2017
Deni Heryanto
Panduan Pengelolaan
Online Journal Universitas Garut
www.journal.uniga.ac.id
i
DAFTAR ISI
Daftar Isi ............ .......................... ................................................................... i
PERAN MANAJER (ADMIN) JURNAL
1.1 Membuat Dewan Redaksi..... ................................................................... 1
1.2 Membuat Pengguna Berdasarkan Peran ................................................... 3
1.3 Mendaftarkan Anggota pada Dewan Redaksi .......................................... 5
1.4 Melengkapi Konten Jurnal ... ................................................................... 7
1.4.1 Detail .................. ................................................................... 7
1.4.2 Kebijakan ............... ................................................................... 8
1.4.3 Penyerahan Naskah ................................................................... 9
1.4.4 Manajemen ............. ................................................................... 10
1.4.5 Tampilan ................. ................................................................... 10
PERAN PENULIS
2.1 Mengisi Metadata Artikel dan Upload Artikel ......................................... 12
PERAN EDITOR
3.1 Membuat Bagan Volume Jurnal ............................................................... 17
3.2 Memeriksa, Mengedit Metadata Artikel dan Publish Artikel .................. 18
1
PERAN MANAJER (ADMIN) JURNAL
1.1 Membuat Dewan Redaksi
Untuk membuat Dewan Redaksi anda harus login terlebih dahulu sebagai Manajer
Jurnal/ Admin Jurnal, jika belum memiliki akun sebagai manajer jurnal maka Super
Admin dapat membuat akun dan mendaftarkannya sebagai manajer jurnal. Jika sudah
memiliki akun sebagai manajer jurnal login terlebih dahulu
Gambar 1.1 Login Jurnal
Jika berhasil login tampilan selanjutnya akan berupa seperti gambar dibawah ini:
Gambar 1.2 Tampilan beranda sebagai peran manajer/ admin jurnal
2
Carilah sub menu dengan nama “Dewan Redaksi” klik sub menu tersebut untuk membuat
bagan Dewan Redaksi, pilih “Manajer Jurnal membuat dewan sendiri dan
menambahkan pengguna di bawah masing-masing dewan” dan klik Rekam.
Gambar 1.3 Membuat Bagan Dewan Redaksi
Setelah itu klik “Buat Dewan” yang terletak pada bagian bawah tombol rekam untuk
melanjutkan mebuat masing-masing dewan editorial, isi dengan “Chief Editor”/ dapat
disesuaikan berdasarkan arahan dari editor jurnal tersebut dan hilangkan ceklis untuk
tidak menampilkan email ataupun ceklis untuk menampilkan email, setelah itu klik
“Simpan”.
Gambar 1.4 Menambahkan Chief Editor
Ulangi langkah tersebut untuk membuat bagian editorial lainya jika dibutuhkan, maka
hasilnya akan seperti pada gambar dibawah ini:
3
Gambar 1.5 Urutan bagian editorial pada Dewan Redaksi
Jika sudah maka Bagan Dewan Redaksi telah selesai dibuat.
1.2 Membuat Pengguna berdasarkan Peran
Untuk mengisi jajaran dewan redaksi maka harus dibuat terlebih dahulu pengguna
berdasarkan peran “Editor” dan/ “Editor Bagian”, untuk kembali ke sub menu awal klik
menu “Beranda Pengguna” yang terletak pada bagian atas halaman setelah itu klik
“manajer Jurnal” dan tampilan akan kembali ke sub menu awal.
Gambar 1.6 Tampilan beranda sebagai peran manajer/ admin jurnal
4
Lihat pada bagian “Pengguna” dan klik sub menu “Buat Pengguna Baru” dan isi form
pengguna yang akan dibuat.
Gambar 1.7 Form untuk membuat Pengguna Baru
Lengkapi pengisian form tersebut terutama pada kolom yang ditandai dengan bintang (*)
dan jangan lupa pilih peran yang akan dibuat, hilangkan semua ceklis pada kolom setelah
ulangi kata sandi (agar kita dapat membuat password sesuai keinginan dan dapat
disesuaikan untuk fitur ceklis lainya) dalam kasus diatas membuat pengguna sebagai
5
peran “Editor” jika sudah terisi klik “Simpan”/ “Simpan dan Buat yang lain” jika masih
ada pengguna yang harus di buat”.
1.3 Mendaftarkan Anggota pada Dewan Redaksi
Jika pembuatan semua pengguna selesai maka untuk mendaftarkan anggota pada
Dewan Redaksi kita kembali pada sub menu “Dewan Redaksi”.
Gambar 1.8 Urutan bagian editorial pada Dewan Redaksi
Untuk menambahkan anggota klik “keanggotaan” disesuaikan dengan bagian dewan
editorial mana yang akan di tambahkan, lihat gambar contoh dibawah.
Gambar 1.9 Menambahkan anggota Dewan Redaksi
6
Klik “tambah Anggota” yang ada di bagian bawah halaman lalu pilih pengguna yang
akan didaftarkan, lihat gambar contoh dibawah.
Gambar 1.10 Menambahkan anggota Dewan Redaksi
Klik “Tambah Anggota” sesuai nama pengguna yang bersangkutan, untuk menambahkan
anggota bagian dewan lainya, lakukan proses yang sama disesuaikan dengan bagian
dewan tertentu. Jika proses semua selesai dan dilakukan dengan benar maka hasilnya
akan sperti pada gambar di bawah:
7
Gambar 1.11 Dewan Editorial Jurnal Publik
Untuk melihat jajaran dewan redaksi yang sudah di daftarkan tersebut klik menu
“Tentang Kami” -> sub menu “Dewan Editorial”.
1.4 Melengkapi Konten Jurnal
Lima langkah konfiurasi ini hanya untuk melengkapi isi/ konten-konten jurnal
yang diperlukan seperti:
4.1.1 Detail
Bagian Detail ini admin jurnal dapat melengkapi konten-konten yang
bersifat informasi seperti: Nama Jurnal, ISSN, Kontak Utama, Kontak dukungan
teknis, identifikasi email, dll. Untuk mengisi konten tersebut klik menu “Beranda
Pengguna” di atas maka akan tampil seperti gambar di bawah ini:
Gambar 1.12 Beranda Pengguan
8
Klik sub menu “Setup” yang ada disebelah kiri halaman untuk memulai pengisian
konten yang diperlukan.
Gambar 1.13 Form Detail
Isilah form detail tersebut sesuai dengan kebutuhan konten jurnal yang
bersangkutan dimulai dari Informasi Umum sampai Visi dan Tujuan Jurnal, untuk
catatan yang paling penting harus di isi adalah bagian form yang ditandai dengan
bintang (*) jika sudah klik simpan dibagian paling bawah.
4.1.2 Kebijakan
Pada bagian kebijakan jurnal ini ialah informasi mengenai kebijakan-
kebijakan yang diberikan dalam proses editorial, isilah sesuai dengan arahan
anggota dewan redaksi jika sudah klik tombol simpan di bagian paling bawah.
9
Gambar 1.14 Form Kebijakan Jurnal
4.1.3 Penyerahan Naskah
Pada bagian ini konten dimaksudkan untuk aturan/ petunjuk bagi penulis,
isi bagian Penyerahan ini sesuai arahan dari anggota Dewan Redaksi Jurnal yang
bersangkutan jika sudah klik simpan pada tombol dibagian paling bawah.
Gambar 1.15 Form Penyerahan Naskah
10
4.1.4 Manajemen
Pada Bagian ini dimaksudkan untuk mengatur jurnal, salah satunya ialah
agar editor dapat membuat bagan penjadwalan penarbitan jurnal seperti Tahun
Terbit, Volume, Nomor, Judul, dll. Isi form manajemen ini sesuai yang diperlukan
dan arahan anggota Dewan Redaksi. Tidak lupa untuk menyimpan konfigurasi.
Gambar 1.16 Form Manajemen
4.1.5 Tampilan
Pada bagian ini manajer/ admin jurnal dapat merubah/ menambahkan
konten yang deprlukan seperti menyisipkan gambar untuk beranda, merubah logo
jurnal, merubah header/ footer halaman jurnal serta dapat memasukan deskripsi
tentang jurnal tersebut.
11
Gambar 1.17 Form Tampilan
12
PERAN PENULIS
2.1 Mengisi Metadata Artikel dan Upload Artikel
Untuk peran penulis, pada tahap ini diasumsikan penulis sudah mendapatkan akun
yang sudah di buat oleh manajer/ admin jurnal, ini mengacu pada proses konfigurasi
langkah tiga “Penyerahan Naskah” yang dilakukan oleh manajer/ admin jurnal ialah
penulis dapat di daftarkan melalui manajer/ admin jurnal, maka secara automatis penulis
tidak bisa daftar dengan sendirinya. Untuk itu pada bagian ini penulis harus datang dan
menemui langsung pada manajer/ admin jurnal dan meminta untuk di daftarkan, hal ini
agar penulis dapat melakukan submit artikel pada jurnal yang bersangkuitan. Jika
manajer/ admin jurnal telah mendaftarkan sebagai peran penulis, maka hal yang paling
utama penulis harus unduh terlebih dahulu template jurnal yang bersangkutan dengan
cara membuka situs www.journ.uniga.ac.id dan unduh template jurnal tersebut seperti
contoh pada gambar berikut:
Gambar 2.1 Download Template Jurnal
13
Sebelum submit artikel, penulis diwajibkan untuk memindahkan seluruh isi artikel
tersebut pada template jurnal yang sudah di download, setelah itu penulis dapat login
untuk submit artikel.
Gambar 2.2 Login sebagai Penulis
Jika login berhasil maka akan tampil halaman seperti contoh berikut:
Gambar 2.3 Halaman Beranda Penulis
Jika sudah masuk pada halaman beranda penulis, selanjutnya klik “Penyerahan Naskah
Baru” yang ada pada samping kiri halaman, maka akan tampil tahapan submit artikel.
14
Gambar 2.4 Form Komentar untuk Editor
Jika ada komentar untuk editor maka isi pada bagian form tersebut, jika tidak lewati
langkah ini dengan menekan tombol “Simpan dan Lanjutkan”.
Gambar 2.5 Upload Artikel
15
Pada tahap ini penulis dipersilahkan upload artikel dalam bentuk format (pdf) dan
tentunya sudah dalam versi yang disesuaikan dengan template jurnal tersebut. Lanjutkan
pada proses selanjutnya mengisi metadata artikel.
Gambar 2.6 Mengisi Metadata Artikel
Isilah Judul Artikel dan Abstrak sesuai judul dan abstrak pada artikel yang akan submit,
lalu klik “simpan dan lanjutkan” untuk proses selanjutnya.
Gambar 2.7 Unggah File Tambahan
16
Jika memiliki file artikel tambahan silahkan upload file tambahan, jika tidak lewati
langkah ini “Simpan dan Lanjutkan”.
Proses selanjutnya ialah perifikasi penyerahan selesai, dan menunggu proses editorial
artikel tersebut layak publish atau tidak, Logout.
Gambar 2.8 Perifikasi Penyerahan Selesai
17
PERAN EDITOR
3.1 Membuat Bagan Volume Jurnal
Pada bagian Peran Editor ini, Editor dapat membuat bagan/ wadah untuk
menampung artikel berdsarkan terbitan Tahun, Volume, Nomor serta Judul. Editor harus
login terlebih dahulu, pada beranda halaman Editor seperti pada gambar dibawah:
Gambar 3.1 Beranda Halaman Editor
Langkah selanjutnya ialah membuat terbitan baru dengan menekan sub menu “Buat
Terbutan Baru” pada sebelah kiri halaman, maka akan tampil seperti contoh gambar
berikut:
18
Gambar 3.2 Form Terbitan Baru
Isilah form tersebut sesuai terbitan terbaru, ceklis Volume, Nomor, Tahun dan Judul agar
nantinya dapat di tampilkan pada konten menu “Terkini”. Jika mempunyai sampul jurnal
tersebut dapat ditambahkan, jika tidak dikosongkan saja dan klik “Simpan”.
3.2 Memeriksa, Mengedit Metadata Artikel dan Publish Artikel
Editor memeriksa artikel yang masuk dengan cara kembali pada beranda halaman
Editor seperti pada contoh gambar berikut:
19
Gambar 3.3 Beranda Halaman Editor
Klik “1 Belum Ditugaskan” maka akan tampil seperti gambar berikut:
Gambar 3.4 Halaman Pemeriksaan Artikel
Klik Judul Artikel tersebut akan tampil halaman Ringkasan seperti pada contoh gambar
dibawah:
20
Gambar 3.5 Halaman Ringkasan
Pada bagian ringkasan ini editor dapat memeriksan file artikel yang di upload oleh penulis
dengan cara klik isi File Asli“ yang terdapat pada bagian Naskah di atas kolom editor.
Setelah editor memriksa artikel tersebut, editor dapat menambahkan Editor Bagian, jika
tidak leawati bagian tersebut. Pada kolom Status, editor dapat memberitahukan penulis
layak tidaknya artikel tersebut dapat terpublikasikan dengan menekan “Penolakan dan
langganan Arsip” dan langsung diarahkan pada halaman pengirimann email seprti pada
contoh dibawah:
21
Gambar 3.6 Pengiriman Email penolakan artikel untuk Penulis
Jika artikel tersebut layak, maka lewati proses pemberitahuan pada penulis melalui email
ini. Dibagian bawah terdapat sub menu “Edit Metadata” kli Edit Metadata untuk
memeriksa dan mengedit jika terdapat kesalahan dalam penulisan metadata. Selanjutnya
jika artikel tersbut layak terpublikasikan langsung saja pada sub menu “Pengeditan”
seperti cotoh dambar halaman pengeditan terebut:
22
Gambar 3.7 Pengiriman Email penolakan artikel untuk Penulis
Pada Proses Copyedit klik selesai dua-duanya dilanjukan pada Penjadwalan klik “Untuk
Ditugaskan” hal ini untuk memasukan artikel pada terbitan ke berepa. Lihat contoh
gambar dibawah:
Gambar 3.8 Penjadwalan
23
Klik bagan terbitan yang sudah dibuat dan klik tombol “Rekam” maka akan tampil seperti
contoh gambar dibawah ini:
Gambar 3.9 Penjadwalan
Pada bagian kolom Layout, agar artikel dapat di download oleh siapa saja maka editor
perlu upload file dengan menkan format Galley contoh pada gambar berikut:
Gambar 3.10 Layout
Klik Galley, Browse file yang akan di upload lalu klik unggah hasilnya akan seperti
gambar berikut:
24
Gambar 3.11 Galley
Isi kolom label Dengan kata “Download (pdf)”, hal ini agar pembaca dapat mengunduh
file artikel tersbut lalu klik simpan. Selanjutna pada tahap Proses Proofead;
Gambar 3.12 Proses Proofread
Klik “Mulai” dua-duanya lalu:
Gambar 3.13 Proses Proofread
25
Lalu klik “Selesai” dua-duanya. Setelah itu kembali ke Penjadwalan di atasnya
Gambar 3.14 Proses Penjadwalan
Klik “Daftar Isi”, untuk memasukan jumlah halaman artikel tersebut isilah kolom
halaman sesuai dengan halaman artikel tersbut seperti pada contoh gambar dibawah, dan
klik “Simpan” dan klik juga “Terbitan Umum” hal ini agar jurnal tersebut dapat di akses
oleh pembaca ataupun siapa saja.
Gambar 3.15 Pengisian Halaman
Maka peran editor pada bagian ini telah selesai dan Logout dari Sistem.
Contoh Artikel yang sudah terpuiblikasi pada Jurnal Publik seperti pada gambar berikut:
26
Gambar 3.16 Contoh Artikel yang Terpublikasi