Organisations-Entwicklungsprojekt u.Organisations-Entwicklungsprojekt u.Organisations-EntwicklungsprozessOrganisations-Entwicklungsprozessim im GesundheitsamtGesundheitsamt des des WetteraukreisesWetteraukreises
1996 bis 20011996 bis 2001
Bilanz und Perspektive
Dr. Hans-Otto Tropp
Gesundheitsamt u. Zentrale Steuerungsunterstützung, Wetteraukreis
Change ManagementChange Managementim Gesundheitsamtim Gesundheitsamt
Spielräume zwischen HH-Konsolidierung
und New Public Health darstellen und nutzen
Dr. Hans-Otto TroppGesundheitsamt und Zentrale Steuerungsunterstützung,
Wetteraukreis
Spielräume zwischen Spielräume zwischen HH-Konsolidierung und HH-Konsolidierung und New Public Health New Public Health darstellen und nutzendarstellen und nutzen
Change Management im Gesundheitsamt
Dr. Hans-Otto TroppGesundheitsamt und Zentrale Steuerungsunterstützung,
Wetteraukreis
ÜbersichtÜbersicht
Ausgangslage
Integratives Konzept
Ergebnisse
Perspektive
ÜbersichtÜbersicht
die Organisationsentwicklung und Steuerung in einem Fachamt
die Entwicklungsschritte zu einem integrativen Verfahren zur Steuerung und Organisationsentwicklung
erste Ergebnisse im Zuge der schrittweisen Anwendung in einem kommunalen Gesundheitsamt
Der WetteraukreisDer Wetteraukreis
Der Wetteraukreis – ein 1.100 qkm großer Landkreis mit knapp 300.000 Einwohnern, nördlich von Frankfurt / Main
Das Wetterauer Gesundheitsamt – ein Fachamt mit 42 Mitarbeiter/innen auf 34 Stellen
– Jahres-Budget 2000 rund 4,26 Mio. DM,entspricht 14,40 DM pro Bürger
– Der Kostendeckungsgrad in 2000 bei 12,7 Prozent und 1999 bei 12,4 Prozent
Gesundheitsberichterstattung Entscheidungsträger
Gesundheitsplanung
Gesundheitsförderung Gesundheitsschutz
Qualitätssicherung
UntersuchungenFremdbefunde
Auswertung
Regelkreis “Gesundheit in der Kommune”
Gesundheitshilfe
RegelkreisRegelkreis
„„OE-Projekt-Auftrag“OE-Projekt-Auftrag“
Effektivität und Effizienz
der Organisation steigern Einsparpotentiale nutzen und damit Beitrag zur HH-Konsolidierung
leisten
Defizite vor der Defizite vor der OrganisationsentwicklungOrganisationsentwicklunghinsichtlich:
Produkt-Steuerbarkeit (Anzahl und Zuschnitt)
Vereinbarung von Zielen und Zielgruppen
Ermittlung von Kosten und Erlösen
Ermittlung der Wirtschaftlichkeit
Ermittlung der Produkte- Wirkungen
Abstimmung zwischen Zentralämtern und Fachamt
Defizite vor der Defizite vor der OrganisationsentwicklungOrganisationsentwicklung
hinsichtlich: Verknüpfung von Fachbericht mit K-/L-Bericht Integration der verschiedenen Ziele und
Anforderungen nachvollziehbare Prioritätenfestlegungen Anpassung der Produkte an veränderte
Bedingungen Beachtung des Bedarfs und der Inanspruchnahme
von Dienstleistungen Beachtung der Produkte anderer Leistungsanbieter
Man musste vermissenMan musste vermissen
ein praktikables Kommunikationsmittel für die Steuerung (eine gemeinsame „Steuerungssprache“)
Überblick und Transparenz das Erkennen der Zusammenhänge die Darstellung des Vorankommens, Integration der Berufe mit sozialem Anspruch den fachlichen Nutzen breite Motivation und Identifikation
Ein SteuerungskonzeptEin Steuerungskonzept
diverse verlässliche Einzelverfahren
in einem stimmigen Steuerungskonzept
Die EntwicklungsschritteDie Entwicklungsschritte
Entwurf eines Modells und eines Regelkreiseszur Steuerung und Organisationsentwicklung
Entwicklung eines EDV-gestütztenArbeitskonzeptes
schrittweise Praxiseinführung. Erprobung in
unterschiedlicher Anwendungstiefe Weiterentwicklung. Abgleich mit anderen Lösungen,
Erfahrungsaustausch, Evaluation
Zielstruktur
ZIELE SOLLZielvereinbarungen
OE-Aufträge bearbeiten
BERICHTE MASSNAHMEN Fachbericht K/L-Bericht Produkte, Leistungen, Prozesse
IST
AUSWERTUNGENSOLL / IST-Vergleiche zur
K / L-Rechnung und K / N-Rechnungund zur
SITUATION der ZIELGRUPPENBedarf, Angebote und Inanspruchnahme von Dienstleistungen
Regelkreis IMRegelkreis IM
Routine-Steuerung
TheorieTheorie und PraxisPraxis
Theorie und Praxis
Dies brachte an Fortschritt:Dies brachte an Fortschritt: rationelle Ergebnisdokumentation schneller und sicherer Zugriff schrittweiser Aufbau eines multiplen
Monitorings für das Controlling prägnante SOLL / IST-Vergleiche übersichtliche Kommunikationsgrundlagen Produktzuschnitt und -anzahl steuerbar konkurrierende Produkte und Produktgruppen
stellen sich dar
Teil 1 . . .Teil 1 . . . fürfür die Hinterlegung der vereinbarten Methoden
Teil 2 . . .Teil 2 . . . sinngemäß fürsinngemäß für die Dokumentation der aktuellen Ergebnisse
und Vereinbarungen
Teil 3 . . .Teil 3 . . . sinngemäß fürsinngemäß für die Archivierung
EDV-ArbeitskonzeptEDV-Arbeitskonzept
Verfahren zur Steuerung und Organisationsentwicklung
• Zielbeschreibungen, Zielgruppenbeschreibungen • Entwickeln der Zielstruktur• Zielintegration• Mitarbeitergespräche, Orientierungsgespräche• Zielvereinbarungen• Beachtung kommunikativer und psychosozialer Faktoren• Produkte, Leistungen, Prozesse• Stellenbeschreibungen• Routinesteuerung
Im EDV-Arbeitskonzept angelegt
• Auftragsbearbeitungen als Projekte • Auftragsbearbeitungen unterhalb der Projektschwelle • K/L Rechnung• K/L-Bericht • Fachbericht• Verknüpfung von K/L-Rechnung mit Routinesteuerung• Fachbericht mit K/L-Bericht • Beschwerdemanagement• Stichwortkatalog und Begriffsbestimmungen• Materialsammlung und • Literatur
Im EDV-Arbeitskonzept angelegt
Ergebnisdokumentationen zur Steuerung und Organisationsentwicklung
• Vereinbarte Zielstruktur Zielgruppenbeschreibung• Zielintegration, Prioritätenfestlegungen• Produkte, Leistungen, Prozesse, Stellenbeschreibungen• Ergebnisse der Mitarbeitergespräche• Geschlossene Zielvereinbarungen• Laufende Routine-Steuerungs-Maßnahmen• Laufende Auftragsbearbeitungen unterhalb der Projektschwelle
Im EDV-Arbeitskonzept angelegt
Ergebnisdokumentationen zur Steuerung und Organisationsentwicklung
• Laufende Auftragsbearbeitungen als Projekte• K/L-Rechnung, letzter Stand• Abgeschlossene BERICHTE • K/L-Bericht• Fachbericht• Verknüpfungen von K/L-Rechnung und Routine- steuerung, Fachbericht und K/L-Bericht
Im EDV-Arbeitskonzept angelegt
Zielstruktur
ZIELE SOLLZielvereinbarungen
OE-Aufträge bearbeiten
BERICHTE MASSNAHMEN Fachbericht K/L-Bericht Produkte, Leistungen, Prozesse
IST
AUSWERTUNGENSOLL / IST-Vergleiche zur
K / L-Rechnung und K / N-Rechnungund zur
SITUATION der ZIELGRUPPENBedarf, Angebote und Inanspruchnahme von Dienstleistungen
Regelkreis IMRegelkreis IM
Routine-Steuerung
IntegriertIntegriert werden insbesondere werden insbesondere
Steuerung und Organisationsentwicklung
Ressourcen, Produkte und Wirkungen
die verschiedenen Zielsysteme, Ziele
und Anforderungen
fachliche Anforderungen und Finanzziele
die Zielgruppen-Entwicklung
Leistungsangebote anderer Leistungsanbieter
IntegriertIntegriert wird über . . .wird über . . .
Mitarbeiter- bzw. Zielvereinbarungsgespräche Gruppenorientierungsgespräche Rahmenzielvereinbarungen und
Zielvereinbarungen K/L-Rechnung und fachliche Steuerung bzw.
K/L-Berichte und Fachberichte Projektarbeit Neue Methoden
Zielstruktur
ZIELE SOLLZielvereinbarungen
OE-Aufträge bearbeiten
BERICHTE MASSNAHMEN Fachbericht K/L-Bericht Produkte, Leistungen, Prozesse
IST
AUSWERTUNGENSOLL / IST-Vergleiche zur
K / L-Rechnung und K / N-Rechnungund zur
SITUATION der ZIELGRUPPENBedarf, Angebote und Inanspruchnahme von Dienstleistungen
Regelkreis IMRegelkreis IM
Routine-Steuerung
Wirkungsorientierte Verknüpfung von Wirkungsorientierte Verknüpfung von ökonomischer ökonomischer undund fachlicher Steuerung fachlicher Steuerung
1. Soll – Vereinbarung / Festlegung
• Leistungs- und Wirkungsziele
• Messkriterien für Zielerreichungen
• Produkten, Leistungen, Tätigkeiten
(Soll-Standards)
2. Anbieten der Produkte und Durchführung der Leistungen (OUTPUT)
3. IST- Monitoring
4. SOLL-/IST-Vergleich (Zielerreichungsgrad)
5. Gesundheitsbericht
1. Soll – Vereinbarung / Festlegung
• Ökonomischer Ziele
• Gesamtbudget, Teilbudgets (INPUT)
2. Kosten und Erlöse richtig zuordnen
3. IST- Monitoring
4. SOLL-/IST-Vergleich (Budgeteinhaltung)
5. Kosten-/Leistungs-Bericht
Verknüpfung
Verknüpfung
Verknüpfung
6. Kosten- / Nutzen-Bericht
7. Produktinnovation
Priorisierungs-KriterienPriorisierungs-Kriterien
Subsidiarität Akute Gefahr / Dringlichkeit Bevölkerungsmedizinische Relevanz Gestaltender Anteil Gesetzmässigkeit / Politischer Wille
– Wirkungsnachweis
– Wirtschaftlichkeit
KapitelKapitel
”Beachtung ”Beachtung kommunikativer kommunikativer
und psychosozialer und psychosozialer Faktoren”Faktoren”
Erste Ergebnisse und Erste Ergebnisse und ZwischenergebnisseZwischenergebnisse
Der Organisationsentwicklungs-Auftrag des Kreisausschusses wurde erfüllt
Handlungsspielräume wurden genutzt
Kompatibilität zwischen ökonomischer und fachlicher Steuerung wird schrittweise hergestellt
zahlreiche Fehlerquellen für K/L-Rechnungund Controlling können produktnah ermittelt werden
Der Der AuftragAuftrag zur zur OrganisationsentwicklungOrganisationsentwicklung wurde wurde erfüllterfüllt . . . . . .
fortlaufende Anpassung der Aufbau- und Ablauf-Organisation an veränderte Bedingungen
Wahrnehmung der dezentralenRessourcenverantwortung als Pilotamt
im zweiten Jahr hintereinander konnten die
ökonomischen Ziele erreicht werden
Der Der AuftragAuftrag zur Organisationsentwicklung zur Organisationsentwicklung wurde wurde erfüllt . . .erfüllt . . .
es wurden wiederholt ein Beitrag zur Haushalts-Konsolidierung geleistet und Amtrücklagen erwirtschaftet
forcierter Aufbau, Unterhaltung und Nutzung einer leistungsfähigen EDV-Ausstattung
Handlungsspielräume wurden genutztHandlungsspielräume wurden genutzt
Wiederaufbau des Jugendzahnärztlichen Dienstesgemäß Modellprojekt; Realiserung prognostizierter Einsparungen
Kostenneutrale Einrichtung eines niedrig schwelligen Gesundheitshauses
für die Produkte der Gesundheitsförderung, u. a. Aufbau einer Selbsthilfe-
Kontaktstelle
Erste Fach-Berichterstattungen („GBE“) in Infektionshygiene und Kinder- u. jugendärztl. Dienst
ergaben belastbare Entscheidungsgrundlagen und eine
Beteiligung betroffener Zielgruppen
Handlungsspielräume wurden genutztHandlungsspielräume wurden genutzt
Die Umsetzung des neuen Infektionsschutz-
gesetzes gelang sehr zufriedenstellend.
Besonders die Instrumente „Orientierungsgespräche“
und Zielvereinbarungen“ und der Einsatz der
EDV-Ausstattung bewährten sich.
Kosten- und Leistungs-Rechnung und Prioritätenfestlegungen erbringen belastbare Entscheidungsgrundlagen, z. B. Für Ressourcenverschiebungen
Erste eigene Analysen zuErste eigene Analysen zu
Zielgruppen-Entwicklungen Bedarf und Inanspruchnahme von Dienstleistungen Wirkungen eigener Dienstleistungen Leistungsangebote anderer Leistungsanbieter Vernetzungsgraden und Vernetzungsbedarf
verlangen z. T. tiefgreifende Änderungen derAufbau- und Ablauforganisation
Fortschritte beiFortschritte bei
Darstellung und Nutzung derHandlungsspielräume im fixen Budget
Anpassung an veränderte Bedingungen
Transparenz, Übersicht und Zuordnungen Berechnungsgenauigkeit, Fehlerfindung Formulierung von Zielen und Zielgruppen,
Zielvereinbarungen, Kennzahlen Erfüllung von Voraussetzungen für
produktbezogenen Haushalt
Nachhaltig zu intensivieren: Nachhaltig zu intensivieren:
Entwicklung des Controllings mit K/L-Rechnungund verknüpftem Berichtswesen, aufbauendauf dem multiplen Monitoring
Optimierung der Einnahmensituation und des Kostendeckungsgrades
Weiterentwicklung der Vernetzungen innerhalbdes Amtes und über die Amtsgrenzen hinaus, Nutzung von Synergismen
Nachhaltig zu intensivieren: Nachhaltig zu intensivieren:
Verbesserung des Förderungsmanagements und der Vertragsgestaltungen mit freien Trägern
für all diese Teilprojekte bedarf es einer Verbesserung der zielorientierten Kommunikation
Evaluation, Validierung
Handlungsautonomie . . .Handlungsautonomie . . .
Auch ein Fachamt kann Handlungsautonomie erhalten und muss nicht von außengesteuert und entwickelt werden
Aktive Selbstentwicklung ohne ein stimmiges Konzept möglich ?
Im Profit-SektorIm Profit-Sektor
Ziele und Wirkungen klar
direkterer Zusammenhang zwischen Zielerreichung/Gewinn und Vergütung
Mitarbeiter direkter und leichter motivierbar
es ist einfacher und betriebsbedingt möglichgeeignete Teams zusammenzustellen