Pelan Perancangan Strategik: Bidang Pentadbiran 2016-2020
38
UNIT KEWANGAN
1.0 PENDAHULUAN
Bidang kewangan merupakan salah satu bidang pengurusan yang penting di sesebuah
organisasi seperti sekolah.Terdapat 4 jenis kumpulan kewangan yang diurus oleh pihak
sekolah iaitu Kumpulan Kewangan Kerajaan,Kumpulan Wang Awam ,Kumpulan Wang Asrama
dan Kumpulan Kewangan yang diurus melalui eSPKB dibawah terletak dibawah seliaan
Jabatan Akauntant Negara Malaysia.
Kesemua kumpulan kewangan ini perlu diurus dengan efektif bagi memastikan setiap
sen peruntukan yang diterima sama ada dari pihak kerajaan atau dari komuniti dibelanja dan
diurus mengikut arahan perbendaharaan yang ditetapkan dan pekeliling kewangan yang
sedang berkuatkuasa. Kecekapan dalam pengurusan kewangan ini merupakan intipati utama
PPPM 2013-2025.Juteru, adalah menjadi KPI utama pihak pengurusan sekolah untuk
mencapai pengurusan berstatus cemerlang dalam pengurusan kewangan untuk keempat
kumpulan kewangan tersebut
Bagi mencapai hasrat dan impian itu semua pihak di sekolah ini perlu memahami dan
menghayati KPI itu dan seterusnya menyusun strategi yang sesuai bagi mencapai impian
tersebut.
2.0 OBJEKTIF
2.1 Memastikan Pembantu Tadbir yang dilantik untuk mengurus kumpulan kewangan
sekolah dapat mengurus kewangan dengan cemerlang dan mematuhi prosedur
kewangan yang telah ditetapkan oleh pihak Perbendaharaan.
2.2 Memastikan Ketua Panitia dan Ketua Unit yang mempunyai peruntukan sendiri
mengurus kewangan mengikut prosedur kewangan yang sedang dikuatkuasakan.
2.3 Mencapai taraf Sijil Pengurusan Kewangan Cemerlang untuk ke empat-‘empat
kumpulan pengurusan kewangan sekolah.
2.4 Memastikan pengurusan Aset Alih dan Aset Tak Alih kerajaan dapat diurus dengan
sempurna mengikut prosedur yang ditetapkan oleh pihak kerajaan.
2.5 Dapat menjadi benchmark kepada sekolah-sekolah lain dalam pengurusan
kewangan sekolah..
Pelan Perancangan Strategik: Bidang Pentadbiran 2016-2020
39
3.0 SENARAI AJK
3.1 Pengerusi : Tn. Abdul Aziz Mohamed Zain - Pengetua
3.2 Tim Pengerusi : En. Anuar Sidek - PK Pentadbiran
3.3 Setiausaha : Pn. Dayang Zubaidah - Pembantu Tadbir
3.4 AJK : En. Duraman Ramlee -PK HEM
: Sapri Mahrup - PK KOKUM
: Dg. Nismah Awang Addul Rahman - PK Tingkatan 6
: Japrin Kulit – Kum. Kewangan eSPKB - Ketua Pembantu Tadbir
: Rasinam Hj Marman –Kum. Kew. Kerajaan -Pembantu Tadbir
: Dayang Zubaidah (Kum Wang SUWA & PWR) -Pembantu Tadbir
: Saniah Yakcub (Kumpulan Wang Asrama) - Penyelia Aasrama
:Ketua Bidang
:Ketua Unit
:Ketua Panitia Mata Pelajaran
:Pegawai Aset
Pelan Perancangan Strategik: Bidang Pentadbiran 2016-2020
40
4.0 CARTA ORGANISASI UNIT KEWANGAN
TIMBALAN PENGERUSI
Anuar bin Sidek
Penolong Kanan Pentadbiran DG48
SETIAUSAHA
Dg. Zubaidah Pg. Ampuan Ibrahim
Pembantu Operasi N11
KETUA PANITIA MATA PELAJARAN
Ketua Unit
PEGAWAI ASET KERAJAAN
Mohd. Yamin bin Siki -Guru DG44
JURU AUDIT DALAMAN (Asrama)
Dg. Irme Hafziany binti Ag. Yusof
Guru DG41
KUMPULAN WANG ASRAMA
Saniah binti Yacob
Penyelia Asrama N22
PENOLONG KANAN Ko-KUM
Sapri bin Marup – DG48
JURU AUDIT DALAMAN (KWS)
Lenny Kuan
Guru DG41
KUMPULAN WANG SUWA/PWR
Dg. Zubaidah binti Pg Ampuan Ibrahim
Pembantu Operasi N11
PENOLONG KANAN PENTADBIRAN
Anuar bin Sidek – DG48
JURU AUDIT DALAMAN (KWK)
Amanda Wong Li Ling
Guru DG44
KUMPULAN WANG KERAJAAN
Rasinam binti Marman
Pembantu Tadbir N22
PENOLONG KANAN TINGKATAN 6
Dg. Nismah binti Abdul Rahman
PK T6 DG48
JURU AUDIT DALAMAN (e-SPKB)
Edward Jack
Guru DG48
PENYEDIA e-SPKB
Japrin Chin bin Kulit
Ketua Pembantu Tadbir N22
PERAKU I
Anuar bin Sidek - PKI DG48
Durahman @ Durahman bin Wahap
- PK HEM DG48
PERAKU II
Hj. Abdul Aziz bin Mohamed Zain
Pengetua Cemerlang DG54
PEGAWAI PEMERIKSA
JAWATANKUASA SEBUTHARGA
JAWATANKUASA PENGURUSAN
ASET KERAJAAN
PENGERUSI
Hj. Abdul Aziz bin Mohamed Zain
Pengetua Cemerlang DG54
PENOLONG KANAN HEM
Anuar bin Sidek – DG48
PEGAWAI PELUPUSAN
Pelan Perancangan Strategik: Bidang Pentadbiran 2016-2020
41
5.0 PENCAPAIAN SEMASA- (TOV)
BIL TAHUN SIJIL AUDIT
1.
2010
Tanpa Teguran - Memuaskan
2.
2011
Tanpa Teguran- Memuaskan
3.
2012
Tanpa Teguran - Memuaskan
4.
2013
Tanpa Teguran - Memuaskan
5
2014
Tanpa Teguran -Baik
6.0 PELUNJURAN – (ETR)
BIL TAHUN SIJIL AUDIT
1.
2016
Tanpa Teguran - Cemerlang
2.
2017
Tanpa Teguran- Cemerlang
3.
2018
Tanpa Teguran - Cemerlang
4.
2019
Tanpa Teguran - Cemerlang
5
2020
Tanpa Teguran –Cemerlang
Anugerah Pengurusan Kewangan Cemerlang
7.0 ANALISIS SWOT
7.1 KEKUATAN
7.1.1 Bilangan Pembantu Tadbir yang cukup
7.1.2 Pegawai Aset yang berdedikasi
7.1.3 Pembantu Tadbir yang mengurus gaji staf berdedikasi dan
berpengalaman
7.1.4 Kemudahan
7.2 KELEMAHAN
7.2.1 Terdapat Pembantu Tadbir dan penyelia Asrama kurang cekap dan kurang
7.2.2 pengalaman dalam pengurusan kewangan sekolah
7.2.3 Terdapat sesetengan Pembantu Tadnir atau Penyelia Asrama yang berkira
dari segi kerja
7.2.4 Sikap kerja bertangguh dan kurang teliti serta tidak mahu dengar nasihat
7.2.5 Terdapat pembantu Tadbir dan Penyelia Asrama yang lebih cenderung
kepada urusan peribadi peribadi
Pelan Perancangan Strategik: Bidang Pentadbiran 2016-2020
42
7.3 PELUANG
7.3.1 Terdapat Ketua Pembantu Tadbir di sekolah jiran yang berpengalaman yang
7.3.2 boleh membantu memberi bimbingan dan tunjuk ajar
7.3.3 Audit Dalam Bahagian Beaufort sentiasa bersedia memberi bimbingan dan
khidmat nasihat kepada pihak sekolah
7.3.4 Pihak PPD papar sentiasa memberi kursus dan bangkel untuk membantu
membetulkan pengurusan kewangan sekolah
7.4 ANCAMAN
7.4.1 Urusan peribadi Pembantu Tadbir dan Penyelia Asrama yang mengganggu
penupuan kepada pengurusan kewangan sekolah
8.0 ISU-ISU
BIL ISU UTAMA
1. Ketua Pembantu Tadbir,Pembantu Tadbir dan Penyelia Asrama kurang
pengalaman dalam pengurusan kewangan sekolah.
2. Sikap kerja bertangguh dan Tidak fokus kepada kerja hakiki dalam kalangan
Ketua Panitia ,ketua Unit dan Pembantu Tadbir
3. Ahli Jawatankuasa Pengurusan Akaun dan Kewangan sekolah, Juru Audit Dalam
dan Ahli Jawatankuasa Pengurusan Aset Sekolah tidak berfungsi sepertimana
yang diharapkan
4. Rekod Kewangan dan Aset kerajaan tidak diselenggara dengan baik oleh
Pembantu Tadbir,Ketua Panitia dan Ketua Unit.
Pelan Perancangan Strategik: Bidang Pentadbiran 2016-2020
43
9.0 PELAN STRATEGIK DAN PELAN TINDAKAN
9.1.Isu: Ketua Pembantu Tadbir,Pembantu Tadbir dan Penyelia Asrama kurang pengalaman dalam pengurusan kewangan sekolah.
ISU STRATEGIK OBJEKTIF
KPI TOV
(2015)
SASARAN (ETR)
2016 2017 2018 2019 2020
ISU 1
Ketua Pembantu
Tadbir,Pembantu
Tadbir dan Penyelia
Asrama kurang
pengalaman dalam
pengurusan
kewangan sekolah.
S1
Meningkatkan
kemahiran
pengurusan
kewangan untuk
pembantu Tadbir
yang mengurus
kewangan
sekolah
O1
Meningkatkan
kemahiran
dalam
pengurusan
kewangan
sewangan
sekolah
Peratus teguran
audit keatas
pengurusan
kewangan
sekolah dapat
dikurangkan
Sebanyak 20
% kesalahan
dalam
pengurusan
kewangan
sekolah
15 %
10%
5%
0%
0%
INTERVENSI 1. Menghantar Ketua Pembantu Tadbir dan Pembantu Tadbir menghadiri kursus kewangan di peringkat daerah dan
negeri
2. Audit Dalam perlu kerap membuat semakan keatas pengurusan kewangan sekolah
3. Pentadbir sekolah perlu memantau dengan teliti dokumen perakaunan dalam pengurusan kewangan sekolah
PPPM 2013-2025 Anjakan ke 5 : Memastikan Pemimpin sekolah berprestasi Tinggi ditempatkan di sekolah
Anjakan ke 10 : Memaksimumkan keberhasilan murid bagi setiap ringgit
Pelan Perancangan Strategik: Bidang Pentadbiran 2016-2020
44
Pelan Tindakan Model PDCA 2016 – 2020
ISU 1 Ketua Pembantu Tadbir,Pembantu Tadbir dan Penyelia Asrama kurang pengalaman dalam pengurusan kewangan sekolah.
OBJEKTIF Meningkatkan kemahiran pengurusan kewangan dalam kalangan Pembantu Tadbir dalam mengurus kewangan sekolah
INTERVENSI 1 INTERVENSI 2 INTERVENSI 3
Menghantar kursus pengurusan kewangan untuk Pembantu Tadbir di peringkat daerah dan negeri Mengadakan kursus audit dalam di peringkat daerah Pentadbir sekolah membuat pemantauan keatas dokumen kewangan
TINDAKAN Plan
TEMPOH PELAKSANAAN Do
KOS & SUMBER LOKASI PEMANTAUAN DAN PENAMBAHBAIKAN Check and Action
KPI
Pengetua mengenalpasti Pembantu Tadbir yang kurang berpengalaman dan berbincang dengan pihak PPD untuk memberi kursus yang sesuai untuk mereka.
Intervensi ini dilaksanakan sebanyak 3 kali setahun bagi tempoh pelaksanaan Pelan Perancangan Strategik 2016-2020
Tiada kos yang diperlukan kerana kos kurus dibawah tanggungan PPD. Kos tuntutan perjalanan perlu ditanggung oleh sekolah dibawah. OS21000 : RM 20x 4 Orang =RM80 untuk sekali kursus. RM80 x 3 kali kursus setahun =RM240 setahun. Manakala intervensi lain tidak memerlukan kos kerana ia melibatkan tugas harian.
Bilik Gerakan PPD dan pejabat sekolah
Juru Audit dan Pentadbir sekolah membuat semakan dokumen dan membuat pembetulan keatas ketidak akuran pengurusan kewangan sekolah.
Peratus kesalahan dalam pengurusan kewangan sekolah dapat dikurangkan dari pada 20% ke 15%,10%,5% dan 0% kesalahan sepertimana yang ditetapkan dalam KPI pengurusan kewangan sekolah.
Pelan Perancangan Strategik: Bidang Pentadbiran 2016-2020
45
9.2. Isu 2: Sikap kerja bertangguh dan Tidak fokus kepada kerja hakiki dalam kalangan Ketua Panitia ,ketua Unit dan Pembantu Tadbir
ISU STRATEGIK OBJEKTIF
KPI TOV
(2015)
SASARAN (ETR)
2016 2017 2018 2019 2020
ISU 2
Sikap kerja
bertangguh dan
Tidak fokus kepada
kerja hakiki dalam
kalangan Ketua
Panitia ,ketua Unit
dan Pembantu
Tadbir
S1
Meningkatkan
kesedaran
Pembantu Tadbir
supaya lebih
fokus kepada
kerja.
O1
Meningkatkan
kesedaran
Pembantu
Tadbir yang
mengurus
kewangan
supaya lebih
fokus kepada
kerja.
Kerja dapat
dapat disiapkan
mengikut tarikh
yang ditetapkan
pada setiap
hujung bulan.
Sebanyak
40% kerja tidak
dapat
disiapkan
mengikut masa
yang
ditetapkan
30 %
20%
10%
0%
0%
INTERVENSI 1. Mengadakan Kursus Intergiriti kepada semua Anggota kumpulan Pelaksana
2. Memberi ingatan dan nasihat dalam mesyuarat pengurusan kewangan
3. Pentadbir perlu memanggil Pembantu Tadbir yang bermasalah untuk diberi nasihat.
PPPM 2013-2025 Anjakan ke 5 : Memastikan Pemimpin sekolah berprestasi Tinggi ditempatkan di sekolah
Anjakan ke 10 : Memaksimumkan keberhasilan murid bagi setiap ringgit
Pelan Perancangan Strategik: Bidang Pentadbiran 2016-2020
46
Pelan Tindakan Model PDCA 2016 – 2020
ISU 2 Sikap kerja bertangguh dan Tidak fokus kepada kerja hakiki dalam kalangan Ketua Panitia ,ketua Unit dan Pembantu Tadbir
OBJEKTIF Meningkatkan kesedaran Pembantu Tadbir yang mengurus kewangan supaya lebih fokus kepada kerja.
INTERVENSI 1 INTERVENSI 2 INTERVENSI 3
Mengadakan Kursus Intergiriti kepada semua Anggota kumpulan Pelaksana Memberi ingatan dan nasihat dalam mesyuarat pengurusan kewangan Pentadbir perlu memanggil Pembantu Tadbir yang bermasalah untuk diberi nasihat dan menghantar kursus pengurusan kewangan
TINDAKAN Plan
TEMPOH PELAKSANAAN Do
KOS & SUMBER LOKASI PEMANTAUAN DAN PENAMBAHBAIKAN Check and Action
KPI
Pengetua berbincang dengan Ketua Pembantu Tadbir dan Penyelaras LDP sekolah untuk merancang kertas kerja dan melaksanakan kursus intergriti kepada AKP
Intervensi ini dilaksanakan sebanyak 2 kali setahun bagi tempoh pelaksanaan Pelan Perancangan Strategik 2016-2020
Kos Kursus LDP RM100 X 2 kali kursus=RM200. Peruntukan dibawah OS29000
Bilik Gerakan Sekolah
Ketua Pembantu Tadbir akan membuat pemantauan untuk melihat keberkesanan kursus
Peratus ketidakcepatan menyiapkan laporan kewangan dapat dikurangkan dapada 40% kepada 30%,20%,10% dan 0% sepertimana yang ditetapkan dalam KPI.
Pelan Perancangan Strategik: Bidang Pentadbiran 2016-2020
47
9.3.Isu 3: Ahli Jawatankuasa Pengurusan Akaun dan Kewangan sekolah, Juru Audit Dalam dan Ahli Jawatankuasa Pengurusan Aset Sekolah
tidak berfungsi sepertimana yang diharapkan.
ISU STRATEGIK OBJEKTIF
KPI TOV
(2015)
SASARAN (ETR)
2016 2017 2018 2019 2020
ISU 3
Ahli Jawatankuasa
Pengurusan Akaun
dan Kewangan
sekolah, Juru Audit
Dalam dan Ahli
Jawatankuasa
Pengurusan Aset
Sekolah tidak
berfungsi
sepertimana yang
diharapkan.
S1
Meningkatkan
kemahiran Juru
Audit Dalam dan
AJK Pengurusan
Aset Sekolah
O1
Kemahiran Juru
Audit Dalam dan
AJK
Pengurusan
Aset Sekolah
dapat
ditingkatkan.
Tahap
kecekapan
pegawai yang
terlibat dapat
ditingkatkan
Tahap
Sederhana
Cekap
Cekap
Cekap
Ceme
rlang
Ceme
rlang
INTERVENSI 1. Kursus dalam Perkhidmatan oleh PPD
2. Bengkel Penguditan dan perekodan Aset (Alih dan Tetap Kerajaan)
PPPM 2013-2025 Anjakan ke 5 : Memastikan Pemimpin sekolah berprestasi Tinggi ditempatkan di sekolah
Anjakan ke 10 : Memaksimumkan keberhasilan murid bagi setiap ringgit
Pelan Perancangan Strategik: Bidang Pentadbiran 2016-2020
48
Pelan Tindakan Model PDCA 2016 – 2020
ISU 3 Ahli Jawatankuasa Pengurusan Akaun dan Kewangan sekolah, Juru Audit Dalam dan Ahli Jawatankuasa Pengurusan Aset Sekolah tidak berfungsi sepertimana yang diharapkan .
OBJEKTIF Kemahiran Juru Audit Dalam dan AJK Pengurusan Aset Sekolah dapat ditingkatkan
INTERVENSI 1 INTERVENSI 2
Kursus dalam Perkhidmatan oleh PPD Bengkel Penguditan dan perekodan Aset (Alih dan Tetap Kerajaan)
TINDAKAN Plan
TEMPOH PELAKSANAAN Do
KOS & SUMBER LOKASI PEMANTAUAN DAN PENAMBAHBAIKAN Check and Action
KPI
Ketua Pembantu Tadbir berbincang dengan PPD untuk mangadakan kursus kepada juru Audit Dalam dan AJK Pgurusan Aet Sekolah. Ketua Pembantu Tadbir bersama Penyelaras LDP untuk mengadakan Bengkel pengurusan Aset Kepada AJK Aset Sekolah dan KP Mata pelajaran dan Ketua Unit
Intervensi ini dilaksanakan sebanyak 2 kali setahun bagi tempoh pelaksanaan Pelan Perancangan Strategik 2016-2020
Tiada kos yang diperlukan kerana kos kurus dibawah tanggungan PPD. Kos tuntutan perjalanan perlu ditanggung oleh sekolah dibawah. OS21000 : RM 20x 4 Orang =RM80 untuk sekali kursus. RM80 x 2 kali kursus setahun =RM160 setahun. Manakala intervensi ke 2 RM 100 x2 kali kursus setahun =RM200.Peruntukan dibawah OS29000.
Bilik Gerakan PPD Bilik Gerakan sekolah
Ketua Pembantu Tadbir akan memantau pelaksanaan kursus dan Bengkel Pengurusan Aset tersebut untuk melihat keberkesanananya dan membuat penambahbaikan berterusan
Tahap kecekapan pegawai yang terlibat dapat ditingkatkan dari tahap sederhana ke tahap Cekap dan cemerlang seperti yang telah ditetapkan dalam KPI sekolah.
Pelan Perancangan Strategik: Bidang Pentadbiran 2016-2020
49
9.4.Isu 4: Rekod Kewangan dan Aset kerajaan tidak diselenggara dengan baik dan kemaskini oleh Pembantu Tadbir Kewangan, Ketua Panitia
dan Ketua Unit.
ISU STRATEGIK OBJEKTIF
KPI TOV
(2015)
SASARAN (ETR)
2016 2017 2018 2019 2020
ISU 4
Rekod Kewangan
dan Aset kerajaan
tidak diselenggara
dengan baik dan
kemaskini oleh
Pembantu Tadbir
Kewangan, Ketua
Panitia dan Ketua
Unit
S1
Memastikan
rekod kewangan
diselenggara
dengan betul dan
kemaskini
O1
Meningkatkan
kemahiran dan
kecekapan
pegawai yang
mengurus
kewaangan
sekolah .
Peratus
penyelenggaran
rekod kewangan
yang kemaskini
dan tepat dapat
ditingkatkan
Tahap
penyelenggara
n rekod
kewangan
ditahap 60 %
70 %
80%
905%
100%
100%
INTERVENSI 1.Bengkel Pengurusan Aset Sekolah
2.Pemeriksaan oleh Juru Audit dan Pemeriksa Aset
PPPM 2013-2025 Anjakan ke 5 : Memastikan Pemimpin sekolah berprestasi Tinggi ditempatkan di sekolah
Anjakan ke 10 : Memaksimumkan keberhasilan murid bagi setiap ringgit
Pelan Perancangan Strategik: Bidang Pentadbiran 2016-2020
50
Pelan Tindakan Model PDCA 2016 – 2020
ISU 4 Rekod Kewangan dan Aset kerajaan tidak diselenggara dengan baik dan kemaskini oleh Pembantu Tadbir Kewangan, Ketua Panitia dan Ketua Unit
OBJEKTIF Meningkatkan kemahiran dan kecekapan pegawai yang mengurus kewaangan sekolah
INTERVENSI 1 INTERVENSI 2
Bengkel Pengurusan Aset Sekolah Pemeriksaan oleh Juru Audit Dalam dan Pemeriksa Aset
TINDAKAN Plan
TEMPOH PELAKSANAAN Do
KOS & SUMBER LOKASI PEMANTAUAN DAN PENAMBAHBAIKAN Check and Action
KPI
Ketua Pembantu Tadbir dan Penyelaras LDP berbincang untuk mengadakan Bengkel Pengurusan Aset kepada Pegawai yang terlibat.
Intervensi ini dilaksanakan sebanyak 2 kali setahun bagi tempoh pelaksanaan Pelan Perancangan Strategik 2016-2020
Kos Bengkel RM 150 x 2 kali setahun = RM 300. Sumber kewangan dari peruntukan sekolah di bawah OS29000
Bilik Gerakan sekolah
Ketua Pembantu Tadbir dan pengetua memantau pelaksanan kursus dan pelaksanaan pengurusan aset sekolah.
Peratus penyelenggaran rekod kewangan yang baik dan kemaskini dapat ditingkatkan dari 60% kepada 70%,80$,90% dan 100% seperti yang dinyatakan dalam KPI sekolah.
Pelan Perancangan Strategik: Bidang Pentadbiran 2016-2020
51
10.0 PENUTUP
Pengurusan kewangan yang cemerlang merupakan harapan kepimpinan sekolah. Oleh itu,
semua pihak yang terlibat secara langsung dengan pengurusan kewangan sekolah perlu
menjiwai impian dan harapan tersebut. Diantara pihak yang terlibat secara langsung dengan
pengurusan kewangan ini adalah bermula dari Pengetua, Penolong Kanan, Ketua Bidang,
Ketua Unit, Ketua Panitia Mata Pelajaran, Pembantu Tadbir Kewangan dan seterusnya
Pegawai Aset sekolah perlu melaksanakan tugas masing-masing mengikut prosedur dan
peraturan kewangan yang sedang dikuatkuasakan. Tanpa komitmen dan kesungguhan dalam
melaksanakan tugas tersebut agak sukar untuk mencapai tahap pengurusan kewangan
cemerlang yang diimpikan itu.