STATO MAGGIORE DELLA DIFESA I Reparto Personale
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Allegati:1 (uno); 00187 Roma
Annessi: 2 (due). PdC: Serg.Magg. FALZONE, Tel. 202.3383
e-mail: [email protected]
OGGETTO: Bandi di concorso per posizioni a “status internazionale” presso l’International Staff in
BRUXELLES (BEL).
A ELENCO INDIRIZZI IN ALLEGATO A
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Rife. NSWAN in data 25 settembre 2020 ore 09.22 della RICA (non a tutti).
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1. Sono stati emanati i bandi di concorso relativi alle sottoelencate “vacancy notices” presso
l’International Staff in BRUXELLES valutate d’interesse Difesa:
- n. 200666 di “Head, Talent Acquisition Service” (grado A2/A3 – Cap./Magg. T.V./C.C.)
nell’ambito della Executive Management Division (EM);
- n. 200683 di “Assistant” (grado B4 – Serg.Magg.Ca./2°Ca.Sc.) nell’ambito del NATO Chief
Information Office (CIO).
2. La durata del mandato è di tre anni con trattamento economico ai sensi della legge n. 1114/62.
3. Le candidature dovranno pervenire allo Stato Maggiore della Difesa corredate dalla scheda
biografica in lingua italiana e dall’“Application Form” in lingua inglese (formato PDF con firma
autografa), in ragione dei successivi adempimenti per la loro formalizzazione per il tramite
esclusivo degli Organi di Impiego di Forza Armata, entro il 12 ottobre 2020.
4. Le procedure concorsuali per le posizioni a bando prevedono la compilazione dell’“Application
Form” esclusivamente online, attraverso il sito web dell’Agenzia (http://www.nato.int).
Si chiede, pertanto, a codesti Organi d’impiego di:
- acquisire la documentazione concorsuale (Application Form) che dovrà essere compilata
attraverso il citato sito web e non finalizzata;
- autorizzare a completare il processo di “Application online” entro la data prevista per ciascun
bando, pena la decadenza della candidatura, esclusivamente per il personale candidato da
questo SMD.
5. Si evidenzia infine che l’IS è un Organismo a connotazione essenzialmente civile ove trova
“naturale ricollocazione” il personale che è già stato o è in servizio a vario titolo presso la NATO.
In tale contesto, altamente competitivo, è fortemente raccomandata la candidatura di personale
che, oltre al possesso dei requisiti professionali previsti, possa vantare precedenti d’impiego in
ambito NATO.
6. Si inviano, in allegato, le job description delle vacancys e si comunica che il bando sarà
pubblicato sulla pagina WEB della Difesa:
(http://www.difesa.it/SMD_/Staff/Reparti/I/Impiego/Bandi/Pagine/StatusInternazionaleInAtto.aspx).
d’ordine
IL VICE CAPO REPARTO
(Gen.B. Diodato ABAGNARA)
ELENCO INDIRIZZI IN ALLEGATO
A DIPARTIMENTO IMPIEGO DEL
PERSONALE DELL’ESERCITO S E D E
DIREZIONE PER L’IMPIEGO DEL PERSONALE
DELLA MARINA MILITARE R O M A
DIREZIONE PER L’IMPIEGO DEL PERSONALE
MILITARE DELL’AERONAUTICA R O M A
e, per conoscenza,
RAPPRESENTANZA PERMANENTE D’ITALIA
PRESSO IL CONSIGLIO ATLANTICO
Ufficio del Consigliere Militare BRUXELLES (BEL)
DIRAMAZIONE INTERNA
III REPARTO
1
VACANCY NOTIFICATION/ NOTIFICATION DE LA VACANCE DU POSTE
Head, Talent Acquisition Service (200666) Primary Location Belgium-Brussels NATO Body NATO International Staff (NATO IS) Schedule Full-time Application Deadline 18-Oct-2020 Salary (Pay Basis) 5,554.93Euro (EUR) Monthly Grade A.2/A.3 Clearance Level NS Description
1. SUMMARY
Within the Executive Management Division (EM), NATO’s International Staff (IS) Human
Resources (HR) Directorate is comprised of three pillars: Talent Management and HR Integration
(recruiting, talent and organisational development and HR business partnership); Staff Services
(pay and benefits, personnel support); and HR Policy and Strategy Coordination (IS and NATO-
wide HR policy).
Within Talent Management and HR Integration, the Talent Acquisition Service is serving the IS in
all outreach, sourcing, selection and onboarding matters for civilian permanent posts, interns,
young professionals as well as temporary staff.
You will run the activities of the Talent Acquisition Service for the NATO IS, leading a team of
recruiters and coordinators of emergent talent programmes. You are expected to drive operational
excellence in this area, continuously monitoring operations and improving performance while
ensuring excellent customer service. Reporting to the Head of Talent Management and HR
Integration, you will be expected to contribute to the assessment and implementation of new talent
acquisition approaches to meet the changing needs of the Organization. You will participate in
initiatives aiming at introducing innovative and creative ways to attract a wide and diverse range of
candidates in a high-reaching marketplace by detecting the best recruitment channels, selection
tools and assessment techniques, as well as by further improving processes and supporting tools.
You will contribute for the recruitment marketing and employer branding of the NATO IS as an
employer of excellence.
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2. QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE
ESSENTIAL
You have:
a university degree, preferably in Human Resources, Management or a related field;
at least 5 years’ professional experience in Human Resources Management, particularly in the
area of talent acquisition, within an international and multidisciplinary environment;
at least 3 years of experience in leading a team and managing budgets;
a sound knowledge of, and experience with modern sourcing technology, employer branding,
state-of –the-art assessment methods and talent strategies.
experience in talent acquisition reporting and monitoring of relevant KPIs (Key Performance
Indicators) and related HR dashboards
excellent public relations, communication and negotiation skills;
strong drive for teamwork and diversity;
convincing writing skills;
experience in business transformation, particularly in the area of business process
reengineering and implementation of a new ATS (Applicant Tracking system);
demonstrated customer service orientation.
ability to exercise tact in politically sensitive circumstances and in maintaining relationships;
and,
the following minimum levels of NATO’s official languages (English/French): V (“Advanced”) in
one; II (“Elementary”) in the other.
DESIRABLE
The following would be considered an advantage:
a higher level in NATO’s second official language;
experience in or sound knowledge of project and program management tools and
methodologies.
technical aptitude in managing data as well as the ability to offer compelling insights through
HR metrics and talent analytics.
previous experience in an international governmental organization.
3. MAIN ACCOUNTABILITIES
Stakeholder Management
Lead the operational aspects of the attraction, selection and onboarding process in collaboration
with key stakeholders within the Organization. Create and maintain relationships with a view to
developing a pipeline of talent. Collaborate with other HR functions in an effort to develop the
internal talent acquisition processes and ensure that career opportunities are widely communicated
and recognised across the Organization. In coordination with other HR functions, advise Senior
Management on continuous improvement of recruitment operations. Actively develop and handle
candidate sources to build up a viable talent database. Ensure that the talent acquisition
communication channels (websites, social media) are regularly refreshed, updated and
maintained. In coordination with other HR functions, collaborate actively with peers from other
3
NATO entities to share best practices, tools and processes. Interact daily with a variety of internal
and external partners at all levels.
Financial Management
Manage the section budget including the emergent talent programmes (Internship Programme and
Young Professionals Programme), external specialized support and talent acquisition tools.
Planning and Execution
Handle and/or supervise the end to end attraction, selection and onboarding process for
permanent posts of the IS, as well as other staffing programmes, such as the Internship
Programme, Young Professionals Programme and temporary assignments. Act as the lead
recruiter for the recruitment of senior posts. Lead the team to deliver on standards of quality,
streamline the talent acquisition process and reduce time to hire. Participate in selection processes
as HR Representative.
Organisational Efficiencies
Keep continuously improving and incrementally optimising the recruitment and selection process
and the tools supporting it. Make use of diverse sourcing strategies to achieve recruitment
objectives. Equip hiring managers with the right skills and tools to select the best talent by using
leading selection and assessment tools and instruments. Ensure that Diversity & Inclusion targets
and Key Performance Indicators are embedded in the recruitment objectives and adequately
monitored, thereby strengthening NATO’s ability to attract and select diverse talent. Establish,
monitor and report on Key Performance Indicators relevant to recruiting. Contribute to broader HR
policy development from a talent acquisition perspective.
People Management
Lead and coach a team of recruiters and coordinators of emergent talent programmes driving a
strong performance culture and providing opportunities to grow. Ensure the development of team
members through sound and inclusive management principles. Ensure an efficient and timely
delivery of all activities and operations pertaining to the talent acquisition cycle, from the
notification of post vacancies to the preparation of the administrative files of selected candidates.
Organise the development of expertise in the various functional domains of Talent Management
and HR Integration.
Project Management
Support the TMHRI Project Officer in the identification, definition and implementation of substantive
change initiatives concerning all aspects of talent acquisition, including staffing strategies, systems,
and procedures as needed. Develop a talent branding program and ensure NATO remains an
employer of choice. Contribute to a broad variety of HR initiatives as project member.
Perform any other related duty as assigned.
4. INTERRELATIONSHIPS
You report to the Head, Talent Management and HR Integration. You work in close coordination
with the HR Advisors, the TMHRI Project Officer and other functions within the broader HR
Organisation. You interact every day with Divisional Administrative Officers/Executive Officers
(AO/XOs), hiring managers as well as representatives of the Staff Association, national
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Delegations and NATO agencies on all matters relating to Talent Acquisition. You also collaborate
actively with peers from other NATO entities and other International Organisations.
Direct Reports: 6
Indirect reports: N/a
5. COMPETENCIES
Achievement: Creates own measures of excellence and improves performance;
Change Leadership: Personally leads change;
Clarity and Accuracy: Monitors data or projects;
Conceptual Thinking: Applies learned concepts;
Flexibility: Adapts own strategy;
Impact and Influence: Takes multiple actions to persuade;
Initiative: Plans and acts up to a year ahead;
Leadership: Promotes team effectiveness;
Organisational Awareness: Understands organisational climate and culture;
Self-Control: Responds calmly.
6. CONTRACT Contract to be offered to the successful applicant (if non-seconded): Definite duration
contract of three years; possibility of renewal for up to three years, during which the
incumbent may apply for conversion to an indefinite duration contract.
Contract clause applicable:
In accordance with the contract policy, this is a post in which turnover is desirable for political
reasons in order to be able to accommodate the Organisation's need to carry out its tasks as
mandated by the Nations in a changing environment, for example by maintaining the flexibility
necessary to shape the Organisation's skills profile, and to ensure appropriate international
diversity.
The maximum period of service foreseen in this post is 6 years. The successful applicant will be
offered a 3-year definite duration contract, which may be renewed for a further period of up to 3
years. However, according to the procedure described in the contract policy the incumbent may
apply for conversion to an indefinite contract during the period of renewal and no later than one
year before the end of contract.
If the successful applicant is seconded from the national administration of one of NATO’s member
States, a 3-year definite duration contract will be offered, which may be renewed for a further
period of up to 3 years subject also to the agreement of the national authority concerned. The
maximum period of service in the post as a seconded staff member is six years.
Serving staff will be offered a contract in accordance with the NATO Civilian Personnel
Régulations.
NOTE:
Irrespective of previous qualifications and experience, candidates for twin-graded posts will be
appointed at the lower grade. Advancement to the higher grade is not automatic, and will not
normally take place during the first three years of service in the post.
5
Under specific circumstances, serving staff members may be appointed directly to the higher
grade, and a period of three years might be reduced by up to twenty four months for external
candidates. These circumstances are described in the IS directive on twin-graded posts.
7. RECRUITMENT PROCESS Please note that we can only accept applications from nationals of NATO member countries.
Applications must be submitted using e-recruitment system, as applicable:
For NATO civilian staff members only: please apply via the internal recruitment portal (for
more information, please contact your local Civilian HR Manager);
For all other applications: www.nato.int/recruitment
Please note that at the time of the interviews, candidates will be asked to provide evidence of their
education and professional experience as relevant for this vacancy.
Appointment will be subject to receipt of a security clearance (provided by the national Authorities
of the selected candidate) and approval of the candidate’s medical file by the NATO Medical
Adviser.
More information about the recruitment process and conditions of employment, can be found at our
website (http://www.nato.int/cps/en/natolive/recruit-hq-e.htm)
8. ADDITIONAL INFORMATION NATO is committed to diversity and inclusion, and strives to provide equal access to employment,
advancement and retention, independent of gender, age, nationality, ethnic origin, religion or belief,
cultural background, sexual orientation, and disability. NATO welcomes applications of nationals
from all member Nations, and strongly encourages women to apply
Building Integrity is a key element of NATO’s core tasks. As an employer, NATO values
commitment to the principles of integrity, transparency and accountability in accordance with
international norms and practices established for the defence and related security sector. Selected
candidates are expected to be role models of integrity, and to promote good governance through
ongoing efforts in their work.
Due to the broad interest in NATO and the large number of potential candidates, telephone or e-
mail enquiries cannot be dealt with.
Applicants who are not successful in this competition may be offered an appointment to another
post of a similar nature, albeit at the same or a lower grade, provided they meet the necessary
requirements.
The nature of this position may require the staff member at times to be called upon to travel for
work and/or to work outside normal office hours.
The organization offers several work-life policies including Teleworking and Flexible Working
arrangements (Flexitime) subject to business requirements.
Please note that the International Staff at NATO Headquarters in Brussels, Belgium is a non-
smoking environment.
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*Salary value as per 2020. Subject to future adjustments in accordance with North Atlantic Council
decision.
7
Chef de service (acquisition de talents) (200666) Emplacement principal Belgique-Bruxelles Organisation OTAN SI Horaire Temps plein Date de retrait 18-oct.-2020 Salaire (Base de paie) 5 554,93Euro (EUR) Mensuelle Grade A.2/A.3 Niveau de l'habilitation de sécurité NS Description
1. RÉSUMÉ
La Direction Ressources humaines du Secrétariat international (SI) de l'OTAN, qui relève de la
Division Gestion exécutive, s'appuie sur trois piliers : Gestion des talents et intégration RH
(recrutement, valorisation des talents et développement organisationnel et conseil RH), Services
Personnel (traitements et indemnités, soutien du personnel) et Coordination de la stratégie et de la
politique RH (politique RH du SI et de l'ensemble de l'OTAN).
Au sein du Service Gestion des talents et intégration RH, le Service Acquisition de talents se
charge, pour le compte du SI, de toutes les activités relatives à la diffusion des offres d’emploi, à la
recherche de candidat(e)s ainsi qu’à la sélection et à l’intégration des agents civils permanents,
des agents temporaires ainsi que des stagiaires et des jeunes diplômés.
À la tête d'une équipe chargée du recrutement et de la coordination des programmes destinés à la
génération montante, vous êtes responsable du bon fonctionnement du Service Acquisition de
talents, qui travaille pour le SI de l'OTAN. Vous pilotez la recherche de l'excellence dans ce
domaine, en assurant un suivi constant des activités et en cherchant continuellement à améliorer
les performances tout en veillant à offrir aux clients un service de grande qualité. Sous la
responsabilité de la/du chef du Service Gestion des talents et intégration RH, vous contribuez à
l’évaluation et à la mise en œuvre de nouvelles approches en matière d’acquisition de talents afin
de répondre à l’évolution des besoins de l’Organisation. Vous participez aussi à des initiatives
visant à introduire des méthodes novatrices et créatives pour attirer un éventail de candidat(e)s
large et varié sur un marché extrêmement concurrentiel. Ainsi, vous repérez les meilleures filières
de recrutement, faites appel aux outils de sélection les plus performants et aux techniques
d’évaluation les plus efficaces, et améliorez les processus et les outils. Vous contribuez à des
activités de marketing à des fins de recrutement et vous travaillez à la promotion de l'image
d’excellence du SI en tant qu’employeur.
2. QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE
ACQUIS ESSENTIELS
Vous avez un diplôme universitaire, de préférence en ressources humaines, en gestion ou dans
une discipline apparentée.
Vous avez au moins cinq ans d'expérience professionnelle de la gestion des ressources
humaines, en particulier dans le domaine de l’acquisition de talents, dans un environnement
international et multidisciplinaire.
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Vous avez au moins trois ans d'expérience de la direction d'équipe et de la gestion de budgets.
Vous avez une connaissance approfondie et une expérience des technologies modernes de
recherche de candidat(e)s, des techniques de promotion de la marque employeur ainsi que des
dernières méthodes d'évaluation de candidat(e)s et stratégies d’acquisition de talents.
Vous avez une expérience de l'établissement de rapports sur l’acquisition de talents ainsi que
du suivi des indicateurs de performance (KPI) pertinents et des tableaux de bord RH qui y sont
associés.
Vous avez d’excellentes aptitudes pour la communication, la négociation et les relations
publiques.
Le travail en équipe et la diversité vous tiennent à cœur.
Vous avez des aptitudes rédactionnelles indéniables.
Vous avez une expérience des programmes de transformation en entreprise, en particulier de
la reconfiguration des processus métiers et de l'implémentation d’un nouvel outil de suivi des
candidatures.
Vous avez fait vos preuves dans le domaine du service au client.
Vous savez faire preuve de tact dans des circonstances politiquement sensibles et dans la
gestion des relations.
Vous avez au minimum le niveau de compétence V (« avancé ») dans l'une des deux langues
officielles de l'OTAN (anglais/français), et le niveau II (« élémentaire ») dans l'autre.
ACQUIS SOUHAITABLES
Seraient considérées comme autant d’atouts :
une connaissance de la seconde langue officielle de l’Organisation supérieure au niveau exigé ;
une expérience ou une connaissance approfondie des outils et des méthodes de gestion de
projets et de programmes ;
des compétences techniques en matière de gestion de données, ainsi que l’aptitude à apporter
des éclairages convaincants au moyen d’indicateurs RH et de résultats d’analyse ;
une expérience du travail dans une organisation gouvernementale internationale.
3. RESPONSABILITÉS PRINCIPALES
Gestion des parties prenantes
Dirige les aspects opérationnels du processus d’appel à candidatures, de sélection et d'intégration
en collaboration avec les principales parties prenantes au sein de l’Organisation. Noue et
entretient des contacts en vue de profiter d’un afflux permanent de talents. Collabore avec d’autres
fonctions RH pour développer les processus d’acquisition de talents en interne et veille à ce que
les possibilités de carrière soient largement diffusées et connues à l’échelle de l’Organisation. En
coordination avec d’autres fonctions RH, conseille la direction sur l’amélioration continue des
activités de recrutement. Constitue et exploite activement des bassins de candidat(e)s pour créer
une base de données de talents et l’alimenter. S’assure que les canaux de communication utilisés
pour l’acquisition de talents (site web, médias sociaux) sont régulièrement mis à jour. En
coordination avec d’autres fonctions RH, collabore activement avec ses homologues d'autres
entités OTAN afin de partager bonnes pratiques, outils et processus. A des contacts quotidiens
avec de nombreux partenaires internes et externes à tous les niveaux.
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Gestion financière
Gère le budget du Service, notamment ceux des programmes destinés à la génération montante
(programme de stages et programme OTAN pour les jeunes talents), le recours à une expertise
extérieure et les outils de recrutement.
Planification et exécution
Exécute et/ou supervise de bout en bout le processus d’appel à candidatures, de sélection et
d'intégration pour les agents permanents et les agents temporaires du SI, ainsi que pour d'autres
programmes de recrutement, comme le programme de stages et le programme OTAN pour les
jeunes talents. Est la recruteuse/le recruteur principal(e) pour les postes de haut niveau. Dirige
l'équipe de manière à ce que les normes de qualité soient respectées, à ce que le processus de
recrutement soit rationalisé et à ce que les délais de recrutement soient réduits. Participe aux
procédures de sélection en qualité de représentant(e) des RH.
Efficacité organisationnelle
Améliore en continu et optimise graduellement le processus de recrutement et de sélection ainsi
que les outils utilisés pour mener à bien ce processus. Utilise différentes stratégies de recherche
de candidat(e)s pour réaliser les objectifs en matière de recrutement. Fait en sorte que les
responsables des services qui recrutent aient les compétences voulues pour sélectionner les
meilleurs talents au moyen des techniques et des outils de sélection et d’évaluation les plus
performants. Veille à ce que les objectifs de diversité et d'inclusion (valeurs cibles et indicateurs de
performance) fassent partie intégrante des objectifs du recrutement et fassent l’objet d'un suivi
adéquat, le but étant de rendre l'OTAN mieux à même d’attirer et de sélectionner des talents
d'horizons divers. Crée des indicateurs de performance pertinents pour le recrutement, en assure
le suivi et établit des rapports à leur sujet. Apporte l’éclairage du Service Acquisition de talents lors
de l'élaboration des politiques RH.
Gestion des personnes
Dirige et conseille une équipe chargée du recrutement et de la coordination des programmes
destinés à la génération montante, promeut une culture de la performance et offre des possibilités
de progression. Encourage le développement professionnel des membres de l’équipe en
appliquant des principes d’encadrement sains et favorisant l’inclusivité. Veille au bon déroulement
et au respect du calendrier de toutes les activités en rapport avec l’acquisition de talents, de la
notification de la vacance d’un poste à la préparation du dossier administratif de la/du candidat(e)
retenu(e). Organise le développement de l'expertise dans les différents domaines fonctionnels du
Service Gestion des talents et intégration RH.
Gestion de projet
Aide l’administratrice/administrateur de projet du Service Gestion des talents et intégration RH à
recenser et définir et mettre en œuvre les changements de fond à apporter dans le domaine du
recrutement (systèmes, processus et stratégies d’occupation des postes, etc., selon les besoins)
ainsi qu’à exécuter ces changements. Met en place un programme de promotion de la marque
employeur et veille à ce que l’OTAN reste un employeur de choix. Prend part à un grand nombre
d’initiatives dans le domaine des RH, en tant que membre d’une équipe de projet.
S'acquitte de toute autre tâche en rapport avec ses fonctions qui pourrait lui être confiée.
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4. STRUCTURE ET LIAISONS
Vous relevez de la/du chef du Service Gestion des talents et intégration RH. Vous travaillez en
étroite collaboration avec les conseillères/conseillers RH, l’administratrice/administrateur de projet
du Service Gestion des talents et intégration RH et les membres d'autres services au sein des RH.
Vous avez des contacts quotidiens avec les responsables administratifs/administrateurs exécutifs
des divisions et les services qui recrutent ainsi qu’avec les représentants de l’Association du
personnel, des délégations nationales et des agences de l’OTAN, pour toutes les questions liées
au recrutement. Vous collaborez aussi activement avec vos homologues d'autres entités OTAN et
d’autres organisations internationales.
Nombre de subordonné(e)s direct(e)s : 6
Nombre de subordonné(e)s indirect(e)s : sans objet.
5. COMPÉTENCES
Recherche de l’excellence : crée ses propres critères d’excellence et améliore les
performances.
Promotion du changement : dirige personnellement le changement.
Clarté et précision : contrôle des données ou des projets
Réflexion conceptuelle : applique les concepts acquis.
Flexibilité : adapte sa propre stratégie.
Persuasion et influence : prend différentes mesures à des fins de persuasion.
Initiative : planifie et agit jusqu’à un an à l’avance.
Aptitude à diriger : stimule l’efficacité de l’équipe.
Compréhension organisationnelle : comprend le climat et la culture de l’Organisation.
Maîtrise de soi : réagit avec calme.
6. CONTRAT Contrat proposé (hors détachement) : contrat d'une durée déterminée de trois ans ;
renouvelable pour une période de trois ans maximum, au cours de laquelle le/la titulaire
pourra demander qu'il soit transformé en contrat de durée indéterminée.
Clause contractuelle applicable :
Conformément à la politique des contrats, il s’agit d'un poste auquel il est souhaitable, pour des
raisons politiques, d’assurer une rotation de manière à pouvoir répondre au besoin qu’a
l’Organisation d’exécuter les tâches qui lui sont confiées par les pays dans un environnement en
constante évolution, notamment en préservant la souplesse nécessaire à l’adaptation de son profil
de compétences, et de veiller au degré de diversité approprié à son caractère international.
La durée de service maximale prévue à ce poste est de six ans. La personne retenue se verra
offrir un contrat d'une durée déterminée de trois ans, qui pourra être reconduit pour une période de
trois ans maximum. Toutefois, conformément à la procédure décrite dans la politique des contrats,
elle pourra demander, au plus tard un an avant l'expiration de la deuxième période, que son
contrat soit transformé en contrat de durée indéterminée.
Si la personne retenue est détachée de l'administration d’un État membre de l’OTAN, elle se verra
offrir un contrat d’une durée déterminée de trois ans, qui, sous réserve de l’accord des autorités
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nationales concernées, pourra être reconduit pour une période de trois ans maximum. À ce poste,
la durée de service d'un agent détaché n'excède pas six ans.
Les agents en fonction se verront offrir un contrat conforme aux dispositions du Règlement du
personnel civil de l’OTAN.
NOTE:
Quelles que soient leurs qualifications et leur expérience, les candidat(e)s retenu(e)s pour un
poste à grade jumelé sont nommé(e)s au grade le moins élevé. La promotion au grade le plus
élevé n’est pas automatique et n’est en principe pas accordée au cours des trois premières
années passées dans le poste.
Lorsque certaines conditions sont réunies, l’agent en fonction peut être nommé immédiatement au
grade le plus élevé, et la période de trois ans peut être réduite, d’un maximum de vingt-quatre
mois, pour les candidat(e)s externes. Ces conditions sont décrites dans la directive du Secrétariat
international relative aux postes à grades jumelés.
7. PROCESSUS DE RECRUTEMENT On notera que seules les candidatures de ressortissant(e)s de pays de l’OTAN pourront être
acceptées.
Les candidatures doivent être soumises via l'un des liens suivants :
Pour les membres du personnel civil de l’OTAN seulement : veuillez postuler via le portail
interne de recrutement (pour plus d’informations, veuillez contacter votre Responsable
Ressources humaines civil) ;
Pour tous les autres candidats : www.nato.int/recruitment
Veuillez noter : Au moment des entretiens, les candidat(e)s seront invité(e)s à présenter des
justificatifs de leur formation et de leur expérience professionnelle pertinentes pour ce poste.
La nomination se fera sous réserve de la délivrance d'une habilitation de sécurité par les autorités
du pays dont le/la candidat(e) retenu(e) est ressortissant(e) et de l'approbation de son dossier
médical par le/la médecin conseil de l'OTAN.
Pour plus d’informations concernant le processus de recrutement et les conditions d’emploi,
veuillez vous référer au site suivant. http://www.nato.int/cps/en/natolive/recruit-hq-e.htm.
8. INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES Voir la version anglaise.
*Salaire applicable en 2020, susceptible d’être adapté en application d’une décision du Conseil de
l’Atlantique Nord.
1
VACANCY NOTIFICATION/ NOTIFICATION DE LA VACANCE DU POSTE
Assistant (200683) Primary Location Belgium-Brussels NATO Body NATO International Staff (NATO IS) Schedule Full-time Application Deadline 18-Oct-2020 Salary (Pay Basis) 3,931.35Euro (EUR) Monthly Grade B.4 Clearance Level NS Description
1. SUMMARY
The NATO Chief Information Officer (CIO) function brings Information and Communications
Technology (ICT) coherence across the NATO Enterprise’s 41 civil and military bodies and more
than 25,000 users.
The NATO CIO is the Director of the CIO Office and leads an integrated staff organization
comprising members of the International Staff (IS) and the International Military Staff (IMS). The
CIO Office is administratively linked to the Defence Investment (DI) Division, this may change in
accordance with the evolution of the responsibilities and structure of the CIO Office.
The NATO CIO is empowered to realize the Allies’ vision for the NATO Enterprise, is accountable
to the Secretary General and is responsible for the development of Enterprise directives and
advice on the acquisition and use of information technologies and services considering the
implications of independent initiatives on the Enterprise.
The incumbent is the assistant for the Director of the CIO Office / NATO CIO. S/he is accountable
for the efficient handling of a wide range of administrative and organisational support duties in
order to ensure the smooth operation of the CIO Office.
2. QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE
ESSENTIAL
The incumbent must:
have a good general education at least to higher secondary level;
have at least 4 years of professional experience in administrative and organisational work;
be familiar with various relevant software packages, specifically the Microsoft Office suite and
Microsoft SharePoint;
possess experience in minute taking, report drafting; and event organisation ;
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have knowledge of, and experience in budget administration
nstrate strong interpersonal skills, resilience, flexibility, drive for teamwork and capacity to
work under pressure;
demonstrate clear and effective oral and written communication skills; and
possess the following minimum levels of NATO’s official languages (English/French): V
(“Advanced”) in one; III (“Intermediate”) in the other.
DESIRABLE
The following would be considered an advantage:
possess a higher education degree in a field relevant for this position;
Experience supporting an organisation which has delivered a significant change programme.
Experience of an ERP toolset (ideally Oracle e-business suite);
Experience in an Information and Communications Technology environment; and
Previous experience within a multicultural or international organisation.
3. MAIN ACCOUNTABILITIES
Planning and Execution
Assist with day-to-day administration, arrange meetings and efficiently and effectively handle travel
arrangements, mission coordination, coordinate leave plans and manage the CIO Office’s
budget. Organise own workload to ensure the accurate and timely execution of duties.
Information Management
Manage the schedules of the NATO CIO and Deputy CIO, proactively prioritising their time to best
effect. Screen and organise all incoming correspondence and documents, maintaining an effective
system for follow-up and reminder of classified and unclassified documentation. Draft memoranda
and cover letters for documents. Review and format documents, including tables of figures
requiring careful presentation, using the standard software packages used by NATO (Word, Excel
and PowerPoint). Take minutes at meetings as necessary.
Knowledge Management
Collect, categorise, and track relevant information required for various tasks and projects. Maintain
well-structured paper and electronic filing systems. Record, distribute and follow-up on tasks for
the CIO Office.
Stakeholder Management
Build relationships with key points of contact across the Enterprise and act as a reliable and
effective point of entry for all matters. Maintain lists of internal and external contacts and liaise with
them to ensure efficiency in the daily management of workload and processes.
Organisational Efficiencies
Provide constructive suggestions to improve office procedures. Find ways to be faster, better and
more effective in managing information and using office tools.
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Financial Management
Ensure that proper financial procedures are followed. Prepare the necessary financial documents,
follow-up on activities to ensure that financial files are correctly processed and maintain records of
all financial transactions.
Expertise Development
Proactively develop skills in areas such as planning and organising, new technology, languages,
budget handling and effective communication. Liaise with other staff to leverage knowledge.
Perform any other related duty as assigned.
4. INTERRELATIONSHIPS
The incumbent reports to the Director of the CIO Office / NATO CIO, and maintains close working
relationships with the administrative staff of the Defence Investment Division and NHQ C3 Staff.
S/he may be called upon to substitute for other administrative assistants of the Division when they
are absent.
The incumbent also works in close cooperation with the Office of the Secretary General (SG). S/he
will interact with senior members of national delegations and partner missions, as well as other
NATO divisions and directorates, the International Military Staff, NATO agencies, industrial
representatives and conference members.
Direct reports: N/a
Indirect reports: N/a
5. COMPETENCIES
The incumbent must demonstrate:
Clarity and Accuracy: Checks own work;
Customer Service Orientation: Takes personal responsibility for correcting problems;
Empathy: Listens actively;
Flexibility: Acts with flexibility;
Initiative: Is decisive in a time-sensitive situation;
Organisational Awareness: Understands the Organization's structure; and
Teamwork: Expresses positive attitudes and expectations of team or team members.
6. CONTRACT Contract to be offered to the successful applicant (if non-seconded): Definite duration
contract of three years’ duration; possibility of an indefinite duration contract thereafter.
Contract clause applicable:
In accordance with the NATO Civilian Personnel Regulations, the successful candidate will receive
a definite duration contract of three years, which may be followed by an indefinite duration contract.
If the successful applicant is seconded from the national administration of one of NATO’s member
States, a 3-year definite duration contract will be offered, which may be renewed for a further
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period of up to 3 years subject to the agreement of the national authority concerned. The maximum
period of service in the post as a seconded staff member is six years.
Serving staff will be offered a contract in accordance with the NATO Civilian Personnel
Régulations.
7. RECRUITMENT PROCESS Please note that we can only accept applications from nationals of NATO member countries.
Applications must be submitted using e-recruitment system, as applicable:
For NATO civilian staff members only: please apply via the internal recruitment portal (for
more information, please contact your local Civilian HR Manager);
For all other applications: www.nato.int/recruitment
Please note that at the time of the interviews, candidates will be asked to provide evidence of their
education and professional experience as relevant for this vacancy.
Appointment will be subject to receipt of a security clearance (provided by the national Authorities
of the selected candidate) and approval of the candidate’s medical file by the NATO Medical
Adviser.
More information about the recruitment process and conditions of employment, can be found at our
website (http://www.nato.int/cps/en/natolive/recruit-hq-e.htm)
8. ADDITIONAL INFORMATION NATO is committed to diversity and inclusion, and strives to provide equal access to employment,
advancement and retention, independent of gender, age, nationality, ethnic origin, religion or belief,
cultural background, sexual orientation, and disability. NATO welcomes applications of nationals
from all member Nations, and strongly encourages women to apply.
Building Integrity is a key element of NATO’s core tasks. As an employer, NATO values
commitment to the principles of integrity, transparency and accountability in accordance with
international norms and practices established for the defence and related security sector. Selected
candidates are expected to be role models of integrity, and to promote good governance through
ongoing efforts in their work.
Due to the broad interest in NATO and the large number of potential candidates, telephone or e-
mail enquiries cannot be dealt with.
Applicants who are not successful in this competition may be offered an appointment to another
post of a similar nature, albeit at the same or a lower grade, provided they meet the necessary
requirements.
The nature of this position may require the staff member at times to be called upon to travel for
work and/or to work outside normal office hours.
The organization offers several work-life policies including Teleworking and Flexible Working
arrangements (Flexitime) subject to business requirements.
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Please note that the International Staff at NATO Headquarters in Brussels, Belgium is a non-
smoking environment.
*Salary value as per 2020. Subject to future adjustments in accordance with North Atlantic Council
decision.
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Assistant(e) (200683) Emplacement principal Belgique-Bruxelles Organisation OTAN SI Horaire Temps plein Date de retrait 18-oct.-2020 Salaire (Base de paie) 3 931,35Euro (EUR) Mensuelle Grade B.4 Niveau de l'habilitation de sécurité NS Description
1. RÉSUMÉ
La fonction de directrice/directeur des systèmes d'information (CIO) de l’OTAN assure la
cohérence des technologies de l'information et de la communication (TIC) au sein des
41 organismes civils et militaires de l’entreprise OTAN, qui regroupent plus de 25 000 utilisatrices
et utilisateurs.
La/Le CIO de l’OTAN est la directrice/le directeur du Bureau de la/du CIO, une entité composite
regroupant des membres du Secrétariat international (SI) et de l’État-major militaire international
(EMI). Sur le plan administratif, le Bureau de la/du CIO est rattaché à la Division Investissement de
défense. Ce schéma pourrait être modifié en fonction de l'évolution des responsabilités et de la
structure du Bureau.
La/Le CIO de l’OTAN est chargé(e) de concrétiser la vision des Alliés pour l’entreprise OTAN.
Elle/Il rend compte à la/au secrétaire général(e) et est responsable de l'élaboration des directives
et de la formulation des avis à l’échelle de l’entreprise en ce qui concerne l’acquisition et
l’utilisation des technologies de l’information et des services informatiques, en prenant en compte
les incidences que des initiatives indépendantes pourraient avoir pour l'OTAN dans son ensemble.
La/Le titulaire du poste est l’assistant(e) de la directrice/du directeur du Bureau de la/du CIO et
CIO de l’OTAN. Elle/Il doit s’acquitter avec efficacité de toute une série de tâches de soutien
d’ordre administratif et organisationnel et veiller au bon fonctionnement du Bureau de la/du CIO.
2. QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE
ACQUIS ESSENTIELS
La/Le titulaire du poste doit :
avoir une bonne instruction générale, au moins du niveau secondaire supérieur ;
avoir au moins 4 ans d'expérience dans une fonction de nature administrative ou
organisationnelle ;
avoir une bonne connaissance de différents logiciels, en particulier de la suite Microsoft Office
et de Microsoft SharePoint ;
avoir une expérience de la prise de notes, de la rédaction de rapports et de l’organisation
d’événements ;
avoir des connaissances et une expérience de la gestion de budgets ;
avoir de très bonnes compétences relationnelles, faire preuve de résilience, de flexibilité et
d’esprit d’équipe, et être capable de travailler sous pression
pratiquer une communication claire et efficace, tant à l’oral qu’à l’écrit ;
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avoir au minimum le niveau de compétence V (« avancé ») dans l'une des deux langues
officielles de l'OTAN (anglais/français), et le niveau III (« intermédiaire ») dans l’autre.
ACQUIS SOUHAITABLES
Seraient considérés comme autant d’atouts :
un diplôme de l’enseignement supérieur dans un domaine présentant un intérêt pour le poste ;
une expérience des tâches de soutien dans une organisation qui a mis en œuvre un important
programme de changement ;
une expérience d'un système ERP (de préférence la suite Oracle E-Business) ;
une expérience dans un environnement TIC ;
une expérience au sein d’une organisation multiculturelle ou internationale.
3. RESPONSABILITÉS PRINCIPALES
Planification et exécution
Aide aux tâches administratives quotidiennes, organise les réunions et s’occupe avec efficacité et
efficience des formalités y afférentes (voyages, coordination des missions), coordonne les
prévisions de congés et gère le budget du Bureau de la/du CIO. Gère sa propre charge de travail
de manière à ce que les tâches soient exécutées correctement et dans les temps.
Gestion de l'information
Gère les emplois du temps de la/du CIO de l’OTAN et de la/du CIO adjoint(e), en priorisant les
tâches de façon proactive afin d’utiliser au mieux le temps disponible. Examine et trie toute la
correspondance et tous les documents entrants, en tenant un système efficace de suivi et de
rappel des documents classifiés et non classifiés. Rédige des mémorandums et des notes
destinées à accompagner les documents. Vérifie et met en forme des documents, y compris des
tableaux de chiffres nécessitant une présentation soignée, au moyen des logiciels communément
utilisés à l’OTAN (Word, Excel et PowerPoint). Prend des notes en réunion lorsqu’il y a lieu.
Gestion des connaissances
Rassemble les informations utiles pour différents projets et tâches, les classe et en assure le suivi.
Tient des systèmes de classement bien ordonnés pour les documents (papier ou électroniques).
Assure l’enregistrement, la répartition et le suivi des tâches pour le Bureau de la/du CIO.
Gestion des parties prenantes
Noue des relations avec les principaux points de contact à l’échelle de l’entreprise OTAN, et joue
le rôle de point d’entrée fiable et efficace pour toutes questions. Tient à jour des listes de contacts
internes et externes et se tient en liaison avec ceux-ci pour une gestion quotidienne efficace de la
charge de travail et des activités.
Efficacité organisationnelle
Fait des propositions constructives pour améliorer les procédures de travail. Cherche
constamment à accélérer, à perfectionner et à rationaliser la gestion des informations et l’utilisation
des outils bureautiques.
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Gestion financière
Veille au respect des procédures financières en vigueur. Prépare les documents financiers
nécessaires et se charge du suivi des activités pour s’assurer du bon traitement des dossiers
financiers, et garde une trace de toutes les transactions.
Développement de l’expertise
Développe de façon proactive ses compétences dans des domaines tels que la planification et
l'organisation, les nouvelles technologies, les langues, la gestion des budgets et la communication.
Se tient en liaison avec d'autres membres du personnel pour améliorer ses connaissances.
S'acquitte de toute autre tâche en rapport avec ses fonctions qui pourrait lui être confiée.
4. STRUCTURE ET LIAISONS
La/Le titulaire du poste relève de la directrice/du directeur du Bureau de la/du CIO et CIO de
l’OTAN. Elle/Il entretient des relations de travail étroites avec le personnel administratif de la
Division Investissement de défense et du Secrétariat des C3 du siège de l'OTAN. Elle/Il peut être
appelé(e) à remplacer d’autres assistantes administratives/assistants administratifs de la Division
en leur absence.
La/Le titulaire du poste travaille également en étroite coopération avec le Bureau de la/du
secrétaire général(e). Elle/Il a également des contacts avec de hauts responsables des
délégations des pays membres et des missions des pays partenaires, ainsi qu’avec les autres
divisions et directions du SI, l’EMI, les agences de l’OTAN, des représentants de l’industrie et des
membres de la CDNA.
Nombre de subordonné(e)s direct(e)s : sans objet.
Nombre de subordonné(e)s indirect(e)s : sans objet.
5. COMPÉTENCES
La/Le titulaire du poste doit faire preuve des compétences suivantes :
Clarté et précision : vérifie son travail.
Souci du service au client : s’engage personnellement à résoudre les problèmes.
Empathie : écoute activement.
Flexibilité : agit avec flexibilité.
Initiative : fait preuve de décision dans les situations où il faut agir sans attendre.
Compréhension organisationnelle : comprend la structure de l'Organisation.
Travail en équipe : exprime des attitudes et des attentes positives concernant l’équipe ou les
membres de l’équipe.
6. CONTRAT Contrat proposé (hors détachement) : contrat d'une durée déterminée de trois ans ; qui
pourra être suivi d'un contrat de durée indéterminée.
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Clause contractuelle applicable :
Conformément au Règlement du personnel civil de l'OTAN, la personne retenue se verra offrir un
contrat d'une durée déterminée de trois ans, qui pourra être suivi d'un contrat de durée
indéterminée.
Si la personne retenue est détachée de l'administration d’un État membre de l’OTAN, elle se verra
offrir un contrat d’une durée déterminée de trois ans, qui, sous réserve de l’accord des autorités
nationales concernées, pourra être reconduit pour une période de trois ans maximum. À ce poste,
la durée de service d'un agent détaché n'excède pas six ans.
Les agents en fonction se verront offrir un contrat conforme aux dispositions du Règlement du
personnel civil de l’OTAN.
7. PROCESSUS DE RECRUTEMENT On notera que seules les candidatures de ressortissant(e)s de pays de l’OTAN pourront être
acceptées.
Les candidatures doivent être soumises via l'un des liens suivants :
Pour les membres du personnel civil de l’OTAN seulement : veuillez postuler via le portail
interne de recrutement (pour plus d’informations, veuillez contacter votre Responsable
Ressources humaines civil) ;
Pour tous les autres candidats : www.nato.int/recruitment
Veuillez noter : Au moment des entretiens, les candidat(e)s seront invité(e)s à présenter des
justificatifs de leur formation et de leur expérience professionnelle pertinentes pour ce poste.
La nomination se fera sous réserve de la délivrance d'une habilitation de sécurité par les autorités
du pays dont le/la candidat(e) retenu(e) est ressortissant(e) et de l'approbation de son dossier
médical par le/la médecin conseil de l'OTAN.
Pour plus d’informations concernant le processus de recrutement et les conditions d’emploi,
veuillez vous référer au site suivant. http://www.nato.int/cps/en/natolive/recruit-hq-e.htm.
8. INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES L’OTAN est déterminée à promouvoir la diversité et l’inclusion, et elle s’attache à assurer l’égalité
de traitement en matière d’emploi, d’avancement et de fidélisation indépendamment des
considérations liées au genre, à l’âge, à la nationalité, à l’origine ethnique, à la religion ou aux
croyances, à la culture, à l’orientation sexuelle et au handicap. L'Organisation examinera les
candidatures de ressortissant(e)s de tous les pays membres, et encourage vivement les femmes à
postuler.
Le développement de l'intégrité est un élément clé des tâches fondamentales de l'Alliance. En tant
qu'employeur, l'OTAN attache une grande importance au respect des principes d'intégrité, de
transparence et de redevabilité, conformément aux normes et aux pratiques internationales
établies pour le secteur de la défense et de la sécurité s'y rapportant. Les candidat(e)s
sélectionné(e)s doivent être des modèles d'intégrité et s'employer en permanence à promouvoir la
bonne gouvernance dans le cadre de leur travail.
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En raison du vif intérêt suscité par l'OTAN et du nombre élevé de candidatures potentielles, il ne
pourra pas être donné suite aux demandes de renseignements adressées par téléphone ou par
courrier électronique.
Les candidat(e)s qui ne seront pas retenu(e)s pour ce poste pourront se voir offrir un poste
analogue, au même grade ou à un grade inférieur, pour autant qu'ils/elles remplissent les
conditions requises.
De par la nature du poste, le/la titulaire peut parfois être amené(e) à voyager pour le travail et/ou à
travailler en dehors des heures normales de service.
L'Organisation, en application de plusieurs politiques sur l'équilibre entre vie professionnelle et vie
privée, propose notamment des possibilités de télétravail et d'horaire flexible sous réserve des
exigences liées à la fonction.
Le Secrétariat international de l'OTAN est un environnement sans tabac.
*Salaire applicable en 2020, susceptible d’être adapté en application d’une décision du Conseil de
l’Atlantique Nord.