Download - PENULISAN SURAT RASMI
INTAN, Kampus Wilayah Selatan
INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATIONNATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION
INTAN, Kampus Wilayah Selatan
INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATIONNATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION
SEJENIS ALAT KOMUNIKASIBERTULIS SECARA SEHALA
BAGI MENYAMPAIKAN SUATUPESANAN DARI SATU PIHAKKEPADA PIHAK YANG LAIN
3
• Surat untuk urusan rasmi sahaja• Boleh ditulis atas nama pribadi, jabatan
atau syarikat• Tidak bersahaja• Perkataan atau ungkapan sesuai dengan
maksud• Mempunyai peraturan-peraturan
tersendiri
5
* Pengenalan pengirim dan penerima* Pengenalan pengirim dan penerima * Rujukan fail (pengirim/penerima)* Rujukan fail (pengirim/penerima) * Tarikh* Tarikh * Tajuk surat* Tajuk surat * Isi surat (satu perkara sahaja)* Isi surat (satu perkara sahaja) * Akhiran surat (harapan, nama pengirim, * Akhiran surat (harapan, nama pengirim, jawatan)jawatan) * Identation (jarak tepi permulaan * Identation (jarak tepi permulaan menulis)menulis) * Jarak perenggan* Jarak perenggan * Jarak baris* Jarak baris
FORMATFORMAT
6
STRUKTURSTRUKTURDI TULIS MENGIKUT URUTANDI TULIS MENGIKUT URUTAN
A.A. PENGENALANPENGENALAN
• PENGIRIM
• PENERIMA
B.B. ISI SURATISI SURAT
• PERKARA
• PENGENALAN ISI
• ISI UTAMA/ISI SOKONGAN
C.C. PENUTUPPENUTUP
• HARAPAN
• AKHIR KATA
• SLOGAN
• UNGKAPAN KESETIAAN/PENGAKUAN
• TANDATANGAN/NAMA/JAWATAN
7
PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS
• PENANDA RUJUKAN– Diwujudkan untuk merujuk kembali kepada
perkara-perkara yang sudah berlaku atau sudah disebut atau yang wujud dalam konteks ini.
Contoh:- Merujuk kepada perkara yang tersebut… Sehubungan dengan perkara itu… Mengikut maklumat yang disampaikan… Berkenaan dengan maklumat tersebut… Surat Kementerian ___ bil ___ tentang perkara di
atas dirujuk
8
PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS
• PENANDA PENYERTAAN– Memberikan isyarat bahawa ada disertakan
sesuatu dengan sesuatu yang lain
Contoh:- Bersama-sama dengan ini dikemukakan….
Dengan ini saya lampirkan salinan…
9
PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS
• PENANDA MAKLUMAN– Menunjukkan adanya pemakluman dibuat
Contoh:- Dengan ini dimaklumkan…
Seperti yang tuan sedia maklum…
Sukacita dimaklumkan bahawa…
Dukacita dimaklumkan…
10
PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS
• PENANDA SEBAB-MUSABAB– Menimbulkan perkaitan antara peristiwa yang
menyebabkan peristiwa yang lain
Contoh:- Berhubung dengan… Atas kerjasama tua itu,… Memandangkan keadaan demikian, dicadangkan
supaya… Disebabkan keadaan demikian, dicadangkan agar…
11
PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS
• PENANDA PERINTAH
– PERINTAN KURANG HALUS• Diarahkan, dikehendaki, diingatkan dan
sebagainya
– PERINTAH HALUS• Harap, diharapkan, mengharapkan, dipohon,
dinasihati, menasihati, sudilah kiranya…
12
PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS
• PENANDA MATLAMAT– Mewujudkan adanya matlamat atau tujuan yang
hendak dicapai
Contoh:- Untuk tujuan itu…
Untuk pengetahuan tuan…
Untuk makluman tuan..
Untuk pertimbangan tuan…
13
PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS
• PENANDA PERWAKILAN– Merupakan terjemahan daripada bahasa Inggeris,
iaitu on behalf of.
Contoh:- Bagi pihak rakan-rakan sejawat…
Saya, bagi pihak rakan-rakan dan diri saya sendiri, ingin…
14
PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS
• PENANDA PENDAPAT– Ungkapan yang menggunakan kata pendapat,
hemat, pandangan dan fikiranContoh:- Pada pendapat saya,…
Pada hemat saya,…
Pada fikiran saya,…
Pada pandangan saya,…
15
PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS
• PENANDA SAMBUNGAN– Menunjukkan perkaitan peristiwa dari segi
waktu. (peristiwa terdahulu)
Contoh:- Sebagai lanjutan daripada surat saya…
Berikutan daripada percakapan melalui telefon tempoh hari,…
16
PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS
• PENANDA SIKAP
– SIKAP POSITIF• Sukacita, tidak keberatan, bersetuju, terima
kasih dan lain-lain
– SIKAP NEGATIF• Dukacita dimaklumkan, sangat dikesalkan,
saya keberatan dan lain-lain
17
PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS
• PENANDA ANTISIPASI– Yang menunjukkan antisipasi ialah penggunaan
perkataan didahului dan dahului
Contoh:- Atas kerjasama tuan itu, saya dahului…
Kerjasama tuan didahului dengan ucapan…
18
PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS
• PENANDA PENAMAT– Isyarat berakhirnya surat rasmi itu.
Contoh:- Sekian untuk makluman dan perhatian tuan.
Sekian, terima kasih.
19
PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS
• PENANDA KHIDMAT– Berupa moto atau slogan
Contoh:- “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” “SENTIASA DIHADAPAN” “CINTAILAH BAHASA KITA” “BAHASA JIWA BANGSA”
INTAN, Kampus Wilayah Selatan
INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATIONNATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION
SURAT MENYURAT HENDAKLAH JELAS
ANTARA JABATAN DENGAN JABATAN
ANTARA JABATAN DENGAN ORANG RAMAI
INTAN, Kampus Wilayah Selatan
INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATIONNATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION
BHG 6 : URUSAN SURAT KERJAAAN
PENYEDIAAN
1) Alamat Pengirim
2) Alamat Penerima
3) Nombor Rujukan
INTAN, Kampus Wilayah Selatan
INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATIONNATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION
4) Tarikh Surat
5) Tajuk Surat
6) Pembukaan dan Pengakhiran Surat
7) Penomboran Perenggan, Muka Surat dan Lampiran
23
MENGGUNAKAN KEPALA SURAT
APA YANG PERLU DI KEPALA SURAT?
• N _ M _• _ L A _ _ T• NO : _ _ L _ _ ON• _ _ : F _ K _ _ I _ I
28
NOMBOR FAIL
SEBELAH KANAN SURAT= RUJUKAN KAMI
NO. RUJUKAN PENGIRIM = RUJUKAN TUAN ~ ATAS RUJUKAN KAMI~
30
LAMBANGKERAJAANMALAYSIA
BAHAGIAN PENTADBIRANJABATAN PERDANA MENTERIJALAN DATO ONNKUALA LUMPUR
No. Telefon :No. Faksimili :E-mail :
Ruj. Tuan:Ruj. Kami:Tarikh:
Semua kepala surat bagi kegunaan umum adalahMenggunakan skrip dan lambang yang berwarna‘royal blue’.
( Surat Pekeliling Am Bil. 4 / 1980 )
33
AKHIR SURAT
SUDUT KIRI SEBELAH BAWAH SURAT
SEBELUM TANDATANGAN
NAMA PEGAWAI = HURUF BESAR DI BAWAH T/T
b.p. (bagi pihak)
34
PENOMBORAN PERENGGAN
KECUALI PERENGGAN PERTAMA : BERTURUTAN
MUKA SURAT
MUKA SURAT SETERUSNYA : NOMBOR BERTURUTAN
35
LAMPIRAN
DINOMBORKAN DISEBELAH KANAN (LAMPIRAN A/1) SAMA DENGAN YANG DIRUJUK DALAM SURAT NO. RUJUKAN SURAT : BAHAGIAN ATAS SEBELAH KIRI
36
3 SALINAN
PERTAMA = PENERIMA
KEDUA = FAIL BERKENAAN
KETIGA = FAIL TIMBUL
SALINAN KEPADA : JIKA PERLU
38
SURAT DI ALAMAT KEPADA KETUA JABATAN / SURAT u.p. PEGAWAI
SERAH KEPADA PEGAWAI BERTANGGUNGJAWAB URUS SURAT JABATAN
41
SURAT KELUAR
SALINAN ASAL TARIKH NO. RUJUKAN FAIL ALAMAT YANG BETUL/ TEPAT LAMPIRAN (jika ada) TANDATANGAN
44
JENIS MEMO MEMO ANTARA BAHAGIAN
Lebih bersifat rasmi
MEMO ANTARA UNIT MEMO DALAMAN
Bergantung penggunaannya (rasmi dan tidak rasmi)
Setiap memo boleh di bezakan dengan menggunakan warna yang berlainan.
45
TUJUAN MENULIS MEMO
• Penyampaian makluman dalaman• Pengumuman sesuatu perubahan dasar• Menjelaskan prosedur baru• Permohonan – dalam bahagian• Memberi nasaihat tentang membuat sesuatu
keputusan• Laporan ringkas – status, apa yang berlaku pada
ketika itu.
46
FUNGI/PERANAN SURAT RASMI
Pada umumnya surat rasmi mempunyai tiga fungsi;-
– Sebagai penyampai maklumat bertulis– Menjadi dokumen yang boleh digunakan– Menjadi wakil duta (Duta Individu, Jabatan
atau Negara)
47
CIRI-CIRI PENULISAN MEMO
• TAJUK• DARIPADA• KEPADA • NO. RUJUKAN• TARIKH• SALINAN KEPADA• TIDAK PERLU DI CATATKAN “SAYA YANG
MENURUT PERINTAH”• PERLU DI TANDA TANGANI OLEH PENULIS• CATATKAN GELARAN JWATAN• SISTEM PERNOMBORAN • E-MAL DAN NO TELEFON
48
CIRI-CIRI MEMO
Ditulis secara ringkas. Yang penting hanya isi yang pada
umumnya bertujuan;• Makluman• Permintaan/cadangan• Arahan