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OpenOffice Calc Avanzado
HOJAS de CÁLCULO
OpenOffice Calc: Avanzado
Índice del curso
1. CONFIGURACIÓN DEL ENTORNO DE TRABAJO .......................................... 3
1.1. Agregar / quitar barra de herramientas ................................................. 3 1.1.1. Barra Estándar ................................................................................. 3
1.1.2. Barra Buscar ................................................................................... 4
1.1.3. Barra de Formulas ............................................................................ 4
1.2. Personalizar barras de herramientas ..................................................... 4 1.2.1. Barra de herramientas de OpenOffice Calc ........................................... 5
1.2.2. Contenido de la barra de herramientas ............................................... 6
1.3. Ampliar / disminuir tamaño del entorno ................................................ 7
2. MANEJO DE FILAS Y COLUMNAS ............................................................... 8
2.1. Insertar filas, columnas y celdas .......................................................... 8 2.1.1. Insertar filas .................................................................................... 8
2.1.2. Insertar columnas ............................................................................ 9
2.1.3. Insertar celdas ............................................................................... 11
2.2. Modificar el tamaño de filas y columnas .............................................. 12
3. FORMULAS ............................................................................................. 13
3.1. Que es una fórmula .......................................................................... 13
3.2. Insertar una fórmula ........................................................................ 13
3.3. Propagar una formula ....................................................................... 14
3.4. Modificacion De fórmulas .................................................................. 15
4. FUNCIONES ............................................................................................ 16
4.1. Que es una funcion .......................................................................... 16
4.2. Asistente de funciones ...................................................................... 16
4.3 Rango de celdas ................................................................................ 17
4.4. Introducción de funciones ................................................................. 18
4.5. Combinacion de formulas y funciones ................................................. 19
5. GRÁFICOS .............................................................................................. 22
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1. Configuración del entorno de trabajo
1.1. AGREGAR / QUITAR BARRA DE HERRAMIENTAS
A nuestro entorno de trabajo le podremos agregar o quitar botones según nuestras
necesidades. Estos botones se encuentran agrupados en barras de trabajo las
cuales contienen herramientas especificas para una tarea en especial como puede
ser, copiar, cortar y pegar, opciones de impresión, insertar grafica…
Si vamos al menú Ver, Barra de Herramientas , se despliega una lista con todas las
barras existentes que se pueden agregar a nuestro entorno de trabajo. En
Personalizar , podremos personalizar las barras de herramientas y también
programar las funciones de las teclas.
De estas barras las que comúnmente estarán siempre presentes serán la Barra
Estándar, la Barra Buscar y la Barra de Formulas. A continuación presentamos las
barras más habituales.
1.1.1. Barra Estándar Contiene las herramientas principales, donde encontramos botones para crear un
nuevo documento, abrir, guardar, cortar, pegar, deshace r, imprimir, vista
preliminar.
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Uso avanzado de OpenOffice Calc.
Conocer las posibilidades de configuración .
Usar nuevas funcionalidades: formulas, funciones, graficos…
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1.1.2. Barra Buscar Gracias a esta barra, podremos localizar el contenido que queremos en nuestra
hoja de cálculo. Tan solo debemos escribir el contenido a buscar en el campo de
texto que nos facilita.
1.1.3. Barra de Formulas
La barra de fórmulas es el espacio en el que aparecen las expresiones que
introducimos en cada una de las celdas.
1.2 . PERSONALIZAR BARRAS DE HERRAMIENTAS
En este capítulo nos referiremos a la modificación de barras existentes quitando o
agregando botones a las mismas como así también crear nuestras propias barras
personalizadas de herramientas.
Haciendo clic en el menú Ver, Barra de Herramientas, Personalizar podremos ver el
cuadro de diálogo Personalizar, él cual podrá ser activado también presionando
Personalizar del menú Herramientas .
Si presionamos en la etiqueta Barra de Herramientas podremos notar que se divide
en dos partes, Barra de Herramientas OpenOffice Calc y Contenido de la barra de
herramientas como se ve y describe a continuación.
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1.2.1. Barra de herramientas de OpenOffice Calc
Aquí podremos elegir la barra a personalizar o crear una nueva (pinchando sobre el
botón Nuevo ).
En el botón Barra de Herramientas podremos cambiar el nombre a las barras
creadas por nosotros y también tendremos la opción de eliminarlas. Además
podremos cambiar el modo en que se ven los comandos de las barras de
herramientas. Las opciones de vista que podremos elegir serán:
1. Solo texto
2. Solo iconos
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OpenOffice Calc: Avanzado
3. Iconos y texto
En caso necesario, también podemos restaurar los valores predeterminados
presionando en Restaurar Configuración Predeterminada .
1.2.2. Contenido de la barra de herramientas
Aquí se podrán quitar los botones. Para ello simplemente tendremos que
deschequearlos o haciendo clic en el botón Modificar y luego en la opción Borrar .
También se podrá agregar algún otro comando que se requiera de cualquier otra
categoría o barra de herramientas presionando en el botón Agregar .
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OpenOffice Calc: Avanzado
Volviendo al cuadro de diálogo Personalizar, en el botón Modificar podremos
cambiar el nombre al comando seleccionado y asimismo a su correspondiente
icono.
También podremos crear nuevos grupos de comandos dentro de la barra de
herramientas seleccionada y, como ya mencionamos antes, podremos eliminar
comandos. En el caso de querer volver a la configuración por defecto de los
comandos podremos hacerlo presionando en Restaurar Comandos Predeterminados
Una vez terminada la personalización de las barras, podremos guardar los cambios
realizados presionando en Aceptar . También podremos volver a la configuración
original de OpenOffice Calc presionando en el botón Restablecer .
1.3. AMPLIAR / DISMINUIR TAMAÑO DEL ENTORNO
Para ampliar o disminuir la escala de visualización del entorno tendremos que
dirigirnos al menú Ver , y seleccionar la opción Escala con lo cual se activará el
cuadro de dialogo que podemos ver a continuación.
El mismo cuadro podrá ser activado con el botón de la Barra Estándar o desde la
Barra de Estado haciendo doble clic con el Botón Izquierdo del ratón sobre el
porcentaje, tal y como se muestra a continuación.
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2. Manejo de filas y columnas
2.1. INSERTAR FILAS, COLUMNAS Y CELDAS
Para poder realizar las operaciones que se muestran en este apartad o, debemos
situarnos en la fila, columna o celda desde la cual se desea realizar la inserción .
2.1.1. Insertar filas
Al insertar una nueva fila, esta se posicionara sobre la fila a la que pertenece la
celda seleccionada. Para realizar esta operación debemos realizar cualquiera de las
opciones que se especifican a continuación:
• Hacer clic derecho sobre el numero de fila que queremos tomar como
referencia para insertar la nueva fila. En el menú contextual que se nos
muestra, seleccionaremos la opción Insertar filas .
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OpenOffice Calc: Avanzado
• Posicionarnos en la celda que queremos tomar como referencia para la
inserción de la fila. A continuación, en la barra de menú seleccionaremos la
opción Insertar/Filas .
• En caso de que deseemos insertar más de una fila, bastara con seleccionar
desde la celda que queremos tomar como ref erencia hacia abajo, tantas
celdas como filas queremos insertar. A continuación, en la barra de menú
seleccionaremos la opción Insertar/Filas .
2.1.2. Insertar columnas
Al insertar una nueva columna, esta se posicionara a la izquierda de la columna a la
que pertenece de la celda seleccionada. Para realizar esta operación debemos
realizar cualquiera de las opciones que se especifican a continuación:
• Hacer clic derecho sobre la letra de columna que queremos tomar como
referencia para insertar la nueva fila. En el menú contextual que se nos
muestra, seleccionaremos la opción Insertar columnas .
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• Posicionarnos en la celda que queremos tomar como referencia para la
inserción de la columna. A continuación, en la barra de menú
seleccionaremos la opción Insertar/columnas .
• En caso de que deseemos insertar más de una columna, bastara con
seleccionar desde la celda que queremos tomar como referencia hacia la
derecha, tantas celdas como columnas queremos insertar. A continuación, en
la barra de menú seleccionaremos la opción Insertar/Columnas .
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OpenOffice Calc: Avanzado
2.1.3. Insertar celdas
Si deseamos insertar un conjunto de celdas, y desplazar los datos que contienen
esas celdas , deberemos seleccionarlas y realizar una de las acciones que se
muestran a continuación:
• En la barra de menú seleccionaremos la opción Insertar/Celdas .
• Pulsaremos sobre la selección con el botón derecho del ratón, y en el menú
contextual seleccionaremos la opción Insertar .
Tras realizar cualquiera de las dos acciones anteriores, se mostrara el siguiente
cuadro de dialogo:
Cuando decidimos insertar un conjunto de celdas, debemos decidir que queremos
hacer con las celdas seleccionadas, ya que las nuevas celdas ocuparan dicha
posición.
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2.2. MODIFICAR EL TAMAÑO DE FILAS Y COLUMNAS
Por defecto, OpenOffice Calc ajusta la altura de la fila al contenido de la misma. En
cambio, el ancho de la columna se mantiene fijo, y si el contenido no cabe en la
celda, este invadirá la celda contigua, siempre que esté vacía, de lo contrario los
datos quedarán ocultos.
Para cambiar el tamaño de una fila, acercaremos el cursor a la zona en la que
aparece la numeración de las filas, o bien al margen superior, donde aparecen las
letras que identifican las columnas, para cambiar el ancho de una columna. A
continuación situaremos el cursor entre dos filas o dos columnas hasta que cambie
de apariencia (flecha doble). Luego, clicaremos con el botón derecho del ratón y sin
soltarlo, lo arrastramos hasta lograr el alto de fila o ancho de columna deseado.
Si conocemos el valor exacto de la altura de la fila o del ancho de la columna,
deberemos posicionarnos sobre la fila o columna sobre la que deseemos realizar los
cambios. En caso de querer modificar el tamaño de varias filas o columnas,
seleccionaremos todas ellas. En el menú Formato , elegiremos la opción Fila/Alto o
Columna/Ancho . A continuación se nos mostrara un cuadro de dialogo, en el que
debemos introducir el valor del alto o ancho de la fila.
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3. Formulas
3.1 . QUE ES UNA FÓRMULA
Las fórmulas son operaciones que nos permites obtener conclusiones de los datos
que hay en las tablas. De esta manera obtendremos resultados totales o parciales
que nos podrán servir para un posterior análisis.
3.2. INSERTAR UNA FÓRMULA
Para introducir fórmulas en u na celda debemos utilizar el símbolo “=”. Si
quisiéramos realizar la suma entre dos celdas (A1 y B1), y que se nos muestre el
resultado en otra celda (C1), deberíamos realizar los siguientes pasos.
1. Nos posicionaremos sobre la celda en la que queremos que se nos muestre el
resultado (C1).
2. Escribiremos el símbolo igual (=).
3. A continuación, escribiremos el identificador de la primera de las celdas que
se quiere sumar (A1).
4. Después el símbolo del operador (+)…
5. Y el identificador de la segunda de las celdas a sumar (B1) .
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6. Para terminar pulsaremos Intro .
Otra manera de hacerlo es escribir “=” en la celda en la que queremos que se nos
muestra el resultado y hacer clic sobre las celdas que nos interesen. Es decir,
escribiremos el símbolo igual (=), haremos clic en la primera celda a sumar (A1)
que quedara marcada con un recuadro rojo, pulsamos +. Después hacemos clic
sobre la segunda celda a sumar (B1).
Finalmente pulsa la tecla Intro para que se nos muestre el resultado.
Si modificáramos el valor numérico de las celdas a sumar, veríamos cómo el
resultado de la celda F3 cambia. Hemos definido una fórmula que no opera con los
números directamente, sino que opera con el contenido de las celdas.
Al igual que hemos creado una fórmula que realiza la suma de dos celdas,
podríamos crear otra qu e realice operaciones de suma, resta… entre más de dos
celdas.
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3.3. PROPAGAR UNA FORMULA
En caso de que queramos sumar el resto de los valores de las columnas A y B,
podriamos escribir la formula correspondiente a cada fila o podriamos propagar la
formula. Para ello, clicaremos sobre la celda que contiene el resultado de la formula
(C1).A continuación, clicaremos con el boton izquierdo del raton sobre el recuadro
inferior derecho de la selección y lo arrastraremos hasta la celda que nos interese
para obtener el resultado de las sumas de las columnas A1 y B1.
3.4. MODIFICACION DE FÓRMULAS
Si hacemos doble clic sobre la celda que contiene el resultado de la formula (C1),
las celdas que componen la fórmula se marcan de color azul y rojo (A1 y B1).
Al pasar el ratón por encima de estas celdas (A1 y B1) aparece una mano. Si
clicamos con el botón izquierdo del ratón y sin soltarlo, podremos desplazar el
recuadro de color a otra celda.
Desplazamos el recuadro azul a la celda A3. Pulsaremos enter y comprobaremos
como el valor de la celda que contiene el resultado (C1) cambia ya que ahora el
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valor del operando de color azul a cambiado. Antes el valor que contenía era el de
la celda A1 y ahora contiene el valor de la celda A3.
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4. Funciones
4.1. QUE ES UNA FUNCIÓN
Una función es la relación entre varias celdas, ya sea una suma, una resta, un
promedio… Estas relaciones ya estan predefinidas y para invocarlas basta con hacer
referencia al nombre de la funcion que deseamos utilizar. Además las formulas de
una hoja de calculo pueden estar formadas por diferentes funciones.
4.2. ASISTENTE DE FUNCIONES
La forma de para acceder a las funciones es muy sencilla. En primer
lugar debemos clicar en una celda vacía y a continuación pulsamos
sobre el botón “ Asistente: Funciones ” de la barra de fórmulas, o bien
pulsaremos la combinación de teclas Ctrl+F2 . De esta manera se nos mostrará la
siguiente ventana.
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Aquí podremos filtrar las funciones disponibles por categoría: Bases de Datos,
Finanzas, Matemáticas, etc.
4.3 RANGO DE CELDAS
Otro concepto importante es el doble punto (:), que sirve para definir un rango de
celdas. Si, por ejemplo, quisiéramos aplicar una función entre las celdas A1 y A10,
escribiríamos A1:A10, y así nos ahorraríamos escribir las referencias de todas las
celdas que entre medias.
En el siguiente apartado veremos el uso de los rangos de celda.
4.4. INTRODUCCIÓN DE FUNCIONES
La mejor manera para comprendar la introduccion de funciones es mediante un
ejemplo . Vamos a realizar la suma entre un rango de celdas (A1:A10). El resultado
aparecerá en la celda A12.
En primer lugar clicamos sobre la celda A12 y escribimos el símbolo igual (=) y a
continuación el nombre de la función seguido de un paréntesis abierta: =SUMA(.
En caso de no saber cuál es el nombre de la función, la buscaremos en el asistente
de funciones.
A hora deberemos de escribir el rango de celdas entre las cuales se desea realizar la
suma (A1:A10). En estos momentos estamos en la siguiente situación:
=SUMA(A1:A10. También podríamos clicar sobre la celda A1 y arrastrar el ratón
hasta la celda A10.
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Para terminar pulsaremos la tecla Intro. Podemos observar como en la celda A12 se
nos muestra el resultado.
Si clicamos sobre la celda A12, vemos como en la barra de formulas no aparece el
resultado sino la formula. Esta fórmula podríamos modificarla en cualquier
momento.
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4.5. COMBINACIÓN DE FORMULAS Y FUNCIONES
Pueden darse ocasiones en las que nos interese realizar alguna operación
matemática entre varias funciones. Imaginemos que necesitamos calcular la resta
entre la suma y la media de las celdas A1:A10. Seguiremos los siguientes pasos:
• En primer lugar escribiremos la función correspondiente a la suma:
SUMA(A1:A10).
• A continuación el símbolo de la resta “–“.
• Y finalmente la función correspondiente a la media: PROMEDIO(A1:A10)
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• Para terminar y ver el resultado pulsaremos la tecla Intro.
El resultado es 63 ya que la suma de las celdas A1A:10 es 70 y la media es
7. La resta entre la suma y la media es 63 (70-7=63)
Se pueden realizar diferentes combinaciones entre formulas y funciones
dependiendo de nuestras necesidades. Hay que recordar que también tenemos a
nuestra disposición el asistente de funciones.
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5. Gráficos
OpenOffice Calc, nos permite representar la información que se nos muestra en la
hoja de cálculo en gráficos de diferentes estilos. Para ello deberemos de seguir los
siguientes pasos:
• Seleccionamos las celdas que deseamos que se nos muestren en la grafico.
• En el menú Insertar elegiremos la opción Gráfico y se nos muestra la gráfica
creada y el siguiente cuadro de dialogo:
En este cuadro dialogo podremos elegir entre diferentes tipos de graficos:
Por Columna, Circulo…
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