PERBENDAHARAAN MALAYSIA
PROSEDUR KUALlTl
PK.PERB (P) - 02
MEMANTAU PINJAMAN KERAJAAN PERSEKUTUAN
r\
NO. KAWALAN SALINAN s
Disediakan oleh :
*& ................................. \
Tandatangan
Nama
Jawatan
Tarikh
Nama
Jawatan
Tarikh
NO. KELUARAN : 01
Datuk Nozirah binti Bahari
Setiausaha Bahagian Pengurusan Pinjaman, Pasaran Kewangan dan Aktuari
29 Julai 2010
Dato' Zalekha binti Hassan
Timbalan Ketua Setiausaha Perbendaharaan (Pengurusan)
30 Julai 2010
TARIKH : 2 Ogos 201 0
REKOD PINDAAN PROSEDUR KUALITI
BIL.
NO. KELUARAN
TARIKH PINDAAN
KETERANGAN MENGENAI PINDAAN
MEMANTAU PINJAMAN KERAJAAN PERSEKUTUAN MUKA SURAT : 1/9
1. OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan untuk menetapkan tatacara pemantauan pinjaman
Kerajaan Persekutuan berpandukan Standard Operating Procedure
Bahagian.
2. SKOP
Prosedur ini digunapakai oleh Bahagian Pengurusan Pinjaman, Pasaran
Kewangan dan Aktuari dalam memantau pinjaman yang telah disalurkan
kepada peminjam melalui :
a) Laporan Kemajuan Projek/ Laporan Kewangan/Lawatan KeTapak
b) Laporan Hasil Laporan Penemuan Audit
3. RUJUKAN
Manual Kualiti
Seksyen 7.1 - Perancangan Bagi Proses Penyediaan dan
Penyampaian Perkhidmatan
Seksyen 7.2.1 - Menentukan Keperluan Produk Atau
Perkhidmatan
Seksyen 7.2.2 - Semakan Semula Keperluan-Keperluan
Produk atau Perkhidmatan
Seksyen 7.5.1 - Kawalan Ke atas Proses Penghasilan dan
Penyampaian Produk atau Perkhidmatan
Seksyen 7.5.3 - Identifikasi dan Kemudahkesanan
Seksyen 7.5.5 - Pemuliharaan Produk
Seksyen 8.2.3 - Pemantauan dan Pengukuran Proses
MEMANTAU PINJAMAN KERAJAAN PERSEKUTUAN MUKA SURAT : 2/9
Seksyen 8.2.4 - Pemantauan dan Pengukuran Produk Atau
Perkhidmatan
Seksyen 8.3 - Kawalan ke atas Produk atau Perkhidmatan
Yang Tidak Memenuhi Keperluan Yang
Ditetapkan
4. DEFINISI
Memantau pinjaman yang telah disalurkan kepada peminjam
Memastikan pinjaman yang telah disalurkan mengikut kelulusan pinjaman
mematuhi terma dan syarat seperti yang termaktub di dalam perjanjian
pinjaman. Pemantauan pinjaman dijalankan secara berterusan sepanjang
tempoh pinjaman.
MEMANTAU PINJAMAN KERAJAAN PERSEKUTUAN MUKA SURAT : 3/9
5. SINGKATAN JANM - Jabatan Akauntan Negara Malaysia
BPKA - Bahagian Pengurusan Pinjaman, Pasaran
Kewangan dan Aktuari
SPKP - Seksyen Pinjaman Kerajaan Persekutuan
KSP - Ketua Setiausaha Perbendaharaan
TKSP(D) - Timbalan Ketua Setiausaha Perbendaharaan (Dasar)
SBK - Setiausaha BPKA
TSBK(D) - Timbalan Setiausaha BPKA (SPKP)
KKK(D) - Ketua Penolong Setiausaha Kanan
KK(D) - Ketua Penolong Setiausaha
AK(D) - Akauntan
PK(D) - Penolong Setiausaha
PT(D) - Pembantu Tadbir
MKD - Menteri Kewangan DiPerbadankan
G-LoMIS - Government Loan Management Information System
MEMANTAU PINJAMAN KERAJAAN PERSEKUTUAN MUKA SURAT : 4/9
6. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN
Tanggungjawab Tindakan
SBK/TSBK(D)
KKK(D)/KK(D)/PK(D)
KKK(D)/KK(D)/PK(D)
KKK(D)/KK(D)/PK(D)
KKK(D)/KK(D)/PK(D)
PT(D)
A. Laporan Kemajuan Projek/ Laporan Kewangan/ Lawatan Ke
Tapak 1. Menerima laporan kemajuan projek/laporan kewangan daripada
peminjam mengikut tempoh yang ditetapkan dalam perjanjian
pinjaman.
2. Menyemak dan menganalisa :
i. Laporan kemajuan projek untuk memastikan projek
dilaksanakan mengikut kelulusan dan terma
perjanjian.
ii. Laporan kewangan peminjam bagi memantau
penggunaan wang pinjaman mengikut kelulusan dan
terma perjanjian.
3. Memantau kedudukan dan kemampuan aliran tunai peminjam
membayar balik pinjaman.
4. Membuat lawatan ke tapak projek secara berkala bagi
memantau pelaksanaan projek selaras dengan laporan
kemajuan yang dikemukakan oleh peminjam.
5. Menyediakan hasil laporan lawatan projek.
6. Failkan laporan lawatan projek.
MEMANTAU PINJAMAN KERAJAAN PERSEKUTUAN MUKA SURAT : 5/9
SBK/TSBK(D)
TSBK(D)/KKK(D)
KK(D)/PK(D)
KK(D)/PK(D)
B. Laporan Hasil Laporan Penemuan Audit
7. Menerima hasil laporan penemuan Audit tahunan daripada
Jabatan Audit Negara/Unit Audit Dalam dan menentukan unit-
unit yang menyelia pinjaman berkaitan bagi memberi
maklumbalas ke atas laporan tersebut.
8. Menyemak dan menganalisa hasil penemuan audit
9. Menyediakan memo/surat maklumbalas keatas hasil penemuan
audit.
10. Mengambil tindakan susulan ke atas hasil penemuan audit bagi
pinjaman tertunggak
MEMANTAU PINJAMAN KERAJAAN PERSEKUTUAN MUKA SURAT : 6/9
7. REKOD KUALITI
Bil. Rekod Kualiti Lokasi Tempoh
Penyimpanan
1.
2.
3.
4.
.
Laporan Kemajuan Projek/Laporan
Kewangan Peminjam
Laporan Lawatan Projek
Hasil Laporan Penemuan Audit
Surat/Memo Maklumbalas Audit
Semua Unit SPKP
Semua Unit SPKP
Semua Unit SPKP
Semua Unit SPKP
5 Tahun
5 Tahun
5 Tahun
5 Tahun
MEMANTAU PINJAMAN KERAJAAN PERSEKUTUAN MUKA SURAT : 7/9
8. CARTA ALIRAN KERJA
Terima laporan kemajuan projek/ laporan kewangan daripada peminjam
Semak dan analisa laporan kemajuan projek/ laporan kewangan peminjam
Memantau kedudukan dan kemampuan aliran tunai peminjam membayar balik pinjaman
Membuat lawata ke tapak projek secara berkala
Sediakan hasil laporan lawatan projek
Failkan laporan lawatan projek
A. Laporan Kemajuan Projek/ Laporan Kewangan/ Lawatan Ke Tapak
MEMANTAU PINJAMAN KERAJAAN PERSEKUTUAN MUKA SURAT : 8/9
Terima hail laporan penemuan audit tahunan daripada Jabatan Audit Negara/ Unit Audit Dalam
Semak dan analisa hasil laporan penemuan audit
Sediakan memo/ surat maklum balas ke atas hasil penemuan audit
Mengambil tindakan susulan ke atas hasil penemuan audit bagi pinjaman tertunggak
B. Laporan Hasil Laporan Penemuan Audit
MEMANTAU PINJAMAN KERAJAAN PERSEKUTUAN MUKA SURAT : 9/9
Lampiran I
Borang Laporan Lawatan Projek Seksyen Pinjaman Kerajaan Persekutuan
No. FAIL:
LAPORAN LAWATAN PROJEK SEKSYEN PINJAMAN KERAJAAN PERSEKUTUAN
KOD SPP II
KOD SETIA/AMANAH
A. KATEGORI PROJEK: B. KATEGORI LAWATAN :
RMK BPKA & Agensi Kementerian Pengawal
Pakej Ransangan/Galakan Istimewa BPKA
Private Finance Initiataives (PFI) Lain-lain : (Sila Nyatakan)
C. MAKLUMAT PINJAMAN:
1. Tarikh Lawatan :
2. Lokasi Lawatan
:
3. No. Perjanjian
:
4. Peminjam/Projek
:
5. Siling Projek (RM)
6. Tarikh Kelulusan
:
7. Amaun Pinjaman diluluskan
:
8. Pengeluaran Pinjaman Setakat ini
:
Terma dan Syarat Pinjaman
:
9. (i) Kadar Faedah (ii) Tempoh Pinjaman (iii) Tempoh Tangguh (iv) Tempoh Bayaran Balik
: : : :
LAPORAN LAWATAN PROJEK SPKP 1
No. FAIL:
10. Perbelanjaan (RM %)
:
11. Agensi Pelaksana
:
12. Tarikh Mula Projek Sebenar :
13. Tarikh Jangkaan Siap Semasa :
14. Lanjutan masa (EOT)
:
15. Tarikh Siap Semasa :
Siap Ikut Jadual Lewat
16. Status Projek
:
Terbengkalai 17.
Peratus Kemajuan Projek di Tapak
:
% Jadual – % Sebenar –
D. SKOP PINJAMAN (sila nyatakan)
Belanja Operasi (contoh: Emolumen dan Utiliti)
:
Belanja Modal (contoh: Infrastruktur dan Mesin)
:
LAPORAN LAWATAN PROJEK SPKP 2
No. FAIL:
E. KOD ISU PELAKSANAAN:
KATEGORI MASALAH ( )
A Masalah Perancangan
B Masalah Tanah
C Masalah Kewangan
D Masalah Tawaran
E Masalah Tapak
F Masalah Juruperunding
G Masalah Pengurusan / Pentadbiran Kontrak
H Masalah Tenaga Kerja
I Masalah Bekalan / Pengangkutan
J Masalah Pemborong
K Masalah Pembinaan / Teknikal
L Masalah Utiliti
M Masalah Infrastruktur
N Masalah Keupayaan Agensi
O Masalah Perhubungan Kerajaan
P Masalah Bencana Alam / Kebakaran
Q Masalah Perhubungan
R Lain-lain
LAPORAN LAWATAN PROJEK SPKP 3
No. FAIL:
F. PERINCIAN ISU
Perincian isu dan masalah (perincian bagi setiap isu yang telah ditandakan di atas) :
(i)
(ii)
(iii)
(iv)
(v)
Tahap Keseriusan Isu:
Serius Sederhana Tiada Masalah
Justifikasi:.. (Sila Nyatakan).. Justifikasi: … (Sila Nyatakan).. Justifikasi:… (Sila Nyatakan)…
Tempoh penyelesaian dan tindakan susulan yang dijangka :
Tempoh penyelesaian : Bulan/Minggu/Hari
Catatan:
LAPORAN LAWATAN PROJEK SPKP 4
No. FAIL:
AGENDA LAWATAN
SENARAI DELEGASI
Bil. Nama Pegawai Jawatan/Agensi
LAPORAN LAWATAN PROJEK SPKP 5
No. FAIL:
GAMBAR – GAMBAR SEMASA LAWATAN
LAPORAN LAWATAN PROJEK SPKP 6