Download - Pemicu 4 Rapat Dan Negoisasi.pdf
Manajemen Konstruksi 3
Penutupan Jembatan Surabaya – Madura ( Pemicu 4 ) Kelompok 5 3S2S Page 1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Proyek konstruksi berkembang semakin besar dan rumit dewasa ini baik dari segi fisik
maupun biaya. Pada prakteknya suatu proyek mempunyai keterbatasan akan sumber daya,
baik berupa manusia, material, biaya ataupun alat. Hal ini membutuhkan suatu manajemen
proyek mulai dari fase awal proyek hingga fase penyelesaian proyek.
Dengan meningkatnya tingkat kompleksitas proyek dan semakin langkanya sumberdaya
maka dibutuhkan juga peningkatan sistem pengelolaan proyek yang baik dan terintegrasi.
Perencanaan dan Pengendalian Biaya dan Waktu merupakan bagian dari manajemen proyek
konstruksi secara keseluruhan. Selain penilaian dari segi kualitas, prestasi suatu proyek dapat
pula dinilai dari segi biaya dan waktu. Biaya yang telah dikeluarkan dan waktu yang
digunakan dalam menyelesaikan suatu pekerjaan harus diukur secara kontinyu
penyimpangannya terhadap rencana. Adanya penyimpangan biaya dan waktu yang signifikan
mengindikasikan pengelolaan proyek yang buruk. Dengan adanya indikator prestasi proyek
dari segi biaya dan waktu ini memungkinkan tindakan pencegahan agar proyek berjalan
sesuai dengan rencana.
1.2 Rumusan Masalah
1. Bagaimana meningkatkan pengelolaan proek yang baik.
2. Bagaimana mengendalikan pengadaan material.
3. Bagaimana mengelola jadwal yang baik.
1.3 Tujuan Makalah
Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam tugas ini adalah :
Mempelajari manajemen tenaga kerja dalam suatu proyek konstruksi.
Mampu melakukan perhitungan tenaga kerja dengan metode trapezium.
Mampu mengidentifikasikan daftar material yang dibutuhkan dalam suatu proyek
konstruksi.
Mampu mengidentifikasikan waktu pengadaan material.
Manajemen Konstruksi 3
Penutupan Jembatan Surabaya – Madura ( Pemicu 4 ) Kelompok 5 3S2S Page 2
1.4 Batasan Masalah
Pada Proyek Pekerjaan Pengelolaan Jalan Beton Unggaran - Salatiga, banyak aspek yang
terlibat dan saling berkaitan, oleh karena itu agar lebih jelas, pembahasan masalah tidak
melebar dan menyimpang dari lingkup pembahasan, maka terdapat asumsi dan batasan
masalah sebagai berikut :
Obyek penelitian pengadaan material dan jadwal yang dilakukan pada Proyek Pekerjaan
Pengelolaan Jalan Beton Unggaran – Salatiga.
1.5 Manfaat Makalah
Makalah ini diharapkan dapat memberi manfaat baik bagi,mahasiswa dan institusi
pendidikan maupun bagi kepentingan akademik. Manfaat itu mencakup :
Gambaran table material dan jadwal pengadaan agar tidak terjadi keterlambatan
kedatangan material di lapangan.
Menjelaskan manajemen tenaga kerja, manajemen material, manajemen mutu.
Menjelaskan perhitungan tenaga kerja dengan metode trapezium.
Manajemen Konstruksi 3
Penutupan Jembatan Surabaya – Madura ( Pemicu 4 ) Kelompok 5 3S2S Page 3
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Definisi Rapat
Rapat secara umum adalah suatu pertemuan atau suatu pertemuan atau perundingan
yang bertujuan memutuskan suatu masalah yang dilakukan dengan musyawarah
untuk mencapai mufakat dalam suatu forum – forum rapat dibentuk secara formal
maupun non formal yang menghasilkan keputusan yang seadil mungkin sehingga
menghadirkan solusi yang baik bagi semua peserta rapat.
Rapat Konstruksi dan Rapat Koordinasi proyek adalah wadah media komunikasi dan
koordinasi antar anggota tim manajemen yang terdiri dari Pemilik proyek, Konsultan
pengawas atau Konsultan Manajemen Konstruksi, serta Kontraktor atau Pihak pihak
lain yang berkepentingan dengan materi rapat tersebut dalam rangka penyelesaian
pelaksanaan proyek.
Dalam rangka pengendalian pelaksanaan pekerjaan untuk memastikan bahwa
pelaksanaan pekerjaan yang akan dilakukan sesuai dengan yang telah diterapkan
dalam dokumen kontrak maka perlu diadakan rapat persiapan pelaksanaan ( Pre
Construction Meeting ) untuk menghasilkan kesepakatan beberapa materi yang dapat
menimbulkan masalah dalam pelaksanaan pekerjaan.
2.2 Jenis - Jenis Rapat
Orang – orang sering menggunakan kata rapat dalam keseharian. Baik ketika situasi
formal maupun tidak formal. Dalam setiap rapat kegiatan rapat tertentu mempunyai
tujuan rapat dan jenis rapat yang berbeda. Berikut ini daftar rapat koordinasi yang ada
pada pelaksanaan proyek Konstruksi skala besar.
Manajemen Konstruksi 3
Penutupan Jembatan Surabaya – Madura ( Pemicu 4 ) Kelompok 5 3S2S Page 4
Adapun Ciri – ciri dan rapat konstruksi dan rapat koordinasi :
2.2.1 Rapat Konstruksi
o Biasanya dilakukan disekali setiap bulan
o Biasanya dilakukan di kantor pemilik proyek atau di kantor proyek
o Rapat bersifat formal
o Undangan resmi diberikan
o Agenda rapat ditentukan
o Peserta rapat membawa data dan alternatif usulan penyelesaian masalah
proyek, rencana kerja berikutnya, dan sebagainya
o Keputusan merupakan kesepakatan bersama dari partisipan rapat dan
dituangkan dalam berita acara rapat
o Rapat dipimpin oleh pemilik proyek (pimpinan proyek/manajer
proyek/manajer konstruksi)
2.2.2 Rapat Koordinasi
Biasanya dilaksanakan sekali setiap minggu
Biasanya dilaksanakan di kantor proyek
Rutin, tanpa undangan, cukup pemberitahuan langsung
Agenda rapat yang dibahas sekitar rencana kerja, kesiapan sumber daya,
kemajuan pekerjaan, dan hal-hal yang berhubungan dengan kelancaran
operasional pelaksanaan proyek
Biasanya dilakukan dengan suasana informal
Peserta rapat membawa data dan materi usulan
Melaksanakan koordinasi yang perlu untuk mendapatkan penyelesaian
bersama
Rapat dipimpin oleh koordinator pelaksana lapangan
Bekerja di proyek konstruksi tidak akan pernah lepas dari masalah karena kegiatan
membangun itu sendiri merupakan suatu kegiatan memecahkan persoaalan pada suatu
tempat dengan mendirikan bangunan agar bisa menjadi solusi untuk fasilitas aktifitas
yang tidak bisa dilakukan sebelumnya. bermacam masalah tersebut membutuhkan
Manajemen Konstruksi 3
Penutupan Jembatan Surabaya – Madura ( Pemicu 4 ) Kelompok 5 3S2S Page 5
upaya pemecahan dan penyatuan visi antar organisasi pekerja proyek sehingga dapat
mencapai tujuan bersama yaitu membangun sebuah bangunan seperti apa yang
diharapkan sebelumnya, hal ini membutuhkan suatu pertemuan khusus untuk
membahasnya yang dinamakan rapat koordianasi proyek. terdapat bermacam tipe
rapat dapat dikelompokan menurut pembahasan dan apa yang terlibat di dalamnya.
berikut ini daftar rapat koordinasi yang ada pada pelaksanaan proyek konstruksi skala
besar seperti gedung bertingkat tinggi atau pembangunan jalan raya
Terdapat bermacam tipe proyek rapat dikelompokan menurut pembahasan dan apa
yang terlibat didalamnya yaitu :
2.2.3 Rapat Teknik
Koordinasi beberapa staf proyek bagian teknik seperti Quality qontrol,
Quantity surveyor, drafter, logistik dan bagian lainya yang dipimpin oleh
manajer teknik untuk membahas hal-hal yang berkaitan dengan pekerjaan
teknik seperti rencana daftar pekerjaan atau material yang harus diadakan
lebih awal, rencana pembuatan shop drawing, pembuatan dokumen kontrak
dll.
2.2.4 Rapat Pelaksanaan Lapangan
Dipimpin oleh manajer lapangan untuk membahas rencana kerja ke depan dan
berbagai permasalahan seputar pelaksanaan dilapangan seperti usulan dari
pelaksana atau mandor untuk merapikan item pekerjaan tertentu agar bisa
melakukan langkah selanjutnya, membahas check list pekerjaan jelek
dilapangan agar bisa segera diperbaiki. rapat ini dapat dilakukan sehari sekali
atau seminggu sekali.
Manajemen Konstruksi 3
Penutupan Jembatan Surabaya – Madura ( Pemicu 4 ) Kelompok 5 3S2S Page 6
2.2.5 Rapat Kontraktor dan Manajemen Konstruksi
Pertemuan kontraktok dan konsultan pengawas hampir dilakukan setiap hari
misalnya untuk proses pengajuan izin kerja item pekerjaan tertentu, pengajuan
gambar shop drawing sebagai pedoman pelaksanaan, aproval material,
perhitungan volume bangunan bersama, penyampaian memo lapangan atau
site instruction dari management konstruksi kepada kontraktor.
2.2.6 Rapat Kontraktor dan Perencana
Membahas permasalahan teknis seputar perencanaan seperti pengajuan
material yang akan digunakan oleh kontraktor, usulan perubahan desain dari
kontraktor setelah melakukan value engineering, membahas adanya perbedaan
kondisi lapangan dengan gambar perencanaan sebelumnya sehingga
memerlukan desain ulang, dan bermacam tema bahasan lainya yang
diharapkan dapat memperlancar aktifitas jalanya pelaksanaan pembangunan
proyek konstruksi.
2.2.7 Rapat Besar ( Pemilik Proyek + Perencana + Kontraktor + Konsultan
Pengawas )
Semua pimpinan lembaga yang terlibat dalam pelaksanaan proyek bertemu
dalam waktu seminggu atau sebulan sekali untuk membahas hal-hal seputar
pelaksanaan, seperti penyampaian keinginan pemilik proyek agar dapat
diaplikasikan oleh kontraktor, penyampaian beberapa teguran konsultan
pengawas kepada kontraktor agar jalanya pekerjaan tetap berpedoman pada
kontrak awal, pembahasan kontrak kerja selanjutnya dan lain-lain.
Selain itu bisa diadakan rapat koordinasi proyek lainya apabila dalam keadaan
darurat atau sedang membahas rencana tertentu seperti perencanaan rekreasi
bersama karena proyek sudah dapat selesai dengan baik
Manajemen Konstruksi 3
Penutupan Jembatan Surabaya – Madura ( Pemicu 4 ) Kelompok 5 3S2S Page 7
2.3 Personil Rapat dan Sumber – Sumber Rapat
2.3.1 Personil Rapat
Sering sukses atau kegagalan dari suatu presentasi atau pertemuan negosiasi
ditentukan sebelum rapat dimulai. Pemilihan mereka yang hadir menjadi
penting bagi tercapainya tujuan pertemuan
Orang dan pihak yang mewakili pertemuan akan tergantung pada tujuan
pertemuan dan organisasi yang diwakilinya. Bagaimanapun, yang hadir adalah
orang penting agar efektivitas pertemuan maksimum, peserta rapat dibatasi
hanya orang penting itu
Dalam kasus perselisihan atau klaim, jika salah satu pihak membawa
pengacara pada pertemuan, maka pertemuan harus ditunda agar
memungkinkan pengacara pihak lain datang juga. jangan melakukan
pertemuan dengan hanya seorang pengacara yang hadir tanpa pengacara pihak
lain.
Peserta rapat pada rapat berkala ( Rapat Koordinasi ) , rapat berkala disini
adalah rapat antara pelaksana implementasi fisik, misalnya kontraktor utama
dan pemilik proyek ( Owner ) , dan rapat dengan pihak pemilik Pimpinan
peserta dan kedua pihak harus memiliki wewenang untuk memutuskan
sesuatu yang berhubungan dengan pelaksanaan proyek. Dalam rapat berkala
tim yang hadir terdiri dari :
o Pimpro Sebagai Pimpinannya
o Manager konstruksi atau Manager Lapangan
o Manager Teknik dan Engineering
o Kepala dan Staff Pengendalian jadwal dan biaya
o Manager Pengadaan dan,
o Para Spesialis dan Kepala Inspektor mutu
Manajemen Konstruksi 3
Penutupan Jembatan Surabaya – Madura ( Pemicu 4 ) Kelompok 5 3S2S Page 8
Disamping untuk tujuan pemakaian sendiri, pihak pemilik juga menginginkan
adanya laporan dan rapat berkala. Oleh karena itu laporan harus dibuat dengan
memperlibatkan sepenuhnya syarat – syarat yang ada didalam kontrak EPK.
2.3.2 Sumber – Sumber Rapat
Pertemuan dokumentasi dapat dilakukan melalui penggunaan PC komputer
yang menjalankan suatu program perangkat lunak manajemen konstruksi
terutama dirancang aplikasi owner-engineer. Kebanyakan program diarahkan
pada pemborong dan sedikit bagi A/E. dengan program itu, pemakai dapat
menggambarkan berbagai perkiraan hasil pertemuan yang serupa seperti
prebid, preconstruction, rapat proyek mingguan, dan rapat penutupan proyek.
Peralatan yang tersedia untuk suatu pertemuan secara elektronis
mendiskusikan topik. kalengkapan pertemuan seperti itu membebaskan
peserta dari batasan waktu atau kehadiran fisik pada ruang rapat, dan
mengambil bagian sesuai dengan waktu yang tersedian. Agenda, diskusi rapat,
pembacaan komentar, dan apapun informasi yang dibuat tersedia untuk semua
peserta yang sesuai dengan tujuan rapat.
2.3.3 Penanganan Rapat
1 Arahan yang diikuti
Tentukan siapa yang mengundang rapat
Temukan alasan untuk rapat
Pahami latarbelakang dari pokok bahasan
Tetapkan posisi anda dalam pokok bahasan
Tentukan sasaran anda atau tujuan sebelum rapat
2 Pentingnya gambaran anda
Penampilan perlu dipertimbangkan pada pertemuan dan sesi negosiasi. Lebih baik
berpakaian dengan rapih dan sesuai dengan situasi dan kondisi dimana rapat
Manajemen Konstruksi 3
Penutupan Jembatan Surabaya – Madura ( Pemicu 4 ) Kelompok 5 3S2S Page 9
diadakan, dan menjaga penampilan sesuai dengan otoritasnya. Dalam pertemuan,
berkata kepada pihak lain dengan cara objektif yakin dan tidak pernah memberi
kesan memohon atau berkenaan untuk mendapat dukungan lawan
3 Keuntungan tempat duduk
Posisi tempat duduk jarang dipertimbangkan berpengaruh dengan hasil rapat,
namun keuntungan psikologi dapat dirasakan, kecuali jika tempat duduk sudah
ditetapkan terlebih dulu, keuntungan yang perlu dipertimbangkan adalah jika
memposisikan diri anda secara hati-hati di meja rapat
Banyak orang mencoba untuk menempatkan diiri secara rendah hati dengan
duduk dalam rapat pada tempat yang tidak strategis, pendekatan ini merupakan
perlawanan pasif dan merugikan dan sekaligus memperkecil efektivitas dalam
pertemuan. Duduk dimeja pertemuan dapat juga menimbulkan pengaruh psikologi
yang sangat menentukan pada saat negosiasi. Beberapa cara yang ditawarkan jika
duduk dimeja rapat:
Duduk berlawanan di ujung meja rapat, atau di samping dekat dengan
pemimpin rapat.
Bagaimanapun, pemimpin rapat adalah tempat orang sering berkonsultasi
dengannya, orang hampiri dia dan duduk disampingnya.
4 Menentukan motivasi lawan
Bagian penting agar sukses pada suatu pertemuan adalah didasarkan pada
kemampuan untuk dengan tepat menilai motivasi lawan di pertemuan.
Pengarahan lawan ke arah objektif yang mereka inginkan dapat menawarkan
kunci rahasia seperti reaksi mereka pada berbagai hal yang dibawa atau
direncanakan mereka untuk pengambilan keputusan
Manajemen Konstruksi 3
Penutupan Jembatan Surabaya – Madura ( Pemicu 4 ) Kelompok 5 3S2S Page 10
5 Teknik dan metode
Yang pertama sebelum memulai pertemuan untuk keuntungan tim dan
pendekatan yang positif lakukan relaksasi/tidur sebentar.
Gagasan perlu diperkenalkan dan disampaikan dengan rapi dan sistematis.
Tidak cukup menyajikan fakta; mereka harus mengikuti suatu latihan teratur ke
arah pelaksanaan pertemuan yang lebih baik.
Sering dalam pertemuan-pertemuan presentasi di mana A/E sedang mencoba
menyajikan suatu usulan untuk suatu proyek pada pemilik masing-masing
anggota tim akan menjawab secara individu pada setiap kesempatan yang ada.
Jenis pertemuan perlu disiapkan secara hati-hati sebelum waktu yang ditetapkan,
mengkoordinir aktivitas dari orang-orang yang dilibatkan, dan perlu berlatih
presentasi sama halnya suatu produksi teater seni.
2.4 Definisi Negoisasi
Negosiasi adalah suatu cara untuk mencapai suatu kesepakatan melalui diskusi
formal. Negosiasi merupakan suauntuk saling menyelesaikan tujuan yang berbeda
dan bertentangan. Menuruttu proses saat dua pihak mencapai perjanjian yang dapat
memenuhi kepuasan semua pihak yang berkepentingan dengan elemen-elemen
kerjasama dmunikasi, kerjasama atau memengaruhi orang lain dengan tujuan tertentu.
2.5 Proses Negosiasi
Pihak pertama menyampaikan maksud dengan kalimat santun, jelas, dan terinci.
Pihak mitra bicara menyanggah mitra bicara dengan santun dan tetap menghargai
maksud pihak pertama.
Pemilik program mengemukakan argumentasi dengan kalimat santun dan
meyakinkan mitra bicara disertai dengan alasan yang logis.
Manajemen Konstruksi 3
Penutupan Jembatan Surabaya – Madura ( Pemicu 4 ) Kelompok 5 3S2S Page 11
terjadi pembahasan dan keseapkatan terlaksananya program/ maksud negosiasi.
2.6 Keterampilan – Keterampilan Dasar
Ketajaman pikiran / kelihaian
Sabasentrasi
Kemampuan berartikulasi
Memiliki selera humor
2.7 Metode Negosiasi
Metode negosiasi ada beberapa negosiasi menggunakan metode strategi kuat, strategi
lunak,
strategi tidak kuat dan tidak lunak :
2.7.1 Negosiator yang Lunak
Negosiator yang lunak menghindari konflik pribadi sehingga dengan mudah ia
memberikan konsesi – konsesi agar dicapai kesepakatan. Ia menginginkan
pengatasan masalahnya dengan cara damai yang pada akhirnya ia merasakan
kepahitan karena telah dieksploitir oleh pihak lawan.
2.7.2 Negosiator yang Keras
Negosiator yang keras melihat setiap situasi adu kemauan, dimana akan lebih
mendapat keuntungan. Ia menginginka kemenangan, namun sering kali ia
menghadapi respon yang sama kerasnya dari pihak lawan. Hal ini akan sangat
melelahkan dan dapat menguras sumber – sumber yang dimiliki. Srategi
standar yang ketiga berada antara kedua pilihan itu, tetapi setiap cara itu
mengandung upaya jual – beli antara mendapatkan apa yang diinginkan
dengan hidup rukun dengan orang – orang lainnya.
Manajemen Konstruksi 3
Penutupan Jembatan Surabaya – Madura ( Pemicu 4 ) Kelompok 5 3S2S Page 12
2.7.3 Negosiator yang Todak Keras
Negosiator yang tidak keras tetapi tidak pula lunak. Metode yang
dikembangkan Proyek Negosiasi Harvard ini menentukan permasalahan
berdasar urutan kepentingannya dan bukan proses tawar – menawar yang
difokuskan pada apa yang dikemukakan ole pihak lawan untuk bisa diterima
atau tidak diterima pihak lainnya. Cara ini mengarah pada upaya bilamana
mungkin semua pihak yang terlibat bisa mendapatkan keuntungan. Jika arah
kesepakatan bertentangan dengan kepentingan Anda, Anda dapat memaksakan
agar kesepakatan itu hendaklah berdasar pada standar yang adil yang terbebas
dari keinginan berbagai pihak yang terlibat.
2.8 Definisi Laporan Proyek
Laporan merupakan bagian dari upaya memantau dan mengendalikan secara terus-
menerus dan berkesinambungan atas berbagai aspek penyelenggaraan proyek, berupa
harian, mingguan, bulanan, kwartal dan tahunan. Suatu laporan haruslah bersifat
relatif singkat, mengandung fakta yang relevan, waktu yang tepat, mengetengahkan
masalah yang faktual, tidak mengurangi kredibilitas dan bobot.
2.9 Persyaratan Laporan Proyek
Mudah dimengerti dan dipahami
Adanya hubungan dengan organisasi dalam proyek
Efektif, fleksibel dan ekonomis
Memberikan keterangan yang aktual dan nyata
2.10 Pengelompokan Data File
2.10.1 Tentang Tenaga Kerja
Pegawai baru
Formulir kehadiran pekerja/ waktu kerja
Catatan dari batas akhir kontrak kerja pekerja
Surat-surat peringatan kepada pekerja
Surat-surat pemutusan hubungan kerja
Manajemen Konstruksi 3
Penutupan Jembatan Surabaya – Madura ( Pemicu 4 ) Kelompok 5 3S2S Page 13
Daftar alokasi tenaga kerja
Laporan kecelakaan
Surat-surat permohonan cuti pegawai
2.10.2 Tentang Instalasi Lapangan
Surat permohonan untuk instalasi
Surat permohonan untuk transport
Lembar waktu peralatan konstruksi utama milik sendiri
Lembar waktu peralatan konstruksi yang disewa
Catatan pemindahan peralatan
Kerusakan dan cacat dari peralatan
2.10.3 Tentang Material
Pengendalian material
Kemajuan material
Penaksiran material di lapangan
Pemindahan material
Pengembalian material ke supplier
2.10.4 Tentang Aspek Kontrak
Ketetapan dari instruksi lapangan
Catatan kerja extra sub kontraktor
Lembar kerja harian
2.10.5 Tentang Proses Produksi
Laporan produksi mingguan
Catatan harian lapangan
Senggang waktu produksi kritis
Manajemen Konstruksi 3
Penutupan Jembatan Surabaya – Madura ( Pemicu 4 ) Kelompok 5 3S2S Page 14
2.11 Isi Laporan Proyek
Ringkasan kemajuan proyek dan permasalahannya
Rencana kegiatan kedepannya
Kemungkinan masalah yang akan muncul, serta penyelesaiannya
Hal-hal yang perlu diperbaiki
Perubahan-perubahan jadwal/biaya yang mungkin terjadi
Tujuan utama dari evaluasi laporan adalah untuk menentukan atau meramalkan
penyimpangan-penyimpangan yang terjadi, terutama hal yang dapat merugikan
pelaksanaan. Laporan berkala merupakan bentuk pemantauan dan pengendalian yang
efektif pada tahap implementasi proyek.Pertama-tama dilakukan secara internal
organisasi kontraktor, kemudian dengan pihakp emilik. Pada laporan bulanan dibahas
aspek yang menyeluruh mengenai status kemajuan implementasi dan kendala yang
dihadapi. Yang dapat berisikan kegiatan-kegiatan konstruksi, pengadaan, penggunaan
anggaran, perbandingan antara rencana dan kenyataan, kinerja penggunaan biaya dan
proyeksi keperluan dana sampai akhir proyek.
Selain laporan bulanan, terdapat laporan berkala tengah tahun, yang bertujuan
mengadakan koordinasi antara para peserta proyek, terutama mengenai jadwal
penyelesaian tugas masing-masing. Supaya suatu laporan mudah ditangkap dan
dipahami, maka penyajian laporan-laporan dapat dilengkapi dengan grafik yang berkaitan
dengan parameter-parameter yang penting dari permasalahan yang dibahas.Grafik yang
dapat dipergunakan adalah grafik kecendrungan, bagan balok dan lingkaran distribusi.
2.12 Proses Penanganan Klaim
2.12.1 Pengertian
Untuk dapat menangani klaim dengan baik kiranya perlu ditempuh suatu proses yang
tepat beserta cara2nya mulai dari personal yang terlibat, evaluasi analisis, dilanjutkan
dengan perintah perubahan sampai kepada penyelesaian klaim dan contoh2 klaim.
Manajemen Konstruksi 3
Penutupan Jembatan Surabaya – Madura ( Pemicu 4 ) Kelompok 5 3S2S Page 15
2.12.2 Administrasi Kontrak
Dalam menangani klaim, Administrasi kontrak memegang peranan penting,
bahkan dapat dikatakan berhasil tidaknya penyelesaian suatu klaim sangat
tergantung dari kerapian dan kecermatan memelihara & mengolah
Administrasi Kontrak sejak saat kontrak ditandatangani.
Kelalaian, kecerobohan serta kurang terpeliharanya arsip dan data kontak
lainnya termasuk surat menyurat antara Pengguna Jasa &PJ akan sangat
melemahkan perjuangan dalam penanganan masalah klaim. Sebagai
kesimpulan dapat dikatakan bahwa sasaran pertama dari pengelolaan kontrak
adalah menghilangkan atau setidaknya mengurangi kemungkinan terjadinya
suatu klaim.
2.12.3 Manajer Kontrak / Administrator Kontrak
Seperti proses dalam perubahan pekerjaan, Manajer Kontrak/Administrator
Kontrak biasanya bertugas menangani klaim, mulai sejak klaim muncul
sampai pada penyelesaiannya.
Tentu saja dengan otoritas dari Pengguna Jasa / PJ, jika suatu klaim terjadi,
Manajer Kontrak/ Administrator Kontrak melakukan hal sbb:
1. Meyakini hal tersebut secara manajerial benar
2. Menganalisa klaim dg teliti
3. Mencatat & mengarsipkan dengan cermat
4. Menyelesaikan sesegera mungkin
Semua diskusi, surat menyurat, dokumen2 pendukung, dsb yg berhubungan
dengan klaim harus diperoleh & dihimpun untuk evaluasi apakah klaim
tersebut dapat diterima / tdk.
Manajemen Konstruksi 3
Penutupan Jembatan Surabaya – Madura ( Pemicu 4 ) Kelompok 5 3S2S Page 16
2.12.4 Evaluasi
Manajer kontrak/ Administrator Kontrak kemudian memimpin suatu usaha
penelitian secara mendetail termasuk didalamnya :
1. Mewawancarai orang2 yg bersangkutan dari pihak pengguna jasa
2. Mempelajari dokumen kontrak, arsip proyek, laporan2 yg mungkin
diperlukan untuk menganalisis klaim
2.12.5 Cara Mengevaluasi Claim dan Counter – Claim
Dalam usaha melakuakn penanganan atas claim dan counter-claim atau
biasa disebut juga konpensi dan rekonpensi perlu sekali dilakuakn beberapa
tahapan yi:
Investigasi pendahuluan
Informasi mengenai adanya sarana pertemuan dan organisasi
Informasi mengenai susunan organisasi yang terlibat
Usaha mendapatkan informasi mengenai dampak yg ditimbulkan
Mendapatkan gambaran mengenai kerugian2 yg ditimbulkan
Tidak selalu bahwa bagian2 tersebut diatas terpisah dengan jelas sebab ada
kalanya terjadi percampuran sebab akibat baik yg sengaja maupun tdk
sengaja ditimbulkan o/ pihak2 yg bersengketa.
Dg adanya kenyataan demikian, langkah pertama yg sangat perlu diadakan
adalah investigasi pendahuluan untuk mendapatkan data &
konklusipendahuluan yg dapat mengarah kepada langkah proses
penyelesaian. Tujuan utama dari investigasi pendahuluan ini adalah;
Untuk mengenal proyek yang terkait, baik karakteristeknya maupun
jalinannya
Manajemen Konstruksi 3
Penutupan Jembatan Surabaya – Madura ( Pemicu 4 ) Kelompok 5 3S2S Page 17
Mencoba melakukan identifikasi dimana daerah2 yg bisa menimbulkan
permasalahan
Mencoba memahami keinginan2 & kepentingan2 dari pihak yg
bersengketa
Membentuk suatu program yg dapat mengantar kepada usaha penanganan
klaim dg acara yg sistematis & efisien
Untuk menyingkap tabir dispute perlu cukup praktis sesuai dengan
problemanya. Ada 2 cara yg umum dilakukan ,yi
1. sifatnya mengajukan serangkaian pertanyaan yg kemudian dilanjutkan
dengan jawaban & pertanyaan susulan
2. sifatnya mengajukan pertanyaan terbatas & disusul dengan perkiraan
gambaran arbiter atas sengketa yg diberikan kepada para pihak u/ dapat
disangkal atau dikoreksi seperlunya.
2.12.6 Bahan Evaluasi
Untuk melaksanakan evaluasi dengan baik diperlukan dokumen2 yang
mencakup hal2 sbb :
1. Dokumen kontrak
2. Perubahan2 pekerjaan
3. Ringkasan pekerjaan tambah / kurang yg telah di se7i
4. Risalah rapat
5. Korespondensi dengan penyedia jasa
6. Jadwal pelaksanaan
7. Foto2 dokumentasi proyek
8. Laporan dsb
Manajemen Konstruksi 3
Penutupan Jembatan Surabaya – Madura ( Pemicu 4 ) Kelompok 5 3S2S Page 18
2.13 Perubahan Lingkup Kerja
Perubahan lingkup kerja adalah hal yang umum terjadi dalam suatu proyek.
Kontraktor terutama akan sangat memperhatikan perubahan ini. Perubahan
lingkup kerja yang tidak teridentifikasi, akan mengakibatkan tambahan biaya
yang tidak diimbangi dengan tambahan income bagi kontraktor. Akibatnya terjadi
budget over run, target margin tidak tercapai atau bahkan proyek akan rugi.
2.13.1 Basic Element of Contact Price
Dalam kontrak lump sum, kontraktor mengajukan penawaran di muka dengan
harga yang fix berdasarkan pada 3 basic elements :
- A specific and well defined scope of work (scope)
- A clearly defined terms and conditions (conditions)
- A fixed schedule of performance (time)
Dengan kondisi ini, perubahan lingkup kerja setelah penandatanganan kontrak
tidak tercover dalam penawaran tender. Selama pelaksanaan proyek, client
dan kontraktor akan mengacu pada 3 basic elements di atas untuk menentukan
ada-tidaknya perubahan. Perselisihan tentang perubahan lingkup kerja
umumnya terjadi pada jenis kontrak lump sum ini.
Kondisinya berbeda dengan kontrak unit rate atau reimbursable, dimana nilai
kontrak tidak fix dan kontraktor akan dibayar berdasar volume pekerjaan yang
diselesaikan. Potensi konfliknya relatif lebih kecil.
2.13.2 Changes / Variations
Changes didefinisikan sebagai perubahan yang masih berada di dalam lingkup
kontrak kerja.
a. Formal changes
Dalam formal changes, client:
- Memberi perintah kepada kontraktor untuk melakukan perubahan
- Menyadari bahwa ada perubahan terhadap original scope of works
- Mengeluarkan change order sebagaimana diatur dalam prosedur kontrak
Manajemen Konstruksi 3
Penutupan Jembatan Surabaya – Madura ( Pemicu 4 ) Kelompok 5 3S2S Page 19
b. Constructive changes
Dalam constructive changes, client tidak bermaksud untuk membuat
perubahan terhadap lingkup pekerjaan. Tetapi tindakan client, atau karena
client tidak mengambil tindakan, telah mengakibatkan tambahan biaya/waktu
bagi kontraktor.
c. Cardinal changes
Cardinal changes adalah perubahan yang sangat besar, diluar skala kerja yang
diantisipasi oleh kontraktor pada saat tender dan secara fundamental merubah
economics of the bid. Cardinal changes tergolong pelanggaran terhadap
kontrak.
Extra Works
Extra works didefinisikan sebagai tambahan pekerjaan diluar lingkup kontrak.
Karena bukan bagian dari perjanjian kontrak, kontraktor tidak punya
contractual obligation untuk menerima perintah extra works.
Prosedur Pengajuan Change Order
Inisiatif pengajuan change order akan datang dari kedua pihak. Detail
prosedurnya sebagaimana diatur dalam kontrak.
a. Initiated by Client
Perubahan yang datang dari client biasanya berupa modifikasi design,
perubahan spesifikasi, revisi gambar, dst. Urutan prosedur yang umum untuk
proyek kontstruksi:
- Client mengeluarkan variation enquiry/change request yang berisi
penjelasan tentang perubahan yang diperlukan
- Kontraktor menganalisa cost/time impact dari perubahan tersebut, dan
mengajukan change proposal
- Setelah mereview change proposal dari kontraktor, client kan memutuskan
apakah perubahan tersebut dilaksanakan atau tidak
Manajemen Konstruksi 3
Penutupan Jembatan Surabaya – Madura ( Pemicu 4 ) Kelompok 5 3S2S Page 20
- Jika perubahan dilaksanakan, client akan mengeluarkan change order
sebagai perintah formal
b. Initiated by Contractor
Kontraktor akan memberi notifikasi kepada client bila mereka
mengidentifikasi suatu perubahan terhadap lingkup kerja. Notifikasi dari
kontraktor biasanya meliputi:
- Perintah lapangan dari client yang di luar lingkup kerja kontraktor
- Dalam technical review terhadap material/equipment yang akan
digunakan, client memberi komentar yang berbeda dengan spesifikasi
dalam kontrak
- Abortive works, revisi gambar diterima setelah pekerjaan terlaksana
- Constructive change, dll.
2.13.3 Menghitung Nilai Changes
Dalam kontrak umumnya terhadap lampiran mengenai unit rate pekerjaan,
daywork rate dan rambursable items, yang akan digunakan untuk menghitung
nilai dari suatu perubahan lingkup kerja.
Kontraktor akan menyusun change proposal menggunakan salah satu
kombinasi dari ketiga metode perhitungan diatas. Bila suatu perubahan
lingkup kerja tidak dapat dihitung dengan rate yang ada, karena secara
subsional jenis kegiatannya berbeda, maka nilai perubahan akan ditentukan
berdasar kesepakatan kedua pihak.
a. Unit Rate
Adalah harga satuan yang disepakati untuk pekerjaan tertentu. Detail kegiatan
yang tercakup dalam suatu unit rate dijelaskan dalam preamble dari lampiran
tersebut.
b. Daywork rate
Pekerjaan dimana dengan unit rate pekerjaan tidak bisa digunakan atau
pekerjaan dihitung dengan daywork. Sedangkan biaya konstkonsi pondasi bisa
Manajemen Konstruksi 3
Penutupan Jembatan Surabaya – Madura ( Pemicu 4 ) Kelompok 5 3S2S Page 21
dihitung menggunakan unit rate. Daywork rate terdiri : manhour rate &
eqipment rate
c. Cost plusfee
Umumnya sistem cost plus fee digunakan bila client membutuhkan tambahan
supply material atau service dari pihak ketiga.
2.13.4 Claim
Baik claim maupun change/material sama-sama merupakan permintaan
kompensasi terhadap biaya dan waktu. Claim didefinisikan urutanan
kompensasi biaya dan waktu, dimana kontraktor – claim tidak sepakat.
Masalah yang berpotensi menjadi claim dalam pekerjaan konstruksi antara
lain :
a. Constructive site conditions
b. Differing site conditions
c. Desain change
d. Gambar kerja yang tidak cukup detail
Time reloded impect
2.13.5 Amandemen Kontrak
Amandemen kontrak harus dibuat apabila terjadi perubahan kontrak.
Perubahan kontrak dapat terjadi apabila :
a. Terjadi perubahan pekerjaan disebabkan oleh sesuatu hal yang dilakukan
oleh para pihak dalam kontrak sehinnga mengubah lingkup pekerjaan
dalam kontrak.
b. Terdapat perubahan jadwal pelaksanaan pekerjaan akibat adanya
perubahan pekerjaan
c. Terdapat perubahan harga kontrak akibat adanya perubahan pekerjaan dan
perubahan pelaksanaan pekerjaan.
d. Disetujui oleh para pihak yang membuat kontrak untuk membuat
amandemen.
Prosedur amandemen kontrak dilakukan sebagai berikut :
Manajemen Konstruksi 3
Penutupan Jembatan Surabaya – Madura ( Pemicu 4 ) Kelompok 5 3S2S Page 22
a. Pengguna jasa memberikan perintah tertulis kepada penyedia jasa untuk
melaksanakan. Perubahan kontrak, atau kontraktor mengusulkan
perubahan kontrak.
b. Kontrak harus memberikan tanggapan atas perintah perubahan dari
pengguna jasa dan mengusulkan perubahan harga selambat-lambatnya
dalam 7 hari.
c. Atas usulan perubahan harga dilakukan negosiasi & dibuat berita acara
hasil negosiasi.
2.14 Pengertian Masa Garansi dan Waktu Kontrak
2.14.1 Definisi Masa Garansi
Masa garansi adalah suatu masa (jangka waktu) tertentu setelah suatu proyek
selesai dilaksanakan dan diserah terimakan ke user (pengguna) untuk
dioperasikan/digunakan. Dalam masa garansi, tanggung jawab sebagian besar
masih berada dipihak kontraktor.
Tujuan diadakannya masa garansi:
1. Sebagai masa pembelanjaran bagi user untuk mengoperasikan,
memelihara dan menjaga agar peralatan/sistem yang dipasang dalam proyek
tersebut tetap bekerja
2. Masa untuk menyiapkan sumber daya yang akan digunakan untuk
mengoperasikan dan memelihara perlatan/sistem yang terpasang melalui
proyek
3. Masa untuk menyiapkan sistem pengoperasian dan pemeliharaan terhadap
perlatan/sistem yang dipasang melalui proyek
Jangka waktu masa garansi supaya dipilih waktu yang paling optimal. Jangka
waktu yang terlalu singkat, akan menyebabkan proses pembelajaran oleh user
tidak tuntas, yang dapat menyebabkan perlatan/sistem tidak dapat
dioperasikan dengan optimal dan tidak dipelihara dengan baik, sehingga cepat
rusak. Jangka waktu yang terlalu lama juga tidak baik, karena biasanya
Manajemen Konstruksi 3
Penutupan Jembatan Surabaya – Madura ( Pemicu 4 ) Kelompok 5 3S2S Page 23
kontraktor tidak secara konsisten untuk melakukan kewajibannya dengan
baik.
Umumnya pekerjaan yang dilindungi dalam sebuah kontrak konstruksi
termasuk pernyataan masa garansi biasanya satu atau dua tahun, dalam
beberapa hal, proyek hanya memberikan garansi satu tahun, meskipun tidak
menutupi kemungkinan pekerjaan dilengkapi garansi dalam masa yang lama.
Tanggung jawab penyedia jasa tidak berhenti setelah pemeliharaan habis,
tetapi tetap dibebani tanggung jawab dalam waktu tertentu sesuai dengan
klausul kontrak. Tanggung jawab ini disebut jaminan konstruksi dalam UU
Jasa Konstruksi No 18 tahun 1999 pada Bab VI pasal 25 ayat 2.
Karena beratnya tanggung jawab sesuai ketentuan Undang-undang,
disarankan kepada penyedia jasa untuk berhati-hati dalam proses tender
maupun dalam proses perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan.
2.14.2 Definisi Waktu Kontrak
Waktu kontrak kerja konstruksi adalah suatu waktu atau batasan waktu yang
terdapat didalam suatu perjanjian dalam bentuk tertulis yang telah disetujui
oleh para pihak yang terikat.
Dalam menghitung waktu kontrak konstruksi, harus memperhatikan kalender
kerja atau hari kerja yang dipergunakan. Apabila menggunakan hari kerja,
maka perlu menetukan definisi suatu hari kerja. Hal ini harus sudah disepakati
dengan persetujuan induk tenaga kerja untuk area yang dilibatkan dengan
melihat hal yag dipertimbangkan sebagai hari libur dan bukan hari libur.
Berdasarkan sudut pandang rasional, bahwa masa berlaku kontrak akan
dimulai sejak kontrak ditandatangani dan akan selesai jika semua hak dan
kewajiban telah terpenuhi berdasarkan peraturan yang ditetapkan, atau dengan
kata lain bahwa sampai dengan berakhirnya masa jaminan/pemeliharaan
kontrak (Warranty Periode).
Manajemen Konstruksi 3
Penutupan Jembatan Surabaya – Madura ( Pemicu 4 ) Kelompok 5 3S2S Page 24
2.15 Proses Close Out Project
Hal yang perlu dilakukan untuk menutup suatu proyek adalah memeriksa proyek
itu, owner menerimanya dan kontraktor menerima pembayaran yang akhir.
Disamping itu, juga diserahkan beberapa hal seperti:
Garansi
Jadwal Kunci
As Build Drawing
Jaminan-jaminan
Instruksi dalam pengoperasian peralatan
Suatu daftar terperinci yang dibuat mendekati penyelesaian proyek,
memperlihatkan semua semua materi pekerjaan yang masih memerlukan
penyelesaian atau koreksi sebelum pekerjaan dapat diterima disebut daftar
pemeriksaan.
Dalam hal penutupan proyek, pimpro memiliki tugas yang bersifat teknis maupun
nonteknis dalam penutupan proyek.
2.15.1 Kegiatan Non – Teknis dalam Penutupan Proyek
Tugas yang bersifat nonteknis mencakup masalah yang berkaitan dengan
sikap, persaan dan harapn personil proyek sebagai akibat terselesainya proyek.
Bila tidak ditangani dengan tepat, hal tersebut akan mengendorkan motivasi
pekerja.
2.15.2 Kegiatan Teknis dalam Penutupan Proyek
Selain kegiatan nonteknis, terdapat pula kegiatan teknis yang dihadapi pimpro
dalam rangka penutupan proyek adalah sebagai berikut:
1. Menyerahkan hasil fisik proyek
Kontraktor menyiapkan dan memberikan fasilitas atau produk kepada
pemilik sesuai kontrak. Sedangkan pemilik menerima dan menyerahkan
kepada organisasi operasi yang ditujuk/dibentuk.
Manajemen Konstruksi 3
Penutupan Jembatan Surabaya – Madura ( Pemicu 4 ) Kelompok 5 3S2S Page 25
2. Menyelesaikan buku pedoman operasi dan pemeliharaan kepada
organisasi operasi.
3. Menyerahkan laporan penutup proyek, menjelaskan keberhasilan dan
kekurangan kepada pemimpin perusahaan serta bahan masukan untuk
proyek yang akan datang.
4. Bagian pengadaan dan keuangan menyelesaikan masalah klaim, warranty
dan guaranty, pembayaran dan tagihan yang masih outstanding dan
menutup buku keuangan.
5. Membuat catatan aset dan persiapan pemeriksaan audit.
6. Pimpro dan pimpinan induk perusahaan embuat perencanaan re-assigment
tenaga ahli dan personil tetap.
7. Demobilisasi tenaga kerja dan peralatan.
8. Membersihkan barang-barang sisa proyek.
Proyek besar umumnya memiliki material, komponen peralatan dan sisa-
sisa keperluan proyek lainnya, yang mungkin dapat dimanfaatkan kembali
untuk operasi atau proyek lainnya. Tetapi bila tidak berguna maka harus
dibersihkan dari lokasi proyek.
9. Implementasi program masa jaminan (Warranty dan Guaranty).
Karena masa jaminan berlangsung sampai jauh setelah proyek ditutup,
maka proyek tidak bertanggung jawab lagi mengenai penanganannya.
Namun, proyek berkewajiban agar penyerahan masalah ini kepada
organisasi operasi berjalan sebaik-baiknya, dengan memberikan data,
gambar, serta keterangan mengenai perjanjian jaminan tersebut.
10. Sertifikat penyelesaian fisik/mekanik dan operasional.
Penyelesaian fisik dan operasional dinyatakan sah jika pemilik telah
mengeluarkan sertifikat yang bersangkutan, dengan melalui serangkaian
uji coba dan evaluasi.
Manajemen Konstruksi 3
Penutupan Jembatan Surabaya – Madura ( Pemicu 4 ) Kelompok 5 3S2S Page 26
2.15.3 Bagan kegiatan teknis penutupan proyek
Gambar 2.15.3 Teknis Penutupan Proyek
Penutupan Proyek
Engineering dan Konstruksi
Manual operasi dan pemeliharaan
Laporan penutup
Gambar desain
Dokumen proyek
Serah terima hasil proyek
Finansial dan Akuntansi
Audit
receivable
Laporan keuangan
Catatan aset
Pengadaan
Penyelesaian klaim
Penyediaan suku cadang
Warranty dan Guaranty
Operasi dan Personalia
Penilaian prestasi
Penugasan personil
(Re-assign)
Demobilisasi
Manajemen Konstruksi 3
Penutupan Jembatan Surabaya – Madura ( Pemicu 4 ) Kelompok 5 3S2S Page 27
BAB III
SOLUSI
3.1 Dalam rangka penutupan proyek tersebut rencanakan agenda rapat apa saja yang perlu
dilakukan dan siapa saja yang harus menghadiri pada akhir tahun 2015 ini !
Manajemen Konstruksi 3
Penutupan Jembatan Surabaya – Madura ( Pemicu 4 ) Kelompok 5 3S2S Page 28
3.2 Sebagai perwakilan proyek hal apa saja yang harus Anda lakukan ? jika terjadi klaim,
dokumen atau laporan apa saja yang bisa membantu Anda untuk menjelaskan kepada
pihak yang mengajukan klaim !
Untuk dapat menangani klaim dengan baik kiranya perlu ditempuh suatu proses yang tepat
beserta cara2nya mulai dari personal yang terlibat, evaluasi analisis, dilanjutkan dengan perintah
perubahan sampai kepada penyelesaian klaim dan contoh2 klaim.
Administrasi Kontrak
Dalam menangani klaim, Administrasi kontrak memegang peranan penting, bahkan dapat
dikatakan berhasil tidaknya penyelesaian suatu klaim sangat tergantung dari kerapian dan
kecermatan memelihara & mengolah Administrasi Kontrak sejak saat kontrak
ditandatangani.
Kelalaian, kecerobohan serta kurang terpeliharanya arsip dan data kontak lainnya
termasuk surat menyurat antara Pengguna Jasa &PJ akan sangat melemahkan perjuangan
dalam penanganan masalah klaim. Sebagai kesimpulan dapat dikatakan bahwa sasaran
pertama dari pengelolaan kontrak adalah menghilangkan atau setidaknya mengurangi
kemungkinan terjadinya suatu klaim.
Manajer Kontrak / Administrator Kontrak
Seperti proses dalam perubahan pekerjaan, Manajer Kontrak/Administrator Kontrak
biasanya bertugas menangani klaim, mulai sejak klaim muncul sampai pada
penyelesaiannya.
Tentu saja dengan otoritas dari Pengguna Jasa / PJ, jika suatu klaim terjadi, Manajer
Kontrak/ Administrator Kontrak melakukan hal sbb:
5. Meyakini hal tersebut secara manajerial benar
6. Menganalisa klaim dg teliti
Manajemen Konstruksi 3
Penutupan Jembatan Surabaya – Madura ( Pemicu 4 ) Kelompok 5 3S2S Page 29
7. Mencatat & mengarsipkan dengan cermat
8. Menyelesaikan sesegera mungkin
Semua diskusi, surat menyurat, dokumen2 pendukung, dsb yg berhubungan dengan klaim
harus diperoleh & dihimpun untuk evaluasi apakah klaim tersebut dapat diterima / tdk.
Evaluasi
Manajer kontrak/ Administrator Kontrak kemudian memimpin suatu usaha penelitian
Secara mendetail termasuk didalamnya :
1. Mewawancarai orang2 yg bersangkutan dari pihak pengguna jasa
2. Mempelajari dokumen kontrak, arsip proyek, laporan2 yg mungkin diperlukan untuk
menganalisis klaim
Cara Mengevaluasi Claim dan Counter – Claim
Dalam usaha melakuakn penanganan atas claim dan counter-claim atau biasa disebut
juga konpensi dan rekonpensi perlu sekali dilakuakn beberapa tahapan yi:
Investigasi pendahuluan
Informasi mengenai adanya sarana pertemuan dan organisasi
Informasi mengenai susunan organisasi yang terlibat
Usaha mendapatkan informasi mengenai dampak yg ditimbulkan
Mendapatkan gambaran mengenai kerugian2 yg ditimbulkan
Tidak selalu bahwa bagian2 tersebut diatas terpisah dengan jelas sebab ada kalanya
terjadi percampuran sebab akibat baik yg sengaja maupun tdk sengaja ditimbulkan o/
pihak2 yg bersengketa.
Dengan adanya kenyataan demikian, langkah pertama yg sangat perlu diadakan adalah
investigasi pendahuluan untuk mendapatkan data & konklusipendahuluan yg dapat
Manajemen Konstruksi 3
Penutupan Jembatan Surabaya – Madura ( Pemicu 4 ) Kelompok 5 3S2S Page 30
mengarah kepada langkah proses penyelesaian. Tujuan utama dari investigasi
pendahuluan ini adalah;
Untuk mengenal proyek yang terkait, baik karakteristeknya maupun jalinannya
Mencoba melakukan identifikasi dimana daerah2 yg bisa menimbulkan
permasalahan
Mencoba memahami keinginan2 & kepentingan2 dari pihak yg bersengketa
Membentuk suatu program yg dapat mengantar kepada usaha penanganan klaim
dg acara yg sistematis & efisien
Untuk menyingkap tabir dispute perlu cukup praktis sesuai dengan problemanya.
Ada 2 cara yg umum dilakukan ,yi
1. sifatnya mengajukan serangkaian pertanyaan yg kemudian dilanjutkan dengan
jawaban & pertanyaan susulan
2. sifatnya mengajukan pertanyaan terbatas & disusul dengan perkiraan gambaran
arbiter atas sengketa yg diberikan kepada para pihak u/ dapat disangkal atau
dikoreksi seperlunya.
Bahan Evaluasi
Untuk melaksanakan evaluasi dengan baik diperlukan dokumen2 yang mencakup hal2
sbb :
1 Dokumen kontrak
2 Perubahan2 pekerjaan
3 Ringkasan pekerjaan tambah / kurang yg telah di se7i
4 Risalah rapat
5 Korespondensi dengan penyedia jasa
6 Jadwal pelaksanaan
7 Foto2 dokumentasi proyek
8 Laporan dsb
Manajemen Konstruksi 3
Penutupan Jembatan Surabaya – Madura ( Pemicu 4 ) Kelompok 5 3S2S Page 31
3.3 Sebutkan jenis dan tipe perubahan yang mungkin terjadi pada proyek tersebut sehingga
bisa diterima oleh semua pihak !
3.4 Jelaskan secara ringkas hal penting apa yang perlu diperhatikan pada proses close out
proyek tersebut !
Hal yang perlu dilakukan untuk menutup suatu proyek adalah memeriksa proyek itu,
owner menerimanya dan kontraktor menerima pembayaran yang akhir. Disamping itu,
juga diserahkan beberapa hal seperti:
Garansi
Jadwal Kunci
As Build Drawing
Jaminan-jaminan
Instruksi dalam pengoperasian peralatan
Suatu daftar terperinci yang dibuat mendekati penyelesaian proyek, memperlihatkan
semua semua materi pekerjaan yang masih memerlukan penyelesaian atau koreksi
sebelum pekerjaan dapat diterima disebut daftar pemeriksaan.
Dalam hal penutupan proyek, pimpro memiliki tugas yang bersifat teknis maupun
nonteknis dalam penutupan proyek. Tugas yang bersifat nonteknis mencakup masalah
yang berkaitan dengan sikap, persaan dan harapn personil proyek sebagai akibat
terselesainya proyek. Bila tidak ditangani dengan tepat, hal tersebut akan mengendorkan
motivasi pekerja.
Selain kegiatan nonteknis, terdapat pula kegiatan teknis yang dihadapi pimpro dalam
rangka penutupan proyek adalah sebagai berikut:
1 Menyerahkan hasil fisik proyek
Manajemen Konstruksi 3
Penutupan Jembatan Surabaya – Madura ( Pemicu 4 ) Kelompok 5 3S2S Page 32
Kontraktor menyiapkan dan memberikan fasilitas atau produk kepada pemilik sesuai
kontrak. Sedangkan pemilik menerima dan menyerahkan kepada organisasi operasi yang
ditujuk/dibentuk.
2. Menyelesaikan buku pedoman operasi dan pemeliharaan kepada organisasi operasi.
3. Menyerahkan laporan penutup proyek, menjelaskan keberhasilan dan kekurangan kepada
pemimpin perusahaan serta bahan masukan untuk proyek yang akan datang
4. Bagian pengadaan dan keuangan menyelesaikan masalah klaim, warranty dan guaranty,
pembayaran dan tagihan yang masih outstanding dan menutup buku keuangan
5. Membuat catatan aset dan persiapan pemeriksaan audit
6. Pimpro dan pimpinan induk perusahaan embuat perencanaan re-assigment tenaga ahli
dan personil tetap
7. Demobilisasi tenaga kerja dan peralatan
8. Membersihkan barang-barang sisa proyek.
Proyek besar umumnya memiliki material, komponen peralatan dan sisa-sisa keperluan
proyek lainnya, yang mungkin dapat dimanfaatkan kembali untuk operasi atau proyek
lainnya. Tetapi bila tidak berguna maka harus dibersihkan dari lokasi proyek
9. Implementasi program masa jaminan (Warranty dan Guaranty).
Karena masa jaminan berlangsung sampai jauh setelah proyek ditutup, maka proyek tidak
bertanggung jawab lagi mengenai penanganannya. Namun, proyek berkewajiban agar
penyerahan masalah ini kepada organisasi operasi berjalan sebaik-baiknya, dengan
memberikan data, gambar, serta keterangan mengenai perjanjian jaminan tersebut
10. Sertifikat penyelesaian fisik/mekanik dan operasional.
Penyelesaian fisik dan operasional dinyatakan sah jika pemilik telah mengeluarkan
sertifikat yang bersangkutan, dengan melalui serangkaian uji coba dan evaluasi
Manajemen Konstruksi 3
Penutupan Jembatan Surabaya – Madura ( Pemicu 4 ) Kelompok 5 3S2S Page 33
Bagan kegiatan teknis penutupan proyek
Teknis Penutupan Proyek
Penutupan Proyek
Engineering dan Konstruksi
Manual operasi dan pemeliharaan
Laporan penutup
Gambar desain
Dokumen proyek
Serah terima hasil proyek
Finansial dan Akuntansi
Audit
receivable
Laporan keuangan
Catatan aset
Pengadaan
Penyelesaian klaim
Penyediaan suku cadang
Warranty dan Guaranty
Operasi dan Personalia
Penilaian prestasi
Penugasan personil
(Re-assign)
Demobilisasi
Manajemen Konstruksi 3
Penutupan Jembatan Surabaya – Madura ( Pemicu 4 ) Kelompok 5 3S2S Page 34
BAB IV
KESIMPULAN
Definisi Rapat
Rapat secara umum adalah suatu pertemuan atau suatu pertemuan atau perundingan yang
bertujuan memutuskan suatu masalah yang dilakukan dengan musyawarah untuk mencapai
mufakat dalam suatu forum – forum rapat dibentuk secara formal maupun non formal yang
menghasilkan keputusan yang seadil mungkin sehingga menghadirkan solusi yang baik bagi
semua peserta rapat.
o Jenis – Jenis Rapat
Orang – orang sering menggunakan kata rapat dalam keseharian. Baik ketika situasi
formal maupun tidak formal. Dalam setiap rapat kegiatan rapat tertentu mempunyai tujuan rapat
dan jenis rapat yang berbeda. Berikut ini daftar rapat koordinasi yang ada pada pelaksanaan
proyek Konstruksi skala besar.
Adapun Ciri – ciri dan rapat konstruksi dan rapat koordinasi :
Rapat Konstruksi
o Biasanya dilakukan disekali setiap bulan
o Biasanya dilakukan di kantor pemilik proyek atau di kantor proyek
o Rapat bersifat formal
o Undangan resmi diberikan
o Agenda rapat ditentukan
o Peserta rapat membawa data dan alternatif usulan penyelesaian masalah proyek,
rencana kerja berikutnya, dan sebagainya
o Keputusan merupakan kesepakatan bersama dari partisipan rapat dan dituangkan
dalam berita acara rapat
o Rapat dipimpin oleh pemilik proyek (pimpinan proyek/manajer proyek/manajer
konstruksi)
Manajemen Konstruksi 3
Penutupan Jembatan Surabaya – Madura ( Pemicu 4 ) Kelompok 5 3S2S Page 35
Rapat Koordinasi
o Biasanya dilaksanakan sekali setiap minggu
o Biasanya dilaksanakan di kantor proyek
o Rutin, tanpa undangan, cukup pemberitahuan langsung
o Agenda rapat yang dibahas sekitar rencana kerja, kesiapan sumber daya,
kemajuan pekerjaan, dan hal-hal yang berhubungan dengan kelancaran
operasional pelaksanaan proyek
o Biasanya dilakukan dengan suasana informal
o Peserta rapat membawa data dan materi usulan
o Melaksanakan koordinasi yang perlu untuk mendapatkan penyelesaian bersama
o Rapat dipimpin oleh koordinator pelaksana lapangan
Personil Rapat
Sering sukses atau kegagalan dari suatu presentasi atau pertemuan negosiasi ditentukan
sebelum rapat dimulai. Pemilihan mereka yang hadir menjadi penting bagi tercapainya tujuan
pertemuan
Orang dan pihak yang mewakili pertemuan akan tergantung pada tujuan pertemuan dan
organisasi yang diwakilinya. Bagaimanapun, yang hadir adalah orang penting agar efektivitas
pertemuan maksimum, peserta rapat dibatasi hanya orang penting itu
Dalam kasus perselisihan atau klaim, jika salah satu pihak membawa pengacara pada
pertemuan, maka pertemuan harus ditunda agar memungkinkan pengacara pihak lain datang
juga. jangan melakukan pertemuan dengan hanya seorang pengacara yang hadir tanpa pengacara
pihak lain.
Peserta rapat pada rapat berkala ( Rapat Koordinasi ) , rapat berkala disini adalah rapat
antara pelaksana implementasi fisik, misalnya kontraktor utama dan pemilik proyek ( Owner ) ,
dan rapat dengan pihak pemilik Pimpinan peserta dan kedua pihak harus memiliki wewenang
Manajemen Konstruksi 3
Penutupan Jembatan Surabaya – Madura ( Pemicu 4 ) Kelompok 5 3S2S Page 36
untuk memutuskan sesuatu yang berhubungan dengan pelaksanaan proyek. Dalam rapat berkala
tim yang hadir terdiri dari :
o Pimpro Sebagai Pimpinannya
o Manager konstruksi atau Manager Lapangan
o Manager Teknik dan Engineering
o Kepala dan Staff Pengendalian jadwal dan biaya
o Manager Pengadaan dan,
o Para Spesialis dan Kepala Inspektor mutu
Disamping untuk tujuan pemakaian sendiri, pihak pemilik juga menginginkan adanya
laporan dan rapat berkala. Oleh karena itu laporan harus dibuat dengan memperlibatkan
sepenuhnya syarat – syarat yang ada didalam kontrak EPK.
Negosiasi
Negosiasi adalah suatu cara untuk mencapai suatu kesepakatan melalui diskusi formal. Negosiasi
merupakan suauntuk saling menyelesaikan tujuan yang berbeda dan bertentangan. Menuruttu proses saat
dua pihak mencapai perjanjian yang dapat memenuhi kepuasan semua pihak yang berkepentingan dengan
elemen-elemen kerjasama dmunikasi, kerjasama atau memengaruhi orang lain dengan tujuan tertentu.
Proses negosiasi
- Pihak pertama menyampaikan maksud dengan kalimat santun, jelas, dan terinci.
- Pihak mitra bicara menyanggah mitra bicara dengan santun dan tetap menghargai maksud pihak
pertama.
- Pemilik program mengemukakan argumentasi dengan kalimat santun dan meyakinkan mitra
bicara disertai dengan alasan yang logis.
- terjadi pembahasan dan keseapkatan terlaksananya program/ maksud negosiasi.
Manajemen Konstruksi 3
Penutupan Jembatan Surabaya – Madura ( Pemicu 4 ) Kelompok 5 3S2S Page 37
Klaim
Untuk dapat menangani klaim dengan baik kiranya perlu ditempuh suatu proses yang tepat beserta
cara2nya mulai dari personal yang terlibat, evaluasi analisis, dilanjutkan dengan perintah perubahan
sampai kepada penyelesaian klaim dan contoh2 klaim.
Seperti proses dalam perubahan pekerjaan, Manajer Kontrak/Administrator Kontrak biasanya
bertugas menangani klaim, mulai sejak klaim muncul sampai pada penyelesaiannya.
Tentu saja dengan otoritas dari Pengguna Jasa / PJ, jika suatu klaim terjadi, Manajer Kontrak/
Administrator Kontrak melakukan hal sbb:
1 Meyakini hal tersebut secara manajerial benar
2 Menganalisa klaim dg teliti
3 Mencatat & mengarsipkan dengan cermat
4 Menyelesaikan sesegera mungkin
Semua diskusi, surat menyurat, dokumen2 pendukung, dsb yg berhubungan dengan klaim harus
diperoleh & dihimpun untuk evaluasi apakah klaim tersebut dapat diterima / tdk.
Evaluasi
Manajer kontrak/ Administrator Kontrak kemudian memimpin suatu usaha penelitian secara
mendetail termasuk didalamnya :
1 Mewawancarai orang2 yg bersangkutan dari pihak pengguna jasa
2 Mempelajari dokumen kontrak, arsip proyek, laporan2 yg mungkin diperlukan untuk
menganalisis klaim
Manajemen Konstruksi 3
Penutupan Jembatan Surabaya – Madura ( Pemicu 4 ) Kelompok 5 3S2S Page 38
Cara Mengevaluasi Claim dan Counter – Claim
Dalam usaha melakuakn penanganan atas claim dan counter-claim atau biasa disebut juga
konpensi dan rekonpensi perlu sekali dilakuakn beberapa tahapan yi:
Investigasi pendahuluan
Informasi mengenai adanya sarana pertemuan dan organisasi
Informasi mengenai susunan organisasi yang terlibat
Usaha mendapatkan informasi mengenai dampak yg ditimbulkan
Mendapatkan gambaran mengenai kerugian2 yg ditimbulkan
Bahan Evaluasi
Untuk melaksanakan evaluasi dengan baik diperlukan dokumen2 yang mencakup hal2 sbb :
1 Dokumen kontrak
2 Perubahan2 pekerjaan
3 Ringkasan pekerjaan tambah / kurang yg telah di setujui
4 Risalah rapat
5 Korespondensi dengan penyedia jasa
6 Jadwal pelaksanaan
7 Foto2 dokumentasi proyek
8 Laporan dsb
Perubahan Lingkup Kerja
Perubahan lingkup kerja adalah hal yang umum terjadi dalam suatu proyek. Kontraktor terutama
akan sangat memperhatikan perubahan ini. Perubahan lingkup kerja yang tidak teridentifikasi,
akan mengakibatkan tambahan biaya yang tidak diimbangi dengan tambahan income bagi
kontraktor. Akibatnya terjadi budget over run, target margin tidak tercapai atau bahkan proyek
akan rugi.
Manajemen Konstruksi 3
Penutupan Jembatan Surabaya – Madura ( Pemicu 4 ) Kelompok 5 3S2S Page 39
Hal Pada Proses Close Out Project
Hal yang perlu dilakukan untuk menutup suatu proyek adalah memeriksa proyek itu,
owner menerimanya dan kontraktor menerima pembayaran yang akhir. Disamping itu, juga
diserahkan beberapa hal seperti:
Garansi
Jadwal Kunci
As Build Drawing
Jaminan-jaminan
Instruksi dalam pengoperasian peralatan
Dalam hal penutupan proyek, pimpro memiliki tugas yang bersifat teknis maupun
nonteknis dalam penutupan proyek. Tugas yang bersifat nonteknis mencakup masalah yang
berkaitan dengan sikap, persaan dan harapn personil proyek sebagai akibat terselesainya proyek.
Bila tidak ditangani dengan tepat, hal tersebut akan mengendorkan motivasi pekerja.
Selain kegiatan nonteknis, terdapat pula kegiatan teknis yang dihadapi pimpro dalam
rangka penutupan proyek adalah sebagai berikut:
1 Menyerahkan hasil fisik proyek
Kontraktor menyiapkan dan memberikan fasilitas atau produk kepada pemilik sesuai
kontrak. Sedangkan pemilik menerima dan menyerahkan kepada organisasi operasi yang
ditujuk/dibentuk
2 Menyelesaikan buku pedoman operasi dan pemeliharaan kepada organisasi operasi
3 Menyerahkan laporan penutup proyek, menjelaskan keberhasilan dan kekurangan kepada
pemimpin perusahaan serta bahan masukan untuk proyek yang akan datang
4 Bagian pengadaan dan keuangan menyelesaikan masalah klaim, warranty dan guaranty,
pembayaran dan tagihan yang masih outstanding dan menutup buku keuangan
5 Membuat catatan aset dan persiapan pemeriksaan audit
6 Pimpro dan pimpinan induk perusahaan embuat perencanaan re-assigment tenaga ahli
dan personil tetap
7 Demobilisasi tenaga kerja dan peralatan
Manajemen Konstruksi 3
Penutupan Jembatan Surabaya – Madura ( Pemicu 4 ) Kelompok 5 3S2S Page 40
8 Membersihkan barang-barang sisa proyek.
Proyek besar umumnya memiliki material, komponen peralatan dan sisa-sisa keperluan
proyek lainnya, yang mungkin dapat dimanfaatkan kembali untuk operasi atau proyek
lainnya. Tetapi bila tidak berguna maka harus dibersihkan dari lokasi proyek
9 Implementasi program masa jaminan (Warranty dan Guaranty).
Karena masa jaminan berlangsung sampai jauh setelah proyek ditutup, maka proyek tidak
bertanggung jawab lagi mengenai penanganannya. Namun, proyek berkewajiban agar
penyerahan masalah ini kepada organisasi operasi berjalan sebaik-baiknya, dengan
memberikan data, gambar, serta keterangan mengenai perjanjian jaminan tersebut
10 Sertifikat penyelesaian fisik/mekanik dan operasional.
Penyelesaian fisik dan operasional dinyatakan sah jika pemilik telah mengeluarkan
sertifikat yang bersangkutan, dengan melalui serangkaian uji coba dan evaluasi
Manajemen Konstruksi 3
Penutupan Jembatan Surabaya – Madura ( Pemicu 4 ) Kelompok 5 3S2S Page 41
DAFTAR PUSTAKA
1. http://sipilista.wordpress.com/2009/05/09/proses-penanganan-klaim/
2. http://lib.ui.ac.id/file?file=digital/123068-R010871-Identifikasi%20faktor-Literatur.pdf
3. http://pustaka.pu.go.id/files/pdf/SETJEN-08-B002212-223906012011101405-
adm_proyek_konstruksi.pdf
4. www.scribd.com