodos contables en donde se auditaron Estados Financieros:
Principales Hallazgos: Periodo
Contable Se hicieron ajustes a los EEFF ( Indique si o no)
AÑO 1: Falta de análisis de antigüedad de saldos en cxp y cxc. Mutilación de facturas. Debilidad en el foliado de contrataciones. Funcionarios con más de 30 días de vacaciones. Dictamen limpio Año 2013 No
AÑO 2: Dictamen limpio Año 2014 No
AÑO 3: Dictamen limpio Año 2015 No
AÑO 4: Dictamen limpio Año 2016 No
AÑO 5
NOTAS ESTADOS FINANCIEROS
Norma / Política
Concepto Referencia
Norma Política
6 52 Notas NICSP N° 1, Párrafo 127.
Deben contener información adicional en los estados principales y complementarios. Éstas
proporcionan descripciones narrativas o desagregaciones de partidas reveladas en dichos estados y
contienen información sobre las que no cumplen las condiciones para ser reconocidas en los
estados. La estructura de las notas deberá:
a) presentar información acerca de las bases para la preparación de los EEFF y sobre las políticas
contables específicas utilizadas
b) revelar la información requerida por las NICSP que no se presenta en los estados principales y
complementarios de los EEFF; y
49
c) suministrar la información adicional que, no presentándose en los estados principales y
complementarios de los EEFF, sea relevante para la comprensión de alguno de ellos.
Indicacion1: Para determinar la variación relativa (en porcentaje) de un periodo respecto a otro, se
debe aplicar la siguiente formula:(Periodo actual-Periodo anterior = Diferencia), (Diferencia/Periodo
Actual =Variación Decimal * 100)= Variación Porcentual.
indicación2: La Entidad debe revelar toda aquella información que considere pertinente y justifique
los registros en los Estados Financieros. Considerando la variación porcentual la entidad debe ser
concisa al justificar dicha diferencia.
NOTAS ESTADO DE SITUACION FINANCIERA
1. ACTIVO
1.1. ACTIVO CORRIENTE
NOTA 3
SALDOS
NOMBRE CUENTA
Periodo Actual
Periodo Anterior
%
Efectivo y Equivalentes 1.1.1 861,767.30 2,149,710.49 -149%
Detalle de Depósitos y Retiros en Instituciones Públicas Financieras
Bancarias SALDOS %
Cuenta Entidad Periodo Actual Periodo Anterior
Detalle de Depósitos en Instituciones Bancarias Privadas SALDOS %
Cuenta Entidad Periodo Actual
Periodo Anterior
1.1.1.01.02.02.2.21101 Banco de Costa Rica 14,858.63 214,119.81 -1341%
50
Detalle de Depósitos en Caja única SALDOS %
Cuenta Entidad Periodo Actual
Periodo Anterior
1.1.1.01.02.02.3.11206 Caja Única 845,488.66 1,934,117.48 -129%
Detalle de Equivalentes SALDOS %
Cuenta Entidad
Periodo Actual
Periodo Anterior
1.1.1.01.03.01 Cajas Chicas 1,420.00 1,473.20 -4%
Revelación: Conformado por las siguientes cuentas:
1.1.1.01.02 DEPÓSITOS BANCARIOS
Ocho cuentas bancarias: seis en colones y dos en dólares, las cuales se encuentran en el Banco de Costa Rica y en la Tesorería Nacional del Ministerio de Hacienda (Caja Única), cuyos saldos al 31 de marzo del 2018 son los siguientes:
CUENTA MONTO
Cuenta BCR Nº 10165305-9 Cuenta Principal en Colones 11,418.92
Cuenta BCR Nº 10165307-5 Cuenta Timbres en Colones 892.42
Cuenta BCR Nº 347364-3 Cuenta Garantías en Colones 0.77
Cuenta Tesorería Nacional Nº 73900011233201011 Caja Única 483,516.23
Cuenta Tesorería Nacional Nº 73911178021313628 Caja Única 7,380.19
Cuenta Tesorería Nacional Nº 73911178021339021 Caja Única 15,637.28
Cuenta Tesorería Nacional Nº 73911178021341926 Caja Única 338,954.97
Cuenta BCR Nº 10165306-7 Cuenta Dólares 2,546.52
TOTAL 860,347.30
1.1.1.01.03 CAJAS CHICAS Y FONDOS ROTATORIOS
Los Fondos de Caja Chica están compuestos por 4 fondos los cuales son reintegrados periódicamente y se encuentran bajo la custodia de la persona encargada de bancos y el cajero por un total de ¢1,420.00:
51
1. Fondo de la Dirección por la suma de ¢1,000.00 atiende la adquisición de bienes y servicios indispensables para las operaciones de la institución de verdadera urgencia, cuyo pago se justifique fuera de los trámites ordinarios establecidos para las compras de bienes y servicios.
2. Fondo del cajero para cambio de moneda, en venta de bienes y servicios por la suma de ¢60.00.
3. Fondo de Especies Fiscales: por la suma de ¢60.00 para cambios de moneda por venta de timbres.
4. Fondo para compra de timbres por un monto de ¢300.00.
NOTA 4
SALDOS
NOMBRE CUENTA
Periodo Actual
Periodo Anterior
%
Inversiones a Corto Plazo 1.1.2
Detalle de Inversiones a Corto Plazo
SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual
Periodo Anterior
%
1.1.2.01 Títulos y Valores a valor razonable a corto plazo
1.1.2.02 Títulos y Valores a costo amortizado a corto plazo
1.1.2.03 Instrumentos Derivados a Corto Plazo
1.1.2.98 Otras Inversiones a Corto Plazo
1.1.2.99 Provisiones para deterioro de inversiones a corto plazo
REVELACION:
NOTA 5
SALDOS
NOMBRE CUENTA
Periodo Actual
Periodo Anterior
%
Cuentas a cobrar a corto plazo 1.1.3 2,048.24 3,221.75 -57%
52
Detalle de las Cuentas a cobrar c/p
SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual
Periodo Anterior
%
1.1.3.01 Impuestos por Cobrar a Corto Plazo
1.1.3.02 Contribuciones sociales a cobrar a C.P.
1.1.3.03 Ventas a cobrar a corto plazo
1.1.3.05 Ingresos de la Propiedad a cobrar C.P.
1.1.3.04 Servicios y Derechos a cobrar C.P. 1,578.18 2,760.00
-75%
1.1.3.06 Transferencias a cobrar C.P.
1.1.3.07 Préstamos a corto plazo
1.1.3.08 Documentos a cobrar a corto plazo
1.1.3.09 Anticipos a C.P.
1.1.3.10 Deudores por avales ejecutados a corto plazo
1.1.3.11 Planillas salariales
1.1.3.12 Beneficios Sociales
1.1.3.97 Cuentas a Cobrar en Gestión Judicial
1.1.3.98 Otras cuentas por cobrar C.P. 527.50 527.50
0%
1.1.3.99 Previsiones para deterioro de cuentas a cobrar a corto plazo * -57.44 -65.75
-14%
53
Detalle de cuentas por cobrar c/p con otras entidades publicas
CODIGO INSTITUCIONAL NOMBRE ENTIDAD MONTO
21101 Banco de Costa Rica
1,188.18
12590 Consejo Técnico de Aviación Civil
390.00
INDICAR EL METODO UTILIZADO Método de estimación por incobrable Se calcula un 2% sobre las cuentas por cobrar del mes.
Técnica de valoración
Indicar los procedimientos utilizados para la determinación de los valores razonables para cada clase de activo financiero:
Revelación:
1.1.3.04 SERVICIOS Y DERECHOS A COBRAR A CORTO PLAZO Corresponde a cuentas por cobrar provenientes de ingresos pendientes de cobro al 31 de marzo del 2018, entre ellos, ingresos por cobrar por venta de timbre de Archivo Nacional al BCR y capacitaciones.
DEUDOR SALDO
Banco de Costa Rica 1,188.2
Consejo Técnico de Aviación Civil 390.0
TOTAL COLONES 1,578.20
1.1.3.98 OTRAS CUENTAS POR COBRAR A CORTO PLAZO
Cuenta que comprende obligaciones contraídas por terceros originadas en conceptos no
incluidos en las cuentas anteriores. Corresponde al cobro de Costas a Ossenbach, Pendones,
Bonilla y Asociados que al ser depositado se lo deja el Tribunal Contencioso para el pago de
futuras costas (Art.195, CPCA). Y el cobro de Prohibición cancelada a empleados que no
correspondía.
DEUDOR SALDO
Tribunal Contencioso Administrativo 527.50
TOTAL COLONES 527.50
54
1.1.3.99 PREVISIONES PARA DETERIORO DE CUENTAS A COBRAR A CORTO PLAZO
Corresponde a una estimación para incobrables, calculando el 2% sobre las Cuentas por Cobrar del mes de Marzo 2018, en cumplimiento de la directriz CN-002-2013 “Generación de la previsión de incobrabilidad sobre cuentas a cobrar” con fecha del 16 de enero del 2013 de la Contabilidad Nacional.
NOTA 6
SALDOS
NOMBRE CUENTA
Periodo Actual
Periodo Anterior
%
Inventarios 1.1.4 83,863.45 101,386.32 -21%
Detalle por tipo de Inventarios
SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual
Periodo Anterior
%
1.1.4.01 Materiales y suministros para consumo y prestación de servicios 83,863.45 101,386.32
-21%
1.1.4.02 Bienes para la venta
1.1.4.03 Materias primas y bienes en producción
1.1.4.04 Bienes a Transferir sin contraprestación – Donaciones
1.1.4.99 Previsiones para deterioro y pérdidas de inventario *
METODO DE VALUACIÒN- MARQUE CON X
PRIMERAS EN ENTRAR PRIMERAS EN SALIR (PEPS)
SISTEMA- MARQUE CON X
PERIODICO
PERMANENTE X
METODO DE ESTIMACIÓN DETERIORO FECHA
No. OFICIO/DECLARACIONES EN DETERIORO
No. OFICIO/DECLARACIONES EN DETERIORO
No. OFICIO/DECLARACIONES EN DETERIORO
Oficio de Autorización de Contabilidad Nacional- Autorización el uso de otro método de valuación de Inventarios
No. Oficio Fecha
55
Revelación:
1.1.4.01 MATERIALES Y SUMINISTROS PARA CONSUMO Y PRESTACIÓN DE SERVICIOS
El cual incluye el inventario de suministros e inventario de especies fiscales.
Inventario de suministros: es llevado según la NICSP 12 “Inventarios”; contablemente el
inventario se maneja de forma permanente, el método de valuación utilizado es el promedio
ponderado y la forma de registro es al costo o precio de adquisición. A continuación se detallan
los saldos finales del inventario de suministros para el mes de Marzo 2018.
DETALLE SALDO
Combustibles y lubricantes 279.5
Tintas, pinturas y diluyentes 6.7
Materiales y productos eléctricos 1,138.5
Repuestos y accesorios 38,796.8
Útiles y materiales de oficina 614.6
Productos papel, cartón e impresos 9,980.5
Textiles y vestuario 1,220.3
Útiles y materiales de limpieza 422.8
Útiles y materiales de resguardo 1,149.7
Útiles y materiales de cocina 6,809.8
Otros Útiles, materiales y suministros 115.2
TOTAL COLONES 60,534.36
Inventario de Especies Fiscales: se lleva según la NICSP 12 “Inventarios”; contablemente
el inventario se mantiene de forma permanente y el registro es al costo o precio de adquisición.
Esta cuenta corresponde al Inventario de los Timbres del Archivo Nacional de ¢5, ¢10, ¢20, ¢100
y ¢200 que se encuentran tanto en poder del Banco Central de Costa Rica como del Banco de
Costa Rica; además, de las existencias de especies fiscales para la venta que se encuentran en
la caja de la institución y se desglosan de la siguiente manera:
TIMBRES EN EL BANCO CENTRAL SALDO (en colones)
Timbre de ¢5.00 0.00
Timbre de ¢20.00 0.00
TOTAL COLONES 0.00
TIMBRES EN EL BANCO DE COSTA RICA SALDO (en colones)
Timbre de ¢5.00 547.70
Timbre de ¢20.00 607.30
TOTAL COLONES 1,155.00
56
ESPECIES FISCALES EN EL CAJERO SALDO (en colones)
Timbre Fiscal de ¢1,000.00 0.00
Timbre Fiscal de ¢500.00 0.00
Timbre Fiscal de ¢100.00 0.00
Timbre Fiscal de ¢50.00 0.00
Timbre Fiscal de ¢25.00 0.00
Timbre Fiscal de ¢20.00 0.00
Timbre Fiscal de ¢10.00 0.00
Timbre Fiscal de ¢5.00 0.00
Timbre de Abogados de ¢250,00 28.20
Timbre de Archivo de ¢5,00 3.40
Timbre de Archivo de ¢20.00 11.41
Timbre de Archivo de ¢100.00 2,228.08
Timbre de Archivo de ¢200.00 19,903.00
TOTAL COLONES 22,174.09
TOTAL DE ESPECIES FISCALES 23,329.09
TOTAL MATERIALES Y SUMINISTROS PARA
CONSUMO 83,863.45
NOTA 7
SALDOS
NOMBRE CUENTA
Periodo Actual
Periodo Anterior
%
Otros activos a corto plazo 1.1.9 25,992.29 28,250.27 -9%
Detalle de Otros activos a corto plazo
SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior %
1.1.9.01 Gastos a devengar a corto plazo 25,006.65 25,858.60 -3%
1.1.9.02 Cuentas transitorias 985.48 2,391.67 -143%
1.1.9.99 Activos a corto plazo sujetos a depuración contable 0.15 0 100%
57
Revelación: 1.1.9.01 GASTOS A DEVENGAR A CORTO PLAZO
Esta cuenta corresponde a los seguros, los cuales se pagan por adelantado y se
desglosan de la siguiente manera:
SEGUROS SALDO
Vehículos 598.40
Edificio 21,648.17
Riesgos de Trabajo 2,707.85
Equipo Móvil 52.23
TOTAL COLONES 25,006.65
1.1.9.02 CUENTAS TRANSITORIAS
Corresponde a las ventas en la caja del último día del mes, que son depositadas
en el primer día del mes siguientes.
1 ACTIVO
1.2 ACTIVO NO CORRIENTE
NOTA 8
SALDOS
NOMBRE CUENTA
Periodo Actual
Periodo Anterior
%
Inversiones a largo plazo 1.2.2
Detalle de las Inversiones a largo plazo
SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual
Periodo Anterior
%
1.2.2.01 Títulos y valores a valor razonable a largo plazo
1.2.2.02 Títulos y valores a costo amortizado a largo plazo
1.2.2.03 Instrumentos Derivados a largo plazo
1.2.2.98 Otras inversiones a largo plazo
1.2.2.99 Previsiones para deterioro de inversiones a largo plazo *
REVELACION:
58
NOTA 9
SALDOS
NOMBRE CUENTA
Periodo Actual
Periodo Anterior
%
Cuentas a cobrar a largo plazo 1.2.3 1,027.57 1,027.57 ----------
Detalle de las Cuentas a cobrar a largo plazo
SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual
Periodo Anterior
%
1.2.3.03 Ventas a cobrar a largo plazo
1.2.3.07 Préstamos a largo plazo
1.2.3.08 Documentos a cobrar a largo plazo
1.2.3.09 Anticipos a largo plazo
1.2.3.10 Deudores por avales ejecutados a largo plazo
1.2.3.98 Otras cuentas a cobrar a largo plazo 1,027.57 1,027.57 ----------------
1.2.3.99 Previsiones para deterioro de cuentas a cobrar a largo plazo *
INDICAR EL METODO UTILIZADO Método de estimación por incobrable
Técnica de valoración
Indicar los supuestos aplicados para la determinación de los valores razonables para cada clase de activo financiero:
Detalle de cuentas por cobrar l/p con otras entidades públicas
CODIGO INTITUCIONAL NOMBRE ENTIDAD MONTO
11219 Ministerio de Ambiente y Energía 1,027.57
Revelación:
1.2.3.98 OTRAS CUENTAS A COBRAR A LARGO PLAZO
Corresponde al pago de la garantía al Ministerio de Ambiente y Energía por la construcción de
la IV Etapa del Archivo Nacional.
59
NOTA 10
SALDOS
NOMBRE CUENTA
Periodo Actual
Periodo Anterior
%
Bienes no Concesionados 1.2.5 9,722,658.32 8,168,960.51 16%
Propiedad, Planta y Equipo Explotados SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual
Periodo Anterior
%
1.2.5.01 Propiedad Planta y Equipo Explotados 7,618,948.10 7,746,309.47
-2%
1. ACTIVOS EN POSESION DE TERCEROS Y NO CONCESIONADOS
ACTIVO PLACA / IDENTIFICACION CONVENIO PLAZO VALOR EN
LIBROS NOMBRE
BENEFICIARIO
Norma / Política Concepto Referencia
Norma Política
1 101 Medición y reconocimiento posterior al inicio NICSP N° 17, Párrafo 42.
1 101 1 Criterio general DGCN
1 101 2 Criterio alternativo
2. Proceso de Revaluación
Método de Costo
60
Propiedades de Inversión SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior
%
1.2.5.02 Propiedades de Inversión
MARQUE CON X SI CUMPLE
BASE CONTABLE
Propiedades están debidamente registrados en Registro Nacional
Propiedades cuentan con planos inscritos
Se tiene control con el uso de las Propiedades
Se tiene Propiedades ocupados ilegalmente.
Activos Biológicos no Concesionados SALDOS %
Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior
%
1.2.5.03 Activos Biológicos no Concesionados
Bienes de Infraestructura de beneficio público en servicio SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior
%
1.2.5.04 Bienes de Infraestructura de beneficio público en servicio
Bienes Históricos y Culturales SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior
%
1.2.5.05 Bienes Históricos y Culturales
Recursos Naturales en explotación SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior
%
1.2.5.06 Recursos Naturales en explotación
Recursos Naturales en conservación SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior
%
1.2.5.07 Recursos Naturales en conservación
Bienes Intangibles no concesionados SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior
%
1.2.5.08 Bienes Intangibles no concesionados 148,520.13 232,716.42 -57%
61
Bienes no Concesionados en proceso de producción SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior
%
1.2.5.99 Bienes no Concesionados en proceso de producción 1,955,190.10 189,934.62 90%
Revelación:
1.2.5.01 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPOS EXPLOTADOS
Este rubro está conformado por las cuentas de "Terreno", "Edificio", "Maquinaría y equipo para la producción", "Equipos de transporte, tracción y elevación", "Equipos de comunicación", "Equipos y mobiliarios de oficina", "Equipos para computación", "Equipos sanitarios, de laboratorio e investigación", "Equipos y mobiliarios educacional, deportivo y recreativo", "Equipos de seguridad, orden y vigilancia y control público", y "Maquinarias, equipos y mobiliarios diversos", menos la depreciación acumulada en cada uno de los casos.
Todas las cuentas del rubro de "Inmueble Maquinaria y Equipo" son llevada según la NICSP 17
“Propiedades, planta y equipo”, se encuentran registradas, en su momento de adquisición al
precio de compra, rebajando mensualmente la depreciación correspondiente y en los casos en
que corresponda, se aplicará la revaluación a los activos según las políticas establecidas por la
institución; el método utilizado de depreciación es el de línea recta con base en los porcentajes
detallados en la Ley del impuesto sobre la renta. Se aplica un avalúo al terreno de la institución
realizado en el mes de noviembre 2008, por la Dirección General de Tributación del Ministerio de
Hacienda, según informe de avalúo A.V. 471-2008. Se aplica el avalúo al edificio realizado el 17
noviembre del 2009, según informe A.V. 407-2009. Se aplica revaluación de Maquinaria y equipo
de oficina y cómputo realizado en Diciembre 2013 por la empresa DCC.
El Archivo Nacional se acogerá transitorio de la NICSP 17 “Propiedades, Planta y Equipo”, en
cuyo Punto N°95 cita textualmente: “Las entidades no están obligadas a reconocer propiedades,
planta y equipo para los periodos sobre los que se informe que comiencen en una fecha dentro
de los cinco años siguientes a la fecha en que se adopte por primera vez la contabilidad de
acumulación (o devengo) de acuerdo con las NICSP”.
62
Las vidas útiles utilizadas para cada clase de propiedad, planta y equipo son las siguientes:
Clase Vida Útil años
Edificio 50
Equipo comunicación 10
Equipo de seguridad, orden, vigilancia y control publico 10
Equipo para computación 5
Equipo sanitario de laboratorio e investigación 10
Equipo transporte, tracción y elevación 10
Equipo y mobiliario de oficina 10
Equipo y mobiliario educacional, deportivo y recreativo 10
Maquinaria y equipos para la producción 10
Maquinaria, equipos y mobiliario diversos 10
Terrenos Edificio
Maquinaria y
equipos para la
producción
Equipos de
transporte,
tracción y
elevación
Equipos de
comunicación
Equipos y
mobiliario de
oficina
TOTALES
Saldo Inicial Enero 2018 2,489,987.70 4,630,381.36 25,665.47 63,864.90 12,149.21 205,824.04
Depreciación acumulada - (16,874.21) (452.58) (1,360.48) (381.86) (6,890.83)
Compras - - - - 27.60 -
Revaluación - - - - - -
Ajustes - - - - - -
Saldo Final 2,489,987.70 4,613,507.16 25,212.89 62,504.42 11,794.94 198,933.21
Compras del mes - 336.92 - - 99.98 195.00
Depreciación mensual - (8,437.10) (226.29) (680.24) (190.93) (3,445.41)
Ajustes - - - - - -
Saldo Final a marzo 2018 2,489,987.70 4,605,406.97 24,986.60 61,824.18 11,703.99 195,682.80 7,389,592.23
Equipos para computación
Equipos sanitarios, de
laboratorio e
investigación
Equipos y
mobiliario
educacional,
deportivo y
recreativo
Equipos de
seguridad,
orden,
vigilancia y
control público
Maquinarias,
equipos y
mobiliarios
diversos
Saldo Inicial Enero 2018 189,791.38 2,241.73 1,628.34 21,602.10 27,705.58
Depreciación acumulada (7,934.80) (56.10) (33.94) (1,145.49) (701.49)
Compras - - - - -
Revaluación - - - - -
Ajustes - - - - -
Saldo Final 181,856.58 2,185.63 1,594.40 20,456.61 27,004.10
Compras del mes 1,194.45 - - - -
Depreciación mensual (3,967.40) (28.05) (16.97) (572.75) (350.74)
Ajustes - - - - -
Saldo Final a marzo 2018 179,083.63 2,157.58 1,577.43 19,883.86 26,653.36 229,355.86
7,618,948.10
Junta Administrativa del Archivo Nacional
Conciliación de Activos Fijos
Entre los valores en libros al principio y al final del periodo
Al 31 de marzo del 2018
TOTAL ACTIVOS FIJOS
63
Con lo que respecta a los bienes del patrimonio histórico artístico y/o cultural que posee la institución,
según lo indica la NICSP 17 se deberá de registrar en la medida de lo posible, el valor monetario de estos
bienes. No obstante al contar estos bienes con características particulares tales como: la poca probabilidad
que su valor quede reflejado en un valor financiero basado en un precio de mercado, las disposiciones
legales y/o reglamentarias pueden imponer prohibiciones o severas restricciones para la venta, son a
menudo irremplazables, su valor puede incrementarse con el tiempo y puede ser difícil estimar su vida útil.
Es en virtud de lo anterior, que la norma no obliga a registrar el valor monetario de estos bienes en los
estados financieros; sin embargo sí requiere que estos se revelen.
A continuación se revelan los bienes del patrimonio histórico artístico y/o cultural que posee la
Junta Administrativa del Archivo Nacional:
64
FONDOS PRIVADOS FONDOS PARTICULARES
1. Academia de Geografía e Historia (AGH), 1897-1990 1. AGUILAR BULGARELLI, JOSE FRANCISCO, 1987-1999
2. ASOCIACIÓN COSTARRICENSE DE Archivístas (ACA) 1983-1991 2. Arroyo Pérez Jorge (JAP), 1868-2007
3. ASOCIACIÓN ESCUELA PARA TODOS, 1966-1987 3. BRENES PERALTA, RAMIRO, 1983-1987
4. ASOCIACIÓN INTERINSTITUCIONAL DE TRABAJO Y PROMOCIÓN
SOCIAL DE HEREDIA, 1973-19904. CASEMENT, JOHN, 1897-1905
5. Fundación Cívica Costa Rica y su Historia (FUCICRHI), 2005 5. Clays Spoelders Ivonne (ICLASPO), 1932-1990
6. Grupo Encuentro con Amigos (GRUENA), 1987 6. Coronas Urzúa Javier (JCOURZUA), 1943-03 1943-06
7. Fundación barroeta, 1883 - 1994 7. DE CASTRO Y TOSSI, NORBERTO, 1429-1971
8. Northern Railway Company (NRC), 1903-1974 8. FALLAS SIBAJA, CARLOS LUIS, 1941-2012
9. Partido Acción Ciudadana (PAC), 2002-2011 9. FIGUEROA OREAMUNO, JOSÉ MARÍA, 1856-1900
10. Partido Frente Nacional Federico Volio (PFNFV), 1934-1948 10. MORA VALVERDE, MANUEL, 1915-1993
11. Partido Liberación Nacional, 1992-1998 11. PACHECO PHILLIPS, GUIDO, 1977-1981
12. Partido Unidad Social Cristiana (PUSC), 1988-2000 12. Rivera Murillo, Jorge, 1865
13. Rohrmoser Hermanos Limitada, 1931-1995 13. Sancho Castillo, Oscar (OSANCAS), 1948
14. SINDICATO NACIONAL DE TRABAJADORES DEL CALZADO,
CUEROS Y SIMILARES, 1959-199014. TINOCO GRANADOS, FEDERICO, 1882-1919
15. Sociedad de Socorro Mutuo de Empleados de Comercio
(SSMEC), 1915-198215. TRISTÁN FERNÁNDEZ, JOSE FIDEL, 1723-1935 (1992)
16. SOCIEDAD LA GOTA DE LECHE, 1913 – 1958 16. Vallecillo Fallas, Rocío (RVF), 1823-2000
17. VARGAS MENDEZ, CARLOS ENRIQUE, 1890-1994
COLECCIONES 18. VILLEGAS HOFFMEISTER, GUILLERMO, 1879-2012
19. IGLESIAS CASTRO, RAFAEL, 1786-1981
1. ANEXION A MEXICO, 1821 – 1823 20. Zúñiga QUIJANO, Rodolfo (ROZUQUI), 1945-1956
2. BAKIT PADILLA, OSCAR, 1981-1986
3. BARAHONA STREBER, OSCAR, 1966-1968 ORGANISMO INTERNACIONAL4. Brenes Peralta, Ramiro (RBREPE), 1983-1990
5. CARTAGO, 1578-1830 1. CORTE DE JUSTICIA CENTROAMERICANA, 1908-1918
6. Chacón Segura, Mario (MACHASE), 1956-1991
7. COMPLEMENTARIO COLONIAL, 1517-1821 GRÁFICOS, 1700-1980 (aprox.)8. FEDERAL, 1820-1847
9. GUATEMALA, 1539 – 1821 1. AFICHES, 1960-2000
10. GUTIERREZ GURDIAN, HERNAN, 1862-1965 2. MAPAS Y PLANOS 1530-2003
11. IMPRESOS, 1823- 1962
12. Memorias, 1849 - 2015 AUDIOVISUALES13. OREAMUNO BOSCHINI, LUIS ALBERTO, FINALES SIGLO XIX-1978
14. Ortiz Volio, Félix José, 1862-1946 1. DIAPOSITIVAS Y NEGATIVOS, 1965-1992
15. PROVINCIAL INDEPENDIENTE, 1818-1833 2. FOTOGRAFÍAS, 1871 – 2010
16. SOLIS HERRERA, JAVIER, 1916-1990 3. GRABACIONES, 1920-1990
17. ZÚÑIGA TRISTÁN, VIRGINIA, 1607-1989 4. MICROFILMACIONES, 1700-1997
5. PELÍCULAS Y VIDEOS, 1948-2009
DOCUMENTOS MUSEOGRÁFICOS 6. RECORTES DE PERIÓDICO, 1951-1994
7. SONOVISOS, 1984-1986
1. CLISES, 1529-1955
FONDOS DEL DEPARTAMENTO ARCHIVO HÍSTORICO
65
1. AGRICULTURA E INDUSTRIA, 1898-1971 48. MINISTERIO DE CIENCIA Y TECNOLOGÍA, 1990-2010
2. ARCHIVO NACIONAL (Dirección General del Archivo Nacional,
DGAN), 1614 – 1990.49. MINISTERIO DE COMERCIO EXTERIOR (COMEX), 1983 – 2010
3. ASAMBLEA LEGISLATIVA, 1823 – 1990 50. MINISTERIO DE CULTURA, JUVENTUD Y DEPORTES, 1970-1990
4. BANCOS, 1863-1994 51. MINISTERIO DE ECONOMÍA, INDUSTRIA Y COMERCIO 1934-1978
5. CAJA COSTARRICENSE DEL SEGURO SOCIAL (CCSS), 1951-2009 52. MINISTERIO DE EDUCACIÓN PÚBLICA, 1821 – 2010
6. COLEGIO DE ABOGADOS DE COSTA RICA, 1885-1987 53. MINISTERIO DE GOBERNACIÓN, 1820-1978
7. Colegio de Farmacéuticos de Costa Rica (CFCR), 1902-1960 54. MINISTERIO DE HACIENDA, 1805 – 2010
8. COLEGIO DE MÉDICOS Y CIRUJANOS, 1890 – 1998 55. MINISTERIO DE JUSTICIA Y GRACIA, 1842-2010
9. COMISIÓN SOBRE ALCOHOLISMO (COSAL), 1956-1971 56. Ministerio de la Presidencia (MPR), 1837-2010
10. CONSEJO NACIONAL DE PRODUCCIÓN (CNP), 1948-199157. MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES (MOPT), 1989-
2010
11. CONSEJO REPRESENTATIVO, 1824-187158. MINISTERIO DE PLANIFICACIÓN Y POLÍTICA ECONÓMICA, 1990-
2010
12. CONSEJO SUPERIOR DE EDUCACIÓN (CSE), 1953-1990 59. MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y CULTO, 1825 – 2014
13. CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA (CGR), 1950-1992 60. MINISTERIO DE SALUD (SECRETARÍA DE SALUBRIDAD), 1835-2010
14. CORPORACIÓN COSTARRICENSE DE DESARROLLO (CODESA),
1966-1985.61. MINISTERIO DE SEGURIDAD PÚBLICA, 1904-1989
15. CORTE SUPREMA DE JUSTICIA, 1862-193462. MINISTERIO DE TRABAJO Y SEGURIDAD SOCIAL (MTSS), 1943 –
1992
16. DIRECCIÓN DE PARQUES NACIONALES, 1953 – 198563. MINISTERIO DE VIVIENDA Y ASENTAMIENTOS HUMANOS
(MIVAH), 1984-1990
17. DIRECCIÓN GENERAL DE ADAPTACIÓN SOCIAL, 1915-1983 64. MINISTERIO PÚBLICO, 1895-2010
18. Dirección General de Correos y Telégrafos (DGCT), 1843-1998 65. MORTUALES COLONIALES, 1641-1830
19. Dirección General de Detectives (DGDET), 1937-1963 66. MORTUALES INDEPENDIENTES, (PROVINCIAS) 1830-1899
20. DIRECCIÓN GENERAL DE SERVICIO CIVIL, 1953-1980 67. MUNICIPAL, 1705-1992
21. Dirección General de Tránsito (DIRGTRA), 1957-1964 68. Museo Histórico Calderón Guardia (MCG), 1904-2010
22. ESCUELA TÉCNICA NACIONAL, 1949-1978 69. Oficina del Café (OFICAFE), 1965-1982
23. EXPEDIENTES DE EXPLORACIÓN Y EXPLOTACIÓN DEL REGISTRO
MINERO 1953-198170. ORQUESTA SINFÓNICA NACIONAL, 1900-1993
24. FÁBRICA NACIONAL DE LICORES (FANAL), 1851 – 1979 71. PATRONATO NACIONAL DE LA INFANCIA (PANI), 1930-1989
25. Ferrocarril Eléctrico al Pacífico (FEALP), 1888-1990 72. PLANILLAS, 1900-1964
26. Hospital Nacional Psiquiátrico (Manuel Antonio Chapuí y
Torres)73. PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA, 1837 – 1990
27. INDULTOS, 1953-1970 74. PROTOCOLOS ACTUALES, (NOTARIALES). 1900-1959
28. INSTITUTO COSTARRICENSE DE ELECTRICIDAD, 1956-2007 75. PROTOCOLOS COLONIALES, 1602-1850
29. INSTITUTO COSTARRICENSE DE FERROCARRILES, 1875-1991 76. PROTOCOLOS LARA Y CHAMORRO, 1850-1888
30. INSTITUTO COSTARRICENSE DE PUERTOS DEL PACÍFICO (INCOP),
1973 199077. RECLAMOS DE GUERRA, 1948-1949
31. INSTITUTO COSTARRICENSE DE TURISMO (ICT), 1956-1986 78. Refinadora Costarricense de Petróleo (RECOPE), 1988-2003
32. INSTITUTO DE TIERRAS Y COLONIZACIÓN (ITCO), 1963 1971 79. REGISTRO CIVIL, 1957-1989
33. Instituto GeográficO Nacional (IGN), 1900-2008 80. Registro Nacional (RN), 1865-2000
34. INSTITUTO NACIONAL DE APRENDIZAJE (INA), 1966-1980 81. SANATORIO CARLOS DURAN, 1960-1970
35. Instituto Nacional de Estadística y Censos (INEC), 1892-1986 82. SECRETARÍA DE BENEFICENCIA, 1828-1937
36. Instituto Nacional de Seguros (INS), 1924-2002 83. SECRETARÍA DE CULTO, 1795-1946
37. Instituto sobre Alcoholismo y Farmacodependencia (IAFA),
1954-200584. SECRETARÍA DE FOMENTO, 1822-1974
38. Jardín de Niños Escuela Maternal Montessoriana (ESCMAMO),
1924-195185. SECRETARÍA DE GRACIA, 1855-1925
39. JUDICIAL, 1823-1955 86. SECRETARÍA DE GUERRA Y MARINA, 1823-1972
40. JUNTA DE CUSTODIA DE LA PROPIEDAD INTERVENIDA 1917 –
196287. SECRETARÍA DE POLICÍA, 1816-1984
41. Junta de Educación de San José (JTAESJ), 1911-1992 88. Sistema Nacional de Radio y Televisión (SINART), 1970-1994
42. JUNTA FUNDADORA DE LA SEGUNDA REPÚBLICA, 1948 – 1953 89. Teatro Nacional (TN), 1897-2009
43. Junta Protección Social (JPS), 1998-2007 90. TRIBUNAL DE PROBIDAD ADMINISTRATIVA, 1948 – 1949
44. LEYES Y DECRETOS, 1824-1994 91. TRIBUNAL DE SANCIONES INMEDIATAS, 1948.
45. Liga Agrícola Industrial de la Caña (LAICA), 1966-1985 92. TRIBUNAL SUPREMO DE ELECCIONES (TSE), 1942-1985
46. Ministerio de Agricultura y Ganadería (MAG), 1853-1972 93. UNIVERSIDAD DE COSTA RICA (UCR), 1869-1997
47. MINISTERIO DE AMBIENTE Y ENERGÍA, 1973-2010
FONDOS PÚBLICOS
FONDOS DEL DEPARTAMENTO ARCHIVO HÍSTORICO
66
SERIE SUBSERIEProtocolos notariales (1889-) (PROTONOT)
Índices notariales (1914-) (INOT)
Protocolos consulares (1965-) (PROTOCON)
Índices consulares (1968-) (ICONS)
FONDOS DEL DEPARTAMENTO ARCHIVO NOTARIAL
PROTOCOLOS
1.2.5.08 BIENES INTANGIBLES NO CONCESIONADOS Este rubro está conformado por la cuenta "Software y programas, menos la amortización acumulada. Y es llevada según la NICSP 31 “Activos Intangibles”, se encuentran valuadas a su costo de adquisición menos la amortización; la vida útil es finita y el método utilizado de amortización es el de línea recta con base en los porcentajes detallados en la Ley del impuesto sobre la renta.
Sistemas
de
Cómputo
Saldo Inicial Enero 2018 168,615.32
Depreciación acumulada (13,450.06)
Compras -
Mejoras -
Revaluación -
Ajustes -
Saldo Final 155,165.26
Compras del mes -
Depreciación mensual (6,645.13)
Ajustes -
Saldo Final a marzo 2018 148,520.13
Junta Administrativa del Archivo Nacional
Conciliación de Activos Fijos
Entre los valores en libros al principio y al final del periodo
Al 31 de marzo del 2018
1.2.5.99 BIENES NO CONCESIONADOS EN PROCESO DE PRODUCCIÓN
Corresponde a los costos y demás gastos incurridos para la construcción, ampliación de la
propiedad, planta y equipo, hasta el momento en que dichos bienes se encuentren en
condiciones de ser utilizados por la institución. Como es el caso de las facturas de
Consultécnica S.A. y Constructora Navarro y Avilés S.A. por honorarios profesionales por
elaboración de planos del anteproyecto, así como el estudio geotécnico y de mecánica de
suelos para la construcción de la IV Etapa del Archivo Nacional. Así mismo por avances en la
construcción.
67
NOTA 11
SALDOS
NOMBRE CUENTA
Periodo Actual
Periodo Anterior
%
Bienes Concesionados 1.2.6
Propiedad, planta y equipo Concesionados SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior
%
1.2.6.01 Propiedad, planta y equipo Concesionados
Activos Biológicos Concesionados SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior
%
1.2.6.03 Activos Biológicos Concesionados
Bienes de Infraestructura de Beneficio Público en servicio concesionados SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior
%
1.2.6.04 Bienes de Infraestructura de Beneficio Público en servicio concesionados
Recursos Naturales Concesionados SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior
%
1.2.6.06 Recursos Naturales Concesionados
Bienes Intangibles Concesionados SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior
%
1.2.6.08 Bienes Intangibles Concesionados
Bienes Concesionados en proceso de producción SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior
%
1.2.6.99 Bienes Concesionados en proceso de producción
REVELACION:
68
NOTA 12
SALDOS
NOMBRE CUENTA
Periodo Actual
Periodo Anterior
%
Inversiones Patrimoniales- Método de Participación
1.2.7
REVELACION:
NOTA 13
SALDOS
NOMBRE CUENTA
Periodo Actual
Periodo Anterior
%
Otros Activos a largo plazo 1.2.9
178,627.80 178,627.80 ------
Gastos a devengar a largo plazo SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior
%
1.2.9.01 Gastos a devengar a largo plazo
Objetos de valor SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior
%
1.2.9.03 Objetos de valor 178,627.80 178,627.80 --------
Activos a largo plazo sujetos a Depuración Contable SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior
%
1.2.9.99 Activos a largo plazo sujetos a Depuración Contable
69
Revelación:
1.2.9.03 OBJETOS DE VALOR
Se aplica la revaluación de las obras de arte y esculturas, realizada por la Señora Alma
Fernández del Museo de Arte Costarricense en el mes de noviembre 2014. Cuenta conformada
por las siguientes obras y esculturas:
PLACA DESCRIPCION
COSTO
REVALUADO
1 2477218 PAREJA PISCIFORME 7,500.00
2 2477240 ALIANZA 2,000.00
3 2477969 BUSTO RAFAEL MORA 200.00
4 2477241 ABREVADERO 5,000.00
5 2474843 BANDADA DE AZADONES 5,000.00
19,700.00
PLACA DESCRIPCION COSTO
REVALUADO PLACA DESCRIPCION
COSTO
REVALUADO
1 2474768 SIGNO 2,500.00 2477532 MEMORIA II (NAVIDAD / AÑO NUEVO) 300.00
2 2474833 SUPERMERCADO 2,500.00 2477533 LA CASA 300.00
3 2474846 PÁGINA DE HISTORIA ANTIGUA 2,500.00 780000477 RETRATO SR COTO 1,000.00
4 2476590 SHEREZADA 2,500.00 780000643 EDIFICIO ARCHIVO 75.00
5 2476592 GRAFIZMO 2,500.00 780000958 RESTAURACION PINTURAS 200.00
6 2477181 IGLESIA DE OROSÍ 50.00 2476591 CUADRO ESCUDO ARCHIVO 20.00
7 2477182 RETRATO DE LEÓN FERNÁNDEZ 100.00 2476645 CUADRO ESCUDO DE LA DG 20.00
8 2477213 2,500.00 2477183 CUADRO MIEMBROS JAAN 20.00
9 2477214 2,500.00 2477223 CUADRO CENTENARIO DEL 20.00
10 2477215 2,500.00 2477224 CUADRO EXPOSICION DOC. 20.00
11 2477217 RENACIMIENTO 2,500.00 2477225 CUADRO ARCHIVISTA MILE 20.00
12 2477219 QUIPUES 2,500.00 2477226 CUADRO ARCHIVADOR HOY 20.00
13 2477220 ESCUDO ARCHIVO NACIONAL 20.00 2477227 CUADRO COD ETICA ARCHI 20.00
14 2477221 CERCA DEL SUMER 2,500.00 2477228 CUADRO CONOCES EL ALBU 20.00
15 2477222 ESCALA MUSICAL 2,500.00 2477229 CUADRO ALBUM DE FIGUER 20.00
16 2477231 EL PODER DEL SIGNO 2,500.00 2477233 CUADRO LOTERIA NACIONA 20.00
17 2477235 ARCHIVADOR HOY 20.00 2477234 CUADRO COD ETICA ARCHI 20.00
18 2477238 MANDALA 2,500.00 2477236 CUADRO ALBUM DE FIGUER 20.00
19 2477239 SIERVOS BEBIENDO 20.00 2477237 CUADRO CONOCES EL ALBU 20.00
20 2477801 AMÉRICA 2,500.00 2477270 MAQUETA DEL A.N 20.00
21 2477802 JAPÓN 2,500.00 2477978 MAQUETA DEL A.N 20.00
22 2477803 MESOAMÉRICA 2,500.00 780002546 EFECTO DE CONTRASTE 5,455.20
23 2477804 MEDIOEVO 2,500.00 780002547 MUSTERAS 5,455.20
24 2477805 PAGINA DE HISTORIA ANTIGUA 2,500.00 780002548 GUARUMOS I 5,455.20
25 2477952 EL REVERENDO FRAY RODRIGO DE LA CRUZ 17,500.00 780002549 NINFEAS 5,455.20
26 2477953 RETRATO DE RICARDO FERNÁNDEZ GUARDIA 1,000.00 780002550 GUARUMOS II 5,455.20
27 2477954 RETRATO DE LEÓN FERNÁNDEZ BONILLA 10,000.00 780002551 SOMBRILLA DE POBRE I 5,455.20
28 2477960 OROSÍ 50.00 780002552 SOMBRILLA DE POBRE II 5,455.20
29 2477525 ARBOL 300.00 780002553 HIERBAS DEL CAMPO I 5,455.20
30 2477526 MEMORIA I (NAVIDAD / AÑO NUEVO) 300.00 780002554 HIERBAS DEL CAMPO II 5,455.20
31 2477527 SEMILLA 300.00 780002555 COMPOSICION CON FLORES 5,455.20
32 2477528 LA SEDUCTORA 300.00 780002556 BROMELIAS DE MI JARDIN I 10,910.40
33 2477529 LLAMA DEL BOSQUE "ARBOL" 300.00 780002557 BROMELIAS DE MI JARDIN II 10,910.40
34 2477530 ESGRAFIADO 300.00 780002212 CRISTINA GUARDIA GUTIERREZ 2,000.00
35 2477531 RITUAL DE APAREAMIENTO 300.00
ESCULTURAS
OBRAS DE ARTE OBRAS DE ARTE
ABC
70
2 PASIVO
2.1 PASIVO CORRIENTE
NOTA 14 SALDOS
NOMBRE CUENTA Periodo Actual
Periodo Anterior
%
Deudas a corto plazo 2.1.1 378,217.58 188,440.40 50%
Deudas comerciales a corto plazo SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior
%
2.1.1.01 Deudas comerciales a corto plazo 239,540.90 50,359.20 79%
Deudas sociales y fiscales a corto plazo SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior
%
2.1.1.02 Deudas sociales y fiscales a corto plazo 138,676.68 138,081.20 0.4%
Transferencias a pagar a corto plazo SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior
%
2.1.1.03 Transferencias a pagar a corto plazo
Documentos a pagar corto plazo SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior
%
2.1.1.04 Documentos a pagar corto plazo
Inversiones patrimoniales a pagar corto plazo SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior
%
2.1.1.05 Inversiones patrimoniales a pagar corto plazo
Deudas por avales ejecutados a corto plazo SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior
%
2.1.1.06 Deudas por avales ejecutados a corto plazo
71
Deudas por anticipos a corto plazo SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior
%
2.1.1.07 Deudas por anticipos a corto plazo
Deudas por planillas salariales SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior
%
2.1.1.08 Deudas por planillas salariales
Deudas por créditos fiscales a favor de terceros c/p SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior
%
2.1.1.13 Deudas por créditos fiscales a favor de terceros c/p
Otras deudas a corto plazo SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior
%
2.1.1.99 Otras deudas a corto plazo
Justificar
Revelación:
2.1.1.01 DEUDAS COMERCIALES A CORTO PLAZO
Detalle de las cuentas por pagar al 31 de marzo del 2018, las cuales incluyen deudas por
adquisición de materiales y suministros, adquisición de propiedad, planta y equipo, deudas
comerciales por servicios básicos, por servicios comerciales y financieros, por servicios de
gestión y apoyo, por gastos de viaje y transporte, por seguros, reaseguros y otras obligaciones,
por capacitación y protocolo, por mantenimiento y reparaciones
ACREEDOR MONTO
Fondo General de Gobierno 0.2
I.C.E. 4.6
Distribuidora Ramirez y Castillo S.A. 83.3
ACG Arisol Consulting Group S.A. 185.0
72
Consorcio de Información y Seguridad S.A. 7,229.7
Consorcio Espinoza Saenz S.A. 195.0
Constructora Navarro y Avilés S.A. 180,687.4
Consultécnica S.A. 23,278.2
Corporación Faetón S.A. 159.5
Distribuidora y envasadora de Químicos S.A. 10,234.3
FG Suplidores S.A. 100.0
Grupo de Soluciones Informáticas GSI S.A. 1,427.2
Grupo Nación GN S.A. 454.0
Industrias e Inversiones Caroc de Heredia
S.A. 162.0
IS Productos de Oficina Centroamérica S.A. 959.2
Sistemas Maestros de Información S.A. 13,900.9
Xinia Guadamuz Castro 480.5
TOTAL COLONES 239,540.90
Detalle de cuentas por pagar c/p con otras entidades publicas
CODIGO INSTITUCIONAL NOMBRE ENTIDAD MONTO
Fondo de Gobierno General
0.24
16151 Instituto Costarricense de Electricidad
4.61
2.1.1.02 DEUDAS SOCIALES Y FISCALES A CORTO PLAZO
Las retenciones y cargas por pagar al 31 de marzo del 2018, las cuales comprenden el pago de
Aguinaldo basado en un 8.33% de los salarios de Noviembre a Diciembre 2016 y de Enero a
Octubre 2017, el Salario Escolar 2017 se calcula un 8.28% sobre los salarios de Enero a
Diciembre 2017, contribuciones patronales a fondos de pensiones, retenciones al personal a
pagar y retenciones de impuestos nacionales a pagar.
ACREEDOR MONTO
C.C.S.S. 10,798.16
COOPESERVIDORES 7,184.80
I.N.S. 220.35
ANEP POLIZA 7.00
73
ANEP 39.81
COLEGIO DE LICENCIADOS Y PROFESORES 45.00
ANDE 20.00
IMPUESTO DE RENTA SALARIOS 5,028.50
BANCO POPULAR PENSIONES 155.50
BN VITAL 67.00
COLEGIO DE PROFESIONALES EN CIENCIAS ECONOMICAS 135.20
PENSION ALIMENTARIA 586.18
COOPECAJA 1,288.91
COOPENAE 2,982.69
COOPE SAN GABRIEL 137.13
VIDA PLENA 20.00
ASEMICULTURA EMPLEADOS 2,659.02
ROBLEALTO 58.00
COOPEMEP 169.27
EMBARGOS 465.10
SALARIO ESCOLAR POR PAGAR 27,690.94
DECIMOTERCER MES POR PAGAR 56,071.08
CONTRIBUCIONES PATRONALES AL DESARROLLO Y LA SEGURIDAD SOCIAL 17,091.18
CONTRIBUCIONES PATRONALES A FONDOS DE PENSIONES Y A OTROS FONDOS 6,338.60
OTRAS DEUDAS POR BENEFICIOS A LOS EMPLEADOS C/P 1,134.13
RETENCIONES DE IMPUESTOS NACIONALES -1,716.88
TOTAL 138,676.68
NOTA 15 SALDOS
NOMBRE CUENTA Periodo Actual
Periodo Anterior
%
Endeudamiento Público a corto plazo 2.1.2
Títulos y valores de la Deuda Pública a pagar a c/p SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior
%
2.1.2.01 Títulos y valores de la Deuda Pública a pagar a c/p
Préstamos a pagar a corto plazo SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior
%
2.1.2.02 Préstamos a pagar a corto plazo
74
Deudas asumidas a corto plazo SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior
%
2.1.2.03 Deudas asumidas a corto plazo
Endeudamiento de Tesorería a corto plazo SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior
%
2.1.2.04 Endeudamiento de Tesorería a corto plazo
Endeudamiento público a valor razonable SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior
%
2.1.2.05 Endeudamiento público a valor razonable
REVELACION:
NOTA 16 SALDOS
NOMBRE CUENTA Periodo Actual
Periodo Anterior
%
Fondos de terceros y en Garantía 2.1.3 19,822.86 19,681.68 1%
Fondos de terceros en Caja Única SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior
%
2.1.3.01 Fondos de terceros en Caja Única
Recaudación por cuentas de terceros SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior
%
2.1.3.02 Recaudación por cuentas de terceros 61.98 ------------------ 100%
Depósitos en garantía SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior
%
2.1.3.03 Depósitos en garantía 19,760.88 19,681.68
1%
75
Otros fondos de terceros SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior
%
2.1.3.99 Otros fondos de terceros
Justificar
Revelación:
2.1.3.03 DEPÓSITOS EN GARANTÍA
Se trata de garantías por contratos que han sido depositadas en las cuentas bancarias del
Archivo Nacional.
Tipo Fecha inclusión Fecha vencimiento Monto Colones
Participación 07/06/2013 No Indica 80.00
Participación 25/09/2015 No Indica 42.08
Participación 23/09/2015 No Indica 37.68
Participación 29/09/2015 No Indica 15.00
Industrias de Computacion Nacional S.A Participación 20/10/2015 No Indica 6.00
Cumplimiento 11/06/2009 No Indica 40.00
Participación 29/07/2016 No Indica 1,559.70
TOTAL 1,780.46
Cumplimiento 06/07/2009 No Indica 6.33
Cumplimiento 03/12/2009 No Indica 40.00
Cumplimiento 18/09/2013 No Indica 1,404.34
Cumplimiento 23/09/2014 No Indica 80.00
Cumplimiento 07/10/2016 No Indica 15,597.03
TOTAL 17,127.70
Fecha inclusión Monto Colones Monto Dolares
19/10/2015 317.17 0.60
Ceres S.A. 11/06/2015 283.69 0.50
10/06/2015 251.87 0.48
TOTAL 852.73
19,760.88
Arrendadora Comercial R&H S.A Participación
Participación
Fans de Costa Rica S.A. Participación
TOTAL
Industrias Alimentarias Mesén
Produtel E.S.M. S.A.
Enrique Antonio Molina Padilla
Sistemas Maestros de Información S.A.
GARANTIAS DEPOSITADAS EN EL BANCO CTA DOLARES
Nombre Tipo
Salas Portones y Sistemas Automaticos S.A
Consulting Group
Business Solution Consulting BSC S.A
Copicentro La Sabana AAU S.A.
Sistemas Maestros de Información S.A.
Distribuidora de Libro Técnico S.A.
JUNTA ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVO NACIONAL
UNIDAD FINANCIERO CONTABLE
DEPÓSITOS EN GARANTÍA DE EMPRESAS PRIVADAS
GARANTIAS DEPOSITADAS EN EL BANCO
Nombre
Inversiones Arias Esquivel S.A.
Según oficio DCN-939-2010 con fecha del 30 de setiembre de 2010 firmado por la Señora Irene
Espinoza de la Contabilidad Nacional y las NICSP 30 “Información a Revelar”, las garantías por
contratos sólo se deberán revelar en las Notas a los Estados Financieros, cuando la empresa
incumpla con el contrato o el depósito de la misma se realice a las cuentas bancarias de la
institución, se deberá de realizar registro contable.
76
Tipo Fecha inclusión Fecha vencimiento Monto Colones
Cumplimiento 03/03/2016 30/01/2017 796.00
Cumplimiento 31/08/2015 28/02/2017 2,575.00
Cumplimiento 09/05/2013 15/03/2017 3,468.37
Grupo de Soluciones Informáticas GSI S.ACumplimiento 26/02/2016 31/03/2017 485.90
Cumplimiento 15/01/2013 27/11/2017 9,000.00
Cumplimiento 25/10/2017 23/01/2018 500.00
Cumplimiento 06/11/2015 11/05/2018 2,466.18
Cumplimiento 03/10/2016 24/05/2018 5,283.83
Cumplimiento 30/04/2015 01/06/2018 180.00
Cumplimiento 06/06/2016 30/07/2018 542.79
TOTAL 25,298.06
Cumplimiento No indica 25/04/2018 84,900.00
TOTAL 84,900.00
110,198.06
Equipos e Instalaciones Electromecanicas Equilsa LTDA
GARANTIAS DE CUMPLIMIENTO EN CERTIFICADO - SICOP
Constructora Navarro y Aviles S.A.
TOTAL
Consorcio de Información y Seguridad S.A.
Taller Electronico Induni
Consultecnica S.A.
Grupo de Soluciones Informáticas GSI S.A
Casa Confort S.A.
GARANTIAS DE CUMPLIMIENTO EN CERTIFICADO
Nombre
Diseño Arqcont S.A.
Consultecnica S.A.
Grupo Soluciones Informáticas GSI S.A.
NOTA 17 SALDOS
NOMBRE CUENTA Periodo Actual
Periodo Anterior
%
Provisiones y reservas técnicas a corto plazo
2.1.4 363.99 363.99
------------------
Provisiones a corto plazo SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior
%
2.1.4.01 Provisiones a corto plazo 363.99 363.99
--------------
Reservas técnicas a corto plazo SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior
%
2.1.4.02 Reservas técnicas a corto plazo
Revelación:
2.1.4.01 PROVISIONES A CORTO PLAZO
Cuenta que comprende las estimaciones cuantificables de pasivos de carácter corriente, respecto de
los cuales existe incertidumbre acerca de su cuantía y/o de su vencimiento, originados en litigios y
demandas entabladas contra el ente y en otras causales, cuya cancelación demandará la salida de
recursos del ente público.
77
N° Expediente Demandante Asunto Observación Monto
Provisional
14-001514-1178-
LA-O
Vanessa
Chaves
Campos
Sumas que se le
adeudan por
realizar funciones
superiores a los
ocupados.
En primera instancia
se condena al pago
de las diferencias
salariales en los
periodos en que
realizo dichas
funciones.
¢363,988.12
NOTA 18 SALDOS
NOMBRE CUENTA Periodo Actual
Periodo Anterior
%
Otros Pasivos a corto plazo 2.1.9 549.82 133.24 76%
Ingresos a devengar corto plazo SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior
%
2.1.9.01 Ingresos a devengar corto plazo
Instrumentos derivados a pagar a corto plazo SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior
%
2.1.9.02 Instrumentos derivados a pagar a corto plazo
Pasivos a corto plazo sujetos a depuración contable SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior
%
2.1.9.99 Pasivos a corto plazo sujetos a depuración contable 549.82 133.24
76%
78
Revelación:
2.1.9.99 PASIVOS A CORTO PLAZO SUJETOS A DEPURACIÓN CONTABLE
Corresponde a sumas depositadas en las cuentas bancarias de la institución y que a
la fecha del cierre no se tenía conocimiento del depositante ni el concepto del mismo.
Quedando pendiente de depuración.
Depósito N° 14504345 del 26 de setiembre 2017 ¢42.42 pendiente de identificar
Depósito N° 10272630 del 12 de octubre 2017 ¢18.00 pendiente de identificar
Depósito N° 17574662 del 18 de diciembre 2017 ¢63.77 pendiente de identificar
Depósito N° 18193490 del 18 de diciembre 2017 ¢47.38 pendiente de identificar
Depósito N° 19449674 del 23 de febrero 2018 ¢155.00 pendiente de identificar
Cheque para compra de timbres pendiente de cambio ¢223.25
2 PASIVO
2.2 PASIVO NO CORRIENTE
NOTA 19 SALDOS
NOMBRE CUENTA Periodo Actual
Periodo Anterior
%
Deudas a largo plazo 2.2.1
Deudas comerciales a largo plazo SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior
%
2.2.1.01 Deudas comerciales a largo plazo
Deudas sociales y fiscales a largo plazo SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior
%
2.2.1.02 Deudas sociales y fiscales a largo plazo
79
Documentos a pagar a largo plazo SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior
%
2.2.1.04 Documentos a pagar a largo plazo
Inversiones Patrimoniales a pagar largo plazo SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior
%
2.2.1.05 Inversiones Patrimoniales a pagar largo plazo
Deudas por avales ejecutados a largo plazo SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior
%
2.2.1.06 Deudas por avales ejecutados a largo plazo
Deudas por anticipos a largo plazo SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior
%
2.2.1.07 Deudas por anticipos a largo plazo
Otras Deudas a largo plazo SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior
%
2.2.1.99 Otras Deudas a largo plazo
REVELACION:
Detalle de cuentas por pagar l/p con otras entidades publicas
CODIGO INSTITUCIONAL NOMBRE ENTIDAD MONTO
80
NOTA 20 SALDOS
NOMBRE CUENTA Periodo Actual
Periodo Anterior
%
Endeudamiento Público a largo plazo 2.2.2
Títulos y valores de la Deuda Pública a pagar a largo plazo SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior
%
2.2.2.01 Títulos y valores de la Deuda Pública a pagar a largo plazo
Préstamos a pagar a largo plazo SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior
%
2.2.2.02 Préstamos a pagar a largo plazo
Deudas asumidas a largo plazo SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior
%
2.2.2.03 Deudas asumidas a largo plazo
REVELACION:
NOTA 21 SALDOS
NOMBRE CUENTA Periodo Actual
Periodo Anterior
%
Fondos de terceros y en garantía 2.2.3
Fondos de terceros en Caja Única SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior
%
2.2.3.01 Fondos de terceros en Caja Única
Otros fondos de terceros SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior
%
2.2.3.99 Otros fondos de terceros
81
REVELACION:
NOTA 22 SALDOS
NOMBRE CUENTA Periodo Actual
Periodo Anterior
%
Provisiones y reservas técnicas a largo plazo
2.2.4 75,016.22 21,889.41
71%
Provisiones a largo plazo SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior
%
2.2.4.01 Provisiones a largo plazo 75,016.22 21,889.41
71%
Reservas Técnicas a largo plazo SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior
%
2.2.4.02 Reservas Técnicas a largo plazo
Revelación:
2.2.4.01 PROVISIONES A LARGO PLAZO
Cuenta que comprende las estimaciones cuantificables de pasivos de carácter corriente, respecto de
los cuales existe incertidumbre acerca de la cuantía y/o vencimiento. Los cuales son llevados según
la NICSP 25 “Beneficios a los Empleados”, registrando de forma mensual la proporción
correspondiente de los empleados próximos a pensionarse.
NOTA 23 SALDOS
NOMBRE CUENTA Periodo Actual
Periodo Anterior
%
Otros Pasivos a largo plazo 2.2.9
82
Ingresos a devengar a largo plazo SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior
%
2.2.9.01 Ingresos a devengar a largo plazo
Instrumentos derivados a pagar largo plazo SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior
%
2.2.9.02 Instrumentos derivados a pagar largo plazo
Pasivos a largo plazo sujetos a Depuración Contable SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior
%
2.2.9.99 Pasivos a largo plazo sujetos a Depuración Contable
REVELACION:
3 PATRIMONIO
3.1 PATRIMONIO PÚBLICO
NOTA 24 SALDOS
NOMBRE CUENTA Periodo Actual
Periodo Anterior
%
Capital 3.1.1 7,965,128.91 7,965,128.91 ---------------
Capital Inicial SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior
%
3.1.1.01 Capital Inicial 7,965,128.91 7,965,128.91 --------------
Incorporaciones al Capital SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior
%
3.1.1.02 Incorporaciones al Capital
83
Revelación:
Para el año 2014 se solicitó por medio del Oficio DCN-1542-2013 de fecha 18 de diciembre 2013, que se determinara el Patrimonio Inicial, el cual se puede ver reflejado a partir de los Estados Financieros de Enero 2014. El patrimonio inicial se determinó aplicando la fórmula establecida en el oficio antes citado, la cual consiste en: Total de Activos Fijos (tangibles e intangibles) al 31 de diciembre 2013 es igual al Capital Inicial. Y comunicado mediante oficio DAF-0282-2014 con fecha del 07 de febrero 2014, en el mes de noviembre 2014 se realiza un ajuste al Capital Inicial por incorporaciones y depreciaciones aplicadas a los activos, según como se indica la Pag 5 y 6 en su punto 3 y 4 con el fin de mantener el criterio de la formula antes mencionada.
NOTA 25 SALDOS
NOMBRE CUENTA Periodo Actual
Periodo Anterior
%
Transferencias de Capital 3.1.2 330,490.25 330,461.69 0.01%
Donaciones de Capital SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior
%
3.1.2.01 Donaciones de Capital 330,490.25 330,461.69
0.01%
Otras Transferencias de Capital SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior
%
3.1.2.99 Otras Transferencias de Capital
Justificar
Revelación:
Conformado por la capitalización de bienes entregados en donación por organismos internacionales y el Ministerio de Cultura y Juventud. La diferencia corresponde a la donación de un firmador digital por parte de la empresa Business Integrators Systems S.R.L.oficio DGAN-DG-AJ-95-2017
84
Cuadro de análisis de composición Capital Inicial
Fecha Entidad que aporta Sector Monto Documento Tipo de aporte
TOTAL
Indique claramente la metodología utilizada para cada importe registrado en la cuenta de Capital,
indicando el Capital Inicial, las Transferencias de Capital, con aumentos y disminuciones. La
justificación para cada uno de los aportes debe revelar su fundamento jurídico.
Fecha Tipo de aporte Fundamento Jurídico
NOTA 26 SALDOS
NOMBRE CUENTA Periodo Actual
Periodo Anterior
%
Reservas 3.1.3 6,510,091.09 6,510,091.09 -----------------
Revaluación de Bienes SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior
%
3.1.3.01 Revaluación de Bienes 6,510,091.09 6,510,091.09
---------------
85
Otras Reservas SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior
%
3.1.3.99 Otras Reservas
Justificar
Revelación:
Conformado por la revaluación de las obras de arte, de acuerdo al avalúo emitido por el Museo de Arte Costarricense. Igualmente, incluye un avalúo al terreno de la institución realizado en el mes de noviembre del 2008 por la Dirección General de Tributación del Ministerio de Hacienda, según informe de avalúo A.V. 471-2008.
NOTA 27 SALDOS
NOMBRE CUENTA Periodo Actual
Periodo Anterior
%
Variaciones no asignables a reservas 3.1.4
Diferencias de conversión de moneda extranjera SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior
%
3.1.4.01 Diferencias de conversión de moneda extranjera
Diferencias de Valor Razonable de activos financieros destinados a la venta SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior
%
3.1.4.02 Diferencias de Valor Razonable de activos financieros destinados a la venta
Diferencias de Valor Razonable de instrumentos financieros designados como cobertura SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior
%
3.1.4.03 Diferencias de Valor Razonable de instrumentos financieros designados como cobertura
Otras variaciones no asignables a reservas SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior
%
3.1.4.99 Otras variaciones no asignables a reservas
Justificar
86
REVELACION:
NOTA 28 SALDOS
NOMBRE CUENTA Periodo Actual
Periodo Anterior
%
Resultados Acumulados 3.1.5 -4,403,695.76 -4,405,005.70 -0.03%
Resultados Acumulados de ejercicios anteriores SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior
%
3.1.5.01 Resultados Acumulados de ejercicios anteriores -4,602,279.78 -4,662,009.79
-1%
Resultado del ejercicio SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior
%
3.1.5.02 Resultado del ejercicio 198,584.02 257,004-10
-29%
Revelación:
La diferencia mostrada en Resultados Acumulados de ejercicios anteriores es por ajustes realizados
en activos de años posteriores al actual. Por lo que el ajuste se realiza a esta cuenta.
La diferencia mostrada en resultados de ejercicio se debe a la diferencia que se da entre los
ingresos y gastos del periodo.
NOTA 29 SALDOS
NOMBRE CUENTA Periodo Actual
Periodo Anterior
%
Intereses Minoritarios- Participaciones en el Patrimonio Entidades Controladas
3.2.1
87
Intereses Minoritarios- Participaciones en el Patrimonio de Entidades del Sector Gobierno General SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior
%
3.2.1.01 Intereses Minoritarios- Participaciones en el Patrimonio de Entidades del Sector Gobierno General
Intereses Minoritarios- Participaciones en el Patrimonio de Empresas Públicas e Instituciones Públicas Financieras SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior
%
3.2.1.02 Intereses Minoritarios- Participaciones en el Patrimonio de Empresas Públicas e Instituciones Públicas Financieras
REVELACION:
NOTA 30 SALDOS
NOMBRE CUENTA Periodo Actual
Periodo Anterior
%
Intereses Minoritarios- Evolución 3.2.2
Intereses Minoritarios- Evolución por Reservas SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior
%
3.2.2.01 Intereses Minoritarios- Evolución por Reservas
Intereses Minoritarios- Evolución por variaciones no asignables a Reservas SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior
%
3.2.2.02 Intereses Minoritarios- Evolución por variaciones no asignables a Reservas
Intereses Minoritarios- Evolución por Resultados Acumulados SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior
%
3.2.2.03 Intereses Minoritarios- Evolución por Resultados Acumulados
88
Intereses Minoritarios- Evolución por Otros Componentes de Patrimonio SALDOS
Cuenta Nombre Periodo Actual Periodo Anterior
%
3.2.2.99 Intereses Minoritarios- Evolución por Otros Componentes de Patrimonio
REVELACION:
NOTAS ESTADO DE RENDIMIENTO FINANCIERO
4 INGRESOS 4.1 IMPUESTOS
NOTA 31 SALDOS
NOMBRE CUENTA Periodo Actual
Periodo Anterior
%
Impuesto sobre los ingresos, las utilidades y las ganancias de capital
4.1.1
REVELACION:
NOTA 32 SALDOS
NOMBRE CUENTA Periodo Actual
Periodo Anterior
%
Impuestos sobre la propiedad 4.1.2
REVELACION:
89
NOTA 33 SALDOS
NOMBRE CUENTA Periodo Actual
Periodo Anterior
%
Impuestos sobre bienes y servicios 4.1.3
REVELACION:
NOTA 34 SALDOS
NOMBRE CUENTA Periodo Actual
Periodo Anterior
%
Impuestos sobre el comercio exterior y transacciones internacionales
4.1.4
REVELACION:
NOTA 35 SALDOS
NOMBRE CUENTA Periodo Actual
Periodo Anterior
%
Otros impuestos 4.1.9
12,697.99 13,968.89 -10%
Justificar: Ingresos por venta de timbres del Archivo Nacional
Revelación:
4.1.9 OTROS IMPUESTOS
Son los ingresos por venta de los timbres del Archivo Nacional (en denominaciones de ¢5.00, ¢20.00, ¢100.00 y ¢200.00) por parte del Banco de Costa Rica y que son depositadas en la Cuenta de Bancaria de la Junta Administrativa del Archivo Nacional y cancelación de timbres propios a la presentación de índices por Internet de acuerdo al convenio firmado con la empresa MASTER LEX.
90
NOTA 36 SALDOS
NOMBRE CUENTA Periodo Actual
Periodo Anterior
%
Contribuciones a la seguridad social 4.2.1
REVELACION:
NOTA 37 SALDOS
NOMBRE CUENTA Periodo Actual
Periodo Anterior
%
Contribuciones sociales diversas 4.2.9
REVELACION:
NOTA 38 SALDOS
NOMBRE CUENTA Periodo Actual
Periodo Anterior
%
Multas y sanciones administrativas 4.3.1 --------------- 19,102.50 ----------------
Revelación:
4.3.1 MULTAS Y SANCIONES ADMINISTRATIVAS
Son los ingresos producto de la aplicación de multas por diferentes infracciones a disposiciones
de carácter jurídico u obligatorio. (Incumplimiento del contrato por parte del proveedor).
NOTA 39 SALDOS
NOMBRE CUENTA Periodo Actual
Periodo Anterior
%
Remates y confiscaciones de origen no tributario
4.3.2
REVELACION:
91
NOTA 40 SALDOS
NOMBRE CUENTA Periodo Actual
Periodo Anterior
%
Ventas de bienes y servicios 4.4.1 245,731.48 225,578.48 8%
Revelación:
4.4.1 VENTAS DE BIENES Y SERVICIOS
Esta cuenta está compuesto por:
La venta a las instituciones del Sistema Nacional de Archivos de cajas de cartón para almacenar documentos.
Congreso Archivístico, Cursos y Seminarios, entre otros. Encuadernación de los tomos de protocolos que los abogados depositan en
el Archivo Nacional para su custodia permanente. Digitalización de los tomos de protocolos que los Notarios depositan en el
Archivo Nacional. Venta de fotografías, publicaciones y restauración de documentos. Depósitos que realizan terceros a la cuenta del Archivo Nacional por
conceptos no especificados en las cuentas anteriores. Suscripciones al Servicio Index.
Concepto Monto
Matrículas y Cuotas 1,463.18
Servicio Encuadernación 4,900.19
Digitalización de Protocolo 61,044.52
Servicios Varios 9,570.72
Ingresos no específicos 0.01
Suscripción Index 168,752.86
245,731.48
NOTA 41 SALDOS
NOMBRE CUENTA Periodo Actual
Periodo Anterior
%
Derechos administrativos 4.4.2
REVELACION:
92
NOTA 42 SALDOS
NOMBRE CUENTA Periodo Actual
Periodo Anterior
%
Comisiones por préstamos 4.4.3
REVELACION:
NOTA 43 SALDOS
NOMBRE CUENTA Periodo Actual
Periodo Anterior
%
Resultados positivos por ventas de inversiones
4.4.4
REVELACION:
NOTA 44 SALDOS
NOMBRE CUENTA Periodo Actual
Periodo Anterior
%
Resultados positivos por ventas e intercambio de bienes
4.4.5
REVELACION:
NOTA 45 SALDOS
NOMBRE CUENTA Periodo Actual
Periodo Anterior
%
Resultados positivos por la recuperación de dinero mal acreditado de periodos anteriores
4.4.6
REVELACION:
93
NOTA 46 SALDOS
NOMBRE CUENTA Periodo Actual
Periodo Anterior
%
Rentas de inversiones y de colocación de efectivo
4.5.1
REVELACION:
NOTA 47 SALDOS
NOMBRE CUENTA Periodo Actual
Periodo Anterior
%
Alquileres y derechos sobre bienes 4.5.2 60.00 -------------- 100%
Revelación:
4.5.2 ALQUILERES Y DERECHOS SOBRE BIENES
Son los ingresos producto de las concesiones dada por el Archivo Nacional. Actualmente el servicio de fotocopiado en el Departamento de Archivo Notarial está dado en concesión a la empresa Calicentro.
NOTA 48 SALDOS
NOMBRE CUENTA Periodo Actual
Periodo Anterior
%
Otros ingresos a la propiedad 4.5.9
REVELACION:
94
NOTA 49 SALDOS
NOMBRE CUENTA Periodo Actual
Periodo Anterior
%
Transferencias Corrientes 4.6.1 621,014.30 668,644.15 -7,67%
Detalle de cuentas en relación al Ingreso por Transferencias Corrientes con otras Entidades Públicas
CODIGO INSTITUCIONAL NOMBRE DE LA ENTIDAD MONTO
11213 Ministerio de Cultura y Juventud
621,014.30
Revelación:
4.6.1 TRANSFERENCIAS CORRIENTES
Corresponde tanto a ingresos provenientes de la Transferencia que efectúa el Gobierno Central como compensación por la eliminación del Impuesto a las Chequeras como de recursos asignados por el Ministerio de Cultura y Juventud para financiar gastos de operación.
Concepto Monto
Transf. por eliminación impuesto de cks 13,650.00
Transf. de Gastos Ordinarios 607,364.30
621,014.30
NOTA 50 SALDOS
NOMBRE CUENTA Periodo Actual
Periodo Anterior
%
Transferencias de Capital 4.6.2
95
Detalle de cuentas en relación al Ingreso de Transferencias de Capital con otras Entidades Públicas
CODIGO INSTITUCIONAL NOMBRE DE LA ENTIDAD MONTO
REVELACION:
NOTA 51 SALDOS
NOMBRE CUENTA Periodo Actual
Periodo Anterior
%
Resultados positivos por tenencia y por exposición a la inflación
4.9.1 1,632.17 1,306.03
20%
Revelación:
4.9.1 RESULTADOS POSITIVOS POR TENENCIA Y POR EXPOSICIÓN A LA INFLACIÓN
Estos ingresos corresponden al aumento de valor del dólar con respecto al colón, esto para la cuenta en dólares que posee la Junta Administrativa del Archivo Nacional.
NOTA 52 SALDOS
NOMBRE CUENTA Periodo Actual
Periodo Anterior
%
Reversión de consumo de bienes 4.9.2
REVELACION:
96
NOTA 53 SALDOS
NOMBRE CUENTA Periodo Actual
Periodo Anterior
%
Reversión de pérdidas por deterioro y desvalorización de bienes
4.9.3
REVELACION:
NOTA 54 SALDOS
NOMBRE CUENTA Periodo Actual
Periodo Anterior
%
Recuperación de previsiones 4.9.4
REVELACION:
NOTA 55 SALDOS
NOMBRE CUENTA Periodo Actual
Periodo Anterior
%
Recuperación de provisiones y reservas técnicas
4.9.5 24.44 88.76
-263%
Revelación:
4.9.5 RECUPERACIÓN DE PROVISIONES Y RESERVAS TÉCNICAS
Corresponde al 2% de provisión aplicado a las cuentas por cobrar.
97
NOTA 56 SALDOS
NOMBRE CUENTA Periodo Actual
Periodo Anterior
%
Resultados positivos de inversiones patrimoniales y participación de los intereses minoritarios
4.9.6
REVELACION:
NOTA 57 SALDOS
NOMBRE CUENTA Periodo Actual
Periodo Anterior
%
Otros ingresos y resultados positivos 4.9.9 728.68 69.09 91%
Revelación:
(1) 4.9.9 OTROS INGRESOS Y RESULTADOS POSITIVOS
Comprenden los ingresos y resultados positivos devengados, derivados de transacciones y/o flujos económico-financieros que específicamente no sean atribuibles a los rubros anteriores.
5 GASTOS 5.1 GASTOS DE FUNCIONAMIENTO
NOTA 58 SALDOS
NOMBRE CUENTA Periodo Actual
Periodo Anterior %
Gastos en Personal 5.1.1 484,750.29 468,394.64 3%
98
Revelación:
5.1.1 GASTOS EN PERSONAL
Conjunto de cuentas que comprenden los gastos devengados, producto de la retribución por la prestación de servicios por parte del personal permanente y transitorio cuya relación se rige por las leyes laborales vigentes, sean de carácter ordinario o extraordinario, así como los accesorios en concepto de adicionales, incentivos derivados del salario, dietas, contribuciones y aportes sobre la nómina del personal, reconocimientos por extinción de la relación laboral, asistencia social y beneficios al personal y otras prestaciones sociales en general a cargo del ente. Se incluyen, entre otros, los gastos en concepto de:
- sueldos del personal permanente y transitorio; - dietas de los miembros de la Junta Administrativa del Archivo Nacional; - decimotercer mes de salario; - contribuciones al sistema de seguridad social; - aportes a fondos de pensiones y de capitalización; - prestaciones sociales a favor de funcionarios y empleados.
NOTA 59 SALDOS
NOMBRE CUENTA Periodo Actual
Periodo Anterior
%
Servicios 5.1.2 103,655.85 95,979.85 7%
Revelación:
5.1.2 SERVICIOS
Conjunto de cuentas que comprenden los gastos devengados para su funcionamiento, producto
de los servicios recibidos de carácter no personal, los destinados al mantenimiento,
conservación y reparación menor u ordinaria, preventiva y habitual de bienes de capital,
incluyendo asimismo los servicios básicos, etc. Se incluyen, entre otros, los gastos en concepto
de:
- alquileres y derechos sobre bienes;
- servicios básicos;
- servicios comerciales y financieros prestados al ente;
99
- servicios de gestión y apoyo;
- gastos de viaje y transporte;
- seguros, reaseguros y otras obligaciones;
- capacitación y protocolo;
- mantenimiento y reparación;
- servicios de regulación;
- gastos de oficinas.
NOTA 60 SALDOS
NOMBRE CUENTA Periodo Actual
Periodo Anterior
%
Materiales y Suministros consumidos 5.1.3 -2,267.34 9,570.52 522%
Revelación:
5.1.3 MATERIALES Y SUMINISTROS CONSUMIDOS
Conjunto de cuentas que comprenden los gastos devengados, producto del consumo de bienes,
sean adquiridos, transformados o producidos, durante el desarrollo normal de las actividades o
en cumplimiento de su cometido estatal. Se incluyen los útiles, materiales, artículos y suministros
cuya característica es su corta durabilidad, no obstante lo cual, sin embargo, se incluyen algunos
de mayor durabilidad, en razón de su bajo costo y de las dificultades que implica el control de
inventario.
NOTA 61 SALDOS
NOMBRE CUENTA Periodo Actual
Periodo Anterior
%
Consumo de bienes distintos de inventarios
5.1.4 73,842.86 76,853.53
-4%
100
Revelación:
5.1.4 CONSUMO DE BIENES DISTINTOS DE INVENTARIO
Conjunto de cuentas que comprenden los gastos devengados, en concepto de cargos periódicos
por depreciaciones de bienes, producto del desgaste o pérdida de valor y potencial de servicio o
de generación de beneficios económicos futuros, de carácter normal y progresivo de los mismos
o en función de su ritmo de explotación.
NOTA 62 SALDOS
NOMBRE CUENTA Periodo Actual
Periodo Anterior
%
Pérdidas por deterioro y desvalorización de bienes
5.1.5 ----------------- -----------------
----------------
REVELACION:
NOTA 63 SALDOS
NOMBRE CUENTA Periodo Actual
Periodo Anterior
%
Deterioro y pérdidas de inventarios 5.1.6
REVELACION:
NOTA 64 SALDOS
NOMBRE CUENTA Periodo Actual
Periodo Anterior
%
Deterioro de inversiones y cuentas a cobrar
5.1.7
REVELACION:
101
NOTA 65 SALDOS
NOMBRE CUENTA Periodo Actual
Periodo Anterior
%
Cargos por provisiones y reservas técnicas
5.1.8 7,473.98 14,013.57
-87%
Revelación
(1) 5.1.8 CARGOS POR PROVISIONES Y RESERVAS TÉCNICAS
Conjunto de cuentas que comprenden los resultados negativos devengados, derivados de
cargos por estimaciones de pasivos inciertos, cuya ocurrencia y conversión a deudas ciertas
sean altamente probables como es el caso de los cargos por litigios y demandas como el 2% de
provisión aplicado a las cuentas por cobrar, así como la provisión beneficio por terminación.
NOTA 66 SALDOS
NOMBRE CUENTA Periodo Actual
Periodo Anterior
%
Intereses sobre endeudamiento público
5.2.1
REVELACION:
NOTA 67 SALDOS
NOMBRE CUENTA Periodo Actual
Periodo Anterior
%
Otros gastos financieros 5.2.9
REVELACION:
102
NOTA 68 SALDOS
NOMBRE CUENTA Periodo Actual
Periodo Anterior
%
Costo de ventas de bienes y servicios 5.3.1
REVELACION:
NOTA 69 SALDOS
NOMBRE CUENTA Periodo Actual
Periodo Anterior
%
Resultados negativos por ventas de inversiones
5.3.2
REVELACION:
NOTA 70 SALDOS
NOMBRE CUENTA Periodo Actual
Periodo Anterior
%
Resultados negativos por ventas e intercambio de bienes
5.3.3
REVELACION:
NOTA 71 SALDOS
NOMBRE CUENTA Periodo Actual
Periodo Anterior
%
Transferencias Corrientes 5.4.1 12,884.72 6,701.99 48%
Detalle de cuentas en relación al Gasto de Transferencias Corrientes con otras Entidades Públicas
CODIGO INSTITUCIONAL NOMBRE DE LA ENTIDAD MONTO
103
Revelación
5.4.1. TRANSFERENCIAS CORRIENTES
Conjunto de cuentas que comprenden los gastos devengados, derivados de transferencias de
bienes y derechos y prestaciones de servicios, efectuadas a favor de personas, entes y órganos
del sector público, privado y externo, sin cargo de devolución ni contraprestación y que tienen
por finalidad la atención de gastos corrientes por parte de sus beneficiarios. Como es el caso de
prestaciones legales y transferencias a organismos internacionales.
NOTA 72 SALDOS
NOMBRE CUENTA Periodo Actual
Periodo Anterior
%
Transferencias de Capital 5.4.2
Detalle de cuentas en relación al Gasto de Transferencias de Capital con otras Entidades Públicas
CODIGO INSTITUCIONAL NOMBRE D ELA ENTIDAD MONTO
REVELACION:
NOTA 73 SALDOS
NOMBRE CUENTA Periodo Actual
Periodo Anterior
%
Resultados negativos por tenencia y por exposición a la inflación
5.9.1 2,892.58 237.22
92%
104
Revelación
5.9.1 RESULTADOS NEGATIVOS POR TENENCIA Y POR EXPOSICIÓN A LA INFLACIÓN
Estos gastos corresponden a la disminución de valor del dólar con respecto al colón, esto para la cuenta en dólares que posee la Junta Administrativa del Archivo Nacional.
NOTA 74 SALDOS
NOMBRE CUENTA Periodo Actual
Periodo Anterior
%
Resultados negativos de inversiones patrimoniales y participación de los intereses minoritarios
5.9.2
REVELACION:
NOTA 75 SALDOS
NOMBRE CUENTA Periodo Actual
Periodo Anterior
%
Otros gastos y resultados negativos 5.9.9 72.11 2.48 97%
Revelación 5.9.9 OTROS GASTOS Y RESULTADOS NEGATIVOS
Comprenden las salidas y resultados negativos devengados, derivados de
transacciones y/o flujos económico-financieros que específicamente no sean
atribuibles a los rubros anteriores.
NOTAS ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO
FLUJOS DE EFECTIVO DE LAS ACTIVIDADES DE OPERACIÓN
NOTA 76 SALDOS
RUBRO Periodo Actual Periodo Anterior %
Cobros 893,039.36 948,301.84 -6%
REVELACION:
105
NOTA 77 SALDOS
RUBRO Periodo Actual Periodo Anterior %
Pagos 974,297.04 830,693.26 15%
REVELACION:
FLUJOS DE EFECTIVO DE LAS ACTIVIDADES DE INVERSIÓN
NOTA 78 SALDOS
RUBRO Periodo Actual Periodo Anterior %
Cobros
REVELACION:
NOTA 79 SALDOS
RUBRO Periodo Actual Periodo Anterior %
Pagos 2,387.49 509.20 79%
REVELACION:
FLUJOS DE EFECTIVO DE LAS ACTIVIDADES DE FINANCIACIÓN
NOTA 80 SALDOS
RUBRO Periodo Actual Periodo Anterior %
Cobros
REVELACION:
106
NOTA 81 SALDOS
RUBRO Periodo Actual Periodo Anterior %
Pagos 9,438.49 8,279.47 12%
REVELACION:
NOTA 82 SALDOS
EFECTIVO Y EQUIVALENTES Periodo Actual Periodo Anterior %
862,752.78 2,152,102.16 -149.45%
NOTAS DEL ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO NETO
NOTA 83 SALDOS
RUBRO Periodo Actual Periodo Anterior %
SALDOS DEL PERIODO 10,402,014.50 10,400,676.00 0.01%
REVELACION:
Fundamento de cada una de las variaciones del periodo
Fecha Variación Cuenta Fundamento
107
NOTAS AL INFORME COMPARATIVO DE EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA CON DEVENGADO DE CONTABILIDAD
A efectos de cumplir con la integración del presupuesto y contabilidad, deberá formularse y
exponerse una conciliación entre los resultados contable y presupuestario.
Norma /
Política Concepto
Referencia
Norma Política
6 72 Compromisos no
devengados al cierre
RLAFRPP
Norma /
Política Concepto
Referencia
Norma Política
6 75 Conciliación RLAFRPP
NICSP N° 24,
Párrafo 52
DGCN
NOTA 84 SALDOS
RUBRO Periodo Actual Periodo Anterior %
SUPERAVIT / DEFICIT PRESUPUESTO
SUPERAVIT / DEFICIT CONTABILIDAD
REVELACION:
Revelación para conciliar la Ejecución Presupuestaria con Contabilidad
Cuenta Presupuesto Devengo Diferencia Justificación
108
NOTAS AL INFORME DEUDA PÚBLICA
NOTA 85 SALDOS
RUBRO Periodo Actual Periodo Anterior %
SALDO DE DEUDA PUBLICA
Fundamente los movimientos del periodo
Fecha Incrementos Disminuciones Fundamento
NOTAS INFORME ESTADO DE SITUACION Y EVOLUCION DE BIENES NO CONCECIONADOS Y CONCESIONADOS
Norma /
Política
Concepto Referencia
Norma Política
6 101 ESEB NICSP N° 17,
Párrafos 88 a 91 y 94.
NICSP Nº 31, Párrafos 117 a 119 y 123
DGCN
6 101 1 Exposición
saldo nulo
DGCN
109
NOTA 86 SALDOS
RUBRO Periodo Actual Periodo Anterior %
ACTIVOS GENERADORES DE EFECTIVO
ACTIVOS NO GENERADORES DE EFECTIVO
REVELACION:
NOTAS INFORME ESTADO POR SEGMENTOS
La información financiera por segmentos en Costa Rica se presentará con la clasificación de
funciones establecida en el Clasificador Funcional del Gasto para el Sector Público Costarricense.
Norma /
Política
Concepto Referencia
Norma Política
6 85 Definición de
segmento
NICSP N° 18,
Párrafo 9 y 12.
6 85 1 Segmentos para la
administración
financiera de Costa
Rica
DGCN
REVELACION ACLARATORIA:
110
NOTAS PARTICULARES Para efectos de revelación, la entidad utilizará este espacio para referirse a señalar políticas
particulares, transacciones y otros eventos que considere necesario para el complemento de la
información contable al cierre del periodo xxx.
Para el I trimestre del año 2018 no aplica.
Nosotros, Dennis Portuguez Cascante, CEDULA 3-332-277, Danilo Sanabria Vargas, CEDULA 1-
637-244, Nancy Blanco Borbón, CEDULA 2-591-928, en condición de encargados y custodios de la
información contable de esta institución, damos fe de que la preparación y presentación de los
estados financieros se realizó bajo los lineamientos, políticas y reglamentos establecidos por el ente
regulador.
Nombre y firma Nombre y firma Nombre y firma
Representante Legal Coordinador Unidad
Financiero Contable
Contador (a)
Sello: