![Page 1: Organisatie van congressen en seminaries Aandachtspunten en hints](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022070315/5551a0f04979591f3c8bb56a/html5/thumbnails/1.jpg)
Organisatie van congressen en seminaries
Aandachtspunten en hints
![Page 2: Organisatie van congressen en seminaries Aandachtspunten en hints](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022070315/5551a0f04979591f3c8bb56a/html5/thumbnails/2.jpg)
Antwerpen Congresbureau
Jean-Pierre Bodson PR & Communicatie
Antwerpen Congresbureau Frankrijklei 128 A 2000 Antwerpen +32(0)3-202.16.26 www.antwerpencongresbureau.be [email protected]
![Page 3: Organisatie van congressen en seminaries Aandachtspunten en hints](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022070315/5551a0f04979591f3c8bb56a/html5/thumbnails/3.jpg)
Antwerpen Congresbureau
25 jaar knowhow in ondersteuning van congressen
![Page 4: Organisatie van congressen en seminaries Aandachtspunten en hints](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022070315/5551a0f04979591f3c8bb56a/html5/thumbnails/4.jpg)
Historiek Antwerpen Congresbureau 25 jaar geleden opgericht door gouverneur
Kinsbergen. Opgericht voor de promotie van de provincie
Antwerpen als bestemming voor congressen. 3 deelregio’s als macroproduct. Promotie op nationaal en internationaal vlak. Ondersteunt de organisator bij de uitwerking
van zijn MICE-evenement.
![Page 5: Organisatie van congressen en seminaries Aandachtspunten en hints](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022070315/5551a0f04979591f3c8bb56a/html5/thumbnails/5.jpg)
Werking Antwerpen Congresbureau (1) Organisatoren in contact brengen met de
ideale partners. Een externe opvolging van het evenement.
Voor bijkomende vragen van de organisator op te lossen. Bijsturen
Tijdens Extra ondersteuning
Na Teveredenheids-enquete
![Page 6: Organisatie van congressen en seminaries Aandachtspunten en hints](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022070315/5551a0f04979591f3c8bb56a/html5/thumbnails/6.jpg)
Werking Antwerpen Congresbureau (2) Uitwerken aanbod van de drie producten van
de provincie Antwerpen: Stad Antwerpen Mechelen Kempen
Service voor elk product. Zoeken naar mogelijke klanten. Algemene promotie van de macroproducten.
![Page 7: Organisatie van congressen en seminaries Aandachtspunten en hints](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022070315/5551a0f04979591f3c8bb56a/html5/thumbnails/7.jpg)
Werking Antwerpen Congresbureau (3) lobbying, vertegenwoordiging en verdediging van Antwerpen als MICE-
bestemming samenwerking met diverse economische organisaties en overheden:
toeristische diensten Kamer van koophandel ...
Belang van Antwerpen als MICE-bestemming bij betrokkenen benadrukken.
Waar mogelijk samenwerking als dienstenplatform met Toerisme Vlaanderen.
AC biedt volgende diensten aan : gezamenlijke promotie deelname aan beurzen met participatie van de diverse regio’s website ondersteuning
Vertegenwoordiging van de regio’s binnen de grote internationale professionele organisaties (o.a. ICCA, MPI )
![Page 8: Organisatie van congressen en seminaries Aandachtspunten en hints](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022070315/5551a0f04979591f3c8bb56a/html5/thumbnails/8.jpg)
Mice evenementen
Organisatie van Meetings, Incentives, Congressen, en bedrijfsEvenementen
![Page 9: Organisatie van congressen en seminaries Aandachtspunten en hints](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022070315/5551a0f04979591f3c8bb56a/html5/thumbnails/9.jpg)
Economisch belang van congressen Een internationale congresganger => €320/dag
(=> impact op werkgelegenheid) Grote wereldsteden(Londen, Parijs,…)
Business toerisme €420/dag/pers. (all inclusive) Toerist €180 /dag/pers.
Noordelijk gelegen landen (Scandinavië, …) Business toerisme €350 - €370/dag/pers. Toerist €140/dag/pers.
Centraal Europa: (Brussel, Antwerpen, …) Business toerisme €320/dag/pers. Toerist €120 /dag/pers.
![Page 10: Organisatie van congressen en seminaries Aandachtspunten en hints](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022070315/5551a0f04979591f3c8bb56a/html5/thumbnails/10.jpg)
Economisch belang van congressen(2) 50 – 60% deelnemers: vaste deelnameprijs,
waarvan; 29% meeting /congres van een bedrijf 71% meeting/congres van verenigingen
Deze deelnemers spenderen gemiddeld €432/dag/pers.
€103 overnachting + ontbijt. Transport: €242 (interlokaal en lokaal)
![Page 11: Organisatie van congressen en seminaries Aandachtspunten en hints](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022070315/5551a0f04979591f3c8bb56a/html5/thumbnails/11.jpg)
Economisch belang van congressen(3) Raming congressen in kunststeden/ jaar: 92500;
Antwerpen: 28000 Mechelen: 1500
Budget: gemiddeld €3525/ venue meetings en congressen op duurtijd:
Eéndaags: 73% Tweedaags: 15% Vanaf 3 dagen: 12%
Gemiddeld aantal personen/ meeting - congres: 100 Contact tussen organisator en toeleveringsdiensten:
Rechtstreeks naar venue : 96% Via PCO: 2% Via congres bureau: slechts 1%
![Page 12: Organisatie van congressen en seminaries Aandachtspunten en hints](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022070315/5551a0f04979591f3c8bb56a/html5/thumbnails/12.jpg)
Organisatoren van Congressen Bedrijven Vakverenigingen Sociale verenigingen Overheden Nationaal Internationaal …
![Page 13: Organisatie van congressen en seminaries Aandachtspunten en hints](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022070315/5551a0f04979591f3c8bb56a/html5/thumbnails/13.jpg)
Aanpak van de organisatie
De manier waarop een congres door de organisator wordt uitgewerkt hangt af van verschillende factoren:
Afhankelijk van het bedrijf, of de sector Afhankelijk van het budget Afhankelijk van het doelpubliek Afhankelijk van het onderwerp Afhankelijk van de lengte van het congres …
![Page 14: Organisatie van congressen en seminaries Aandachtspunten en hints](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022070315/5551a0f04979591f3c8bb56a/html5/thumbnails/14.jpg)
Organisaties van bedrijven Seminaries kort (1 – 2 dagen)
Trainingen / Bijscholingen Teambuilding Brainstorming Budgettering
Seminaries lang Opleidingen, trainingen Productopleidingen
Evenementen (1 dag of minder) Personeelsfeest – recepties klanten Opendeur dagen – persbezoeken Productvoorstellingen
![Page 15: Organisatie van congressen en seminaries Aandachtspunten en hints](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022070315/5551a0f04979591f3c8bb56a/html5/thumbnails/15.jpg)
Organisaties van verenigingen
Seminaries kort, Workshops Trainingen Informatie uitwisseling Knowhow uitwisseling Doelgerichte niche acties
Congressen Meerdaags Netwerking zeer dikwijls hoofddoel Bijleren – brainstorming Internationale knowhow uitwisselen Voorname sprekers
![Page 16: Organisatie van congressen en seminaries Aandachtspunten en hints](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022070315/5551a0f04979591f3c8bb56a/html5/thumbnails/16.jpg)
De organisatie (1) Reden tot organiseren Het congres-onderwerp is de aanzet tot het
evenement De organisatie is ondergeschikt aan het
onderwerp
![Page 17: Organisatie van congressen en seminaries Aandachtspunten en hints](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022070315/5551a0f04979591f3c8bb56a/html5/thumbnails/17.jpg)
Organisatie (2) Doelgroepen Bepalen van doelgroep = 1ste bezorgdheid organisator
Wordt bepaald door het onderwerp Wie wil ik uitnodigen Waarom (Prospecten, klanten, pers, geïnteresseerden,…)
Locatie van evenement eveneens afhankelijk van doelgroep.
Grootte van de groep Bereikbaarheid (centraal gelegen, openbaar of ander vervoer,
…) Perceptie van doelgroep t.o.v. venue of gaststad. (Is dit de
werkelijkheid)
![Page 18: Organisatie van congressen en seminaries Aandachtspunten en hints](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022070315/5551a0f04979591f3c8bb56a/html5/thumbnails/18.jpg)
Organisatie (3) - Budget Budget bepaalt de organisatie, maar wordt
ook mee bepaald. Budgetplanning = belangrijk Sponsoring
Welke sponsoren komen in aanmerking Effect van de sponsor op uitstraling evenement Credibiliteit Sponsoring in goederen, diensten of financieel
Return on invest Visibiliteit Klanten …
![Page 19: Organisatie van congressen en seminaries Aandachtspunten en hints](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022070315/5551a0f04979591f3c8bb56a/html5/thumbnails/19.jpg)
Organisatie (4) - Sprekers
Ideale sprekers Beschikbaarheid Uitstraling naar de doelgroep Prijs
Hoe de sprekers aantrekken Intern, via sponsors, …
Manier van voorstellen Voorbereiding Samenvatting maken? Technische ondersteuning
![Page 20: Organisatie van congressen en seminaries Aandachtspunten en hints](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022070315/5551a0f04979591f3c8bb56a/html5/thumbnails/20.jpg)
Organisatie (5) - Promotie
Welke promotie wordt er gevoerd Budget Kanalen
Post E-mail Telefoon Internet SMS …
Welke boodschap
![Page 21: Organisatie van congressen en seminaries Aandachtspunten en hints](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022070315/5551a0f04979591f3c8bb56a/html5/thumbnails/21.jpg)
Organisatie (6) - Leveranciers Overzicht van alle benodigdheden
Catering Techniek Vervoer …
Contacteren van de leveranciers Welke leveranciers
Weerslag op het budget Perceptie van doelpubliek t.o.v. sponsor Sponsors
Wanneer leveren Zie ook draaiboek
![Page 22: Organisatie van congressen en seminaries Aandachtspunten en hints](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022070315/5551a0f04979591f3c8bb56a/html5/thumbnails/22.jpg)
Organisatie (7) – Planning (1)
Voorafgaande planning Planning ten opzichte van doelgroep
Andere evenementen op het ogenblik van uitvoering Periode (bv. schoolvakanties voor onderwijzers)
Planning t.o.v. seizoen Bv. nieuwe smaak ijs voorstellen = in de zomer Buiten of binnen organisatie
Project management Deadlines
Haalbaarheid Buffer inbouwen
Regelmatige overlegvergaderingen
![Page 23: Organisatie van congressen en seminaries Aandachtspunten en hints](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022070315/5551a0f04979591f3c8bb56a/html5/thumbnails/23.jpg)
Organisatie (7) – Planning (2)
Uitgewerkte planning is belangrijk Speakers contact
Info, CV en eventueel foto Promotie Contracten venue Contracten techniek Contracten met leveranciers
Draaiboek Werkinstrument Uitgewerkt
Wet van Murphy Backup voorzien Improviseren onder druk
![Page 24: Organisatie van congressen en seminaries Aandachtspunten en hints](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022070315/5551a0f04979591f3c8bb56a/html5/thumbnails/24.jpg)
Organisatie (8) - Uitvoering
Volg het draaiboek nauwlettend Hoe preciezer het is uitgewerkt, hoe veiliger Verwerk in het draaiboek ook reserve scenario’s
Wees op alles voorbereid Behoud het overzicht Delegeer !!!
![Page 25: Organisatie van congressen en seminaries Aandachtspunten en hints](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022070315/5551a0f04979591f3c8bb56a/html5/thumbnails/25.jpg)
Vragen