Download - Penyusunan SPO,Kebijakan
PENYUSUNAN SPOREKAM MEDIS RUMAH SAKIT
KEBIJAKAN DAN PEDOMAN +STRUKTUR ORGANISASI & URAIAN TUGAS
SPO PROGRAM, PELAPORAN DAN EVALUASI
KEBIJAKAN DAN PEDOMAN +STRUKTUR ORGANISASI & URAIAN TUGAS
SPO PROGRAM, PELAPORAN DAN EVALUASI
Semua dokumen yg harus disiapkanRS untuk memenuhi InstrumenAkreditasi RS. Jenis & macam
dokumen mengacu kepada standardan parameter, definisi operasional
serta cara pembuktian dokumenyang ada di dalam instrumen
akreditasi
Semua dokumen yg harus disiapkanRS untuk memenuhi InstrumenAkreditasi RS. Jenis & macam
dokumen mengacu kepada standardan parameter, definisi operasional
serta cara pembuktian dokumenyang ada di dalam instrumen
akreditasi
VisiVisi –– MisiMisi RSRS
VisiVisi –– Misi & Tujuan RSMisi & Tujuan RS
S1S1 -- KebijakanKebijakan
VisiVisi –– MisiMisi ––Falsafah &Falsafah &Tujuan UnitTujuan Unit
S2S2 -- PedomanPedoman
S2S2 -- StrukturStrukturOrganisasiOrganisasi
S3+S6 PSDMS3+S6 PSDM
Rencana StrategisRencana Strategis
Program Kerja TahunanProgram Kerja Tahunan
Rencana AnggaranRencana Anggaran
S7S7 -- Monitoring dan EvaluasiMonitoring dan Evaluasi
S4S4 –– FasilitasFasilitas
S5S5 -- SPOSPO
Mengacu apa yg diminta di dalam standar ¶mater instrumen akreditasi RSLIHAT * Skor 1-5,
* Definisi operasional (DO),* Cara pembuktian (CP) Dokumen (D)
Menulis yang dikerjakan, mengerjakan ygditulis dan bisa dibuktikan proses kegiatanpelayanan ditulis menjadi SPO, melaksanakankegiatan pelayanan mengacu pada SPO, hasilevaluasi (pembuktian) proses kegiatan pelayanansesuai dengan SPO
Bila di Instrumen ada kata ditetapkan/ ketetapan maka perlu dibuatkan SK Direktur
Mengacu apa yg diminta di dalam standar ¶mater instrumen akreditasi RSLIHAT * Skor 1-5,
* Definisi operasional (DO),* Cara pembuktian (CP) Dokumen (D)
Menulis yang dikerjakan, mengerjakan ygditulis dan bisa dibuktikan proses kegiatanpelayanan ditulis menjadi SPO, melaksanakankegiatan pelayanan mengacu pada SPO, hasilevaluasi (pembuktian) proses kegiatan pelayanansesuai dengan SPO
Bila di Instrumen ada kata ditetapkan/ ketetapan maka perlu dibuatkan SK Direktur
Jenis & macam dokumenakreditasi RS
Kebijakan Pedoman Panduan Prosedur Program Bukti tertulis kegiatan/rekam kegiatan Dokumen pendukung lainnya : mis
ijazah, sertifikat pelatihan, sertifikatperijinan, dll
Kebijakan Pedoman Panduan Prosedur Program Bukti tertulis kegiatan/rekam kegiatan Dokumen pendukung lainnya : mis
ijazah, sertifikat pelatihan, sertifikatperijinan, dll
DOKUMEN PERATURAN Kebijakan,Pedoman/Juklak, Prosedur/SPO/Juknis,manual
DOKUMEN KEGIATAN Program, datapelaksanaan kegiatan, data evaluasi &tindak lanjut kegiatan serta data-2pendukung (sertifikat pelatihan, sertifikatijin-2, dll)
DOKUMEN PERATURAN Kebijakan,Pedoman/Juklak, Prosedur/SPO/Juknis,manual
DOKUMEN KEGIATAN Program, datapelaksanaan kegiatan, data evaluasi &tindak lanjut kegiatan serta data-2pendukung (sertifikat pelatihan, sertifikatijin-2, dll)
Kebijakan RS adalah keputusan DirekturRS/Pimpinan RS pada tataran strategis ataubersifat garis besar yang mengikat pegawai.
Bentuk dokumen SK Direktur RS tentangkebijakan tersebut, sedangkan isi kebijakanmerupakan lampiran dari SK Dir tersebut.
Kebijakan RS adalah keputusan DirekturRS/Pimpinan RS pada tataran strategis ataubersifat garis besar yang mengikat pegawai.
Bentuk dokumen SK Direktur RS tentangkebijakan tersebut, sedangkan isi kebijakanmerupakan lampiran dari SK Dir tersebut.
Judul : Surat Keputusan Direktur RS tentang …. Menimbang : a. ……..
b……, dst Isi : justifikasi atau alasan mengapa SK diperlukan
Mengingat : Isi : peraturan yg mendasari kebijakandikeluarkan, disusun berdasarkan hirarki peraturan (UU, PP,Perpres, SK Menkes, dst)
Memperhatikan : “TIDAK SELALU ADA” ; Isi memperhatikansurat no ….. Tgl….. Atau notulen rapat tgl……
Memutuskan yg ditulis biasanya sesuai dng judul SK Menetapkan bisa berbentuk pasal-pasal, atau pertama,
kedua, dst
Judul : Surat Keputusan Direktur RS tentang …. Menimbang : a. ……..
b……, dst Isi : justifikasi atau alasan mengapa SK diperlukan
Mengingat : Isi : peraturan yg mendasari kebijakandikeluarkan, disusun berdasarkan hirarki peraturan (UU, PP,Perpres, SK Menkes, dst)
Memperhatikan : “TIDAK SELALU ADA” ; Isi memperhatikansurat no ….. Tgl….. Atau notulen rapat tgl……
Memutuskan yg ditulis biasanya sesuai dng judul SK Menetapkan bisa berbentuk pasal-pasal, atau pertama,
kedua, dst
I. SK DIREKTURII. PENDAHULUAN : berisi latarbelakang (mengapa harus
dikeluarkan kebijakan dan apa dampaknya jika tidak adakebijakan).
III. DASAR HUKUM : dasar hukum pelaksanaan kebijakan (UU,Permenkes, Buku Pedoman, dll)
IV. TUJUAN : Tujuan umum & Khusus dikeluarkannya kebijakan.V. INFORMASI UMUM : gambaran umum/klinis.VI. SASARAN : Siapa yang menjadi target? Mengapa?VII. KEBIJAKAN DAN STRATEGI/ LANGKAH-LANGKAH
KEGIATAN : Kebijakan yang harus dikerjakan dan strategiapa yang harus dilakukan.
VIII. PENUTUP
I. SK DIREKTURII. PENDAHULUAN : berisi latarbelakang (mengapa harus
dikeluarkan kebijakan dan apa dampaknya jika tidak adakebijakan).
III. DASAR HUKUM : dasar hukum pelaksanaan kebijakan (UU,Permenkes, Buku Pedoman, dll)
IV. TUJUAN : Tujuan umum & Khusus dikeluarkannya kebijakan.V. INFORMASI UMUM : gambaran umum/klinis.VI. SASARAN : Siapa yang menjadi target? Mengapa?VII. KEBIJAKAN DAN STRATEGI/ LANGKAH-LANGKAH
KEGIATAN : Kebijakan yang harus dikerjakan dan strategiapa yang harus dilakukan.
VIII. PENUTUP
Kesehatan kerjaSemua calon pegawai harusmenjalani pemeriksaan kesehatan
Keselamatan pasien RS Semua tenagakesehatan di RS wajib mencatat KTD danmelaporkan ke KKPRS
RM dalam waktu 2 X 24 jam dokumen RMharus sudah dikembalikan ke kantor RM
MedisPenanggulangan HIV/AIDS di TempatKerja
dll
Kesehatan kerjaSemua calon pegawai harusmenjalani pemeriksaan kesehatan
Keselamatan pasien RS Semua tenagakesehatan di RS wajib mencatat KTD danmelaporkan ke KKPRS
RM dalam waktu 2 X 24 jam dokumen RMharus sudah dikembalikan ke kantor RM
MedisPenanggulangan HIV/AIDS di TempatKerja
dll
Acuan untuk melaksanakan kegiatan secara garisbesar. Agar kegiatan dapat dilaksanakan secararinci maka pedoman perlu dilengkapi dng SPO-SPO
Format baku TIDAK ADA, tetapi harus dilengkapidengan SK Dir RS utk pemberlakuannya
Pedoman di evaluasi setiap 2 - 3 tahun Bila sudah ada pedoman dari Kemenkes, maka
pedoman yang disusun oleh RS harus mengacupedoman dari Kemenkes.
Pedoman disusun oleh unit kerja masing-2/tim
Acuan untuk melaksanakan kegiatan secara garisbesar. Agar kegiatan dapat dilaksanakan secararinci maka pedoman perlu dilengkapi dng SPO-SPO
Format baku TIDAK ADA, tetapi harus dilengkapidengan SK Dir RS utk pemberlakuannya
Pedoman di evaluasi setiap 2 - 3 tahun Bila sudah ada pedoman dari Kemenkes, maka
pedoman yang disusun oleh RS harus mengacupedoman dari Kemenkes.
Pedoman disusun oleh unit kerja masing-2/tim
Contoh sistematika pedoman : SK Dir RS utk pemberlakuan pedoman Kata pengantar dari Tim penyusun/Ka unit kerja Kata Sambutan dari Dir RS Daftar isi Bab I : Pendahuluan : latar belakang, tujuan, sasaran, ruang
lingkup, dasar hukum Bab II : Ketentuan umum : pengertian, pengorganisasian,
kebijakan, dll Bab III : Materi/Isi pedoman Bab IV : Monev Bab V : Penutup Lampiran-2 : Misalnya : SK Tim penyusun, contoh formulir, dll
Contoh sistematika pedoman : SK Dir RS utk pemberlakuan pedoman Kata pengantar dari Tim penyusun/Ka unit kerja Kata Sambutan dari Dir RS Daftar isi Bab I : Pendahuluan : latar belakang, tujuan, sasaran, ruang
lingkup, dasar hukum Bab II : Ketentuan umum : pengertian, pengorganisasian,
kebijakan, dll Bab III : Materi/Isi pedoman Bab IV : Monev Bab V : Penutup Lampiran-2 : Misalnya : SK Tim penyusun, contoh formulir, dll
Pedoman penyelenggaraan RM Pedoman KPRS Pedoman pemeriksaan kesehatan pegawai Pedoman audit medis Pedoman K-3 RS dll
Pedoman penyelenggaraan RM Pedoman KPRS Pedoman pemeriksaan kesehatan pegawai Pedoman audit medis Pedoman K-3 RS dll
SISTEMATIKABUKU PEDOMAN PENYELENGGARAAN RM
S.K dir ttg BPPRM Kata pengantar Daftar isi BAB I : Pendahuluan BAB II : Pemberian
identitas pasien BAB III : Penulisan
nama dan indekspasien
BAB IV :Penyimpanan berkasrekam medis
BAB V : Peminjaman,pengamanan &pemeliharaan R.M
BAB VI : Prosedurpasien di rawat
BAB VII : Pencatatandan pengisian RM
BAB VIII : Sistempelaporan
BAB IX : Sub komiteRM
S.K dir ttg BPPRM Kata pengantar Daftar isi BAB I : Pendahuluan BAB II : Pemberian
identitas pasien BAB III : Penulisan
nama dan indekspasien
BAB IV :Penyimpanan berkasrekam medis
BAB V : Peminjaman,pengamanan &pemeliharaan R.M
BAB VI : Prosedurpasien di rawat
BAB VII : Pencatatandan pengisian RM
BAB VIII : Sistempelaporan
BAB IX : Sub komiteRM
PEDOMAN PENYUSUNANSTANDAR PROSEDUR
OPERASIONAL(SPO)
PEDOMAN PENYUSUNANSTANDAR PROSEDUR
OPERASIONAL(SPO)
ISTILAH YANG BIASA DIGUNAKAN
Standard operating procedure (SOP)1. Standar Prosedur Operasional (SPO) *2. Prosedur tetap (Protap)3. Prosedur kerja4. Prosedur tindakan5. Prosedur penatalaksanaan6. Petunjuk teknis
DALAM STANDAR AKREDITASI BARU RS : SPO
Standard operating procedure (SOP)1. Standar Prosedur Operasional (SPO) *2. Prosedur tetap (Protap)3. Prosedur kerja4. Prosedur tindakan5. Prosedur penatalaksanaan6. Petunjuk teknis
DALAM STANDAR AKREDITASI BARU RS : SPO
KAITAN SPO DALAM SISTEMMANAJEMEN RS
1. LIHAT STRUKTUR ORGANISASI RS2. LIHAT STRUKTUR ORGANISASI BAGIAN3. LIHAT URAIAN TUGAS TIAP BAGIAN4. LIHAT URAIAN TUGAS TIAP PETUGAS5. IDENTIFIKASI KEBUTUHAN SPO BERDASAR
URAIAN TUGAS (DAFTAR INDUK SPO)6. BUAT SPO SESUAI KAIDAH
KAITAN SPO DALAM SISTEMMANAJEMEN RS
1. LIHAT STRUKTUR ORGANISASI RS2. LIHAT STRUKTUR ORGANISASI BAGIAN3. LIHAT URAIAN TUGAS TIAP BAGIAN4. LIHAT URAIAN TUGAS TIAP PETUGAS5. IDENTIFIKASI KEBUTUHAN SPO BERDASAR
URAIAN TUGAS (DAFTAR INDUK SPO)6. BUAT SPO SESUAI KAIDAH
CONTOHURAIAN TUGAS PETUGAS REKAM MEDIS
1. Melakukan pendaftaran pasien2. Merakit Analisis Kelengkapan berkas RM3. Melakukan Pengkodean Penyakit dan Tindakan4. Menyimpan dan pengambilan kembali berkas RM5. Menyalin surat keterangan Medis
CONTOHURAIAN TUGAS PETUGAS REKAM MEDIS
1. Melakukan pendaftaran pasien2. Merakit Analisis Kelengkapan berkas RM3. Melakukan Pengkodean Penyakit dan Tindakan4. Menyimpan dan pengambilan kembali berkas RM5. Menyalin surat keterangan Medis
1. Sesuai dengan lampiran SE dari Direktur PelayananMedik Spesialistik YM. 00.02.2.2.837 tertanggal 1Juni 2013, perihal bentuk SPO………………………
2. Mulai diberlakukan Januari 2014
3. Format ini dapat diberi tambahan (judul) materisesuai dng ketentuan yg berlaku di RS ybs,kebutuhan RS, & atau standar profesi terkait
1. Sesuai dengan lampiran SE dari Direktur PelayananMedik Spesialistik YM. 00.02.2.2.837 tertanggal 1Juni 2013, perihal bentuk SPO………………………
2. Mulai diberlakukan Januari 2014
3. Format ini dapat diberi tambahan (judul) materisesuai dng ketentuan yg berlaku di RS ybs,kebutuhan RS, & atau standar profesi terkait
1. Sesuai dengan lampiran SE dari Direktur PelayananMedik Spesialistik YM. 00.02.2.2.837 tertanggal 1Juni 2013, perihal bentuk SPO………………………
2. Mulai diberlakukan Januari 2014
3. Format ini dapat diberi tambahan (judul) materisesuai dng ketentuan yg berlaku di RS ybs,kebutuhan RS, & atau standar profesi terkait
1. Sesuai dengan lampiran SE dari Direktur PelayananMedik Spesialistik YM. 00.02.2.2.837 tertanggal 1Juni 2013, perihal bentuk SPO………………………
2. Mulai diberlakukan Januari 2014
3. Format ini dapat diberi tambahan (judul) materisesuai dng ketentuan yg berlaku di RS ybs,kebutuhan RS, & atau standar profesi terkait
RUMAH SAKITJUDUL SPO
No Dokumen No. revisi Halaman
SPO/Prosedurtetap/juknis
Tanggal terbit Ditetapkan
DirekturPengertianPengertian
Tujuan
Kebijakan
Prosedur
Unit terkait
RUMAH SAKITJUDUL SPO
No Dokumen No. revisi Halaman
SPO Tanggal terbit Ditetapkan
DirekturPengertianPengertian
Tujuan
Kebijakan
Prosedur
Unit terkait
1. Heading & kotaknya dicetak pada setiaphalaman
2. Kotak RS diberi nama & logo RS
3. Judul SPO : diberi judul/nama SPO sesuai proseskerjanya, misal : Penyimpanan Berkas Rekammedis, Mengkode Penyakit, dsb
1. Heading & kotaknya dicetak pada setiaphalaman
2. Kotak RS diberi nama & logo RS
3. Judul SPO : diberi judul/nama SPO sesuai proseskerjanya, misal : Penyimpanan Berkas Rekammedis, Mengkode Penyakit, dsb
4. No. Dokumen : diisi sesuai dengan ketentuanpenomoran yang berlaku di RS ybs yg dibuatsistematis agar ada keseragaman (dikendalikanauthorized Person RS)
5. No. revisi : diisi dengan status revisi denganmenggunakan angka.Contoh : untuk dokumen baru diberi nomor 00,dokumen revisi pertama diberi angka 01, dst
4. No. Dokumen : diisi sesuai dengan ketentuanpenomoran yang berlaku di RS ybs yg dibuatsistematis agar ada keseragaman (dikendalikanauthorized Person RS)
5. No. revisi : diisi dengan status revisi denganmenggunakan angka.Contoh : untuk dokumen baru diberi nomor 00,dokumen revisi pertama diberi angka 01, dst
6. Halaman : diisi nomor halaman denganmencantumkan juga total halaman utk SPOtsb. Misal SPO dng 5 halaman halamanpertama : 1/5; halaman kedua 2/5,dst
7. Prosedur tetap diberi penamaan sesuaiketentaun (istilah) yang digunakan RS,misalnya SPO, Prosedur tetap, Prosedurpelaksanaan, prosedur kerja,dsb
6. Halaman : diisi nomor halaman denganmencantumkan juga total halaman utk SPOtsb. Misal SPO dng 5 halaman halamanpertama : 1/5; halaman kedua 2/5,dst
7. Prosedur tetap diberi penamaan sesuaiketentaun (istilah) yang digunakan RS,misalnya SPO, Prosedur tetap, Prosedurpelaksanaan, prosedur kerja,dsb
8. Tanggal terbit : diberi tanggal sesuai dengantanggal terbitnya yg harus sesuai dengantanggal diberlakukannya SPO tersebut
9. Ditetapkan Direktur : diberi tanda tanganDirektur dan nama jelas
10. Kotak heading pada halaman berikutnyahanya memuat : kotak nama RS, judul SPO,No dokumen, No revisi & halaman
8. Tanggal terbit : diberi tanggal sesuai dengantanggal terbitnya yg harus sesuai dengantanggal diberlakukannya SPO tersebut
9. Ditetapkan Direktur : diberi tanda tanganDirektur dan nama jelas
10. Kotak heading pada halaman berikutnyahanya memuat : kotak nama RS, judul SPO,No dokumen, No revisi & halaman
RUMAH SAKITJUDUL SPO
No Dokumen No. revisi Halaman
SPO Tanggal terbit Ditetapkan
DirekturPengertianPengertian
Tujuan
Kebijakan
Prosedur
Unit terkait
RUMAH SAKITJUDUL SPO
No Dokumen No. revisi Halaman
Prosedur
Unit terkait
2. MENYUSUN SPO SESUAIDENGAN KAIDAH
1. Sebagai acuan (check list) dalam pelaksanaan kegiatantertentu bagi tenaga adm & ten profesi di RS
2. Untuk menjelaskan alur tugas, wewenang dan tanggungjawab dari petugas yang terkait
3. Untuk menjaga konsistensi dan tingkat penampilankinerja atau kondisi tertentu suatu kegiatan secaraoptimal
4. Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan,duplikasi serta pemborosan dalam proses pelaksanaankegiatan
1. Sebagai acuan (check list) dalam pelaksanaan kegiatantertentu bagi tenaga adm & ten profesi di RS
2. Untuk menjelaskan alur tugas, wewenang dan tanggungjawab dari petugas yang terkait
3. Untuk menjaga konsistensi dan tingkat penampilankinerja atau kondisi tertentu suatu kegiatan secaraoptimal
4. Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan,duplikasi serta pemborosan dalam proses pelaksanaankegiatan
TUJUAN PENYUSUNAN SPOTUJUAN PENYUSUNAN SPO
1. Sebagai acuan (check list) dalam pelaksanaan kegiatantertentu bagi tenaga adm & ten profesi di RS
2. Untuk menjelaskan alur tugas, wewenang dan tanggungjawab dari petugas yang terkait
3. Untuk menjaga konsistensi dan tingkat penampilankinerja atau kondisi tertentu suatu kegiatan secaraoptimal
4. Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan,duplikasi serta pemborosan dalam proses pelaksanaankegiatan
1. Sebagai acuan (check list) dalam pelaksanaan kegiatantertentu bagi tenaga adm & ten profesi di RS
2. Untuk menjelaskan alur tugas, wewenang dan tanggungjawab dari petugas yang terkait
3. Untuk menjaga konsistensi dan tingkat penampilankinerja atau kondisi tertentu suatu kegiatan secaraoptimal
4. Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan,duplikasi serta pemborosan dalam proses pelaksanaankegiatan
5. Untuk lebih menjamin penggunaan tenaga dansumber daya secara efisien dan efektif
6. Sebagai dokumen yg akan menjelaskan & menilaipelaksanaan proses kerja bila terjadi suatu kesalahanatau dugaan malpraktek dan kesalahan administratiflainnya, sehingga sifatnya melindung RS atau petugas
7. Merupakan parameter utk menilai mutu pelayanan5. Sebagai dokumen yg digunakan utk pelatihan atau
orientasi pegawai
5. Untuk lebih menjamin penggunaan tenaga dansumber daya secara efisien dan efektif
6. Sebagai dokumen yg akan menjelaskan & menilaipelaksanaan proses kerja bila terjadi suatu kesalahanatau dugaan malpraktek dan kesalahan administratiflainnya, sehingga sifatnya melindung RS atau petugas
7. Merupakan parameter utk menilai mutu pelayanan5. Sebagai dokumen yg digunakan utk pelatihan atau
orientasi pegawai
TUJUAN PENYUSUNAN SPOTUJUAN PENYUSUNAN SPO
5. Untuk lebih menjamin penggunaan tenaga dansumber daya secara efisien dan efektif
6. Sebagai dokumen yg akan menjelaskan & menilaipelaksanaan proses kerja bila terjadi suatu kesalahanatau dugaan malpraktek dan kesalahan administratiflainnya, sehingga sifatnya melindung RS atau petugas
7. Merupakan parameter utk menilai mutu pelayanan5. Sebagai dokumen yg digunakan utk pelatihan atau
orientasi pegawai
5. Untuk lebih menjamin penggunaan tenaga dansumber daya secara efisien dan efektif
6. Sebagai dokumen yg akan menjelaskan & menilaipelaksanaan proses kerja bila terjadi suatu kesalahanatau dugaan malpraktek dan kesalahan administratiflainnya, sehingga sifatnya melindung RS atau petugas
7. Merupakan parameter utk menilai mutu pelayanan5. Sebagai dokumen yg digunakan utk pelatihan atau
orientasi pegawai
ISI SPOISI SPOISI SPOISI SPO
1. Pengertian :
1. Berisi penjelasan atau definisi tentang istilah ygmungkin sulit dipahami atau menyebabkan salahpengertian
2. Pengertian menjelaskan tentang apa, oleh siapa,kepada siapa, kapan, dimana.
3. Contoh: “Menyimpan Berkas rekam medis”adalah kegiatan menyimpan berkas rekam medisdengan terminal digit filing yang dilakukan olehperekam medis di ruang penyimpanan aktifsehari 2 kali.
1. Pengertian :
1. Berisi penjelasan atau definisi tentang istilah ygmungkin sulit dipahami atau menyebabkan salahpengertian
2. Pengertian menjelaskan tentang apa, oleh siapa,kepada siapa, kapan, dimana.
3. Contoh: “Menyimpan Berkas rekam medis”adalah kegiatan menyimpan berkas rekam medisdengan terminal digit filing yang dilakukan olehperekam medis di ruang penyimpanan aktifsehari 2 kali.
2. Tujuan :
a. Berisi tujuan dilaksanakannya SPO secara spesifik.Kata kunci : “Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk…..”
b. Menjadi acuan bagi siapa? agar apa, atau mencegahapa?
c. Contoh: Tujuan SPO Menyimpan berkas RM1. Menjadi acuan bagi setiap tenaga penyimpanan
rekam medis dalam melakukan penyimpananberkas dengan benar.
2. Menghindari terjadinya salah letak/Misfiled.
2. Tujuan :
a. Berisi tujuan dilaksanakannya SPO secara spesifik.Kata kunci : “Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk…..”
b. Menjadi acuan bagi siapa? agar apa, atau mencegahapa?
c. Contoh: Tujuan SPO Menyimpan berkas RM1. Menjadi acuan bagi setiap tenaga penyimpanan
rekam medis dalam melakukan penyimpananberkas dengan benar.
2. Menghindari terjadinya salah letak/Misfiled.
3. Kebijakan :a. Berisi kebijakan yang menjadi dasar & garis besar
dibuatnya SPO tsb.b. Dapat berisi (terkait dengan) beberapa kebijakan yang
mendasari SPO tsb.c. Dapat juga terjadi satu kebijakan menjadi dasar beberapa
SPO, sehingga tercantum dalam beberapa SPO yang“dipayungi”
d. Contoh: SPO ini mengacu pada kebijakan manajemenno.... Tahun.... Dan Pedoman.....
e. Bila belum ada kebijakan yang memayungi tulis kebijakantersebut.
f. Contoh: Kebijakan penyimpanan berkas rekam medis:semua berkas rekam medis yang disimpan harus dalamkeadaan lengkap.
3. Kebijakan :a. Berisi kebijakan yang menjadi dasar & garis besar
dibuatnya SPO tsb.b. Dapat berisi (terkait dengan) beberapa kebijakan yang
mendasari SPO tsb.c. Dapat juga terjadi satu kebijakan menjadi dasar beberapa
SPO, sehingga tercantum dalam beberapa SPO yang“dipayungi”
d. Contoh: SPO ini mengacu pada kebijakan manajemenno.... Tahun.... Dan Pedoman.....
e. Bila belum ada kebijakan yang memayungi tulis kebijakantersebut.
f. Contoh: Kebijakan penyimpanan berkas rekam medis:semua berkas rekam medis yang disimpan harus dalamkeadaan lengkap.
4. Prosedur:
a. Bagian ini merupakan bagian utama yangmenguraikan langkah-2 proses kerja dan petugasyang berwenang.
b. Didalamnya dapat dicantumkan alat/formulir/fasilitas yang digunakan, waktu, frekuensi dalamproses kerja yang digunakan.
c. Bila memungkinkan, diuraikan secara lengkapunsur-2 yang menyangkut : SIAPA, DIMANA,KAPAN & BAGAIMANA (Who, what, where, when,how)
4. Prosedur:
a. Bagian ini merupakan bagian utama yangmenguraikan langkah-2 proses kerja dan petugasyang berwenang.
b. Didalamnya dapat dicantumkan alat/formulir/fasilitas yang digunakan, waktu, frekuensi dalamproses kerja yang digunakan.
c. Bila memungkinkan, diuraikan secara lengkapunsur-2 yang menyangkut : SIAPA, DIMANA,KAPAN & BAGAIMANA (Who, what, where, when,how)
5. Unit terkait:
1. Berisi nama unit yang ikut terlibat dalam prosespelaksanaan prosedur tersebut. Bila hanya 1 yangterlibat tuliskan nama unit pelaksana tersebut.
2. Contoh: unit terkait protap identifikasi pasienadalah: petugas RJ, RI, IGD, OK
5. Unit terkait:
1. Berisi nama unit yang ikut terlibat dalam prosespelaksanaan prosedur tersebut. Bila hanya 1 yangterlibat tuliskan nama unit pelaksana tersebut.
2. Contoh: unit terkait protap identifikasi pasienadalah: petugas RJ, RI, IGD, OK
TATA CARA PENGELOLAAN SPO
RS menetapkan siapa yang mengelola SPO Pengelola SPO harus mempunyai arsip
seluruh SPO rumah sakit Pengelola SPO agar membuat tata cara
penyusunan, penomoran,distribusi,penarikan, penyimpanan,evaluasidan revisi SPO.
TATA CARA PENGELOLAAN SPO
RS menetapkan siapa yang mengelola SPO Pengelola SPO harus mempunyai arsip
seluruh SPO rumah sakit Pengelola SPO agar membuat tata cara
penyusunan, penomoran,distribusi,penarikan, penyimpanan,evaluasidan revisi SPO.
SYARAT PENYUSUNAN SPO
• Identifikasi kebutuhan• SPO harus ditulis oleh mereka yang melaukan
pekerjaan. Tim/panitia SPO hanya melakukankoreksi.
• Dalam SPO harus dapat dikenali dengan jelas siapamelakukan apa,dimana,kapan dan mengapa.
• SPO jangan menggunakan kalimat majemuk• SPO harus menggunakan kalimat perintah/instruksi
dalam bahasa pemakai
SYARAT PENYUSUNAN SPO
• Identifikasi kebutuhan• SPO harus ditulis oleh mereka yang melaukan
pekerjaan. Tim/panitia SPO hanya melakukankoreksi.
• Dalam SPO harus dapat dikenali dengan jelas siapamelakukan apa,dimana,kapan dan mengapa.
• SPO jangan menggunakan kalimat majemuk• SPO harus menggunakan kalimat perintah/instruksi
dalam bahasa pemakai
PENOMORAN SPOPENOMORAN SPO
• Semua SPO harus diberi nomor• Pemberian nomor berdasarkan TATA NASKAH
RS’.• Kode yang digunakan:
- Kode Unit Kerja- Kode SPO- Nomor Urut SPO
• Contoh: RS”BM”/SPO/02/004
PENOMORAN SPOPENOMORAN SPO
• Semua SPO harus diberi nomor• Pemberian nomor berdasarkan TATA NASKAH
RS’.• Kode yang digunakan:
- Kode Unit Kerja- Kode SPO- Nomor Urut SPO
• Contoh: RS”BM”/SPO/02/004
PENYIMPANAN SPO
• SPO asli disimpan di sekretariat Akreditasi atausekretariat RS sesuai kebijakan RS
• SPO foto copy disimpan di masing-masing unit kerja• SPO di unit kerja harus diletakkan di tempat yang
mudah dilihat,diambil dan dibaca oleh pelaksana• Bagi RS yang sudah menggunakan e-file,maka
penyimpanan SPO:- Setiap SPO harus diprint-out dan disimpan sebagaiSPO asli- SPO di unit kerja tidak perlu hard copy, bisa diintranet RS…kecuali di Gawat Darurat.
PENYIMPANAN SPO
• SPO asli disimpan di sekretariat Akreditasi atausekretariat RS sesuai kebijakan RS
• SPO foto copy disimpan di masing-masing unit kerja• SPO di unit kerja harus diletakkan di tempat yang
mudah dilihat,diambil dan dibaca oleh pelaksana• Bagi RS yang sudah menggunakan e-file,maka
penyimpanan SPO:- Setiap SPO harus diprint-out dan disimpan sebagaiSPO asli- SPO di unit kerja tidak perlu hard copy, bisa diintranet RS…kecuali di Gawat Darurat.
42