LAPORAN PENELITIAN
Perancangan Sistem Informasi Perpustakaan
Pada Kondisi Tertentu
Oleh
Drs. Rusdy Agustaf, M.Kom
Dosen Teknik Informatika FT UJB
NPP : 187070037
LEMBAGA PENGEMBANGAN PENELITIAN DAN PENGABDIAN
KEPADA MASYARAKAT UNIVERSITAS JANABADRA
YOGYAKARTA
2015
iii
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL
HALAMAN PENGESAHAAN .................................................................................. i
KATA PENGANTAR ................................................................................................. ii
DAFTAR ISI ................................................................................................................ iii
DAFTAR GAMBAR .................................................................................................... v
DAFTAR TABEL ...................................................................................................... vi
INTISARI ..................................................................................................................... vii
BAB 1 PENDAHULUAN .......................................................................................... 1
1.1 Tinjaun Umum ...................................................................................................... 1
1.2 Latar Belakang ........................................................................................................ 2
1.3 Rumusan Masalah .................................................................................................. 3
1.4 Batasan Penelitian .................................................................................................. 3
1.5 Tujuan Penelitian .................................................................................................. 5
1.6 Manfaat Penelitian ................................................................................................ 5
1.7 Metode Penetian .................................................................................................... 6
1.8 Sistematika Penulisan ............................................................................................ 6
BAB 2 GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN DAN LANDASAN TEORI .... 8
2.1 Gambaran Umum UPT Perpustakaan Pusat UJB ................................................. 8
2.2 Job Diskripsi Pegawai UPT Perpustakaan Pusat UJB ......................................... 11
2.3 Jumlah Anggota, Buku dan Peminjaman pada UPT Perpustakaan Pusat ............. 15
2.4 Kejadian atau Kebutuhan pada Buku Perpustakaan .............................................. 17
2.5 Tinjaun Pustaka ..................................................................................................... 18
iviv
BAB 3 PERANCANGAN SISTEM .......................................................................... 20
3.1 Bagan Organisasi .................................................................................................. 20
3.2 Kejadian atau Kebutuhan Pada Buku Perpustakaan .............................................. 21
3.3 Diagram Arus Data ................................................................................................ 24
3.4 Model Data ............................................................................................................ 26
3.5 Pengisian Data Contoh ......................................................................................... 28
3.6 Perancangan Basis Data ........................................................................................ 30
3.7 Perancangan Form Masukan atau Input ............................................................... 34
BAB 4 IMPLEMENTASI SISTEM ....................................................................... 37
4.1 Tampilan Menu Utama ......................................................................................... 37
4.2 Layar Masukan Data ............................................................................................. 37
4.3 Layar Keluaran Data ............................................................................................ 39
BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN ................................................................... 40
5.1 Kesimpulan .......................................................................................................... 40
5.2 Saran ...................................................................................................................... 41
DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................... 42
vv
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Struktur Organisasi UPT Perpustakaan Pusat UJB ................................. 9
Gambar 2.2 Foto Kampus Badran Pingit .................................................................... 9
Gambar 2.3 Foto UPT Perpustakaan Pusat UJB .......................................................... 9
Gambar 2.4 Penulis dan Kepala UPT Perpustakaan Pusat UJB ................................ 10
Gambar 2.5 Penempatan Buku- Buku Fak.Teknik & Fak. Ekonomi ......................... 10
Gambar 2.6 Penempatan Buku- Buku Fak. Hukum & Fak. Pertanian ...................... 10
Gambar 2.7 Ruang Referensi dan Pelayanan Internet ............................................... 11
Gambar 2.8 Ruang Diskusi dan Ruang Baca ............................................................. 11
Gambar 3.1 Sistem Organisasi Perpustakaan Pada Kondisi Tertentu ........................ 21
Gambar 3.2 DFD Level 0 ......................................................................................... 22
Gambar 3.3 DFD Level 1 ......................................................................................... 25
Gambar 3.4 DFD Level 2 ......................................................................................... 25
Gambar 3.5 DFD Level 3 ......................................................................................... 26
Gambar 3.6 MDL 1 ................................................................................................... 30
Gambar 3.7 MDL 2 ................................................................................................... 31
Gambar 3.8 MDL 3 ................................................................................................... 31
Gambar 3.9 MDL 4 ................................................................................................... 32
vivi
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Jumlah Anggota Perpustakaan Pusat ......................................................... 15
Tabel 2.2 Jumlah Buku Berdasarkan Judul ............................................................... 16
Tabel 2.3 Jumlah Buku Berdasarkan Eksemplar ....................................................... 16
Tabel 2.4 Jumlah Peminjaman Ruang Sirkulasi ........................................................ 16
Tabel 2.5 Jumlah Peminjaman Ruang Referensi ....................................................... 16
Tabel 3.1 Entity Model Data ..................................................................................... 27
Tabel 3.2 MDL 5 ....................................................................................................... 32
Tabel 3.3 MDL 7 ....................................................................................................... 34
Tabel 3.4 Pembelian Buku ........................................................................................ 35
Tabel 3.5 Pendaftaran Anggota Peminjaman Buku Baru .......................................... 36
Tabel 3.6 Penambahan Stock Buku .......................................................................... 36
Tabel 3.7 Keanggotaan Kebutuhan ........................................................................... 36
viivii
INTISARI
Perancangan Sistem Informasi Perpustakaan Pada Kondisi Tertentu merupakan suatu
perancangan yang bertujuan untuk meningkatkan pelayanan yang ada pada perpustakaan dan
sangat dibutuhkan / diperlukan oleh Pengelola atau Anggota Perpustakaan untuk mengetahui,
mengecek atau dapat memperoleh apa saja yang diinginkan atau yang dapat diakses pada unit
pelaksana perpustakaan pada kondisi tertentu.
Pengelola Perpustakaan dapat mengecek atau mengontrol banyak paket buku (meliputi
bukubuku, diktatdiktat, majalahmajalah, jurnaljurnal, kliping dan sebagainya), juga untuk
melihat jumlah anggota, banyak peminjaman buku, masa/lama peminjaman buku, penambahan
buku baru, penarikkan/ penghapusan bukubuku lama, selanjutnya paket buku yang disebut
diatas dikatakan buku saja. Pengelola Perpustakaan terdiri dari : Pembina, Kepala, Sekretaris dan
Staf administrasi perpustakaan.
Anggota Perpustakaan dapat mencari atau melihat pengarang, penerbit, tahun terbit, judul
dari bukubuku, diktatdiktat, majalahmajalah, jurnaljurnal, kliping dan sebagainya yang ada
pada perpustakaan, juga dapat mengusulkan penambahan judul atau jumlah buku-buku yang ada
di perpustakaan.
Anggota Perpustakaan dapat terdiri dari : Dosendosen, Staf Pengajar (asisten, tenaga ahli
dan lainnya), Mahasiswa biasa atau luar biasa, para cendikiawan/ masyarakat yang sudah
memenuhi syarat yang telah ditentukan dan sebagainya.
Diharapkan melalui sistem informasi perpustakaan baik pengelola perpustakaan (kepala
perpustakaan, para staf yang melayani perpustakaan) dan para anggota perpustakaan
memperoleh suatu sistem pelayanan yang ada pada perpustakaan sehingga terjadi efisiensi baik
waktu, tenaga, pikiran dan pembiayaan.
Kata kunci: Perancangan, pengelola perpustakaan, fasilitas yang ada, anggota perpustakaan.
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Tinjauan Umum
Perpustakaan merupakan sebagai tempat peletakan buku-buku referensi dan karya
ilmiah lainnya, yang secara sengaja diatur pada rak-rak buku atau tempat-tempat yang
sudah di-sediakan dalam rangka memberikan fasilitas bagi para Dosen / para Tenaga
Ahli / para Mahasiswa dan lainnya, yang membutuhkan bahan-bahan referensi untuk
mendalami suatu karya ilmiah dari para pakar yang telah menulis karya ilmiah pada
periode sebelumnya dan kemudian mereka kembangkan untuk karya-karya ilmiah yang
lebih baik lagi bagi masa mendatang.
Sistem Informasi Perpustakaan pada kondisi tertentu merupakan suatu bentuk
pelayanan dari rangkaian kebutuhan yang diperlukan oleh Pengelola atau Anggota
Perpustakaan untuk mengecek, meneliti atau memperoleh apa saja yang diinginkan pada
unit pelaksana perpustakaan. Pengelola Perpustakaan dapat mengecek atau mengontrol
banyak paket buku (meliputi bukubuku, diktatdiktat, majalahmajalah, jurnaljurnal,
kliping dan sebagainya), juga untuk melihat jumlah anggota, banyak peminjaman buku,
masa/lama peminjaman buku, penambahan buku baru, banyak penarikkan/ penghapusan
bukubuku lama, selanjutnya paket buku yang disebut diatas dikatakan buku saja.
Pengelola Perpustakaan terdiri dari : Pembina, Kepala, Sekretaris, manager
lapangan dan Staf administrasi perpustakaan. Anggota Perpustakaan sesuai kebutuhan
dapat mencari atau me-ngecek pengarang, penerbit, tahun terbit, judul dari bukubuku,
diktatdiktat, majalahmajalah, jurnaljurnal, kliping dan lain sebagainya yang ada pada
perpustakaan, dan juga dapat mengusulkan penambahan judul atau jumlah buku-buku
yang ada di perpustakaan.
Pengelola perpustakaan (kepala perpustakaan, manager lapangan, para staf yang
melayani perpustakaan) dan anggota perpustakaan (para dosen, tenaga ahli, mahasiswa,
staf pengajar/ asisten dan lainnya), diharapkan melalui perancangan sistem informasi
perpustakaan pada kondisi tertentu, sehingga para anggota perpustakaan memperoleh
2
suatu sistem pelayanan yang ada pada perpustakaan menjadi lebih baik, sehingga terjadi
efisiensi baik waktu, tenaga, pikiran dan pembiayaan.
1.2 Latar Belakang Masalah
Sebagai pihak pengelola atau pihak pengguna jasa perpustakaan biasanya sering
kali timbul kendala didalam menyelesaikan urusan perpustakaan, bisa terjadi apa yang
diinginkan pihak pengguna tidak bisa terpenuhi karena sistem informasi perpustakaan
belum terbentuk terutama pada kondisi tertentu sehingga pihak pengguna mengalami
kecewa terhadap pihak pengelola, karena apa yang diiinginkan pihak pengguna tidak
bisa dipenuhi oleh pihak pengelola. Agar kekecewaan pengguna tidak terjadi maka
untuk itu pihak pengelola perlu merancang suatu sistem teknologi informasi pada
kondisi tertentu untuk mengatasi hal-hal diatas dengan mempergunakan teknologi
komputer, sehingga masalah masalah yang cukup rumit pada perpustakaan dapat
diselesaikan secara baik, maka dengan sistem informasi perpustakaan itu dapat
memberikan informasi yang cukup akurat, cepat, tepat dan mudah, dan akan menghemat
waktu pengguna dan pekerjaan pengelola perpustakaan. Perancangan sistem informasi
perpustakaan pada kondisi tertentu dibuat karena disesuaikan kondisi yang ditinjau :
1. Sebagai pengelola berharap mengetahui apa yang perlu secara cepat didapat :
a. Berapa banyak jumlah buku secara menyeluruh ?
b. Berapa banyak jumlah anggota perpustakaan ?
c. Berapa banyak jumlah judul buku beserta eksemplar yang ada ?
d. Berapa banyak jumlah, serta judul buku baru yang tersedia (dengan batasan buku
diatas tahun 2010) ?
e. Berapa banyak jumlah buku yang dipinjamkan ?
f. Berapa banyak jumlah buku yang akan dibeli ( buku baru / buku lama ) ?
g. Berapa banyak jumlah buku yang dikembalikan tepat waktu, dan juga berapa
banyak buku yang belum dikembalikan ?
h. Berapa banyak denda yang diterima dari keterlambatan pengembalian buku ?
3
2. Sebagai anggota berharap ingin mengetahui secara cepat :
a. Informasi mengenai judul buku.
b. Informasi mengenai penulis buku.
c. Informasi mengenai nama penerbit buku dan tahun terbit.
d. Informasi mengenai bukubuku yang sejenis / seragam
1.3 Rumusan Masalah
Berdasarkan tinjauan umum dan latar belakang masalah yang telah diuraikan
diatas, maka penulis dapat mengambil rumusan masalah sebagai berikut :
1. Bagaimana merancang perangkat lunak suatu sistem perpustakaan sehingga pihak
pengelola mudah untuk melayani pengguna / anggota perpustakaan, dan pengguna
dapat memanfaatkan jasa dari perpustakaan yang ada pada kondisi tertentu ?
2. Bagaimana memanfaatkan teknologi komputer untuk merancang sistem informasi
perpustakaan pada kondisi tertentu ?
3. Bagaimana menggunakan software yang ada untuk kepentingan kelangsungan
pemanfaatan perpustakaan yang disediakan ?
1.4 Batasan Masalah
Sistem Informasi Perpustakaan yang akan dirancang berikut, mempunyai batasan-
batasan di dalam memberikan informasi mengenai perpustakaan. Permasalahan yang ada
terbatas sebagai berikut :
1. Data Anggota :
a. Calon anggota mengisi formulir pendaftaran
b. Memperoleh kartu anggota
c. Kode anggota
d. Nama anggota
e. Alamat anggota
f. Masa berlaku
4
g. Perpanjangan masa keanggotaan
h. Penghapusan keanggotaan
2. Informasi Buku :
a. Kode buku dan jumlahnya
b. Judul buku dan jumlahnya
c. Penulis / pengarang buku
d. Nama penerbit
e. Tahun terbitan
f. Koreksi data buku
g. Pencatatan buku baru
h. Penghapusan buku lama
3. Data Peminjaman
a. Kartu peminjaman
b. Tanggal peminjaman
c. Tanggal pengembalian
d. Buku yang bias / tidak bisa dipinjam
e. Frekuensi peminjaman
f. Denda keterlambatan
g. Penghapusan kartu peminjaman
4. Pendataan Usulan :
a. Judul buku yang diusulkan
b. Judul buku yang diperbanyak
c. Buku yang dibeli
d. Buku dari hasil sumbangan
e. Buku rusak yang diperbaiki
f. Penghapusan judul buku
5
1.5 Tujuan Penelitian
Tujuan yang akan diharapkan pada penelitian perancangan sistem informasi
perpustakaan pada kondisi tertentu ini, agar dapat memaparkan hal-hal berikut :
1. Pelayanan maksimal kepada para dosen/ tenaga ahli/ mahasiswa/pengguna/pelanggan
agar mereka mendapat menggunakan jasa perpustakaan dengan baik pada kondisi
tertentu yang mereka perlukan.
2. Pihak Universitas/ Fakultas berusaha agar para dosen/ tenaga ahli/ mahasiswa/
pengguna/ pelanggan dapat menggunakan perpustakaan untuk menambah wawasan
ilmu yang mereka punyai, sehingga ilmu pengetahuan semakin bisa dikembangkan.
1.6 Manfaat Penelitian
Manfaat yang diperoleh dari penelitian perancangan sistem informasi perpustakaan
pada kondisi tertentu ini, diharapkan dapat memberikan kontribusi bagi :
1. Universitas/ Fakultas sehingga para dosen/ tenaga ahli/ mahasiswa/ pengguna /
pelanggan bertambah banyak menggunakan fasilitas yang ada dan yang tersedia
diperpustakaan, baik dari judul materi, banyak jumlah buku yang tersedia per topik
dan juga ruang baca yang memadai untuk menggali dan mengembangkan ilmu.
2. Diharapkan pada penelitian ini para dosen / tenaga ahli/ mahasiswa/ pengguna/
pelanggan dapat menambah ilmu diruang perpustakaan, memakai fasilitas yang ada
dan tersedia, baik dari sisi banyak topik buku yang tersedia, jumlah buku per topik,
penambahan topik buku baru yang mengikuti perkembangan jaman diharapkan
tersedia diruang perpustakaan, sehingga pengembangan ilmu dapat segera terwujud.
3. Pelayanan bagi para dosen/ tenaga ahli/ mahasiswa/ pengguna / pelanggan diruang
perpustakaan semakin terlayani, pengunjung anggota perpustakaan semakin banyak,
tempat untuk ruang baca semakin disenangi, keberadaan perpustakaan diminati.
6
1.7 Metode Penelitian
Pada penelitian perancangan sistem informasi pada kondisi tertentu ini, penulis
melakukan cara dengan menggunakan metode sebagai berikut :
1. Literatur yaitu sumber-sumber Informasi atau teori-teori yang berkaitan / diperlukan
pada penelitian diambil dari pustaka/ literatur, datasheet, penelusuran melalui
internet, dan sumber lainnya yang dapat di pertanggung jawabkan.
2. Penelitian yang dilakukan dengan melakukan datang ke-lokasi tata usaha
perpustakaan pusat, diadakan ceking dilokasi, dengan cara diskusi, wawancara atau
mengajukan pertanyaan yang diperlukan kepada pimpinan, para staf perpustakaan.
3. Melihat buku-buku yang tersedia, sistem dan fasilitas yang sudah tersedia bagi
pengunjung perpustakaan, serta meneliti ruang-ruang peletakan buku, ruang baca
serta fasilitas yang tersedia diruang perpustakaan.
1.8 Sistematika Penulisan
Agar memudahkan didalam memahami sistematika laporan penelitian perancangan
sistem informasi perpustakaan pada kondisi tertentu ini, maka penulis menuliskan
pembahasan ke dalam sistematika penulisan. Penjelasan Bab-bab sebagai berikut :
BAB I : PENDAHULUAN
Berisi tentang tinjauan umum, latar belakang masalah, rumusan
masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian,
metode penelitian dan sistematika penulisan.
BAB II : GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN & LANDASAN TEORI
Berisi tentang visi-misi dan foto-foto berikut,gambaran umum
upt perpustakaan pusat Universitas Janabadra, job diskripsi
pegawai, jumlah anggota, buku dan peminjaman, kejadian dan
kebutuhan buku di perpustakaan dan tinjauan pustaka.
7
BAB III : PERANCANGAN SISTEM
Berisi tentang bagan organisasi, kejadian dan kebutuhan buku,
diagram arus data, model data, pengisian data contoh,
perancangan basis data dan perancangan form masukan.
BAB IV : IMPLEMENTASI SISTEM
Berisi tentang tampilan menu utama, layar masukan data dan
layar keluaran data
BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN
Berisi tentang kesimpulan dan saran.
LAMPIRAN
DAFTAR PUSTAKA
8
BAB 2
GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN
DAN LANDASAN TEORI
2.1 Gambaran Umum UPT Perpustakaan Pusat Universitas Janabadra
Penelitian untuk mengerjakan perancangan sistem informasi perpustakaan pada
kondisi tertentu dilakukan terbatas pada UPT Perpustakaan Pusat Universitas Janabadra
yang telah menggunakan Program Perpustakaan “Senayan”, penulis merancang sistem
informasi perpustakaan pada kondisi tertentu dengan berpedoman dan pengamatan pada
literatur yang ada serta mencoba meng-kreasikan serta menyesuaikan dengan kebutuhan
yang mungkin timbul pada perpustakaan secara umum dan khususnya upt perpustakaan
pusat Universitas Janabadra, sehingga diperoleh bahan untuk meng-evaluasi proram
perpustakaan “Senayan” itu, sekilas gambaran umum yang ada pada perpustakaan pusat
Universitas Janabadra, disajikan sebagai berikut :
1. Visi dan Misi
Visi : Menjadikan pusat layanan sumber ilmu pengetahuan dan pembelajaran serta
penelitian berbasis teknologi informasi.
Misi :
a. Menyediakan informasi ilmiah untuk mendukung proses pembelajaran, penelitian
dan pengabdian kepada masyarakat.
b. Menyediakan akses sumber informasi.
c. Meningkatkan kerjasama baik internal maupun eksternal.
2. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi UPT Perpustakaan Pusat Univ. Janabadra sebagai berikut :
a. Kepala Perpustakaan : Siti Sumarmi
b. Kepala Unit : Rien Nugroho
c. Bagian Pengolahan dan Sistem Informasi : Aulia Rahayu
d. Bagian Sirkulasi : W. Vita P.
e. Bagian Referensi : Puspa W.
f. Bagian e-journal & internet : Era Bugiono
g. Bagian Keuangan & Kepegawaian : Daryanti
Struktur Organisasi UPT Perpustakaan Pusat Univ. Janabadra seperti gambar 2.1
9
Gambar 2.1 Struktur Organisasi UPT Perpustakaan Pusat Univ. Janabadra
3. Foto Kampus Universitas Janabadra Pingit Yogyakarta
Gambar 2.2 Foto Kampus Badran Pingit
4. Foto UPT Perpustakaan Pusat Universitas Janabadra Pingit Yogyakarta
Bagian
e-Journal &
Internet
Bagian
Sirkulasi
Bagian
Pengolahan
& SI
Kepala
Perpustakaan
Bag. Umum
Keuangan &
Kepegawaian
Bagian
Referensi
Kepala
Unit
Gambar 2.3 Foto UPT Perpustaan Pusat UJB
10
5. Foto Penulis dan Kepala UPT Perpustakaan Pusat Universitas Janabadra
Penulis lagi meneliti dan diskusi mengenai peri hal yang ada di upt perpustakaan pusat.
Gambar 2.4 Penulis dan Kepala UPT Perpustakaan Pusat UJB
6. Foto Ruang Sirkulasi UPT Perpustakaan Pusat Universitas Janabadra
Gambar 2.5 Penempatan Buku-Buku Fak. Teknik & Buku-Buku Fak. Ekonomi
Gambar 2.6 Penempatan Buku-Buku Fak. Hukum & Buku-Buku Fak. Pertanian
11
7. Foto Ruang Referensi UPT Perpustakaan Pusat Universitas Janabadra
Gambar 2.7 Ruang Referensi dan Pelayanan Internet
Gambar 2.8 Ruang Diskusi dan Ruang Baca
2.2 Job Diskripsi Pegawai UPT Perpustakaan Pusat Universitas Janabadra
Job Diskripsi Pegawai UPT Perpustakaan Pusat Universitas Janabadra telah dirinci
oleh Kepala UPT Perpustakaan Universitas Janabadra sebagai berikut :
1. Nama : Aulia Rahayu, SIP
NPP : 112090480
Bagian : Pengolahan, Pendataan dan Sistem Informasi
Tugas A :
Pendataaan dan Pengolahan
a. Melakukan inventarisasi koleksi Perpustakaan.
b. Melakukan pengolahan koleksi buku-buku Perpustakaan.
12
c. Melakukan pendataan/entri data dan pembuatan barcode.
d. Pendataan koleksi yang dipinjam dosen dan Mahasiswa
e. Pembuatan surat keterangan bebas pustaka.
f. Tim pengadaan bahan pustaka.
g. Mengurusi Bebas Pustaka untuk menerima Buku Skripsi (Hard Copy) dan CD
dalam bentuk PDF (Soft Copy).
h. Menghadiri Undangan Seminar, Pertemuan JLA, Pelatihan dan lain lain yang
berhubungan dengan Perpustakaan.
i. Melakukan pembukuan keuangan berupa denda keterlambatan pengembalian buku,
pendaftaran anggota perpustakaan, bebas pustaka.
j. Bekerjasama dalam pekerjaan yang bersifat segera.
Tugas B :
Bagian Sistem Informasi
a. Mengurusi Sistem Informasi Automasi Perpustakaan.
b. Mengurusi jurnal GARUDA
2. Nama : Puspa Widiyanti
NPP : 189070085
Bagian : Pelayanan Refrensi dan Keuangan
Tugas A :
Pelayanan Referensi
a. Membantu pemustaka dalam menggunakan koleksi referensi, Majalah, Jurnal
dan Grey Literatur.
b. Menjawab pertanyaan pemustaka tentang seputar koleksi Referensi.
c. Merangsang pemustaka untuk menggunakan koleksi Referensi.
d. Inventarisasi dan Selfing koleksi Referensi.
e. Menempatkan koleksi Referensi di rak yang telah ditentukan.
f. Mengarahkan mahasiswa untuk mengakses e-Journal (Jurnal Elektronik)
Nasional maupun Internasional, e-Learning dan lain-lain.
g. Menyiapkan presensi pemustaka & merekap.
h. Mengarahkan pemustaka dalam pemakaian internet.
i. Merapikan koleksi titipan Bp.Mr.Soedarisman Poerwokoesoemo.
13
j.. Tim pengadaan koleksi Perpustakaan.
k. Bekerjasama dalam suatu pekerjaan yang sifatnya segera.
Tugas B :
Bagian Keuangan
a. Melakukan pembukuan keuangan : foto copy, pengunjung luar UJB, pembelian buku,
dan pemeliharaan buku.
b. Bekerjasama dalam suatu pekerjaan yang bersifat segera.
3. Nama : CH. Daryanti
NPP : 101010353
Bagian : Sirkulasi, Pemeliharaan & Umum
Tugas A :
Bagian Sirkulasi
a. Melayani pendaftaran Anggota Perpustakaan.
b. Melayani peminjaman, Perpanjangan & Pengembalian Bahan Pustaka.
c. Selfing koleksi Bahan Pustaka di Ruang Sirkulasi.
d. Mencatat kebutuhan bahan pustaka mahasiswa & dosen untuk pertimbangan
pengadaan bahan pustaka.
e. Menyiapkan presensi kehadiran Pemustaka dan Penelusuran Bahan Pustaka.
f. Mengawasi pemustaka di ruang baca koleksi copy 1.
g. Mengecekan peminjaman koleksi untuk Bebas Pustaka.
h. Pembuatan kartu anggota perpustakaan.
i. Pembuatan kartu pinjaman.
j. Bekerjasama dalam suatu pekerjaan bersifat segera.
Tugas B :
Bagian Pemeliharaan
a. Selfing koleksi Perpustakaan yang Rusak.
b. Kerjasama bagian keuangan dan dibantu bagian pelaporan untuk perbaikan,
penyampulan dan penjilitan.
14
Tugas C :
Bagian Umum
a. Pengagendaan surat masuk dan pengetikan surat keluar.
b. Permohonan barang-barang keperluan Perpustakaan ke BAKU.
c. Pengurusan rapat untuk pembuatan Undangan dan daftar hadir.
4. Nama : Era Bugiono
NPP : 195070244
Bagian : Sistem Informasi Automasi Perpustakaan,e–Journal, Jogja Lib
dan Pelaporan.
Tugas A :
Pelayanan Umum
a. Akses e – Journal ( Jurnal Elektronik )
- Download, penjilitan Journal Elektronik untuk menambah koleksi Referensi.
- Pemberitahuan ke unit – unit terkait.
- Mengikuti pelatihan.
b. Melakukan akses untuk JLA ( Jogya Library for All )
- Mengarahkan pemustaka dalam mencari koleksi didalam Kampus maupun
di luar Universitas Janabadra.
- Mengikuti pelatihan – pelatihan.
c. Membuat Laporan
Pengunjung Sirkulasi, Referensi, Pemakai Internet, Jurnal, Majalah, Grey Literatur
dan Koleksi Perpustakaan.
d. Membantu Pemeliharaan koleksi ( Sampul, Perbaikan dan Penjilidan).
e. Perbaikan ringan perangkat Komputer yang rusak.
f. Membantu pelayanan di Ruang Referensi.
g. Bekerjasama dalam suatu pekerjaan yang bersifat segera.
Tugas B :
Bagian Kepegawaian
a. Mengurusi kelengkapan setiap pegawai dan mengarsip ( Ijazah, Sertifikat, SK dll).
b. Mengajukan kenaikan pangkat dan Golongan.
c. Mengurusi dan mengarsip DP3 setiap pegawai.
15
5. Nama : Winarsih Vita Puspitawati, SIP
NPP :
Bagian : Pengolahan, pendataan dan Pelaporan.
Tugas A :
Pendataaan dan Pengolahan
a. Melakukan inventarisasi koleksi Perpustakaan.
b. Melakukan pengolahan koleksi buku-buku Perpustakaan.
c. Melakukan pendataan/entri data dan pembuatan barcode.
d. Pendataan koleksi yang dipinjam dosen dan Mahasiswa.
e. Pembuatan surat keterangan bebas pustaka.
f. Tim pengadaan bahan pustaka.
g. Mengurusi Bebas Pustaka untuk menerima Buku Skripsi (Hard Copy) dan CD dalam
bentuk PDF (Soft Copy).
h. Menghadiri Undangan Seminar, Pertemuan JLA, Pelatihan dan lain-lain yang
berhubungan dengan Perpustakaan.
i. Melakukan pembukuan keuangan : denda keterlambatan pengembalian buku,
pendaftaran anggota perpustakaan, bebas pustaka.
j. Bekerjasama dalam pekerjaan yang bersifat segera.
Tugas B :
Bagian Sistem Informasi
a. Mengurusi Sistem Informasi Automasi Perpustakaan.
b. Mengurusi jurnal GARUDA
2.3 Jumlah Anggota, Buku dan Peminjaman Pada UPT Perpustakaan Pusat
Universita Janabadra
Tabel 2.1 Jumlah Anggota Perpustakaan Pusat
Keterangan Tahun Akademik
2009/2010 2010/2011 2011/2012 2012/2013 2013/2014 2014/2015
Anggota Aktif 466 415 417 560 385 609
16
Tabel 2.2 Jumlah Buku Berdasarkan Judul
Fakultas Tahun Akademik
2009/2010 2010/2011 2011/2012 2012/2013 2013/2014 2014/2015
Hukum 2233 2332 2372 2412 2103 2297
Ekonomi 2434 2482 2514 2560 2637 2652
Teknik 2064 2121 2133 2143 2186 2190
Pertanian 534 539 539 539 559 561
LP3M 53 53 53 53 65 65
Umum 1246 1350 1350 1359 1369 1388
Jumlah 8564 8877 8961 9066 8919 9153
Tabel 2.3 Jumlah Buku Berdasarkan Eksemplar
Fakultas Tahun Akademik
2009/2010 2010/2011 2011/2012 2012/2013 2013/2014 2014/2015
Hukum 14026 14169 1421 1540 12790 4917
Ekonomi 17247 17332 17443 17534 17875 17916
Teknik 11401 11634 11676 11713 11970 11981
Pertanian 3073 3073 3073 3073 3093 3100
LP3M 230 230 230 230 242 242
Umum 6460 6662 6662 6671 6721 6744
Jumlah 52437 53100 40505 40761 52691 44900
Tabel 2.4 Jumlah Peminjam Ruang Sirkulasi
Tahun Akademik
2009/2010 2010/2011 2011/2012 2012/2013 2013/2014 2014/2015
2110 1500 417 449 558 576
2130 1821 2415 1575 888 1287
1529 975 1583 821 595 536
127 64 105 114 76 61
5896 4360 4520 2959 2117 2460
Tabel 2.5 Jumlah Peminjam Ruang Refrensi
Fakultas Tahun Akademik
2009/2010 2010/2011 2011/2012 2012/2013 2013/2014 2014/2015
Hukum 1911 1534 1328 32 29 199
Ekonomi 1205 1310 2100 842 1541 350
Teknik 1905 2735 4447 1459 1315 213
Pertanian 91 106 277 146 216 35
Jumlah 5112 5685 8152 2479 3101 797
17
2.4 Kejadian Atau Kebutuhan Pada Buku Perpustakaan
Pada setiap perpustakaan terdapat kebutuhankebutuhan yang melibatkan Anggota
Perpustakaan, Peminjaman Buku, dan penambahan persediaan buku. Setiap kejadian atau
kebutuhan yang diperlukan tentu sangat berpengaruh terhadap halhal lainnya, misalnya
kebutuhan peminjaman buku akan mengakibatkan jumlah kebutuhan buku berkurang, dan
sebaliknya untuk kebutuhan penambahan buku perlu diadakan yaitu :
1. Penambahan kebutuhan terhadap buku
Penambahan jumlah kebutuhan terhadap buku tertentu akan mengakibatkan
bertambahnya jumlah buku yang dibutuhkan baik terhadap kategori buku tertentu
maupun jumlah kebutuhan secara keseluruhan.
2. Peminjaman Buku kepada Anggota Perpustakaan
Kebutuhan Peminjaman Buku dari Anggota Perpustakaan akan mengakibatkan
berkurangnya jumlah buku yang tersedia. Untuk Anggota Perpustakaan baru akan
dicatat terlebih dahulu identitasnya. Jumlah buku yang dipinjamkan tidak boleh
melebihi jumlah persediaan bukunya, maka akan diberi pesan kesalahan atau
pemberitahuan batas pembelian yang masih diperbolehkan.
3. Pencatatan penerimaan buku oleh Anggota Perpustakaan
Kebutuhan pembelian buku akan sah saat anggota perpustakaan melaporkan bahwa
buku yang dikirim telah diterimanya.
4. Tulisantulisan yang dibuat
Tulisantulisan yang dibuat meliputi : tulisan peminjaman buku (peminjaman yang
disetujui/diterima), tulisan peminjaman bulanan (peminjaman yang telah
disetujui/diterima), 10 kategori buku terlaris yang dipinjam selama 1 bulan tertentu,
tulisan kebutuhan buku berdasar kategorinya (jumlah dan total peminjaman buku),
tulisan anggota perpustakaan berdasar keanggotaan, 10 anggota perpustakaan yang
memiliki frekuensi kebutuhan peminjaman dalam satu bulannya, tulisan peminjaman
yang belum disetujui.
18
Perincian setiap tulisan yang dibuat yaitu sebagai berikut :
Tulisan Peminjaman Buku (peminjaman yang disetujui/diterima), berdasarkan pada
tanggal kebutuhan tertentu tersebut.
Tulisan peminjaman bulanan (peminjaman yang disetujui/diterima), berdasarkan
pada bulan kebutuhan tertentu tersebut.
Tulisan 10 buku terlaris yang dipinjam selama 1 bulan, berdasarkan pada bulan
kebutuhan tertentu tersebut.
Tulisan kebutuhan buku berdasar kategorinya (jumlah dan total peminjaman buku),
berdasarkan kode buku yang dipinjamkan.
Tulisan anggota perpustakaan berdasarkan keanggotaan tertentu.
Tulisan 10 anggota perpustakaan yang memiliki frekuensi kebutuhan peminjaman,
berdasarkan bulan tertentu.
Tulisan peminjaman yang belum disetujui, berdasarkan pada mulai dari bulan
kebutuhan tertentu tersebut.
2.5 Tinjauan Pustaka
Tinjauan pustaka dilakukan berdasarkan pendapat-pendapat para pakar yang ahli
dibidangnya, agar pada penelitian nanti dapat memberikan pengertian yang sama, maka
diperlukan keterangan mengenai istilah-istilah yang dipakai nanti .
Penelitian yang dilakukan penyusun dengan menggunakan 2 (dua) metode penelitian
sebagai berikut ini :
1. Metode Observasi
Metode observasi melakukan teknik, dengan mengadakan pengamatan dan
mewawancarai, yang mencangkup wilayah bagian tata usaha / bagian pengajaran,
dengan mengadakan penelitian diwilayah itu, maka diperoleh materi atau bahan-bahan
penelitian yang dibutuhkan. Data yang diperoleh dari bagian tata usaha/ bagian
pengajaran dapat diperoleh data riil/ nyata.
19
Berdasarkan data fisik dan non fisik yang menggambarkan aktivitas mahasiswa
mengajukan/ meminta pelayanan, akan pengaruhi kualitas visual.
2. Metoda Analisis
Metode analisis mencangkup: pendekatan yang digunakan, teknik analisis, tahapan atau
langkah-langkah dalam melakukan analisis terhadap pelayanan yang akan diberikan
oleh bagian tata usaha/ bagian pengajaran/ prodi atau fakultas,serta meng-analisis
kebutuhan mahasiswa terhadap pelayanan yang akan diterima mahasiswa oleh pegawai/
staf yang bertugas melayani permintaan para mahasiswa.
20
BAB 3
PERANCANGAN SISTEM
3.1 Bagan Organisasi
Suatu struktur organisasi seperti unit perpustakaan tentu pelayanan utamanya
yaitu melayani permintaan peminjaman buku-buku atau melayani peminjaman
buku-buku hanya untuk dibaca, yang ada diruang referensi khusus berupa buku-
buku yang tersedia dalam jumlah yang terbatas, koran-koran lokal juga koran-
koran nasional, majalah-majalah, jurnal-jurnal baik jurnal nasional maupun jurnal
internasional atau lainnya seperti buku laporan kerja praktek, laporan praktikum,
laporan skripsi masing-masing l(satu) buku, dari para mahasiswa telah selesai
kuliah dan diwajibkan mengumpulkan buku laporan tersebut di-unit perpustakaan,
buku-buku tersebut disediakan untuk dibaca bagi yang berminat mempelajarinya
atau untuk menambah pengetahuan dan dapat dijadikan sebagai bahan acuan
untuk membuat buku laporan yang sejenis bagi para mahasiswa yang
membutuhkannya. Peminjaman buku-buku bagi mahasiswa yang membutuhkan
atau yang akan mengerjakan tugas membuat buku laporan untuk dilayani. Semula
pelayanan perpustakaan dilakukan secara manual bagi peminjamkan buku,
kemudian pelayanan ditingkatkan sehingga peminjaman buku-buku atau yang lain
dipermudah dan dipercepat dengan menggunakan teknologi komputer yaitu
dengan menggunakan internet.
Peserta atau anggota peminjam perpustakaan tentu sangat meng-inginkan
pelayanan yang lebih mudah dan praktis yaitu pelayanan peminjaman buku atau
lainnya secara online yang dapat diambil pinjaman buku atau yang sejenis itu
sesuai dengan waktu yang telah disepakati, bisa juga peminjam tidak perlu datang
keperpustakaan, cukup dengan menggunakan memakai labtop/ komputer atau alat
elektronik lainnya seperti gat-get, hand phone atau lainnya yang terkoneksi dengan
internet, sehingga buku-buku atau lainnya yang akan dipinjam dapat diantar ke
peserta/ peminjam yang meng-inginkan dengan biaya pengganti ongkos transport.
21
Semua kebutuhan akan peminjaman buku-buku atau lainnya yang dilakukan
peserta, juga semua kegiatan pelayanan buku-buku atau lainnya berada dibawah
kontrol pengawasan kepala perpustakaan sekaligus pengelola (manajemen) dari
perpustakaan tersebut, dan semua kejadian kegiatan pelayanan peminjaman buku
atau lainnya yang tersedia dalam perpustakaan harus segera dilaporkan kepada
pihak manajemen. Bagan organisasi yang terdapat pada perencanaan sistem yaitu :
Keterangan :
Kedudukan ketua bagian pada gambar 3.1 diatas karena kekurangan
petugas maka kedudukan kabag. disejajarkan sebagai petugas administrasi.
Anggota Perpustakaan berupa mahasiswa sebagai anggota tetap yang
mendaftarkan diri pada perpustakaan, sedangkan anggota tidak tetap yaitu
anggota yang hanya sebagai pengunjung biasa atau hanya sebagai pembaca
atau pengunjung dengan menggunakan identitas kartu mahasiswa.
3.2 Kejadian Atau Kebutuhan Pada Buku Perpustakaan
Pada setiap sistem perpustakaan yang ada pada kondisi tertentu, pasti
terdapat berbagai kebutuhankebutuhan yang ada, sehingga akan melibatkan
pegawai/ petugas administasi, anggota perpustakaan, peminjaman buku, karena
dengan adanya peminjaman buku atau lainnya, tentu juga memerlukan
Anggota
Perpustakaan
Anggota
Perpustakaan
Kabag.
Rumah Tangga Kabag.
Keuangan
Kabag.
Akademik
Kepala
Perpustakaan
Kabag.
Masyarakat
Gambar 3.1 Sistem Organisasi Perpustakaan Pada Kondisi Tertentu
22
penambahan persediaan buku-buku, agar dapat mencukupi permintaan
peminjaman, serta juga berusaha untuk dapat mengikuti kebutuhan buku-buku.
terutama penambahan buku-buku baru yang dapat mengikuti perkembangan
kemajuan yang ada dimasyarakat baik didaerah sekitar, lokal, nasional maupun
internasional, sagar tidak kehilangan momentum mengikuti perkembangan zaman.
Setiap kejadian dari interaksi yang ada atau kebutuhan pelayanan tersebut
berpengaruh terhadap halhal lainnya, misalnya kebutuhan peminjaman buku-
buku diruang peminjaman maka akan mengakibatkan jumlah kebutuhan buku
yang tersedia berkurang, dan ini tentu perlu ditindak lanjuti untuk memenuhi
kebutuhan buku-buku dengan mengadakan penambahan buku-buku yaitu :
1. Penambahan kebutuhan terhadap buku
Penambahan jumlah kebutuhan terhadap buku-buku tertentu, apalagi buku-
buku yang mengikuti perkembangan zaman sangat dibutuhkan, ini akan
mengakibatkan bertambahnya jumlah buku yang dibutuhkan baik terhadap
kategori buku tertentu maupun jumlah kebutuhan secara keseluruhan akan
meningkatkan, masalah ini tentu berpengaruh terhadap anggaran, terutama
pada anggaran pengeluaran.
2. Peminjaman buku kepada anggota perpustakaan
Kebutuhan yang ada pada peminjaman buku dari anggota perpustakaan akan
mengakibatkan berkurangnya jumlah buku yang tersedia, dan untuk anggota
perpustakaan yang baru akan dicatat terlebih dahulu identitasnya. Jumlah buku
yang dipinjamkan tidak boleh melebihi jumlah persediaan buku yang tersedia,
maka akan diberi pesan kesalahan atau pemberitahuan batas dari pembelian
yang masih diperbolehkan.
3. Pencatatan penerimaan buku oleh anggota perpustakaan
Kebutuhan pembelian buku sangat diharapkan untuk menambah jumlah buku-
buku yang tersedia, tentu ini akan menimbulkan masalah tersendiri, pembelian
buku menjadi sah bila saat pegawai atau petugas perpustakaan telah meng-arsip
buku-buku tersebut sesuai dengan kode yang telah diatur dan pembelian buku
23
tersebut sudah dipertanggung jawabkan, didata dan telah melaporkan pada
pimpinan bahwa buku yang dikirim telah diterima.
4. Tulisan peminjaman yang dibuat dan diarsipkan
Tulisan peminjaman yang dibuat/ diarsip meliputi : Tulisan peminjaman buku
(peminjaman yang disetujui/diterima), tulisan peminjaman bulanan
(peminjaman yang telah disetujui/diterima), 10 kategori buku terlaris yang
dipinjam selama 1 bulan tertentu, tulisan kebutuhan buku berdasar kategorinya
(jumlah dan total peminjaman buku).
5. Tulisan anggota yang dibuat dan diarsipkan
Tulisan peserta/ anggota perpustakaan berdasar keanggotaan, 10 anggota
perpustakaan yang memiliki frekuensi kebutuhan peminjaman dalam satu
bulan didata, juga tulisan peminjaman buku yang belum disetujui dicatat
karena terbatas buku-buku atau lainnya yang tersedia, sehingga akan diketahui
peserta yang meminjam buku agar dapat diminta kembali sesuai batas waktu
peminjaman berakhir.
Kejadian atau kebutuhan pada sistem perpustakaan pada kondisi tertentu perlu
dibuatkan daftar/ blangko yang nantinya dibuatkan sistem informasi perpustakaan
pada sistem kondisi tertentu, perincian setiap tulisan yang dibuat sebagai berikut :
Tulisan peminjaman buku (dibuat daftar/ blangko peminjaman yang telah
disetujui/diterima), berdasarkan pada tanggal kebutuhan tertentu tersebut.
Tulisan peminjaman buku bulanan (dibuat daftar/ blangko peminjaman yang
disetujui/diterima), berdasarkan pada bulan kebutuhan tertentu.
Tulisan 10 buku terlaris yang dipinjam selama 1 bulan (dibuat daftar/
blangko jumlah dan total peminjaman buku terlaris), berdasarkan pada
bulan kebutuhan tertentu tersebut.
Tulisan kebutuhan buku berdasar kategorinya (dibuat daftar/ blangko
jumlah dan total peminjaman buku), berdasarkan kode buku yang dipinjamkan
kepada peserta atau anggota perpustakaan.
24
Kepala
Perpustakaan
Operasional
Setup
Tulisan
SISTEM
INFORMASI
Perpustakaan
Top
Kepala Perpustakaan
Tulisan anggota perpustakaan berdasarkan keanggotaan tertentu (dibuat daftar/
blangko jumlah anggota tetap perpustakaan), berdasarkan peserta/ anggota
yang mendaftarkan jadi anggota tetap perpustakaan.
Tulisan 10 anggota perpustakaan yang memiliki frekuensi kebutuhan
peminjaman (dibuat daftar/ blangko jumlah anggota perpustakaan yang
memuat frekuensi kebutuhan pinjamantetap), berdasarkan bulan tertentu.
Tulisan peminjaman yang belum disetujui (dibuat daftar/ blangko anggota
perpustakaan yang belum disetujui peminjaman buku untuk dipinjamkan)
berdasarkan dari bulan kebutuhan tertentu tersebut.
3.3 Diagram Arus Data (Data Flow Diagram)
Diagram arus data menggambarkan aliran data yang masuk dan keluar dari
sistem, untuk kejadian diatas adalah sebagai berikut :
Diagram arus data seperti gambar 3.2 merupakan Data Flow Diagram (DFD) level
0 memperlihatkan kepala perpustakaan sebagai penentu operasional pada sistem
perpustakaan pada kondisi tertentu kedudukan sebagai admin.
Gambar 3.2 DFD Level 0
Diagram arus data dilanjutkan seperti gambar 3.3 merupakan DFD level 1
memperlihatkan anggota peminjaman buku harus melakukan login dulu untuk
pendaftaran, setelah diverifikasi / pengecekan anggota barulah dapat melakukan
validasi atau peminjaman dan membuat order yang disetujui oleh kepala
perpustakaan sehingga buku dapat dipinjam, dapat digambarkan seperti berikut :
25
Anggota
Peminjaman
Buku
Pendaf
taran
LOGIN
VERI
FIKASI
VALIDASI
POSTING
ORDER
Persetu
juan
Kepala perpustakaan
Operasional
Manajer
Operasional
SETUP
OPTION BUKU
SETUP
VALIDATION
TRANSACTION
Gambar 3.3 DFD Level 1
Diagram arus data dilanjutkan seperti gambar 3.4 merupakan DFD level 2
memperlihatkan petugas yang ditunjuk sebagai manager operasional bertugas
mencari buku yang akan dipinjaman, kemudian disetujui untuk dipinjamkan
kepada anggota perpustakaan itu, dapat digambarkan seperti berikut :
Gambar 3.4 DFD Level 2
Diagram arus data dilanjutkan seperti gambar 3.5 merupakan DFD level 3
memperlihatkan petugas yang ditunjuk sebagai manager operasional bertugas
26
Manajer
Operasional
SETUP
REPORT
setelah buku dipinjamkan memberi atau membuat report / laporan kepada kepala
perpustakaan, berfungsi untuk pendataan buku yang ada pada perpustakaan, dapat
digambarkan seperti berikut :
Gambar 3.5 DFD Level 3
3.4 Model data (Data Dictionary)
Semua informasi kebutuhan perpustakaan disimpan dalam masingmasing
entity yang saling berhubungan. Entityentity yang digunakan sebagai berikut :
1. Entity anggota perpustakaan, digunakan untuk menyimpan informasi
mengenai anggota perpustakaan.
2. Entity buku, digunakan untuk menyimpan informasi mengenai perincian buku-
buku yang dipinjamkan.
3. Entity peminjaman, digunakan untuk menyimpan informasi mengenai
perincian dari kebutuhan buku-buku yang dipinjamkan.
4. Entity pesanan, digunakan untuk menyimpan informasi mengenai peminjaman
buku dan harga jual dari buku yang telah dipinjamkan.
27
Perincian model data yang disimpan dalam masingmasing entity tersebut
seperti pada Tabel 3.1 berikut :
Tabel 3.1 Entity Model Data
Nama field Tipe data Kunci Keterangan
KodeAnggota
Peminjaman Buku
Numeric Primary Kode Anggota Perpustakaan
Nama Text (25) Nama Anggota Perpustakaan
Alamat Text (30) Alamat Anggota
Perpustakaan
Keanggotaan Text (10) Keanggotaan Anggota
Perpustakaan
Notelpon Text (8) Nomor telepon Anggota
Perpustakaan
Email Text (25) Email Anggota Perpustakaan
User Text (20) User Anggota Perpustakaan
Password Text (20) Password Anggota
Perpustakaan
Kodebuku Text (10) Primary Kode buku
Nama Text (25) Nama buku
Persediaan buku Number Kebutuhan buku
Hargapokok Number Peminjaman Buku buku
Hargajual Number Harga Jual buku
Kodekebutuhan Text (10) Primary Kode kebutuhan
KodeAnggota
Peminjaman Buku
Number Kode Anggota Perpustakaan
Tglkebutuhan Date/Time Tgl kebutuhan
Tglditerima Date/Time Tgl kebutuhan diterima
Validasi Yes/No Keanggotaankebutuhan
Kodekebutuhan Text (10) Primary Kode kebutuhan
28
Kodebuku Text (10) Kode buku
Jumlah Number Jumlah buku pesanan
Hargapokok Number Peminjaman Buku buku
Hargajual Number Harga Jual buku
Kodeadmin Numeric Primary Kode admin
Nama Text (25) Nama admin
Alamat Text (30) Alamat admin
Keanggotaan Text (10) Keanggotaan admin
Notelpon Text (8) Nomor telepon admin
Email Text (25) Email admin
User Text (20) User admin
Password Text (20) Password admin
Attribut Text (5) Attribut admin
Kodeadmin Numeric Kode admin
Kodekebutuhan Text (10) Kode kebutuhan
Kejadian Text (25) Kejadian validasi
Kodebuku Text (10) Primary Kode buku
Jenis Text (25) Jenis Buku
3.5 Pengisian Data Contoh
Pengisian data contoh yang disajikan berikut ini yaitu beberapa contoh
pengisian data pada entity diatas :
1. Data contoh untuk entity Anggota Peminjaman Buku
KodeAnggota Peminjaman Buku : 1
Nama : BatmanJogja
Alamat : Jl. Super Hero 1
Keanggotaan : New Yorkarto
Notelpon : 87654321
29
Email : [email protected]
User : batmanhero
Password : herobatman
IInterest : AG-PL
2. Data contoh untuk entity buku
Kodebuku : IT002-1999
Nama : Virus Application
Persediaan buku : 200
Hargapokok : 25000
Hargajual : 27000
3. Data contoh untuk entity Peminjaman Buku Order
Kodekebutuhan : 00312001
KodeAnggota Peminjaman Buku : 1
Tglkebutuhan : 24 Mei 2001
Tglditerima : 28 Mei 2001
Validasi : No
4. Data contoh untuk entity pesanan
Kodekebutuhan : 00312001
Kodebuku : IT002-1999
Jumlah : 11
Hargapokok : 25000
Hargajual : 27000
5. Data contoh untuk entity admin
KodeAnggota Peminjaman Buku : 1
Nama : BatmanJogja
Alamat : Jl. Super Hero 1
Keanggotaan : New Yorkarto
Notelpon : 87654321
Email : [email protected]
30
User : batman
Password : hero
Attribut : rwx
6. Data contoh untuk entity response
Kodeadmin : 1
Kodekebutuhan : 00312000
Kejadian : 07/04/2001
4. Data contoh untuk entity jenisbuku
Kodebuku : PL
Jenis : Politik
3.6 Perancangan Basis Data
Pada perancangan basis data untuk sistem informasi perpustakaan pada
keadaan tertentu perlu model datanya yaitu sebagai berikut :
1. Model Data Logika 1 (MDL 1)
Model Data Logika 1 akan mendefinisikan entity utama. Pada sistem
Perpustakaan ada 7 entity utama yang dibentuk, pada gambar 3.6 yaitu :
ANGGOTA PEMINJAMAN BUKU, PEMINJAMAN BUKUORDER,
JENISBUKU, RESPONSE, ADMIN, PESANAN, dan BUKU.
Gambar 3.6 MDL 1
Bagian kiri atas menjelaskan nama entity, sedangkan bagian kanan atas
menjelaskan perkiraan jumlah record yang mungkin terjadi dalam satu hari.
ANGGOTA
PEMINJAMAN
BUKU 100
PEMINJAMAN
BUKUORDER 10
JENISBUKU 10 RESPONSE 100
ADMIN
100
PESANAN
100
BUKU
10
31
ANGGOTA
PEMINJAMAN
BUKU PEMINJAMAN
BUKUORDER
JENISBUKU
RESPONSE
ADMIN
PESANAN
BUKU
@kodeAnggota
Peminjaman
Buku
@kodekebutuhan
@kodebuku
ANGGOTA
PEMINJAMAN
BUKU PEMINJAMAN
BUKUORDER
JENISBUKU
RESPONSE
@kodeadmin
ADMIN
PESANAN
@kodebuku
BUKU
2. Model Data Logika 2 (MDL 2)
Model Data Logika 2 akan menentukan hubungan antara entity utama, perlu
diketahui ada 3 (tiga) macam tipe hubungan antara entity pada gambar 3.7
yaitu sebagai berikut :
Hubungan satu lawan satu
Hubungan satu lawan banyak
Hubungan banyak lawan banyak
`
Gambar 3.7 MDL 2
3. Model Data Logika 3 (MDL 3)
Pada Model Data Logika 3 akan ditentukan kunci primer. Tanda @
menandakan kunci primer yang ada pada model data logika di gambar 3.8
Gambar 3.8 MDL 3
32
#kodeAnggota
PEMINJAMAN
BUKUORDER
JENISBUKU
#kodeadmin
#kodekebutuhan
RESPONSE
ADMIN
PESANAN
BUKU
4. Model Data Logika 4
Kunci tamu merupakan satu atribute atau satu set atribute yang melengkapi
suatu hubungan yang bisa menunjukkan kunci tamu ke induknya.
Gambar 3.8 MDL 4
Kunci tamu ditempatkan pada entity anak dan sama dengan kunci primer
induk yang direlasikan. Hubungan antara entity induk dengan anak merupakan
hubungan satu lawan banyak.
5. Model Data Logika 5 (MDL 5)
Menentukan aturan kunci bisnis. Aturan ini mengalamati secara khusus
integritas dari relationship. Aturan ini mengatur akibat dari penyisipan,
penghapusan dan operasi pembaharuan pada relationship.
Tabel 3.2 MDL 5
Parent Table Child Table Update Delete Insert
PEMINJAMAN
BUKU / ORDER
PESANAN Ignore Cascade Ignore
6. Model Data Logika 6 (MDL 6)
Penambahan atribute bukan kunci. Satu atribute adalah satu fakta tentang
informasi dalam entity.
Untuk entity ANGGOTA PEMINJAMAN BUKU :
Tambahan atribute yang bukan kunci pada entity yaitu : nama, alamat,
keanggotaan, notelpon, email, user, password, interest
33
Untuk entity PEMINJAMAN BUKUORDER :
Tambahan atribute yang bukan kunci pada entity yaitu : tglkebutuhan,
tglditerima, validasi
Untuk entity PESANAN :
Tambahan atribute yang bukan kunci pada entity yaitu : jumlah,
hargapokok, hargajual
Untuk entity BUKU :
Tambahan atribute yang bukan kunci pada entity yaitu : nama, stock,
hargapokok, hargajual
Untuk entity RESPONSE :
Tambahan atribute yang bukan kunci pada entity yaitu : kejadian
Untuk entity ADMIN :
Tambahan atribute yang bukan kunci pada entity yaitu : nama, alamat,
keanggotaan, notelpon, email, user, password, attribut
Untuk entity JENISBUKU :
Tambahan atribute yang bukan kunci pada entity yaitu : jenis
7. Model Data Logika 7 (MDL 7)
Perancangan basis data yang baik akan membuat / memudahkan dalam
mengimplementasikan relasi antar tabel ke dalam program. Bentuk relasi antar
tabel (ternormalisasi) dalam sistem perpustakaan sesuai perincian diatas seperti
pada tabel 3. 3 berikut :
34
Buku
Kodebuku
Nama
Persediaan
buku
Hargapokok
Hargajual
Anggota
Peminjaman
Buku
KodeAnggota
Peminjaman
Buku
Nama
Alamat
Keanggotaan
Notelpon
User
Password
Peminjaman
BUKUOrder
Kodekebutuha
n
KodeAnggota
Peminjaman
Buku
Tglkebutuhan
Tglditerima
Validasi
Pesanan
Kodekebutuha
n
Kodebuku
Jumlah
Hargapokok
Hargajual
Admin
Kodeadmin
Nama
Alamat
Keanggotaan
Notelpon
User
Password
Attribut
Response
Kodeadmin
Kodekebutuha
n
Kejadian
JENISBUKU
Kodebuku
Jenis
Tabel 3.3 MDL 7
3.7 Perancangan Form Masukan atau Input
Bentuk form masukan harus dapat meminimalkan kesalahan yang mungkin
diperbuat dalam memasukan data. Disamping itu urutan pengisian form masukan
35
juga harus diperhatikan agar pemakai tidak merasa bingung dalam melakukan
pengisian data. Satu hal lain yang penting yaitu sedapat mungkin pemakai sedikit
memasukan / mengetikkan data, karena kemungkinan salah pemasukan data dapat
terjadi. Bentuk masukan beberapa form sebagai berikut :
1. Form Kebutuhan Pembelian Buku
Bentuk pada form kebutuhan pembelian buku masukan harus dapat me-
minimalkan kesalahan seperti pada Tabel 3.4 kebutuhan pembelian buku.
Tabel 3.4 Pembelian Buku
2. Form Pendaftaran Anggota Peminjaman Buku Baru
Bentuk pada form pendaftaran anggota peminjaman buku baru harus dapat
me-minimalkan kesalahan seperti Tabel 3.5 pendaftaran peminjam buku baru.
Tabel 3.5 Pendaftaran Anggota Peminjam Buku Baru
3. Form Penambahan Stock Buku
Bentuk pada form Penambahan Stock Buku harus dapat me minimalkan
Interest : xxx xxx xxx xxx ALL
Kode Buku Nama Buku Harga Masuk Keranjang
xxxx-xxxx xxxxxxxxxxxxxxxx Rp. xxxxxx,xx x
xxxx-xxxx xxxxxxxxxxxxxxxx Rp. xxxxxx,xx x
xxxx-xxxx xxxxxxxxxxxxxxxx Rp. xxxxxx,xx x
xxxx-xxxx xxxxxxxxxxxxxxxx Rp. xxxxxx,xx x
xxxx-xxxx xxxxxxxxxxxxxxxx Rp. xxxxxx,xx x
xxxx-xxxx xxxxxxxxxxxxxxxx Rp. xxxxxx,xx x
Halaman x dari x View Cart << < > >>
SEARCH By Nama Buku = xxxxxxxx cari
PERSONAL ID
Nama xxxxxxxxxxx User Account xxxxxxxxxxx
Address xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
City xxxxxxxxxxx Phone Number xxxxxxxxxxx
Email xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Password xxxxxxxxxx Retype Password xxxxxxxxxx
SAVE YES NO
36
kesalahan seperti pada Tabel 3.6 penambahan stock buku.
Tabel 3.6 Penambahan Stock Buku
4. Form Keanggotaan Kebutuhan
Bentuk pada form keanggotaan kebutuhan harus dapat me minimalkan
kesalahan seperti pada Tabel 3.7 keanggotaan kebutuhan
Tabel 3.7 Keanggotaan Kebutuhan
Changes And Update Buku
Batal Kode
Buku
Nama
Buku
Stock
Lama
Tambah
Stock
Stock
Baru
Harga
Pokok
Harga
Jual
Update
x xxxx xxxx xx xx xx xxxx xxxx Update
x xxxx xxxx xx xx xx xxxx xxxx Update
x xxxx xxxx xx xx xx xxxx xxxx Update
Penambahan Buku
Kode Buku Nama Buku Stock Harga Pokok Harga Jual Tambh
xx - xx xxxxxxx xx Rp. xxxxxx Rp. xxxxxx Update
Validation Transaction
Kelompok Berdasar ALL
No Kode Kebutuhan Kode Anggota
Peminjaman Buku
Tgl
Kebutuhan
Validasi
xx xxxx-xxxx xxxx xx xxx xxxx x
xx xxxx-xxxx xxxx xx xxx xxxx x
xx xxxx-xxxx xxxx xx xxx xxxx x
xx xxxx-xxxx xxxx xx xxx xxxx x
Validasi
37
BAB 4
IMPLEMENTASI SISTEM
4.1 Tampilan Menu Utama
Pada implementasi sistem perancangan sistem informasi perpustakaan pada
kondisi tertentu memiliki dua sajian interface yaitu untuk Anggota Peminjaman
Buku dan Kepala Perpustakaan Operasional selaku berfungsi sebagai administrasi
(admin) didalam perusahaan atau kepala unit perpustakaan. Masing-masing
tampilan dapat dilihat sebagai berikut :
Anggota Peminjaman Buku
Pendaftaran dilakukan dengan meng-click Sign Up Here.
Kepala Perpustakaan Operasional
Kedua form diatas sesungguhnya digunakan untuk membatasi siapa saja
yang telah mempunyai hak untuk mengoperasikan sistem, sedangkan untuk
penambahan/ perubahan yang ber-hak kepala perpustakaan sebagai operasional /
manager perpustakaan, ini dilakukan oleh Kepala Utama Perpustakaan.
4.2 Layar Masukan Data
Pada layar monitor pada rancangan sistem informasi perpustakaan pada
kondisi tertentu yang akan dapat di akses yaitu :
1. Layar Pendaftaran Anggota Peminjaman Buku Baru
Fasilitas Pendaftaran Anggota Peminjaman Buku hanya dapat dilakukan sekali
pada sebuah User Account saja.
2. Layar Perubahan Identitas Anggota Peminjaman Buku
Pada form ini dapat pula seorang Anggota Peminjaman Buku melakukan
perubahan terhadap interest atau minat terhadap jenis buku tertentu, disamping
melakukan pengubahan data pribadi.
38
3. Layar Pembelian Buku
Daftar buku yang dipinjam dapat dilihat dan dapat dengan mudah dimasukan /
ditampung dalam sebuah simpanan, sebelum akhirnya diputuskan jadi dibeli.
Pada form ini juga disediakan fasilitas pencarian terhadap nama buku atau kode
buku dan juga Anggota Peminjaman Buku dapat dengan mudah
mengelompokkan buku berdasarkan interestnya.
Pada pembelian, seorang Anggota Staf Buku diberikan hak untuk dapat
membatalkan kebutuhan pembelian buku. Limit waktu yang diberikan dalam
Unit Perpustakaan yaitu 1 (satu) jam terhitung sejak waktu pemesanan buku.
Pemesanan langsung mengurangi jumlah stock, hal ini ditentukan agar proses
yang terjadi dapat dengan mudah terkontrol dengan cepat dan terfokus.
Hal yang terpenting yaitu Anggota Peminjaman Buku harus mencetak atau
menyimpan tampilan kartu seperti yang tampak pada layar monitor.
4. Layar Penambahan dan Pengubahan Buku oleh Kepala Perpustakaan Manager
Operasional
Penambahan atau pengubahan (update) ditangani oleh kepala perpustakaan
sebagai manager operasional yang telah diberi hak oleh kepala perpustakaan
utama untuk masalah itu. Penambahan jenis buku juga diperkenankan.
5. Layar Keanggotaan Kebutuhan oleh Kepala Perpustakaan Operasional
Pada form ini akan tampil seluruh kebutuhan beserta penjelasan informasi
lainnya yang berkaitan dengan sebuah kebutuhan yang diperlukan dan
dilakukan oleh anggota perpustakaan sebagai/ untuk peminjaman buku. Proses
keanggotaan tetap dilakukan oleh kepala perpustakaan operasional yang diberi
hak untuk itu. Proses keanggotaan menandakan bahwa buku-buku yang
dipesan oleh anggota perpustakaan peminjaman buku telah dikirimkan.
39
4.3 Layar Keluaran Data
Pada sistem perangkat lunak, rancangan sistem informasi perpustakaan pada
kondisi tertentu pada layar monitor akan dapat ditampilkan keluaran data sehingga
anggota perpustakaan dapat dengan mudah meng-akses yaitu :
1. Layar Keluaran Keanggotaan Kebutuhan Anggota Peminjaman Buku
Anggota Peminjaman Buku setelah ataupun telah melakukan kebutuhan dapat
dengan segera melihat apakah buku yang dipesan telah terkirim atau belum.
Pada form ini terdapat 4 (empat) menu yang memudah anggota perpustakaan
peminjaman buku memperoleh informasi tentang buku yang telah dipesan.
2. Layar Keluaran Report oleh Kepala Perpustakaan Operasional
Tersedia 8 (delapan) pilihan report yang dapat dihasilkan oleh sistem informasi
Perpustakaan pada kondisi tertentu ini yaitu :
- Peminjaman hari ini.
- Peminjaman bulanan yang telah tervalidasi.
- Peminjaman bulanan yang belum tervalidasi.
- Tersedia 10 (sepuluh) buku terlaris dalam bulan tertentu.
- Tersedia stock buku.
- Keanggotaan anggota perpustakaan peminjaman buku.
- Tersedia 10 (sepuluh) anggota perpustakaan peminjaman buku yang
memiliki frekuensi kebutuhan tinggi.
- Tersedia buku tamu (guest book).
- Pemilihan report diikuti dengan menekan tombol proses.
40
BAB 5
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Menganalisa / analisis terhadap suatu sistem yang sangat kompleks, dapat menjadi
mudah bila sistem yang sangat kompleks tersebut dipecah-pecah / dibagi-bagi menjadi
sistem yang kompleks dengan bagian-bagian yang lebih sederhana. Peralatan analisis
terstruktur yang digunakan dalam membagi menjadi bagian yang lebih sederhana akan
sangat membantu untuk lebih memahami sistem kompleks yang ada.
Perancangan sistem informasi perpustakaan pada kondisi tertentu menjadi lebih
mudah atau lebih tertruktur bila mengunakan bagan gambar arus data, gambaran rinci
mengenai kebutuhan informasi suatu organisasi menjadi semakin jelas, sedangkan bagan
struktur organisasi dapat memperlihatkan prosedur kerja yang berlaku dalam organisasi.
Struktur organisasi perusahaan seperti pada unit perpustakaan ternyata memiliki pengaruh
penting terhadap keberadaan sistem informasi dalam sebuah organisasi pada perguruan
tinggi.
Pertimbangan atas kelebihan dan kekurangan pada program perangkat lunak pada
implementasi perancangan sistem informasi perpustakaan pada masa tertentu yang telah
dirancang ini, dapat ditarik beberapa kesimpulan sebagai berikut :
1. Komputerisasi suatu sistem informasi perpustakaan pada kondisi tertentu merupakan
sarana yang sangat penting, karena beberapa pekerjaan pada pengolahan data yang
mungkin diwaktu sebelumnya membutuhkan waktu yang relatif lama akan menjadi
lebih cepat dan mudah .dan lebih meng-efsienkan waktu, tenaga, biaya dan lainnya.
2. Menerapkan komputerisasi disuatu perusahaan atau unit kerja seperti pada unit
perpustakaan memang tidaklah mudah, karena membutuhkan persiapan yang lebih
matang dan waktu yang relatif agak lama dan perencanaan anggaran biaya yang tidak
sedikit. Mengingat pengembangan perpustakaan dimasa yang akan datang, maka
komputerisasi akan menjadi pilihan yang utama dan standard.
3. Sistem ini dapat menghasilkan tulisan-tulisan yang diminta, antara lain tulisan
peminjaman harian, tulisan peminjaman bulanan, 10 (sepuluh) buku yang terlaris, stock
buku, anggota perpustakaan peminjaman buku, dan tingkat frekuensi kebutuhan.
41
5.2 Saran-Saran
Pembuatan sistem informasi perpustakaan pada kondisi tertentu nantinya secara
online bertujuan untuk menghasilkan program perpustakaan bersifat user friendly dan dapat
digunakan secara online, sehingga mudah dipakai oleh segenap anggota perpustakaan
sekalipun tanpa adanya pembedaan platform.
Pengembangan lebih lanjut sistem informasi perpustakaan pada kondisi tertentu dapat
dilakukan terus menerus dengan menambah sistem jaringan antar Fakultas yang ada di
lingkungan Universitas secara online. Pelatihan khusus bagi para staf administrasi sangat
diperlukan untuk meningkatkan profesionalitas, dan selaku kepala perpustakaan sebagai
managerial operasional dapat meningkatkan kemampuan operasional dan diperlukan kerja
keras, lebih efektif, efisien dan dapat belajar untuk mengatasi setiap permasalahan yang
timbul dalam operasional, dan juga selalu diharapkan mampu untuk memperbaiki source
program walaupun dalam taraf yang sederhana, sehingga kendala kecil yang terjadi dapat
dihindari, serta dapat diatasi secepat mungkin sehingga tidak kehilangan waktu.
Selama diterapkan sistem komputerisasi dalam beberapa waktu tertentu, cara manual
hendaklah masih dipakai untuk menguji kebenaran sistem informasi, demikian kelayakan
dan kesempurnaan sistem informasi perpustakaan pada kondisi tertentu dapat digunakan
sesuai dengan kebutuhan dan juga sesuai dengan yang diinginkan, diharapkan rancangan
sistem informasi perpustakaan pada masa tertentu ini segera terwujud, sehingga kalau
memang lebih baik, akurat dan sangat efisien dari sisi waktu dan biaya, sehingga
diharapkan dapat menggantikan program perpustakaan “senayan” yang telah ada di- upt
perpustakaan pusat Universitas Janabadra.
42
DAFTAR PUSTAKA
1. Tauri D. Mahyuzir, 1991, “Analisis dan Perancangan Perangkat Lunak”, PT Elex
Media Komputindo, Jakarta
2. Gordon B. Davis, 1992, “Kerangka dasar Sistem Informasi Manajemen”, PT. Pustaka
3. Raymond Mc Leod, Jr , 1995, “Sistem Informasi Manajemen”, Prentice-Hall
Internasional Inc, USA
4. George M. Scoot, 1995, “Sprinciples of Management Information System”, Mc. Graw-
Hill Book Company, New York.
5. Roger S. Pressman, Ph.D., 1997, “Software Engineering”, Mc Graw Hill Companies,
Inc, Printed in Singapore.
6. Kristanto Harianto, Ir. , 1998, “Konsep dan Perancangan Database”, Edisi Kedua
Andi Offset, Yogyakarta.
7. Fedorov Alex, css, 1998, “Profesional Active Server Pages 2.0”, Wrox Press Ltd.,
Canada, UK.
8. Kroenke M David, 2000, “Database Processing Fundamentals, Design and
Implementation”, Prentice Hall International, Inc, Seventh Edition,United States of
America.