ME
RA
NC
AN
G P
ELA
KS
AN
AA
N E
KS
A
LANGKAH AKTIVITI
PLANPERSEDIAAN
DOLAKSANA
CHECKPERIKSA
ACTIONTINDAKAN
§ Wujudkan AJK Pelaksanan /JK Kerja EKSA. § Pilih Pemudahcara EKSA sebagai “catalyst”. § Tentukan Polisi & Matlamat EKSA . § Wujudkan Zon / Kawasan EKSA seluruh organisasi. § Sediakan Pelan Induk Pelaksanaan Program EKSA. § Laksana Promosi berkaitan EKSA “company-wide”. § Beri latihan EKSA kepada pemudahcara & pekerja.
Praktikal EKSA disemua zon / kawasan § Praktikal Sisih § Praktikal Susun § Praktikal Sapu § Praktikal Seragam § Praktikal Sentiasa Amal
Pastikan keberkesanan dicapai seperti Polisi dan matlamat yang ditentukan. § Menjalankan Audit Dalaman EKSA. § Benchmark “ best practices” antara zon-zon. § SOP/WI/Standard yang dibangunkan berkesan.
Penambahbaikan berterusan menjadi Budaya Kerja § Menjadi “habit” dan disiplin. § Mengukur kesan dengan berpandukan KPI. § Banding pencapaian – dirancang / sebenar. § Berusaha mendapat Sijil EKSA ditahap CEMERLANG. § Menyertai Pertandingan EKSA antara organisasi. § Penghargaan dan Galakan. § Kajian semula – “PDCA Cycle”.
Pembentukan Jawatankuasa Pelaksana EKSA
Mewujudkan sektor/ zon EKSA
Latihan EKSA
Pelancaran EKSA
1
2
3
4
Pembentukan Jawatankuasa Pelaksana EKSA 1
" Struktur Pelaksanaan EKSA Tanggungjawab Jawatankuasa Pelaksana EKSA hendaklah menyeluruh dan setiap ahli Jawatankuasa dan ahli hendaklah menjalankan peranan masing-masing.
" Pengerusi Jawatankuasa Pelaksana EKSA bertanggungjawab untuk memastikan pelaksanaan EKSA dijalankan sebaiknya.
Pengerusi Jawatankuasa Pelaksanaan EKSA
Fasilitator
Penyelaras Pelaksanaan
EKSA
Jawatankuasa Promosi EKSA
Jawatankuasa Latihan EKSA
Jawatankuasa Audit EKSA
Ketua Sektor/ Zon EKSA
Ketua Sektor/ Zon EKSA
Ahli-Ahli Ahli-Ahli Ahli-Ahli Ahli-Ahli
PENGERUSI JAWATANKUASA PELAKSANA
" Membentuk pelan tindakan pelaksanaan EKSA.
" Menetapkan dasar, peraturan serta garis panduan.
" Menentukan belanjawan serta sumber-sumber kewangan.
" Menetapkan sistem pengiktirafan/ penghargaan.
" Mengawasi dan menilai kemajuan pelaksanaan dengan bantuan Jawatankuasa Kecil (Latihan, Promosi dan Audit Dalam).
" Menentukan kemajuan pelaksanaan EKSA melaui contoh amalan terbaik.
" Menentukan halatuju keseluruhan pelaksanaan EKSA .
" Melantik penyelaras, ketua jawatankuasa kecil dan fasilitator.
PENYELARAS EKSA " Menjadualkan mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana
EKSA.
" Menyelaras program EKSA.
" Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan EKSA.
" Menyimpan rekod utama dan minit berkait dengan pelaksanaan EKSA.
" Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan Audit EKSA.
" Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan EKSA dalam organisasi.
FASILITATOR " Memberikan latihan dan panduan
kepada ketua dan ahli kumpulan.
" Memastikan semua kumpulan mematuhi p e r a t u r a n d a n p a n d u a n y a n g disediakan.
" Menentukan pembahagian zon.
" Menjadi perantara untuk menyampaikan m a kl u m at t e rki n i a n t a ra p i h a k pengurusan tertinggi dengan kumpulan.
" Menyelaras dan memantau aktiviti kumpulan.
JAWATANKUASA LATIHAN " Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti
latihan bagi memupuk kesedaran EKSA kepada semua warga kerja dalam organisasi.
" Menentuka jenis latihan yang diperlukan d a r i m a s a k e s e m a s a b a g i mengukuhkan aktiviti pelakanaan EKSA.
" Menyelaras dan memastikan setiap warga kerja diberikan latihan EKSA secukupnya.
JAWATANKUASA PROMOSI " Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi
EKSA.
" Mengenalpasti aktiviti/ kempen promosi bagi memupuk kesedaran penyertaan dalam menjayakan pelaksanaan EKSA .
" Menganalisa keberkesanan aktiviti promosi yang telah dilaksanakan.
" Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran EKSA dikalangan warga kerja.
JAWATANKUASA AUDIT
" Menyediakan kriteria audit dalaman EKSA.
" Menentukan kekerapaan aktiviti audit dalaman EKSA.
" Menyediakan laporan dan analisa keputusan audit dalaman EKSA.
" Menyemak kriteria audit dalaman EKSA dari masa ke semasa mengikut keperluan.
KETUA SEKTOR/ ZON " Mengadakan mesyuarat secara berkala
dengan ahli-ahli kumpulan.
" Menggalakkan penglibatan semua ahli dalam aktiviti pelaksanaan EKSA.
" Merancang aktiviti kumpulan.
" Memberikan maklumbalas mengenai status pelaksanaan EKSA kepada fasilitator.
" Membantu memberikan panduan dan tunjuk ajar.
AHLI-AHLI KUMPULAN " M e m b e r i k a n k o m i t m e n s e c a r a
berterusan.
" Menyertai aktiviti EKSA secara aktif.
" Bekerjasama dalam kumpulan.
" M e n g h a d i r i m e s y u a r a t d a n menyumbangkan ide kreatif bagi menjayakan pelaksanaan EKSA.
2 Mewujudkan Sektor/ Zon EKSA.
" Tujuan: mewujudkan kawasan tanggungjawab kumpulan bagi memudahkan pelaksanaan dan pengawasan EKSA.
" Pembahagian sektor/ zon hendaklah dijelaskan melalui pewujudan pelan lokasi sektor/ zon bagi memudahkan rujukan.
" Susun atur keseluruhan sektor/ zon dan pembahagian kepada sektor/ zon kecil hendaklah bersesuaian mengikut fungsi dan saiz organisasi.
" Menentukan nama kumpulan untuk setiap sektor/ zon dan jumlah keahlian kumpulan bagi setiap sektor/ zon.
" Mewujudkan sudut EKSA dengan mempamerkan struktur kumpulan dan sektor/ zon masing-masing dengan mengambil kira hala tuju EKSA di Jabatan/ Agensi.
Sudut EKSA perlu mengandungi perkara-perkara berikut:
" Dasar/ Polisi/ Objektif/ Matlamat EKSA.
" Carta Organisasi EKSA.
" Carta Perbatuan/ Gantt Chart.
" Peta lokasi/ Pelan lantai sektor/ zon EKSA.
" Rekod aktiviti (gambar) sebelum dan selepas pelaksanaan sesuatu EKSA.
" Slogan EKSA.
" Buletin berkaitan EKSA (jika berkenaan).
" Informasi/ hebahan bagi tujuan promosi EKSA.
" Nama kumpulan mengikut sektor/ zon.
" Jadual tugas dan pelaksanaan aktiviti.
" Jadual mesyuarat/ perjumpaan kumpulan.
" Tarikh maklumat/ sudut EKSA dikemaskini
3 Latihan EKSA
" Tujuan: mendalami pengetahuan berkaitan EKSA di samping untuk membudayakan EKSA kepada warga Jabatan/ Agensi.
" Di antara latihan/ program yang perlu diikuti : " Program Kesedaran EKSA. " Kaedah Amalan dan Pelaksanaan
EKSA. " Audit Dalaman EKSA.
4 Pelancaran EKSA
" Pelancaran dan perasmian EKSA boleh diadakan sebagai tanda mula di samping untuk menyampaikan hasrat dan sokongan pengurusan bagi melaksanakan EKSA dalam Jabatan/ Agensi.
" Antara perkara yang perlu diberikan penekanan adalah seperti berikut: v Dasar EKSA. v Zon-zon EKSA. v Objektif EKSA. v Pelan Tindakan Pelaksanaan EKSA. v Buku Panduan Pelaksanaan EKSA.
Pengauditan EKSA perlu dilaksanakan secara berkala untuk memastikan setiap Jabatan/ Agensi membuat penambahbaikan secara berterusan.
1. Membentuk Pasukan Audit
" J a w a t a n k u a s a P e l a k s a n a E K S A p e r l u mengenalpasti, melatih dan melantik juruaudit untuk melaksanakan aktiviti pengauditan EKSA dengan:
" Menyediakan kriteria pengauditan EKSA. " Menentukan kekerapan aktiviti pengauditan
EKSA.
2. Latihan Pengauditan EKSA
" Pasukan juruaudit EKSA hendaklah diberi latihan untuk memastikan urusan pengauditan EKSA dapat dijalankan dengan berintegriti, profesional, cekap dan berkesan.
3. Mengaudit Prestasi EKSA
" Pasukan juruaudit akan menjalankan pengauditan EKSA seperti yang telah d i j a d u a l ka n o l e h J awat a n ku a s a Pelaksana atau Jawatankuasa Audit.
4. Mengumumkan Penemuan Pengauditan
" Pengerusi Jawatankuasa Audit EKSA hendaklah melaporkan penemuan pengauditan kepada Pengerusi J awat a n ku a s a Pe l a ks a n a E K S A Jabatan/ Agensi atau kepada ketua Jabatan/ Agensi bagi dimaklumkan kepada semua warga Jabatan/ Agensi.