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Los Eventos y sus Etapas
Unidad II: Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos
EVENTOAcontecimiento programado que responde a una finalidad especfica, en el cual el sujeto fundamental es el hombre y sus relaciones con el medio ambiente. Los eventos responden a situaciones de grupo y se realizan en espacios y tiempos determinados. Tienen Objetivos pre-fijados, cuidadosamente desarrollados y seguidos a conciencia durante todas las etapas de su planificacin.
Fuente: Instituto de Capacitacin Turstica:Manual sobre Coordinacin de Eventos
Unidad II: Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos
GREENLAND
RUSSIA CANADA EUROPE USA MIDDLE EAST
ASIA
AFRICA
SOUTH AMERICA
AUSTRALIA
ANTARCTICA
Unidad II: Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos
Unidad II: Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos
Etapas de un Evento*Etapas Evento Etapas Proceso AdministrativoPre-Evento Planificacin Organizacin Direccin Evaluacin
Evento Post-Evento
*
Gmez, Carlos: Gerencia de Eventos Especiales. 1995 Fagre, Etna de: Eventos Universitarios y Sociales.1998 Fleitman, Jack: Eventos y Exposiciones.1997 Gherardi, Eliana: Como Hacer Eventos Exitosos. 1998
Unidad II: Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos
Pre-Evento
Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos Etapas de un evento
Pre-Evento
1.- Definir Objetivo del Evento Tipo y Nombre.
Determinar QU se quiere alcanzar con la realizacin del Evento
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Pre-Evento
1.- Definir Objetivo del Evento Tipo y Nombre.
El nombre debe ser: Corto y llamativo. Adecuado al propsito que se persigue con la realizacin del Evento.
En algunos casos es conveniente ubicarlo en el contexto, local, regional, nacional o internacionalEjemplo: 2do Congreso Nacional de Turismo y Deportes de Aventura
Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos Etapas de un evento
Pre-Evento200 195 190of D ol l ar s
2.- Nombrar Comit Organizador
Production Costs UnitPrice Profits
185 180 175 170 165
M i l l i ons
160 155 150 1990 1991 1992
Comisiones de Trabajo Coordinador GeneralEs el responsable general del desarrollo del evento. Supervisa las labores de las Comisiones, y es el enlace de stas con la mxima autoridad de la institucin responsable del Evento Son equipos de personas que contribuyen a cumplir los pasos del Evento sistematizadamente
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Pre-Evento
2.- Nombrar Comit OrganizadorComisiones de Trabajo
Comisin de Logstica
Transporte Alojamiento Alimentacin Secretara
Se encarga de todas aquellas actividades inherentes al apoyo que operativisa y hace posible la ejecucin del evento
Servicios Generales
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Pre-Evento
2.- Nombrar Comit OrganizadorComisiones de Trabajo
Comisin Tcnico-AcadmicaEntre sus responsabilidades se pueden mencionar: Elaborar las normas para la presentacin de trabajos en el evento, y seleccionarlos en funcin de stas. Revisar el temario a desarrollar.
Determinar metodologa de trabajo. Coordinar la reproduccin y distribucin de las ponencias.
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Pre-Evento
2.- Nombrar Comit OrganizadorComisiones de Trabajo
Comisin de Promocin, Relaciones Pblicas y Protocolo Atiende las actividades que abarcan la promocin y difusin del evento. Se encarga de las relaciones interinstitucionales que derivan de la ejecucin del Evento. Todo lo relacionado con protocolo y asistencia a lo participantes en el evento.
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Pre-Evento
2.- Nombrar Comit OrganizadorComisiones de Trabajo
Comisin de Festejos y RecreacinPlanifica y coordina: Lo relativo a la ccteles y fiestas. celebracin de
Los tours y excursiones para los participantes en el evento. La presentacin de grupos artsticos y culturales en el evento.
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Pre-Evento
3.- Seleccionar la Fecha19 89
11989
Se debe tener en cuenta: Si hay suficiente margen de tiempo para laorganizacin requerida. Evitar que coincida con la fecha de una actividad similar o dirigida al mismo tipo de pblico. Horario y frecuencia de los transportes. Si es mejor programar las actividades durante la semana o a finales de sta.
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Pre-Evento
4.- Determinar el Nmero y el Tipo de Asistentes al EventoParticipantes: Acompaantes:No estn directamente relacionados con el evento, acompaan a ponentes, delegados o invitados especiales.
Expositores o Ponentes:Son los encargados de hacer las disertaciones durante el evento.
Personas que asisten al evento en calidad de pblico.
Delegados:Asisten al evento en representacin de una empresa, institucin o grupo particular.
Invitados Especiales:Personas que por su prestigio, reconocimiento cientfico, social o poltico ,le confieren notoriedad al evento
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Pre-Evento
5.- Seleccionar el Lugar o Lugares de Realizacin.
Ciudad Sede. Instalaciones
especficas donde se realizar el evento: Capacidad Comodidad Iluminacin Equipos Acceso
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Pre-Evento
6.- Elaborar Cronograma de Actividades
Programas:
DURACIN OBJETIVOS
Tcnico o Cientfico Social Para Acompaantes De Visitas Tcnicas Turstico
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Pre-Evento
7.- Estimacin de Recursos
HUMANOS:Personal profesional, especializado y obrero que se requiere para la realizacin del evento
Recursos
TCNICOS: MATERIALES:Implementos necesarios (Ejemplo: lpices, carpetas, mesas, sillas), y las instalaciones a utilizar. Equipos de sonido, grabacin, interpretacin simultnea, apoyo audiovisual, computacin, comunicaciones y reproduccin; as como formatos, fichas, programas, cronogramas, etc.
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Pre-Evento
8.- Elaborar Presupuesto y Determinar Fuentes de Financiamiento
Egresos:Publicidad y Promocin Impresos y Originales Alojamiento Alquiler y Montaje Salones Transporte Eventos Sociales5 7 .1
Ingresos:Espacios Publicitarios Actividades especiales Venta de comidas y bebidas Concesiones para venta Cuotas de registro al evento Donativos y patrocinios Venta de boletos para actividades sociales, artsticas, Culturales y Deportivas.
0 2 .9 5 1 .7 6 3 .1
Recursos Humanos Servicios Profesionales%*M
.9 9
.0 3 2 8
1ON
2 4 5 7 8
3 6
- =
M +M
Papelera-M
+ 9 0 =
CE
x
Alquiler de Equipos Otros Imprevistos
C
00
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Pre-Evento
9.- Promocin del Evento
Medios de Comunicacin Correo Directo Publicidad Impresa
Volante
Aviso de Prensa
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Pre-Evento
10.-Diseo y Elaboracin de Impresos
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Pre-Evento 11.- Seleccin y Capacitacin del Personal
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Pre-Evento
12.- Adquisicin o Contratacin de Materiales, Equipos y Servicios
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Evento
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Evento
1.- Recepcin de los Participantes y traslado Alojamiento
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Evento
2.- Registro de los Participantes 3.- Realizacin del Acto de Inauguracin 4.- Realizacin Cctel de Bienvenida 5.- Implantacin del Programa General de Actividades 6.- Clausura del Evento 7.- Realizacin Evento Social de Despedida 8.- Traslado de los participantes a los Terminales de Transporte
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Post-Evento
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Post-Evento 1.- Recopilacin y Archivo de la Informacin Pertinente al Evento.Conclusiones Elaboracin de la Memoria Informacin de Tipo Acadmica y Administrativa
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Post-Evento
2.- Evaluacin
OPININParticipantes Expositores o Ponentes Comit Organizador
EVALUACINComparacin cualitativa y cuantitativa entre lo programado, lo ejecutado y lo alcanzado
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Post-Evento
3.- Agradecimientos
Auspiciantes Patrocinantes Ponentes Otros Colaboradores
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Post-Evento
4.- Cumplimiento de Compromisos
$ $
$
$ $
Cancelacin de Obligaciones con proveedores. Pago recurso humano contratado para trabajar durante el evento. Devolucin de cualquier material o equipo que se haya solicitado en prstamo.
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Empresas Organizadoras de EventosComit Organizador Organizador de Eventos (PCO)
Servicios:Centro de Convenciones, alojamiento, transporte, publicidad, intrpretes, guas, sonido, audiovisuales, etc.
Fuente: GHERARDI, Eliana: Como hacer Eventos Exitosos. 2000.
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Empresas Organizadoras de Eventos
Pre-Evento
1.- Contacto con el Cliente- Solicitud de Servicios.Gerente
ClienteTipo de Evento Fecha. Hora de Inicio y Duracin. Nmero de Pax. Cliente Alimentos y Bebidas. Servicios requeridos. Presupuesto Estimado.
Servicios: Transporte, Alojamiento, Alimentacin, Audiovisuales, Montaje de Salones, recorridos tursticos, etc. Personal de Servicio Precio de los Servicios Polticas de Pago
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Empresas Organizadoras de Eventos
Pre-Evento
2.- Elaboracin Cotizacin. 3.- Contrato- Facturacin. 4.- Contratacin Proveedores y Recurso Humano necesario para el Evento.
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Empresas Organizadoras de EventosMontaje de los Salones
Evento
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Empresas Organizadoras de EventosMontaje de los Salones
Evento
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Empresas Organizadoras de EventosSupervisar Servicios y PersonalTransporte Comidas
Evento
Personal de Servicio Equipos
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Empresas Organizadoras de Eventos
Evento
Supervisin durante Desarrollo del Evento
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Empresas Organizadoras de Eventos1.- Evaluacin 2.- Facturacin Cierre de Cuenta Cliente 3.- Pago a Proveedores 4.- Pago al personal contratado para el evento
Post-Evento