Download - Papierlos in die Zukunft
Papierlos in die ZukunftWebCast Rechnungsworkflow mit SAP
26.09.2014
Jens Degen
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| Folie01.10.2014
Agenda
Einführung in den Rechnungsworkflow mit SAP
advanced tip
BANF
Rechnungsverarbeitung
Rechnungseingangsbuch
Web-Interface
Livepräsentation
2Rechnungsworkflow mit SAP | Jens-Michael Degen
Jens-Michael Degen
01.10.2014 3advancedsolution GmbH © 2012
advanced tip
…ist eine Lösung zur workflow-gestützten Bearbeitung eingehender Rechnungen
sowie von Bestellanforderungen innerhalb der ERP-Software SAP.
…besteht - auf Basis des SAP Business Workflow entwickelt - aus verschiedenen
Komponenten und kann durch Customizing an die Kundenbedürfnisse angepasst
werden.
…beinhaltet eine Ablaufsteuerung der Prüfungsprozesse; sie ist modular
aufgebaut, kann durch ein eigenes Customizingmenü flexibel angepasst werden
kann und reduziert so die Einführungszeiten massiv.
Bullet Point
Beschaffungsantrag
01.10.2014 4advancedsolution GmbH © 2012
Ablauf der BAnf-Bearbeitung und -Prüfung
Freigabe
+ Pru ̈fung durch
Vorgesetze(n)
+ Freigabe
+ Änderung
+ Ablehnung
Validierung
+ Überprüfung
+ Freigabe
+ Bearbeitung
+ Ablehnung
Erstellung
+ Neue Banf
+ Banf kopieren
+ Banf-Übersicht
+ Vertretungen
Abschluss
+ Überleitung in
Bestellung
+ Löschen der BAnf
Rechnungsverarbeitung
01.10.2014 5advancedsolution GmbH © 2012
Ablauf der Rechnungsbearbeitung und -prüfung
Erfassung
+ Rechnungen+ MM
+ FI
+ Anzahlungs-
anforderungen
Freigabe
+ Pru ̈fung durch
Vorgesetze(n)
+ Freigabe
+ Änderung
+ Ablehnung
Erkennung
+ Scan
+ OCR
+ Validierung
+ Volltexterfassung
Abschluss
+ Buchung
+ Löschen
Die Komponenten
01.10.2014 6advancedsolution GmbH © 2012
Der advanced TIP ReWo/BaWo besteht aus folgenden Komponenten:
+ Rechungseingangsbuch (advanced InvoiceLogBook)
+ BAnf-Buch (advanced PR-Logbook)
+ advancedsolution-eigene Objekte zur Durchführung, Steuerung und
Protokollierung der BAnf- und Rechnungsbearbeitung
+ Web-Applikation für die Prüfungen durch Non-SAP-User inkl. E-Mail-Notification
+ Prozess- und Workflowmodell für den Rechnungsbearbeitungs- und BAnf-
Prozess
+ Applikation zur Bearbeitung von Aufgaben über SAP Webdynpro inkl. E-Mail-
Notification
+ Archiv-/DMS-Integration
+ OCR-Integration
InvoiceLogBook
01.10.2014 7advancedsolution GmbH © 2012
advanced InvoiceLogBook
…bietet eine Übersicht über alle erfassten eingehenden Rechnungen
…dient als Werkzeug für die Buchhaltung um die Einhaltung der Skontofristen sicherzustellen und die Zahlungsdisposition zu unterstützen
…zeigt den jeweiligen aktuellen Status der Rechnungsbearbeitung an (z.B. aktueller Bearbeiter, aktuelle Aktivität)
…bietet den direkten Sprung in das gescannte Dokument , die Prozesshistorie und die Buchungsbelege.
PRLogBook
01.10.2014 8advancedsolution GmbH © 2012
advanced PRLogBook
…bietet eine Übersicht über alle erstellten BAnfen
…dient als Werkzeug für den Einkauf um den Prozess zu überwachen und optional Anforderungen zu beschleunigen o.ä.
…zeigt den jeweiligen aktuellen Status der BAnf an (z.B. aktueller Bearbeiter, aktuelle Aktivität)
…bietet den direkten Sprung in die erfasste BAnf, die Prozesshistorie und die Belege.
advanced Objekte
01.10.2014 9advancedsolution GmbH © 2012
advancedsolution-eigene Objekte
…bieten benutzerfreundliche und auf den BAnf- und Rechnungsprozess abgestimmte Dialoge
… bieten die Möglichkeit direkt in die für die Aufgabenbearbeitung relevanten Informationen zu springen („Beschaffungsakte“)
…dienen der Protokollierung sämtlicher Aktivitäten im Rahmen der Rechnungsbearbeitung
Web-applikation
01.10.2014 10advancedsolution GmbH © 2012
advanced Web-Applikation für Non-SAP-User
…bieten die Möglichkeit auch Non-SAP-User in den Prüfungsprozess mit einzubeziehen.
…ist vollständig in den Gesamt-Prozess und die Protokollierung integriert.
…bietet eine Mail-Notification.
Webdynpro
01.10.2014 11advancedsolution GmbH © 2012
advanced Web-Dynpro GUI für Only-BAnf-/ReWo-User
…bieten die Möglichkeit über Webbrowser (IE oder Firefox) ohne Client-Installation BAnfen anzulegen und BAnfen oder Rechnungen freizugeben.
…ist vollständig in den Gesamt-Prozess und die Protokollierung integriert.
…bietet eine Mail-Notification.
Fiori
01.10.2014 12advancedsolution GmbH © 2012
In Entwicklung: advanced Fiori UI für Only-BAnf-/ReWo-User
…bieten die Möglichkeit über Mobile Devices ohne Client-Installation BAnfen anzulegen und BAnfen oder Rechnungen freizugeben.
…ist vollständig in den Gesamt-Prozess und die Protokollierung integriert.
…bietet eine Mail-Notification.
01.10.2014 13advancedsolution GmbH © 2012
Das Prozessmodell besteht aus Modulen, die flexibel miteinander kombiniert werden können. Folgende Module werde standardmäßig mit ausgeliefert:
+ Sachliche Prüfung (Anforderer)
+ Preisliche Prüfung (Einkauf)
+ Direktes Buchen (Dunkelverarbeitung)
+ Dialog Buchen
(Buchen im Dialog nach Freigaben)
+ Wareneingangsverarbeitung
(eventgesteuerte WE-Bearbeitung)
+ Freizeichner Prüfung (Vorgesetzte, Stabsstellen)
+ Sonderfall
Prozessmodell
01.10.2014 14advancedsolution GmbH © 2012
advanced Prozessmodell
…ist einen vor-gecustomized Lösung, die sowohl die Anfoderungen der Banf- als auch der Rechnungsbearbeitung in der Auslieferung teilweise vollständig abdeckt
… ist flexibel und erweiterbar – auch durch den Kunden.
…beinhaltet tiefes fachliches Wissen des Prozesses der Rechnungsbearbeitung aus Projekten in den verschiedensten Bereichen und Branchen.
| Folie
Bei Fragen, wenden Sie sich bitte an…
Udo Prell- Vertriebsleitung -
Axel Schürer (Köln)- Vertrieb & Beratung -
PAPERLESS-SOLUTIONS GmbHein Unternehmen der paperless group
Industriestrasse 165 a50999 Köln
Tel.: 02236-8755-0Mail: [email protected]
Informationenwww.ppls.de
Gerne auch individuell vor Ort bei Ihnen !