PEDOMAN IMPLEMENTASI RENCANA KERJA DAN ANGGARAN TAHUNAN (RKAT)
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA TAHUN 2018
(PERATURAN REKTOR NOMOR 9038/UN40/HK/2017)
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA 2017
Pedoman Implementasi RKAT 2018
i
PENGANTAR
Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) 2018 merupakan implementasi tahun ketiga Rencana Strategis (Renstra) UPI tahun 2016-2020. Tema RKAT UPI 2018 adalah: “Penguatan Atmosfir Akademik dan Good University Governance untuk Meningkatkan Daya Saing dan Rekognisi Internasional”.
Pedoman Implementasi RKAT UPI 2018 ini harus menjadi petunjuk operasional bagi setiap unit kerja dalam melaksanakan program dan kegiatan sesuai dengan tugas dan fungsi unit kerja. Kepatuhan terhadap pedoman ini akan berdampak pada kesesuaian aktivitas unit dengan kebijakan universitas dan peraturan perundangan yang berlaku. Diharapkan pedoman ini memberikan arah dalam pengelolaan program, kegiatan, dan anggaran sehingga RKAT unit kerja 2018 dapat dilaksanakan secara efektif, efisien, transparan, dan akuntabel. Efektivitas implementasi RKAT 2018 akan memberikan dukungan dalam peningkatan kinerja unit dan akan berkontribusi terhadap peningkatan kinerja universitas dalam mencapai target Renstra UPI 2016-2020 di tahun ketiga dan Target Kinerja/Kontrak Kinerja UPI PTN bh tahun 2018.
Akhirnya, mudah-mudahan kita semua diberi kekuatan lahir dan bathin dalam mengemban amanat, tugas, dan kewajiban ini dengan sebaik-baiknya untuk mewujudkan visi leading and outstanding, serta semoga Allah SWT. selalu melimpahkan taufiq, hidayah, dan inayah-Nya. Aamiin.
Bandung, Desember 2017 Rektor, Prof. Dr. H. R. Asep Kadarohman, M.Si. NIP 196305091987031002
Pedoman Implementasi RKAT 2018
ii
DAFTAR ISI
PENGANTAR ...................................................................................................... I DAFTAR ISI ........................................................................................................ II PERATURAN REKTOR UPI TENTANG PEDOMAN IMPLEMENTASI RKAT UPI TAHUN 2018 .................................................................................................... IV
BAB I PENDAHULUAN ...................................................................................... 1 A. LATAR BELAKANG ..................................................................................... 1 B. DASAR PENYUSUNAN ............................................................................... 2 C. INDIKATOR KINERJA UTAMA UNIVERSITAS ............................................... 3 D. TUJUAN PENYUSUNAN ............................................................................. 5
BAB II PENGEMBANGAN PROGRAM, KEGIATAN, DAN ANGGARAN RKAT 2018 . 6 A. PENGEMBANGAN PROGRAM DAN KEGIATAN ........................................... 6
1. Kebijakan Pengembangan ................................................................... 6 2. Program Prioritas Universitas .............................................................. 6 3. Pengembangan Program dan Kegiatan ................................................ 7
B. PENGELOLAAN PROGRAM DAN KEGIATAN................................................ 8 1. Program Kegiatan Rutin Operasional ................................................... 8 2. Program Unggulan ............................................................................ 10
C. STRUKTUR ORGANISASI IMPLEMENTASI, MONEV DAN PELAPORAN
PROGRAM KEGIATAN RKAT 2018 ............................................................ 11 D. UNIT PENGELOLA RKAT ........................................................................... 12
BAB III IMPLEMENTASI RKAT 2018 ................................................................. 14 A. STRATEGI IMPLEMENTASI RKAT 2018 ..................................................... 14 B. PEJABAT PERBENDAHARAAN DAN PENGELOLA KEUANGAN .................... 15 C. JENIS, SUMBER, DAN MEKANISME PENARIKAN/PENCAIRAN DANA ......... 17
1. Jenis RKAT ......................................................................................... 17 2. Sumber dan Pengelolaan Dana.......................................................... 17 3. Mekanisme Penarikan/Pencairan RKAT ............................................. 18 4. Mekanisme Penarikan/Pencairan Kegiatan Tertentu ......................... 29
D. INSENTIF BEBAN KERJA (IBK) ................................................................... 35 E. PERTANGGUNGJAWABAN KEGIATAN ...................................................... 35
1. Pertanggungjawaban Kegiatan dari Dana DIPA ................................. 36 2. Pertanggungjawaban Kegiatan dari Dana NonPNBP .......................... 36 3. Mekanisme Pertanggungjawaban ..................................................... 36 4. Bukti Pertanggungjawaban ............................................................... 38 5. Pajak yang Dipungut ......................................................................... 40
Pedoman Implementasi RKAT 2018
iii
F. LAPORAN KEUANGAN ............................................................................. 44 1. Dokumen Pelaporan Keuangan ......................................................... 45 2. Penyusunan Laporan Keuangan UPI .................................................. 48 3. Ikhtisar Kebijakan Akuntansi ............................................................. 48 4. Basis Akuntansi ................................................................................. 48 5. Alat (media) Akuntansi ...................................................................... 48 6. Pencatatan ke dalam Alat Akuntansi ................................................. 49 7. Hal-hal yang Perlu Diperhatikan dalam Pencatatan pada Alat
Akuntansi: ......................................................................................... 49 8. Entitas Keuangan Terendah Unit Akademik ....................................... 50 9. Laporan Penggunaan Dana................................................................ 51 10. Bukti Pembayaran Pajak .................................................................... 51
G. PENGADAAN BARANG/JASA .................................................................... 52 1. Pengadaan Barang/Jasa Tingkat Universitas ...................................... 52 2. Pengadaan Barang/Jasa Tingkat Unit Kerja ........................................ 54
H. REVISI RKAT TAHUN 2018 ....................................................................... 60 1. Ruang Lingkup Revisi RKAT ................................................................ 60 2. Ketentuan ......................................................................................... 60 3. Jadwal ............................................................................................... 60 4. Mekanisme ....................................................................................... 60
I. PENGENDALIAN DAN PENGAWASAN ...................................................... 61 1. Pengendalian dan Pengawasan ......................................................... 61 2. Audit Bidang Keuangan, Akademik, dan Sumber Daya ...................... 62
J. MONITORING DAN EVALUASI BERBASIS WEB ......................................... 63 1. Sistem Pelaporan Kegiatan ................................................................ 63 2. Mekanisme Pelaporan ...................................................................... 63
LAMPIRAN - LAMPIRAN................................................................................ 64
Pedoman Implementasi RKAT 2018
iv
Peraturan Rektor UPI Tentang Pedoman Implementasi RKAT UPI Tahun 2018
Pedoman Implementasi RKAT 2018
v
Pedoman Implementasi RKAT 2018
1
BAB I PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Rencana Kegiatan dan Anggaran Tahunan (RKAT) Tahun 2018 merupakan implementasi Renstra UPI 2016-2020 untuk tahun ketiga. Target Renstra tahun 2018 ini menjadi rujukan utama dalam pengembangan program dan kegiatan RKAT 2018, rencana target capaian ini menjadi kunci keberhasilan program dan kegiatan (key performance indicators) yang dituangkan dalam Indikator Kinerja Utama (IKU) dan Indikator Kinerja Kegiatan (IKK) di unit kerja.
Pada 2018 diharapkan seluruh program dapat dilaksanakan dimana kondisi ini memberikan implikasi pada rumusan program dan kegiatan yang harus secara selektif dan komprehensif dirancang ke arah penyelesaian target Renstra UPI 2016-2020. Program dimaksud meliputi peningkatan akreditasi nasional/sertifikasi internasional program studi, peningkatan kapasitas akademik dosen dan jumlah guru besar, peningkatan prestasi penalaran mahasiswa, penguatan publikasi, peningkatan kualitas penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, dan pengembangan sistem manajemen keuangan, sumber daya, dan sarana prasarana.
RKAT yang disusun oleh unit kerja di lingkungan UPI merupakan bentuk penjabaran program dan merupakan langkah nyata untuk mencapai target yang telah tercantum dalam Renstra. RKAT UPI 2018, memuat program, kegiatan, dan anggaran dalam rangka pencapaian target Renstra 2016-2020. Rencana program, kegiatan, dan anggaran yang telah tecantum dalam dokumen RKAT 2018, merupakan dasar pelaksanaan kegiatan sehingga Indikator Kinerja Utama (IKU), sebagaimana yang telah ditandatangani pimpinan unit kerja pada saat penyerahan RKAT 2018 dapat tercapai.
Pedoman implementasi RKAT 2018 ini harus menjadi rujukan semua pihak dan menjadi petunjuk operasional pelaksanaan dan pengelolaan program, kegiatan dan anggaran RKAT 2018, serta memberikan rambu-rambu dalam tatakelola kegiatan dan anggaran setiap unit kerja. Dengan adanya pedoman implementasi ini kendala dan hambatan pelaksanaan program bisa diminimalkan, sehingga capaian kinerja implementasi RKAT 2018 bisa lebih optimal. Pengelolaan kegiatan dan anggaran secara efektif, efisien, transparan, dan akuntabel merupakan bagian dari upaya menuju tatakelola universitas yang baik (good university governance).
Pedoman Implementasi RKAT 2018
2
B. DASAR PENYUSUNAN
1. Undang-undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara; 2. Undang-undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara; 3. Undang-undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi; 4. Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian
Intern Pemerintah; 5. Peraturan Pemerintah Nomor 04 Tahun 2014 tentang Penyelenggaraan
Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Perguruan Tinggi; 6. Peraturan Pemerintah Nomor 15 Tahun 2014 tentang Statuta Universitas
Pendidikan Indonesia; 7. Peraturan Pemerintah Nomor 26 Tahun 2015 tentang Bentuk dan
Mekanisme Pendanaan Perguruan Tinggi Negeri Badan Hukum; 8. Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2015;
9. Peraturan Kemenristekdikti Nomor 13 Tahun 2015 tentang Rencana Strategis (Renstra) Kementerian Riset dan Pendidikan Tinggi 2015-2019;
10. Permenkeu Nomor 139/PMK.02/2015 tentang Tatacara Penyediaan, Pencairan, dan Pertaggungjawaban Pemberian Bantuan Pendanaan Perguruan Tinggi Negeri Badan Hukum;
11. PMK. No. 262/PMK.03/2010 tentang tata cara pemotongan pajak penghasilan Pasal 21 Bagi pejabat negara, PNS, Anggota TNI, Anggota Polri, dan Pensiunannya atas Penghasilan yang Menjadi Beban APBN atau APBD;
12. Permenkeu Nomor 49/PMK.02/2017 tentang Standar Biaya Masukan Tahun Anggaran 2018;
13. Permenkeu Nomor 86/PMK.02/2017 tentang Standar Biaya Keluaran Tahun Anggaran 2018;
14. Surat Edaran Dirjen Pajak Nomor 43/PJ-51/2002 tentang Penyampaian Keputusan Direktur Jenderal Pajak Nomor KEP/382/PJ/2002 tanggal 13 Agustus 2002 tentang Pedoman Pelaksanaan Pemungutan, Penyetoran, dan Pelaporan Pajak Pertambahan Nilai dan Pajak Penjualan atas Barang Mewah bagi Pemungut Pajak Pertambahan Nilai dan Pengusaha Kena Pajak Rekanan;
15. Peraturan MWA Nomor 03/PER/MWA UPI/2015 tentang Peraturan Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 15 tahun 2014 tentang Statuta Universitas Pendidikan Indonesia sebagaimana telah diubah keduakalinya dengan Peraturan MWA Nomor 01/PER/MWA UPI/2017 tentang Perubahan Kedua Atas Peraturan MWA Nomor 03/PER/MWA UPI/2015 tentang
Pedoman Implementasi RKAT 2018
3
Peraturan Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 15 Tahun 2014 tentang Statuta Universitas Pendidikan Indonesia;
16. Peraturan MWA Nomor 07/PER/MWA UPI/2015 tentang Rencana Pengembangan Jangka Panjang Universitas Pendidikan Indonesia 2016-2020;
17. Peraturan MWA Nomor 08/PER/MWA UPI/2015 tentang Rencana Strategis Universitas Pendidikan Indonesia 2016-2020 sebagaimana telah diubah dengan Peraturan MWA Nomor 03/PER/MWA UPI/2017 tentang Revisi Rencana Strategis Universitas Pendidikan Indonesia 2016-2020;
18. Peraturan MWA Nomor 07/PER/MWA UPI/2017 tentang Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Universitas Pendidikan Indonesia Tahun 2018;
19. Keputusan MWA Nomor 06/KEP/MWA UPI/2017 tentang Pengangkatan Rektor Universitas Pendidikan Indonesia Pengganti Antarwaktu Masa Bakti 2015-2020;
20. Ketetapan MWA Nomor 01/TAP/MWA UPI/2015 tentang Mekanisme Perubahan Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Universitas Pendidikan Indonesia;
21. Peraturan Rektor Nomor 6489/UN40/HK/2015 tentang Struktur Organisasi dan Tata Kerja Universitas Pendidikan Indonesia sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Rektor Nomor 6323/UN40/HK/2017 tentang Perubahan atas Peraturan Rektor Nomor 6489/UN40/HK/2015 tentang Struktur Organisasi dan Tata Kerja Universitas Pendidikan Indonesia;
22. Peraturan Rektor Nomor 6239/UN40/HK/2017 tentang Standar Biaya Umum Universitas Pendidikan Indonesia Tahun 2018;
23. Peraturan Rektor Nomor 6238/UN40/HK/2017 tentang Pedoman Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan Universitas Pendidikan Indonesia Tahun 2018.
C. INDIKATOR KINERJA UTAMA UNIVERSITAS
UPI menetapkan Indikator Kinerja Utama (IKU) 2018 berdasarkan target Renstra tahun 2018, IKU Universitas ini didistribusikan kedalam IKU seluruh unit kerja di lingkungan UPI, sehingga capaian IKU unit kerja harus berkontribusi terhadap capaian IKU Universitas. IKU unit kerja ini merupakan perjanjian kinerja antara pimpinan unit kerja dengan Rektor, rincian IKU setiap unit kerja tercantum didalam dokumen RKAT unit kerja tahun 2018. Indikator Kinerja Utama Universitas disajikan pada Tabel 1.
Pedoman Implementasi RKAT 2018
4
Tabel 1. Indikator Kinerja Utama Universitas
No Indikator Kinerja Satuan Target UPI 2018
1. Jumlah Prodi Terakreditasi A % 82 2. Perolehan sertifikasi manajemen mutu
standar internasional Sertifikat 25
3. IPK Rata-rata IPK S1: 3,40 S2: 3,64 S3: 3,72
4. Persentase mahasiswa lulus tepat waktu S1 (8 semester)
% 65
5. Tingkat kepuasan mahasiswa terhadap layanan fakultas/SPs/kampus UPI di daerah
% 85
6. Masa tunggu kerja alumni di bawah 3 bulan % 66
7. Jumlah Penelitian yang dilaksanakan
a. Mandiri/RKAT Judul 150
b. Hibah/Kompetitif Judul 200
c. Kerjasama Judul 50
8. Jumlah Pengabdian pada Masyarakat yang dilaksanakan
a. Mandiri/RKAT Judul 25
b. Hibah/Kompetitif Judul 90
c. Kerjasama Judul 10
9. Jumlah Artikel Dosen
a. Jurnal Internasional Terindeks Judul 750
b. Jurnal Nasional Terakreditasi Judul 100
c. Jurnal Nasional Tidak Terakreditasi Judul 225
d. Proceeding Internasional Judul 1.250
10. Jumlah Perolehan HKI bidang pendidikan HKI 250
11. Jumlah Perolehan HKI bidang non pendidikan HKI 550
12. Jumlah Perolehan paten Paten 5
13. Jumlah Penerbitan buku ber-ISBN Judul 750
Pedoman Implementasi RKAT 2018
5
No Indikator Kinerja Satuan Target UPI 2018
14. Jumlah jurnal Nasional terakreditasi yang diterbitkan
Jurnal 3
15. Jumlah Guru Besar Orang 106 16. Persentase Dosen Bergelar Doktor Orang 650 17. Jumlah Program dan Dana yang diperoleh
dari Kerjasama Dalam Negeri Program 197
Rp. 108,8 M 18. Jumlah Program dan Kegiatan Kerjasama
Luar Negeri Program 63
19. Jumlah mahasiswa peraih medali emas nasional
Mhs 40
20. Jumlah mahasiswa peraih medali emas internasional
Mhs 19
D. TUJUAN PENYUSUNAN
Pedoman Implementasi RKAT 2018 ini diharapkan dapat menjadi petunjuk dalam pelaksanaan program, kegiatan, dan anggaran tahun 2018, sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Selain itu Pedoman Implementasi RKAT 2018 ini bertujuan sebagai :
1. Petunjuk teknis dan operasional pelaksanaan program, kegiatan, dan anggaran sebagaimana tercantum dalam RKAT unit kerja;
2. Pedoman dalam pengelolaan dan penatausahaan keuangan yang bersumber dana dari DIPA/APBN, BPPTN bh, Non PNBP, Kerjasama, IGU, dan PHLN;
3. Rujukan dalam penyelesaian permasalahan dan/atau meminimalisir, kendala, dan hambatan implementasi RKAT 2018;
4. Upaya percepatan pelaksanaan program dan kegiatan, penyerapan dana, dan pertanggungjawaban, sehingga implementasi RKAT taat asas, taat waktu, dan taat aturan.
Pedoman Implementasi RKAT 2018
6
BAB II PENGEMBANGAN PROGRAM, KEGIATAN,
DAN ANGGARAN RKAT 2018 A. PENGEMBANGAN PROGRAM DAN KEGIATAN
Pengembangan program dan kegiatan merujuk pada target capaian dari Renstra UPI 2016-2020 untuk tahun ketiga yang meliputi 6 (enam) kebijakan dan 40 (empat puluh) program. Dari target Renstra tersebut pimpinan universitas menetapkan program prioritas yang harus dijadikan rujukan oleh unit kerja dalam menetapkan program dan kegiatan yang akan dilaksanakan pada tahun 2018.
1. Kebijakan Pengembangan
Dalam penyusunan RKAT 2018 diterapkan kebijakan-kebijakan sebagai berikut: a. Mengintegrasikan sumber pendanaan non PNBP dan DIPA/BPPTN bh
ke dalam RKAT unit; b. Optimalisasi sumber daya untuk mendukung program dan kegiatan
bagi pencapaian target Renstra pada tahun 2018; c. Sinkronisasi program dan kegiatan pada setiap unit kerja dengan
program prioritas universitas; d. Meningkatkan resources sharing dan self maintenance dalam
pengelolaan barang/jasa. 2. Program Prioritas Universitas
Program prioritas universitas dalam RKAT 2018 yang merujuk kepada target kinerja UPI PTN bh dan Renstra UPI 2016-2020 tahun ketiga, dirumuskan sebagai berikut: a. Peningkatan nilai akreditasi nasional/sertifikasi internasional program
studi; b. Peningkatan kapasitas akademik dosen dan jumlah guru besar; c. Peningkatan prestasi penalaran mahasiswa pada tingkat nasional dan
internasional; d. Pengembangan sistem manajemen keuangan, sumber daya, aset, dan
fasilitas;
Pedoman Implementasi RKAT 2018
7
e. Pengembangan infrastruktur dan sistem informasi manajemen terintegrasi;
f. Pengembangan sekolah laboratorium dan peningkatan kapasitas kampus UPI di daerah;
g. Penguatan kehumasan untuk peningkatan citra UPI; h. Penguatan kapasitas inovasi berbasis riset; i. Peningkatan relevansi dan produktivitas riset; j. Penguatan publikasi pada jurnal nasional terakreditasi dan
internasional bereputasi; k. Peningkatan kualitas pengabdian kepada masyarakat berbasis
kerjasama, kewirausahaan, dan pemerdayaan masyarakat; l. Penguatan tata kelola kerjasama dan usaha universitas.
3. Pengembangan Program dan Kegiatan
Dalam upaya mengoptimalkan fungsi kelembagaan, setiap unit harus memperhatikan bobot prioritas program dan kegiatan sebagai berikut. a. Program dan Kegiatan pada Fakultas, SPs, dan Kampus UPI di Daerah
1) Bersifat koordinatif dan memfasilitasi pencapaian program akademik departemen/prodi di lingkungannya.
2) Berasaskan efektivitas, efisiensi, dan produktivitas berdasar “performance-based orientation”.
3) Memprioritaskan dukungan dan fasilitasi sumber daya bagi layanan dan pengembangan akademik.
4) Berorientasi pada pengembangan institusi untuk peningkatan mutu dan layanan akademik.
5) Diimplementasikan oleh unit sesuai dengan fungsinya. a) Program dan kegiatan yang sifatnya rutin, administratif,
pengelolaan sumber daya, pemeliharaan sarana dan prasarana, serta pengembangan institusi implementasinya oleh fakultas, SPs, dan kampus UPI di daerah sebagai unit kerja.
b) Program dan kegiatan yang sifatnya pelaksanaan dan pengembangan program akademik, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat/penerapan dilaksanakan oleh departemen/prodi.
Pedoman Implementasi RKAT 2018
8
b. Program dan Kegiatan pada Tingkat Departemen/Prodi
Program dan kegiatan pada tingkat departemen/prodi merupakan bagian dari RKAT fakultas dan didokumentasikan dalam bentuk Daftar Rincian Kegiatan dan Anggaran (DRKA) departemen/prodi yang memuat: 1) DRKA Rutin dan Operasional
DRKA rutin operasional ditujukan untuk memenuhi kebutuhan operasional pendidikan, praktikum, perkantoran, dan pemeliharaan peralatan kantor/laboratorium. DRKA rutin operasional disusun berdasarkan pagu yang dialokasikan untuk masing-masing departemen/prodi dan diintegrasikan ke dalam sistem RKAT.
2) DRKA Unggulan Departemen/Prodi DRKA unggulan departemen/prodi ditujukan untuk peningkatan kinerja, pencapaian prestasi, dan pengembangan keunggulan akademik masing-masing prodi.
DRKA Rutin dan Operasional serta DRKA Unggulan disusun secara bersama-sama dalam satu dokumen RKAT unit kerja.
c. Program dan Kegiatan pada Lembaga, Direktorat, Biro, UPT, dan Unit Kerja Nonakademik lainnya
1) Memberi dukungan pada kelancaran manajemen universitas. 2) Memfasilitasi kelancaran dan pencapaian program bagi semua unit
akademik dan nonakademik. 3) Berasaskan efektivitas, efisiensi, dan produktivitas berdasar
“performance-based orientation”. 4) Berorientasi pada pengembangan institusi.
B. PENGELOLAAN PROGRAM DAN KEGIATAN
1. Program Kegiatan Rutin Operasional Program kegiatan rutin operasional adalah program yang dilaksanakan setiap tahun dan digunakan untuk kelancaran kegiatan unit kerja sehari-hari. Rincian program kegiatan rutin dan operasional disajikan pada Tabel 2.
Pedoman Implementasi RKAT 2018
9
Tabel 2. Daftar Kegiatan Rutin Operasional
No Jenis Belanja RKAT/DRKA
Univ Fak/
UPI KD SPs
Dep/ Prodi
Unit Non Akademik
A Belanja Pegawai
1. Gaji V
2. Tunjangan manajemen V V V V
3. Insentif kesejahteraan tahunan V V V V
4. Tunjangan/insentif khusus V V V V V
5. Insentif Bendahara Pengeluaran Pembantu cabang (BPPc)
V V V V
6. Insentif Petugas Pengelola Administrasi Belanja Pegawai (PPABP)
V V V V
7. Insentif pengelola keuangan dan pejabat perbendaharaan
V
8. Honorarium pegawai tetap dan pegawai tidak tetap *)
V V V V
9. Uang makan pegawai tetap dan pegawai tidak tetap *)
V V V V
10. Gaji ke-13 pegawai tetap dan pegawai tidak tetap *)
V V V
11. Insentif Pejabat Pembuat Komitmen
V V V V
12. Insentif Pejabat/Panitia Pengadaan Barang/Jasa
V V V V
13. Insentif Panitia Pembangunan V
14. Insentif Panitia Pemeliharaan/Rehabilitasi
V
15. Insentif Panitia Penerimaan Barang/Jasa
V V V V
16. Insentif Panitia Tim Teknis V V
17. Honorarium Kepanitiaan Ad hoc V V V V
18. Insentif peningkatan kualitas tesis dan disertasi
V
19. Insentif penguji **) V V V
20. Insentif reviewer/komisi SPs V
B Belanja Operasional dan Pemeliharaan Perkantoran
1. 1. Pemeliharaan gedung V V V V
2. 2. Pemeliharaan peralatan kantor/ laboratorium
V V V V V
Pedoman Implementasi RKAT 2018
10
No Jenis Belanja RKAT/DRKA
Univ Fak/
UPI KD SPs
Dep/ Prodi
Unit Non Akademik
3. 3. Pemeliharaan taman V V V V
4. 4. Rehabilitasi gedung V
5. 5. Operasional kendaraan dinas V V V V
6. 6. Pengelolaan sarana dan prasarana
V V V V
7. 7. Operasional kebersihan V V V V V
8. 8. Cleaning service V
9. 9. Perjalanan dinas V V V V V
10. Pengelolaan SDM V V V V
11. Kebutuhan ATK dan bahan habis pakai
V V V V V
12. Peralatan penunjang (peralatan kebersihan, alat listrik, dll)
V V V V V
13. Kebutuhan operasional pendidikan
V V V
14. Bahan praktikum V V V V
15. Peralatan praktikum V V V V Catatan: *) kebijakan untuk pembayaran honorarium PTT di unit kerja akan ditentukan kemudian **) dibayarkan hanya untuk penguji dari luar
2. Program Unggulan Program unggulan dikembangkan fakultas, SPs, kampus UPI di daerah, departemen/prodi untuk meningkatkan kualitas penyelenggaraan tridharma yang unggul dan/atau inisiasi program baru yang mendukung visi, misi, dan pencitraan sejalan dengan pengembangan universitas yang merujuk pada Renstra UPI, Renstra unit, dan target kinerja PTN bh. Berikut ini termasuk ke dalam kelompok program unggulan: a. Penyelenggaraan seminar internasional dengan proceeding yang
terindeks; b. Akselerasi kapasitas prodi/fakultas; c. Akreditasi/sertifikasi internasional; d. Student exchange; e. Credit transfer; f. Lecturer exchange; g. Double degree; h. Joint conference;
Pedoman Implementasi RKAT 2018
11
i. Joint research; j. PPL Luar Negeri; k. Pengembangan model dan teknologi pembelajaran; l. Pengembangan pusat kajian; m. Pengembangan Lembaga Sertifikasi Profesi (LSP); n. Pengembangan pendidikan profesi; o. Pengembangan jurnal nasional terakreditasi/internasional
bereputasi; p. Pengembangan kapasitas dosen terekognisi internasional; dan q. Memfasilitasi mahasiswa dalam berbagai kejuaran
nasional/internasional.
C. STRUKTUR ORGANISASI IMPLEMENTASI, MONEV DAN PELAPORAN
PROGRAM KEGIATAN RKAT 2018
RKAT 2018 ini diimplementasikan melalui mekanisme yang telah ditetapkan dengan struktur organisasi tersaji pada Gambar 1.
Ket:
: Garis komando : Garis pelaporan : Garis koordinasi
Gambar 1. Struktur Organisasi Implementasi, Monev, dan Pelaporan Program Kegiatan RKAT 2018
MWA
KOMITE AUDIT
SENAT AKADEMIK REKTOR (WAKIL REKTOR)
Penanggung Jawab Program DEWAN GURU BESAR
SATUAN PENJAMINAN
MUTU
SATUAN AUDIT
INTERNAL
DIT-RENBANG DIT-KEU
UNIT KERJA
Pedoman Implementasi RKAT 2018
12
D. UNIT PENGELOLA RKAT
Pengelompokkan unit pengelola program kegiatan dan anggaran disajikan pada Tabel 3.
Tabel 3. Pengelompokkan Unit Pengelola RKAT
No Nama Unit Unit
Akademik Unit
NonAkademik
A Organ UPI 1. Majelis Wali Amanat V 2. Senat Akademik V 3. Rektor V
B Dewan Guru Besar (DGB) V C Wakil Rektor (WR) 1. WR Bidang Akademik dan
Kemahasiswaan V
2. WR Bidang Keuangan, Sumber Daya, dan Administrasi Umum
V
3. WR Bidang Perencanaan, Pengembangan, dan Sistem Informasi
V
4. WR Bidang Riset, Kemitraan, dan Usaha
V
D Unit Pelaksana Akademik 1. Fakultas Ilmu Pendidikan (FIP) V 2. Fakultas Pendidikan Ilmu
Pengetahuan Sosial (FPIPS) V
3. Fakultas Pendidikan Bahasa dan Sastra (FPBS)
V
4. Fakultas Pendididikan Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam (FPMIPA)
V
5. Fakultas Pendidikan Teknologi dan Kejuruan (FPTK)
V
6. Fakultas Pendidikan Olah Raga dan Kesehatan (FPOK)
V
7. Fakultas Pendidikan Ekonomi dan Bisnis (FPEB)
V
8. Fakultas Pendidikan Seni dan Desain (FPSD)
V
9. Sekolah Pascasarjana (SPs) V 10. Kampus UPI di Cibiru V 11. Kampus UPI di Sumedang V 12. Kampus UPI di Tasikmalaya V 13. Kampus UPI di Purwakarta V 14. Kampus UPI di Serang V
Pedoman Implementasi RKAT 2018
13
No Nama Unit Unit
Akademik Unit
NonAkademik
E Unit Pelaksana Administrasi 1. Biro Kepegawaian V 2. Biro Sarana dan Prasarana V 3. Biro Hukum dan Kesekretariatan V
F Unit Pelaksana Pengembangan 1. Lembaga Penelitian dan Pengabdian
kepada Masyarakat (LPPM) *) V
2. Direktorat Akademik V 3. Direktorat Keuangan V 4. Direktorat Kemahasiswaan V 5. Direktorat Perencanaan dan
Pengembangan V
6. Direktorat Teknologi Informasi dan Komunikasi
V
7. Perpustakaan V 8. Badan Pengembangan dan
Pengelolaan Usaha (BPPU) V
G Unit Pelaksana Pengawasan dan Penjaminan Mutu
1. Satuan Audit Internal V 2. Satuan Penjaminan Mutu V
H Unit Penunjang 1. Kantor Hubungan Masyarakat V 2. Office of International Education and
Relations (OIER) V
3. Arsip Universitas V 4. Badan Pengelola Sekolah
Laboratorium (BPS) V
5. UPT Bimbingan dan Konseling, dan Pengembangan Karir
V
6. UPT Kebudayaan V 7. UPT Poliklinik V 8. UPT Islamic Tutorial Center V 9. UPT Balai Bahasa V 10. UPT Keamanan dan Ketertiban
Kampus V
11. UPT Museum Pendidikan Nasional V 12. UPT Percetakan dan Penerbitan V 13. UPT Pusat Olahraga Universitas V
*) LPPM dalam statuta UPI masuk kelompok unit akademik, namun terkait dengan dokumen penyusunan RKAT dimasukkan ke dalam kelompok Unit pelaksana pengembang
Pedoman Implementasi RKAT 2018
14
BAB III IMPLEMENTASI RKAT 2018
A. STRATEGI IMPLEMENTASI RKAT 2018
Implementasi RKAT 2018 dirancang melalui strategi berikut ini: 1. Implementasi kegiatan operasional dan pengembangan dilakukan di setiap
unit kerja, sementara program dan kegiatan strategis dikendalikan oleh Universitas;
2. Rektor menyusun rencana program, kegiatan, dan anggaran dana BPPTN bh, berdasarkan penetapan pagu indikatif dan/atau definitif yang dikeluarkan oleh Kemenristekdikti sesuai kebutuhan/realisasi pelaksanaan program, kegiatan, dan anggaran;
3. Dana BPPTN bh untuk fakultas/kampus UPI di daerah dan departemen/prodi dikelola oleh unit utamanya;
4. Pimpinan fakultas/kampus UPI di daerah mengatur pengalokasian dana untuk unit dibawahnya. Dasar penentuan alokasi dapat menggunakan pagu anggaran tahun sebelumnya atau menurut pertimbangan fakultas/kampus UPI di daerah;
5. Implementasi program dan kegiatan berorientasi pada pencapaian standar mutu, dan pelaksanaan SOP sesuai aturan yang berlaku dan melibatkan SPM dan SAI;
6. Perencanaan penggunaan/kebutuhan anggaran diajukan melalui laman http://eplanning.upi.edu/;
7. Pengajuan pencairan anggaran dan pertanggungjawaban kegiatan diajukan melalui aplikasi SISDUK;
8. Laporan kinerja bulanan dari setiap unit disampaikan melalui laman http://eplanning.upi.edu/2018/Monev/;
9. Pelaksanaan RKAT direviu pada rapat koordinasi pimpinan setiap periode tertentu;
10. Penyusunan laporan tengah tahunan dan tahunan dilakukan untuk mengevaluasi pencapaian target kinerja berdasarkan indikator kinerja sesuai dengan IKU dan IKK unit kerja;
11. Pembukaan, penutupan, rekening dilakukan oleh Universitas, sedangkan pengendalian rekening dilakukan oleh Universitas dan pimpinan unit masing-masing;
12. Semua jenis penerimaan dan pengeluaran anggaran harus dilakukan melalui rekening;
13. Wakil Rektor, pimpinan fakultas, kampus UPI di daerah, dan SPs, melakukan evaluasi kinerja unit kerja yang ada dibawahnya.
Pedoman Implementasi RKAT 2018
15
B. PEJABAT PERBENDAHARAAN DAN PENGELOLA KEUANGAN
Pejabat Perbendaharaan dan Pengelola Keuangan bertugas mengelola anggaran adalah sebagai berikut: 1. Pengguna Anggaran (PA) atau Rektor adalah pimpinan lembaga atau yang
bertanggung jawab atas pengelolaan anggaran Non Penerimaan Negara Bukan Pajak (Non PNBP) UPI PTN bh;
2. Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) yaitu Wakil Rektor Bidang Keuangan, Sumber Daya, dan Administrasi Umum yang diberi kuasa oleh PA untuk bertanggung jawab atas pengelolaan anggaran NonPNBP UPI PTN bh;
3. Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)/Penanggung Jawab Kegiatan adalah pejabat yang diberi kewenangan oleh PA/KPA atau Rektor untuk mengambil keputusan dan/atau melakukan tindakan yang dapat mengakibatkan pengeluaran anggaran belanja. PPK di tingkat Universitas terdiri atas PPK untuk pengadaan barang/jasa dan belanja pegawai. PPK di tingkat unit kerja nonAkademik adalah Pimpinan Unit Kerja-nya yang bertugas mengelola RKAT termasuk pengadaan barang/jasa atas kegiatan dan anggaran yang terdapat pada RKAT-nya dengan nilai maksimal sebesar Rp.200.000.000,- (dua ratus juta rupiah). PPK di tingkat unit kerja akademik adalah Dekan/Direktur SPs/Direktur kampus UPI di daerah yang bertugas mengelola RKAT termasuk pengadaan barang/jasa atas kegiatan dan anggaran yang terdapat pada RKAT-nya dengan nilai maksimal sebesar Rp.200.000.000,- (dua ratus juta rupiah). PPK diangkat dan diberhentikan dengan surat keputusan PA/KPA;
4. Wakil Dekan Bidang Keuangan/Asisten Direktur Bidang Keuangan SPs/Wakil Direktur Kampus UPI di Daerah adalah pejabat yang diberi tugas oleh Pimpinan Unit Kerja-nya sebagai Penanggungjawab Pengelolaan Keuangan;
5. Pejabat Penandatangan Surat Perintah Membayar (PPSPM) adalah pejabat yang diberi kewenangan oleh PA/KPA untuk melakukan pengujian atas permintaan pembayaran dan menerbitkan Surat Perintah Membayar (SPM). Pejabat PPSPM diangkat dan diberhentikan dengan surat keputusan PA/KPA;
6. PPSPM dalam melaksanakan tugas dan fungsinya dibantu oleh petugas verifikasi yang bertugas memeriksa, menganalisis, dan menguji kebenaran material surat-surat bukti mengenai usulan dokumen permintaan pembayaran yang menjadi persyaratan/kelengkapan dokumen tagihan dan pertanggungjawaban;
7. PPSPM di tingkat fakultas/SPs/Kampus UPI di Daerah;
Pedoman Implementasi RKAT 2018
16
8. Bendahara Penerimaan adalah orang yang ditunjuk untuk menerima, menyimpan, menyetorkan, menatausahakan dan mempertanggung-jawabkan uang pendapatan negara/NonPNBP. Bendahara Penerimaan diangkat dan diberhentikan dengan surat keputusan Menristekdikti;
9. Bendahara Pengeluaran adalah orang yang ditunjuk untuk menerima, menyimpan, membayarkan, menatausahakan dan mempertanggung-jawabkan uang untuk keperluan belanja negara/NonPNBP. Bendahara Pengeluaran diangkat dan diberhentikan dengan surat keputusan Menristekdikti;
10. Bendahara Pengeluaran Pembantu (BPP) adalah orang yang ditunjuk untuk membantu Bendahara Pengeluaran untuk melaksanakan pembayaran kepada yang berhak guna kelancaran pelaksanaan kegiatan tertentu. BPP diangkat dan diberhentikan dengan surat keputusan PA/KPA;
11. Petugas Pengelolaan Administrasi Belanja Pegawai (PPABP) adalah pembantu PA/KPA yang diberi tugas dan tanggungjawab untuk mengelola pelaksanaan belanja pegawai. PPABP diangkat dan diberhentikan dengan surat keputusan PA/KPA;
12. Bendahara Pengeluaran Pembantu cabang (BPPc) adalah orang yang ditunjuk untuk membantu Bendahara Pengeluaran untuk melaksanakan pembayaran kepada yang berhak guna kelancaran pelaksanaan kegiatan tertentu di tingkat unit kerja. BPPc diangkat dan diberhentikan dengan surat keputusan PA/KPA;
13. Verifikator unit kerja adalah Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas/SPs dan Kasubbag Keuangan dan kepegawaian di fakultas/SPs/kampus UPI di daerah yang bertugas memverifikasi bukti-bukti pembayaran sebelum ditandatangai oleh Penanggungjawab Pengelolaan Keuangan;
14. Penanggungjawab Pelaksana Kegiatan adalah orang yang diberi tugas untuk mengkoordinasikan kegiatan tertentu yang bertujuan untuk menyusun jadwal/rencana kegiatan, mengusulkan anggaran dan mempertanggung-jawabkannya;
(Form Surat Perintah Membayar (SPM), Lampiran 10)
Pedoman Implementasi RKAT 2018
17
C. JENIS, SUMBER, DAN MEKANISME PENARIKAN/PENCAIRAN DANA
1. Jenis RKAT
Jenis RKAT 2018 terdiri atas: a. RKAT Reguler adalah RKAT unit kerja akademik dan nonakademik sesuai
dengan tugas dan fungsinya yang terdiri atas program dan kegiatan rutin, operasional, dan unggulan;
b. RKAT Bidang Tugas adalah RKAT tingkat universitas yang dilaksanakan oleh Wakil Rektor;
c. RKAT Penugasan adalah RKAT bidang tugas Wakil Rektor yang dilaksanakan oleh unit kerja di bawah koordinasinya;
d. RKAT Tingkat Universitas adalah RKAT yang dikelola di tingkat universitas untuk melaksanakan program dan kegiatan yang tidak ada di unit kerja. RKAT tingkat Universitas dikelola oleh Rektor dan atau Wakil Rektor yang diberikan kewenangan oleh Rektor.
2. Sumber dan Pengelolaan Dana
Sumber dana RKAT 2018 terdiri atas: a. Dana APBN terdiri atas DIPA UPI yang diperuntukkan untuk belanja
pegawai/gaji dan tunjangan. Pengelolaan APBN mengacu pada peraturan perundangan yang berlaku.
b. Dana Bantuan Pendanaan PTN bh (BPPTN bh), dan bantuan pengembangan sarana dan prasarana (investasi) PTN bh. sesuai dengan PP Nomor 26 Tahun 2015 dan Permenkeu Nomor 139/PMK.02/2015, bahwa pendanaan PTN bh dapat diberikan dalam bentuk Bantuan Pendanaan PTN bh (BPPTN bh) dan bentuk lain sesuai dengan peraturan perundang-undangan. Dana BPPTN bh dikelola secara otonom dan bukan merupakan penerimaan negara bukan pajak. Pengelolaan dana BPPTN bh Fakultas dan Kampus UPI di Daerah dilakukan oleh unit utamanya (tidak di kelola oleh Departemen/Prodi).
c. Dana NonPNPB berasal dari masyarakat, biaya pendidikan, pengelolaan dana abadi, usaha PTN badan hukum (Income Generating Unit/IGU), kerja sama/Block Grant tridharma Perguruan Tinggi yang berasal dari APBN/APBD/Swasta dan penerimaan lainnya, pengelolaan kekayaan PTN badan hukum, dan/atau pinjaman.
Pedoman Implementasi RKAT 2018
18
3. Mekanisme Penarikan/Pencairan RKAT
Mekanisme penarikan/pencairan dana berdasarkan jenis RKAT dan sumber dana tersaji pada Tabel 4.
Tabel 4. Matriks Mekanisme Penarikan/Pencairan
Sumber Dana
Jenis RKAT
Reguler Bidang Tugas Penugasan Universitas
NonPNBP 1. UP/ GUP 2. DUK
Pengajuan ToR Pengajuan ToR
Mekanisme tersendiri
BPPTNbh LS/Triwulan Pengajuan ToR Pengajuan ToR
IGU Mekanisme tersendiri
- -
Ket: UP : Uang Persediaan TUP : Tambahan Uang Persediaan GUP : Ganti Uang Persediaan DUK : Daftar Usulan Kegiatan LS : Pembayaran Langsung
Penjelasan mekanisme penarikan/pencairan sebagaimana Tabel 4. dijelaskan sebagai berikut. a. RKAT Reguler
1) Dana NonPNBP
a) Uang Persediaan (UP) (1) Uang Persediaan (UP) adalah uang muka kerja dalam jumlah
tertentu yang diberikan kepada unit untuk membiayai kegiatan RKAT;
(2) UP ditentukan maksimal sebesar 5% (lima persen) dari total pagu RKAT unit setelah dikurangi pagu Tunjangan Manajemen;
(3) UP dapat diusulkan pada awal Januari 2018 dengan ketentuan sebagai berikut:
• RKAT dan perjanjian kinerja ditandatangani oleh Rektor dan pimpinan unit kerja;
• Menyelesaikan seluruh pertanggungjawaban dana yang diterima tahun sebelumnya;
Pedoman Implementasi RKAT 2018
19
(4) PPK mengusulkan SPP UP yang dilampiri dengan Surat Pertanggungjawaban Mutlak (SPTJM) kepada Direktorat Keuangan;
(5) Atas usulan SPP UP Direktorat Keuangan melakukan verifikasi; (6) PPSPM menerbitkan SPM UP; (7) Atas SPM UP Direktorat Keuangan mengajukan Surat Usulan
Pencairan Dana (SUPD) kepada PA/Rektor melalui KPA; (8) Setelah SUPD disetujui dan cheque ditandatangani oleh
PA/Rektor, selanjutnya KPA/Bendahara Pengeluaran memproses pencairannya;
(9) UP harus nihil paling lambat pada akhir bulan November 2018.
b) Ganti Uang Persediaan (GUP)
(1) Ganti Uang Persediaan (GUP) adalah dokumen yang berisi pertanggungjawaban UP dan permintaan penggantian UP;
(2) GUP dapat diusulkan apabila unit sudah menggunakan dana UP minimal sebesar 50% (lima puluh persen);
(3) PPK mengusulkan SPP GUP yang dilampiri dengan SPTJM dan SPTB atas penggunaan dana UP sebelumnya kepada Direktorat Keuangan;
(4) Atas usulan SPP GUP Direktorat Keuangan melakukan verifikasi;
(5) PPSPM menerbitkan SPM GUP; (6) Atas SPM GUP Direktorat Keuangan mengajukan Surat Usulan
Pencairan Dana (SUPD) kepada PA melalui KPA; (7) Setelah SUPD disetujui dan cheque ditandatangani oleh PA,
selanjutnya KPA/Bendahara Pengeluaran memproses pencairannya.
c) Daftar Usulan Kegiatan (DUK)
(1) Daftar Usulan Kegiatan (DUK) adalah uang muka yang diberikan kepada unit berdasarkan kegiatan yang diajukan;
(2) DUK hanya diusulkan untuk membiayai kegiatan secara utuh yang tidak dibiayai oleh dana UP/GUP (tidak sebagian dibiayai oleh UP/GUP);
(3) Pengusulan DUK berikutnya, diusulkan kembali apabila : a. Dana DUK sebelumnya sudah SPTB secara utuh;
Pedoman Implementasi RKAT 2018
20
b. Dana DUK sebelumnya di SPTB-kan minimal sebesar 90% dari total DUK dengan melampirkan bukti setor pengembalian;
(4) Dana DUK harus di SPTB-kan paling lambat selama 30 hari setelah diterimanya dana;
(5) Apabila SPTB atas DUK tidak bisa diselesaikan 100% (seratus persen) dalam jangka waktu 30 hari, maka PPK harus mengembalikan sisa DUK dan menyampaikan SPTB atas dana yang sudah digunakan. Dalam hal demikian DUK berikutnya diusulkan kembali paling cepat 15 hari kemudian dan diusulkan kepada KPA;
(6) PPK melakukan pemeriksaan dan kompilasi atas usulan kegiatan yang akan dibuatkan SPP DUK-nya.
(7) Dokumen SPP DUK melampirkan :
• Daftar Usulan Kegiatan (DUK) memuat kegiatan, CoA, jadwal kegiatan, jumlah yang diusulkan;
• Surat Pertanggungjawaban Mutlak (SPTJM); (8) Atas usulan SPP DUK Direktorat Keuangan melakukan
Verifikasi (menerima, menolak dan konfirmasi); (9) PPSPM menerbitkan SPM DUK; (10) Atas SPM DUK Direktorat Keuangan mengajukan Surat Usulan
Pencairan Dana (SUPD) kepada PA melalui KPA; (11) Setelah SUPD disetujui dan cheque ditandatangani oleh PA,
selanjutnya KPA/Bendahara Pengeluaran memproses pencairannya.
d) Pembayaran Langsung (LS) (1) Pembayaran dilakukan dengan cara Langsung (LS) yaitu
pembayaran yang langsung disampaikan kepada pihak penerima dari rekening KPA/bendahara pengeluaran atau dari rekening unit.
(2) Pembayaran LS dilakukan dengan menerbitkan SPM LS; (3) Bukti-bukti pendukung untuk pembayaran LS pengadaan
barang/jasa:
• Bukti perjanjian/kontrak;
• Referensi Bank yang menunjukkan nama dan nomor rekening penyedia barang/jasa;
• Berita Acara Pemeriksaan Pekerjaan;
Pedoman Implementasi RKAT 2018
21
• Berita Acara Serah Terima Pekerjaan/Barang;
• Berita Acara Pembayaran;
• Kuitansi yang telah ditandatangani oleh penyedia barang/jasa dan PPK;
• Faktur pajak beserta Surat Setoran Pajak (SSP) yang telah ditandatangani oleh Wajib Pajak/Bendahara Pengeluaran;
• Jaminan yang dikeluarkan oleh bank atau lembaga keuangan lainnya sebagaimana dipersyaratkan dalam peraturan perundangan tentang pengadaan barang/jasa pemerintah;
• Dokumen lain yang dipersyaratkan didalam perjanjian/kontrak.
(4) Khusus untuk pembayaran LS atas pengadaan barang/jasa di unit kerja, SPP LS tidak perlu dilampiri oleh bukti-bukti pendukung. Verifikasi dokumen pengadaan barang/jasa dilakukan oleh unit yang bersangkutan.
e) Kas Kecil (Petty Cash)
(1) Penjelasan Singkat Setiap hari unit kerja melakukan pengeluaran uang untuk kegiatan operasional yang jumlahnya kecil, namun jika diakumulasikan jumlahnya menjadi besar. Sehubungan dengan itu unit kerja perlu diberdayakan untuk secara otonom (mandiri) melakukan pengeluaran operasional.
Untuk memperoleh pengendalian yang baik dan pertanggungjawaban yang cepat, unit kerja menggunakan cara impressed fund system, yaitu unit kerja setiap saat dapat mengisi kembali kas kecilnya sesuai dengan jumlah uang yang dipertanggungjawabkan.
Pembentukkan dana kas kecil (Petty Cash) dapat dilakukan atas penerimaan uang yang besarnya ditentukan maksimal sebesar Rp 50.000.000,- (lima puluh juta rupiah).
Pedoman Implementasi RKAT 2018
22
(2) Tujuan
• Memudahkan unit kerja untuk melaksanakan kegiatan operasional;
• Menutup pengeluaran yang timbul akibat kegiatan operasional seperti keperluan sehari-hari perkantoran, rapat, perjalanan dinas, pemeliharaan ringan.
(3) Ruang Lingkup Ruang lingkup kegiatan tata kelola dana kas kecil (Petty Cash):
• Pembentukan dana kas kecil;
• Penggunaan dana kas kecil;
• Pengisian kembali dana kas kecil.
Gambar 2. Diagram Alur Pengajuan Usul Pencairan Dana Unit Akademik
DUK
SPP
Pedoman Implementasi RKAT 2018
23
Gambar 3. Diagram Alur Pengajuan Usul Pencairan Dana Unit NonAkademik
2) Dana BPPTN bh
a) Ketentuan Pencairan: 1) Pencairan dana BPPTN bh unit kerja dilakukan setiap
triwulanan, dengan jadwal sebagai berikut: (a) triwulan I pada awal Januari; (b) triwulan II pada awal April; (c) triwulan III pada awal Juli; (d) triwulan IV pada awal Oktober.
2) Apabila terdapat program dan kegiatan yang sudah terjadwal dan ada keterkaitan dengan pelaksanaan program lainnya, maka program kegiatan tersebut dapat dilaksanakan meskipun dana belum diterima. Pertanggungjawaban dapat dibuat dengan membubuhkan cap tanggal setuju bayar setelah dana diterima;
3) Pertanggungjawaban dana yang diterima dalam periode triwulan yang bersangkutan harus selesai maksimal pada minggu ketiga pada akhir bulan triwulan yang bersangkutan;
DUK SPP
Pedoman Implementasi RKAT 2018
24
4) Permohonan pencairan diajukan kepada Rektor, dengan melampirkan Surat Pertanggungjawaban Mutlak (SPTJM) dan kuitansi/tanda terima senilai bruto;
5) Pencairan/luncuran dana berikutnya hanya bisa dilakukan apabila pertanggungjawaban dana yang diterima sebelumnya sudah selesai.
b) Mekanisme Pencairan:
Gambar 4. Diagram Alur Pengajuan Usul Pencairan Dana BPPTN bh
Pedoman Implementasi RKAT 2018
25
3) Sumber Dana Income Generating Unit (IGU)
Sumber dana IGU dalam pengelolaanya masuk sebagai sumber dana NonPNBP, mulai tahun 2018 secara eksplisit sumber dana IGU dimasukkan sebagai salah satu sumber pendanaan program dan kegiatan dalam RKAT unit kerja. Pengaturan pengelolaan dana IGU termasuk mekanisme pencairan dan pertanggungjawabannya diatur dalam Peraturan Rektor tersendiri.
b. RKAT Bidang Tugas
1. Wakil Rektor sebagai pelaksana RKAT Bidang Tugas menyusun Rencana Kegiatan dalam bentuk Terms of Reference (ToR) untuk disampaikan kepada Rektor;
2. Rektor menugaskan Direktorat Perencanaan dan Pengembangan dan Direktorat Keuangan UPI untuk melakukan pembahasan dan penelaahan RKAT Bidang Tugas, menyangkut aspek sebagai berikut: a) Efektivitas kegiatan yang akan dilaksanakan dalam
penentuan target, dan jadwal pelaksanaan yang disesuaikan dengan agenda kegiatan universitas;
b) Efisiensi dalam merinci kegiatan kedalam sub-sub kegiatan, dengan penggunaan sumberdaya secara ekonomis;
c) Rasional dan realistis dalam merumuskan dan merinci kegiatan (breakdown program), sehingga terdapat kejelasan antara target yang akan dicapai, sumber daya yang diperlukan, dan berpedoman pada standar biaya yang telah ditetapkan.
3. ToR RKAT Bidang Tugas hasil pembahasan disampaikan kepada Wakil Rektor untuk konfirmasi dan disetujui;
4. Wakil Rektor menyampaikan ToR hasil pembahasan kepada Rektor untuk memperoleh pengesahan;
5. Rektor mendisposisikan ToR kepada para Wakil Rektor untuk dilaksanakan;
6. Rektor mendisposisikan ToR kepada Wakil Rektor Bidang Keuangan, Sumber Daya, dan Administrasi Umum untuk memproses pencairan;
Pedoman Implementasi RKAT 2018
26
7. Direktorat Keuangan menindaklanjuti usulan pencairan kegiatan RKAT Bidang Tugas sekaligus, kecuali kegiatan tertentu yag sudah ada tahapan pembayarannya, dan/atau kegiatan yang memerlukan pemrosesan secara khusus;
8. Wakil Rektor yang mendapat RKAT Bidang Tugas melaksanakan program-program yang tercantum dalam ToR kegiatan sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan.
Gambar 5. Diagram Alur Pengajuan Usul Pencairan RKAT Bidang Tugas
Pedoman Implementasi RKAT 2018
27
c. RKAT Penugasan
a. Pimpinan Unit penerima RKAT Penugasan menyusun Rencana Kegiatan dalam bentuk Terms of Reference (ToR) untuk disampaikan kepada Wakil Rektor terkait;
b. Rektor menugaskan Direktorat Perencanaan dan Pengembangan dan Direktorat Keuangan UPI untuk melakukan pembahasan dan penelaahan dengan Pimpinan Unit Penerima RKAT Penugasan, menyangkut aspek sebagai berikut: 1) Efektivitas kegiatan yang akan dilaksanakan dalam penentuan
target, dan jadwal pelaksanaan yang disesuaikan dengan agenda kegiatan universitas;
2) Efisiensi dalam merinci kegiatan kedalam sub-sub kegiatan, dengan penggunaan sumberdaya secara ekonomis;
3) Rasional dan realistis dalam merumuskan dan merinci kegiatan (breakdown program), sehingga terdapat kejelasan antara target yang akan dicapai, sumber daya yang diperlukan, dan berpedoman pada standar biaya yang telah ditetapkan;
c. TOR RKAT Penugasan hasil pembahasan disampaikan kepada Wakil Rektor terkait untuk memperoleh persetujuan dan pengesahan;
d. TOR RKAT Penugasan diusulkan pencairannya kepada Wakil Rektor Bidang Keuangan, Sumber Daya, dan Administrasi Umum;
e. Direktorat Keuangan menindaklanjuti usulan pencairan sebagaimana dimaksud pada butir (d) dalam dua tahap. Tahap pertama 85% pada saat proposal diajukan. Tahap kedua 15% pada saat kegiatan telah selesai dilaksanakan dan menyerahkan pertanggungjawaban tahap pertama;
f. Pimpinan Unit penerima RKAT Penugasan melaksanakan program-program yang tercantum dalam TOR kegiatan sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan;
g. Pimpinan Unit penerima RKAT Penugasan menyampaikan Laporan Pertanggungjawaban pelaksanaan dan pembiayaan kegiatan dimaksud kepada Rektor dengan diketahui oleh Wakil Rektor terkait.
Pedoman Implementasi RKAT 2018
28
Gambar 6. Diagram Alur Pengajuan Usul Pencairan RKAT Penugasan
d. RKAT Tingkat Universitas
Dana APBN/DIPA (Rupiah Murni)
1. PPABP unit kerja membuat daftar gaji dan/atau perubahan untuk disampaikan kepada PPK Belanja Pegawai;
2. PPK Belanja Pegawai menerbitkan Surat Permintaan Pembayaran (SPP) yang ditujukan ke Pejabat Penandatangan SPM (PPSPM);
3. PPSPM menerbitkan SPM untuk selanjutnya disampaikan ke KPPN.
Pedoman Implementasi RKAT 2018
29
Gambar 7. Diagram Alur Pengajuan Usul Pencairan Dana APBN/DIPA
4. Mekanisme Penarikan/Pencairan Kegiatan Tertentu
a. Dana Kerjasama
Usulan pencairan dana untuk kegiatan kerjasama mengikuti ketentuan sebagai berikut: a. Dana kerjasama WAJIB disetor ke rekening Universitas; b. Dana yang dicairkan adalah untuk belanja operasional, biaya hidup
peserta, dan/atau biaya lainnya sebagaimana tercantum dalam kontrak;
c. Pimpinan unit sebagai Pelaksana kerjasama/Block Grant membuat dan menandatangani SPP dengan dilampiri: 1) MoU/Kontrak kerjasama; 2) Rincian Anggaran Biaya (RAB); 3) SP2D atau Bukti Transfer ke rekening UPI; 4) Rencana distribusi penggunaan dana;
d. SPP dengan lampirannya disampaikan ke KPA/Wakil Rektor bidang KSDAU;
e. Persetujuan KPA dijadikan dasar oleh PPSPM untuk membuat SPM;
PPABP membuat daftar gaji PPK
terbitkan SPP ke PPSM
KPPN PPSPM
menerbitkan SPM
Pedoman Implementasi RKAT 2018
30
f. Sebelum dilakukan penandatanganan SPM terlebih dahulu dilakukan verifikasi /pengecekan oleh Bendahara Penerimaan untuk menyakinkan keberadaan dana pada rekening UPI PTN bh.
Penggunaan dana kerjasama mengikuti aturan pengelolaan dana yang berlaku di Universitas Pendidikan Indonesia.
Gambar 8. Diagram Alur Pengajuan Usul Pencairan Dana Kerjasama
b. Dana Hibah
Kegiatan hibah diberikan untuk melaksanakan program dan kegiatan yang terkait dengan peningkatan kinerja akademik Universitas (penelitian, pengabdian kepada masyarakat, kegiatan kemahasiswaan, penulisan buku dan jurnal). Kegiatan hibah terdiri atas : 1) Hibah Kompetisi adalah kegiatan yang ada di RKAT UPI yang dalam
penentuan penerima/pelaksana hibah ditentukan melalui proses seleksi.
Pedoman Implementasi RKAT 2018
31
2) Hibah Non Kompetisi adalah kegiatan yang ada di RKAT UPI yang dalam penentuan penerima/pelaksana hibah ditentukan melalui proses penunjukan/penugasan dari Universitas.
Mekanisme pencairan dana untuk kegiatan hibah UPI mengikuti ketentuan sebagai berikut : 1) Pengelola dana hibah menyampaikan usulan kepada Rektor dengan
melampirkan :
• Surat Keputusan penerima hibah;
• Kontrak dan/atau Perjanjian pelaksanaan hibah;
• Melampirkan bukti pengesahan atau penerimaan dari vendor/pengelola jurnal;
2) Pencairan dana hibah dibayarkan dalam dua tahap. Tahap pertama 70% (tujuh puluh persen) pada saat kontrak/perjanjian ditandatangani. Tahap kedua 30% (tiga pulu persen) pada saat kegiatan telah selesai dilaksanakan dan menyerahkan laporan dan atau pertanggungjawaban tahap pertama.
Gambar 9. Diagram Alur Pengajuan Usul Pencairan Dana Hibah
Pedoman Implementasi RKAT 2018
32
c. Dana Kemahasiswaan
Dana kemahasiswaan adalah dana untuk menunjang kegiatan kemahasiswaan yang sumbernya dari biaya pendidikan/uang kuliah/ UKT yang dibayarkan oleh mahasiswa baru jenjang Diploma/Sarjana/Pascasarjana pada semester pertama. 1. Kegiatan kemahasiswaan yang didanai dari sumber ini meliputi
kegiatan tingkat Universitas, Fakultas/Kampus UPI di Daerah dengan ketentuan sebagai berikut : a) Proporsi untuk BEM Universitas sebesar 20%, dan BEM
fakultas/kampus UPI di daerah sebesar 80%; b) Direktorat Kemahasiswaan, pimpinan fakultas/kampus UPI di
daerah sebagai koordinator dan penanggungjawab kegiatan kemahasiswaan;
2. Alokasi dana kemahasiswaan (unit cost) sebesar Rp. 190.000,- (seratus sembilan puluh ribu rupiah) per mahasiswa;
3. Proporsi untuk HIMA diatur oleh pimpinan fakultas/kampus UPI di daerah berkoordinasi dengan BEM fakultas/kampus UPI di daerah;
4. Mekanisme usulan pencairan dana iuran kemahasiswaan sebagai berikut : a) Fakultas/Kampus UPI di Daerah mengusulkan dana
kemahasiswaan kepada Direktorat Kemahasiswaan; b) Direktorat Kemahasiswaan mengusulkan kepada Wakil Rektor
Bidang Keuangan, Sumber Daya, dan Administrasi Umum; c) Direktorat Keuangan memproses pencairan dengan terlebih
dahulu melakukan pengeceken terhadap realisasi penerimaan, terutama jumlah mahasiswa yang melakukan pembayaran;
d) Direktorat Keuangan melakukan transfer dana kemahasiswaan ke Fakultas/Kampus UPI di Daerah/Direktorat Kemahasiswaan sesuai dengan proporsi masing-masing.
5. Fakultas/Kampus UPI di Daerah/Direktorat Kemahasiswaan menyampaikan laporan dan pertanggungjawaban penggunaan dana kemahasiswaan BEM/HIMA dibawah koordinasinya.
Pedoman Implementasi RKAT 2018
33
Gambar 10. Diagram Alur Pengajuan Usul Pencairan Dana Kemahasiswaan
d. Layanan Kesehatan dan Santunan Kematian Kesehatan
1. Mahasiswa UPI dapat memperoleh : a) Layanan kesehatan yang dilakukan oleh UPT Poliklinik UPI; b) Bantuan atas perawatan medis (rawat inap); c) Santunan kematian;
2. Besarnya bantuan dan santunan ditentukan oleh Wakil Rektor bidang Akademik dan Kemahasiswaan;
3. Mekanisme usulan pencairan dana bantuan dan santunan sebagai berikut : a) Direktorat Kemahasiswaan atas rekomendasi dari Wakil Dekan
bidang Kemahasiswaan dan Wakil Direktur Kampus UPI di Daerah mengajukan usulan kepada Wakil Rektor bidang KSDAU dengan dilampiri oleh : • Bukti rawat inap dan atau • Surat keterangan kematian
Pedoman Implementasi RKAT 2018
34
b) Direktorat Keuangan memproses pembayaran.
Gambar 11. Diagram Alur Pengajuan Usul Pencairan Dana
Layanan Kesehatan dan Santunan Kematian Kesehatan
f) Belanja Modal/Inventaris dan Bahan Habis Pakai
a. Setiap pengeluaran anggaran untuk belanja modal/barang inventaris dan belanja barang habis pakai yang dilakukan oleh unit, maka unit yang bersangkutan wajib menyampaikan laporan disertai dengan bukti pembelian (kuitansi dan atau dokumen pendukung lainnya) kepada Wakil Rektor Bidang Keuangan, Sumber Daya, dan Administrasi Umum melalui Biro Sarana dan Prasarana dan tembusan ke Direktorat Keuangan cq. Divisi Akuntansi dan Pelaporan Keuangan;
b. Setiap akhir semester Biro Sarana dan Prasarana, Direktorat Keuangan dan pengelola barang unit kerja melakukan rekonsiliasi.
Pedoman Implementasi RKAT 2018
35
g) Tata Kelola dan Pendistribusian Dana
Fakultas/SPs/kampus UPI di daerah dalam melakukan distribusi kepada unit yang ada dibawahnya atas dana yang sudah diterima harus memperhatikan dan mempertimbangkan kebutuhan dana sesuai dengan program dan kegiatan yang akan dilaksanakan oleh departemen/prodi.
D. INSENTIF BEBAN KERJA (IBK)
Sistem Insentif Berbasis Kinerja (IBK) merupakan pemberian penghargaan finansial terhadap pegawai berdasarkan capaian kinerjanya. Sistem IBK yang direncanakan diimplementasikan tahun 2018 merupakan kelanjutan dan pengembangan dari sistem IBK tahun 2017.
Dalam Sistem IBK tahun 2018 seluruh data kegiatan pegawai dicatat, disimpan, dan dikonversi ke dalam skor (point) melalui aplikasi berbasis web. Selanjutnya setelah diverifikasi oleh atasan langsung jumlah skor yang diperoleh setiap pegawai akan dikonversi ke dalam insentif berdasarkan tarif skor (point) sesuai kemampuan Universitas. Pencatatan data kinerja dan pembayaran insentif dilakukan setiap bulan. Insentif akan ditransfer oleh Direktorat Keuangan langsung ke rekening masing-masing pegawai.
Ketentuan lebih lanjut mengenai IBK akan diatur dalam Peraturan Rektor terpisah.
E. PERTANGGUNGJAWABAN KEGIATAN
Program dan kegiatan yang dilaksanakan di setiap unit kerja harus sesuai dengan RKAT 2018 yang telah ditetapkan, dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut: a. Belanja setiap program dan kegiatan maksimal sesuai dengan pagu yang
telah dialokasikan; b. Standar biaya kegiatan tahun 2018 mengacu pada Permenkeu Nomor
86/PMK.02/2017 tentang Standar Biaya Keluaran Tahun Anggaran 2018 dan Standar Biaya Umum UPI 2018 yang di tetapkan dengan Peraturan Rektor Nomor 6239/UN40/HK/2017;
c. Pelaksanaan program dan kegiatan sesuai dengan prosedur operasional baku yang diorientasikan kepada peningkatan mutu berkelanjutan (Continous Quality Improvement) melibatkan SPM dan SAI;
Pedoman Implementasi RKAT 2018
36
1. Pertanggungjawaban Kegiatan dari Dana DIPA
Bukti pertanggungjawaban dana DIPA diserahkan oleh unit kerja ke Universitas sebagai bahan pertanggungjawaban Universitas ke Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara.
2. Pertanggungjawaban Kegiatan dari Dana NonPNBP
Bukti pertanggungjawaban dana NonPNBP disimpan oleh unit kerja, sedangkan pertanggungjawaban ke Universitas berupa dokumen Surat Pernyataan Tanggung Jawab Belanja (SPTB) yaitu rekapitulasi atas bukti-bukti kuitansi dan daftar pembayaran.
SPTB yang di dalamnya terdapat belanja barang/jasa dari fakultas/SPs/kampus UPI di daerah, harus diverifikasi oleh Kasubbag Umper (Umum dan Perlengkapan). Sedangkan belanja barang/jasa yang berasal dari unit nonakademik, harus diverifikasi oleh Biro Sarana dan Prasarana.
(Format SPTB, Lampiran 2)
3. Mekanisme Pertanggungjawaban
a. Pertanggungjawaban Unit Akademik 1) Pelaksanaan Kegiatan
(a) Pimpinan unit melaksanakan kegiatan sesuai dengan jadwal kegiatan, dan memastikan :
• Daftar honorarium ditandatangani oleh personalia yang terlibat dalam kegiatan;
• Pengeluaran non honorarium disertai bukti-bukti yang sah sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
(b) Pimpinan unit mengkoordinasikan penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan.
2) Pelaporan Kegiatan (a) Pelaksana kegiatan melaporkan kegiatan kepada
Dekan/Direktur SPs/Direktur Kampus UPI di Daerah melalui Wakil Dekan bidang Keuangan/Asisten Direktur Bidang Keuangan SPs/Wakil Direktur Kampus UPI di Daerah dengan menyerahkan: (1) Laporan Pelaksanaan kegiatan beserta fisik;
Pedoman Implementasi RKAT 2018
37
(2) Daftar Honorarium yang sudah ditandatangani oleh personalia yang berhak;
(3) Bukti-bukti pengeluaran non honorarium/belanja barang; (4) SPTB harap disesuaikan dan diyakinkan antara Chart of
Account (CoA) dengan uraian jenis belanjanya, misalnya Jika CoA berisi akun ATK (Alat Tulis Kantor) maka uraiannya hanya boleh diisi dengan belanja ATK (Alat Tulis Kantor) tidak diperkenankan diisi dengan uraian belanja lain seperti Honorarium, Fotocopy atau belanja lain yang tidak berhubungan dengan akun yang bersangkutan;
(5) Untuk sumber dana yang berasal dari Kerjasama, CoA harap menyesuaikan dengan jenis/uraian belanjanya, tidak diperkenankan menggunakan salah satu akun untuk beberapa jenis belanja.
(b) BPPc memeriksa laporan pertanggungjawaban keuangan yang diserahkan Ketua Departemen/Prodi;
(c) BPPc membuat Surat Pernyataan Tanggung Jawab Belanja (SPTB) yang ditandatangani oleh :
• BPPc, sebelah kanan;
• Wakil Dekan bidang Keuangan sebelah kiri;
• Kasubbag Umper, di bagian tengah;
• Divisi Anggaran dan Perbendaharaan serta Divisi Akuntansi dan Pelaporan sebagai bukti verifikasi dan tanda terima.
(d) BPPc menyerahkan dokumen pertanggungjawaban keuangan kepada Wakil Dekan bidang Keuangan /Asisten Direktur bidang Keuangan SPs/Wakil Direktur Kampus UPI di Daerah untuk di paraf dan ditandatangkan ke PPK unit;
(e) Dokumen SPTB dikirimkan ke Universitas melalui Direktorat Keuangan;
(f) Dekan/Direktur SPs/Direktur Kampus UPI di Daerah melaporkan pelaksanaan kegiatan dan anggaran dengan mengisi instrumen monitor dan evaluasi (Monev) berbasis web.
b. Pertanggungjawaban Unit NonAkademik:
1) Pelaksana Kegiatan: a) Pimpinan unit kerja melaksanakan kegiatan sesuai dengan
jadwal kegiatan, dan memastikan:
Pedoman Implementasi RKAT 2018
38
(1) Daftar honorarium ditandatangani oleh personalia yang terlibat dalam kegiatan;
(2) Pengeluaran non honorarium disertai bukti-bukti yang sah sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku;
(3) SPTB harap disesuaikan dan diyakinkan antara Chart of Account (CoA) dengan uraian jenis belanjanya, misalnya Jika CoA berisi akun ATK (Alat Tulis Kantor) maka uraiannya hanya boleh diisi dengan belanja ATK (Alat Tulis Kantor) tidak diperkenankan diisi dengan uraian belanja lain seperti Honorarium, Fotocopy atau belanja lain yang tidak berhubungan dengan akun yang bersangkutan;
(4) Untuk sumber dana yang berasal dari Kerjasama, CoA harap menyesuaikan dengan jenis/uraian belanjanya, tidak diperkenankan menggunakan salah satu akun untuk beberapa jenis belanja.
b) Pimpinan unit kerja mengkoordinasikan penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan.
2) Pelaporan Kegiatan: a) BPPc membuat Surat Pernyataan Tanggung Jawab Belanja
(SPTB) dan menyerahkan bukti pertanggungjawaban keuangan kepada pimpinan unit untuk ditandatangani;
b) Pimpinan unit kerja melaporkan pelaksanaan dan pertanggungjawaban kegiatan kepada WR KSDAU melalui Direktorat Keuangan;
c) Dokumen SPTB diserahkan ke Universitas melalui Direktorat Keuangan;
d) Direktorat Keuangan melakukan verifikasi laporan dan SPTB sebagai bahan untuk proses usulan pencairan berikutnya;
e) Pimpinan unit kerja melaporkan pelaksanaan kegiatan dengan mengisi instrumen monitor dan evaluasi (monev) berbasis web.
4. Bukti Pertanggungjawaban
Setiap penerimaan dan pengeluaran uang harus dipertanggungjawabkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku, berikut ini jenis kegiatan secara umum beserta kelengkapan pertanggungjawaban yang harus dipenuhi.
Pedoman Implementasi RKAT 2018
39
Tabel 5. Bukti Pertanggungjawaban
No Kegiatan Bukti Pertanggungjawaban
1 Rapat/FGD/Lokakarya - Undangan; - Daftar Hadir; - Notulen.
2 Lembur - Surat Tugas Pimpinan Unit; - Daftar pembayaran insentif lembur
(dengan menyebutkan jenis kegiatan yang dikerjakan oleh pegawai yang bersangkutan).
3 Perjalanan Dinas - Surat tugas/Surat ijin; - SPPD; - SPPD Rampung (rincian biaya yang
riil dikeluarkan); - Bukti-bukti transaksi sesuai dengan
yang tercantum dalam SPPD Rampung.
4 Belanja barang/jasa s.d Rp 50.000.000,00
- Struk/cash register; - Kuitansi apabila dalam struk/cash
register harga belum termasuk pajak;
- Bukti serah terima barang.
5 Belanja barang/jasa > Rp 50.000.000,00
- Kuitansi yang telah ditandatangani oleh penyedia barang dan pejabat pengadaan/PPK;
- Kontrak/Surat Perintah Kerja (SPK) Pengadaan Barang/jasa;
- Jaminan Bank dan Keterangan Bank; - Berita Acara Pemeriksaan; - Berita Acara Serah Terima; - Berita Acara Pembayaran; - NPWP dan Faktur Pajak; - Dokumen lain yang dipersyaratkan
dalam kontrak/SPK.
6 Bantuan/hibah - Daftar pembayaran yang ditanda tangani penerima bantuan/hibah;
- Laporan pendukung dari penerima bantuan/hibah.
Pedoman Implementasi RKAT 2018
40
No Kegiatan Bukti Pertanggungjawaban
7 Pembayaran honor - Daftar pembayaran yang ditanda tangani penerima honor;
- Surat Tugas/ SK.
8 Pembelian konsumsi - Struk/cash register; - Kuitansi apabila dalam struk/cash
register harga belum termasuk pajak;
- Daftar Hadir.
5. Pajak yang Dipungut
Kewajiban perpajakan yang terkait dengan pelaksanaan anggaran diatur sebagai berikut:
a. Pengadaan barang/jasa pajak yang dipungut adalah: 1) PPh pasal 22 sebesar 1,5% dari nilai pembelian di atas Rp 2.000.000,-
(dua juta rupiah); 2) Dalam hal nilai pembelian yang tidak melebihi jumlah Rp.
1.000.000,- dan bukan merupakan jumlah yang dipecah-pecah, maka atas pengadaaan atau pembelian barang tersebut tidak dilakukan pemungutan PPh pasal 22;
3) Pajak Pertambahan Nilai (PPN) sebesar 10% dikenakan terhadap nilai pembelian di atas Rp 1.000.000,-, kecuali untuk untuk jenis barang dan jasa di bawah ini tidak dikenakan PPN (Pasal 4a), yaitu: a) Makanan dan minuman yang disajikan di hotel, restoran, rumah
makan, warung, dan sejenisnya, meliputi makanan dan minuman baik yang dikonsumsi di tempat maupun tidak, termasuk makanan dan minuman yang diserahkan oleh usaha jasa boga atau katering;
b) Jasa pelayanan kesehatan medis; c) Jasa pelayanan sosial; d) Jasa pengiriman surat dengan perangko; e) Jasa keuangan; f) Jasa asuransi; g) Jasa keagamaan; h) Jasa pendidikan; i) Jasa kesenian dan hiburan; j) Jasa penyiaran yang bersifat iklan;
Pedoman Implementasi RKAT 2018
41
k) Jasa angkutan umum di darat dan di air serta jasa angkutan udara dalam negeri yang menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari jasa angkutan udara luar negeri;
l) Jasa tenaga kerja; m) Jasa perhotelan; n) Jasa yang disediakan oleh pemerintah dalam rangka
menjalankan pemerintahan secara umum; o) Jasa penyediaan tempat parkir; p) Jasa telepon umum dengan menggunakan uang logam; q) Jasa pengiriman uang dengan wesel pos; dan r) Jasa boga atau katering.
4) Pajak Pertambahan Nilai (PPN) yang sudah dibebankan langsung dalam pembelian dan sudah tercantum dalam bukti pembelian, maka unit kerja tidak diharuskan menyetorkan SSP dan tidak perlu menyetorkan PPN kembali;
5) Melaksanakan pemenuhan kewajiban Bea Meterai berkaitan dengan dokumen-dokumen, seperti kontrak, invoice atau bukti pengeluaran uang (kuitansi) sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
6) PPh Pasal 23 sebesar 2% (dua persen) dari jumlah bruto atas: a) sewa dan penghasilan lain sehubungan dengan penggunaan
harta, kecuali sewa dan penghasilan lain sehubungan dengan penggunaan harta yang telah dikenai Pajak Penghasilan Final sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (2); dan
b) imbalan sehubungan dengan jasa teknik, jasa manajemen, jasa konstruksi, jasa konsultan, dan jasa lain selain jasa yang telah dipotong Pajak Penghasilan Pasal 21.
Dalam hal Wajib Pajak yang menerima atau memperoleh penghasilan tersebut tidak memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak, besarnya tarif pemotongan adalah lebih tinggi 100% (seratus persen) daripada tarif tersebut di atas.
b. Pembayaran gaji dan honorarium Pajak yang dipungut atas pembayaran gaji dan honorarium adalah PPh pasal 21 dengan ketentuan sebagai berikut: 1) Tarif PPh Pasal 21 atas honorarium atau imbalan lain dengan nama
apa pun yang menjadi beban APBN/APBD dan atau NonPNBP adalah sebagai berikut :
Pedoman Implementasi RKAT 2018
42
a) Sebesar 0% (nol persen) dari penghasilan bruto bagi PNS Golongan I dan Golongan II, dan Pensiunannya;
b) Sebesar 5% (lima persen) dari penghasilan bruto bagi PNS Golongan III, dan Pensiunannya;
c) Sebesar 15% (lima belas persen) dari penghasilan bruto bagi Pejabat Negara, PNS Golongan IV dan Pensiunannya.
2) Pembayaran gaji dan honorarium terhadap Pegawai Tidak Tetap (PTT) tidak dikenakan pajak karena tidak mempunyai golongan meskipun penerimaanya bersifat rutin.
3) Pembayaran gaji dan honorarium terhadap Pegawai Tetap (PT) dikenakan pajak sebagaimana halnya PNS.
c. Mekanisme Pembayaran Pajak
Proses pembayaran pajak yang harus dilakukan oleh unit kerja di lingkungan UPI, yaitu :
1. Unit kerja menyiapkan dokumen bukti transaksi, misalnya bukti pembelian, honorarium kegiatan, fotocopy, dan lain-lain;
2. Unit kerja menghitung sendiri jumlah pajak yang akan dibayarkan melalui Direktorat Keuangan;
3. Unit mengisi Surat Setoran Elektornik (SSE) melalui https://sse2.pajak.go.id dengan memperhatikan keakuratan data yang diisikannya;
4. Hasil dari SSE yaitu berupa Cetakan Kode Billing; 5. Cetakan Kode Billing dan dokumen bukti transaksi disampaikan
kepada bagian pajak Direktorat Keuangan untuk diverifikasi; 6. Bila sudah benar maka uangnya dititipkan ke bagian pajak untuk
disetorkan ke bank, dan bila masih terdapat kesalahan atau tidak lengkap, maka harus diperbaiki oleh unit kerja;
7. Unit kerja akan menerima bukti tanda terima penerimaan/ penyetoran pajak dari bagian pajak, yang nantinya akan digunakan untuk pengambilan bukti penerimaan negara dari bank (setoran pajak);
8. Bagian pajak akan membuat pengantar setoran pajak yang berupa rekapitulasi dari penyetoran pajak;
9. Bukti yang dikeluarkan oleh bank dan diterima oleh bagian pajak yaitu berupa Bukti Penerimaan Negara;
10. Bukti Penerimaan Negara yaitu bukti setor pajak yang harus diambil dan disimpan oleh Unit kerja setelah tanggal penyetoran;
Pedoman Implementasi RKAT 2018
43
11. Bila sumber dana berasal dari dana masyarakat, nama penyetor pajak adalah Bendahara pengguna dana masyarakat dan bila sumber dana dari APBN nama penyetor pajaknya adalah Bendahara pengeluaran;
12. Secara bertahap untuk tahun 2018 penyetoran pajak akan dilakukan melalui e-tax yang bekerja sama dengan Bank BNI.
Hal-hal yang harus diperhatikan oleh Unit kerja berkaitan dengan pajak:
1. Batas Waktu penyetoran pajak (Ps 2 PMK 242/PMK.03/2014)
No Jenis Pajak Batas Waktu Penyetoran
(Pasal 2 PMK-242/PMK/03/2014)
1. PPh Pasal 21 tanggal 10 (sepuluh) bulan berikutnya setelah Masa Pajak berakhir
2. PPh Pasal 22 yang dipungut oleh Bendahara Pengeluaran
paling lama 7 (tujuh) hari setelah tanggal pelaksanaan pembayaran atas penyerahan barang yang dibiayai dari belanja Negara atau belanja Daerah, dengan menggunakan Surat Setoran Pajak atas nama rekanan dan ditandatangani oleh bendahara.
3. PPh pasal 23 tanggal 10 (sepuluh) bulan berikutnya setelah Masa Pajak berakhir
4. PPN & PPnBM yang dipungut oleh Bendahara Pengeluaran sebagai Pemungut PPN
paling lama 7 (tujuh) hari setelah tanggal pelaksanaan pembayaran kepada PKP Rekanan Pemerintah melalui KPPN.
2. Cara pengisian Kode Billing (ID.Billing), yang sering terjadi kesalahan, yaitu : a. NPWP, NAMA, Alamat, dan kota bila WP nya UPI, maka :
Bila dana masyarakat : - NPWP : 00.019.554.5-428.000 - Nama : Bend. Pengguna Dana Masyarakat - Alamat : Jl. Dr. Setiabudi No. 229, Isola - Kota : Kota Bandung
Pedoman Implementasi RKAT 2018
44
Bila dana dari APBN : - NPWP : 00.014.173.9-428.000 - Nama : Bend. Pengeluaran - Alamat : Jl. Dr. Setiabudi No. 229, Isola - Kota : Kota Bandung
Bila UPI memungut pajak perusahaan dan menyetorkannya, maka Pengusaan NPWP, Nama, Alamat dan Kotanya sesuai dengan identitas perusahaan.
b. Jenis Pajak Jenis Setoran 411211-PPN 910 411121-PPh 21 402 411122-PPh 22 910 411124-PPh 23 100
c. Masa Pajak : diisi sesuai dengan bulan penyetoran pajak d. Tahun Pajak : diisi sesuai dengan tahun penyetoran pajak e. Jumlah setor : diisi sesuai dengan jumlahnya f. Nama penyetor dan NPWP :
Bila dana masyarakat : - Nama Penyetor : Bend. Pengguna Dana Masyarakat - NPWP : 00.019.554.5-428.000
Bila dana dari APBN :
- Nama Penyetor : Bend. Pengeluaran - NPWP : 00.014.173.9-428.000
(Format Buku Pembantu Pajak, Lampiran 29)
F. LAPORAN KEUANGAN
Sebagai wujud akuntabilitas laporan keuangan dilaksanakan dengan membuat Laporan Kinerja dan Keuangan Tengah Tahunan (interim), dan dilanjutkan dengan menyusun Laporan Kinerja dan Keuangan Akhir Tahun, sebagaimana ditetapkan dalam PP 15 tahun 2014 tentang Statuta UPI, dan Peraturan MWA Nomor 03/PER/MWA UPI/2015 tentang Peraturan Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 15 tahun 2014 tentang Statuta Universitas Pendidikan Indonesia sebagaimana telah diubah keduakalinya dengan Peraturan MWA Nomor 01/PER/MWA UPI/2017 tentang Perubahan Kedua Atas Peraturan MWA Nomor 03/PER/MWA UPI/2015 tentang Peraturan Pelaksanaan Peraturan
Pedoman Implementasi RKAT 2018
45
Pemerintah Nomor 15 Tahun 2014 tentang Statuta Universitas Pendidikan Indonesia.
Tujuan utama dari laporan keuangan adalah : a. Menyediakan informasi yang relevan untuk memenuhi kepentingan para
penyumbang, anggota organisasi, kreditur, dan pihak lain yang menyediakan sumber daya bagi organisasi.
b. Menghasilkan suatu informasi manajemen yang dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan, menganalisa suatu keadaan dan membuat suatu perubahan.
1. Dokumen Pelaporan Keuangan
a. Dokumen laporan keuangan dari dana APBN/DIPA
Laporan keuangan ini dihasilkan melalui Sistem Akuntansi Instansi (SAI), yaitu serangkaian prosedur manual maupun yang terkomputerisasi mulai dari pengumpulan data, pencatatan dan pengikhitisaran sampai dengan laporan keuangan. Pelaporan yang menggunakan program SAI, yaitu khusus yang sumber dananya berasal dari DIPA atau pemerintah. Laporan dengan menggunakan sistem aplikasi ini akan menghasilkan Laporan Keuangan yang terdiri atas: 1) Laporan Realisasi Anggaran; 2) Neraca; 3) Laporan Operasional; 4) Laporan Perubahan Ekuitas; 5) Catatan Atas Laporan Keuangan.
b. Dokumen laporan keuangan dari dana NonPNBP
Dalam status UPI sebagai PTN bh, maka laporan keuangan UPI disusun dengan berpedoman kepada Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan (PSAK) Nomor 45 tentang pelaporan keuangan entitas nirlaba dan Pasal 20 ayat 4, PP Nomor 26 tahun 2015 tentang Bentuk dan Mekanisme Pendanaan PTN BH, bahwa Laporan Keuangan PTN BH terdiri atas: 1) Laporan Posisi Keuangan pada akhir periode laporan
Mencakup posisi keuangan organisasi secara keseluruhan dan menyajikan total aktiva, kewajiban dan aktiva bersih dan disusun dengan tujuan untuk menyediakan informasi mengenai hubungan diantara unsur-unsur tersebut pada suatu waktu tertentu.
Pedoman Implementasi RKAT 2018
46
Informasi laporan ini yang digunakan bersama pengungkapan dan informasi dalam laporan keuangan lainnya dapat membantu para penyumbang, anggota organisasi, kreditur dan pihak-pihak lain untuk menilai:
a) Kemampuan organisasi untuk memberikan jasa secara berkelanjutan;
b) Likuiditas, fleksibilitas keuangan, kemampuan untuk memenuhi kewajibannya, dan kebutuhan pendanaan eksternal.
2) Laporan Aktivitas
Mencakup kinerja organisasi secara keseluruhan dan menyajikan perubahan jumlah aktiva bersih selama satu periode tertentu. Perubahan aktiva bersih dalam laporan aktivitas tercermin pada aktiva bersih atau ekuitas dalam laporan posisi keuangan. Laporan ini bertujuan menyediakan informasi mengenai:
a) Pengaruh transaksi yang mengubah jumlah aktiva bersih; b) Hubungan antar transaksi dan peristiwa lain; c) Informasi mengenai penggunaan sumber daya dalam
pelaksanaan berbagai program atau jasa. d) Informasi laporan ini yang digunakan bersama pengungkapan
dan informasi dalam laporan keuangan lainnya dapat membantu para penyumbang, anggota organisasi, kreditur dan pihak-pihak lain untuk :
e) Mengevaluasi kinerja dalam suatu periode; f) Menilai upaya, kemampuan, dan kesinambungan organisasi
dalam memberikan jasa; g) Menilai pelaksanaan tanggung jawab dan kinerja manajer.
3) Laporan Perubahan Aktiva Bersih
Menyajikan jumlah perubahan aktiva bersih terikat permanen, terikat temporer, dan tidak terikat dalam suatu periode tertentu. Pendapatan dan keuntungan yang menambah aktiva bersih serta beban dan kerugian yang mengurangi aktiva bersih dikelompokkan sebagai berikut: a) Sumbangan disajikan sebagai penambah aktiva bersih tidak
terikat, terikat permanen, atau terikat temporer tergantung pada ada tidaknya pembatasan. Dalam hal sumbangan terikat yang pembatasannya tidak berlaku lagi dalam periode yang sama, dapat disajikan sebagai sumbangan tidak terikat
Pedoman Implementasi RKAT 2018
47
sepanjang disajikan secara konsisten dan diungkapkan sebagai kebijakan akuntansi.
b) Laporan perubahan aktiva bersih menyajikan keuntungan dan atau kerugian yang diakui dari investasi dan aktiva lain (atau kewajiban) sebagai penambah atau pengurang aktiva bersih tidak terikat, kecuali jika penggunaannya dibatasi.
4) Laporan Arus Kas untuk suatu Periode Pelaporan
Menyajikan informasi mengenai arus masuk dan arus ke luar kas atau setara kas dalam suatu periode. Penyajian laporan arus kas melaporkan aktiva operasi, aktivitas investasi dan aktivitas pendanaan. Aktivitas operasi adalah aktivitas penghasil utama pendapatan organisasi dan aktivitas lain yang bukan merupakan aktivitas investasi dan aktivitas pendanaan. Aktivitas pendanaan adalah aktivitas yang mengakibatkan perubahan dalam jumlah serta komposisi modal dan pinjaman organisasi. Aktivitas investasi adalah perolehan dan pendapatan aktiva jangka panjang serta investasi lain yang tidak termasuk setara kas. Kegunaan laporan arus kas: a) Memberikan informasi yang memungkinkan para pemakai
untuk mengevalusi perubahan dalam aktiva bersih, struktur keuangan (termasuk likuiditas dan solvabilitas) dan kemampuan untuk mempengaruhi jumlah serta waktu arus kas ke dalam rangka adaptasi dengan perubahan keadaan dan peluang.
b) Menilai kemampuan organisasi dalam menghasilkan kas dan setara kas dan memungkinkan para pemakai mengembangkan model untuk menilai dan membandingkan nilai sekarang dari arus kas masa depan.
c) Meningkatkan daya banding pelaporan kinerja operasi berbagai unit kerja.
Berdasarkan hasil pembukuan yang dilaksanakan pada setiap unit kerja membuat pelaporan keuangan yang meliputi: a) Laporan Bulanan b) Laporan Semesteran dan Tahunan
5) Catatan atas Laporan Keuangan:
a) Menyajikan informasi tentang dasar penyusunan laporan keuangan dan kebijakan akuntansi tertentu yang digunakan;
Pedoman Implementasi RKAT 2018
48
b) Mengungkapkan informasi yang disyaratkan oleh SAK yang tidak disajikan di bagian manapun dalam laporan keuangan; dan
c) Memberikan informasi yang tidak disajikan dibagian manapun dalam laporan keuangan, tetapi informasi tersebut relevan untuk memamahi laporan keuangan.
2. Penyusunan Laporan Keuangan UPI
Laporan Keuangan yang berdasarkan SAI dan PSAK 45 disusun oleh Universitas melalui Direktorat Keuangan.
3. Ikhtisar Kebijakan Akuntansi
Pasal 20 ayat 3, PP Nomor 26 tahun 2015 tentang Bentuk dan Mekanisme Pendanaan bahwa Laporan Keuangan PTN Badan Hukum disusun berdasarkan Prinsip Akuntansi yang berlaku umum sesuai dengan standar akuntansi keuangan yang ditetapkan oleh Ikatan Akuntan Indonesia.
4. Basis Akuntansi
Kebijakan penyusunan laporan keuangan UPI sebagai PTN bh menganut basis akrual, yaitu aktiva, kewajiban, penghasilan, dan beban diakui pada saat kejadian, bukan pada saat kas diterima, dan dicatat serta disajikan dalam laporan keuangan pada periode terjadinya.
5. Alat (media) Akuntansi
Alat yang digunakan untuk pencatatan akuntansi secara manual sebagai berikut:
a. Buku Jurnal, buku ini digunakan untuk membukukan dan menggolongkan transaksi secara berurutan menurut sifatnya dan merupakan dasar pembukuan ke dalam buku besar. Jenis buku jurnal yang digunakan antara lain:
• Buku Jurnal Penerimaan Kas
• Buku Jurnal Pengeluaran Kas
• Buku Jurnal Memorial Input buku jurnal diperoleh dari bukti dasar (kuitansi, dokumen) asli, sedangkan output yang diperoleh dari buku jurnal adalah data untuk
Pedoman Implementasi RKAT 2018
49
pencatatan dalam Buku Besar dan data untuk menyusun laporan harian.
b. Buku Besar, digunakan untuk mengelompokkan transaksi yang bersifat sama pada masing-masing akun agar mudah dalam penyusunan laporan keuangan. Setiap akun riil dan akun nominal mempunyai satu buku besar, input buku besar diperoleh dari buku jurnal dan output yang dihasilkan dari buku besar berupa data untuk menyusun laporan keuangan.
c. Buku Pembantu, buku ini digunakan merinci suatu akun buku besar tertentu atau merupakan catatan tambahan yang dipandang perlu. Banyaknya buku pembantu tergantung pada buku besar yang perlu dirinci dan input buku pembantu diperoleh dari bukti pembukuan (dokumen asli) sedangkan output buku pembantu ini menghasilkan rincian mengenai perkiraan buku besar.
6. Pencatatan ke dalam Alat Akuntansi
Bukti-bukti transaksi (asli) dicatat (dimasukkan) ke dalam buku jurnal penerimaan kas atau pengeluaran kas atau ke dalam buku jurnal memorial dan dimasukkan ke dalam buku pembantu. Secara berkala jumlah yang ada pada buku pembantu dipindahkan ke buku besar. Kumpulan akun buku besar dimasukkan ke dalam neraca saldo dan setelah itu dibuat penyesuaian (adjustment) jika perlu didasarkan pada informasi/data yang diperoleh pada saat tutup buku.
Neraca saldo yang telah disesuaikan merupakan hasil penambahan dan pengurangan neraca saldo yang belum disesuaikan dengan jurnal penyesuaian. Akun riil dimasukkan ke dalam Laporan Posisi Keuangan, sedangkan akun nominal dimasukkan ke dalam Laporan Aktivitas.
7. Hal-hal yang Perlu Diperhatikan dalam Pencatatan pada Alat Akuntansi:
a. Buku Jurnal : 1) Setiap halaman buku jurnal harus ditulis nomor urut; 2) Sebelum bukti transaksi dibukukan terlebih dahulu diperiksa
kelengkapannya, kebenaran perhitungan dan otentiknya (verifikasi);
3) Pada setiap kuitansi yang telah dibukukan harus diparaf oleh pemegang buku jurnal;
4) Setiap akhir halaman atau setiap akhir bulan harus dijumlahkan;
Pedoman Implementasi RKAT 2018
50
5) Hasil penjumlahan lajur debet harus sama dengan hasil penjumlahan lajur kredit; dan jika terdapat selisih harus dicari penyebabnya;
6) Pada setiap permulaan halaman baru, jumlah setiap lajur dari halaman sebelumnya harus dipindahkan;
7) Setiap lembar buku jurnal yang diserahkan kepada pemegang buku besar harus diparaf oleh pemegang buku jurnal yang bersangkutan.
b. Buku Besar: 1) Kartu buku besar di file menurut urutan kode akun; 2) Halaman buku jurnal yang akan dipindahkan ke buku besar harus
diperiksa terlebih dahulu keseimbangannya, penjumlahannya secara vertikal dan secara horizontal serta total mutasi debet harus dicocokkan dengan total mutasi kredit;
3) Pada akhir halaman buku besar dan setiap akhir bulan harus dihitung : (a) jumlah mutasi debet, (b) jumlah mutasi kredit, dan (c) saldo akhir;
4) Pada setiap permulaan halaman baru, harus dipindahkan jumlah mutasi debet dan kredit serta saldo akhir dari halaman sebelumnya;
5) Buku besar dapat dikerjakan secara mingguan atau bulanan. c. Buku Pembantu :
1) Buku pembantu dibukukan dari bukti transaksi yang asli; 2) Pada lembar voucher agar diparaf oleh pemegang buku
pembantu; 3) Pada setiap akhir bulan harus dibuat daftar saldo buku
pembantu untuk dicocokkan dengan saldo menurut akun yang bersangkutan;
4) Setiap selisih harus segera dicari penyebabnya dan dikoreksi bila perlu.
8. Entitas Keuangan Terendah Unit Akademik
Sesuai kebijakan universitas bahwa unit entitas akuntansi terendah atau entitas keuangan terendah adalah fakultas/SPs/kampus UPI di daerah. Entitas akuntansi terendah tidak melakukan penyusunan laporan keuangan. Penyusunan laporan keuangan dilakukan oleh pusat, yaitu melalui Direktorat Keuangan. Adapun dalam implementasi unit entitas akuntansi melalui langkah-langkah sebagai berikut:
Pedoman Implementasi RKAT 2018
51
a. Pimpinan fakultas/SPs/kampus UPI di daerah diharuskan mengkoordinir seluruh aktifitas unit kerja yang ada di bawahnya baik untuk kepentingan integrasi kegiatan, pencairan dana, pertanggungjawaban dan pelaporan;
b. Departemen/prodi tetap memiliki pagu anggaran sesuai DRKA masing-masing;
c. Departemen/prodi tidak lagi memiliki rekening tetapi tetap memiliki catatan/pembukuan pencairan dan penggunaan dana di masing-masing departemen/prodi;
d. Fakultas/SPs/kampus UPI di daerah/departemen/prodi harus membuat Buku Kas Umum, Buku Pembantu Uang Muka, Buku Pembantu Bank, dan Buku Pembantu Pajak;
e. Fakultas/SPs/kampus UPI di daerah/departemen/prodi menyampaikan SPTB ke Universitas melalui Direktorat Keuangan, sedangkan bukti transaksinya disimpan di unit yang bersangkutan. SPTB yang disampaikan ke Universitas, harus ditandatangani oleh BPPc, PPK dan Operator SBMN. (Lampiran 2)
9. Laporan Penggunaan Dana
Unit kerja sebagai unit akuntansi adalah unit kerja yang memiliki RKAT dan memperoleh alokasi dana, unit kerja ini diwajibkan membuat/membuka rekening dengan izin Kemenkeu (PMK Nomor 252/PMK.05/2014) dan membuat pertanggungjawaban sebagaimana ditentukan dalam pedoman ini berupa Laporan Penggunaan Dana yang harus disampaikan kepada Rektor, Cq. Direktorat Keuangan dan tembusan kepada Satuan Audit Internal setiap tanggal 10 bulan berikutnya. Laporan ini merupakan Laporan Penggunaan Dana Non PNBP. (Lampiran 4)
10. Bukti Pembayaran Pajak
Pada saat unit kerja melaporkan pertanggungjawaban dalam bentuk SPTB, bersamaan dengan itu dilakukan verifikasi oleh petugas pajak di Direktorat Keuangan terhadap kewajiban pembayaran pajak. Apabila sudah terverifikasi, selanjutnya di cetak eBilling yang diakses melalui laman https://sse.pajak.go.id. Teknis penyetoran pajak dapat dilakukan dengan cara:
Pedoman Implementasi RKAT 2018
52
a. Unit kerja menyetorkan uang pajak yang menjadi kewajibannya melalui Bendahara Pengeluaran di Direktorat Keuangan untuk disetor ke Kas Negara;
b. Unit kerja langsung menyetorkan uang pajak yang menjadi kewajibannya ke kas negara dan segera menyampaikan bukti setornya ke Bendahara Pengeluaran di Direktorat Keuangan untuk melengkapi SPTB.
G. PENGADAAN BARANG/JASA
Proses pelaksanaan pengadaan barang/jasa di Universitas Pendidikan Indonesia Tahun Anggaran 2018 dilaksanakan dan dikoordinasikan di Bagian Pengadaan/Unit Layanan Pengadaan (ULP) Biro Sarana dan Prasarana.
1. Pengadaan Barang/Jasa Tingkat Universitas
a. Pelaksana 1) Pejabat Pembuat Komitmen (PPK); 2) Panitia Pengadaan Barang/Jasa; 3) Pejabat/Panitia Penerima Hasil Pekerjaan (PPHP).
b. Nilai 1) Pengadaan barang/jasa yang bersumber dari RKAT Universitas
nilainya tidak terbatas; 2) Pengadaan barang/jasa yang bersumber dari RKAT Unit Kerja
nilainya diatas Rp.200.000.000,-.
c. Tugas dan Tanggungjawab 1) Bagian Pengadaan/Unit Layanan Pengadaan
• Melakukan verifikasi dan analisis spesifikasi teknis, harga, dan ketersediaan barang/jasa di pasar sebagai bahan penyusunan dan penetapan HPS oleh Pejabat Pembuat Komitmen (PPK);
• Berdasarkan hasil analisis, apabila terjadi perubahan mengkomunikasikan dan berkoordinasi dengan Penanggung Jawab Pengadaan Barang dan Jasa/Kasubbag Umper unit kerja. Perubahan usulan dituangkan ke dalam Berita Acara Perubahan Usulan;
• Mengirimkan dokumen usulan kepada Pejabat Pembuat Komitmen.
Pedoman Implementasi RKAT 2018
53
2) Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)
• Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) melakukan verifikasi terhadap dokumen usulan yang dikirimkan oleh Bagian Pengadaan ditolak atau diterima, jika diterima dilanjutkan pada proses berikutnya;
• Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) menyusun rencana teknis pengadaan barang/jasa, menetapkan harga perkiraan sendiri (HPS), dan rancangan kontrak;
• Mengirimkan rencana teknis pengadaan barang/jasa ke ULP untuk dilaksanakan;
• PPK menolak usulan pengadaan, jika menurut pendapatnya tidak sesuai ketentuan;
• Permohonan/usulan pengadaan yang ditolak, dikembalikan kepada bagian pengadaan untuk dikomunikasikan dan dikoordinasikan dengan unit kerja.
3) Bagian Pengadaan/Pokja ULP
• Pokja/Panitia PBJ melaksanakan proses pengadaan barang/jasa berdasarkan kebijakan dan peraturan pengadaan barang/jasa yang berlaku;
• Berdasarkan laporan dari Pokja ULP/Panitia PBJ, Bagian Pengadaan melaporan hasil proses pemilihan penyedia, menyusun draft kontrak, dan mengirimkan kepada Pejabat Pembuat Komitmen (PPK).
4) Pejabat/Panitia Penerima Hasil Pekerjaan (PPHP):
• Melakukan pemeriksaan atas laporan hasil pelaksanaan pekerjaan penyedia barang/jasa;
• Menolak hasil pekerjaan penyedia barang/jasa apabila tidak sesuai dengan surat perjanjian/kontrak;
• Menerima hasil pekerjaan dari penyedia barang/jasa apabila sesuai dengan surat perjanjian/kontrak, kemudian dilanjutkan dengan penandatanganan Berita Acara Serah Terima Hasil Pekerjaan (BAST) atas persetujuan PPK;
Pedoman Implementasi RKAT 2018
54
2. Pengadaan Barang/Jasa Tingkat Unit Kerja
a. Pelaksana 1) Pejabat Pembuat Komitmen (PPK); 2) Panitia Pengadaan Barang/Jasa; 3) Pejabat/Panitia Penerima Hasil Pekerjaan (PPHP).
b. Mekanisme
1) Pengadaan barang/jasa oleh Pejabat Pengadaan
Pengadaan barang/jasa oleh Pejabat Pegadaan dilakukan yang nilainya sampai dengan Rp.200.000.000,-
Pejabat Pengadaan Barang/Jasa di Fakultas, SPs, dan LPPM adalah Kepala Bagian Tata Usaha (KBTU), di Kampus UPI di Daerah adalah Kasubbag Umper, sedangkan di unit kerja nonakademik (Direktorat, Biro, dan Unit Kerja Lainnya) ditunjuk oleh pimpinannya.
a) Pengadaan Langsung dengan KUITANSI, digunakan untuk Pengadaan Barang/Jasa yang nilainya sampai dengan Rp50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah). Terdiri atas dua cara, yaitu: (1) Mendatangi secara langsung penyedia barang/jasa
distributor/resseler/ supermarket/toko, dengan proses: (a) Pejabat Pembuat Komitmen/Pimpinan Unit Kerja
memerintahkan Pejabat Pengadaan untuk melakukan proses pengadaan langsung;
(b) Pejabat Pengadaan:
• Memesan barang sesuai dengan kebutuhan atau mendatangi langsung ke penyedia barang;
• Melakukan transaksi;
• Menerima barang;
• Melakukan pembayaran;
• Menerima kuitansi, Faktur Pajak, SSP PPN dan PPH, dan PPKP.
(c) Pejabat Pengadaan meneliti dan memper-tanggungjawabkan proses pengadaan langsung;
(d) Pejabat Pengadaan menyerahkan kuitansi, dan persyaratan wajib pungut pajak kepada PPK/Pimpinan Unit Kerja;
Pedoman Implementasi RKAT 2018
55
(e) PPK/Pimpinan Unit Kerja menyerahkan kuitansi dan dokumen pendukung lainnya kepada Bendahara Pengeluaran Pembantu (BPP) untuk proses pembayaran.
(2) Mengundang Penyedia Barang dan Jasa/Rekanan, dengan
proses: (a) PPK/Pimpinan Unit Kerja menyusun Spesifikasi Teknis
dan Harga Perkiraan Sendiri (HPS), dapat dibantu Pejabat Pengadaan dengan mencari dua sumber informasi yang berbeda;
(b) PPK/Pimpinan Unit Kerja memerintahkan Pejabat Pengadaan untuk melakukan proses pengadaan langsung;
(c) Pejabat Pengadaan:
• mengundang satu penyedia/rekanan yang memenuhi syarat kualifikasi dan diyakini mampu melaksanakan pengadaan barang/jasa;
• penyedia barang dan jasa/rekanan mengajukan penawaran;
• melakukan klarifikasi dan negosiasi teknis dan harga;
• melaporkan proses pengadaan langsung kepada PPK.
(d) PPK melakukan perjanjian dengan Penyedia menggunakan Surat Pesanan (SP);
(e) Barang/jasa diserahkan oleh Penyedia dan memperoleh bukti kuitansi, Faktur Pajak, SSP PPN dan PPH, PPKP dan syarat lainnya yang diperlukan;
(f) PPHP (Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan) memeriksa dan menerima barang/jasa, kemudian dibuat berita acara Pemeriksaan dan Serah Terima (BAPST);
(g) Pejabat Pengadaan meneliti dan memper-tanggungjawabkan proses pengadaan langsung;
(h) Pejabat Pengadaan menyerahkan kuitansi, persyaratan wajib pungut pajak dan BAPST kepada PPK.
Pedoman Implementasi RKAT 2018
56
b) Pengadaan Langsung dengan SURAT PERITAH KERJA (SPK), digunakan untuk Pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya sampai dengan Rp.200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah) dan Jasa Konsultansi dengan nilai sampai dengan Rp.50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah), dengan proses: (1) PPK menyusun Harga Perkiraan Sendiri (HPS) dengan
mencari informasi terkait pekerjaan yang akan dilaksanakan dan membandingkan spesifikati teknis harga paling sedikit dari 2 (dua) sumber informasi yang berbeda, antara lain melalui media elektronik dan/atau non-elektronik dapat dibantu oleh Pejabat Pengadaan;
(2) PPK memerintahkan Pejabat Pengadaan untuk melakukan proses pengadaan langsung;
(3) Pejabat Pengadaan mengundang calon Penyedia yang diyakini mampu untuk menyampaikan penawaran administrasi, teknis, dan harga;
(4) Undangan dilampiri dokumen pengadaan yang meliputi ketentuan pengadaan barang/jasa dan spesifikasi teknis dan/atau gambar serta dokumen-dokumen lain yang menggambarkan jenis pekerjaan yang dibutuhkan;
(5) Penyedia yang diundang menyampaikan penawaran administrasi, teknis, dan harga secara langsung sesuai jadwal yang telah ditentukan dalam undangan/dokumen pengadaan;
(6) Pejabat Pengadaan membuka penawaran dan mengevaluasi administrasi dan teknis dengan sistem gugur, melakukan klarifikasi teknis dan negosiasi harga untuk mendapatkan Penyedia dengan harga yang wajar serta dapat dipertanggungjawabkan;
(7) Negosiasi harga dilakukan berdasarkan HPS; (8) Dalam hal negosiasi harga tidak menghasilkan
kesepakatan, Pengadaan Langsung dinyatakan gagal dan dilakukan Pengadaan Langsung ulang dengan mengundang Penyedia lain;
(9) Pejabat Pengadaan membuat Berita Acara Hasil Pengadaan Langsung yang terdiri atas: (a) Nama dan alamat Penyedia;
(b) Harga penawaran terkoreksi dan harga hasil negosiasi;
Pedoman Implementasi RKAT 2018
57
(c) Unsur-unsur yang dievaluasi (apabila ada);
(d) Hasil negosiasi harga (apabila ada);
(e) Keterangan lain yang dianggap perlu; dan
(f) Tanggal dibuatnya Berita Acara.
(10) Pejabat Pengadaan menyampaikan Berita Acara Hasil Pengadaan Langsung kepada PPK;
(11) PPK melakukan perjanjian dengan penyedia menggunakan SPK;
(12) Barang/jasa diserahkan oleh Penyedia kepada PPK melalui Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan (PPHP);
(13) PPHP (Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan) memeriksa dan menerima barang/jasa, kemudian dibuat berita acara Pemeriksaan dan Serah Terima (BAPST);
(14) PPK memperoleh bukti perjajian/SPK, Faktur Pajak, SSP PPN dan PPH, PPKP dan syarat lainnya yang diperlukan untuk pembayaran;
(15) PPK menyerahkan bukti perjanjian dan persyaratan lainnya kepada Bendahara Pengeluaran Pembantu (BPP) untuk proses pembayaran.
2) Pengadaan barang/jasa oleh ULP
Pengadaan barang/jasa oleh ULP atas RKAT unit kerja dilakukan
yang nilainya diatas Rp.200.000.000,- melalui mekanisme tersaji
dalam Gambar 12.
Tugas Pejabat Pengadaan adalah sebagai berikut:
a) Menyusun rencana dan menyiapkan dokumen pendukung
pengadaan barang/jasa dalam bentuk digital, terdiri atas:
(1) Surat permohonan pengadaan barang/jasa;
(2) Spesifikasi teknis barang/jasa yang diperlukan dengan
kriteria sebagai berikut:
▪ Spesifikasi teknis barang/jasa telah melalui proses
analisis kebutuhan;
▪ Tidak mengarah pada merek/produk tertentu, kecuali
untuk pengadaan suku cadang;
▪ Memaksimalkan penggunaan produksi dalam negeri;
Pedoman Implementasi RKAT 2018
58
▪ Memaksimalkan penggunaan Standar Nasional
Indonesia (SNI);
▪ Instalasi dan konfigurasi (jika diperlukan);
▪ Gambar barang;
(3) Rencana anggaran dan biaya (RAB) dilengkapi dokumen
pendukung berupa data hasil survey harga pasar setempat
baik elektronik (internet) maupun non elektronik. RAB
disusun berbasis kegiatan (Activity Based Costing),
misalnya ketika membeli Air Conditoner (AC), di samping
mempertimbangkan harga barang juga harus
mempertimbangkan biaya instalasi, penambahan pipa,
kabel dan konektor power, demikian juga untuk barang
lainnya;
b) Mengunduh dan mengunggah kelengkapan dokumen usulan
pengadaan barang/jasa pada laman
http://unitlayananpengadaan.upi.edu/.
Fakultas, SPs, LPPM/Kampus UPI di Daerah/Direktorat, Biro, dan
Unit Kerja Lainnya harus menugaskan KBTU/Kasubbag
Umper/pegawai yang bertanggung jawab dalam pengadaan
barang/jasa untuk melakukan koordinasi dan komunikasi dengan
Bagian Pengadaan/Unit Layanan Pengadaan (ULP) dan Panitia
Penerima Barang/Jasa mulai perencanaan sampai dengan
barang/jasa diterima.
Pedoman Implementasi RKAT 2018
59
Gambar 12. Diagram Alur Prosedur Usulan Pengadaan Barang/Jasa melalui Bagian Pengadaan/ULP
Informasi lebih lengkap tentang pengadaan barang/jasa dapat dilihat pada laman http://unitlayananpengadaan.upi.edu/.
Pedoman Implementasi RKAT 2018
60
H. REVISI RKAT TAHUN 2018
1. Ruang Lingkup Revisi RKAT
Ruang lingkup perubahan RKAT meliputi: a. Revisi besar
Revisi ini digunakan untuk melakukan revisi kegiatan dalam satu kebijakan dan/atau antar kebijakan, yang meliputi: program, kegiatan, jadwal, dan alokasi belanja.
b. Revisi kecil Revisi ini hanya digunakan untuk melakukan perubahan/penyesuaian jadwal pelaksanaan dan akun dalam kegiatan yang sama.
2. Ketentuan
Revisi RKAT dapat dilakukan hanya dalam kondisi yang mengharuskan adanya perubahan dengan memperhatikan prasyarat sebagai berikut:
a. Tidak mengubah pagu yang telah dialokasikan; b. Revisi RKAT bukan untuk memenuhi kepentingan penyelesaian
pertanggungjawaban kegiatan; c. Adanya kegiatan yang tidak bisa dilaksanakan sebagaimana yang
tercantum dalam RKAT, dengan alasan yang cukup kuat, realistis, dan dapat dipertanggungjawabkan;
d. Hal khusus yang mendapat persetujuan tertulis dari Rektor.
3. Jadwal
a. Revisi besar dilakukan pada Bulan Mei dan September. b. Revisi kecil dapat dilakukan maksimum 4 kali dalam setahun, dengan
catatan tidak melakukan revisi pada Bulan Desember.
4. Mekanisme
a. Pengajuan Revisi Besar RKAT unit kerja 1) Usulan revisi RKAT ditujukan kepada Rektor dengan tembusan
kepada Wakil Rektor Bidang Perencanaan, Pengembangan, dan Sistem Informasi, Wakil Rektor Bidang Keuangan, Sumber Daya, dan Administrasi Umum, Direktorat Perencanaan dan Pengembangan, dan Direktorat Keuangan;
2) Usulan revisi RKAT unit kerja menggunakan form revisi yang telah ditetapkan (Lampiran 14);
Pedoman Implementasi RKAT 2018
61
3) Setelah ada persetujuan tertulis dari Rektor, Direktorat Perencanaan dan Pengembangan dan Direktorat Keuangan melakukan penelaahan usulan revisi RKAT unit kerja;
4) Usulan revisi RKAT unit kerja yang telah ditelaah selanjutnya disampaikan ke Rektor untuk disahkan.
b. Pengajuan Revisi Kecil RKAT unit kerja 1) Usulan revisi RKAT ditujukan kepada Direktorat Perencanaan dan
Pengembangan dan tembusan ke Direktorat Keuangan; 2) Usulan revisi RKAT unit kerja menggunakan form revisi yang telah
ditetapkan. (Lampiran 14); 3) Direktorat Perencanaan dan Pengembangan dan Direktorat
Keuangan melakukan penelaahan usulan revisi RKAT unit kerja; 4) Usulan revisi RKAT unit kerja yang telah ditelaah selanjutnya
disampaikan ke unit kerja.
(Bagan prosedur revisi RKAT, Lampiran 12)
I. PENGENDALIAN DAN PENGAWASAN
1. Pengendalian dan Pengawasan
Berdasarkan PP No. 15 Tahun 2014 tentang Statuta UPI Pasal 51 ayat (2) sistem pengendalian dan pengawasan internal UPI dilaksanakan dengan berpedoman pada prinsip: taat asas, akuntabilitas, transparansi, objektivitas, jujur, dan pembinaan; dan ayat (3) sistem pengendalian dan pengawasan internal UPI memiliki tujuan: a. Menjamin pengelolaan keuangan dan aset yang akuntabel; b. Menjamin efisiensi pendayagunaan sumber daya; dan c. Menjamin akurasi data dan informasi sumber daya untuk pengambilan
keputusan.
Unit pelaksana pengawasan ditegaskan dalam Peraturan MWA Nomor 03/PER/MWA UPI/2015 tentang Peraturan Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 15 tahun 2014 tentang Statuta Universitas Pendidikan Indonesia sebagaimana telah diubah keduakalinya dengan Peraturan MWA Nomor 01/PER/MWA UPI/2017 tentang Perubahan Kedua Atas Peraturan MWA Nomor 03/PER/MWA UPI/2015 tentang Peraturan Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 15 Tahun 2014 tentang Statuta Universitas Pendidikan Pasal 113 ayat (1) Pelaksanaan pengendalian dan pengawasan
Pedoman Implementasi RKAT 2018
62
internal UPI dilakukan oleh satuan audit internal dan/atau sebutan lainnya yang menjalankan tugas dan fungsi pengawasan nonakademik untuk dan atas nama Rektor; dan ayat (2) Pengawasan mencakup tindakan preventif (pencegahan) melalui penetapan standard operating procedure (SOP) dan tindakan pengawasan korektif melalui pemeriksaan yang dilakukan oleh satuan audit internal dan/atau sebutan lainya terhadap setiap kegiatan nonakademik di setiap unit kerja.
2. Audit Bidang Keuangan, Akademik, dan Sumber Daya
Dalam melaksanakan tugasnya Satuan Audit Internal (SAI) melakukan kegiatan audit berdasarkan kebijakan audit internal yang ditetapkan oleh Komite Audit. Sesuai PP 15 Tahun 2014 tentang Statuta UPI, Pasal 22 ayat (1) Komite Audit bertugas: a. Menetapkan kebijakan audit internal bidang nonakademik; b. Mengevaluasi hasil audit internal dan eksternal; c. Menyampaikan laporan evaluasi hasil audit internal dan eksternal
kepada MWA; dan d. Melakukan manajemen resiko dalam hal kerjasama usaha UPI dengan
pihak lain.
Dalam menjalankan fungsi pengawasan dan pengendalian SAI sebagai kepanjangan tangan Pimpinan Universitas dalam pengendalian implementasi RKAT, SAI menyusun rencana audit dan melakukan upaya pembinaan dan pencegahan (preventif). Kegiatan audit yang dilakukan antara lain: b. Menyusun dokumen manajemen resiko; c. Pembinaan dan pengawalan implementasi RKAT; d. Audit komprehensif (akademik, keuangan, dan sumber daya); f. Audit pengadaan barang/jasa; g. Audit cash opname; h. Mendampingi auditor eksternal;
Pelaksanaan audit pada bidang-bidang tersebut dilaksanakan oleh SAI UPI berdasarkan pada rambu-rambu yang dituangkan dalam ”Internal Audit Charter” yang telah ditetapkan Rektor bersama Majelis Wali Amanat. Apabila diperlukan Rektor dapat memberikan perintah kepada SAI untuk melakukan audit khusus sampai dengan kepada audit investigasi.
Pedoman Implementasi RKAT 2018
63
J. MONITORING DAN EVALUASI BERBASIS WEB
1. Sistem Pelaporan Kegiatan Kegiatan Monitor dan Evaluasi (Monev) atas pelaksanaan RKAT 2018 dilakukan oleh Divisi Perencanaan, Pemantauan, Evaluasi dan Pelaporan pada Direktorat Perencanaan dan Pengembangan dengan tujuan untuk melakukan pemantauan keterlaksanaan program, kegiatan, dan anggaran serta pencapaian kinerja implementasi RKAT 2018.
2. Mekanisme Pelaporan
Prosedur Monev dilakukan sebagai berikut: a. Setiap Unit Kerja di lingkungan UPI menyampaikan laporan
implementasi RKAT 2018 secara online melalui e-planning sesuai dengan jadwal yang ditentukan.
b. Ditrenbang c.q. Divisi Perencanaan, Pemantauan, Evaluasi, dan Pelaporan: 1) Mengevaluasi laporan yang masuk dari setiap unit kerja; 2) Menyiapkan laporan berkala untuk dijadikan dasar pengambilan
kebijakan lebih lanjut oleh Pimpinan Universitas; 3) Menyiapkan bahan-bahan untuk Laporan Tengah Tahun dan
Laporan Tahunan Universitas Tahun 2018; 4) Menyiapkan rencana penyusunan RKAT UPI tahun yang akan
datang (2019) berdasarkan hasil evaluasi terhadap kinerja tahun berjalan (tahun 2018).
Bandung, Desember 2017 Rektor,
Prof. Dr. H. R. Asep Kadarohman, M.Si. NIP 196305091987031002
Pedoman Implementasi RKAT 2018
64
LAMPIRAN - LAMPIRAN
Pedoman Implementasi RKAT 2018
65
Lampiran 1
SURAT PERMINTAAN PEMBAYARAN Nomor:
Kepada Yth. Direktur Keuangan di
Bandung
Sesuai dengan RKAT yang telah ditetapkan oleh Majelis Wali Amanat melalui Peraturan Nomor 7/PER/MWA UPI/2017 tanggal 28 November 2017, bersama ini kami ajukan permintaan pembayaran sebagai berikut:
Jumlah Pembayaran : Rp ………………… (dengan huruf)
yang diminta Untuk keperluan : Daftar Usulan Kegiatan MAK : Atas nama : Alamat : Jl. Dr. Setiabudhi No. 229 Bandung Mempunyai rekening : PT Bank BNI 1946 Cabang …………… Rek. No. …….. Dengan penjelasan
No Urut
Kegiatan MAK Bersangkutan
PAGU (Rp)
SPP s.d. yang lalu (Rp)
SPP ini (Rp)
Jumlah SPP s.d.
ini (Rp)
Sisa Dana (Rp)
Jumlah
Bandung, ________ Mengetahui: PPK, BPPc, ( …………………) ( ……………………) NIP. NIP.
Pedoman Implementasi RKAT 2018
66
Lampiran 2 UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
SURAT PERNYATAAN TANGGUNG JAWAB BELANJA Nomor: ……………………….
Nama Unit Kerja : Jenis Belanja : MAK/Chart of Account : Kebijakan Renstra : Program : Kegiatan : Yang bertanda tangan di bawah ini PPK …………………… menyatakan bahwa saya bertanggung jawab penuh atas segala pengeluaran yang telah dibayar lunas oleh pemegang kas kepada yang berhak menerima dengan perincian:
No. Penerima No.NPWP Uraian Bukti
Jumlah Tanggal Nomor
Bukti-bukti belanja tersebut di atas disimpan sesuai ketentuan yang berlaku pada Universitas Pendidikan Indonesia untuk kelengkapan administrasi dan keperluan pemeriksaan aparat pengawasan fungsional. Demikian Surat Pernyataan ini dibuat dengan sebenarnya.
Bandung, ……………….
PPK, (…………………….) NIP.
Kasubbag Umper,
(……………...........) NIP.
BPPc,
(……........………...) NIP.
Penerima:
Divisi Anggaran dan Perbendaharaan,
(……………...........) NIP.
Divisi Akuntansi dan Pelaporan,
(……………...........) NIP.
Pedoman Implementasi RKAT 2018
67
Lampiran 3
SURAT PERNYATAAN TANGGUNG JAWAB MUTLAK
Nomor : /...................../KU/2018
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : .......................................... NIP : ......................................... Jabatan : ......................................... .........................................
Menyatakan dengan sesungguhnya, bahwa:
1. Atas pencairan RKAT sumber dana NonPNBP dengan Daftar Usulan Kegiatan sejumlah Rp .....................,- (.......................................................................... rupiah) akan dibayarkan sesuai dengan peruntukannya;
2. Selaku penanggungjawab kegiatan, kami bertanggungjawab penuh atas penggunaan dana tersebut di atas;
3. Bukti-bukti pembayaran sebagaimana tersebut pada poin 2 (dua) di atas, akan kami simpan dengan sebaik-baiknya guna kelengkapan administrasi keuangan dan keperluan lainnya;
4. Sanggup menyelesaikan Pertanggungjawaban tersebut paling lambat tanggal .................................
Demikian surat pernyataan ini kami buat dengan sesungguhnya.
Bandung,....................... Pimpinan Unit Kerja,
................................... NIP.............................
Pedoman Implementasi RKAT 2018
68
Lampiran 4
LAPORAN PENGGUNAAN DANA Periode : ………………………………
Unit Kerja : ……………………………………….
No. Akun Kebijakan dan Anggaran Realisasi
Nama Akun (Rp) Bulan ini s.d. Bulan ini
Pendidikan
- Honor
- ………..
Catatan : 1. Penyusunan Laporan penggunaan dana Bandung, ………………
harus berdasarkan Kebijakan Renstra UPI 2016-2020 2. Laporan Penggunaan Dana berdasarkan PPK,
anggaran NonPNBP, disampaikan kepada Dir. Keu dan Satuan Audit Internal setiap tgl 10 bulan berikutnya
3. Laporan Anggaran DIPA diatur tersendiri ( …………………………) menurut Sistem Akuntansi Instansi (SAI).
Pedoman Implementasi RKAT 2018
69
Lampiran 5 Form LKK (Laporan Kas Kecil)
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA Unit Kerja : …………………………………… Nomor : Lampiran : Perihal : Laporan Kas Kecil Kepada Yth. Direktur Keuangan UPI U.p. Kepala Divisi Akuntansi dan Pelaporan di Bandung Dengan ini kami sampaikan Laporan Kas Kecil (LKK) sebagai pertanggungjawaban untuk dimintakan kembali, Unit kerja : Sumber Dana : Dana Non PNBP / DIPA (APBN)* Bulan : Tahun Anggaran : Dengan perincian :
No Program Renstra
Jenis Pengeluaran Nominal Kuitansi
Jumlah
Pajak yang telah dipotong/dipungut: PPh Pasal 21 Rp ……………. PPh Pasal 22 Rp ……………. PPh Pasal 23 Rp ……………. PPN Rp ……………. Jumlah Rp …………….
Bandung,................. PPK,
( ……………………………. ) * Coret yang tidak perlu NIP.
Pedoman Implementasi RKAT 2018
70
Lampiran 6 Form SP (Surat Penolakan)
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA DIREKTORAT KEUANGAN
SURAT PENOLAKAN
No. : Dari : Kepala Divisi Akuntansi dan Pelaporan Untuk : Berdasarkan hasil verifikasi yang telah dilakukan oleh Divisi Akuntansi dan Pelaporan atas pertanggungjawaban tanggal ……………………… dengan ini kami sampaikan rincian dokumen yang “TIDAK SAH” untuk dibayarkan sebagai penggantian dana kas kecil dan mohon segera diperbaiki.
NO TANDA BUKTI YANG TIDAK SAH KESALAHAN NOMINAL
Bandung, Kepala Divisi Akuntansi dan Pelaporan
( ……………………..……. ) NIP
Pedoman Implementasi RKAT 2018
71
Lampiran 7 Form SR (Surat Rekomendasi)
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA DIREKTORAT KEUANGAN
SURAT REKOMENDASI
No. : Dari : Kepala Divisi Akuntansi dan Pelaporan Untuk : Bendahara Pengguna Berdasarkan hasil verifikasi yang telah dilakukan oleh Divisi Akuntansi dan Pelaporan atas pertanggungjawaban tanggal ……………………… dengan ini kami sampaikan rincian dokumen yang “SAH” untuk dibayarkan sebagai penggantian dana kas kecil dari: Unit kerja : Bulan : Sumber Dana : Dana Non PNBP / DIPA (APBN)*
URAIAN PERTANGGUNGJAWABAN HASIL VERIFIKASI
Tanda Bukti/Kuitansi ………………………...Lembar ………….……….Lembar
Jumlah Nominal Rp …………………………….. Rp ………….……………
Terbilang : …………………………………………………………………………
Bandung,
Kepala Divisi Akuntansi dan Pelaporan
( ……………………..……. ) NIP
Pedoman Implementasi RKAT 2018
72
Lampiran 8 Form SPTR (Surat Perintah Transfer Rekening)
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA DIREKTORAT KEUANGAN
SURAT PERINTAH TRANSFER REKENING
No. : Kepada Yth. Bank BNI 46 Cabang UPI Di Bandung Harap saudara tranfer/kirimkan uang seperti tersebut di bawah ini atas beban rekening kami, Nomor : Sebesar : Penerima : Bank/Rek. No : Keperluan : Kami menunggu konfirmasi dari saudara tentang pelaksanaan transfer/pengiriman uang tersebut.
Bandung, ………………………
Bendahara Pengguna
( ……………………………….. ) NIP.
Pedoman Implementasi RKAT 2018
73
Lampiran 9 Form PPKK (Permintaan Pengeluaran Kas Kecil) Form ini hanya digunakan di lingkungan unit kerja masing-masing
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA Unit Kerja :
SURAT PERMINTAAN PENGELUARAN KAS KECIL Nomor : Tanggal : Dengan ini kami mengajukan permintaan dana kas kecil,
Untuk kegiatan : Dengan program : Sebesar : Terbilang : Keterkaitan program tersebut dengan program kegiatan (Renstra) nomor ………………. (haraf diisi sesuai dengan nomor urut Renstra UPI)
Disetujui, PPK (…………………….. ) NIP
Dibayarkan, BPPc (…………………….. ) NIP
Pengguna Dana Kas Kecil (…………………….. ) NIP
Pedoman Implementasi RKAT 2018
74
Lampiran 10
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA SURAT PERINTAH MEMBAYAR
Nomor : ……............... Tanggal : …………. Bendahara Pengguna Dana Non PNBP agar melakukan pembayaran sejumlah Rp ………………… ( ……………………………………….) Cara Bayar : RUTIN / BPPTN bh Nomor SPP : Tanggal SPP : Unit Kerja : Tahun Anggaran : 2018
No. Urut
KEBIJAKAN DALAM RKAT
PAGU DALAM
RKAT (Rp)
SPM DUK s.d. YANG
LALU (Rp)
SPM DUK INI
(Rp)
JUMLAH s.d. DUK
INI (Rp)
SISA DANA (Rp)
1 2 3 4 5 6 7
1
2
3
4
5
6
JUMLAH
%
Tanggal: Pejabat Penandatangan SPM, _______________________
Pedoman Implementasi RKAT 2018
75
Lampiran 11 B
UK
U
KA
S
UM
UM
B
ula
n :
…
……
……
……
……
……
..
PE
NG
EL
UA
RA
N
Jum
lah (
Rp)
(5)
Pad
a h
ari
ini …
……
tang
gal …
……
.. B
uku K
as U
mum
ditutu
p d
en
gan k
eada
an/p
osis
i buku s
ebag
ai beri
kut
:
…..
, …
……
.
Ben
da
hara
(B
PP
)
……
……
……
……
……
…
Jenis
B
ara
ng
(4)
Dis
ebabka
n
ole
h
……
….
No.
Bukti
(3)
Ura
ian
(2)
Jum
lah
Pen
gelu
ara
n
Sald
o a
khir
bula
n
Jum
lah P
enutu
pa
n
Rp …
……
……
..
Rp …
……
……
..
Rp …
……
……
..
Tan
gg
al
(1)
Unit
Kerj
a
: _
___
__
__
__
__
___
__
Fakultas/U
PT
/Lem
bag
a
: _
___
__
___
__
__
__
_
PE
NE
RIM
AA
N
Jum
lah (
Rp)
(4)
Jum
lah
Perb
ed
aa
n
No.
Bukti
(3)
Rp
……
……
….
Rp
……
……
….
Ura
ian
(2)
Jum
lah P
eneri
ma
an
Jum
lah P
enutu
pa
n
Sald
o B
uku K
as U
mum
Terd
iri dari
:
Sald
o B
ank
Sald
o K
as T
unai
Men
geta
hui K
epala
Unit K
erj
a
……
……
……
……
……
…
Tan
gg
al
(1)
Pedoman Implementasi RKAT 2018
76
BU
KU
PE
MB
AN
TU
K
AS
TU
NA
I
Jum
lah
……
……
……
…..
,……
……
……
….
BP
Pc
……
……
……
……
……
……
……
……
PP
h
21
PP
h
22
PP
N
Unit
Kerj
a
:
____
___
__
__
__
__
__
Fakultas/U
PT
/Lem
bag
a
: _
___
__
___
__
__
__
__
Ura
ian
Penyeto
ran
Tan
gg
al
NO
Jum
lah
PP
h
21
PP
h
22
PP
N
Kep
ala
Unit K
erj
a
……
……
……
……
……
……
……
…
Ura
ian
Pen
eri
maa
n
Mengeta
hui,
Tan
gg
al
No
Lampiran 12
Pedoman Implementasi RKAT 2018
77
Lampiran 13
MEKANISME REVISI RKAT TAHUN 2018
UNIT KERJA
REKTOR
DIREKTORAT RENBANG DAN DIREKTORAT KEUANGAN
USULAN REVISI RKAT
RKAT REVISI 2018
PENGESAHAN REVISI RKAT
VERIFIKASI & PROSES
REVISI
RKAT
Diterima
Ditolak
PERSETUJUAN REVISI RKAT
Pedoman Implementasi RKAT 2018
78
Lampiran 14
PE
NC
AP
AIA
N K
INE
RJA
KE
GIA
TA
N (
PK
K)
BU
LA
N : _
______
____
TA
HU
N _
___
_
UN
IVE
RS
ITA
S P
EN
DID
IKA
N IN
DO
NE
SIA
Ou
tco
me
Bandung. _
___
____
____
__
Pim
pin
an U
nit K
erja
% T
hd
Ca
paia
n
Ta
rge
t
Re
nstr
a
______
____
____
____
Ca
paia
n T
ahu
n L
alu
Re
alis
asi
Re
ncan
a
Ou
tpu
t
%
Ke
terc
ap
aia
n
Re
ncan
a
Re
alis
asi
Re
ncan
a
Pro
se
s
Re
alis
asi
Re
ncan
a
UN
IT K
ER
JA
:
Inp
ut
Re
alis
asi
Re
ncan
a
Ke
bija
ka
n/P
rog
ram
/ K
eg
iata
n
No
.
Pedoman Implementasi RKAT 2018
79
Lampiran 15
Pedoman Implementasi RKAT 2018
80
Lampiran 16
Pedoman Implementasi RKAT 2018
81
Lampiran 17
Uni
t K
erja
:F
orm
1
BP
PT
N B
HN
onP
NB
PK
erja
sam
aL
ain-
lain
BP
PT
N B
HN
onP
NB
PK
erja
sam
aL
ain-
lain
BP
PT
N B
HN
onP
NB
PK
erja
sam
aL
ain-
lain
12
34
56
78
910
1112
1314
1516
Rin
cian
Keg
iata
n
Tah
un 2
018
Jum
lah
Jum
lah
NO
Keg
iata
nA
ngga
ran/
PA
GU
Ang
gara
n/P
agu
RK
AT
Reg
uler
RK
AT
Pen
ugas
anR
KA
T B
idan
g T
ugas
Pedoman Implementasi RKAT 2018
82
Lampiran 18
Pedoman Implementasi RKAT 2018
83
Lampiran 19
Pedoman Implementasi RKAT 2018
84
Lampiran 20
Pedoman Implementasi RKAT 2018
85
Lampiran 21
Un
it K
erj
a/Fa
kult
as/J
uru
san
/Pro
di:
Form
2
No
.U
nit
Ke
rja
An
ggar
an
(Rp
)
Pe
nga
juan
(Rp
)
Pe
nca
iran
(Rp
)
Re
alis
asi
(Rp
)
RE
KA
PIT
UL
AS
I A
NG
GA
RA
N
Ta
hu
n 2
01
8
JUM
LAH
Pedoman Implementasi RKAT 2018
86
Lampiran 22
Form 3
Unit Kerja:
PPh 21 PPh 22 PPh 23 PPN
1 Januari
2 Februari
3 Maret
4 April
5 Mei
6 Juni
7 Juli
8 Agustus
9 September
10 Oktober
11 November
12 Desember
Bandung, …………………..…2018
Pemegang Kas
Nama : ………………………………………………
Tanda tangan
PPK : ………………………………………………
Nama : ………………………………………………
Tanda tangan : ………………………………………………
* dike r jakan ole h Audite e
Jumlah
LAPORAN PAJAK
No. Bulan Keterangan
Subtotal Triwulan I
Akun Pajak
Subtotal Triwulan II
Subtotal Triwulan III
Subtotal Triwulan IV
Pedoman Implementasi RKAT 2018
87
Lampiran 23
Unit Kerja: Form 4
Penerimaan Pengeluaran Saldo Akhir
1 Januari
2 Februari
3 Maret
4 April
5 Mei
6 Juni
7 Juli
8 Agustus
9 September
10 Oktober
11 November
12 Desember
Bandung, …………………..…2018
Pemegang Kas
Nama : ………………………………………………
Tanda tangan
PPK : ………………………………………………
Nama : ………………………………………………
Tanda tangan : ………………………………………………
* dike r jakan ole h Audite e
LAPORAN KAS
Mutasi
Subtotal Triwulan I
Subtotal Triwulan II
Subtotal Triwulan III
Subtotal Triwulan IV
Jumlah
No. Bulan Saldo Awal
Pedoman Implementasi RKAT 2018
88
Lampiran 24
Unit Kerja: Form 5
Penerimaan Pengeluaran Saldo Akhir
1 Januari
2 Februari
3 Maret
4 April
5 Mei
6 Juni
7 Juli
8 Agustus
9 September
10 Oktober
11 November
12 Desember
Bandung, …………………..…2018
Pemegang Kas
Nama : ………………………………………………
Tanda tangan
PPK : ………………………………………………
Nama : ………………………………………………
Tanda tangan : ………………………………………………*Lampirkan rekening koran atau rekening bank
* dike r jakan ole h Audite e
Jumlah
LAPORAN BANK
No. Bulan Saldo AwalMutasi
Subtotal Triwulan I
Subtotal Triwulan II
Subtotal Triwulan III
Subtotal Triwulan IV
Pedoman Implementasi RKAT 2018
89
Lampiran 25
Form 6
Kuantitas (Q) Harga (Rp) Jumlah (∑)
Bandung, …………………..…2018
UMPER
Nama : ………………………………………………
Tanda tangan
PPK : ………………………………………………
Nama : ………………………………………………
Tanda tangan : ………………………………………………
*dikerjakan oleh Auditee
JUMLAH
ANGGARAN BARANG HABIS PAKAI
Unit Kerja/Fakultas/Jurusan/Prodi:
NO NAMA BARANGANGGARAN/PAGU
Pedoman Implementasi RKAT 2018
90
Lampiran 26
Form 7
Kuantitas (Q) Harga (Rp) Jumlah (∑)
Bandung, …………………..…2018
UMPER
Nama : ………………………………………………
Tanda tangan
PPK : ………………………………………………
Nama : ………………………………………………
Tanda tangan : ………………………………………………
*dikerjakan oleh Auditee
JUMLAH
REALISASI BARANG HABIS PAKAI
Unit Kerja/Fakultas/Jurusan/Prodi:
NO NAMA BARANGANGGARAN/PAGU
Pedoman Implementasi RKAT 2018
91
Lampiran 27
Form 8
Kuantitas (Q) Harga (Rp) Jumlah (∑)
Bandung, …………………..…2018
UMPER
Nama : ………………………………………………
Tanda tangan
PPK : ………………………………………………
Nama : ………………………………………………
Tanda tangan : ………………………………………………
*dikerjakan oleh Auditee
JUMLAH
ANGGARAN BARANG MODAL
Unit Kerja/Fakultas/Jurusan/Prodi:
NO NAMA BARANGANGGARAN/PAGU
Pedoman Implementasi RKAT 2018
92
Lampiran 28
Form 9
Kuantitas (Q) Harga (Rp) Jumlah (∑)
Bandung, …………………..…2018
UMPER
Nama : ………………………………………………
Tanda tangan
PPK : ………………………………………………
Nama : ………………………………………………
Tanda tangan : ………………………………………………
*dikerjakan oleh Auditee
JUMLAH
REALISASI BARANG MODAL
Unit Kerja/Fakultas/Jurusan/Prodi:
NO NAMA BARANGANGGARAN/PAGU
Pedoman Implementasi RKAT 2018
93
Lampiran 29
UNIT
KERJ
A :....
........
........
....
Nomo
r
Pemb
ukua
n21
2223
2122
23
12
34
56
78
910
1112
1314
1516
1718
JUML
AHJU
MLAH
Tang
gal
BUKU
PEM
BANT
U PA
JAK
BULA
N :...
........
........
TAHU
N :...
........
........
SALD
OUr
aian
PPH
PPN
JUM
LAH
JUM
LAH
PENE
RIMAA
N
NoTa
ngga
lUr
aian
PPH
PPN
PENY
ETOR
AN
No
Pedoman Implementasi RKAT 2018
94
Catatan:
Pedoman Implementasi RKAT 2018
95
Catatan: