Download - NS en E-procurement
NS en E-procurement
Jan van Putten
Concern Inkoop
juni 2007
Jan van Putten Concern Inkoop NS
Agenda
• Iets over NS
• Kort overzicht van het inkoopproces
• Sturen op dashoards
• Veranderingen in het P2P proces
• Het fenomeen veiling
Jan van Putten Concern Inkoop NS
Who is Dutch Railways?Indeed we are a railway company, since 1836
1836
2006
Jan van Putten Concern Inkoop NS
We work in Europe
NetherlandsUK
Jan van Putten Concern Inkoop NS
The Dutch rail network is used extensively
train kilometres per passenger / network kilometre
0 10,000 20,000 30,000 40,000 50,000 60,000
44,000
32,000
30,000
26,000
26,000
25,000
20,000
15,000
11,000
8000
Netherlands
Switzerland
JR Kyushu
Denmark
Belgium
Britain
Germany
France
Spain
Sweden
Jan van Putten Concern Inkoop NS
We are profitable
0
1
2
3
4
5
2002 2003 2004 2005
0
50
100
150
200
250
300
350
profit levels operating profit
% X m
illio
n
Jan van Putten Concern Inkoop NS
General customer satisfaction
2001 2002 2003 2004 2005
30%
50%
70%
90%
% m
ark
of 7
or
mor
e
Jan van Putten Concern Inkoop NS
Rapidly growing, adding yearly 40,000 new customers
Jan van Putten Concern Inkoop NS
MVO = 3 P’s
•People: mens, klant en samenleving centraal
•Planet: zuinig op milieu en grondstoffen
•Profit: rendement voor continuïteit en
verbeteringen
Bedrijfsmatig geïntegreerd
opereren!
Jan van Putten Concern Inkoop NS
NS is maatschappelijk onmisbaar
51% 49% 60% 52% 68% 59%
AUTO TREIN
Jan van Putten Concern Inkoop NS
De trein is (véél) schoner dan de auto
spits
E-procurement
Jan van Putten
Concern Inkoop
juni 2007
Jan van Putten Concern Inkoop NS
Kranen om aan te draaien
• Specificaties• Interne processen• Vraag beïnvloeding• Prijzen onderhandelen
Jan van Putten Concern Inkoop NS
Sp
ecif
cere
n
Sel
ecte
ren
Co
ntr
acte
ren
Bes
telle
n
Bew
aken
Bet
alen
/ e
n m
eten
Initieel inkoopproces Operationeel inkoopproces
Inve
ster
ing
sb
eslis
sin
g
Adm.
€
Inkoopproces
Nad
er c
on
trac
tere
n
Nad
er s
elec
tere
n
Nad
er s
pec
ifce
ren
Jan van Putten Concern Inkoop NS
ContractMgt
ordering
Leveranciers mgt.
Contract mgt. Spend mgt.
Vraag management
-/- Maverick buying
Borging ProcessenControl
Hulpsystemen voor Inkoop
SpendcubeSourcing
Jan van Putten Concern Inkoop NS
Het e-procurement proces
Analysis
Category Management
Contract Workbench
Invoice
Category -Procurement Spot sourcing
Buyer
Contract Compliance
Supplier Performance Management
Travel Expences
Connectie met ERP los van ERP
Ariba Sourcing
Jan van Putten Concern Inkoop NS
Waarom E-procurement / Ariba
Ariba Spend mgt
Jan van Putten Concern Inkoop NS
Stuurbare en beheerste processen; Dashboard
aanvragen
Verlopen contracten
kalender
aankondigingen
projecten
Goed te keuren
Jan van Putten Concern Inkoop NS
Het belang van standaardisatie
• De Overeenkomst tussen de draagraketten van
een spaceshuttle en de breedte van een
paardenkont.
Jan van Putten Concern Inkoop NS
Jan van Putten Concern Inkoop NS
Jan van Putten Concern Inkoop NS
Jan van Putten Concern Inkoop NS
Jan van Putten Concern Inkoop NS
Jan van Putten Concern Inkoop NS
P2P proces en inkoop
•Door standaardisatie van processen is veel te winnen
•Geld zowel in het administratieve-•Als in het commerciële proces
Jan van Putten Concern Inkoop NS
A new process …
preparation documents
Scanning “Reading” the invoice
Manual completion
missing data
to Workflow, Document
Management en accounts
payable
London Amsterdam
Utrecht
Local recall or authorization of
invoices
Local scanning invoices
… is possible.
Jan van Putten Concern Inkoop NS
Can be computerized
Can be computerized
Systementry
Three waymatch
Solve Issues
Archive PayInvoicecheck
Request ReceiveGoods /
services
PurchaseOrder
Receive Invoice
Formal receipt
Sort
…Things can be made far more simple !
Concerning the purchase to pay process
Jan van Putten Concern Inkoop NS
Markt Markt AnalyseAnalyse
OnderhandOnderhandelel
strategiestrategie
e-e-auctionauction
Live(Test) Resultaat Resultaat analyseanalyse
ReportingMeeting
e-RFI e-RFI
e-RFQe-RFQ
besluit
Kick-offMeeting
Informatieverzamelen
Time
Pro
cess
Online event
analysisanalysis
E-sourcing process
Jan van Putten Concern Inkoop NS
Natural Gas)Seller: All Sellers Reserve price : 630.000
Best: 543.000 Delta: 36.11% EUROEURO
15:00 15:30 16:00 16:30 17:00
850.000
630.000630.000
543.00543.0000
RESERVE PRICE
MAXIMUM PRICE
BEST PRICE
Bids:Bids:• meer dan 60 meer dan 60 • 6 Leveranciers6 Leveranciers
Time Frame:Time Frame:• 45 Minuten (original)45 Minuten (original)• Automatische Automatische verlenging verlenging Price Reduction:Price Reduction:• Meer dan 15% onder Meer dan 15% onder de reserve pricede reserve price
Tranparant maar Anoniem voor alle leveranciers
Top van de ijsberg Minder dan 2% van het werk
Voorbeeld Reverse Auction
Jan van Putten Concern Inkoop NS
Hefboom leverancier
! VEILEN !
Klant heeft de macht
Strategische leverancier
Samenwerking
Routine leverancier
Zo min mogelijk
leveranciers
Kritieke leverancier
Leverancier heeft de macht
Hoog
Laag HoogToeleverings-risico
Waar veilen (u wist dit al)
€
Jan van Putten Concern Inkoop NS
Drie simpele eisen
•Tenminste vier potentiële leveranciers
•Tenminste € 200.000 opdrachtwaarde
•Heldere eenduidige specificaties !!
Jan van Putten Concern Inkoop NS
7 redenen om niet aan auctions te doen
1. Wij kopen al scherp in, bovendien ben ik beter dan een computer
2. We hebben geen producten om te veilen
3. Zo gaan we niet met onze leveranciers om
4. We willen alleen maar strategische alianties
5. Goedkoop is duurkoop, bovendien zijn inkoopveilingen duur
6. Veilen kan niet in een Europese aanbesteding
7. Onze organisatie is er nog niet aan toe
Jan van Putten Concern Inkoop NS
7 redenen om juist wel aan auctions te doen
•De software werkt met bewezen resultaten
•Dwang voor een ieder om huiswerk te maken
•Zeer transparant en integer
•Leidt tot meer inzicht in de markt
•Optimale verhouding tussen prijs / kwaliteit
•Laag drempelig om te beginnen
•Reproduceerbaar proces
Jan van Putten Concern Inkoop NS
1. Kies de goede markt en wees realistisch
2. Meen het als u het doet (Gebruik de veiling niet alleen om marktkennis op te bouwen)
3. Accepteer geen offertes buiten de veiling om
4. Bepaal al uw voorwaarden en veilingspelregels vooraf
5. Alle leveranciers krijgen dezelfde informatie op hetzelfde tijdstip
6. Houd kavels bijeen ! Geen krenten uit de pap
7. Houd leveranciers aan hun woord
De 7 gouden adviezen
Gepikt van Edwin Noordermeer
Jan van Putten Concern Inkoop NS
Ik wil dit niet !
Alleen maar op prijs !
Ik lever meer dan product alleen, ook service !
Ik word proceseigenaar, heb ik de power wel ?
Mijn kennis van de markt wordt zichtbaar !
Mijn toegevoegde waarde wordt anders !
To
eleverancier
Ik moet specificieren !?
Mijn relatie met toeleverancier !?
Mijn voorkeur wordt zichtbaar !?
Intern
e klan
tr
Inko
op
Partijen en de verandering
Jan van Putten Concern Inkoop NS
Veilingstrategie
•Of Kies voor Laagste prijs
•Of Meest economisch voordelige
aanbieding 10
puntsschaal
bid
prijs
Rank beste
aanbieding
Kwaliteit 10 /10
pnt
Prijs €
9,25
Bod 9,25*10/10 = € 9,25
Kwaliteit 9/10
pnt
Prijs €
8,25
Beste Bod 8,25*10/9 = €
9,16
Kwaliteit 7/10
pnt
Prijs €
7,50
Bod 7,50*10/7 = € 10,71
Kwaliteit 6/10
pnt
Prijs €
5.95
Bod 5.95*10/6 = € 9,91
Jan van Putten Concern Inkoop NS
Soorten veilingen
•First price sealed bid•Second price sealed bid•(reversed) Dutch (opslag dmv klok)•(reversed) English (opbod)•Braziliaans (geld bedrag staat vast)•Japans (mix van kavels en lots)
Jan van Putten Concern Inkoop NS
•Vragen ?