Download - Papierloos werken in de Raad
Papierloos werken
W. P. (Peter) Joosten MSc
Vlijmen 16 juni 2011
De gebruiker
iAnnotate
⁄ Ophalen
⁄ Lezen
⁄ Bewerken
⁄ Samenwerken
⁄ ‘Taggen’ (labels): dossieropbouw
⁄ Zoeken in en naar raadsstukken
Ophalen van documenten
⁄ Via Dropbox
Lezen van stukken
Navigeren en zoeken
⁄ Tussen documenten
⁄ In documenten
Documenten ‘labellen’
⁄ Raadsleden of fracties creëren een
eigen RIS
Bewerken
Raadsstukken delen
Dropbox
⁄ Documenten van griffie naar raadslid
⁄ Flexibel
⁄ Geen afhankelijkheid van leverancier
⁄ Gratis (tot 2 Gb)
⁄ Samenwerking met afdeling ICT
Extra’s van papierloos
⁄ Agenda
⁄ Documenten schrijven
⁄ Presenteren
Beren op de weg?
• - Documentbeheer
• - Business case
• - Te makkelijk denken over implementatie
• - Falende techniek
• - Onvoldoende kennis
• - (ambtelijke) weerstand
Succesfactoren
• + Initiatief uit de raad
• + Gebruiker centraal
• + Ondersteuning afdeling ICT
• + Goede instructie en helpdesk
Kan ‘Nijmegen’ bij jullie?
Afhankelijk van (1):
⁄ Wensen van de raadsleden
⁄ Cultuur van de raad
⁄ Vergaderstructuur
⁄ Inrichting van de griffie
⁄ Kennis bij de griffie
Afhankelijk van (2):
⁄ Werkprocessen op de griffie
⁄ Inrichting van het RIS
⁄ Betrokkenheid van de afdeling ICT
⁄ Afstemming met de ambtelijke
organisatie
Voordelen papierloos werken
⁄ Goedkoper
⁄ Effectiever
⁄ Gemakkelijker
⁄ Duurzamer
Goedkoper?
⁄Businesscase Nijmegen
•Kopieerkosten = 58.000 euro per jaar
•Voor 110 gebruikers = 530 euro per jaar
•Aanschaf iPad (600 euro afschrijven over
•drie jaar) + mobiel internet (17 euro per
•maand) = 424 euro per jaar
Personeelskosten?
⁄Business case Nijmegen
•Incidenteel (experiment): 4 uur per week
•Structureel: 1 uur per week
•maar ook minder uren kopiëren,
•bezorgen, etc.
Uw eigen business case
⁄ Kopieerkosten, drukkosten,
bezorgkosten, etc.
⁄ Keuze type apparaat en
afschrijvingstermijn
⁄ Keuze mobiel internet of wifi
⁄ Keuze gratis verzending of betalen
⁄ Keuze bruikleen of raadsvergoeding
⁄ Formatie analyse
Effectiever?
⁄ “Tegenwoordig ben ik 24 uur per dag
raadslid” Ruud Klein Hemmink
⁄ “De voorbereiding op een
raadsvergadering vindt nu flexibel en op
elk moment plaats” Evaluatierapport
Nijmegen
Gemakkelijker
⁄ “iPad is goed tot uitstekend geschikt voor het
lezen van raadsstukken en een prima alternatief
voor de papieren versie”
⁄ “Functionaliteiten zoals mail, agenda, internet en
tekstverwerken zijn van een grote toegevoegde
waarde” Evaluatierapport Nijmegen
Rol van de griffie
⁄ Gebruiker staat centraal
⁄ Versiebeheer belangrijk
⁄ Navigeren in grote bestanden
⁄ Instructie
⁄ Helpdesk
Debat verandert
⁄ Google maps
⁄ Snel de APV bij de hand
⁄ Debat verandert
Toekomstmuziek
⁄ Informatievoorziening wordt anders
⁄ Flexibelere vergaderstructuur
⁄ Griffie als gatekeeper van informatie
1. Gebruikerswensen inventariseren
2. Technische randvoorwaarden
3. Business case opstellen
4. Maatwerkadvies
5. Projectimplementatie en begeleiding
6. Train de trainer
Necker van Naem ondersteunt
Meer informatie
⁄ Peter Joosten, adviseur Papierloos
werken in de raad
⁄ 06 265 127 73