Objetivo: Orientar sobre a
contratação única UFRGS para
manutenção ar condicionado.
Passo a passo como solicitar.
Motivação TCU – fracionamento despesa;
Suinfra gestão técnica e controle saldo;
Março/2016
Gestão espaço físico
descentralizada
400.000 m2 área construída;
Mais de 300 edificações;
Cinco Campus + prédios dispersos;
Porto Alegre/Eldorado/Tramandaí/Imbé
Mais de 5.000 servidores;
1 eng. Mecânico manutenção SUINFRA;
Nenhum posto terceirizado técnico em
refrigeração.
CONTRATO 006/2016
Portal do servidor
Gestão/PROPLAN/Contratos/ buscar contrato
Cópia pdf e apostilas nome fiscais;
Ler contrato – anexo 1 – termo referência;
Compreender a PLANILHA ORÇAMENTÁRIA;
Itens disponíveis para solicitar.
19 itens disponíveis
PORTO ALEGRE: Serviços itens 01 a 08
Compressor itens 17 a 19
LITORAL/ELDORADO: Serviços itens 09 a 16
Compressor itens 17 a 19
Materiais e Serviços
Itens 01 a 16: Todos os materiais, insumos e equipamentos
necessários estão inclusos para a completa execução do serviço.
Descrição dos serviços – quadro folha 9 – 10 – 11.
Itens 17 a 19: fornecimento compressor (somente material).
Exemplo:
Split não refrigera;
Solicita item 01/09 – visita técnica;
SUINFRA registra e autoriza contratar;
Contratada diz que precisa trocar condensador 12.000 BTU;
Solicita item 17 –material e item 08/16 – serviço instalação.
SUINFRA registra e autoriza contratar.
O contrato é uma caixa fechada
Desenho para atender demandas qualitativas
conforme histórico de 24 meses;
Solicitação somente dos itens contratados;
Contratada pode ter papel de consultora
técnica – visita técnica - para preencher
exatamente os itens do contrato que necessita
para realizar a manutenção demandada;
Avaliação é da Unidade;
Patrimônio da Unidade;
Gestão do equipamento é da Unidade.
Conforme folha 13 do contrato:
Serviços prestados tem garantia de 90 dias contra
defeitos ou falhas de execução;
Peças, componentes e acessórios terão garantia
de 12 meses contra defeitos;
Função do fiscal/Unidade a decisão de:
• Acionar a garantia;
• Analisar retorno da contratada sobre a patologia SER
garantia ou tratar-se de OUTRA MANUTENÇÃO;
• Decidir por encaminhar à PROPLAN solicitação de
sanções cabíveis, conforme contrato exige.
GARANTIA
GESTÃO DA UNIDADE
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Exemplo:
Split não liga;
Solicita SUINFRA visita técnica (itens 01/09);
Contratada orienta solicitar MANU NIVEL II;
Solicita SUINFRA manu nível II;
Contratada executa e split liga mais não refrigera;
EXECUTA GARANTIA?
Contratada manifesta que somente após aparelho LIGAR é
possível verificar que o COMPRESSOR precisa trocar;
UNIDADE verifica CUSTO R$ de compressor + instalação;
UNIDADE decide se quer continuar manutenção ou opta por abortar
manutenção ou adquirir novo equipamento.
Prazo de atendimento
3 dias úteis após e-mail da UNIDADE à CONTRATADA
Somente APÓS autorização SUINFRA em
processo administrativo:
Unidade verifica a existência de empenho
prévio para SUA contratação;
Com vistas ao empenho, aciona a
CONTRATADA via e-mail
Prazo de atendimento
3 dias úteis após e-mail da UNIDADE à CONTRATADA
Email da contratada:
Princípio da razoabilidade • 03 dias úteis após e-mail da Unidade a Contratada
chega para atender chamado;
• Segunda a sexta das 8:00h as 18:00h;
• 02 dias úteis para restabelecer o funcionamento no
local;
• 05 dias úteis para restabelecer o funcionamento
levando o equipamento embora (autorizado pela
Unidade).
• Fiscal/Unidade realiza o controle dos prazos e
analisa/aprova possíveis adaptações conforme
razoabilidade.
• Fiscal/Unidade solicita PROPLAN sanções cabíveis
conforme prevê contrato.
• Toda a UFRGS encontra-se iniciando a execução de
mesmo contrato.
PAGAMENTO
Fiscal/Unidade:
• Obrigatoriamente para enviar e-mail à CONTRATADA precisa
ter acesso ao empenho prévio PROPLAN e autorização
SUINFRA;
• Orientar a CONTRATADA do local e horários para entrega da
NF;
• Receber da CONTRATADA a NF dos serviços prestados;
• Contatar CONTRATADA sobre divergência na NF entregue;
• Verificar necessidade de encaminhar pedido de sanções
cabíveis PROPLAN;
• Encaminhar para pagamento – certificar – SEI – PROPLAN;
• Acompanhar o pagamento PROPLAN.
SUINFRA
Gestão técnica a distância
Abrir processo administrativo:
Formulário para autorização SUINFRA;
5 patrimônios por formulário (máximo);
Apostila fiscais da PROPLAN;
Ficha de atendimento ;
NOVO Formulário para autorização SUINFRA;
Mesmo processo acompanha o histórico da
manutenção dos equipamentos.
Termo recebimento único TRP/TRD.
URGÊNCIA
VIDA EM RISCO
Invistam na manutenção preventiva;
Executem a gestão do patrimônio da sua
Unidade juntamente com o
DEPATRI/PROPLAN;
Gestão: planejar, controlar, organizar e
dirigir.
Site SUINFRA
Presente apresentação;
Desenho do processo;
Passo a passo de como solicitar autorização;
Formulário para autorização SUINFRA;
Ficha de Atendimento;
Modelo de Termo Recebimento único TRP/TRD.
Março/2016