Plan de Plan de Mejoramiento y acciones de mejora
2019
¿Qué es un Plan de Mejoramiento?
Herramienta que recopila acciones de mejora que dan respuesta
a los hallazgos derivados de ejercicios de auditoría tanto interna
como externa.
¿Por qué levantamos un Plan de Mejoramiento?
A partir de la intervención del Ministerio de Educación Nacional,
se generaron una serie de informes en los que se establecieron
hallazgos administrativos, financieros, jurídicos, académicos
entre otros; igualmente se incluyeron otros identificados por las
diferentes dependencias.
1. Participación, apropiación y sentido de pertenencia.
2. Alcanzar el equilibrio financiero
3. Pasar de sacar a flote a corregir el rumbo
4. Mejorar la gobernabilidad, la comunicación y la estrategia.
5. Lograr una gestión ordenada y razonable
6. Corregir fallas significativas en lo Misional: Académico, investigativo y
proyección
7. Acondicionar la Universidad a su realidad actual
8.Tener procesos de apoyo eficientes y confiables.
9. Potenciar nuestras fortalezas.
¿Cuáles son las metas?
Procesos Misionales
22
Procesos Estratégicos
11
Procesos de apoyo
28
Hallazgos
PROCESOSEstratégicos
Misionales
De apoyo
Procesos Estratégicos
• Direccionamiento Estatutos
PQR
Procesos judiciales
Prácticas internas contrarias al interés de la Universidad
Encargos y Reemplazos Administrativos
Contratación
Procesos Estratégicos
• Planeación Estratégica Plan estratégico
Estudio entorno laboral
Tasas de deserción
Procesos Estratégicos
• Aseguramiento de la calidad
Procesos Estratégicos
• Comunicaciones y Mercadeo Plan de Mercadeo
Canales de Comunicación
Procesos Misionales
• Docencia, formación y aprendizaje Convenios
Estudiantes
Admisiones
Inclusión
Saber – PRO
Docentes
Autoevaluación
Reglamento
Carga de horas docente
Liquidación y nómina cátedra y planta
Incumplimiento carga académica
Procesos Misionales
• Investigación e Innovación Material Bibliográfico Investigación Colciencias ISP Centro de investigación
Procesos Misionales
• Extensión y Proyección Social Proyecto Universidad – Empresa – Estado
Políticas de Extensión y Proyección
Procesos Misionales
• Internacionalización y Movilidad Políticas de internacionalización
Doble Titulación
Programa Movilidad Académica
Procesos de Apoyo
• Financieros Bancos
Cuentas por cobrar
Cuentas por pagar
Situación Financiera
Propiedad, planta y equipos
Seguros
Reportes MEN
Seguridad social contratistas
Bienestar
Presupuesto
Procesos de Apoyo
• Gestión del Talento Humano Manuales funciones
Reglamento interno
Comité convivencia laboral
Nomina (liquidación – política de pago)
Relevo generacional
Archivo historias laborales
Remuneración por mérito y competencia
Pago seguridad social
Retefuente
Acuerdo 563 - 2014
Procesos de Apoyo
• Servicios Generales Infraestructura
Secretaría Distrital de Salud
Procesos de Apoyo
• Gestión y Tecnología Renuncias cargos OIS
Plan de contingencia
Nuestra misión como
comunidadAsumir responsabilidad en la ejecución de las
acciones de mejora que se desarrollan al interior de
la Universidad.
A trabajar por equipos en conocer cadaacción de mejora y trabajar por ello
Direccionamiento
1. Estatutos
2. PQRs
3. Procesos
Judiciales
9. Prácticas Internas Contrarias
al Interés de la Universidad
10. Encargos y Reemplazos
Administrativos
11. Contratación
Planeación Estratégica
6. Plan
Estratégico
7. Estudio Entorno Laboral
8. Tasas de Deserción
Comunicaciones y Mercadeo
4. Programa de
Mercadeo
5. Canales de Comunicaciones
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ACCIONES DE MEJORA - GOBIERNO
Hallazgo No. 1 - ESTATUTOS
ACCIONES DE MEJORA - GOBIERNO
Hallazgo No. 2 PQRs
ACCIÓN DE MEJORA - GOBIERNO
Hallazgo No. 3 Procesos Judiciales
ACCIÓN DE MEJORA - GOBIERNO
Hallazgo No. 9 Prácticas Internas Contrarias al Interés de
la Universidad
ACCIÓN DE MEJORA - GOBIERNO
Hallazgo No. 10 Encargos y Reemplazos Administrativos
ACCIONES DE MEJORA - GOBIERNO
Hallazgo No. 11 Contratación
ACCIÓN DE MEJORA – PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
Hallazgo No. 6 Plan Estratégico
ACCIONES DE MEJORA – PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
Hallazgo No. 7 Estudio Entorno Laboral
ACCIONES DE MEJORA – PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
Hallazgo No. 8 Tasas de Deserción
ACCIÓN DE MEJORA – COMUNICACIONES Y MERCADEO
Hallazgo No. 4 Plan de Mercadeo
ACCIONES DE MEJORA – COMUNICACIONES Y MERCADEO
Hallazgo No. 5 Canales de Comunicaciones
Procesos Misionales
• Investigación e Innovación Material Bibliográfico Investigación Colciencias ISP Centro de investigación
Procesos Misionales
• Extensión y Proyección Social Proyecto Universidad – Empresa – Estado
Políticas de Extensión y Proyección
Procesos Misionales
• Internacionalización y Movilidad Políticas de internacionalización
Doble Titulación
Programa Movilidad Académica
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DOCENCIA, FORMACIÓN y APRENDIZAJE
1. Convenios
2. Estudiantes
3. Admisiones
4. Inclusión
5. Saber -PRO
6. Estrategias Docentes
11. Plan de Trabajo Docente
13. Instrumento de
Autoevaluación
14. Reglamento Estudiantil
15. Horas de Trabajo Docente
16. Admisiones Nuevos
Estudiantes
17. Liquidación y Nómina Cátedra
y Planta
19. Incumplimiento asignación académica
INVESTIGACIÓN E INNOVACIÓN
7. Material Bibliográfico
18. Investigación COLCIENCIAS
21. ISP -Investigaciones
22. Centro de Investigación
EXTENSIÓN Y PROYECCÍÓN SOCIAL
9. Proyecto Universidad- Empresa -
Estado
10. Políticas de Extensión y Proyección
INTERNACIONALIZACIÓN Y MOVILIDAD
8. Políticas de Internacionalización
12. Doble Titulación
20. Programa Movilidad
Académica
ACCIONES DE MEJORA - DOCENCIA, FORMACIÓN Y APRENDIZAJE
Hallazgo No.1 - Convenios
ACCIÓN DE MEJORA - DOCENCIA, FORMACIÓN Y APRENDIZAJE
Hallazgo No. 2 - Estudiantes: Pregrado y Postgrado
ACCIONES DE MEJORA - DOCENCIA, FORMACIÓN Y APRENDIZAJE
Hallazgo No. 3 - Admisiones
ACCIÓN DE MEJORA - DOCENCIA, FORMACIÓN Y APRENDIZAJE
Hallazgo No. 4 - Inclusiones
ACCIÓN DE MEJORA - DOCENCIA, FORMACIÓN Y APRENDIZAJE
Hallazgo No. 5 - Pruebas Saber-PRO
ACCIONES DE MEJORA - DOCENCIA, FORMACIÓN Y APRENDIZAJE
Hallazgo No. 6 - Estrategias Docentes
ACCIÓN DE MEJORA - DOCENCIA, FORMACIÓN Y APRENDIZAJE
Hallazgo No. 11 - Plan de Trabajo Docente
ACCIONES DE MEJORA - DOCENCIA, FORMACIÓN Y APRENDIZAJE
Hallazgo No. 13 - Instrumento de Autoevaluación
ACCIONES DE MEJORA - DOCENCIA, FORMACIÓN Y APRENDIZAJE
Hallazgo No. 14 - Reglamento Estudiantil
ACCIONES DE MEJORA - DOCENCIA, FORMACIÓN Y APRENDIZAJE
Hallazgo No. 15 - Horas de Trabajo Docente
ACCIONES DE MEJORA - DOCENCIA, FORMACIÓN Y APRENDIZAJE
Hallazgo No. 16 - Admisiones Nuevos Estudiantes
ACCIONES DE MEJORA - DOCENCIA, FORMACIÓN Y APRENDIZAJE
Hallazgo No. 17 - Liquidación Nómina Cátedra y Planta (TC y MT)
ACCIONES DE MEJORA - DOCENCIA, FORMACIÓN Y APRENDIZAJE
Hallazgo No. 19 - Incumplimiento Carga Académica
ACCIONES DE MEJORA - INVESTIGACIÓN E INNOVACIÓN
Hallazgo No. 7 - Materiales Bibliográficos
ACCIONES DE MEJORA - INVESTIGACIÓN E INNOVACIÓN
Hallazgo No. 18 - Investigación COLCIENCIA
ACCIONES DE MEJORA - INVESTIGACIÓN E INNOVACIÓN
Hallazgo No. 21 - ISP – Número de Estudiantes e Investigación
ACCIONES DE MEJORA - INVESTIGACIÓN E INNOVACIÓN
Hallazgo No. 22 - Centro de Investigación
ACCIONES DE MEJORA - EXTENSIÓN PROYECCIÓN SOCIAL
Hallazgo No. 9 - Proyecto Universidad - Empresa - Estado
ACCIONES DE MEJORA - EXTENSIÓN PROYECCIÓN SOCIAL
Hallazgo No. 10 Políticas de Extensión y Proyección
ACCIONES DE MEJORA - INTERNACIONALIZACIÓN Y MOVILIDAD
Hallazgo No. 8 - Ausencia de Políticas de Internacionalización
ACCIONES DE MEJORA - INTERNACIONALIZACIÓN Y MOVILIDAD
Hallazgo No. 12 - Doble Titulación
ACCIONES DE MEJORA - INTERNACIONALIZACIÓN Y MOVILIDAD
Hallazgo No. 20 - Programa de Movilidad Académico
Procesos de Apoyo
• Financieros Bancos
Cuentas por cobrar Estudiantes
Cuentas por cobrar Investigaciones
Cuentas por pagar
Situación Financiera
Propiedad, planta y equipos (Avalúos)
Propiedad, planta y equipos (Matriculas)
Seguros
Reportes MEN
Seguridad Social Contratistas
Seguridad Social Empleados
Bienestar
Presupuesto
ACCIONES DE MEJORA - FINANCIEROS
Hallazgo No. 1 - Bancos
1. Trasladar funciones de recaudo a Pagaduría y constituirla como Tesorería.
2. Crear un procedimiento de registro de partidas por identificar ytransferencias de Icetex y Digitalización de las resoluciones a cuentas porcobrar.
3. Establecer instructivo de registro de operaciones discontinuas o portransferencia de recursos.
4. Crear como política de recaudo en código de barras por los módulosfinanzas del campus, Cuentas por Cobrar.
5. Compra y desarrollo del modulo de Bancos para la IES.
6. Depuración de las partidas conciliatorias.
7. Creación del comité Técnico de Información Financiera
ACCIONES DE MEJORA - FINANCIEROS
Hallazgo No.2 - Cuentas por Cobrar Estudiantes
1. Gestionar la cartera con empresas reconocidas de cobranzas por prima deéxito.
2. Diseñar el procedimiento de seguimiento a la política de Cuentas porCobrar.
3. Establecer Controles de seguimiento constante y trazabilidad a las cuentaspor cobrar.
4. Otorgar créditos a través del Icetex y Operadores de Crédito.
5. Depuración de las partidas conciliatorias de cartera y su respectivo Castigo oAjuste.
6. Crear comité Técnico de Información Financiera.
1. Gestionar la cartera de los investigadores y las respectivas legalizaciones.
2. Diseñar el procedimiento de seguimiento a la política de Cuentas porCobrar.
3. Establecer Controles de seguimiento constante y trazabilidad a las cuentaspor cobrar: valor del proyecto, cronograma de ejecución y la posteriorlegalización de los dineros entregados a la finalización y entrega delproyecto.
4. Depuración de las partidas conciliatorias de cartera y su respectivo Castigo oAjuste.
5. Implementar un procedimiento de seguimiento al otorgamiento de créditos yal respaldo financiero de los mismos.
5. Crear comité Técnico de Información Financiera
ACCIONES DE MEJORA - FINANCIEROS
Hallazgo No. 3 - Cuentas por Cobrar Investigaciones
1. Migración del software PeopleSoft con la ultima versión quepermite la generación de informes por edades de las cuentas porpagar.
2. Establecer controles de seguimiento, depuración y ajustes.
3. Contratar un calculo actuarial para evaluar las pretensiones delas demandas.
4. Establecer un procedimiento para el reconocimiento de lasestimaciones.
5. Crear el Comité Técnico de conciliación
Acciones de Mejora - Financieros
Hallazgo No. 4 - Cuentas por Pagar
Acciones de Mejora - Financieros
Hallazgo No. 5 – Situación Financiera
Plan de Salvamento Financiero:
1. Optimización del uso de la Planta Física.
2. Disminución del tamaño de la planta de personal y estructura de gastosen general.
3. Venta de activos fijos.
4. Plan de retiro.
5. Fondeo Estructurado.
6. renegociación convención colectiva administrativa y docentes.
7. Ajuste a las normas de becas, Descuentos entre otros.
.
1. Elaboración de inventarios físicos semestralmente.
2. Actualizar política contable y financiera de Propiedad Planta y equipo.
3. Contratar Avalúos de Activos Fijos.
4. Elaborar Actas de Baja.
5. Depurar y ajustar partidas conciliatorias.
6. Establecer procedimientos administrativos de control de activos.
ACCIONES DE MEJORA - FINANCIEROS
Hallazgo No. 6 - Propiedad Planta y Equipo (avalúos-inventarios físicos)
1. Establecer procedimientos administrativos de control de loscertificados y sus efectos legales.
2. Revisar el proceso en contra de la universidad por la SHD(plusvalía).
3. Revisar jurídicamente las anotaciones de los certificados de libertady tradición.
Acciones de Mejora Procesos Financieros
Hallazgo No.7 - Propiedad Planta y Equipo (matricula inmobiliaria)
1. Levantar la base de datos de los inmuebles con su valor razonabley sus contenidos.
2. Establecer procedimiento para el reporte y aseguramiento deltotal estudiantes y los bienes de la Institución.
ACCIONES DE MEJORA - FINANCIEROS
Hallazgo No. 8 - Seguros
1. Revisar todos los archivos que conforman la informaciónestadística del SNIES.
2. Dar cumplimiento a la Resolución No. 20434 del 28/10/2016reporte SNIES.
3. Generar desarrollos que permitan generar información en línea conentes de control..
Acciones de Mejora - Financieros
Hallazgo No. 9 - Reportes MEN
1. Ajustar el manual de contratación de bienes y servicios de laUniversidad, según Acuerdos No. 441 del 21/08/2003 aprobadoen Acta No. 1399 del Consejo Directivo en sesión del 21 deagosto de 2003; y, No. 553 de 25/02/2014 aprobado en Acta No.1789 del Consejo Directivo.
2. Establecer Procedimiento de SST de acuerdo a la normatividadvigente.
ACCIONES DE MEJORA - FINANCIEROS
Hallazgo No.10 - Seguridad Social Contratistas
1. Plan de Salvamento Financiero de la Universidad.
ACCIONES DE MEJORA PROCESOS FINANCIEROS
Hallazgo No.11 - Seguridad Social Empleados
1. Establecer el 2 % del presupuesto de funcionamiento de lainstitución para ser destinado a programas de Bienestar.
2. Revisar el informe de ejecuciones y sus respectivospresupuestos.
3. Establecer centros de costos a fin de evitar destinacionesinapropiadas.
ACCIONES DE MEJORA - FINANCIEROS
Hallazgo No.12 - Bienestar
1. Establecer fondos en el presupuestos exclusivos parainvestigación y extensión.
Acciones de Mejora - Financieros
Hallazgo No. 13 - Presupuesto
Procesos de Apoyo
• Gestión del Talento Humano Manuales funciones
Reglamento interno
Comité convivencia laboral
Nomina (liquidación – política de pago)
Relevo generacional
Archivo historias laborales
Remuneración por mérito y competencia
Pago seguridad social
Retefuente
Acuerdo 563 - 2014
1. Establecer una planta de cargos acorde con las circunstanciasde la Universidad.
2. Actualizar el Manual de funciones y competencias y manuales deprocedimientos delas áreas acordes al Sistema Integrado deInformación de la Universidad.
3. Dar cumplimiento por parte del Gobierno Universitario de lasnormas de la estructura.
ACCIONES DE MEJORA - TALENTO HUMANO
Hallazgo No.1 - Manual de Funciones
1. Rehacer conjuntamente y liderado por la Vicerrectoría Administrativa elReglamento Interno de Trabajo involucrando en una mesa de trabajo alas partes interesadas para lograr un consenso.
1.1. Convocar la mesa de trabajo de discusión sobre el nuevo RIT con todaslas partes interesadas: UTH, Jurídica, Sindicatos, SST entre otros.
1.2. Elaborar el proyecto de Reglamento Interno de Trabajo.
1.3. Tramitar el RIT ante el Ministerio para su aprobación.
1.4. Socializar el nuevo RIT.
ACCIONES DE MEJORA - TALENTO HUMANO
Hallazgo No. 2 - Reglamento Interno
1. Acompañamiento permanente del Área de SST y de la SecretariaGeneral de la Universidad en materia legal, para propender por elbuen desempeño y conformación del Comité de ConvivenciaLaboral.
2. Negociar y reformar la Convención Colectiva en cuanto al númerode delegados al Comité de Convivencia Laboral, por cargosexistentes.
ACCIONES DE MEJORA - TALENTO HUMANO
Hallazgo No. 3 - Comité Convivencia Laboral
1. Implementar un control efectivo (talento Humano y pagaduría) en elcual se evidencie la trazabilidad de los pagos a cada empleado enlas fechas correspondientes.
2. Actualizar el sistema de información PEOPLESOFT,determinando los roles de cada módulo y los controles duales.
ACCIONES DE MEJORA - TALENTO HUMANO
Hallazgo No. 4 - Liquidación de Nómina
1. Crear una política de pago de acuerdo a la función financiera yeconómica de la universidad.
2. Plan de Salvamento Financiero
ACCIONES DE MEJORA - TALENTO HUMANO
Hallazgo No. 5 - Política Pago de Nómina
1. Fortalecer la gestión de la base de datos de Historias Laborales.
2. Designar personal competente para liderar el proceso.
ACCIONES DE MEJORA - TALENTO HUMANO
Hallazgo No. 6 - Archivo Historias Laborales
Establecer , implementar y mantener un plan de relevo generacional quecubra la totalidad de la planta del personal en los términos de capacidadinstalada y capacidad financiera
Acción de Mejora - Talento Humano
Hallazgo No. 7 - Relevo Generacional
Establecer una política de remuneración por méritos y competenciaspara su implementación en la Universidad como consecuencia de unarestructuración.
ACCIÓN DE MEJORA - TALENTO HUMANO
Hallazgo No. 8 - Remuneración por Mérito y Competencia
1. Establecer comunicación con las EPS para poder generar escenarios de acuerdos de pago yactivación de los empleados en los servicios de salud.
1.1. Generar acuerdos de pago en materia de seguridad social adeudada.
1.2. Búsqueda de fuentes de financiación que permitan abonar a la seguridad social que se debey ponerse al día.
2. Negociar, reformar y ajustar la Convección Colectiva de Trabajo.
2.1. Realizar los estudios de cargas laborales al interior de cada unidad organizacional, quepermitan establecer el número de colaboradores necesarios para funcionar en lascondiciones actuales.
2.2. Implementar en la medida de las capacidades de la Universidad un Plan de Retiro Voluntariode funcionarios.
2.3. Continuar con los procesos conducentes a desvincular personas que estén incluidas ennómina de pensionados, conforme a la Ley 797.
3. Replantear el funcionamiento de la Universidad mediante una gestión por procesos quepermita la reasignación de actividades y la optimización del uso de los recursos para cumplirlos objetivos.
4. Dar cumplimiento con el Plan de Salvamento Financiero de la Universidad
ACCIONES DE MEJORA - TALENTO HUMANOHallazgo No. 9 - Pago aporte Seguridad Social y Salud
1. Crear un cronograma de entrega de información para elaseguramiento del proceso.
2. Actualizar el sistema de información de la Universidad (PEOPLESOFT)
ACCIONES DE MEJORA - TALENTO HUMANO
Hallazgo No. 10 - Retefuente
1. Implementar nueva política de planta de cargo y administración depersonal que permeé toda la Universidad y se derogue toda la normaanterior, que es contraria a la nueva política
2. Crear un cronograma de entrega de información para elaseguramiento del proceso.
ACCIONES DE MEJORA - TALENTO HUMANO
Hallazgo No.11 - Acuerdo No. 563 de 2014
Procesos de Apoyo
• Servicios Generales Infraestructura
Secretaría Distrital de Salud
1. Crear un plan de mantenimiento preventivo y correctivo.
2. Crear un inventario físico de los elementos de deterioro, en malestado y priorizar su arreglo.
3. Contratación de personal calificados para realizar trabajospreventivos Internos.
4. Se adelantaran esfuerzos y convenios con entidades externas, paralograr acceso a espacios deportivos y culturales, propios delbienestar universitario.
5. Crear el espacio adecuado para la custodia y archivos de laInstitución (Ley General de archivos 594 /2000.)
ACCIONES DE MEJORA - SERVICIOS GENERALES
Hallazgo No. 12 - Infraestructura
1. Revisar la planta física Bloque 2 segundo piso, realizar elmantenimiento respectivo de acuerdo a las normas aplicables a laIPS.
2. Revisar el presupuesto de bienestar para el mantenimiento deequipos médicos y dotación de medicamentos.
3. Tramitar la actualización de la nomenclatura del bloque 2.
ACCIONES DE MEJORA - SERVICIOS GENERALES
Hallazgo No.13 - Secretaria Distrital de Salud SDS
Procesos de Apoyo
• Gestión y Tecnología Renuncias cargos OIS
Plan de contingencia
1. Plan de salvamento Financiero.
2. Contratar personal competente para ejecutar las actividades.
ACCIONES DE MEJORA - INFORMÁTICA OIS
Hallazgo No.14 - Renuncias Cargos OIS
1. Diseñar y desarrollar el PETI (Plan estratégico de tecnologías einformación).
2. Contratar un soporte técnico para la normalización de losservidores.
3. Diseñar e implementar los manuales de procesos yprocedimientos que contemplen todos los sistemas de información.
Acciones de Mejora Informática OIS
Hallazgo No.15 - Plan de Contingencia
Nuestra misión como
comunidadAsumir responsabilidad en la ejecución de las
acciones de mejora que se desarrollan al interior de
la Universidad.
A trabajar por equipos en conocercada acción de mejora y trabajarpor ello
¡GRACIAS!