Nowa instrukcja
kancelaryjna
Najważniejsze zagadnienia w świetle przekazywanych do MSWiA pytań i wątpliwości
przygotował Kazimierz Schmidt,
Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji
Białystok 2011-04-07
Struktura
• Rozporządzenie i jego załączniki
(dlaczego taki układ)
• Uzasadnienie
Czego tu nie będzie
• Omawiania wykazów akt, ponieważ
stanowią one odrębne załączniki do
rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w
sprawie instrukcji kancelaryjnej,
jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz
instrukcji w sprawie organizacji i zakresu
działania archiwów zakładowych (Dz.U. z
2011 nr 14 poz. 67)
Szybki przegląd problemów czyli co
często wyjaśniano
• Sprawa może zawierać tylko jedno pismo,
• Można napisać pismo do innej komórki, które nie jest oznaczone znakiem sprawy
• Archiwista nie musi być pracownikiem archiwum zakładowego,
• „Komórka organizacyjna” to część naszego urzędu, a nie innego
• Rejestr korespondencji był obowiązkiem wynikającym także z poprzedniej instrukcji
• To podmiot jako całość ma być sprawny i dobrze poinformowany, a nie poszczególne jego wydziały
co wyjaśniano 2
• Oznaczenie komórki organizacyjnej w znaku sprawy może być: ABC, AB-C, a-bc, kopytko, ko-pytko
• Ale nie może być: A.bc, AB:c
• W znaku sprawy nie może występować inne oznaczenie niż to określono w rozporządzeniu.
• W szczególności nie staramy się „wepchnąć” do znaku sprawy oznaczenia rodzaju pisma (np. decyzja, postanowienie, zawiadomienie) podziału terytorialnego, czy nawet rodziny której udziela się pomocy…
• PESEL nie zawiera informacji o kolorze oczu czy numerze buta, a kod kreskowy na proszku do prania nie zawiera jego nazwy.
Jeszcze o znaku sprawy
• Jeśli wyjaśnianie, że nie ma powodu aby do znaku sprawy „wpychać” dodatkowe informacje o tej sprawie lub piśmie w sprawie to należy przyjąć, to co jest … obowiązujące
• Ciekawostka: nie uregulowano sposobu numerowania protokołów z posiedzeń rady, nie wskazano sposobu numerowania uchwał, nie ustalono wzoru teczki, wzorów pieczęci i zasad ich używania… i to też okazało się problemem
co wyjaśniano 3
• Samorządowa jednostka organizacyjna to nie jest komórka organizacyjna urzędu
• Nie można było rozporządzeniem umożliwić delegowania uprawnień w dół (jak było poprzednio)
• Zeskanowane papiery nie muszą być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym i znacznikiem czasu,
• Pieczęć wpływu to może być także nadruk
• To nie nieprawidłowa pieczęć może być powodem braków formalnych decyzji tylko nieprawidłowe oznaczenie organu.
co wyjaśniano 4
• Kwestie techniczne nie są przedmiotem rozporządzenia, Na przykład w jaki sposób zapewnić stały i skuteczny dostęp do akt spraw, albo jak zrobić aby celowa zmiana (nie poprawka pomyłki) – nazwy komórki organizacyjnej
– nazwy pozycji wykazu akt
– symbolu komórki organizacyjnej
– nazwiska lub stanowiska pracownika
nie powodowały rozpropagowania takich zmian w już istniejącej dokumentacji.
Ale to nie znaczy żeby system pozwalał na … fałszowanie już wytworzonej dokumentacji
co wyjaśniano 5• Warto się kilka razy zastanowić czy… warto
rozbudowywać wykaz akt
• Tworzenie dodatkowego podziału spraw dla celów wyszukiwawczych i sprawozdawczych wg podmiotu lub przedmiotu nie musi być realizowane ani przez rozbudowę wykazu akt ani przez tworzenie podteczek
• W różnych przepisach wskazuje się na różne rodzaje podpisu elektronicznego w jeszcze innych przepisach wymaga się stosowania określonych rodzajów podpisu elektronicznego. Instrukcja kancelaryjna nie jest zatem właściwym miejscem aby to regulować.
• klasy 0114 i 0717 zostały celowo usunięte.
licznie ujawniona potrzeba rozbudowy wykazu akt oznacza osiągnięcie ważnego celu: nigdy jeszcze tak poważnie nie analizowano potrzeb w tym zakresie
Ważna deklaracja
• Nowa instrukcja kancelaryjna jest tylko elementem większej ilości potrzebnych działań mających umożliwić usprawnienie działania administracji. Nie może zastąpić innych przepisów, które często wymuszają tworzenie akt tradycyjnych.
• Jeśli istnieją przepisy szczegółowe wymagające tworzenia czegoś „pisemnie” „w formie pisemnej” lub „na piśmie” to zdecydowana większość prawników odpowie, że to znaczy że nie może być za pomocą „pism w formie elektronicznej”.
• Jeśli istnieją przepisy wymagające podpisania czegoś ale bez dopisku „elektronicznie” to całkiem sporo prawników odpowie że to znaczy że nie może być podpisane elektronicznie.. .choćby ustawa o podpisie elektronicznym zrównywała podpis bezpieczny z odręcznym.
też mi się nie podoba się skład
chronologiczny…
• Ale na tym etapie nie można było wymyślić
niczego innego. Jest potrzebny na papiery, które
muszą być i nic nie można na to poradzić za
pomocą rozporządzenia w sprawie IK.
• Aby w ogóle można było zacząć (i pokazać że
można) inaczej.
• Oby zaglądać do niego jak najrzadziej
• Jest jeszcze skład nośników…
Uwaga!
Nie ma zgody na hybrydy typu akta elektroniczne stanowiące część tej samej sprawy osobno, a papierowe osobno – i to
bez żadnych powiązań
Wskazanie gdzie znajdują się akta sprawy dla danej pozycji wykazu akt może mieć ważne
formalne znaczenie w przypadku gdy mamy i papiery w tradycyjnej teczce i dokumenty
elektroniczne w EZD.
Są tacy co dublują akta spraw prowadząc je równolegle – które są ważne i stanowią
dowód jeśli się różnią?
EZD czy tradycyjnie?Ważne:
• można wskazać EZD i wyjątki na papierze
• można też wskazać papier i wyjątki w EZD
--------------------------
• Przykład kontroli wewnętrznej (1712 (1612)) czyli czy musimy tworzyć papiery sami dla siebie? – protokół, który podpisują inspektor i kierownik
kontrolowanej jednostki (a tam „podpis i pieczątka kontrolowanego”)
– kierownik jednostki kontrolowanej lub jego zastępca może odmówić podpisania protokołu, składając w ciągu trzech dni od daty jego otrzymania pisemne wyjaśnienie co do przyczyn tej odmowy
– jeśli w Polsce pisemnie = na papierze to najlepsza instrukcja kancelaryjna nie pomoże na tego typu przepisy
EZD czy tradycyjnie 2
• Organ odwoławczy (sąd) zażądają
akt sprawy na papierze
to może: „takich nie mamy ale
możemy dla Was wyeksportować w
paczce archiwalnej”)
• O oprogramowaniu do przeglądania
paczki archiwalnej
Oprogramowanie do odczytywania
paczki archiwalnej (pokaz możliwości)
EZD czy tradycyjnie 3• Generalna zasada art. 6.1 ustawy: „[podmioty]
obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą powstającej w nich dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw”
• Jeśli zatem załatwianie spraw przebiegało w EZD to na podstawie przepisów ustawy możemy wykazać, że dokumentacja załatwiania spraw jest elektroniczna.
EZD czy tradycyjnie 4
• Jak - skoro niektóre dokumenty muszą być „pisemne”? Tu przychodzi z pomocą skład chronologiczny. Papiery są w składzie a akta załatwiania sprawy w EZD.
• Jak to możliwe? Bo my załatwialiśmy sprawę w oparciu o odwzorowania cyfrowe, co zgodnie z instrukcją kancelaryjną wolno nam było zrobić. Ponadto trudno nie mieć zaufania do czegoś co się samemu zrobiło i to w ramach określonej, powtarzalnej procedury
EZD czy tradycyjnie -
podsumowanie
• To czy dla danej pozycji wykazu akt (nie komórki!) wskazać EZD zależy nie tylko od czynników zewnętrznych. Istotne jest przede wszystkim czy wszyscy pracownicy tego chcą i czy są do tego przygotowani.
• Dlatego decyduje o tym kierownik podmiotu.
• Jeśli bowiem zdarzy się w procesie załatwiania sprawy choć jeden pracownik „nie używający komputera” to trzeba przed nim postawić drukarkę a za nim skaner…
• To tak jakby w sztafecie 4x400 jeden z biegaczy miał akurat nogę w gipsie…
Ważniejsze definicje
• dokument elektroniczny – warto jeszcze raz dokładnie przestudiować (na gruncie ustawy archiwalnej to nie „zapisany nośnik” tylko dane na nośniku)
• odwzorcowanie cyfrowe a naturalny dokument elektroniczny (jakoś trzeba to odróżniać)
• sprawa i akta sprawy (sprawa to nie tylko zakres postępowania administracyjnego, sprawa to może być także przyjęcie do wiadomości).
• Metadane - zrozumienie czym są i jaka jest siła ich standaryzacji pozwoli na zrozumienie dlaczego nie jest konieczne „wpychanie” do znaku sprawy dodatkowych elementów
• Przesyłka – warto zauważyć że chodzi o przesyłkę „do podmiotu” a nie życzenia dla Kowalskiego od Kaśki
Ważniejsze definicje 2
• Pismo – (wyrażona tekstem informacja, stanowiącą odrębną całość znaczeniową, niezależnie od sposobu jej utrwalenia - „chytra” definicja pozwalająca na objęcie nią także wiadomości poczty elektronicznej (nie całych plików poczty w formacie .pst!) notatek służbowych, decyzji, zawiadomień, skarg, zażaleń itd.. I to niezależnie do tego czy zapisanych tradycyjnie na papierze czy jako naturalne dokumenty elektroniczne czy jako odwzorowania cyfrowe.
• Istotą rzeczy jest bowiem informacja jaką niesie ze sobą pismo – jeśli ma to znaczenie dla załatwianej sprawy.
• Dokumentacja - (bardzo ważne!) polecam przemyślenie art.6 ustawy – o jakiej dokumentacji jest w nim mowa?– o takiej która odzwierciedla „przebieg załatwiania i
rozstrzygania spraw”
Zakres podmiotowy obowiązywania
nowej instrukcji
• Zakres określono w ustawie w art. 6 ust. 2a.
Instrukcja dotyczy:
– organów gminy i związków międzygminnych oraz
urzędów obsługujących te organy i związki;
– organów powiatu i starostw powiatowych;
– organów samorządu województwa i urzędów
marszałkowskich;
– organów zespolonej administracji rządowej w
województwie i urzędów obsługujących te organy.
Zatem nie dotyczy jednostek organizacyjnych innych niż tu wymienione…
Korespondencja przychodząca -
drogi wpływu do urzędu
• Papier (w EZD skanujemy)
• e-mail (w tradycyjnym drukujemy)
• elektroniczna skrzynka podawcza (w tradycyjnym nie
drukujemy tylko wtedy gdy mamy system do obsługi
„danego rodzaju przesyłek”)
• Informatyczny nośnik danych (w tradycyjnym drukujemy
zawartość)
Uwaga! od każdej powyższej reguły są wyjątki – gdy nie da się lub nie ma sensy skanować albo gdy nie da
się lub nie ma sensu drukować
dlaczego elektroniczne akta sprawy
tylko w komórce merytorycznej?
• W szczególności: po co są (najczęściej komentowane)
przepisy §8 i 9 instrukcji?
• Po to aby było mniej biurokracji.
• Przypowieść o zakładaniu odrębnych spraw w tej samej
sprawie w komórkach X i Y „żeby im można było
udowodnić”...
W EZD akta spraw są z natury rzeczy dokumentu elektronicznego odmiejscowione. Co może zrobić komórka X gdy otrzyma pismo od komórki Y w
prowadzonej przez siebie sprawie? W szczególności czy może je wyrzucić czy musi włączyć do akt?
Instrukcja kancelaryjna a inne
przepisy o informatyzacji
• W sprawie sporządzania i doręczania pism
w postaci dokumentów elektronicznych
• Rozporządzenia „ePUAP-owe”
• Możliwa ustawa o skanie?
• Dostęp do informacji publicznej
Jeśli obywatel otrzyma możliwość skutecznego doręczenia do urzędu każdego pisma, które może
dziś wysłać poleconym to czy będzie chodził na pocztę stać w kolejce?
Nawet jeśli 10% nie…
Dziękuję za uwagę
Kazimierz.Schmidt
@mswia.gov.pl
Obok fragment wyników
wyszukiwania aktów
prawnych zawierających
słowo „pisemnej” –
„znaleziono 5313
dokumentów”źródło:
http://www.lex.com.pl/