Sistem Informasi Manajemen (SIM)
Dosen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc (CS)
PENERAPAN E-BUSINESS DI INDONESIA
Oleh
Abrori (P056100012.35E)
PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
2011
BAB I. PENDAHULUAN
Dalam rangka untuk mempertahankan kelangsungan hidupnya, banyak
perusahaan yang kini menggunakan kemajuan teknologi informasi untuk
mengembangkan sistem lintas fungsi perusahaan yang terintegrasi yang dapat
melintasi berbagai batas fungsi tradisional bisnis agar dapat merekayasa ulang dan
dapat meningkatkan proses bisnis yang penting dalam semua lintas fungsi
perusahaan. Penggunaan teknologi informasi diwarnai dengan e-business yaitu
penggunaan internet dan jaringan serta teknologi informasi lainnya untuk
mendukung apa yang disebut e-commerce yaitu kegiatan pembelian dan penjualan
melalui internet dan jaringan lainnya. E-business juga mendukung komunikasi
dan kerjasama perusahaan dan berbagai proses yang dijalankan melalui web, baik
dalam jaringan perusahaan maupun jaringan pelanggan dan mitra bisnisnya.
Peranan aplikasi menjadi hal yang sangat penting dalam menerapkan
konsep e-business. Beragamnya kebutuhan untuk melayani pelanggan memaksa
perusahaan untuk mengembangkan berbagai aplikasi bisnis. Sehubungan dengan
hal tersebut, memiliki arsitektur aplikasi e-business yang handal akan sangat
menentukan kinerja perusahaan dalam menghasilkan produk dan jasa yang dapat
memuaskan pelanggan. Kebanyakan perusahaan di masa lalu biasanya
mengembangkan aplikasi yang berkonsep arsitektur sekuensial berdasarkan
fungsi-fungsi yang dijalankan oleh perusahaan seperti aplikasi keuangan, aplikasi
pemasaran dan aplikasi lainya. Jika perusahaan ingin mengintegrasikan berbagai
aplikasi diatas untuk mengimplementasikan konsep e-business, maka yang biasa
dilakukan oleh manajemen adalah menghubungkan satu aplikasi dengan lainnya
sesuai dengan urut-urutan proses. Karena masing-masing aplikasi pada mulanya
dibangun sendiri-sendiri, maka untuk menghubungkannya biasanya
dikembangkan beberapa program antarmuka (interface) agar output dari sebuah
aplikasi dapat dibaca sebagai input dari aplikasi lainnya.
Namun demikian, konsep arsitektur sekuensial semacam ini memiliki
kelemahan yaitu pada aspek kecepatan dan reliabilitas. Proses transformasi pada
modul interface jelas membutuhkan waktu tersendiri sehingga semakin banyak
1
dibutuhkan modul interface pada sebuah rangkaian proses akan semakin
memperlambat kinerja aplikasi. Padahal untuk menerapkan e-business, banyak
sekali rangkaian proses yang harus menghubungkan antara bagian backoffice
perusahaan dengan para pelanggan secara langsung. Untuk mengatasi
permasalahan ini dibuatlah sebuah konsep arsitektur baru yang merubah prinsip
sekuensial ke dalam apa yang dinamakan sebagai prinsip sinkronisasi seperti
aplikasi berbasis ERP (Enterprise Resource Planning). Dalam aplikasi ini data
atau informasi yang dibutuhkan tidak berjalan melalui beberapa titik aplikasi
melainkan langsung diambil dari sebuah titik sehingga kecepatannya menjadi jauh
lebih baik dari konsep aplikasi sekuensial. Untuk keperluan sinkronisasi secara
external dengan mitra dan pelanggan maka diperkenalkan sebuah konsep
sinkronisasi yang dinamakan sebagai Metaprise Applications yang akan
melakukan sinkronisasi data dan proses yang terjadi pada masing-masing aplikasi
perusahaan (enterprise application).
2
BAB II. E-BUSINESS SECARA UMUM
E-business sebuah perusahaan membutuhkan konektivitas dari awal
hingga akhir yang melintasi semua proses yang berbeda, dari inti sistem sebuah
perusahaan hingga ke pihak luar seperti pemasok, pelanggan dan mitra
perusahaan. Menurut James A. O’Brien (2005) arsitektur aplikasi perusahaan
dapat digambarkan sebagai berikut :
Gambar 1. Arsitektur Aplikasi Perusahaan
2.1. Enterprise Collaboration System
Menurut webopedia.com Collaboration System adalah jenis sistem
informasi, merupakan kombinasi dari groupware , peralatan, Internet , extranet
dan jaringan lain yang dibutuhkan untuk mendukung perusahaan komunikasi-
lebar, seperti dokumen dan berbagi pengetahuan untuk tim tertentu dan individu
dalam perusahaan. Beberapa contoh alat komunikasi perusahaan termasuk e-mail ,
videoconferencing , berbagi dokumen kolaboratif, alat-alat manajemen proyek
dan lain-lain. Tujuan dari ECS adalah untuk memberikan setiap pengguna dengan
3
alat untuk mengelola komunikasi, dokumen dan informasi lainnya yang individu
perlu untuk mengelola tugas-tugas mereka sendiri secara efisien di departemen
mereka.
2.2. Enterprise Resource Planning (ERP)
Menurut James A. O’Brien (2005) Enterprise Resource Planning adalah
sistem lintas fungsi perusahaan yang digerakkan oleh modul software suit
terintegrasi yang mendukung proses bisnis dasar internal perusahaan. ERP
merupakan suatu sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur
maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis
yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di
perusahaan bersangkutan. Dengan diterapkannya ERP diharapkan dapat
mempermudah dan meringankan pekerjaan yang harus dilakukan oleh para
karyawan. Selain itu, pertukaran informasi akan menjadi lebih lancar, dan tujuan
paling utama adalah untuk menaikan keuntungan. ERP juga berfungsi sebagai
mesin software yang mengintegrasikan dan menyelesaikan proses lintas fungsi
yang dihasilkannya. Dengan adanya ERP maka kelincahan, efisiensi dan
responsivitas yang dibutuhkan dalam keberhasilan perusahaan akan dapat
terwujud.
Salah satu industri bisnis yang sedang berkembang Indonesia adalah bisnis
asuransi yang memerlukan kecepatan dan ketepatan pelayanan untuk menjamin
keberhasilan bisnisnya sehingga diperlukan pula ERP dalam bisnis jasa asuransi.
Bisnis lainnya adalah bisnis jasa perhotelan. Dengan bantuan ERP perusahaan
industri jasa asuransi maupun perhotelan di Indonesia dapat terintegrasi pada
setiap proses dalam perusahaan tersebut ke dalam suatu sistem komputerisasi.
Manfaat lain dari ERP ini adalah integrasi bisnis secara keseluruhan, fleksibilitas
dalam organisasi untuk bertransformasi dan meningkatkan turn-overnya,
menciptakan analisa dan peningkatan kapabilitas yang lebih baik, serta
penggunaan teknologi terbaru. ERP atau Perencanaan sumber daya perusahaan ini
berfokus pada efisiensi produksi internal perusahaan, distribusi dan proses
keuangannya. ERP bertindak sebagai tulang punggung lintas fungsi perusahaan
yang mengintegrasikan dan mengotomatisasi banyak proses internal dan sistem
4
informasi dalam fungsi produksi, logistik, distribusi, akuntansi, keuangan dan
sumberdaya manusia perusahaan.
Gambar 2. Komponen aplikasi utama ERP
Beberapa alasan yang menjadikan perusahaan yang bergerak dalam bisnis
jasa asuransi perlu menerapkan konsep Enterprise Resource Planning adalah:
- ERP dapat meningkatkan kualitas dan efisiensi perusahaan karena dapat
mengintegrasikan seluruh kegiatan bisnis sehingga dihasilkan kualitas
sefisiensi layanan pelanggan, produksi dan distribusi.
- Penggunaan ERP dapat menurunkan biaya pemrosesan transaksi dan
hardware, software, serta karyawan pendukung Teknologi Informasi
- Dengan adanya ERP dapat mendukung kecepatan pengambilan keputusan
karena ERP menyediakan informasi kinerja bisnis lintas fungsi yang sangat
cepat sehingga pengambilan keputusan dapat dilakukan secara tepat waktu.
- Pengimplementasian ERP menghasilkan struktur organisasi, tanggung jawab
manajerial dan peran kerja yang lebih fleksibel sehingga organisasi menjadi
lebih lincah dan adaptif dan mudah memanfaatkan peluang bisnis yang baru.
Namun demikian tidak semua implementasi ERP dapat berjalan dengan
lancar. Beberapa faktor yang menjadi kunci sukses impelemetasi ERP adalah
sebagai berikut :
- Perencanaan yang matang meliputi komitmen, edukasi atau pelatihan,
keterlibatan para karyawan yang terkena dampak dalam tahap perencanaan
SalesDistribution,OrderManagement
Accountingand Finance
ProductionPlanning
Human Resources
IntegratedLogisticsCustomer/
Employee
5
dan pengembangan serta program manajemen perubahan, serta peran dan
tanggung jawab karyawan.
- Proses; meliputi proses konversi yang tidak terlalu cepat, dokumentasi,
integrasi, dan re-desain proses.
- Teknologi; meliputi hardware, software, manajemen sistem, dan interface.
2.3. Customer Relationship Management (CRM)
Menurut James A O’Brien (2008) CRM adalah mengelola berbagai
hubungan pelanggan dengan organisasi dan semua pelanggan pada setiap titik
sentuh. Manajemen hubungan pelanggan atau CRM ini berfokus atas proses
mendapatkan dan mempertahankan pelanggan yang berharga melalui proses
pemasaran, penjualan dan layanan. Didalam CRM perusahaan berkonsentrasi
menjaga pelanggan supaya tidak lari ke pesaing dengan mengumpulkan segala
bentuk interaksi pelanggan baik itu lewat telepon, email, masukan di situs atau
hasil pembicaraan dengan staf sales dan marketing,
CRM menggunakan teknologi untuk membuat sistem lintas fungsional
perusahaan yang mengintegrasikan dan mengotomatisasi banyak proses dalam
penjualan, pemasaran dan layanan pelanggan yang berinteraksi dengan pelanggan
dan membuat kerangka web-enabled software dan database yang
mengintegrasikan proses-proses dengan sisa proses perusahaan.
Gambar 3. Kelompok aplikasi utama CRM
6
Aplikasi Customer Relation Management (CRM) adalah :
1. Menejemen Kontak dan Rekening
Membantu praktisi penjualan, pemasaran dan layanan untuk menangkap
serta menelusuri data yang relevan mengenai setiap kontrak yang sudah lewat
atau yang direncanakan dengan pelanggan. Informasi ini ditangkap dari semua
titik seperti telepon, fax, email, situs web perusahaan dan lainnya.
2. Penjualan.
Menyediakan tenaga penjualan dengan perangkat lunak dan data yang
mereka butuhkan untuk mendukung dan mengelola kegiatan penjualan dan
mengoptimalkan penjualan silang dan peningkatan tawaran untuk penjualan
seperti up-selling. Penjualan silang itu sendiri adalah mencoba untuk menjual
kepada pelanggan dari satu produk dengan produk terkait sedangkan up-
selling adalah mencoba untuk menjual kepada pelanggan untuk produk yang
lebih baik. Contoh CRM penjualan adalah informasi produk, prospek
penjualan dan konfigurasi produk.
3. Pemasaran dan Pemenuhan Pesanan.
Membantu pemasaran profesional menyelesaikan pemasaran langsung
dengan tugas-tugas seperti kualifikasi penjualan untuk target pemasaran,
penjadwalan dan pelacakan langsung surat pemasaran.
4. Layanan Dukungan untuk Pelanggan.
Menyediakan tenaga penjualan dengan perangkat lunak dan akses database
untuk database pelanggan yang berhubungan langsung dengan sales dan
marketing profesional. Membantu membuat, menetapkan dan mengelola
permintaan untuk layanan pelanggan. Software call center, panggilan
pelanggan ke agen melalui perangkat lunak berdasarkan keterampilan dan
jenis panggilan. Membantu menyediakan layanan data yang relevan dan saran-
saran untuk menyelesaikan masalah bagi pelanggan dan membantu
permasalahan pelanggan.
5. Program Retensi dan Loyalitas.
7
Membantu perusahaan mengidentifikasi dan memberi penghargaan serta
memasarkan kepada pelanggan yang paling setia dan menguntungkan.
CRM memungkinkan sebuah perusahaan untuk mengidentifikasi serta
berfokus pada para pelanggan terbaik yaitu mereka yang paling menguntungkan
bagi perusahaan agar mereka dapat dipertahankan sebagai pelanggan seumur
hidup untuk layanan yang lebih besar dan menguntungkan. CRM juga dapat
menelusuri waktu-waktu ketika pelanggan menghubungi perusahaan dan dapat
memberikan pengalaman dan layanan yang konsisten bagi pelanggan. Namun
demikian banyak kegagalan dalam implementasi CRM ini dikarenakan kurangnya
pemahaman dan persiapan dari perusahaan itu sendiri sehingga CRM justru
menjebak perusahaan dan merusak hubungan perusahaan dengan pelanggan
lamanya.
2.4. Supply chain management (SCM)
SCM adalah mengintegrasikan praktik manajemen dan teknologi
informasi untuk mengoptimalkan informasi dan aliran produk di antara berbagai
proses dan mitra bisnis dalam rantai pasokan.
Aplikasi SCM yang dimiliki dipergunakan untuk mengatur dan menyediakan
kerja sama untuk seluruh aplikasi/request terhadap setiap kebutuhan-kebutuhan
dasar pendukung berjalannya sistem, seperti trading Partners dan distribution
partners. SCM di sini meliputi :
Demand Management (perencanaan dan request untuk sumber daya segala
operasi dalam web (sales, manufacturer, dan operation).
Supply Management (mengatur pemenuhan produk dan layanan untuk setiap
pesanan transaksi).
Inbound/Outbound Logistic (pengaturan dan perencanaan sesuatu yang keluar
atau masuk ke perusahaan, seperti gudang/warehouse).
Customer Relationship Management (CRM). Customer Interaction
menyediakan layanan bantuan untuk semua pihak dalam komunitas web
dalam hal layanan, penawaran, marketing, dan transaksi.
8
Personalisasi, fokus pada mengenali setiap pengunjung, data customer, dan
setiap kegiatannya akan dicatat, sehingga customer service bisa melakukan
pendekatan yang lebih baik dan menjamin kepuasan customer.
2.5. Human Resource Management (HRM)
HRM adalah fungsi di dalam sebuah organisasi yang berfokus pada
perekrutan, pengelolaan, dan arah menyediakan untuk orang-orang yang bekerja
di organisasi. Sumber Daya Manusia manajemen juga dapat dilakukan oleh lini
manajmen. HRM adalah fungsi organisasi yang berurusan dengan isu-isu yang
berkaitan dengan orang-orang seperti kompensasi, perekrutan, manajemen kinerja,
pengembangan organisasi, keselamatan, kesehatan, manfaat, motivasi karyawan,
komunikasi, administrasi,dan pelatihan.
HRM juga merupakan pendekatan yang strategis dan komprehensif untuk
orang-orang yang mengelola dan budaya kerja dan lingkungan. Efektif HRM
memungkinkan karyawan untuk berkontribusi secara efektif dan produktif ke arah
perusahaan secara keseluruhan dan pencapaian tujuan organisasi dan tujuan. HRM
bergerak menjauh dari personil tradisional, administrasi, dan peran transaksi, yang
semakin outsourcing. HRM sekarang diharapkan dapat menambah nilai dengan
pemanfaatan karyawan dan strategis yang berdampak karyawan program bisnis
dengan cara yang terukur. Peran baru MSDM melibatkan arah strategis dan metrik
HRM dan pengukuran untuk menunjukkan nilai.
2.6. Aplikasi Finance & Accounting
Adalah pencatatan transaksi keuangan, penyusunan dan
menginterpretasikan laporan keuangan dan menyediakan manajer dari departemen
lain dengan laporan tepat waktu hasil operasi (fungsi line). Tanggung jawab lain,
dilakukan oleh asisten controller pembiayaan, termasuk persiapan penggajian,
rekening piutang, dan hutang (fungsi staf). Dimensi lain tanggung jawab divisi
akuntansi berkaitan dengan berbagai aspek operasional, akuntansi biaya, dan
pengendalian biaya.
9
III. PENERAPAN E-BUSINESS DI INDONESIA
Saat ini, e-bisnis tidak hanya sebuah pilihan, tetapi juga merupakan prinsip
yang tak terelakkan untuk mempertahankan keunggulan kompetitif pada bagian
dari organisasi dan lembaga yang beroperasi dalam lingkungan yang dinamis, e-
bisnis telah membawa peningkatan kualitas, dinamika, dan kecepatan akses ke
pelanggan dan pasar. Dilain pihak e-bisnis telah membawa penurunan harga,
waktu pelaksanaan, dan durasi waktu akses ke pasar. Oleh karena itu, untuk
menjadi pelopor dalam e-bisnis adalah bukan tugas yang mudah sama sekali
karena kepercayaan menjadi sangat mempengaruhi e-business bagi banyak orang.
Mengapa banyak organisasi dan negara-negara yang jauh lebih efisien daripada
yang lainnya? Mengapa beberapa negara memiliki keyakinan kuat tentang,
integritas tinggi dengan pembangunan sosial dari orang lain? Jawabannya terletak
pada hubungan kepercayaan dan pembangunan. Ada hubungan positif yang kuat
antara pemahaman nilai kepercayaan dalam masyarakat dan pertumbuhan
ekonomi. Kepercayaan publik didasarkan pada kepercayaan antara orang asing.
Mereka percaya pada kebanyakan orang dan juga kepercayaan memberikan dasar
untuk segala macam hubungan sosial dan komersial baru.
Penerapan e-business di Indonesia dapat dilihat dari berbagai sektor bisnis
seperti industri jasa perhotelan maupun industri asuransi. Disamping itu e-
business dapat dilihat pula pada industri perbankan dan pemerintahan.
Penerapan E-Business di Industri Asuransi & Industri Perhotelan
Salah satu perusahaan asuransi yang telah menerapkan konsep e-business
adalah PT. Asuransi Jasa Indonesia yang merupakan sebuah Badan Usaha Milik
Negara (BUMN) yang bergerak di bidang usaha Asuransi Umum. Dalam
menyuguhkan layanan profesional terbaiknya, Asuransi Jasindo telah menerapkan
konsep Enterprise Resource Planning (ERP) melalui sebuah software “Star
Jasindo” yang mengintegrasikan fungsi-fungsi bisnis seperti Fungsi Marketing,
Fungsi Produksi (Fungsi Underwrting), Fungsi Keuangan, Fungsi SDM, Fungsi
Pengawasan dan fungsi-fungsi lainnya.
10
Sebagai perbandingan, salah satu perusahaan perhotelan yang juga telah
menerapkan konsep e-business adalah Hotel Salak. Hotel Salak The Heritage
setelah beroperasi selama 13 tahun sejak dibuka kembali tahun 1998 sudah
banyak dikenal luas. Penggunaan teknologi informasi yang tepat sangat
membantu manajemen dan operasional hotel, mulai dari awal dibuka kembali
hingga sekarang. Karean saat ini sarana TI masih terbilang murah untuk
menjalankan operasional perusahaan dari pada teknologi lainnya. Semua dapat
dilakukan worldwide tanpa harus secara fisik pergi, artinya sangat membantu
dalam penghematan biaya.
Teknologi Informasi untuk Memperbesar Pangsa Pasar
Dengan diperankannya TI pendukung strategis pada kegiatan bisnis, maka
hal itu secara signifikan akan berbeda dengan sistem operasional bisnis hotel
maupun asuransi yang konvensional. Secara fundamental pemberdayaan teknologi
informasi pada kegiatan perusahaan akan mengakibatkan usaha mengalami
pergeseran paradigma struktur pasar, lokasi pasar, organisasi bisnis, dan proses
bisnis, yaitu :
Bergesernya paradigma yang semula menganut konsep Marketplace menjadi
Marketspace, yaitu proses bisnis yang mengandalkan teknologi informasi
sebagai media untuk mempertemukan antara penjual dan pembeli dalam
melakukan transaksi bisnisnya secara on-line. Sekarang ini banyak
komunikasi pemasaran dan promosi yang dilakukan melalui internet seperti
email, skypee, facebook, twiter maupun SMS yang menggunakan software
internet.
Bergesernya paradigma yang semula menganut model Geografic Business
model atau Location Base, menjadi Global Business Model atau Virtual
Based, yaitu proses bisnis yang mengandalkan teknologi informasi sebagi
media tranformasi informasi produk dan jasa secara on-line, sementara penjual
dan pembeli berada di lokasi yang berlainan.
Hotel Salak maupun Asuransi Jasindo juga sudah memanfaatkan fasilitas TI
untuk promosinya seperti website yang selalu update, email promotion, maupn
komunikasi via internet dan fasilitas TI lainnya.
11
Bergesernya paradigma proses bisnis perusahaan mengarah pada:
- Akselerasi direct marketing, di mana promosi dilakukan secara interaktif,
on-line dan real time. Dengan demikian pihak perusahaan dapat lebih
mendekatkan diri lagi dengan pelanggannya.
- Perluasan saluran distribusi produk dan jasa, baik melalui transfer digital
secara on-line, maupun pengiriman informasi layanan secara fisik melalui
mitra kerja antar perusahaan. Dengan demikian perusahaan secara
otomatis berpeluang untuk memperluas pangsa pasarnya.
- Efisiensi dalam proses transaksi dan efektif dalam pelayanan. Hal ini
sangat mungkin terjadi karena pemanfaatan TI dalam transaksi bisnis akan
mampu mereduksi berbagai biaya, di antaranya biaya promosi dan biaya
koordinasi (manajemen) melalui pola paperless (distribusi data dan
informasi dilakukan secara elektronik).
- Inovasi dalam produk dan jasa, karena dengan bantuan TI produk dan jasa
dapat disampaikan kepada pelanggan dengan lebih komunikatif, variatif,
dan eksklusif.
Tekonologi Informasi untuk meraih loyalitas pelanggan
Dengan mengembangkan sistem informasi, kualitas pelayanan yang efektif
maka perusahaan dapat memperoleh beberapa manfaat, yaitu mendorong dan
memungkinkan manajemen untuk menyatukan suara-suara konsumen dalam
membuat keputusan; menemukan prioritas pelayanan konsumen,
mengidentifikasikan prioritas perbaikan pelayanan, dan memberikan pedoman
dalam mengambil keputusan alokasi sumber daya, memperhatikan pengaruh dari
langkah awal kualitas pelayanan dan investasi, serta menawarkan pekerjaan
berdasarkan data untuk pelayanan yang baik.
Data pelanggan yang tersimpan baik dalam sistem hotel maupun asuransi
memungkinkan manajemen memelihara hubungan dengan konsumen yang sudah
pernah menggunakan jasa perusahaan, seperti mengirimkan email greeting, ulang
tahun, dan informasi produk atau layanan baru. Serta komunikasi lain yang
diperlukan dapat dilakukan dengan mudah.
12
Tekonologi Informasi untuk memenangkan kompetisi
Teknologi informasi di Hotel Salak maupun di Asuransi Jasindo dapat
memberikan dukungan penuh bagi perusahaan dalam hal operasional bisnis secara
internal serta pengambilan keputusan yang cepat dan sehingga perusahaan dapat
mengembangkan berbagai strategi kompetitif guna menghadapi competitive force
perusahaan yaitu :
a) Rivalitas kompetitor dalam industri dan pasarnya.
b) Ancaman pendatang baru dalam industri dan pasarnya.
c) Ancaman yang dihadapi karena adanya produk pengganti yang dapat merebut
pangsa pasar.
d) Daya tawar pelanggan.
e) Daya tawar pemasok.
Dengan dukungan teknologi informasi maka perusahaan dapat
menetapkan strategi-strategi penting dalam rangka memberikan kepuasan
pelanggan melalui efektifitas dan efisiensi kegiatan operasional perusahaan
sehingga dapat memenangkan persaingan pasar. Strategi yang dapat
dikembangkan melalui dukungan teknologi infromasi diantaranya adalah:
Strategi kepemimpinan dalam biaya
Strategi untuk mengkondisikan agar memiliki biaya yang rendah dalam
operasional bisnisnya. TI secara substansial mereduksi biaya yang digunakan
dalam proses bisnis perusahaan. Sebagai contoh, pemesanan layanan
dilakukan secara on-line di internet, penawaran penjualan dilakukan secara
on-line di internet. Serta semua operasional terekam dalam sistim TI
Strategi diferensiasi
Strategi untuk mengembangkan cara melakukan differensiasi (perbedaan)
produk dan jasa dari para pesaing. Dukungan startegis TI dalam stratregi ini
adalah TI membantu memberikan fitur yang dapat membedakan produk dan
jasa yang dihasilkan oleh perusahaan. Hotel Salak maupun Asuransi Jasindo
selalu memperbaharui website untuk memberikan informasi yang selalu up to
date dan kemudahan komunikasi melalui email selama 24 jam..
Strategi Inovasi
13
Strategi untuk menemukan cara baru melakukan bisnis. Hal ini dapat
melibatkan proses pengembangan berbagai produk dan jasa yang unik, atau
memasuki ceruk pasar yang unik. TI mampu menciptakan perubahan yang
inovatif dan radikal dalam proses bisnis yang secara dramatis dapat
berdampak pada pemangkasan biaya, meningkatkan kualitas, efisiensi layanan
terhadap pelanggan, serta mempersingkat penyampaian produk dan jasa ke
pelanggan. Contoh, pemesanan kamar hotel secara on-line, sistem layanan
total untuk pelanggan secara on-line. Kerjasama asuransi dengan mitra rumah
sakit atau bengkel secara online sehingga konfirmasi pelayanan mitra
perusahaan dapat dilakukan secara otomatis.
Strategi Pertumbuhan
Strategi untuk menstimulan perusahaan agar secara signifikan memperluas
kemampuan perusahaan dalam memproduksi barang dan jasa,
mengembangkan ke pasar global, maupun melakukan diversifikasi produk dan
jasa yang baru. Contoh, pemesanan melalui jaringan satelit global,
mengembangkan pemasaran on-line di internet, dan membangun jaringan
satelit canggih yang dapat menghubungkan terminal titik penjualan (point of
sale) di sejumlah partner kerjasama.
3.1. Aplikasi Enterprise Resource Planning (ERP)
Konsep ERP di Hotel Salak adalah sebuah sistem yang mengintegrasikan
proses setiap line dalam manajemen Hotel Salak The Heritage secara transparansi
dan memiliki akuntabilitas yang cukup tinggi. Perencanaan kegiatan jasa
perhotelan diintegrasikan kedalam software yang sering disebut dengan Hotel
Management System (HMS). Dengan bantuan ERP perusahaan industri jasa
perhotelan dapat terintegrasi pada setiap proses dalam perusahaan tersebut ke
dalam suatu sistem komputerisasi. Hotel Management System di Hotel Salak
tersebut dikenal dengan Hotel Soft, yaitu suatu perangkat lunak atau program
yang diciptakan dengan tujuan untuk mengintegrasikan seluruh aktivitas
operasioanl hotel kedalam suatu sistem yang dapat diakses oleh penggunanya.
14
Gambar 1. Skema proses sistem manajemen Hotel Soft
Gambar 2. Software “Hotel Soft Management” sebagai ERP
Dalam hal ini, peranan informasi sangat diperlukan, beberapa karakteristik
fundamental informasi adalah akurasi (ketepatan), relevansi (kebenaran), dan
avalabilitas (ketersediaan). Dengan implementasi ERP yang berupa HMS ini maka
beberapa resiko yang berkaitan dengan kesalahan dapat dikurangi. Secara
15
keseluruhan HMS memberikan manfaat yang pasti karena dalam penerapannya di
dukung oleh komitmen yang tinggi dari manajemen hotel dan meningkatkan
sumberdaya manusia yang memiliki kemampuan. Setiap karyawan dapat
mengakses program ini melalui sebuah account yang dimiliki oleh karyawan.
Account tersebut dapat disesuaikan dengan job-desc, departemen, ataupun
tanggungjawab karyawan dalam perusahaan.
Demikian pula halnya dengan Asuransi Jasindo, dam menyuguhkan layanan
profesional terbaiknya, Asuransi Jasindo telah menerapkan konsep Enterprise
Resource Planning (ERP) melalui sebuah software “Star Jasindo” yang
mengintegrasikan fungsi-fungsi bisnis seperti Fungsi Marketing, Fungsi Produksi
(Fungsi Underwrting), Fungsi Keuangan, Fungsi SDM, Fungsi Pengawasan dan
fungsi-fungsi lainnya. Dalam sisten Star Jasindo ini setiap karyawan dapat
mengakses program ini melalui user id yang dimiliki oleh karyawan. Program-
program yang dapat diakses adalah sesuai dengan tugas dan tanggung jawab
karyawan.
Gambar 3. Software “Star Jasindo” sebagai ERP
16
Gambar 4. Star Jasindo diakses melalui username karyawan
Dengan adanya penerapan ERP pada perusahaan jasa perhotelan maupun
perasuransian, maka perusahaan tersebut akan memperoleh keutungan berupa
kemudahan perencanaan kegiatan, efisiensi proses produksi, manajemen
persediaan, maupun keuangan sehingga mendukung pencapaian keberhasilan
perusahaan. Pengambilan keputusan manajemen juga didukung oleh program ini
dengan penyediaan sistem pelaporan dari keseluruhan aktivitas perhotelan dan
perasuransian dalam periode waktu yang dapat ditentukan oleh penggunanya.
Pengambilan keputusan dalam penggunaan ERP sebagai solusi IT dan
Internetworking memiliki beberapa alasan yaitu:
- ERP dapat meningkatkan kualitas dan efisiensi perusahaan karena dapat
mengintegrasikan seluruh kegiatan operasional perusahaan di semua
departemen.
- ERP Dapat menurunkan biaya pemrosesan transaksi dan hardware, software,
serta karyawan pendukung IT
- ERP menyediakan informasi kinerja bisnis lintas fungsi atau antar departemen
yang sangat cepat sehungga mempermudah dalam pengambilan keputusan
oleh manajemen
Keberhasilan penerapan ERP di Hotel Salak maupun Asuransi Jasindo juga
didukung oleh beberapa faktor seperti :
17
- Pihak manajemen perusahaan mulai dari direktur utama sampai staff yang
mempunyai komitmen akan teknologi informasi sebagai system yang
bermanfaat.
- Teknologi yang mendukung, meliputi hardware, software, manajemen sistem,
dan interface dikelola oleh SDM yang kompeten dibidang TI .
Gambar 5. Software HMS dan Star Jasindo sebagai pusat data
3.2. Aplikasi Customer Relation Management (CRM)
HMS mempunyai fungsi CRM sebagai fasilitas untuk Marketing atau
Public Relation menjaga hubungan atau memberikan pelayanan yang optimal
kepada seluruh tamu-tamunya. Seluruh data tamu tercatat dengan baik dan
lengkap dalam HMS, seperti data pribadi, waktu dan lama menginap, sehingga
departemen Marketing & public relation dapat melakukan program customer
lolalty dan satisfaction dengan baik. Aplikasi Customer Relation Management
(CRM) di HSTH adalah:
1. Contract and Account Managements
Semua data aktivitas tamu dan biaya direkam dalam HMS lengkap dengan
semua permintaan dan kebutuhannya untuk menjadi pegangan kerja
operasional hotel dan semua data tersebut tersimpan untuk menjadi data base
manajemen
2. Sales / Penjualan
Tenaga penjualan mempunyai perangkat TI untuk mendukung dan
mengelola kegiatan penjualan seperti SMS blaster, yang dapat mengirimkan
pesan sms dengan software keseluruh client dengan cepat. Email blaster yang
dapat mengirim email secara personal kepada banyak customer dengan hanya
18
satu kali kirim email yang sama. Sales dapat menjual kepada pelanggan untuk
produk yang lebih baik melalui data histori yang ada, sehingga pekanggan
merasa diperhatikan, karena selalu diingat.
3. Marketing and Fulfillment
Membantu pemasaran profesional menyelesaikan pemasaran langsung
dengan tugas-tugas seperti kualifikasi penjualan untuk target pemasaran,
penjadwalan dan pelacakan langsung surat pemasaran.
4. Retention and Loyalty Programs
HSTH dengan didukung HMS dapat mengidentifikasi pelanggan yang
paling setia dan menguntungkan sehingga dapat memberikan input kepada
manajemen untuk menjalankan program kepuasan pelanggan dengan baik.
Gambar 7 Home Page Website Hotel Salak The Heritage
Sedangkan CRM yang ada dalam program Star Jasindo adalah berupa
modul Marketing yang mempunyai fungsi aplikasi hampir sama dengan Hotel
Management System yang dimiliki oleh Hotel Salak. Dalam aplikasi CRM Star
Jasindo terdapat pula aplikasi layanan dimana customer dapat mengakses extranet
perusahaan untuk melihat progress layanan klaim yang telah diberikan oleh
perusahaan. Sebagai contoh, customer asuransi kesehatan dapat mengakses
extranet perusahaan melalui user id yang telah diberikan sebelumnya untuk
melihat saldo jaminan asuransi kesehatan yang dimilikinya.
19
Aplikasi lain CRM yang dimiliki oleh Asuransi Jasindo adalah website
www.jasindo.co.id yang memuat aplikasi customer service dan claim center yang
memungkinkan interaksi antara customer dengan perusahaan secara online.
Gambar 7. Salah satu fungsi CRM dalam program Star Jasindo
Gambar 8. Website Asuransi Jasindo
a. Marketing Information System
20
Marketing HSTH dalam operasionalnya berfokus pada pelanggan dengan
menggunakan internet, intranet, dan ekstranet karena dengan keberadaan hotel
yang berlokasi di Bogor dapat dengan mudah berkomunikasi dengan seluruh
pelanggannya dimana saja. Dengan demikian marketing dapat menarik dan
mempertahankan pelanggan yang akan menjadi customer yang dijaga loyalitasnya
juga proses pembelian dan peningkatkan produk dan jasa.
b. Target Pemasaran
Dengan teknologi informasi HSTH dapat melakukan promosi dan
menyebarkan informasi seputar hotel dan fasilitasnya serta kegiatan-kegiatannya
dengan mudah dan cepat. Fasilitas internet benar-benar menjadi tumpuan untuk
berpromosi. Selain biaya yang murah, saat ini juga efektif serta cepat menyebar
hingga kemanapun tanpa ada batas waktu dan tempat
c. Sales Force Automation(SFA)
Hotel Salak The Heritage belum sepenuhnya menerapkan Sales Force
Automation (SFA), dikarenakan jenis usaha yang masih memerlukan penangan
secara manual dimana terdapat keterbatasan pola pemesanan kamar dan
waktunya, sehingga akan berpengaruh pada pola pelayanan yang kurang optimal
Tetapi sedang berupaya untuk memanfaatkan TI untuk memberikan kemudahan
pada pelanggan untuk dapat melakukan pemasanan pribadi
3.3. Aplikasi Supply Chain Management (SCM)
Aplikasi SCM yang dimiliki Hotel Salak The Heritage dipergunakan untuk
mengatur dan menyediakan kerja sama untuk seluruh aplikasi/request terhadap
setiap kebutuhan-kebutuhan dasar pendukung berjalannya sistem
Beberapa pemasok/ supplier dari Hotel Salak The Heritage adalah :
1. Supplier bahan baku, seperti supplier makanan dan minuman.
2. Supplier bahan-bahan kimia pembersih dan laundry.
3. Supplier peralatan mekanis seperti mesin cum cleaner dan brushing.
4. Lembaga pembiayaan
21
Peran lembaga pembiayaan pada Hotel Salak The Heritage mendukung
ketersediaan bangunan, peralatan utama seperti kitchen equipment, laundry dan
hotel equipment lainnya Penyaluran pembiayaan dilakukan dalam bentuk kredit
investasi dan kredit modal kerja.
Selama ini di Hotel Salak cara pemesanan item – item yang berasal dari
pemasok barang melalui pemesanan lewat telepon, fax, dan email on line
shopping. Kedepannya Hotel Salak The Heritage akan memanfaatkan dan
memaksimalkan jaringan internet dalam meningkatkan komunikasi dengan pihak
supplier/ pemasok sehingga dapat lebih efisien dan efektif dalam rantai pasok.
Gambar 9. Belanja online
Gambar diatas merupakan contoh pemanfaatan IT ( informasi teknologi)
dalam bisnis pemesanan barang dalam bentuk website. Kedepannya di Hotel
Salak akan diinstal sebuah software sebagai penghubung Hotel Salak dengan
supplier langsung yang bertujuan untuk mempermudah pemesanan, efektif dan
efisiensi biaya dan waktu. Segala kebutuhan yang dibutuhkan oleh Hotel Salak
dalam kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan operasi, produksi dan logistik
sudah secara langsung terhubung dengan website tersebut. Para supplier sebagai
vendor Hotel Salak dapat secara mudah dan cepat untuk mengetahui dan
memenuhi segala kebutuhan yang diperlukan oleh Hotel Salak. Dengan begitu
komunikasi dapat lebih efektif dan efisien karena tidak memerlukan banyak
waktu.
22
3.4. Aplikasi Human Resource Management (HRM)
HRM yang telah diaplikasikan di hotel Salak telah menggunakan sistem
HRM online yang menggunakan jaringan internet. Sebagai contoh, sistem HRM
online hotel Salak dapat melibatkan perekrutan karyawan melalui bagian
perekrutan di situs web perusahaan. Demikian pula dengan Asuransi Jasindo juga
mempunyai aplikasi HRM baik melalui program Star Jasindo mapun melalui
internet seperti forum diskusi online dan lainnya. Asuransi Jasindo juga
melakukan perekrutan karyawan melalui website perusahaan.
Gambar 10. Aplikasi HRM dan Sistem perekrutan karyawan via internet
Hotel Salak dan Asuransi Jasindo juga menggunakan layanan perekrutan
dan database komersial di World Wide Web, memasukkan pesan dalam kelompok
23
berita pilihan di internet, serta berkomunikasi dengan dengan para pencari kerja
melalui e-mail.
Teknologi intranet yang dimiliki oleh perusahaan juga dapat digunakan
memproses berbagai aplikasi sumber daya manusia. Intranet memungkinkan
departemen SDM untuk memberikan layanan selama 24 jam kepada para
karyawannya. Intranet juga dapat digunakan untuk menyebarkan informasi yang
penting dengan lebih cepat dibandingkan apabila melalui jalur perusahaan
sebelumnya (pengumuman melalui surat atau fax). Intranet juga dapat
mengumpulkan informasi secara online dari para karyawan untuk diinput
langsung ke file SDM. Intranet juga dapat dapat meminimalkan intervensi dari
departemen SDM kepada para manajer dan karyawan dalam melakukan berbagai
tugas mereka. Contoh, aplikasi intranet Hotel Salak memungkinkan para
karyawan untuk melihat berbagai manfaat, masukan, laporan perjalanan dan
biaya, memverifikasi informasi ketenagakerjaan dan gaji, mengakses dan
memperbarui informasi personal mereka. Melalui intranet para karyawan juga
dapat mengan mudah melakukan download berbagai informasi yang mereka
butuhkan seperti pelatihan, kebijakan perusahaan dan lain sebagainya.
Gambar 11. Aplikasi Human Resource Management
24
3.5. Aplikasi Sistem Informasi Akuntansi
Secara umum kegiatan dalam sistem informasi akuntansi adalah mencatat
dan melaporkan berbagai transaksi bisnis dan kegiatan ekonomi lainnya dalam
sebuah perusahaan. Sistem akuntansi yang berbasis komputer mencatat dan
melaporkan arus dana melalui pengaturan dan pembuatan laporan keuangan
historis seperti neraca dan rugi laba. Melalui sistem ini juga dapat dibuat suatu
prakiraan kondisi dimasa datang seperti prakiraan anggaran dan laporan keuangan
berdasarkan trend yang terjadi selama ini.
Perbedaan antara sistem akuntansi manajemen dan sistem akuntansi
operasional adalah bahwa sistem akuntansi manajemen menekankan pada laporan
akuntansi biaya dan laporan analitis yang membandingkan kinerja yang
sesungguhnya dengan kinerja yang menjadi target perusahaan. Sedangkan sistem
akuntansi operasional menekankan pemeliharaan catata historis dan pembuatan
laporan keuangan yang akurat. Biasanya sistem ini meliputi sistem pemrosesan
transaksiseperti pemrosesan pesanan, pengendalian persediaan, piutang, utang
usaha, penggajian dan sistem buku besar.
Hubungan beberapa sistem informasi akuntansi penting yang umumnya
dikomputerisasi oleh perusahaan dapat diilustrasikan sebagai berikut:
Gambar 12. Hubungan sistem informasi akuntansi
Hubungan sistem informasi akuntansi seperti diatas telah diaplikasikan
oleh Asuransi Jasindo melalui program Star Jasindo sedangkan Hotel Salak
mengaplikasikannya melalui teknologi internet melalui program MYOB dengan
menggunakan intranet dan jaringan lainnya. Sifat online dan intranet ini
25
memungkinkan hubungan antara perusahaan dengan shareholder secara online
sehingga proses perhitungan transaksi berjalan secara otomatis. Akan tetapi
laporan yang berasal dari program Hotel Soft Management Hotel Salak dalam
bentuk daily sales belum secara otomatis diintegrasikan dengan aplikasi sistim
informasi akuntansi yang dimiliknya. Input hasil laporan HMS dilakukan secara
manual kedalam program jurnal akuntansi diatas.
Gambar 13. Aplikasi Fungsi Keuangan dalam Star Jasindo
Gambar 14. Sistim MYOB untuk sistim akuntansi di Hotel Salak
26
IV. KESIMPULAN
Setiap perusahaan bertujuan untuk memberikan kepuasan yang paling
tinggi kepada konsumenya. Salah satu cara yang dapat dilakukan adalah dengan
menerapkan konsep e-business sehingga efisiensi dan efektivitas operasional
perusahaan dapat tercapai dengan baik sehingga perusahaan dapat secara cepat
dan tepat memenuhi kebutuhan konsumen. Secara umum penerapan konsep e-
business di Indoensia sudah berlaku di hampir semua jenis industri baik dalam
bidang produk maupun jasa seperti industri perhotelan, industri asuransi, industri
transportasi. Bahkan saat ini pemerintah juga telah mengaplikasikan e-government
untuk mendukung e-business yang telah dijalankan oleh industry-industri di
Indonesia. Salah satu contoh aplikasi e-government yang telah dilakukan oleh
pemerintah adalah pelaksanaan tender proyek-proyek pemerintah yang dilakukan
melalui mekanisme e-procurement atau e-tender di website pemerintah.
Gambar 15. Time Space Grudin Matrix
Berdasarkan time space matrix Grudin beberapa perusahaan di Indonesia
yang telah menerapkan konsep e-business tidaklah berada di tempat yang sama
karena aplikasi e-business yang dijalankan oleh masing-masing perusahaan juga
27
berbeda. Beberapa industri telah menerapkan e-business secara menyeluruh
sedangkan industri lainnya masih sebagian. Asuransi Jasindo dan Hotel Salak
termasuk dalam perusahaan yang masih menerapkan e-business secara sebagian
karena belum semua fungsi manajemen dalam perusahaan terintegrasi secara
menyeluruh. Hotel Salak sudah menerapkan system CRM dan marketing dengan
konsep different place same time tetapi sebagai penyedia jasa hospitality tetap
masih menerapkan beberapa konsep konvensional speperti same place same time
atau same place different time seperti melalui iklan atau direct marketing
28
V. DAFTAR PUSTAKA
O’Brien, J. A dan Marakas, GM. 2008. Management Information Systems. McGraw Hill Companies: New York, United States.
http://www. hotelsalak .co .id/ (diakses tanggal 10 Juli 2011)
http://www.jasindo.co.id/ (diakses tanggal 10 Juli 2011)
http://dasmitz.blogspot.com/2007/12/model-arsitektur-aplikasi-e-business.html (diakses tanggal 10 Juli 2011)
http://www.webopedia.com/TERM/E/Enterprise_Collaboration_Systems_ECS.html (diakses tanggal 10 Juli 2011)
http://proquest.umi.com/pqdweb?index=3&did=2296755041&SrchMode=1&sid=1&Fmt=3&VInst=PROD&VType=PQD&RQT=309&VName=PQD&TS=1310139894&clientId=75346 (diakses tanggal 10 Juli 2011)
29