Download - Novell GroupWise 6-RO
Șerban Ovidiu Florin
I.T. TRAINING PROGRAM
1
Novell Group Wise 6.5 Client . ( Mini curs )
1. GENERALITĂŢI
1.1. DESCHIDEREA PROGRAMULUI Group Wise 6.5 Client
1.2. ÎNCHIDEREA PROGRAMULUI GroupWise
2. ELEMENTELE ECRANULUI GroupWise.
2.1. COMPUNEREA ŞI TRIMITEREA MESAJELOR
2.2. SPELL CHECK ( VERIFICAREA ORTOGRAFICA )
2.3. SEND OPTIONS
2.4. CITIREA UNUI MESAJ
2.5. RĂSPUNSUL LA MESAJELE PRIMITE PRIN E-MAIL ( Reply to..)
2.6. ÎNAINTAREA MESAJELOR ( Forward )
2.7. ADĂUGAREA UNEI SEMNĂTURI
2.8. ŞTERGEREA MESAJELOR
2.9. CĂUTAREA UNUI MESAJ
2.10 CREAREA UNUI FILRU
2.11 SCHIMBAREA PAROLEI
3. REGULI
3.1. CREAREA UNEI REGULI
3.2. ŞTERGEREA UNEI REGULI
3.3. SCHIMBAREA UNEI REGULI
4. PLANIFICAREA UNEI SEDINTE
4.1 COMPUNEREA ŞI TRIMITEREA UNEI SEDINTE
4.2 RASPUNSUL LA O CONVOCARE LA SEDINTA
5. ARHIVAREA ARTICOLELOR
5.1 ARHIVAREA AUTOMATĂ
5.2 ARHIVAREA MANUALĂ
5.3 RECUPERAREA FIŞIERELOR ARHIVATE
6. CALENDARUL
6.1. GENERALITĂŢI
6.1.1. DESCHIDEREA CALENDARULUI
6.1.2. DEPLASAREA ÎN CALENDAR
6.2. ACTIVITĂŢI PERSONALE
6.2.1. STABILIREA UNEI ACTIVITĂŢI PERSONALE
6.2.3. PLANIFICAREA ACTIVITĂTILOR PERSONALE PERIODICE
Șerban Ovidiu Florin
I.T. TRAINING PROGRAM
2
1. GENERALITĂŢI
Group Wise 6.5 Client este un program de gestionare a informaţiilor personale.
Rolul principal al acestui program este acela de a transmite şi recepţiona mesajele de e-mail (poşta
electronică) dar poate avea şi alte roluri:
- Se poate realiza o agendă personală cu persoane de contact
- Se poate crea o listă cu probleme de rezolvat
- Se pot stabili întâlniri şi şedinţe.
- Se pot partaja fisiere.
Conceptul de e-mail semnifică, de fapt, un mod de comunicare, un mod de a transmite şi primi mesaje între
calculatoare, un mod care evită tradiţionalul oficiu poştal de aceea se mai numeşte şi poşta electronică.
1.1. DESCHIDEREA PROGRAMULUI Group Wise 6.5 Client
Există mai multe variante:
- Se efectuează dublu click pe pictograma programului aflată pe desktop
sau
- Se apasă butonul START şi din meniul PROGRAMS -> Novell GroupWise se alege opţiunea GroupWise.
- Se va introduce User ID si Password pentru autentificare la Group Wise 6.5 Client.
1.2. ÎNCHIDEREA PROGRAMULUI GroupWise
- Pentru închiderea programului se efectuează click pe butonul de închidere al ferestrei
sau
- Din meniul FILE se alege opţiunea Exit.
Șerban Ovidiu Florin
I.T. TRAINING PROGRAM
3
2. ELEMENTELE ECRANULUI GroupWise
La deschiderea programului se vede:
- Fereastra GroupWise împărţită în cinci sectiuni: Toolbar, Folder List Box Header, Item List Box Header,
Context Sensitive Toolbar, QuickViewer.
A) Toolbar:
Oferă acces rapid la instrumente.
Pentru a include instrumentele de care aveţi nevoie faceţi clic dreapta pe bara de instrumente şi alegeţi
Personalizare “Customize Toolbar...”
B) Folder and Item List Headers:
Acces rapid la cutia postala, folderele partajate, Contacte, Documente ,
C) Item List Box Header
Ofera acces rapid pentru a vizualiza lista de mesaje.
D) QuickViewer:
Afişează conţinutul unui element selectat.
E) Context Sensitive Toolbar:
Acces la instrumentele sectiuni QuickViewer
Șerban Ovidiu Florin
I.T. TRAINING PROGRAM
4
Folder List Box:
Mailbox - Toate mesajele,
notificarile sosite sunt introduse
în cutia dvs. poştală .
Sent Items - Aici sunt pastrate
copii a mesajelor trimise
Contacts – Acess direct la
Address Books
Calendar - Deschide calendarul
dvs. Afişeaza toate articolele
pentru ziua, saptamana, sau lună.
Documents – Contine
documentele dumneavoastra sau
fisere partajate.
Work in Progress – Puteti pune in
acest dosar mesajele care le-ati
început si vreti sa le terminati mai
tarziu
Cabinet - Locatie pentru crearea de
dosare personale sau dosare
partajate.
Shared Folder – Dosar partajat cu
alt utilizator.
Personal Folder – Dosar creat
pentru a stoca şi organiza meaje
Trash – Cos de gunoi
Primary Toolbar:
Acces rapid şi simplu la cele mai utilizate instrumente.
A - Deschidere Agendă
B - Afişarea Proprietăţilor elementului selectat
C - Imprima GroupWise Calendar
D - Găsiţi orice element din GroupWise (Ctrl + F)
E - Creaţi şi trimiteţi un mesaj nou (Ctrl + M)
F - Creaţi şi trimiteţi o noua intalnire (Ctrl + Shift + O)
G - Creaţi şi trimiteţi o sarcina unui utilizator din GroupWise (Ctrl + Shift + T)
H - Vizualizarea mesajelor cu QuickViewer.
I - Vizualizarea discutilor.
K - Deschide groupwise Calendar .
Șerban Ovidiu Florin
I.T. TRAINING PROGRAM
5
2.1. COMPUNEREA ŞI TRIMITEREA MESAJELOR
A)
B)
- Se selectează File -> New -> Mail (Ctrl + M ) (A)
sau se execută click pe butonul New Mail de pe bara
de instrumente (B).
- În fereastra care apare se va introduce in caseta de
text To adresa de e-mail a persoanei căreia se doreşte
să i se trimită mesajul; dacă se lucrează într-o reţea şi
se execută click pe butonul Adress va afişa Agenda
unde se pot vedea toate adresele de e-mail de pe
serverul GroupWise.
- În caseta Cc, facultativ, se poate scrie adresa cui se
doreşte să se trimită mesajul doar pentru informare.
- În caseta Bc, facultativ, se poate scrie adresa acelor
persoane care trebuie să aibă cunoştinţă despre mesaj
fără ca persoanele din câmpurile To şi Cc să ştie că
au fost inştiinţate şi acestea.
- În caseta SUBJECT se scrie subiectul mesajului
transmis.
- Se execută click în zona Message şi se introduce
textul propriu zis al mesajului.
Pentru transmiterea mesajului există trei opţiuni:
- Din meniul Actions se selectează opţiunea SEND.
- Din bara de instrumente se apasă SEND.
- Se apasă combinaţia de taste Alt +D
Adaugarea atasamentelor.
- Pentru a ataşa fişiere, faceţi clic pe pictograma de
pe Bara de instrumente şi selectaţi fişierele pentru a
fi ataşate; faceţi clic pe OK.
Repetaţi până când toate fişierele au fost ataşate
Se poate folosi si metoda “Drag and drop”(Fisierle se
trag cu mouse-ul in fereastra Mail To: ).
Fişierele ataşate apar în fereastra Atasament.
Șerban Ovidiu Florin
I.T. TRAINING PROGRAM
6
Mail To:
1 Send Options: Acces rapid la “Send Options”.
2. TO: Destinatar.
3.Message: Mesaj text .
4.Attach: Adauga atasament.
5. Save: Salveaza mesajul in Work In Progress pentru a putea fi editat sau trimis mai tarziu.
6. HTML: Scrieţi mesaje folosind HTML, permite grafica .
7. SpellCheck: Verificarea ortografiei mesajului dvs.
8. CC: Copie.
9. Send: Trimite mesajul.
10. BC: Copie ascunsa.
11. Cancel: Anularea mesajului.
12. Adress: Acces rapid la agenda.
13. Subject: Subiectul mesajului.
2.2. SPELL CHECK ( VERIFICAREA ORTOGRAFICA )
- În mesajul deschis se selectează meniul Tools apoi SpellCheck. Această facilitate
este valabilă numai în funcţie de dicţionarul instalat de administratorul de sistem. Dacă programul de
verificare găseşte un cuvânt greşit va afişa o casetă de dialog.
Șerban Ovidiu Florin
I.T. TRAINING PROGRAM
7
2.3. SEND OPTIONS 1) În timp ce creati un nou mesaj, faceţi clic pe fila “Send Options”.
2) Selectaţi opţiunea dorită.
3) La terminarea compunerii mesajului dvs. şi faceţi clic pe “Send”.
Category – Clasifica mesajul trimis.
Priority – Seteaza nivelu de prioritate a
mesajului
- HIGH – ridicat
- STANDARD - normal
- LOW – scăzut
Classification - Informan destinatari cu privire
la natura mesajului.
Status Tracking - Definiţi informaţii care sunt
raportate în directoru Sent Items.
Security - Activaţi Criptarea semnăturilor
digitale pentru acest mesaj.
Reply Requested – Solicită un răspuns.
Expiration Date - Elimină mesajul de la
destinatar după o perioadă de timp definită.
Delay Delivery. – Trimite mesajul in perioada
de timp definita.
Șerban Ovidiu Florin
I.T. TRAINING PROGRAM
8
2.4. CITIREA UNUI MESAJ
Se execută click pe mesaj şi conţinutul său va apărea în panoul QuickViewer sau
Se execută dublu click pe mesajul respectiv sau click dreapta Open.
Pentru a citi urmatorul mesaj sau pe cel precedent se execută click pe butonul Actions -> Open Next
respectiv Actions -> Open Previous.
Șerban Ovidiu Florin
I.T. TRAINING PROGRAM
9
2.5. RĂSPUNSUL LA MESAJELE PRIMITE PRIN E-MAIL ( Reply to..) Etape:
- Se selectează mesajul în fereastra Mailbox şi se execută click pe butonul Reply de pe bara de instrumente.
- Veti fi intrebat daca doriti sa trimiteti mesajul la expeditor (Reply to sender) sau să li se răspundă tuturor
daca mesajul a fost trimis si altor persoane. (Reply to all).
- Va apărea caseta Mail To: cu mesajul original în zona textului de mesaj şi cu destinatarul mesajului de
răspuns deja completat.
- Se scrie răspunsul dorit acolo unde se află deja punctul de inserare.
- Când s-a terminat de introdus textul executăm click pe butonul Send.
2.6. ÎNAINTAREA MESAJELOR ( Forward )
Această opţiune se utilizează atunci când se doreşte retransmiterea unui mesaj de la o persoană către o altă
persoană interesată.
Etape:
- Se selectează sau se deschide mesajul dorit şi se alege din meniul Action opţiunea Forward sau se execută
click pe butonul Forward .
- În fereastra Mail To: care apare, în caseta de text To: se introduc numele persoanelor cărora se
doreşte să li se înainteze mesajul .
- În zona de mesaj a ferestrei se pot edita comentariile personale..
- Se apasă butonul SEND.
Șerban Ovidiu Florin
I.T. TRAINING PROGRAM
10
2.7. ADĂUGAREA UNEI SEMNĂTURI
Pentru a adăuga automat la sfârşitul mesajelor datele personale cu numele persoanelor, funcţia, numele sau
divizia companiei se poate crea o semnătură electronica.
Etape:
-Pentru crearea unei semnături se selectează din meniul TOOLS opţiunea OPTIONS.
-Din caseta de dialog OPTIONS se selectează eticheta Environment.
-Se execută click pe butonul Signature si se bifeaza casuta Signature.
-Se va introduce semnatura.
-Daca doriti ca semnatura se fie adaugata automat la fiecare mesaj se bifeaza “Automatically add” daca se
bifeaza “Prompt before adding” veti fi intrebat daca doriti sa atasati semnatura mesajului cand apasati
butonul SEND.
Șerban Ovidiu Florin
I.T. TRAINING PROGRAM
11
2.8. ŞTERGEREA MESAJELOR
- Pentru ştergerea unui mesaj se selectează mesajul şi se deschide meniul Edit opţiunea Delete sau se
execută click pe butonul Delete de la tastatura.
- În cazul în care se doreşte să se şteargă mai multe mesaje se ţine tasta CTRL apăsată în timp ce
se execută click pe fiecare din ele.
- Mesajele şterse astfel nu au fost şterse definitiv, ci au fost mutate in dosarul Trash de unde pot fi şterse în
mod definitiv.
- Recuperarea mesajelor şterse se poate face tot din dosarul Trash trăgându-le pur şi simplu într-unul din
dosarele componente ale GW sau click dreapta -> Undelete, mesajul va fi mutat automat inapoi in locatia de
unde a fost sters.
2.9. CĂUTAREA UNUI MESAJ
Etape:
- Pentru căutarea unui mesaj, fiind în Mailbox, se apasă pictograma Find.. din bara de instrumente sau, din
meniul Tools se alege opţiunea Find (CTRL+F).
- Se va afişa o căsuţă de dialog în care se pot selecta criteriile de căutare dorite (cuvinte, de la cine este
mesajul, cui a fost trimis mesajul).
- Prin apăsarea butonului OK se vor afişa rezultatele căutării.
Șerban Ovidiu Florin
I.T. TRAINING PROGRAM
12
2.10 CREAREA UNUI FILRU
Etape:
- Pentru a crea un filtru se apasa pictograma Filter din bara de instrumente (Fig.A) sau din meniu
View -> Filter -> Edit/Create. (Fig.B).
A)
B)
- Se va afişa o căsuţă de dialog în care se pot selecta criteriile de filtrare dorite (cuvinte, de la cine este
mesajul, cui a fost trimis mesajul).
- Prin apăsarea butonului OK se vor afişa rezultatele filtrarii
- Pentru a curata filtru se apasa pe pictograma Filter si se selecteaza Clear Filter.
Șerban Ovidiu Florin
I.T. TRAINING PROGRAM
13
2.11 SCHIMBAREA PAROLEI
Pentru a schimba parola contului dumneavoastra de GW se selectează din meniul TOOLS opţiunea
OPTIONS.
-Din caseta de dialog OPTIONS se selectează eticheta Security.
-Se va introduce vechia parola curenta in casuta “Old password” si parola noua in casuta “New password” si
“Confirm new password”.
- Se apasă butonul OK.
Șerban Ovidiu Florin
I.T. TRAINING PROGRAM
14
3. REGULI
Regulile sunt seturi de condiţii (cum ar fi o anumită adresă de e-mail sau un anumit conţinut al mesajului)
care se identifică in vederea mutării, ştergerii sau gestionării mesajelor de e-mail primite.
Regulile care se creează pentru organizarea mesajelor se pot referi la expeditor, la destinatar, la subiectul
mesajului sau la textul mesajului.
3.1. CREAREA UNEI REGULI
Etape:
- În meniul Tools se selectează opţiunea Rules.
- Se apasă New.
- In fereastra care apare se specifică condiţiile pe care trebuie să le îndeplinească mesajul.
- În partea de jos a casetei de dialog se pot specifica alte opţiuni prin bifarea căsuţelor dorite.
- Se salveaza regula.
3.2. ŞTERGEREA UNEI REGULI
Etape:
- Din meniul TOOLS se selectează opţiunea Rules.
- În fereastra Rules se selectează regula care se doreşte a fi ştearsă.
- Se apasă Delete.
3.3. SCHIMBAREA UNEI REGULI
Etape:
- Din meniul TOOLS se selectează Rules.
- Se selectează regula din fereastra Rules.
- Se apasă butonul Edit.
- Acum se pot face schimbările dorite.
Șerban Ovidiu Florin
I.T. TRAINING PROGRAM
15
4. PLANIFICAREA UNEI SEDINTE
GroupWise oferă posibilitatea planificării datei şi orei unei şedinţe, identificarea subiectului, invitarea
altor persoane şi identificarea resurselor de care este nevoie pentru desfăşurarea şedinţei.
4.1 COMPUNEREA ŞI TRIMITEREA UNEI SEDINTE ( Appointment )
Fig. A
Fig. B
Fig. C
Fig. D
- Se selectează File -> New -> Appointment (Ctrl + Shift
+ A ) (Fig. A) sau se execută click pe butonul New App de
pe bara de instrumente (Fig. B).
- În fereastra care apare (Fig. C )se va introduce in caseta
de text To adresa de e-mail a persoanei căreia se doreşte să
i se trimită mesajul; dacă se lucrează într-o reţea şi se
execută click pe butonul Adress va afişa Agenda unde se
pot vedea toate adresele de e-mail de pe serverul
GroupWise. Se poate verifica daca persoana cu care aveti
intalnire nu este ocupata selectand butonul Busy si
vizualizand intervalul de timp in care este disponibil
(Fig. D).
- În caseta Cc, facultativ, se poate scrie adresa cui se
doreşte să se trimită mesajul doar pentru informare.
- În caseta Bc, facultativ, se poate scrie adresa acelor
persoane care trebuie să aibă cunoştinţă despre mesaj fără
ca persoanele din câmpurile To şi Cc să ştie că au fost
inştiinţate şi acestea.
- In caseta Place se va introduce locul intalniri.
- Data intalniri se va selecta din calendarul care se afla in
caseta Start date: (Fig. E) precum si durata intalniri.
- În caseta SUBJECT se scrie subiectul mesajului
transmis.
- Se execută click în zona Message şi se introduce textul
propriu zis al mesajului.
Pentru transmiterea mesajului există trei opţiuni:
- Din meniul Actions se selectează opţiunea SEND.
- Din bara de instrumente se apasă SEND.
- Se apasă combinaţia de taste Alt +D
Adaugarea atasamentelor.
- Pentru a ataşa fişiere, faceţi clic pe pictograma de pe
Bara de instrumente şi selectaţi fişierele pentru a fi
ataşate; faceţi clic pe OK.
Repetaţi până când toate fişierele au fost ataşate
Se poate folosi si metoda “Drag and drop”(Fisierle se trag
cu mouse-ul in fereastra Appointment To: ).
Fişierele ataşate apar în fereastra Atasament
Fig. E
Șerban Ovidiu Florin
I.T. TRAINING PROGRAM
16
4.2 RASPUNSUL LA O CONVOCARE LA SEDINTA
A)
B)
- Se execută click pe mesaj şi conţinutul său va apărea în
panoul QuickViewer sau se execută dublu click pe
mesajul respectiv sau click dreapta Open, În fereastra care
apare (B) se execută click pe butonul cu răspunsul
adecvat: ACCEPT, DECLINE.
Șerban Ovidiu Florin
I.T. TRAINING PROGRAM
17
5. ARHIVAREA ARTICOLELOR
În GroupWise se poate stabili o opţiune de arhivare automată periodică a mesajelor e-mail în fişiere. Mai
concret mesajele e-mail sunt comprimate şi salvate într-un fişier care poate fi transferat pe un CD pentru
păstrarea în siguranţă.
-Pentru a seta locatia arhivei contului dumneavoastra de GW se selectează din meniul TOOLS opţiunea
OPTIONS.
-Din caseta de dialog OPTIONS se selectează eticheta Environment.
-In caseta de dialog Environment se va selecta locatia arhivei .
Șerban Ovidiu Florin
I.T. TRAINING PROGRAM
18
5.1 ARHIVAREA AUTOMATĂ
- Din meniul Tools se selectează opţiunea Options.
- În caseta care apare se execută click pe eticheta Environment.
- Se execută click pe butonul Cleanup si se va selecta Auto-archive after: si perioada in zile.
5.2 ARHIVAREA MANUALĂ
- Din meniul Tools se selectează opţiunea Options.
- În caseta care apare se execută click pe eticheta Environment.
- Se execută click pe butonul Cleanup si se va selecta Manual delete and archive.
-In acest caz toate articolele trebuie arhivate manual.
-Faceti clic dreapta pe articolul dorit selectand butonul Move to Archive si articolul va fi mutat in arhiva.
Șerban Ovidiu Florin
I.T. TRAINING PROGRAM
19
5.3 RECUPERAREA SI VIZUALIZAREA FIŞIERELOR ARHIVATE
- Pentru a recupera si vizualiza articolele arhivate se va deschide arhiva din meniul File se selecteaza Open
Archive.
- Faceti clic dreapta pe articolul dorit selectand butonul Move to Archive si articolul va fi mutat in casuta de
e-mail .
- Pentru a va intoarce inapoi in casuta de e-mail din meniul File se va selecta Open Archive.
Șerban Ovidiu Florin
I.T. TRAINING PROGRAM
20
6. CALENDARUL
6.1. GENERALITĂŢI
Componenta CALENDAR din GroupWise permite ţinerea unei evidenţe a activităţilor personale, a
şedinţelor de lucru, permite programarea lor şi, de asemenea, Calendarul ne poate reaminti de activităţile şi
sarcinile zilnice sau săptămânale.
6.1.1. DESCHIDEREA CALENDARULUI Etape:
-Pentru deschiderea calendarului se execută click pe pictograma CALENDAR de pe bara Toolbar sau se selectează
dosarul Calendar din Folder List Box. - In centru ferestrei calendarului se află panoul cu activitaţi personale (Appointments:) împărţit în intervale de jumătate de oră.
- In mod implicit GroupWise afişează agenda personală pe ziua în curs.
- In partea stanga se află panoul de stabilire a datei care afişează calendare pentru luna în curs şi luna următoare. - În colţul din dreapta-jos se află o versiune prescurtată a listei gestionată de componenta Task conţinând activităţile de indeplinit numită Tasks.
.
6.1.2. DEPLASAREA ÎN CALENDAR
Etape:
-Se parcurge panoul Appointments: ca să se vizualizeze ora unei activităţi.
-In panoul lunar deplasarea se poate face înainte sau înapoi cu câte o lună executând click pe săgeţile
aflate la stâga şi la dreapta lunilor.
Șerban Ovidiu Florin
I.T. TRAINING PROGRAM
21
-In panoul lunar al calendarului se execută click pe o dată pentru a afişa acea dată în panoul de planificare.
-Ca să se adauge o sarcină în lista Task se execută click în locul unde dorim sa facem o sedinta.
-O navigare uşoară poate fi făcută prin apăsarea butoanelor DAY, WEEK, MONTH aflate pe bara de meniu
standard sau folosind butonul Go to Today.
6.2. ACTIVITĂŢI PERSONALE
6.2.1. STABILIREA UNEI ACTIVITĂŢI PERSONALE
Etape:
-Cu ajutorul Calendarului se poate stabili o activitate în orice zi, lună sau an.
-Pentru aceasta în panoul lunar al calendarului se selectează luna şi ziua pentru care se doreşte să se
stabilească activitatea personală.
-Se introduce in fereastra Posted Appointment subiectul activităţii în caseta de text Subject:. -In caseta de text Place: se introduce locul activităţii
-Se introduce data în caseta Start date. -Din lista derulantă Time Input se selectează durata care se vrea să se afişeze ora planificatã din calendar.
-In caseta de text din partea inferioară se introduce orice text se doreşte.
-Se execută click pe Post pentru a reveni în calendar
Șerban Ovidiu Florin
I.T. TRAINING PROGRAM
22
6.2.3. PLANIFICAREA ACTIVITĂTILOR PERSONALE PERIODICE
Dacă trebuie să se efectueze periodic o activitate personală (săptămânal, lunar), în loc să se planifice
această activitate mereu, se poate programa ca activitate periodică.
Etape:
- Din ferestra calendarulul Start date: se efectuează dublu click pe Select Recurring…
- Se va efectua dublu click pe data in care se va mai dori sa se anunte activitatea personala.