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Rosamaria Bertè
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UN FRAMMENTO DI GESTIONE DOCUMENTALE
25 maggio 2017
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“Servono competenze multidisciplinari per incidere inmaniera costruttiva sulla digitalizzazione della PA”
Prof. Donato A. Limone, Direttore del dipartimento di Scienze giuridiche ed economiche di Unitelma Sapienza
“ …per una digitalizzazione efficace bisogna investire sustrumenti e soprattutto sulla formazione delle risorseumane con competenze multidisciplinari, giuridiche,manageriali, archivistiche ”
Avv. Andrea Lisi, Presidente di ANORC Professioni
25 maggio 2017
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Il mondo del digitale ha indotto archivisti, giuristi, amministratori, informatici, organizzatori, comunicatori a rivedere metodi e strumenti di lavoro in ottica interdisciplinare, in misura crescente rispetto al passato
25 maggio 2017
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Riguarda aspetti giuridici, tecnologici, informatici organizzativi e archivistici
Ogni fase della conservazione digitale a norma è soggetta a specifiche regole la cui inosservanza può compromettere il risultato finale
La conservazione è legata strettamente a protocollazione e gestione documento informatico
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• Servono nuove figure professionali, nuovecompetenze
• Serve un cambiamento culturale cheintroduca un nuovo approccio
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L’information Technology e gli esperti di
tecnologia sulla gestione e conservazione
digitale rappresentano un fattore abilitante
del processo di digitalizzazione
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… MA LA TECNOLOGIADA SOLA NON E’ SUFFICIENTE
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Conservazione digitale
Analisiorganizzativa
Gestione del cambiamento
Sicurezza informatica
PrivacyFormazione e
comunicazione
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Metadati
Gestione e selezione dei documenti da conservare
Archivio
Definizione di politiche organizzative
Definizione di ruoli e responsabilità
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Organizzazione
Chiarezza sui processi di formazione, gestione, conservazione
Innovazione nella gestione dei processi
Attenzione alle attività più critiche (gestione della sicurezza, della privacy)
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«Un sistema di conservazione evoluto
non si limita alla trasformazione di un
documento analogico in bit, ma
ripensa un ciclo di vita in modo
interamente digitale: per questo si
parla di conservazione in ambiente
digitale»
Prof . Gianni Penzo Doria
Analisi organizzativa
Analisi dei processi
Mappatura
Definizione di ruoli e responsabilità
Reingegnerizzazione dei processi
Processi, ruoli, responsabilità
Analisi costi/benefici
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Archivisti
Giuristi
Informatici
Funzionari amministrativi
Esperti di organizzazione
Esperti di sicurezza
Esperti di privacy
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Il prodotto di
un’esperienza
multidisciplinare
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Proliferazione dei sistemi di produzione dei documenti
Utilizzo errato degli strumenti a supporto
Sottovalutazione del manuale di gestionedocumentale
Sottovalutazione del manuale di conservazione
Ignoranza dei processi di conservazione
Trasposizione dei processi cartacei così come sono in digitale
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FAR LE COSE PER BENE
Processi, organizzazione, struttura, archivi, team, competenze ….
Tutto deve funzionare al meglio
Solo così possiamo ottenere il risultato desiderato
25 maggio 2017
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Basta che un solo tassello sia fallato per vanificare l’intero impianto strutturale legato alla conservazione
Conseguenze: spreco di risorse, di tempo, di energie
Risultato: errato o mancante
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Continuare con l’attuale approssimazione epressappochismo
Imparare a lavorare con metodo, ad utilizzare glistrumenti, ad amalgamare le competenze nel modocorretto
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25 maggio 2017