Download - Pelan Tindakan Bencana
![Page 1: Pelan Tindakan Bencana](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022082203/5849af8d1a28aba93a9283bb/html5/thumbnails/1.jpg)
PEMELIHARAAN DAN
PEMULIHARAAN REKOD –
PELAN TINDAKAN
BENCANA
![Page 2: Pelan Tindakan Bencana](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022082203/5849af8d1a28aba93a9283bb/html5/thumbnails/2.jpg)
a. Kenapa perlu pelihara dan pulihara rekod?
![Page 3: Pelan Tindakan Bencana](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022082203/5849af8d1a28aba93a9283bb/html5/thumbnails/3.jpg)
PEMELIHARAAN
•Penjagaan dan pengendalian rekod dan arkib dengan baik bagi mengelakkan daripada sebarang kerosakan fizikal,susut nilai & kehilangan.
PEMULIHARAAN
•Proses baik pulih terhadap rekod dan arkib yang telah rosak agar segala maklumat yang terkandung di dalamnya dapat dipelihara
![Page 4: Pelan Tindakan Bencana](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022082203/5849af8d1a28aba93a9283bb/html5/thumbnails/4.jpg)
PEMELIHARAAN
•Melibatkan Peringkat Jabatan
•Pemeliharaan pencegahan
•minor repair/pembaikan kecil
PEMULIHARAAN
•Melibatkan Peringkat Jabatan & ANM.
•Pemuliharaan
•major repair untuk simpanan kekal
![Page 5: Pelan Tindakan Bencana](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022082203/5849af8d1a28aba93a9283bb/html5/thumbnails/5.jpg)
d. Apakah yang perlu dipelihara dan dipulihara?
![Page 6: Pelan Tindakan Bencana](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022082203/5849af8d1a28aba93a9283bb/html5/thumbnails/6.jpg)
PEMELIHARAAN
FAIL
Hendaklah mematuhi kaedah yang telah digariskan dalam Pekeliling Perkhidmatan
Bil. 5/07 (Bhg. VIII)
![Page 7: Pelan Tindakan Bencana](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022082203/5849af8d1a28aba93a9283bb/html5/thumbnails/7.jpg)
PEMBAIKAN KECIL
•Bahan Pelekat – Tepung Ubi Kayu
• Lampiran Surat Tertanggal
•Rekod Basah – Kertas Serap/Kipas Angin
BILIK REKOD
•Khusus untuk Rekod Awam – Bukan Stor
•Piawaian Bilik Rekod
![Page 8: Pelan Tindakan Bencana](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022082203/5849af8d1a28aba93a9283bb/html5/thumbnails/8.jpg)
Pelbagai istilah/panggilan - Bilik
Pendaftaran Fail/Ruang Penyimpanan
Rekod/Bilik Fail/Bilik Registri
8
BILIK FAIL / BILIK REGISTRI
![Page 9: Pelan Tindakan Bencana](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022082203/5849af8d1a28aba93a9283bb/html5/thumbnails/9.jpg)
Ruang simpanan sementara bagi rekod-rekod separa aktif dan tidak aktif supaya penggunaan, penyelenggaraan, pengawalan terhadap rekod-rekod tersebut menjadi lebih ekonomi dan lebih cekap
Bilik sementara menunggu tindakan pelupusan diambil ke atasnya samada musnah atau simpan
Tidak boleh disamatakrif dengan stor
![Page 10: Pelan Tindakan Bencana](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022082203/5849af8d1a28aba93a9283bb/html5/thumbnails/10.jpg)
• Tinggi dari punca air/banjir 1
• Tinggi atas bangunan 2
• Dekat Ibu Pejabat & kawasan terkawal &
• berpagar 3
• Jauh dari punca kebakaran spt.
• Gudang,kawasan berlalang,stesen
• minyak,depot gas dll
4
1. LOKASI
KEPERLUAN BILIK REKOD
![Page 11: Pelan Tindakan Bencana](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022082203/5849af8d1a28aba93a9283bb/html5/thumbnails/11.jpg)
2. BAHAN BINAAN;
- Kekuatan lantai (Floor Loading) – 1500 kg 1 mp
- Tidak mudah terbakar seperti siling, pintu
rintangan api – tahan kebakaran 4 jam
- Pintu keluar dan pintu masuk
- Tidak banyak tingkap
- Tanda kawasan larangan
- Bangunan kayu tidak digalakkan
- Kemudahan elektrik yang baik
![Page 12: Pelan Tindakan Bencana](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022082203/5849af8d1a28aba93a9283bb/html5/thumbnails/12.jpg)
3. PERALATAN;
- Jenis rak yang bersesuaian
- Meja dan kerusi
- Mesin Perincih (Shredder)
- Trolley
- Tangga
- Kotak rekod / fail
- Pencuci Hampagas (Vaccum Cleaner)
- Alat pemadam api
- Telefon dll.
![Page 13: Pelan Tindakan Bencana](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022082203/5849af8d1a28aba93a9283bb/html5/thumbnails/13.jpg)
Pengesan Asap
Alat Pemadam Kebakaran
Gelung Pancutan
Loceng Amaran
Latihan Kebakaran
4. Jauhi API
![Page 14: Pelan Tindakan Bencana](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022082203/5849af8d1a28aba93a9283bb/html5/thumbnails/14.jpg)
5. ELAKKAN AIR
- Elakkan tangki air di bumbung
- Elakkan paip air melalui bilik rekod
![Page 15: Pelan Tindakan Bencana](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022082203/5849af8d1a28aba93a9283bb/html5/thumbnails/15.jpg)
6. KAWALAN KELEMBAPAN
- Pendingin udara
- Alat “dehumidifier”
- Silica gel
![Page 16: Pelan Tindakan Bencana](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022082203/5849af8d1a28aba93a9283bb/html5/thumbnails/16.jpg)
DEHUMIDIFIER
![Page 17: Pelan Tindakan Bencana](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022082203/5849af8d1a28aba93a9283bb/html5/thumbnails/17.jpg)
7. KAWALAN SUHU;
- Pendingin udara
- Kipas
- Peredaran udara
- Tingkap
![Page 18: Pelan Tindakan Bencana](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022082203/5849af8d1a28aba93a9283bb/html5/thumbnails/18.jpg)
BENTUK REKOD
SUHU
Kertas
Gambar (hitam putih)
Gambar (berwarna)
Mikrofilem
Pita Video
Rekod Elektronik
18C-22C
18C-20C
<18C
15C-18C
15C-18C
10C
![Page 19: Pelan Tindakan Bencana](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022082203/5849af8d1a28aba93a9283bb/html5/thumbnails/19.jpg)
8. PENCEROBOHAN
Kawalan 24 Jam
Kunci
Kawasan Terhad
Pagar Keselamatan yang Berduri
![Page 20: Pelan Tindakan Bencana](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022082203/5849af8d1a28aba93a9283bb/html5/thumbnails/20.jpg)
![Page 21: Pelan Tindakan Bencana](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022082203/5849af8d1a28aba93a9283bb/html5/thumbnails/21.jpg)
Perkara 8.8 Panduan Pengurusan Pejabat 2007
Ketua Jabatan dan Ketua Agensi hendaklah mengenal pasti
Rekod Penting (Vital Records) dan membuat perancangan untuk memelihara rekod tersebut. Salinan keselamatan (backup copies) bagi rekod-rekod yang telah dikenalpasti sebagai Rekod Penting hendaklah dibuat dan disimpan di lokasi berasingan. Jabatan dan agensi boleh mendapat khidmat nasihat kepakaran daripada Jabatan Arkib Negara bagi penyediaan Program Rekod Penting Jabatan.
![Page 22: Pelan Tindakan Bencana](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022082203/5849af8d1a28aba93a9283bb/html5/thumbnails/22.jpg)
Rekod penting ditafsirkan sebagai
rekod-rekod yang mengandungi maklumat kekal bagi
meneruskan fungsi dan aktiviti sesebuah organisasi
Contoh perjanjian, geran tanah, rekod-rekod polisi dan undang-undang berkaitan
22
![Page 23: Pelan Tindakan Bencana](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022082203/5849af8d1a28aba93a9283bb/html5/thumbnails/23.jpg)
Organsisasi perlu mengenalpasti rekod-rekod tersebut lebih awal Menyediakan inventori lengkap dengan maklumat tentang
siri,lokasi dan nama pegawai yang bertanggungjawab
Membuat salinan pendua samada dalam bentuk mikrofilem atau digital
Menentukan tempat yang selamat daripada sebarang bencana/kelalaian manusia dan sebagainya.
23
![Page 24: Pelan Tindakan Bencana](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022082203/5849af8d1a28aba93a9283bb/html5/thumbnails/24.jpg)
![Page 25: Pelan Tindakan Bencana](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022082203/5849af8d1a28aba93a9283bb/html5/thumbnails/25.jpg)
Ketua Jabatan dan Ketua Agensi hendaklah menyediakan Pelan Tindakan Bencana (PTB) yang meliputi aspek-aspek persediaan menghadapi bencana dan tindakan pemulihan rekod akibat bencana. Jabatan dan Agensi boleh mendapat khidmat nasihat kepakaran dari Jabatan Arkib Negara untuk menyediakan PTB bagi pemuliharaan Rekod Awam.
![Page 26: Pelan Tindakan Bencana](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022082203/5849af8d1a28aba93a9283bb/html5/thumbnails/26.jpg)
Bencana Semulajadi
•Tsunami
•Ribut
•Banjir
•Faktor Biologi
•Gempa
•Tanah Runtuh
•Kebakaran
Bencana Akibat Perbuatan
Manusia
• Peperangan
• Api
• Vandalisme
• Pencerobohan Maklumat
• Dan Lain-lain
Tindakan
Pemulihan Persediaan
Peralatan /
Kemudahan
Tenaga dan
Kepakaran
Kemusnahan
Rekod/Hartabenda
Bencana Semulajadi
•Tsunami
•Ribut
•Banjir
•Faktor Biologi
•Gempa
•Tanah Runtuh
•Kebakaran
Bencana Akibat Perbuatan
Manusia
• Peperangan
• Api
• Vandalisme
• Pencerobohan Maklumat
• Dan Lain-lain
![Page 27: Pelan Tindakan Bencana](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022082203/5849af8d1a28aba93a9283bb/html5/thumbnails/27.jpg)
P
T
B
Selepas Bencana
Semasa Bencana Pemeliharaan
Rekod
Sebelum Bencana
![Page 28: Pelan Tindakan Bencana](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022082203/5849af8d1a28aba93a9283bb/html5/thumbnails/28.jpg)
Pemeriksaan Peralatan dan Kemudahan
Berjadual/Berkala
Bantuan dari Bomba dan Penyelamat dan Pembekal
![Page 29: Pelan Tindakan Bencana](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022082203/5849af8d1a28aba93a9283bb/html5/thumbnails/29.jpg)
Kemudahan & Peralatan
Alat Pemadam Api
Fire and Gas Extinguisher
Alat Penggera/Alarm
Topi
Glove
![Page 30: Pelan Tindakan Bencana](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022082203/5849af8d1a28aba93a9283bb/html5/thumbnails/30.jpg)
Latihan Menghadapi Bencana
Berjadual
Berkumpulan
Kesedaran
Mengenalpasti kelemahan-kelemahan pelan kontigensi
![Page 31: Pelan Tindakan Bencana](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022082203/5849af8d1a28aba93a9283bb/html5/thumbnails/31.jpg)
ATM
03-26921333
JPS
03-42552613
Indah Water
03-27801100
GAS
03-92067800
JKR
03-26919011
Telekom
03-77279393 Hospital
Kuala Lumpur
03-26155555
TNB
03-
22965566 PDRM
03-
22626222
Jabatan
Kimia 03-
79853000
DBKL
03-26179931
Bomba dan
Penyelamat
03-88880036
Pasukan
Gerakan Am
03-90862222
Pejabat Pegawai
Keselamatan
Kerajaan
03-88881255
Majlis Keselamatan
Negara
03-88881997
Direktori
Bencana
![Page 32: Pelan Tindakan Bencana](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022082203/5849af8d1a28aba93a9283bb/html5/thumbnails/32.jpg)
Salinan Keselamatan
Back-up Records
Mikrofilem
Lain-lain Medium
Pengagihan
Penyimpanan
![Page 33: Pelan Tindakan Bencana](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022082203/5849af8d1a28aba93a9283bb/html5/thumbnails/33.jpg)
Pasukan Bertindak
Menghubungi pihak-pihak berkaitan
Alatan menyelamat yang sesuai
Bertindak mengikut arahan
Pemeriksaan tempat dengan berhati-hati
Perlindungan kepada rekod-rekod
![Page 34: Pelan Tindakan Bencana](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022082203/5849af8d1a28aba93a9283bb/html5/thumbnails/34.jpg)
Analisa Kerosakan/Laporan
Kenalpasti Jenis Kerosakan
Kenalpasti Kaedah Pemulihan
Laporan
![Page 35: Pelan Tindakan Bencana](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022082203/5849af8d1a28aba93a9283bb/html5/thumbnails/35.jpg)
MUSUH-MUSUH REKOD
1. MANUSIA
2. BIOLOGIKAL
3. KIMIAWI
4. FIZIKAL
![Page 36: Pelan Tindakan Bencana](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022082203/5849af8d1a28aba93a9283bb/html5/thumbnails/36.jpg)
Cuai Kasar
Tidak simpan
dgn baik
Sabotaj Bakar Curi Jual
1. MANUSIA
![Page 37: Pelan Tindakan Bencana](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022082203/5849af8d1a28aba93a9283bb/html5/thumbnails/37.jpg)
PENGAWALAN
Kawasan Larangan
Perkhidmatan Kaunter/Tingkap
Bilik Kebal
Jauh dari orang awam
Larangan makan, minum, merokok
Patuhi peraturan
![Page 38: Pelan Tindakan Bencana](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022082203/5849af8d1a28aba93a9283bb/html5/thumbnails/38.jpg)
2. BIOLOGIKAL
antaranya…
Tikus Anai-anai
Silverfish/Gegat Lipas Bubuk
![Page 39: Pelan Tindakan Bencana](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022082203/5849af8d1a28aba93a9283bb/html5/thumbnails/39.jpg)
PENGAWALAN;
- Penggunaan bahan kimia / racun
- Penggunaan ubat gegat
- Pengwasapan (fumigation)
- Pembersihan bahan dan bilik
- Kontrak pembasmian berkala
![Page 40: Pelan Tindakan Bencana](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022082203/5849af8d1a28aba93a9283bb/html5/thumbnails/40.jpg)
3. KIMIAWI;
- Bahan kimia (asid) dalam kertas
- dakwat
Kertas (proses)
![Page 41: Pelan Tindakan Bencana](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022082203/5849af8d1a28aba93a9283bb/html5/thumbnails/41.jpg)
PENGAWALAN; - Penjagaan dan pemeliharaan dengan baik - Elakkan tindakbalas kimia di dalamnya - Arkib Negara Malaysia: - Pengenyahan asid - Gunakan kertas tiada asid dlm pembaikan semula
![Page 42: Pelan Tindakan Bencana](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022082203/5849af8d1a28aba93a9283bb/html5/thumbnails/42.jpg)
4. FIZIKAL;
- Cahaya
- Suhu Tinggi
- Kelembapan
- Habuk
- Bakteria
![Page 43: Pelan Tindakan Bencana](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022082203/5849af8d1a28aba93a9283bb/html5/thumbnails/43.jpg)
• Menguruskan Bilik Fail dan Bilik Rekod dengan baik
• Melaksanakan Program Rekod Penting bagi memastikan keselamatan & pemeliharaan rekod kerajaan
• Melaksanakan Pelan Tindakan Bencana bagi mengelakkan kemusnahan rekod
RUMUSAN